SELSKAPSAVTALE

SELSKAPSAVTALE

Revidert 26.06.2020

§ 1. Navn

IKT Fjellregionen er en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper av 29. jan 1999 (nr 6).

Selskapet har følgende eiere:

• Alvdal kommune

• Folldal kommune

• Rendalen kommune

• Tolga kommune

• Tynset kommune

§ 2 Rettslig status

Virksomheten er et eget rettssubjekt. Virksomheten er registrert i Foretaksregisteret.

§ 3 Hovedkontor

Selskapet har sitt hovedkontor i Tynset kommune.

§ 4 Formål og ansvarsområde

Selskapet skal utvikle og etablere tekniske løsninger, samt drifte systemer for informasjons- og kommunikasjonsteknologi i eierkommunene på de områder der dette er kostnadseffektivt. Selskapet skal på vegne av eierne være juridisk avtalepart overfor leverandører i den hensikt å oppnå rabatter og storkundefordeler.

Selskapet skal utvikle kompetanse på bruk av felles applikasjoner, tilby eierne brukerstøtte og tilpasninger til valgte systemer.

Selskapet skal ha fokus på digitalisering og fremtidige valg av teknologi og systemer som støtte for kommunal tjenesteproduksjon.

Selskapet skal ved gjennomføring av prosjekter ha fokus på implementering og gevinstrealisering sammen med eierkommunene.

I den grad eierkommunene har samarbeidsrelasjoner som ønsker tilgang til systemer som driftes av IKT Fjellregionen IKS, kan selskapet selge tjenester til disse.

§ 5 Eierandel

Fordeling av eierandeler i selskapet er som følger:

Deltaker	Prosentvis fordeling
Alvdal kommune	19
Folldal kommune	16
Rendalen kommune	18
Tolga kommune	17
Tynset kommune	30

Deltakernes eierandel kan endres med bakgrunn i endringer i folketall.

Endringer i eierandelen kan også skje ved inn- og uttreden av deltakere i selskapet.

§ 6 Ansvarsfordeling

Den enkelte deltaker hefter ubegrenset for sin prosentdel av selskapet forpliktelser.

Eierne betaler årlig inn midler til investeringer og drift av selskapet i samsvar med vedtak gjort av representantskapet. Grunnlaget for beregning av tilskudd til drift og investeringer skal være 40 % likt mellom kommunene, og 60 % etter antall lisenser pr 01.10. før budsjettåret.

§ 7 Selskapets organer

Selskapet skal ha følgende tre organ:

• Representantskapet

• Styret

• Daglig leder

§ 8 Representantskapet

Det øverste organet for virksomheten er representantskapet.

Representantskapet skal bestå av fem medlemmer, en fra hver kommune. Representanter med vara medlemmer oppnevnes av det enkelte kommunestyret. Representantskapet konstituerer seg selv, og xxxxxx selv sin leder og nestleder.

§ 9 Representantskapet møter

Representantskapet avholder normalt to møter per år. Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig med minst fire ukers varsel og skal inneholde sakliste.

Representantskapets leder kan innkalle representantskapet med kortere frist i tilfeller hvor dette er påtrengende nødvendig.

Representantskapet behandler følgende saker:

1. Årsmelding og regnskap

2. Valg til styret

3. Overordnede mål og retningslinjer for driften

4. Budsjettforutsetninger og – rammer

5. Xxxxxx for låneopptak og tilskudd fra deltakerne

6. Andre saker som er forberedt ved innkallingen

Det skal føres protokoll fra møtene. Protokollen skal normalt leses opp og undertegnes av representantskapets medlemmer som er til stede på møtet.

Daglig leder og styrets medlemmer har møterett i representantskapets møter. Representantene har stemmer i henhold til eierforholdet i selskapet, jf § 5.

Representantskapet er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene.

§ 10 Styret

Styret velges av representantskapet og er underlagt dette. Representantskapet utpeker en valgnemnd på tre (3) personer som forbereder ordinært valg av styremedlemmer.

Styret skal ha fem (5) medlemmer. Styremedlemmene skal ha personlige vara medlemmer Styrets leder, medlemmer og vara medlemmer skal velges for to (2) år. Styremedlemmer tjenestegjør inntil nye medlemmer er valgt, selv om tjenestetiden er gått ut.

Verken daglig leder eller representantskapsmedlemmer kan være medlemmer av styret.

Spørsmål om fritak av styremedlem behandles av representantskapet. Ved endelig uttreden eller varig forfall iverksettes suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden.

Det er styrets ansvar å forvalte selskapet på vegne av deltakerkommunene. Styret har i oppgave å lede selskapets virksomhet, og styret har ansvar for at de verdiene som deltakerne har investert i selskapet anvendes i samsvar med selskapets formål.

Xxxxxx har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder.

Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan gi styreleder eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og kan fastsette at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap.

§ 11 Styrets møter

Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer.

Xxxxxxx leder sørger for at det føres protokoll fra styremøtene. Protokollen skal normalt godkjennes på påfølgende styremøte.

Styret innkaller til eiermøte minimum en gang pr år der representantskapet og rådmenn/kommunaldirektører deltar.

§ 12 Daglig leder

Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret.

Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har normalt tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal være til stede.

§ 13 Budsjett og økonomiplan

Representantskapet vedtar budsjettforutsetninger og budsjettrammer.

Styret forbereder representantskapets behandling av budsjettforutsetninger og –rammer. Dersom styrets forslag går ut over tidligere forutsetning eller bærer i seg konsekvenser som går utover gitte rammer, skal representantskapet og deltakerne gjøres oppmerksom på dette. Det samme gjelder om styret må fremme forslag til endringer i vedtatt budsjett for virksomheten.

Styret vedtar detaljert budsjett innenfor rammene gitt av representantskapet. Ferdigbehandlet budsjett oversendes deltakerne innen 15. oktober.

Styret sørger for utarbeidelse av en økonomiplan (handlingsplan) som viser utviklingen av kostnader og konsekvenser for drift i en fire-års periode. Økonomiplan (handlingsplan) skal forelegges representantskapet.

Budsjett som forutsetter tilskudd fra deltakerne, er ikke endelig før deltakernes budsjett er behandlet etter kommunelovens kapittel 14, § 14-3.

§ 14 Rapportering

Styret skal sørge for at en samlet avviksrapportering knyttet til IKT- sikkerhet gjøres kjent for eierkommunene. Dette i forbindelse med eierkommunenes årlige egenkontroll og ledelsens gjennomgang. Xxxxxx rapportering for de siste 12 måneder, skal skje innen 1. april hvert år.

§ 15 Organisering av tilsynsvirksomheten

Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold som har betydning for selskapet, inklusive økonomi og personalforhold. Daglig leder rapporterer til styret på en slik måte, og så ofte som situasjonen tilsier det, og styret ellers måtte bestemme.

Styret skal til enhver tid sørge for at representantskapet har nødvendig oversikt. Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes til deltakerne.

§ 16 Aktuell lovgivning

Styret skal sørge for at virksomheten til enhver tid utfører oppgavene innenfor gjeldene lover og regler.

Det interkommunale selskapet skal følge slike rutiner og saksbehandlingsregler som er vanlige for å ivareta personvernet til enkeltpersoner.

Reglene i forvaltningsloven gjelder for selskapet på samme måte som for organer opprettet i medhold av kommuneloven.

Reglene i kommunelovens kapittel 11, § 11-5, om åpne og lukkede møter gjelder tilsvarende for selskapet.

§ 17 Regnskap og revisjon

Regnskap skal føres i henhold til regler gitt i eller i medhold av lov om interkommunale selskaper.

Xxxxxx har plikt til å sørge for at regnskapet blir revidert i tråd med gjeldene lovgivning. Regnskap og årsberetning skal legges frem for representantskapet.

§ 18 Låneopptak og garanti

Selskapet kan bare ta opp lån til kapitalformål og til konvertering av eldre gjeld. Representantskapet vedtar nærmere rammer for virksomhetens låneopptak.

Virksomheten kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan selv ikke låne ut penger.

§ 19 Arbeidsgiveransvar

Selskapet har arbeidsgiveransvaret for medarbeiderne i IKT Fjellregionen IKS.

Retningslinjer for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid følger internkontrollrutinene i selskapet.

§ 20 Klage

Klage på forhold som gjelder kommunale driftsoppgaver, ytelser eller tjenester som er utført av det interkommunale selskapet, skal rettes til styret.

Ved eventuelle klager på enkeltvedtak følges bestemmelsene i forvaltningsloven.

§ 21 Endring av selskapsavtalen

Selskapsavtalen må vedtas av samtlige eiere. Det er kommunestyret i den enkelte kommune som vedtar selskapsavtalen.

Endringer i punktene som etter lov om interkommunale selskap § 4 (foretaksnavn, deltakere, formål, hovedkontor, antall styremedlemmer, eierandeler, medlemmer i representantskapet) setter som et minimumsinnhold i en selskapsavtale, kan bare skje ved at eierne gjør likelydende vedtak om dette.

Andre endringer kan vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredjedeler av de avgitte stemmene.

Forslag til endringer i selskapsavtalen kan fremmes av styret, representantskapet eller en eller flere av eierne.

Styret skal i alle tilfeller få anledning til å uttale seg om forslag til endring i selskapsavtalen før disse fremmes for behandling hos eierne.

Nye eiere kan tas inn i selskapet dersom representantskapet bestemmer dette. En eventuell søknad om medlemskap må foreligge innen 01. juli.

§ 22 Utelukking, uttreden og oppløsning

Dersom en eier i vesentlig grad misligholder sine plikter i selskapsforholdet, kan de øvrige eierne enstemmig vedta at vedkommende eier utelukkes fra selskapet etter reglene i lov om interkommunale selskaper, § 31.

Den enkelte deltaker kan med minimum 1 ½ års skriftlig varsel ensidig si opp sitt eierskap etter reglene i lov om interkommunale selskap § 30. Oppsigelsen må være styret i hende senest innen 01. juli.

Forslag til oppløsning av samarbeidet må vedtas enstemmig av representantskapet. Vedtak om oppløsning må godkjennes av samtlige eiere og av departementet.

Fordelingen av aktiva og passiva ved eventuell uttreden eller oppløsning skal skje etter reglene i lov om interkommunale selskaper, § 30. Gjennomføring og avvikling skjer etter reglene i samme lov samt etter eventuelle forskrifter.

Styret plikter å melde fra om avviklingen til Foretaksregisteret.

§ 23 Voldgift

Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordelingen av utgifter, eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av Fylkesmannen – om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. Tvisten skal først søkes løst gjennom forhandling mellom partene.

§ 24 Andre regler

For områder som ikke direkte er regulert i denne avtalen, gjelder den til enhver tid gjeldene lov om interkommunale selskaper.

§ 25 Ikrafttredelse

Denne selskapsavtalen trer i kraft fra det tidspunkt den er vedtatt og underskrevet av samtlige eiere.

Alvdal kommune

Folldal kommune

Rendalen kommune

Tolga kommune

Tynset kommune