Rammeavtale
Rammeavtale
Rammeavtale for leveranse av finansielle revisjonstjenester
1.7.2020–30.6.2023
Avtaleforvalter Sykehusinnkjøp HF: Xxxx Xxxxxxxx
E-post: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx Telefon: 00 00 00 00
Avtalenummer:
Leverandør:
Felles avtaledokument til nettside
Innhold
4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen 5
4.4 Ekstraordinær oppsigelse 5
5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak 6
6 Bestilling av tilleggstjenester 6
7.6 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 7
9.1 Hva som anses som mislighold 9
10.1 Reklame og annen offentliggjøring 9
10.2 Kontaktpersoner i avtaleperioden 10
1 Avtalens parter
Kunder på denne avtalen framkommer av vedlegg «Kunder tiltredelse».
Kunden(e) inngår rammeavtale med xx, heretter kalt Leverandør, om kjøp av finansielle revisjonstjenester. Avtalen(e) er signert elektronisk. De regionale helseforetakene signerer etter fullmakt på vegne av Kunden.
Hver kunde er juridisk og økonomisk ansvarlig i henhold til denne avtalen. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretakene, jf. § 50 i Helseforetaksloven, vil deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres foretak/ selskap eid av Kunden.
Sykehusinnkjøp HF er Kundens rådgiver og avtaleadministrator.
2 Avtalens gjenstand
Avtalen omfatter levering av finansielle revisjonstjenester til Kunden. Ved deltilbud: Avtalen gjelder følgende delområder:
Deltilbud 1 – Helse Nord RHF Deltilbud 2 – Helse Midt-Norge RHF Deltilbud 3 – Helse Vest RHF Deltilbud 4 – Helse Sør-Øst RHF Deltilbud 5 – Sykehusinnkjøp HF Deltilbud 6 – Sykehusbygg HF
Hvert delområde skal anses som en selvstendig avtale slik at hver enkelt bestemmelse i avtalen gjelder opp mot hvert enkelt delområde.
3 Avtalens dokumenter
Følgende dokumenter anses som del av avtalen. Ved motstrid mellom bestemmelsene i dokumen- tene prioriteres de på følgende måte.
• Denne avtalen med vedlegg og endringer.
• Leverandørens tilbud dersom dette tydelig avviker fra konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Konkurransegrunnlaget med vedlegg
• Annen skriftlig dokumentasjon
4 Avtalens varighet
4.1 Varighet
Rammeavtalen gjelder fra det tidspunkt som er angitt på avtalens forside. Kunden kan prolongere rammeavtalen med inntil 1 år av gangen i maksimum 1 år. Dersom Kunden ved Avtaleforvalter ikke melder fra til Leverandøren senest 3 måneder før utløpsdatoen, prolongeres rammeavtalen automatisk. Den enkelte Kunde tiltrer rammeavtalen i henhold til vedlegg –” Kunder tiltredelse”.
4.2 Prøvetid
De første 6 måneder av avtaleperioden er prøvetid. Dersom avtalen etter Kundens vurdering fungerer tilfredsstillende fortsetter avtalen fram til utløp. I motsatt fall kan Xxxxxx si opp avtalen med 30 dagers varsel. Oppsigelse av avtalen skal skje skriftlig og skal senest sendes fra Kunden den dag som prøvetiden utløper.
4.3 Prosedyre for prolongering av avtalen
Kunden har en ensidig rett til å beslutte prolongering på de opprinnelige vilkår. Hvis utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene ikke lenger oppfattes konkurransedyktige) vil Xxxxxx kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene som en forutsetning for å utløse opsjonen. Leverandøren vil kunne velge å motsette seg dette, men kan ikke motsette seg en forlengelse på opprinnelige vilkår. Det kan uansett ikke foretas vesentlige endringer i avtalen.
4.4 Ekstraordinær oppsigelse
Dersom Kundens organisasjon legges ned, eller at de oppgaver som Xxxxxx utfører faller bort på grunn av omorganisering i offentlig sektor kan Kunden si opp avtalen helt eller delvis med 6 måneders varsel.
4.5 Avslutning av avtalen
Leverandøren plikter å tilrettelegge sin avslutning av avtalen på en slik måte at en eventuell ny leverandør ikke blir forhindret fra å oppfylle sine forpliktelser.
Avtalens vilkår gjelder for alle bestillinger bekreftet innenfor avtaleperioden, selv om leveransen skjer etter utløp av herværende rammeavtale.
5 Priser og prisregulering
5.1 Priser
Alle priser er oppgitt netto i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, skatter, avgifter, toll og eventuelle gebyrer.
Prisene er faste i avtaleperioden, dersom ikke annet er bestemt i avtalen.
5.2 Prisregulering
Prisene er faste frem til 30. juni 2023.
Prisene for lovpålagt revisjon og øvrige oppgaver kan justeres basert på prosentvis endring i konsumprisindeksen (KPI) publisert av Statistisk sentralbyrå. Første regulering skjer fra 1.7.2023.
Formel for førstegangsjustering:
(KPI mars 2022 – KPI mnd for innlevering av tilbud 2020/KPI mnd for innlevering av tilbud 2020
Anmodning om prisregulering skal fremmes skriftlig av leverandør senest 2 måneder før ikrafttredelse. Ikrafttredelse vil være 3 år etter dato for avtalestart, og kan ikke settes i kraft før Avtaleforvalter har godkjent reguleringen. Etter prisregulering er prisene faste i tolv (12) måneder.
Prisen reguleres ikke som følge av endringer i valutakurs.
Ved førstegangs justering er det siste års KPI som legges til grunn for justering av priser. Eventuelle prisreguleringer administreres av Avtaleforvalter.
Anmodning om prisendring sendes xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
5.3 Prisregulering som følge av myndighetsvedtak
Prisene i avtalen kan være gjenstand for regulering dersom vedtak eller pålegg fra offentlig myndighet endrer grunnlaget for prisfastsettelsen vesentlig. Bestemmelsen gjelder ikke for lov- og forskriftsendringer mv innenfor fagområdet revisjon, regnskap, skatt o.l.
Ved etablering av nye foretak i samme konsern fastsettes pris eter forhandlinger, men ut fra sammenlignbare foretak i samme konsern som inngår i avtalen.
Prisen kan da reguleres i tråd med den nettokonsekvens endringen i prisgrunnlaget medfører på den måte at Leverandøren blir stilt uendret.
Prisreguleringer administreres av Sykehusinnkjøp HF.
6 Bestilling av tilleggstjenester
Bestillinger av tilleggstjenester i henhold til denne avtalen kan foretas av de kunder som følger av vedlegg – ”Kunder tiltredelse”.
Bestilling av tilleggstjenester skal reguleres i skriftlig avtale som regulerer tjenestens omfang og pris.
Dersom leveranse ikke kan utføres i henhold til bestillingen, skal Leverandøren informere Xxxxxx om dette uten ugrunnet opphold etter mottak av bestilling.
7 Leverandørens plikter
7.1 Tjenestene
Tjenestene omfattet av avtalen framkommer av vedlegg X – prisskjema til konkurransegrunnlaget utfylt av leverandør. .
7.2 Leverandørens ansvar
Leverandøren er ansvarlig for at tjenestene til enhver tid utføres i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter.
Tjenestene skal til enhver tid tilfredsstille kravspesifikasjonen som ble benyttet i konkurransen som ligger til grunn for avtalen, se vedlegg -” Kravspesifikasjon utfylt av leverandør”.
Dersom tjenestene ikke oppfyller kravene i dette punktet, anses de som mangelfulle.
7.3 Faktura
Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling.
Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side.
Dersom Kunden ikke godkjenner fakturaen, skal dette meddeles Leverandøren uten unødig opphold. Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering ansees som mislighold av avtalen.
7.4 Elektronisk faktura
Leverandøren skal levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i samsvar med standarden” Elektronisk handelsformat” (EHF).
7.5 Forsikringer
Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen.
7.6 Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Ansatte hos Leverandør og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.
På tjenesteområder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende forskrifter.
På tjenesteområder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal lønns- og arbeidsvilkår være i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.
Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
På forespørsel skal Leverandør og eventuelle underleverandører dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom Leverandør eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, innebærer dette mislighold av avtalen.
Dersom leverandøren, etter gjentatte henvendelser, misligholder sine forpliktelser i henhold til dette punktet og ikke viser vilje til å få forholdet i orden innebærer dette vesentlig mislighold av avtalen.
7.7 Personvern
Leveransen omfatter IKT-løsninger og andre ytelser som innebærer at data vedrørende den enkelte pasient (helseopplysninger og/eller andre personopplysninger), ansatte (helse, fagforening mv) m.fl. kan bli overført til leverandøren for lagring, tilgjengeliggjøring og der revisor vil være databehandlingsansvarlig.
Kunden plikter å gi revisor adgang til å foreta de undersøkelser revisor finner nødvendig, og gi revisor adgang til de opplysninger denne krever for utførelse av sitt oppdrag, jf. revisorlovens § 5-5, 3.
Kunden har ikke noen innsynsrett eller kontrollmyndighet i forhold til revisors innhenting, bruk, lagring mv av data fra foretakene i helseregionene. Opplysningene kan ikke brukes til andre formål enn revisjon, jf. revisorlovens § 5-1.
Revisor må likevel innrette seg etter den enkelte regions rutiner, sikkerhetskrav mv som gjelder for systemtilganger etc.
8 Kundens plikter
8.1 Betaling
Kunden skal betale når tjenesten er mottatt og godkjent i henhold til avtalen. Betaling skjer mot korrekt og godkjent faktura. Korrekt faktura forfaller 30 dager etter godkjent levering.
For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift.
8.2 Kundens medvirkning
Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt.
Kunden plikter å gi revisor adgang til å foreta de undersøkelser revisor finner nødvendig, og gi revisor adgang til de opplysninger denne krever for utførelse av sitt oppdrag, jf. revisorlovens § 5-2, 3 ledd.
Kunden har ikke noen innsynsrett eller kontrollmyndighet i forhold til revisors innhenting, bruk, lagring mv av data fra foretakene i helseregionene.
9 Mislighold
9.1 Hva som anses som mislighold
Det foreligger mislighold dersom en av partene ikke oppfyller sine forpliktelser etter avtalen, og det ikke skyldes forhold som den annen part er ansvarlig for eller force majeure.
Videre foreligger det mislighold dersom tjenesten ikke oppfyller de garantier som Leverandøren har gitt.
9.2 Varslingsplikt
Hvis en av partene ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig gi den annen part skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.
Dersom Xxxxxx henvender seg til Leverandøren om mislighold, skal Leverandøren senest påfølgende hverdag følge opp henvendelsen.
9.3 Dekningskjøp
Ved Leverandørens mislighold kan Xxxxxx foreta dekningskjøp hos annen leverandør dersom det haster for Kunden å motta tjenesten.
9.4 Heving
Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan den andre parten, etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning.
9.5 Virkning av heving
Ved mislighold fra Leverandørens side overfor en av de deltakende Kunder som gir grunnlag for heving av avtalen, vil en heving av avtalen gjelde for samtlige Kunder.
9.6 Erstatning
En part kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra den misligholdende partens side, med mindre den misligholdende parten godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes den misligholdende parten.
10 Generelle bestemmelser
10.1 Reklame og annen offentliggjøring
Vilkår og priser i avtalen skal være unntatt offentlighet i henhold til lov av 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet § 13, jf. lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 13.
Begge parter pålegges å behandle alle opplysninger som framkommer i forbindelse med inngåelse av denne kontrakt og annen informasjon som måtte ha framkommet under samtaler som fortrolig informasjon. Dette innebærer at foreliggende kontrakt ikke skal gjøres tilgjengelig for tredjepart.
Samme vilkår gjelder for all fortrolig informasjon som måtte framkomme gjennom kontraktens levetid.
Leverandøren og Xxxxxx skal samarbeide om å gjøre avtalen kjent for Xxxxxx. Kunden skal opplyses om kommersielle vilkår.
Enhver bruk av avtalen i reklameøyemed skal godkjennes av Kunden.
10.2 Kontaktpersoner i avtaleperioden
Kunden, Sykehusinnkjøp HF og Leverandørens kontaktpersoner for avtaleperioden er i henhold til avtalens forside. Dersom kontaktpersoner endres skal de øvrige parter øyeblikkelig varsles om dette.
11 Force majeure
11.1 Definisjon
Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning.
Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning at oppfyllelse av den er blitt forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende.
11.2 Underretning
Leverandøren skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette Kunden og Sykehusinnkjøp HF om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure.
11.3 Kostnader
I tilfelle av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeure- situasjonen.
12 Endringer
Enhver endring eller tillegg som har innvirkning på denne kontrakt for eksempel i form av prismessige konsekvenser eller andre kontraktuelle betingelser, skal reguleres skriftlig.
Forslag til endringer skal fremmes skriftlig til Sykehusinnkjøp HF ved utfyllelse av «Anmodning om endring». Gjennomførte endringer vil framgå av Endringsprotokoll.
Partene kan innkalle til reforhandling av vilkårene i avtalen om det skulle inntreffe betydelige forandringer i markedets rammebetingelser i løpet av avtaleperioden. Det kan uansett ikke gjøres vesentlige endringer i avtalen.
13 Tvister
13.1 Lovvalg
Avtalen er underlagt norsk rett.
13.2 Forhandlinger
Tvister som oppstår mellom partene på bakgrunn av avtalen skal søkes løst ved forhandlinger.
13.3 Mekling
Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere framgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
13.4 Domstolsbehandling
Dersom forhandlingen ikke fører fram, skal saken bringes inn for de ordinære domstolene. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol, fritar i seg selv ikke partene til å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten.
13.5 Verneting
Verneting for avtalen er kundens verneting, med mindre partene enes om et annet verneting.
14 Vedlegg til avtalen
Vedlegg : Kunder, tiltredelse
Vedlegg : Kravspesifikasjon utfylt av leverandør Vedlegg : Prisliste
Vedlegg : Etiske krav til leverandøren