Veiledning til søknadsskjema:
Veiledning til søknadsskjema:
Retursystem for kasserte kjøretøy
I det følgende gis veiledning til enkelte punkter i søknadsskjema for godkjenning av retursystem for kasserte kjøretøy.
2. Beskrivelse av selskapet
2.1 Beskrivelse av selskapsform
Av søknaden må fremgå opplysninger om selskapsform og eierstruktur. Selskapsform kan være aksjeselskap, enkeltmannsforetak etc. Informasjon om eierstruktur må omfatte oversikt over eiere og eierandel for disse.
Informasjonen kan for eksempel gis i form av regnskap eller andre beskrivelser av selskapet, inkl selskapets vedtekter/aksjonæravtale, jf pkt 2.2.
2.2 Vedtekter / aksjonæravtale
Dersom det foreligger vedtekter og/eller aksjonæravtale for selskapet må dette vedlegges søknaden. Det kan også være aktuelt å redegjøre for og/eller vedlegge vedtatte formålsparagrafer, strategier og målsettinger eller lignende.
2.3.1 Regnskap
Dersom revisorbekreftet regnskap for selskapet foreligger på søknadstidspunktet, vedlegges dette søknaden.
2.3.3 Skatteattester
Skatteattest (RF-1244 Fastsatt av Skattedirektoratet) utstedt av kemner/ kommunekasserer der søkeren har sitt hovedkontor og av skattefogden i vedkommende fylke, skal være vedlagt søknaden. Den ene attesten gjelder direkte skatter og den andre merverdiavgift. Det må altså ligge to skatteattester med søknaden. Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra dato for søknaden
2.3.4 Internkontroll HMS
HMS-egenerklæring (egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet) skal være vedlagt søknaden. Gjennom denne bekrefter selskapet at det arbeides systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, og ved det tilfredsstille kravene i internkontrollforskrift for helse, miljø og sikkerhet.
3. Retursystem for kasserte kjøretøy
3.1 Beskrivelse av retursystemet
Søknaden må gi en beskrivelse av retursystemet for kasserte kjøretøy.
Dersom retursystemet på det tidspunkt søknad sendes ennå ikke er endelig etablert, må det beskrives planer for hvordan returselskapet ønsker etablert et retursystem for kasserte kjøretøy i samsvar med forskriftens krav.
Beskrivelsen må angi ledd/aktører som er tilknyttet retursystemet, enten gjennom å være eiet/drevet av returselskapet eller tilknyttet dette gjennom avtaler. Beskrivelsen må gi en helhetlig fremstilling av retursystemet, for eksempel i form av figur(er) og nødvendige forklaringer. Forholdet mellom ulike ledd i systemet og avgrensninger mellom retursystemet og tilstøtende aktører/aktiviteter utenfor retursystemet må fremgå.
Retursystemet vil normalt omfatte godkjente biloppsamlingsplasser, presse- og transportoperatører og fragmenteringsverk. I tillegg kan retursystemet omfatte rene innsamlingspunkter for lagring før videre transport til godkjent behandlingsanlegg (biloppsamlingsplass).
3.2 Beskrivelse av geografisk tilgjengelighet
Det skal dokumenteres at retursystemet har god geografisk tilgjengelighet.
Dagens bilvrakordning omfatter ca 140 godkjente oppsamlingsplasser. Dersom et retursystem omfatter vesentlig færre oppsamlingsplasser enn dagens bilvrakordning eller mangler tilknytning til slike anlegg for deler av landet, forutsettes at dette kompenseres for gjennom bruk av alternative innsamlingspunkter hvor bileier vederlagsfritt kan levere inn kasserte kjøretøy (bilforhandlere eller andre rene innsamlingspunkter for lagring av kasserte kjøretøy før videre transport til godkjent biloppsamlingsplass).
4. Deltakelse i retursystemet
4.1 Beskrivelse av vilkårene for deltakelse
Søknaden må gi en beskrivelse av vilkår for deltakelse. Det må blant annet dokumenteres hvordan selskapet oppfyller forpliktelsen om å gi enhver produsent (dvs enhver, også privatpersoner, som produserer eller importerer kjøretøy til Norge) adgang til å delta i retursystemet på like vilkår.
I beskrivelsen må fremgå hvordan vederlag for deltakelse blir beregnet. Det forutsettes at kostnaden for deltakelse i all hovedsak er knyttet til reelt antall kjøretøy som den enkelte produsent har produsentansvar for. Dette for å unngå at for eksempel en høy innmeldingsavgift skal gi urimelig høy kostnad per kjøretøy for produsenter som kun har ansvar for et fåtall kjøretøy, sammenholdt med importører som kan fordele en slik kostnader på et større antall kjøretøy.
Dersom retursystemet opererer med differensiert pris på kjøretøy skal dette være basert på reelle forskjeller i kostnader for behandling. I søknad må det dokumenteres hvordan differensiert pris fastsettes.
4.2 Avtaler med produsent/importør
Mal(er) for avtale mellom returselskap og produsent skal være vedlagt søknad. Det kan være hensiktsmessig med ulike typer avtaler for hhv de større importørene og produsenter som står for import av kun et fåtall eller et enkelt kjøretøy.
Dersom ikke mal(er) for avtaler mellom produsent/importør og returselskapet foreligger, må det redegjøres for eventuelle planer om slike avtaler, eventuelt beskrives hvordan returselskapet på annen måte sikrer at forholdet mellom partene er regulert.
4.3 Register over deltakere
Søknad må beskrive hvordan returselskapet sikrer at de til enhve r tid har oversikt over produsenter som er deltakere i retursystemet og over registrerte kjøretøy som omfattes av retursystemet.
Søknaden må gi en beskrivelse av etablert/planlagt register som sikrer slik oversikt.
Søknad skal også omfatte oversikt ove r produsenter som det er inngått avtale med om deltakelse i retursystemet.
5. Tilknyttede aktører i behandlingskjeden
5.1 Beskrivelse av prosess for tilknytning til aktører i behandlingskjeden
Søknaden må beskrive hvilken prosess returselskapet anvender for utvelgelse av aktører i behandlingskjeden som skal inngå i retursystemet.
Aktører i behandlingskjeden kan være godkjente biloppsamlingsplasser, presse- og transportoperatører, fragmenteringsanlegg og eventuelle egne innsamlingspunkter (for eksempel bilforhandlere) for lagring før transport til behandlingsanlegg.
5.2 Avtaler med aktører i behandlingskjeden
Mal(er) for avtale mellom returselskap og aktører i behandlingskjeden vedlegges søknaden. Det kan være ulike avtaler for ulike aktører/ledd i behandlingskjeden.
Avtaler skal sikre at kasserte kjøretøy innsamles og behandles forskriftsmessig og slik at kravet til gjenvinningsgrad tilfredsstilles. Vilkår for rapportering om omfang av innsamling og behandling samt gjenvinningsgrad må inngå. Avtaler skal også sikre at aktører som inngår i retursystemet kan forevise skatteattester og egenerklæring om HMS-internkontroll.
Dersom slike forhold ikke er regulert i avtaler med aktørene, må det i søknaden beskrives hvordan returselskapet på annen måte sikrer samme.
Dersom retursystemet omfatter egne innsamlingspunkter for lagring av kasserte kjøretøy forut for behandling ved godkjente biloppsamlingsplasser, må det påregnes som vilkår for godkjenning av retursystemet at kasserte kjøretøy blir transportert videre til godkjent biloppsamlingsplass innen 3 måneder. Avtaler med slike aktører bør derfor omfatte slikt vilkår.
5.3 Register over tilknyttede aktører
Søknad må beskrive hvordan returselskapet sikrer at de til enhver tid har oversikt over aktører i behandlingskjeden som er tilknyttet retursystemet.
Søknaden må gi en beskrivelse av etablert/planlagt register som sikrer slik oversikt.
Søknad skal også omfatte oversikt over aktører som gjennom eierskap/driftsansvar eller gjennom avtaler inngår i retursystemet.
6. Finansielle forhold
6.1 Beskrivelse av finansiell sikkerhet
Gjennom søknad må det dokumenteres hvordan tilstrekkelig finansiell sikkerhet skal sikres. Som minimum må påregnes krav om et års garantert drift som vilkår for godkjenning av et retursystem for kasserte kjøretøy.
I prinsippet kan finansiell sikkerhet oppnås på flere måter:
- Gjennom de avtaler som er inngått med produsentene som deltar i retursystemet
- Gjennom etablering av fond/avsetninger som sikrer fremtidige kostnader for de kjøretøy som omfattes av retursystemet, inklusive kjøretøy registrert før 1. juli 2002 fra 1. januar 2007.
- Gjennom forsikringsordning, bankgaranti eller lignende.
6.2 Innkreving av vederlag for deltakelse i retursystemet
Søknaden må beskrive hvordan vederlag for deltakelse i retursystemet innkreves fra produsent. Beskrivelsen må omfatte både administrative rutiner, eventuelle avtaler med andre aktører for innkreving av gebyr, rutiner for registrering og rapportering knyttet til innkreving av gebyr etc.
Når det gjelder fastsetting av gebyr for deltakelse vises til søknadens pkt 4.1
6.3 Kostnader for behandling av kasserte kjøretøy
Søknaden må beskrive hvordan kostnader for innsamling og behandling av kasserte kjøretøy beregnes.
Søknaden må beskrive rutiner for avregning mellom returselskapet og aktører i behandlingsskjeden for behandling av kasserte kjøretøy, inklusive rutiner for registrering og rapportering knyttet til slik betaling.
7. Informasjon og rapportering
7.1 Informasjon
Søknaden må gi en beskrivelse av hvordan returselskapet vil sørge for at nødvendig informasjon om retursystemet gjøres tilgjengelig for publikum (bileiere) og produsenter.
7.2 Rapportering
Søknaden må beskrive hvordan returselskapet sikrer seg nødvendig rapportering fra aktører i retursystemet om omfang av innsamling og behandling av kasserte kjøretøy.
Det må påregnes krav fra SFT om årlig rapportering fra returselskapet på standardisert format. Det vil være naturlig at slik rapportering for eksempel omfatter dokumentasjon på geografisk tilgjengelighet, tilknyttede produsenter, tilknyttede aktører i behandlingsskjeden, gjenvinningsgrad, antall kjøretøy registrert inn i retur systemet angjeldende år, antall kasserte kjøretøy omfattet av produsentansvaret gjeldende år, finansiell informasjon etc. Kravet kan
inkludere revisorbekreftet regnskap og beregningsgrunnlag for fastsetting av vederlag for deltakelse etc.