Åpenhetsloven

Åpenhetsloven

X.X. Xxxxx AS’ redegjørelse for perioden 01.01.2023 – 31.12.2023

Innledning

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Xxxxx skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmennheten tilgang til informasjon om bedrifters egen virksomhet og verdikjede.

X.X. Xxxxx AS (EAS) ble etablert i 1869 og er en av Norges eldste bedrifter. Konsernet er en komplett leverandør av stål, metall, armering, byggevarer og trelast, med et bredt sortiment av ulike typer varer både til forbrukermarkedet og proffmarkedet. EAS’ virksomhet er organisert i

virksomhetsområdene Smith Stål, Bygger’n, HEIM Boligsystem og LSE Byggesystemer. Virksomheten er representert i store deler av landet.

EAS har følgende heleide datterselskaper som alle omfattes av denne redegjørelsen:

• Eas 1869 AS

• Oppdal Hiba-Hytter AS

• Co2 Purification AS

• Smibygg AS

• Xxxxxxxxxxxxx 0/0 Xxxxxxx AS

• EAS Sunndal Eiendom AS

• Xxxxxxxxxxxxx 0 Eiendom AS

• Xxxxxx Xxxxxxxxxxx AS

Det er kun Xxxxxx Xxxxxxxxxxx AS som selvstendig omfattes av Åpenhetsloven. Selskapet driver produksjon av precut og byggeelementer, og gjør hovedvekten av sine innkjøp fra leverandører som EAS har avtaler med og foretar aktsomhetsvurderinger av. EAS koordinerer også det systematiske HMS-arbeidet i Lindal Treindustri AS. Xxxxxx Xxxxxxxxxxx AS omfattes således av EAS’ redegjørelse etter Åpenhetsloven.

Som følge av at konsernet fører et bredt sortiment av varer, vil risikoen for brudd på

menneskerettighetene og krav til anstendige arbeidsforhold ved produksjon- og transport av varene vi selger variere på tvers av produktgrupper og geografi. Dette avhenger av hvilke typer produkter det gjelder, hvilke råvarer som inngår i produktet, hvor produktene er produsert og hvem som står for

leveranse og distribusjon av produktene.

I dette dokumentet redegjør vi for EAS’ arbeid med aktsomhetsvurderinger knyttet til

menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og etisk handel i tråd med kravene i Åpenhetsloven. Redegjørelsen beskriver arbeid utført i perioden 01.01.2023 – 31.12.2023.

Ansvarlighet

Samfunnsoppdraget til EAS er å bygge bærekraftige lokalsamfunn. Og i oppdraget ligger det en

iboende forpliktelse til å sikre at menneskerettighetene blir respektert og ivaretatt og at de ansatte i egen virksomhet og verdikjede arbeider under anstendige arbeidsforhold.

Alle ansatte i EAS er forpliktet til å overholde gjeldende policy for ansvarlig forretningsdrift, som tilrettelegger for bærekraftig utvikling og respekt for mennesker, samfunn og miljø.

Leverandører som ønsker å gjøre forretning med EAS må også bekrefte at de overholder konsernets etiske retningslinjer for leverandører (Supplier Code of Conduct) for å sikre bærekraftig og etisk

forretningsadferd i verdikjeden. Disse retningslinjene plikter leverandøren og dens underleverandører til å etterleve ILOs kjernekonvensjoner og sikre ivaretakelse av menneskerettighetene.

Risiko- og aktsomhetsvurderinger

I forbindelse med Åpenhetslovens ikrafttredelse 1. juli 2022, ble det tatt en risikobasert tilnærming på produktgruppenivå til EAS’ aktsomhetsvurderinger. Ettersom konsernets virksomhet, verdikjede og sortiment ikke er vesentlig endret, videreføres valgt metode:

Grunnlaget for risikovurderingen er basert på DFØ’s høyrisikoliste og deres underliggende rapporter fra Swedwatch, som dekker en stor andel av de varene konsernet selger. Der hvor vi ikke kan beregne risikoverdier fra grunnlag i Swedwatchs vurderinger, har vi selv estimert en verdi basert på andre

offentlig tilgjengelige kilder.

Den overordnede risikovurderingen viser hvilke produktgrupper som på generell basis assosiert med høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden, og følgende

tilnærming er anvendt:

Beregnet risiko for en produktgruppe vurderer produktgruppen som helhet, uavhengig av leverandør og geografi. Eksempelvis kan dette i praksis bety at en norsk leverandør av en vare innen en

produktgruppe som generelt er forbundet med høy risiko, kan ha en lavere reell risiko siden produksjon skjer under strengere regulering enn om produktet var produsert i et annet land.

Totalrisiko er beregnet som produkt av Swedwatch sin vurdering av råvarerisiko og produksjonsrisiko, og skalaen går fra 1 (lav) til 25 (høy).

Aktualitet viser en gradering av risiko basert på volum og formål med anskaffelser innen en produktgruppe. Skalaen går fra 1 (lavt volum av en intern anskaffelse) til 4 (stort volum av en vare anskaffet for videresalg).

Prioritet fremkommer som produkt av totalrisiko og aktualitet.

Gjennomført risikovurdering er revurdert, og prioritet opprettholdt:

De prioriterte produktgruppene er valgt ut basert på en helhetsvurdering i henhold til metoden

beskrevet over. Produktgrupper med lav beregnet prioritet kan likevel trekkes frem som prioritert på grunn av høy risiko enten i utvinning av råvarer eller produksjon eller på grunn av volum.

Generelt forbindes stål med høy risiko siden det ofte importeres fra utlandet hvor utvinning og

bearbeiding av malm og produksjon av stål og metaller og kan skje under uanstendige arbeidsforhold. Det presiseres at det aller meste av konsernets stålleveranser er skrapbaserte med resirkulert skrap som råvare snarere enn malm.

Gruvedrift kan ha negativ innvirkning både på lokalsamfunnet og det lokale miljøet. I tillegg kan arbeid i gruver ha stor risiko for den ansatte ved manglende HMS og dårlige arbeidsvilkår.

Videreforedling av jernmalm og arbeid i smelteverk er også regnet som farlige arbeidsforhold med høye temperaturer, tunge løft, drift av store maskiner og eksponering for støv og gasser. I

høyrisikoland er lav lønn, mye overtidsarbeid og mangel på fagforeningsrettigheter vanlig.

Innenfor byggevarer stammer det meste av varene fra norske sagbruk og produsenter av tyngre byggevarer. Innenfor øvrig sortiment er det stor variasjon i grad av risiko for de ulike

produktgruppene. På generell basis er det høyere risiko forbundet med produktgruppene jernvare, skruer og spiker, arbeidstøy og elektriske og elektroniske produkter. Disse produktgruppene har ofte sitt opphav i asiatiske land, som også er forbundet med potensiell forhøyet risiko relatert til lønnsnivå, ugunstig arbeidstid og mangelfullt HMS-arbeid.

For elektronikk er den høyeste risikoen knyttet til utvinning av råvaremetallene som inngår i batterier og elektronikk. Mange komponenter i produktene lages også i asiatiske land, slik at risikoen er høy selv om produktet er «produsert» – dvs. satt sammen – i Europa. Mineralutvinningen har høy risiko, og skjer ofte i land med svakt lovverk, noe som kan indikere helsefarlige arbeidsforhold. Metaller og mineraler utvunnet i asiatiske, afrikanske og sør-amerikanske land er det spesielt høy risiko forbundet med.

Basert på den overordnede risikovurderingen, er tiltak for videre oppfølging iverksatt.

Arbeid utført i 2023

Praktisk forankring og forsterkning

Fortsatt formell- og ikke minst praktisk forankring og forsterkning av lovens formål på tvers av

organisasjonen har stått sentralt gjennom 2023. Intern dialog, samt dialog med leverandører, kunder, bransjenettverk og andre forbindelser har bidratt til å forme vår tilnærming til overholdelse av loven.

Gjennomført dybdekartlegging

Gjennomføring av planlagt dybdekartlegging av konsernets 20 største leverandører innenfor de høyest prioriterte produktgruppene, samt løpende kundedialog i forbindelse med tilbudsprosesser, kontinuerlige kvalifikasjonsprosesser og fremsatte informasjonskrav har utviklet samtlige

verdikjedeaktørers kompetanse på området, og gjort oss i stand til å gå mer målrettet til verks i våre vurderinger.

Organisering av dybdekartleggingen har vært gjort langs to spor, der samtlige av Smith Ståls leverandører har gjennomgått en vurdering relatert til EUs sanksjonspakker mot Russland. I

forbindelse med nevnte gjennomgang er det verifisert at samtlige har bekreftet forståelse for- og overholdelse av Smith Ståls etiske retningslinjer for leverandører, i tillegg til overholdelse av den 11. sanksjonspakken.

I tillegg er det gjennomført dybdekartlegging av 23 leverandører til Bygger’n og LSE Byggesystemer i regi av innkjøpssamarbeidet mellom EAS og Løvenskiold Handel AS, samt at eksisterende- og

potensielle leverandører i produktgruppen «Gulv» er blitt vurdert i forbindelse med anbudsutsettelse.

Dybdekartleggingen har i all hovedsak avdekket mangelfull kompetanse i oppstrøms verdikjede omkring lovens formål og virkeområde. Vår oppfølging har følgelig primært omhandlet forsterkning av enkeltleverandørers forpliktelse, i henhold til gjeldende leverandøravtale og etiske retningslinjer

for leverandører, til å sikre ansvarlighet i egen verdikjede, med primærfokus på å gjøre medarbeidere i hele verdikjeden oppmerksom på sine rettigheter.

Leverandørene utvalgt for dybdekartlegging, har vært løsningsorienterte og lærevillige, og har etterkommet våre oppfordringer og krav. Flere leverandører som ikke har vært gjenstand for dybdekartlegging har dessuten proaktivt tatt kontakt, både for å sikre forståelse av våre krav og forventninger, samt for å beskrive iverksatte tiltak.

Blant de få leverandørene som byggevaredelen av virksomheten gjør innkjøp fra utenfor

innkjøpssamarbeidet, er det èn som har sitt opphav i Kina, der risikoen for menneskerettighetsbrudd på generelt grunnlag vurderes å være høy. Det er etablert dialog med aktuell leverandør omkring

ivaretakelse av menneskerettigheter, og oppfølgende dialog vil pågå inntil risikoen for potensielle- eller faktiske menneskerettighetsbrudd er vurdert tilstrekkelig lav til at handelssamarbeidet kan fortsette. Leverandøren har redegjort for enkelte tema, herunder delt sin policy relatert til

konfliktmineraler, og er stilt et sett oppfølgingsspørsmål, blant annet relatert til dette som per dato for utarbeidelse av redegjørelsen står ubesvart. Redegjørelsen vil oppdateres så snart nevnte oppfølgingspunkter er besvart og vurdert.

Videreutvikling av malverk og metode

Arbeidet med Åpenhetsloven, gjennomføring av dobbel vesentlighetsanalyse og øvrig forberedelse til rapportering i henhold til EUs bærekraftsdirektiv fra regnskapsåret 2025 har gitt anledning til å

videreutvikle både maler, retningslinjer og arbeidsprosesser og -metode.

EAS har i løpet av 2023 implementert nye maler for transportører som jobber med utgående frakt fra konsernsets avdelinger, som i større grad enn tidligere ivaretar den enkelte sjåførs rettigheter og sikkerhet, i tillegg til at prosedyren som sikrer ivaretakelse av kjøre- og hviletidsbestemmelsene for konsernets egne sjåfører er videreutviklet og presisert.

For øvrig pågikk det ved årets slutt forhandling av nytt avtaleverk som regulerer innkjøpssamarbeidet mellom EAS og Løvenskiold Handel AS, der ivaretakelse av Åpenhetsloven eksplisitt reguleres inn. Et produkt av denne prosessen vil også være en ny og forsterket leverandøravtalemal, hvor sosialt ansvar i verdikjeden løftes opp og frem. I tilknytning til dette vil også prosessen for

aktsomhetsvurderinger av leverandørkjeden i regi av det forsterkede innkjøpssamarbeidet redefineres.

I egen virksomhet, har det systematiske HMS-arbeidet vært gjennomført i henhold til plan, med

hovedfokus på kompetanseutvikling og risikovurderinger av risikoområder definert både i forbindelse med intern avviksbehandling, samt i forbindelse med gjennomførte tilsyn og revisjoner. I forbindelse med endring i arbeidsmiljøloven med ikrafttredelse 1. januar 2024 forberedes det opprettelse av eget Arbeidsmiljøutvalg for Lindal Treindustri AS.

I forbindelse med arbeid utført i henhold til Aktivitets- og Redegjørelsesplikten, har konsernet også skriftliggjort sin uskrevne policy for ivaretakelse av mangfold på arbeidsplassen.

Det er også forberedt implementering av nye arbeidsavtaler til alle konsernets ansatte i tråd med EUs arbeidsvilkårsdirektiv i løpet av 2024.

Sertifiseringsordninger

I 2023 har samtlige avdelinger i EAS og Xxxxxx Xxxxxxxxxxx AS fullført sin Miljøfyrtårnsertifisering, og har i forbindelse med det tilegnet seg økt kompetanse omkring virksomhetens ansvar for både

mennesker og miljø langs hele verdikjeden. EAS’ hovedkontor resertifiseres våren 2024.

Konsernet gjør i hovedsak innkjøp av PEFC-sertifisert trevirke, men forbereder seg på å gjennomføre formell PEFC-sertifisering i løpet av 2024.

Oppsummert har arbeidet med Åpenhetsloven gjennom 2023 i hovedsak omhandlet videre tilpasning i tilnærming, samt kompetanseheving både internt i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Der vi i dialog med leverandørene har opplevd mindre tilfredsstillende dekning for lovens krav, har vi funnet

løsninger i samarbeid, og rapporterer således ikke brudd.

Varsling

EAS arbeider kontinuerlig med egen drift, verdikjede og samarbeidspartnere for å sikre at alle parter opererer etter nasjonale og internasjonale lover, internasjonale konvensjoner og E.A Smiths policy for

ansvarlig forretningsdrift. Det er som nevnt tatt en risikobasert tilnærming til arbeidet, der eventuelle indikasjoner på menneskerettighetsbrudd vil håndteres og meddeles aktuelle interessenter. Men for å imøtekomme innspill, spørsmål eller informasjonskrav fra publikum, er mailadressen

xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx etablert som kanal inn til oss. Samme epost kan også benyttes dersom noen ønsker å varsle om faktiske brudd eller mistanke om brudd på Åpenhetsloven enten i EAS’ virksomheter eller verdikjede.

Hvordan virksomheten retter opp negative konsekvenser

EAS tar sitt ansvar for å forhindre og korrigere menneskerettighetsbrudd på alvor. Dersom det gjennom kontinuerlige aktsomhetsvurderinger eller en tredjepart blir avdekket indikasjon på- eller faktisk brudd, hos en leverandør eller samarbeidspartner, skal alvorlighetsgrad umiddelbart vurderes slik at EAS kan møte utfordringen med hensiktsmessige tiltak. Aktuelle tiltak kan være gjennomgang og forbedring av kommunikasjon og samhandlingsform, samt kompetanseheving, og i ytterste konsekvens, sanksjoner og avslutning av et etablert samarbeid.

Vi har tatt utgangspunkt i OECD’s veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv i utarbeidelsen av vår prosedyre for håndtering av brudd på etiske retningslinjer.

Hvis det blir avdekket at EAS direkte har forårsaket eller bidratt til negativ påvirkning hos en

leverandør, samarbeidspartner eller interessent, skal vi, i samarbeid med den skadelidende parten, forsøke å gjenopprette situasjonen. Dersom det gjelder påvirkning på menneskerettighetene, skal EAS involvere de berørte rettighetshaverne og deres representanter for å avgjøre hvordan det eventuelle bruddet skal rettes opp i.

Der tiltak blir iverksatt, vil vi i etterkant undersøke om den skadelidende parten er tilfreds med prosessen og resultatene.

Dersom det avdekkes brudd hvor EAS er direkte forbundet med parten som har forårsaket skaden, skal vi bruke vår innflytelse for å stimulere bedriften til å forebygge eller redusere skaden.

Oppstår det situasjoner der iverksatte tiltak, kommunikasjon og samarbeid for å sikre at

menneskerettighetene blir ivaretatt, ikke fungerer, skal det vurderes om samarbeidet skal opphøre.

EAS ønsker å være i forkant av eventuelle brudd og håper, tror og ser tydelige tegn til at økt fokus på ivaretakelse av menneskerettigheter internt og i egen verdikjede, samt ved konkret kravstillelse og opprettholdelse av hyppig dialog med våre leverandører, kan bidra til å redusere risikoen for

fremtidige brudd.

Sterkere sammen

Ved at vi er flere aktører i samme bransje som kjøper varer fra de samme underleverandørene, håper og tror vi at kollektiv kravstillelse til en grunnleggende respekt for- og overholdelse av gjeldende

menneskerettigheter, vil redusere risikoen for fremtidige menneskerettighetsbrudd i verdikjeden. Tilsvarende gjelder ved eventuelle sanksjoner – at vi som bransje er i posisjon til å legge kollektivt trykk på leverandørkjeden, og derigjennom bidra til at ansvarlighet preger hele veien fra råstoff til sluttbruker.

Interessentdialog

I forbindelse med arbeidet med Åpenhetsloven, herunder planlagte og gjennomførte

aktsomhetsvurderinger, anbuds- og tilbudsprosesser, og besvarelse av mottatte informasjonskrav, samt i relasjon til dobbel vesentlighetsanalyse, har vi hatt utstrakt dialog med både kunder og

leverandører.

Nevnte dialog oppleves utviklende for vårt arbeid med loven, og EAS ønsker interessenter som har

interesse for eller blir påvirket av vår drift, eller vårt arbeid knyttet til Åpenhetsloven velkommen til å ta kontakt. Henvendelser kan sendes på epost xxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx. Formelle informasjonskrav mottas på samme mailadresse, og behandles i henhold til Åpenhetsloven.

Plan for videre arbeid

I 2024 vil arbeidet med intern forankring i etablerte prosesser fortsette, med mål om at aktsomhetsvurderinger i økende grad gjennomføres fortløpende i tilknytning til ordinær

leverandørdialog; i anbudsfasen, i reforhandling, og i løpende dialog. Det vil vurderes implementering av systemstøtte for å sikre struktur og sporbarhet i gjennomført dialog.

Innkjøpssamarbeidet mellom EAS og Løvenskiold Handel AS forventes å formaliseres, samt at ny

leverandøravtalemal vil implementeres. I tilknytning til dette vil også prosessen for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger redefineres.

For øvrig vil dobbel vesentlighetsanalyse fullføres i løpet av 2024, som viktig innsatsfaktor til konsernets rapportering i henhold til EUs bærekraftsdirektiv fra 2025. ESRS G1-2 Management of relationships with suppliers er, som forventet for en handelsbedrift, definert som vesentlig tema i fullført førsteutkast, og vil forsterke konsernets arbeid med Åpenhetsloven.

Gjennomført risikovurdering skal revideres, og ytterligere 20 av våre største leverandører innenfor de høyes prioriterte produktgruppene planlegges dybdekartlagt, som et utgangspunkt for årets arbeid.

Vi vil også gjenoppta relevante oppfølgingspunkt relatert til leverandørene som gjennomgikk dybdekartlegging i 2023.

Ved funn enten av indikasjoner på- eller faktiske menneskerettighetsbrudd, vil forholdet forsøkes korrigert, preventive tiltak etableres, relevante interessenter varsles, og redegjørelsen oppdateres.

Kilder

Forbrukertilsynets veiledning for utarbeidelse av den årlige redegjørelsen etter Åpenhetsloven: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx

OECDs veileder for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger for ansvarlig forretningsdrift:

xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx00/xxxxx.xxx/000/xxxxx/0000/00/000000_XXXX_XXx eileder_nettfil.pdf

DFØs høyrisikoliste:

xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx

Trondheim, 7. juni 2024

Xxxxx X Xxxxxxxxxx	Xxxxxx Xxxxxxxx	Xxxx Xxxxxxxxxx
Styrets leder	Styrets nestleder	Adm. Direktør

Xxxxxxx X Xxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx

Styremedlem Styremedlem

Xxxxx Xxxxxxx	Xxxx Xxxxxx	Xxxxx Xxxxxxx
Styremedlem	Styremedlem	Styremedlem