Kravspesifikasjon bestillingsløsning
Kravspesifikasjon bestillingsløsning
Statens innkjøpssenter skal inngå og forvalte felles avtaler for statlige virksomheter. Avtalene vil være obligatoriske, og avrop på avtalene skal skje elektronisk.
For å sikre tilgang til enkle bestillingsverktøy for virksomheter som i dag ikke har bestillingsløsninger, ønsker Statens innkjøpssenter at markedet skal tilby enkle løsninger for bestilling på avtalene fra innkjøpssenteret. For å sikre at disse løsningene tilfredsstiller noen minimumskrav så ønsker innkjøpssenteret å godkjenne bestillingsløsninger.
Dette dokumentet beskriver minimumskravene for å bli godkjent. I tillegg gis informasjon om godkjenningsprosedyre, foreløpig plan for markedsføring, fallback og rutiner for anskaffelse av løsninger.
Godkjenningsprosedyrer
Leverandører som ønsker å godkjenne bestillingsløsning kan sende en henvendelse om dette til xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx. Statens innkjøpssenter vil godkjenne løsninger fortløpende og vil være klare til å godkjenne etter 15. august 2016. Rammer for godkjenning vil være som følger:
Løsningene vil bli testet mot alle minimumskrav i kravspesifikasjonen. Ved anmodning om godkjenning vil dere motta detaljerte krav til dokumentasjon og testrutiner.
Godkjenning baseres på «siste versjon av EHF-formatene». Det innebærer at løsningene må godkjennes for å håndtere nye EHF-formater når de settes i produksjon.
Statens innkjøpssenter forbeholder seg retten til å inndra godkjenningen med umiddelbar virkning hvis særskilte grunner for dette inntreffer.
Statens innkjøpssenter vil gjerne ha en dialog med leverandører som skal utvikle løsning og spørsmål om tekniske eller merkantile krav kan fortløpende sendes til xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xx.
Kravspesifikasjon
Tabellen inneholder minimumskrav som settes til bestillingsløsning for å bli godkjent.
|
Krav |
Beskrivelse |
|
Infrastruktur og meldingsformidling |
|
|
|
Løsningen skal til enhver tid støtte siste versjon av Elektronisk handelsformat (EHF) for aktuelle meldingstyper (p.t katalog, katalogsvar, ordre og ordrebekreftelse). |
EHF er en strukturert beskrivelse av en forretningsprosess, informasjonsflyten i prosessen og reglene som gjelder for gjennomføringen av prosessen, knyttet til et teknisk format for utveksling. EHF gjør det mulig å standardisere, forbedre og utvikle offentlige anskaffelsesprosesser. Statens innkjøpssenter vil bruke dette formatet på alle områder hvor det er aktuelt. Les mer på: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxx-xxx |
|
|
Løsningen skal sende og motta EHF-meldinger over PEPPOL-profilen av CEF eDelivery. |
Dette kravet innebærer at alle transaksjoner skal sendes via CEF eDelivery (PEPPOL) og derfor må systemleverandør ha inngått avtale med et godkjent aksesspunkt, eller selv være et godkjent aksesspunkt for mottak og sending av transaksjonstypene nevnt i punkt 1.
Om PEPPOL-profilen av CEF eDelivery: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxx-xxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xx-xxx-xxxxxxxxxxxxx
|
|
Funksjonalitet |
|
|
|
Løsningen skal ha brukerautentisering. |
Kun brukere i virksomheter som har kjøpt leverandørens løsning skal ha tilgang. |
|
|
Løsningen skal kunne vise alle element i EHF katalog, særlig viktig er tydelig visning av opprinnelsesland, produktbeskrivelser, klassifisering, miljømerking, sosialt ansvar, økologisk marking og bilder. Se eksempelkatalog her: xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx/xxxxx/xxx-xxxxxxxxxx/ |
Informasjon om koder for samfunnsansvar her: xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxx/xxx/ |
|
|
Løsningen skal ha mulighet for å opprette en fritekstbestilling, som sendes til avtaleleverandør som en EHF Ordre. Bestiller må kunne velge leverandør, og minimum fylle inn obligatoriske felter for EHF Ordreformatet (se xxxxx://xxxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxxx/ ) |
Fritekstbestilling vil si at bestiller selv legger inn en tekstbeskrivelse av produkt eller behov med pris som så blir en varelinje som sendes leverandør i EHF format på samme måte som en katalogbasert bestilling. |
|
|
Fritekstleverandører skal opprettes ved at Statens innkjøpssenter oversender EHF katalog. Denne katalogen inneholder kun minimum av nødvendige elementer, og Keyword på Item settes til “#fritekst#”. |
Det skal være en enkel og effektiv løsning for opprettelse av fritekstleverandører for Statens innkjøpssenter |
|
|
Kataloger som er mottatt for avtaler inngått av Statens innkjøpssenter, skal ikke kunne endres
|
Dette kravet innebærer at kataloginnhold og avropsmekanismer ikke skal kunne endres av brukere av løsningen |
|
|
Løsningen må ha støtte for flere leveringsadresser pr. virksomhet. |
Kun bruker med administrator-rettigheter skal kunne legge inn informasjon om sine leveringspunkter, endre eller slette disse. |
|
|
Det skal være mulig å angi maskinlesbart adressenummer (som GLN eller tilsvarende) for hver leveringsadresse. |
Det er et uttalt ønske fra leverandører om at maskinlesbart adressenummer benyttes i alle EHF Ordre. Informasjon om bruk av GLN her. xxxx://xxx.xx0.xx/xxx.
|
|
|
Løsningen skal ha et felt for «ønsket leveringsdato». |
Bestiller må ha mulighet til å definere dato for når det er ønskelig å få leveranse. |
|
|
Løsningen skal generere et unikt innkjøpsordrenummer pr. ordre til den enkelte leverandør |
|
|
|
Løsningen skal kunne ta imot EHF Ordrebekreftelse og gjøre denne tilgjengelig for bestiller |
|
|
|
Statens Innkjøpssenter skal gis tilgang til handelsstatistikk for bruk av sine avtaler. Nærmere spesifisering vil komme, og vil basere seg på utvalg og gruppering av informasjon fra sendte ordrer
|
Statens innkjøpssenter har behov for statistikk og oversikt over bruk av avtalene. Kataloginnhold og transaksjonsdata.
|
|
|
Handelsdata må lagres i minimum fire år. |
Dette kravet innebærer at alle handelsdata skal lagres i minimum 4 år, med mindre andre lovpålagte krav krever lenger lagringstid. |
|
|
Leverandøren må tilby support på løsningen |
|
|
|
All data skal være unik for den enkelte statlige virksomhet. Løsningen må ha adskilte data for de ulike virksomhetene som kjøper løsningen. |
|
|
|
Statens Innkjøpssenter eier data knyttet til sine avtaler |
Dette kravet innebærer at data knyttet til avtaler ikke kan benyttes av andre enn Statens Innkjøpssenter, bortsett fra etter tillatelse fra Statens Innkjøpssenter. |
|
|
Oppdragsgiver skal ha eierskap til sine data i løsningen. Data/statistikk kan ikke benyttes eller distribueres til andre med unntak av foregående krav (punkt 17). |
|
Markedsføring av bestillingsløsninger
For å holde kostnader for markedsføring av løsningene nede ønsker Statens innkjøpssenter å bistå med dette på følgende måte:
Det vil utarbeides en liste over godkjente bestillingsløsninger på nettsidene til Difi; xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Statens innkjøpssenter vil i dialog med de statlige virksomhetene gi informasjon om bruk av bestillingsløsning og gi informasjon om hvilke som er godkjent.
Statens innkjøpssenter vil gi informasjon om hvilke statlige virksomheter som er i målgruppen for kjøp av løsning med kontaktinformasjon.
Leverandører med godkjent bestillingsløsning inviteres kostnadsfritt til å ha en stand på brukerkonferansen til Statens innkjøpssenter i Oslo 4. november 2016.
Fallback
Hvis det viser seg at markedet ikke leverer løsninger må Statens innkjøpssenter vurdere alternativer for å imøtekomme kravene til elektroniske bestillinger på de fremforhandlede avtaler. Statens innkjøpssenter påtar seg ikke noe ansvar for leverandørenes kostnader i forbindelse med utvikling av løsninger hvis det skulle vise seg at markedssituasjonen ikke blir tilfredsstillende. Noen eksempler på dette kan være:
Det er ingen leverandører som tilfredsstiller minimumskravene til bestillingsløsninger innen ikrafttredelse av de første avtalene fra innkjøpssenteret (tidlig 2017).
Kvaliteten på løsningene er for lav for at de statlige virksomhetene ønsker å benytte løsningene.
Kostnadene for å anskaffe bestillingsløsningene er for høye for de statlige virksomhetene.
Statens innkjøpssenter vil fortløpende vurdere om markedet leverer i henhold til kravene i dette dokumentet. Hvis man vurderer markedssituasjon som ikke akseptabel vil man sette inn alternative tiltak. Alle leverandører som har meldt interesse vil så snart som mulig bli informert om dette.
Kjøp av løsning for statlige virksomheter
De statlige virksomhetene som skal anskaffe en bestillingsløsning må selv gjennomføre en anskaffelse. Statens innkjøpssenter gjør oppmerksom på at det at en bestillingsløsning er godkjent ikke er en kvalifikasjon av leverandøren i disse konkurransene. Godkjenning er kun en trygghet for at selve løsningen tilfredsstiller noen absolutte minimumskrav.
Konkurranser som gjennomføres av statlige virksomheter vil avgjøres på bakgrunn av deres tildelingskriterier, eksempelvis pris og kvalitet. Det vil derfor være andre kriterier utover minimumskravene for å få kontrakter. Eksempelvis vil brukervennlighet være vesentlig. Statens innkjøpssenter legger ingen krav i forhold til ytterligere funksjonalitet, prisnivå eller prismodell. Dette vil inngå som en del av den enkelte konkurranse.
Difi kommer i løpet av høsten 2016 til å tilby en veiledningspakke for anskaffelser av en enkel bestillingsløsning eller mer komplette ordreløsninger som vil bli tilgjengeliggjort på våre nettsider. Minimumskravene i disse dokumentene vil være sammenfallende med disse kravene til bestillingsløsninger.
Nyttige nettsider for mer informasjon