ELEKTRONISK ARKIVMATERIALE
BEVARINGS-
OG KASSASJONSREGLER
for Kirkelig fellesråd Menighetsråd Sokneprest
Prost
ELEKTRONISK ARKIVMATERIALE
Innledning
Bakgrunn
Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene er fastsatt av Riksarkivaren med hjemmel i lov 4.12.1992 nr. 126 (arkivloven) §§ 9 og 10 og forskrift av 11.12.1998 nr. 1193
(arkivforskriften) §§ 3-20 og 3-21.
Bestemmelsene er basert på reglene for bevaring og kassasjon av papirbaserte sakarkiver i kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost, godkjent av Riksarkivaren den 21.01.04.
Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene bygger på prosjektrapporten om elektroniske sakarkiver i kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost, datert februar 2007. Rapporten er utarbeidet av KA Kirkelige arbeidsgiver- og interesseorganisasjon. Den gir en mer utfyllende beskrivelse av virksomhetsområdene og arkivene til de enkelte kirkelige organer.
Gyldighetsområde
Bestemmelsene gjelder for fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost i Den norske kirken.
Bestemmelsene gjelder arkivmateriale i elektroniske sakarkiver og er knyttet til arkivnøkkel for kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost, godkjent av Riksarkivaren den 05.03.2001.
For saker om egenforvaltning (klasse 0-2 i arkivnøkkelen) gjelder Felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statsforvaltningen, kpt. III, forskrift 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver
Formål
Formålet med bevaring av offentlige arkiver er å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden, jf. arkivloven, § 1. Bevarings- og kassasjonsbestemmelsene skal særlig sikre at følgende forhold dokumenteres for ettertiden:
1. kirkelige organers funksjoner i samfunnet, deres utøvelse av myndighet, deres rolle i forhold til det øvrige samfunn og deres rolle i samfunnsutviklingen,
2. informasjon om vesentlige forhold i samfunnet og samfunnsutviklingen,
3. personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige, og i forhold til hverandre innenfor de krikelige organers virksomhetsfelt,
4. de kirkelige organers rettigheter og plikter i forhold til andre instanser.
Formålet med kassasjon er å begrense omfanget av arkivmateriale og redusere kostnader knyttet til bevaring av arkivmateriale.
Arkivbegrensning:
Med arkivbegrensning forstår vi at arkivmateriale som verken er gjenstad for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir holdt utenfor arkivet eller fjernet fra arkivet, jf. arkivforskriften § 3-18 første ledd i..
Kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost bør legge stor vekt på arkivbegrensning for å hindre at arkivene svulmer opp. For at en vellykket arkivbegrensning skal kunne gjennomføres, forutsettes det til en hver tid meget gode rutiner: Dette også fordi en stor del av den post kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost mottar, er arkivuverdig materiale som bare har kortvarig interesse.
Følgende typer av materialet skal skilles ut ved arkivbegrensning, jf. arkivforskriften § 3-19.:
1. Trykksaker, rundskriv, annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale og blanketter som ikke er fylt ut. Fra dette er følgende unntak:
a) Det organet som har utferdiget slikt materiale, skal arkivere ett eksemplar og de nødvendige forarbeidene.
b) Dokument som fører til saksbehandling, eller som er nødvendige tillegg til en sak, skal arkiveres.
2. Konsept, utkast, kladder og kladdenotater, ekstra kopier, interne meldinger og lignende som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon. Fra dette er følgende unntak:
a) konsept som har påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og dens sammenheng, skal arkiveres.
b) Kopi av utgående dokument skal arkiveres.
c) Andre kopier m.v. som er nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres.
3. Tekstbehandlingsfiler og lignende bortsett fra det som eventuelt inngår i elektronisk saksarkiv. Jfr. arkivforskriften § 2-13.
4. Sakspapirer som medlemmer av offentlige utvalg mottar, med mindre dokumentene må regnes som saksdokumenter for det organet medlemmet representerer.
5. Annet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon kasseres.
Kassasjon:
Med kassasjon menes at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet, jf. arkivforskriften § 3-18 andre ledd.
Arkivmateriale kasseres ved sletting når oppbevaringsplikt etter andre lovregler er oppfylt, og når sakene etter de kirkelige organers egen vurdering ikke lenger har rettslig eller administrativ verdi.
I følge Lov 14.4.2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven), kan Datatilsynet treffe vedtak om sletting av personopplysninger. Retten til sletting går foran
reglene i arkivloven § 9 og § 18, men slettingen kan ikke foretas uten at det er innhentet uttalelse fra Riksarkivaren, jf. personopplysningsloven § 28.
Bevaring:
Med bevaring menes at arkivmateriale bevares for ettertiden og avleveres til arkivdepot, jf. arkivforskriften § 3-18 andre ledd.
Dersom Riksarkivaren ikke fastsetter noe annet, skal følgende materiale alltid bevares:
a) Arkivmateriale som er eldre enn 1950, etter at arkivbegrensning er foretatt.
b) Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoller, møtereferater og eventuelle vedleggslister til disse.
c) Organets egne årsmeldinger.
d) Xxxxxxxxx (kopier av utgående dokumenter) og kopibokregistre.
e) Journaler, medregnet journaldatabaser og journalregistre
f) Alle andre former for registre og hjelpemidler som kan brukes til framfinning, for eksempel arkivnøkler som organet har brukt.
g) Arkivplaner
h) Presedenssaker og andre saker av prinsipiell katarakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt bestemmelser om kassasjon uten spesifiserte unntak.
i) Årsregnskap og hovedbok
j) Kart, unntatt trykte kart uten påtegninger
k) Tegninger og fotografi som har inngått som et ledd i den virksomhet organet har drevet.
l) Grunnlagsmateriale, innstillinger, protokoller/referater og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg.
Oppfølging av bevarings- og kassasjonsbestemmelsene
Dersom de kirkelige organene planlegger å ta i bruk nye systemer innenfor de forvaltningsområder som bestemmelsene omfatter, skal Riksarkivaren gis melding om dette, jf. arkivloven § 8 og forskrift 1.12.99 nr 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel IX, § 4-1.
Ved revisjon av arkivnøkkelen skal bestemmelsene oppdateres og endres i tråd med endringene i arkivnøkkelen. Arbeidet med revisjon av arkivnøkkelen og bevarings- og kassasjonsbestemmelsene skal ivaretas av KA Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjon. Arkivledere skal melde behov for endringer til KA. Endringer kan ikke iverksettes av den enkelte arkivleder.
Deponering og avlevering av arkiv
Arkivmateriale som bevares, skal overføres til Arkivverket i samsvar med forskift 1.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige
arkiv, kapittel VIII Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket.
Arkivmaterialet som bevares, skal i første omgang overføres til Arkivverket med status som depositum. Det deponerte materialet skifter status til avlevering når det er gått ut av administrativ bruk i direktoratet. Med mindre annet er særskilt avtalt, skjer dette automatisk når materialet er 25 år gammelt.
De kirkelige organene har det fulle ansvaret for materialet inntil den formelle avleveringen har funnet sted. Så lenge materiale er deponert i Arkivverket, må organene selv vedlikeholde vedkommende IT-system og betjene egne og eksterne brukere.
Arkivmateriale skal etter avtale overføres til Riksarkivet eller det statsarkiv virksomheten hører inn under. Statsarkivene dekker følgende områder:
Statsarkivet i Oslo: Østfold, Akershus, Oslo Statsarkivet i Hamar: Hedmark, Oppland
Statsarkivet i Kongsberg: Buskerud, Vestfold, Telemark Statsarkivet i Kristiansand: Aust-Agder, Vest-Agder Statsarkivet i Stavanger: Rogaland
Statsarkivet i Bergen: Hordaland, Sogn og Fjordane
Statsarkivet i Trondheim: Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag, Nordland Statsarkivet i Tromsø: Troms, Finmark, Svalbard
Klasse 0 Organisasjon og administrasjon
00 Generelt
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 000 , 001
Generelle instrukser og bestemmelser om flagging og målbruk kasseres ved fornyelse. Utstedende organ bevarer ett eksemplar og de nødvendige forarbeider.
Utredninger forelagt fra andre og som ikke krever saksbehandling, kasseres
Rutinesaker om generelle kontrollordninger i organet, som fremmøtelister og lignende kasseres
002 – 009 Valg m.v.
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 002.0, 002.1, 002.2, 002.3, 002.30, 002.31, 002.32, 002.33, 002.34, 002.35,
002.37, 002.39, 002.4, 002.6, 002.7, 002.8, 002.9, 003, 004, 005, 006, 009
For valg gjelder bestemmelser i Kirkeloven og Regler for valg av menighetsråd fastsatt av kirkemøtet 15. november 1996.
Stemmesedler, valgmanntall og oppgjørslister skal oppbevares til valgperioden er utløpet, deretter skal de kasseres (makuleres eller brennes.)
Valgmantall (avkrysnings) oppbevares i 8 år.
Alle saker om opplæring av tillitsvalgte – medlemmer av styrer og råd kasseres 4 år etter valgperiodens utløp.
Møteinnkallinger og møtereferater fra andre organ kasseres med mindre disse ikke inngår i organets saksbehandling.
Saker fra kommuner og fylkeskommuner kasseres med mindre sakene ikke inngår i organets saksbehandling.
Beredskapsordninger, generelle kontrollordninger, generelle rasjonaliserings- og effektiviseringstiltak kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Eksterne høringsuttalelser om eksterne utredninger kasseres dersom de ikke har medført saksbehandling.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 002, 002.5, 008
Generelle saker om organisasjon og kirkelig inndeling.
Saker angående endringer av stemmekretser, stemmesteder m.v. Egne høringsuttalelser skal bevares.
01 Den lokale kirke, oppbyggi ng og administrative organer
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 012, 012.0, 012.9, 014, 018, 019
Møtereferater og møteinnkallinger fra andre organ, unntatt herfra er møtereferater som gir grunnlag for saksbehandling i organet.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 010, 011, 012.1, 012.2, 012.3, 012.4, 012.5, 012.6, 012.7, 013, 016
Møtereferater fra eget organ.
Samarbeid, medlemskap og avtaler med andre institusjoner.
Administrative regler og bestemmelser, vedtekter for styrer og råd. Møtebøker, forhandlingsprotokoller, referatprotokoll bevares, møtereferater og eventuelle vedleggslister til disse.
02 Intern planlegging
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 021, 026, 029
Intern rapportering og øvrige saker kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 020, 022, 023
Virksomhetsplan for den kirkelig virksomhet i kommunen og den kristelige virksomhet i soknet.
03 Eiendommer
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 030, 031, 039
Saker vedrørende drift og vedlikehold av eiendommer, bygninger, anlegg og lokaler (inkludert tjenesteboliger). Herunder kasseres materiale om:
Innkjøp av utstyr og inventar, eventuelt når garantitiden er utløpt Disponering av lokaler, romfordeling
Vedlikehold, reparasjoner, ettersyn, lekkasjer Lys, varme, ventilasjon
Xxxxxxxxx, brannøvelser, branninstruks Renhold, snømåking og vårfeiing
Korrespondanse om leieforhold kan kasseres 10 år etter at leieforholdet er opphørt dersom det ikke er avtalt forpliktelser utover denne fristen.
Saker om nøkler, vakthold, adgang, alarmer kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
04 Tjenester
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 040, 041, 041.0, 041.2, 041.3, 041.9, 042, 043, 044, 045, 049
Restanselister
Regler for kopiering til kontorbruk.
Saker om kontortjenester og støttefunksjoner. Saker om skrivertjeneste.
Saker om brukerstøtte kasseres, avtaler bevares så lenge de har verdi for arkivskaper. Materiale om post- og budtjeneste.
Materiale om teletjenester.
Regler om innkjøp av bøker, tidsskrifter og aviser kasseres når reglene ikke lenger har verdi for arkivskaper. Det samme gjelder regler om innbinding og trykking av bøker.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 041.1, 041.5, 046
Arkivnøkler og arkivplaner. Kopieringsavtaler (KOPINOR). Årsmeldinger og spesielle publikasjoner
05 Inventar, utstyr og transportmidler (herunder anskaffelser, vedlikehold og avgang)
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 050, 052, 053, 057, 059
Når lengste garantitid er utløpt, kasseres materiale om anskaffelse og vedlikehold av: Inventar
Kontorteknisk utstyr, herunder Edb-utstyr.
Materiale om anskaffelser av transportmidler og lån kasseres når lengste garantitid er utløpt eller når lånet er opphørt.
Materiale om forvaltning, lagerkontroll, salg og avgangsføring kasseres etter revisjonens bestemmelse.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 051
Inventarlister
06 Forbruksvarer og rekvisita
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 061, 062, 067, 069
Materiale om arbeidstøy, uniformer, tjenestedrakt og verneutstyr. Regelverk om arbeidstøy m.v. bevares så lenge bestemmelsene er aktuelle. Materiale om rekvisita.
Materiale om renholdsmidler og forbruksvarer.
Datablad om renholdsmidler bevares så lenge renholdsmidlene er i bruk.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 060
Saker om klima og miljø
07 Internasjonalt samarbeid
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 071, 079
Materiale som ikke er ledd i saksbehandlingen.
Følgende saker bevares::
Arkivgruppe 070
Generelle og prinsipielle saker.
09 Annet om organisasjon og administrasjon
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 090, 091, 099
Materiale om kortvarig interesse om interne administrasjonsspørsmål (som adresselister, hotellbestillinger m.v.
Klasse 1 Økonomi
10 Generelt
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 100, 109
Generelle retningslinjer og regler kasseres ved fornyelse
11 Budsjett
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 119
Budsjett mottatt fra andre. Handlingsplaner mottatt fra andre.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 110, 111, 112, 113
Egne budsjett med kommentarer og budsjettendringer. Egne handlingsplaner
Tjenesteytingsavtale med kommunen.
12 Økonomiforvaltning
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 120, 121, 122, 123, 124, 125, 129
Regelverk og instrukser om økonomistyring og regnskapsordninger, økonomireglement og fullmakter kasseres 10 år etter at gyldighet er utløpt.
Forsikring og forsikringsordninger – gamle poliser kasseres når nye er blitt gyldige under forutsetning av at det ikke foreligger uoppgjorte saker.
Garantiforsikring kasseres når garantitiden er utløpt.
Ulykkesforsikring, gruppelivsforsikring, yrkesskadeforsikring og pensjonsforsikring bevares i 10 år etter at ansvarsforholdet er utløpt for deretter å kasseres.
Innkjøpsavtaler kasseres når gyldighetstida er utløpt.
13 Regnskap og revisjon
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 130, 131, 132, 134, 139
Forutsatt at revisjon og desisjon er avsluttet, kasseres regnskapsmateriale etter bestemte frister, dersom revisjonen (kommunerevisjonen) ikke har fastsatt noe annet:
- Regnskapsordninger 10 år etter siste regnskapsår hvor ordningen har vært i bruk.
- Regnskapsvedlegg etter 10 år forutsatt at de ikke dokumenterer langsiktige fordringer eller inneholder hjemmel til varige verdier.
- Forklaringer og korrespondanse omkring regnskapssakene. 10 år etter at regnskapsåret er utløpt.
- Revisjoner, antegnelser og besvarelser 10 år etter at regnskapsåret er utløpt.
- Kasserapporter, regnskapsutdrag, regnskapsekstrakter og kontoutdrag kasseres.
- Kontoutskrifter og regnskapsrapporter mottatt fra andre kasseres, forutsatt at de ikke er hjemmel til verdier.
- Regnskapsmateriale som skal oppbevares i 10 år, kan kasseres 3 ½ år etter regnskapsårets utløp, dersom det blir mikrofilmet.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 133
Eget årsregnskap og hovedbok.
15 Tilskott, refusjoner, erstatninger m.v.
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 150, 151, 152, 153, 159
Saker om arv og gaver kasseres 10 år etter at regnskap – årsregnskap er avsluttet. Saker om givertjeneste kasseres når givertjenesten og kontrakten opphører.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 154, 155, 157
Saker av generell art bevares, herunder regulativer, betalingssatser for utleie av kirkebygg, festeavgifter og andre avgifter på kirkegård og gravlegat.
16 Fond, legater, lån og garantier.
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 160, 161, 163, 164, 169
Regnskap for legat kasseres 10 år etter at legatet er avsluttet. Garantier kasseres når garantitiden er utløpt.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 162, 166
Fond herunder regnskap og regler for oppretting av gravlegat. Saker om kapital knyttet til kirke, samlet i kirkefond.
17 Plassering av midler
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 170, 171, 179
Saker om plassering av midler, bankforbindelser og lignende kasseres 10 år etter at de ikke lenger er aktuelle.
Klasse 2 Stillinger og personell
20 Generelt (herunder regelverk, avtaleverk)
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 200, 201, 202, 203, 204, 209
Trykte lover, reglementer og avtaler kasseres ved fornyelse.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 208
Personalstatistikk.
21 Stillinger
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 210, 211, 213, 214, 215, 216, 217, 219
Bilag til søknader kasseres dersom de ikke sendes tilbake til søker.
Korrespondanse om tilsetting i bistillinger, engasjementer, deltids- og ekstrahjelpposter og lignende kasseres dersom arbeidsforholdet blir tilstrekkelig dokumentert på annen måte.
Rutinesaker om permisjoner, tjenestefrihet og lønn under fravær som er uten betydning for de ansattes tjenesteforhold/pensjonsforhold, kasseres når de har mistet sin administrative interesse, eller når de nødvendige opplysninger er notert på personalkort eller registrert på annen måte. Det gjelder permisjon/tjenestefrihet ved sykdom, fødsel og omsorgsarbeid, militærtjeneste, organisasjonsarbeid, internasjonalt arbeid m.v.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 212,
Søkerlister, innstillings- og tilsettingsprotokoller.
Søknader til stillinger kasseres såfremt de ikke returneres søker, med unntak av de øverste stillinger i organet – kirkeverge og daglige ledere.
Arbeidsavtaler Personalkort
Søknader og innberetninger om utdanningspermisjoner.
22 Personale
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 220, 222, 224, 226, 227, 229
Saker om ansiennitet og opprykk uten varig interesse for de ansattes tjenesteforhold. Uttalelser om personell og stillinger (attester).
Saker om ordensstraff kasseres når saken er foreldet.
Saker om frivillige medarbeidere kasseres når de har mistet sin aktualitet, senest ved avlevering til arkivdepot.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 221, 225
Personalmapper.
Saker om særlige påskjønnelser (erkjentlighetsgaver) bevares.
23 Lønn og pensjon
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 230, 231, 231.0, 231.1, 231.2, 231.3, 231.4, 231.9, 232, 233, 234, 235,
236, 239
Trykte regulativer og tariffer kasseres ved fornyelse.
Rutinekorrespondanse om særlige tillegg og godtgjørelser, stedfortredergodtgjørelse og overtidsgodtgjørelse m.v. kasseres når den har mistet sin administrative betydning.
Saker om honorarer uten prinsipiell betydning.
Rutinemessige enkeltsaker om utbetalinger, fradrag i lønn, pensjon, trygder og arbeidsgiveravgift.
24 Reiser, flytting, beordring m.v. (herunder godtgjørelser)
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 240, 241, 242, 244, 245, 249
Enkeltsaker uten prinsipiell betydning vedrørende bestemmelser om tjenestereiser, flytting og beordring, bruk av eget skyssmiddel, telefongodtgjøring m.v. kasseres når tilhørende regnskap er revidert og eventuelt desidert.
25 Arbeidsvilkår, arbeidsforhold, tjenestetvister
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 250, 251, 252, 253, 255, 259
Saker av kortvarig interesse om ferie, aldersgrenser, arbeidsmiljø, helsetjeneste, velferdstiltak og arbeidstidskontroll kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper. Øvrige saker kasseres når de har mistet sin verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 254, 257
Arbeidsmiljø, helse og vernetjeneste, HMS planer Prinsipielle saker om tjenestetvister og arbeidstvister.
27 Personalpolitikk, utvikling, opplæring
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 270, 272, 273, 274, 275, 276, 279
Tilsendte planer, programmer, innbydelser til eksterne kurser, konferanser m.v. kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Notater fra medarbeidersamtaler kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper. Introduksjon av nyansatte, interne kurs, etter- og videreutdanning, egenutvikling kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper. Kassasjon skjer senest ved avlevering til arkivdepot.
Opplæring av tillitsvalgte kasseres 4 år etter valgperiodens utløp.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 271, 277
Personalpolitiske retningslinjer utarbeidd av organet. Generelle saker om opplæring av tillitsvalgte.
Klasse 3 Kirkelig virksomhet
30 Generelt
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 300, 309
Trykte lover, reglementer og avtaler kasseres ved fornyelse. Menighetsblad – kirkeavis. Forarbeider og utkast kasseres.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 301, 302, 308
Rapport fra bispevisitas og prostebesøk.
Menighetsblad – kirkeavis, ett eksemplar av egenproduserte blad.
31 Gudstjenester
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 311, 312, 313, 314, 315, 316, 319
Gudstjenesteplan kasseres når den avløses av ny plan Gudstjenesteordning, liturgier, salmebøker kasseres ved fornyelse Offer til egen virksomhet og andre organisasjoner – søknader kasseres,
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 310, 317
Møtebok fra utvalg.
Offerlister (oppstilling over innkomne offersøknader)
Saker om høymesse og særlige gudstjenester m.v. og nattverdforvaltning.
32 Prestetjenesten
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 321, 322, 323, 324, 329
Sjelesorg gjelder enkeltsaker vedrørende sjelesorg. Etter Riksarkivarens bestemmelse skal slike saker yngre enn 1900 kasseres
Ekteskapsmeklinger Gjelder innkomne begjæringer om mekling og annet grunnlagsmateriale yngre enn 1900 for protokollasjon i protokollene for prøving av ekteskapsvilkår (eller eventuelt i dagsregistrene). Alt kasseres så snart meklingen er fullført unntatt gjenparter av meklingserklæringer som bevares i 2 år.
Meldinger om fødsel kasseres etter registrering av dåp i kirkeboka
Meldinger om dåp kasseres etter at dåp er registrert i kirkeboka (og eventuelt etter at navn er meldt til folkeregistret fordi foreldrene selv ikke har meldt dette)
Meldinger til annen menighet om dåp kasseres etter registrering av dåpen i kirkebøkene til henholdvis menigheten der dåpen ble utført og menigheten som mottok meldingen Xxxxxxxxx om adopsjon kasseres omgående eller så snart som mulig etter eventuell registrering i kirkeboka.
Meldinger om farskap kasseres omgående eller så snart som mulig etter eventuell registrering i kirkeboka
Brudefolks egenerklæringer kasseres etter 5 år, jf Kirke- og undervisningsdepartementets rundskriv 30.01. 1990
Forlovererklæringer kasseres etter 1 år, jf Kirke- og undervisningsdepartementets rundskriv 30.01, 1990
Meldinger til annen menighet om vielse kasseres etter registrering i kirkebøkene til henholdsvis menigheten der vielsen ble utført og menigheten som mottok meldingen Xxxxxxxxx om dødsfall kasseres etter melding til kirkeverge/kirkesjef/etat og registrering i kirkeboka
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 320, 327
Kirkebøker avleveres etter 80 år, andre bevaringsverdige arkivsaker normalt etter 25 år og først etter nærmere avtale med det aktuelle statsarkiv.
Spesielle bevaringspåbud
Prostens visitasprotokoller Kallsbøker
Kirkebøker skal ifølge Kirke- og undervisningsdepartementets rundskriv 25.06.1953 og 03.02.1959 sendes til statsarkivene 80 år etter siste innførsel
Klokkerbøker (kirkebokduplikater) Skal ifølge ovennevnte rundskriv sendes til statsarkivene umiddelbart etter siste innførsel.
Dagsregistre er ifølge kgl. res. 13.06.1877 seksjon K i kirkeboka, men er ofte skilt ut som egen protokoll. Fra 01.01.1984 ble dagsregistrene omlagt fra å være registre over prestens gjøremål til å være registre over gudstjenester med mer i kirkekapeller og lokaler innviet til kirkelig bruk. Også disse registrene skal bevares.
Kommunikantprotokoller
33 Kirkelig undervisning
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 333, 334, 335, 339
Konfirmantinnskrivinger kasseres etter registrering i kirkeboka Konfirmantkladder kasseres etter registrering i kirkeboka Konfirmantkort kasseres etter registrering i kirkeboka
Saker om dåpsopplæring, konfirmantundervisning, studiegrupper og bibelgrupper, skolesamarbeid og barnehage kasseres når de har mistet sin administrative interesse, senest ved avlevering av arkivmateriale til depot.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 330, 331, 332
Undervisningsplan og møtebok fra utvalg. Dåpsundervisning – saker av prisnippiell betydning.
Konfirmantundervisning – konfirmantplan og saker av prinsipiell betydning
34 Diakoni
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 341, 342, 343, 344, 345, 349
Øvrige saker om diakoni kasseres når det ikke lenger har verdi for arkivskaper. Ungdomsdiakoni, familiediakoni, eldrearbeid, besøkstjeneste, sykebesøk, rusmiddelarbeid kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 340
Diakoniplan og møtebok fra utvalg. Generelle og prinsipielle saker.
35 Kirkemusikk
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 351, 352, 353, 354, 355, 359
Øvrige saker om kirkemusikk kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper. Barnekor, ungdomskor, voksne kor, konserter og sangtjeneste, øvrige saker kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 350
Kirkemusikkplan og møtebok fra utvalg. Generelle og prinsipielle saker.
36 Annet menighetsarbeid
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 361, 362, 365, 366, 367, 369
Øvrige saker om menighetsarbeid kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper. Barne- og ungdomsarbeid, speidere, misjon, foreningsvirksomhet (kirkeforening, menighetspleie, kirkeakademi), pilgrimsarbeid, veikirker m.v.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 360
Møtebok fra plan og utvalgsarbeid. Generelle og prinsipielle saker.
37 Økumenikk
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 371, 379
Øvrige saker om økumenikk kasseres når det ikke lenger har verdi for arkivskaper. Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 370
Møtebok fra plan og utvalgsarbeid.
39 Annet om kirkelig virksomhet
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 390, 399
Generelle saker
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 393
Saker om sosialetikk og homofili
Klasse 4 Kirker, menighetshus, presteboliger
40 Generelt
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 400, 401, 402, 409
Trykte lover, reglementer og avtaler kasseres ved fornyelse.
Xxxxxxxxx, brannøvelser med mer kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 405
Saker om kulturminnevern.
41 Kirker
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 415, 416, 418, 419
Vedlikeholdsplaner, bruksplaner og innleie av lokaler kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Saker om inventar, utstyr, vedlikehold og drift kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Øvrige saker om kirkeorgel, piano – flygel og andre instrumenter kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Utleie, utleiekontrakter, utleiereglement, husregler, nøkkelsystem, bårerom og kjølerom i kirken kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 410, 411, 413, 414
Reguleringsplaner.
Overordnede vedlikeholdsplaner. Tegninger og byggesaksmapper.
Saker om kunstnerisk utsmykning og liturgisk utstyr. Byggesaksmapper om kirkeorgel og større instrumenter. Inventarlister
42/44 Menighetshus/bedehus/andre bygninger – lokaler innviet til kirkelig bruk
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 422, 425, 426, 429, 445, 446, 449
Vedlikeholdsplaner, bruksplaner og innleie av lokaler kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle.
Saker om inventar, utstyr, vedlikehold og drift kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Saker om lokaler innviet til kirkelig bruk kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle.
Øvrige saker om kirkeorgel, piano – flygel og andre instrumenter kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Utleie, utleiekontrakter, utleiereglement, husregler, nøkkelsystem, bårerom og kjølerom i kirken kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 420, 421, 423, 424, 440, 441, 443, 444
Reguleringsplaner
Overordnede vedlikeholdsplaner Tegninger og byggesaksmapper
Saker om kunstnerisk utsmykning og liturgisk utstyr. Byggesaksmapper om kirkeorgel og større instrumenter. Inventarlister
45 Presteboliger
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 455, 456, 459
Saker om inventar, utstyr, vedlikehold, drift, leieforhold, leieboers ansvarsforhold og nøkkelsystem kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 450, 451
Reguleringsplaner
Overordnede vedlikeholdsplaner Tegninger og byggesaksmapper
46 Byggeprosjekter, nybygg
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 461, 464, 465, 469
Utbyggingsplaner kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Disponering av lokaler, romfordeling og romdisponering kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 460, 462, 463
Reguleringsplaner
Tegninger og byggesaksmapper Eiendomserverv og disponering av eiendom
Anlegg, bygging og ombygging – tegninger og byggesaksmapper.
5 Kirkegård, kremasjon, gravferdsvirksomhet
50 Generelt
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 500, 501, 502, 503, 509
Trykte lover, forskrifter og vedtekter kasseres ved fornyelse.
Brannvern, forskrifter og instruks kasseres når sakene ikke lenger er aktuelle Sikring av gravminner – generelle bestemmelser kasseres ved fornyelse.
51 Kirkegårder
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 511, 519
Saker om ervervsmessig drift på kirkegård kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper
Saker om vedlikehold og drift, maskiner og utstyr, innhegning og planteplaner kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Saker om flytting av gravminner, søknader om gravminner kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Feste av grav, festeavtaler og overføring av feste bevares til festetiden utløper (max 20 år). Utgåtte avtaler kasseres.
Gravlegatordning bevares så lenge legatet varer. Legat og legatregnskap kasseres 10 år etter siste regnskapsføring.
Avtale om kommunalt stell og avtaler om gravlegater kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 510, 512, 513, 514, 516
Reguleringsplaner
Overordnede vedlikeholdsplaner Tegninger og byggesaksmapper
Saker om minnesmerker og utsmykning Kartmateriale, kirkegårdskart
Saker om sikring av gravminner, fredning og bevaring Generelle avtaler
52 Gravkapell
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 522, 523, 523, 524, 526, 529
Saker om inventar, utstyr, vedlikehold, drift og nøkkelsystem kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Saker om båre- og kjølerom kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper. Øvrige saker kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 520, 521 Overordnede vedlikeholdsplaner Tegninger og byggesaksmapper Saker om kunstnerisk utsmykning
Byggesaksmapper om orgel og instrumenter. Inventarlister
53 Driftsbygning
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 533, 536, 539
Saker om inventar, utstyr, vedlikehold, drift og nøkkelsystem kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 530, 531 Overordnede vedlikeholdsplaner Tegninger og byggesaksmapper Inventarlister
54 Krematorium
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 542, 543, 544, 545, 546, 549
Saker om inventar, utstyr, vedlikehold, drift og nøkkelsystem, båre- og kjølerom kasseres når sakene ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Øvrige saker kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Byggesaksmapper om spesialutstyr og krematorieovn bevares så lenge de har verdi for arkivskaper, øvrige saker kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 540, 541
Reguleringsplaner
Overordnede vedlikeholdsplaner Tegninger og byggesaksmapper Saker om kunstnerisk utsmykning
Byggesaksmapper om orgel og instrumenter Inventarlister
55 Gravferdsvirksomhet
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 555, 557, 559
Begjæring om gravlegging og kremasjon, herunder dødsmeldinger kasseres etter innføring i gravregister, kassering skal skje senest 20 år etter gravlegging.
Spesielle saker om gravlegging og kremasjon kasseres år de ikke lenger har verdi for personer eller arkivskaper.
Saker om flytting av gravlagt kasseres senest etter 20 år.
Saker om tjenester, blomsterstell og betalte tjenester kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Saker om begravelsesbyråer kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 550, 551, 552, 553, 554 Generelle saker av prinsipiell betydning Saker om privat gravsted
Registerføring, gravregiseter og kirkegårdsprotokoller bevares og avleveres til arkivdepot 80 år etter siste innførsel.
56 Byggeprosjekter - nyanlegg
Følgende saker kasseres:
Arkivgruppe 564, 569
Saker om utstyr og inventar i nybygg på kirkegård kasseres når de ikke lenger har verdi for arkivskaper.
Følgende saker bevares:
Arkivgruppe 560, 561, 562, 563
Reguleringsplaner, utbyggingsplaner, plan for utvidelse av kirkegård og behovsvurderinger. Erverv av eiendom for kirkegård og krematorium, disponering av eiendom.
Byggesaksmapper for anlegg og bygging av kirkegård, krematorium, ombygging av kirkegård og krematorium.