Kontrakt - Rammeavtale “Kjøp av salt og magnesiumklorid” - Varekjøp
Kontrakt - Rammeavtale “Kjøp av salt og magnesiumklorid” - Varekjøp
Kontrakt - Rammeavtale “Kjøp av salt og magnesiumklorid” - Varekjøp 1
1 Om avtalepartene 3
Avtalen består av følgende dokumenter: 4
2 Generelt om avtalen 4
3 Definisjoner 4
4 Avtaleperiode 4
5 Språk 4
6 Om avtalen 4
6.1 Omfang og innhold 4
7 Lønns- og arbeidsvilkår 5
8 Etisk handel 6
9 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår 6
10 Leverandørens forpliktelser 7
10.1 Leveringsbetingelser 7
10.2 Leveringsgaranti 7
10.3 Miljø 7
10.4 Møter og seminarer i kontraktsperioden 8
10.5 Statistikk og informasjon 8
10.6 Avrop 8
11 Ordrebekreftelse 8
12 Retur, mangel og feilleveranser 8
13 Sanksjoner 9
13.1 Andre sanksjoner enn dagmulkt 9
13.2 Dagmulkt 9
14 Heving 9
15 Pris 9
15.1 Regulering av prisen 10
16 Fakturering 10
16.1 E-faktura (elektronisk faktura) 10
16.1.1 Krav til TK org.kode i EHF-faktura 10
16.1.2 Vedlegg til EHF-faktura 10
16.1.3 Aksesspunkt 10
17 Samarbeid, oppfølging og statusmøter i avtaleperioden 11
17.1 Generelt 11
17.2 Avvik 11
18 Kontraktsbetingelser 11
18.1 Transport av avtalen 12
19 Endringer i Leverandørs organisasjon mv. 12
Vedlegg 1a - Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjon 12
Vedlegg 1b - Leverandørens besvarelse på tildelingskriterier 12
Vedlegg 2 - Prisskjema og miljøkriterier 12
1 Om avtalepartene
KONTRAKT
vedrørende kjøp av salt og magnesiumklorid for perioden
01.10.2019 00.00 - 30.09.2021 23.59 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse av avtalen
mellom
Oppdragsgiver: | Trondheim kommune, Trondheim bydrift |
Xxx.xx - Oppdragsgiver.: | 942 110 464 |
Adresse - Oppdragsgiver: | Xxxxxxxxxxxx 00 C |
Avtaleansvarlig - Oppdragsgiver: | Xxxxxxx Xxxxxx |
Avtaleansvarlig - Informasjon: | 00 00 00 00 |
Telefonnummer - Oppdragsgiver: | 72 54 00 00 |
E-post Oppdragsgiver: |
og
Leverandør: | |
Xxx.xx. - Leverandør: | |
Adresse - Leverandør: | |
Avtaleansvarlig - Leverandør: | |
Avtaleansvarlig - Informasjon: | |
Telefonnummer - Leverandør | |
E-post - Leverandør: |
Avtalen består av følgende dokumenter:
2 Generelt om avtalen
På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt som (Leverandørs navn) på kjøp av salt og magnesiumklorid .
Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av
17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
3 Definisjoner
I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.
4 Avtaleperiode
Avtalen med leverandøren gjelder i perioden 01.10.2019 - 30.09.2021 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses skriftlig to måneder før avtalens sluttdato med 1 års forlengelse.
5 Språk
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.
6 Om avtalen
6.1 Omfang og innhold
Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved kjøp av salt og magnesiumklorid. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.
Avtalen gjelder kjøp av salt og magnesiumklorid: Jfr Konkurransegrunnlaget og Tilbudsbrevet.
Pris
Salt/ saltløsning- type
Natriumklorid | |
Magnesiumklorid | |
Kalsiumklorid |
Leveransen omfatter også nødvendig opplæring i bruk av lager- og påfyllingsutstyr og registreringsrutiner.
Avrop/bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen.
6.2 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud, jf. kontraktens vedlegg 2- Prisskjema og miljøkriterie.
7 Lønns- og arbeidsvilkår
Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
8 Etisk handel
Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.
9 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår
1. I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapporterting på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.
2. Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.
3. Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.
4. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:
● Timelister
● Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
● Lønnsslipper
● Lønnsslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.
● Oppdragsavtale for vikaren
● Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.
10 Leverandørens forpliktelser
Leverandørens forpliktelser er beskrevet i dette avsnittet med underavsnitt.
Øvrige forpliktelser vedrørende oppfyllelse av kravspesifikasjon, tildelingskriterier og produkter framgår av kontraktens vedlegg 1 - Besvart kravspesifikasjon og vedlegg 2
- Besvart prisskjema og miljøkriterie.
10.1 Leveringsbetingelser
Oppdragsgivers leveringsbetingelse er DDP (inkl. lossing av varer inn til anvist sted) til bestillingens angitte leveringsadresse i samsvar med Incoterms 2010.
Levering skal skje iht. oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere leveringstid kan avtales for det enkelte avrop. For leveringssteder som ønsker det, skal det avtales faste leveringstidspunkter.
Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Oppdragsgiver fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen leverandør.
10.2 Leveringsgaranti
Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter, og forplikter seg til å levere alle de varer og tjenester (lager/ beredskap og rutiner rundt dette) som er antatt i tilbudet. Når Oppdragsgiver har behov for de varer det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen, med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
Ved feil på varer skal det ytes en kompensasjon ved at det blir levert ny vare kostnadsfritt.
Oppstår det ”restordre”, dvs. at det er ikke mulig å levere det totale antallet som er avropt, skal Oppdragsgiver v/bestiller varsles umiddelbart.
For at levering skal kunne godkjennes skal den også i alle henseender være i samsvar med avrop (bestilling) fra den enkelte kjøper, med mindre avvik er forhåndsgodkjent av respektive bestiller.
10.3 Miljø
Leverandør garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller gjeldende miljølovgivning til enhver tid.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel.
10.4 Møter og seminarer i kontraktsperioden
Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere bestillerne hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver ved kontaktperson.
10.5 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Trondheim bydrift. All statistikk skal presenteres på regneark Excel eller Google regneark, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Følgende statistikker er aktuelle:
● Mengde, tidspunkt og type salt/ saltlosning.
Opplysninger skal oppgis i både mengde og beløp (kr).
Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov.
På forespørsel skal leverandøren kunne utarbeide annen statistikk.
10.6 Avrop
Alle bestillinger skal skje elektronisk.
11 Ordrebekreftelse
Ordrebekreftelse skal sendes umiddelbart, event ihht til samhandlingsavtalen.
12 Retur, mangel og feilleveranser
Oppdragsgiver/ Bestiller skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved leveransen. Mangel/ feil ved leveranse skal returneres uten omkostninger, og skal erstattes hurtigst mulig.
Ved feilleveranse på grunn av feil i avrop fra Oppdragsgiver, krediteres hele beløpet minus Leverandørs returavgifter/-frakt.
13 Sanksjoner
13.1 Andre sanksjoner enn dagmulkt
Ved kvalitetsavvik skal leverandøren erstatte vare uten omkostninger og dekke utgifter i forbindelse med erstatning.
13.2 Dagmulkt
Ved forsinkelse av leveranse kan oppdragsgiver kreve oppfyllelse, dagmulkt, heving og erstatning i henhold til AIK varer 2017”, punktene 8.1.1 til 8.1.5, samt holde kjøpesummen tilbake etter punkt 10.4.6.
Ved forsinkelse som ikke skyldes oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, erstattes dagmulktsatsene i AIK tjenester 2017 av følgende satser:
Dagmulkten er 0,2 ‰ av kontraktssum, eksklusive merverdiavgift, Pr. hverdag inntil levering finner sted.
14 Heving
Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning.
Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold:
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen.
15 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud, jf. kontraktens vedlegg 2- Prisskjema og miljøkriterie.
15.1 Regulering av prisen
Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.
Dersom Leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.
16 Fakturering
16.1 E-faktura (elektronisk faktura)
Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
16.1.1 Krav til TK org.kode i EHF-faktura
Kravet til at gyldig TK org.kode skal fremgå av fakturaen gjelder også ved oversendelse av elektronisk faktura og kreditnota.
Som standard skal de 6 sifrene i TK org.koden stå i de 6 første posisjonene i feltet "Deres referanse".
16.1.2 Vedlegg til EHF-faktura
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert.
16.1.3 Aksesspunkt
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
17 Samarbeid, oppfølging og statusmøter i avtaleperioden
Det skal avholdes opptil 1-2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via Mercells kommunikasjonsmodul ved behov. Oppdragsgiver/Leverandør har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.
17.1 Generelt
Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
17.2 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte brukere og søkes løst der. Oppdragsgiver ved skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.
18 Kontraktsbetingelser
På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.
Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:
1. Kontrakt
2. Konkurransegrunnlag
3. Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av varer (AIK varer 2017)
4. Leverandørens tilbud.
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
18.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.
19 Endringer i Leverandørs organisasjon mv.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest. Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.
Vedlegg 1a - Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjon
Leverandør bekrefter at kravspesifikasjon oppfylles på følgende måte ved gjennomføring av avtale for
Vedlegg 1b - Leverandørens besvarelse på tildelingskriterier
Leverandør bekrefter at tildelingskriterier oppfylles på følgende måte ved gjennomføring av denne avtalen:
Vedlegg 2 - Prisskjema og miljøkriterie
Følgende priser gjelder for produkter i denne avtalen: