Gjelder f.o.m. 1. Januar 2012

Xxxxxxx f.o.m. 1. Januar 2012

Instructions Inserts NO

– Direktiv for bilagsproduksjon

Innhold

1. Krav for bilag som leveres direkte til Strålfors fra kunden eller

fra kundens leverandør 3

1.2 Definisjon av innsatsmateriale – bilag 3

1.3 Bilag som leveres i ferdig stand til Strålfors av kunde/leverandør 3

1.4 Opplag 3

1.5 Lagring og kassering av bilag som er til overs 4

1.6 Godkjenning av kundeprodusert bilag 4

1.7 Artikkelnummer for godkjent bilag 4

1.8 Kontaktopplysninger Strålfors Kundesupport 5

2. Materialspesifikasjon for grafiske trykksaker – bilag 5

2.2 Direktiv om trykkfarge 5

2.3 Bruk av lakk 5

2.4 Papirvalg 5

2.5 Gramvekt 6

2.6 Minimum og maksimum format for bilag ved konvoluttering 6

2.7 Etterbehandling 6

3. Levering og merking av gods til Strålfors 7

3.1 Lasting av gods 7

3.2 Bilag til Strålfors 7

3.3 Merking av gods 9

3.4 Tider og leveringsadresser for godsmottak 9

3.5 Feilaktig gods 9

4. Leverandørfakturaer 10

Formålet med dette dokumentet er å redegjøre for krav tjenesten Print & Enclosing stiller til kundene samt deres leverandører av bilag som leveres direkte til Strålfors’ produksjon.

Dokumentet oppdateres løpende og det er kundens ansvar å ha aktuell versjon. Nyeste aktuelle versjon kan alltid lastes ned direkte som en PDF via Strålfors’ website på adressen: xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxx

Det overordende målet med Instructions Inserts er at Strålfors skal oppnå størst mulig ef- fektivitet og kvalitet overfor kundene. En forutsetning for å oppnå dette er at Strålfors har et godt samarbeid med de leverandørene som benyttes av kunden.

For bilag som ikke oppfyller de kravene som er angitt i dette dokumentet, kan følgen bli ekstra debitering til kunden for eventuelt merarbeid. Det kan også innebære at bilag ikke kan anvendes.

1. Krav for bilag som leveres direkte til Strålfors fra kunden eller fra kundens leverandør

Nedenfor følger en spesifikasjon som omfatter grunnleggende krav til bilag som leveres til Strålfors fra en

leverandør som kunden har valgt.

Informasjonen og kravene omfatter både innsatsmateriale, gods og leveranse. Ved behov for grundigere infor-

masjon eller spesifikasjon henvises det til Strålfors Kundesupport.

1.2 Definisjon av innsatsmateriale – bilag

Med bilag menes et papirbasert grafisk produkt som flyers, informasjonsblad, folder, brosjyre m.m. og som skal konvolutteres av Strålfors og inngå i en konvoluttert og adressert forsendelse som en kunde har bestilt hos Strålfors.

1.3 Bilag som leveres i ferdig stand til Strålfors av kunde/leverandør

For bilag som kunden har valgt å produsere grafisk selv og levere i ferdig stand til Strålfors, tar kunden på seg det fulle ansvaret for at produktet kan anvendes i Strålfors’ produksjon. Det vil si at kunden selv har ansvar for at det finnes et tilstrekkelig opplag med korrekt kvalitet slik at Xxxxxxxxx kan utføre sitt oppdrag for kunden i løpet av avtalt tid.

Strålfors’ kunde har ansvar for at den leverandøren som kunden bruker, får tilgang til og setter seg inn i all

teknisk informasjon som Strålfors’ anbefaler i denne kravspesifikasjonen.

Alle bilag som kunden selv har produsert grafisk, skal godkjennes av Strålfors før en innleveranse aksepteres.

1.4 Opplag

Bilag som kunden har valgt å produsere grafisk selv og levere i ferdig stand til Strålfors, skal leveres med et

overopplag (mer enn det skal vedlegges for å dekke eventuelt spill ved innstilling m.m.) som angitt nedenfor:

Rutine
opplag < 10 000 stk.	+10%
opplag 10 000–20 000 stk.	+ 5%
opplag 20 000–200 000 stk.	+ 3%
opplag > 200 000 stk.	+ 2%

OBS!

Ved større volumer av bilag som kunden selv anskaffer og som skal brukes over lengre tid (mer enn 1 måned), aksepterer Strålfors ikke leveranse av alt ved ett tilfelle. Disse skal i stedet delleveres ut fra et avropsmønster som skal avtales mellom partene.

1.5 Lagring og kassering av bilag som er til overs

Dersom kunden ikke har meddelt annet til Kundesupport, har Strålfors rett til å kassere/destruere kundebilag

som er blitt til overs tidligst en uke etter at den siste filen er produsert.

For bilag som anvendes over lengre tid, kan det inngås avtale med Strålfors Kundesupport om lagerhold mot avgift er ihht Strålfors prisbilag for Logistic & service fees.

1.6 Godkjenning av kundeprodusert bilag

For bilag som kunden har valgt å produsere selv, skal det alltid sendes en ”dummy” (en prøve) til Kundesup- port før den første produksjonen. Formålet med dette er å godkjenne bilaget for bruk i Strålfors’ produksjon.

I tilfeller der Strålfors Kundesupport mener at det ikke er tilstrekkelig med en dummy for å avgjøre om bilaget kan fungere tilfredsstillende for konvoluttering, skal det sendes et testopplag på minst 300 eksemplarer til Strålfors. Som prøveopplag aksepteres utrykte eksemplarer med rett papirkvalitet, gramvekt, false, hefte i samsvar med den utførelsen som det endelige opplaget skal ha.

For et bilag som skal produseres på nytt, med teknisk like forutsetninger som tidligere og som er blitt godkjent én gang, er det ikke nødvendig å sende en ny dummy ved hvert tilfelle.

I de tilfelle der Strålfors krever et prøveopplag, skal det sendes til:

Strålfors AS

Att: Din kundekontakt Haraldrudveien 11

0581 Oslo NORWAY

Merk godset: Bilag for kvalitetsgodkjenning

Adresse

Strålfors forbeholder seg retten til omgående å returnere bilag som eventuelt er blitt levert til Xxxxxxxxx uten først å ha blitt godkjent.

1.7 Artikkelnummer for godkjent bilag

For hvert bilag som anvendes har Strålfors et artikkelnummer. Strålfors Kundesupport gir Kunden, via e-post, bekreftelse på att bilag er akseptert, samt informasjon om hvordan materiellet skal merkes. For mer infor- masjon se punkt 3.3 Generelt om merking av innkommende gods til Strålfors.

OBS – Hvis bilaget ikke adviseres ifølge Xxxxxxxxx’ krav, tar Xxxxxxxxx ikke imot godset, men det sendes i stedet tilbake til avsenderen med mottakerfrakt.

Hvis det ikke er tid til å returnere feilaktig gods, debiteres all tid for ekstra administrasjon, ommerking eller an- nen påkrevd tidsbruk etter prisbilaget for Logistic & Service fees.

Alle bilag skal være påtrykket artikkelnummer. Dette brukes i håndtering for å identifisere produktet ved kon- voluttering og er viktig for at vi skal kunne skille varianter fra hverandre. Særdeles viktig er dette for bilag som skal være i bruk over tid.

Artikkelnummer og benevning påføres i liten font der det er naturlig. Som oftest på bakside etter all eventuell annen trykk informasjon som byrå, trykkeri, prod.dato , antall etc. Vi vil at vårt artikkelnummer alltid står sist dersom det også er annen informasjon påtrykket.

1.8 Kontaktopplysninger Strålfors Kundesupport

Strålfors Information Logistics Xxxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxx x00 00 00 00 00 xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

2. Materialspesifikasjon for grafiske trykksaker – bilag

Produksjonstider og priser som Strålfors tilbyr kundene ved utførelse av grafiske produksjonstjenester, bygger

på en optimert og velfungerende produksjon. Vær derfor oppmerksom på punktene nedenfor.

2.2 Direktiv om trykkfarge

Strålfors foretrekker at det brukes UV-farger ved produksjon av bilag som skal konvolutteres som bilag. Hvis tradisjonell trykkfarge likevel brukes, stiller dette krav til at fargen og papiret til trykksaken virkelig har fått gjen- nomtørke tilstrekkelig. Farge som ikke er tørr eller helt absorbert i papiret, forårsaker ekstra maskinrengjøring og maskinstopp.

Dersom ovenstående ikke etterleves, kan Strålfors ikke garantere en problemfri produksjon, og i slike tilfeller debiteres alle ekstra omkostninger til kunden.

2.3 Bruk av lakk

De eneste lakktypene som kan anvendes på bilag som skal konvolutteres, er maskinlakk eller lakkferniss. En svært tynn type lakk som vanligvis bare brukes for å påskynde tørkeprosessen etter trykk, slik at man raskere kan påbegynne bokbinderiarbeid/etterbehandling av trykksaken.

2.4 Papirvalg

Bilag for konvoluttering, skal være produsert på en ubestrøket eller mattbestrøket papir. Bestrøket silk-papir kan fungere, men er et mer usikkert valg.

Bestrøket kvalitet som er glittet/gloss, aksepteres ikke.

For bilag med høy fargedekning på yttersidene må man unngå bestrøket silk-kvalitet. Med høy fargedekning blir overflaten veldig glatt og ligner en bestrøket glittet/gloss papirkvalitet, som ikke fungerer i konvolutterings- maskinene.

Strålfors anbefaler nedenforstående papirkvaliteter.

Ubestrøket	Leverandør	Medium bestrøket	Leverandør
Amber Graphic	Arctic Paper	Arctic Volume	Arctic Paper
Munken Polar	Arctic Paper		Papyrus
Edixion	MAP Antalis
Maxi Offset	IGEPA
Scandia 2000	MAP Antalis
MultiFine	Papyrus

Bestrøket Xxxx	Xxxxxxxxxx	Bestrøket Silk	Leverandør
ProfiMatt	IGEPA	ProfiSilk	IGEPA
Arctic Matt	Arctic Paper	Arctic Silk	Arctic Paper
Royal Roto Matt	IGEPA (for rullproduksjon)	Royal Roto Silk	IGEPA (for rullproduksjon)
		ClaroSilk	MAP Antalis

Er du i tvil? – rådfør deg gjerne med Strålfors Customer Service.

2.5 Gramvekt

Strålfors anbefaler at det brukes papir med gramvekt over 115 g.

Et bilag bør ikke ha en tykkelse over 1,7 mm. Tykkelser over 1,7 mm må godkjennes av Strålfors. Følgende gramvekt på bilag anbefales av Strålfors.

Format	Produkt	Sider	Overflatevekt
A6 S-E65	Blad/Flyer	2	115 – 170 g
A6 S-E65	Folder	4 – 6	100 – 130 g
A6 S-E65	Brosjyre	8 – 12	90 – 115 g
A5	Blad/Flyer	2	Bestrøket 150-170g Ubestrøket 115-170g
A5	Folder	4 – 6	115 – 150 g
A5	Brosjyre	8 – 12	90 – 130 g
A4	Blad	2	115 – 170 g
A4	Folder	4 – 6	115 – 170 g
A4	Brosjyre	8 – 12	115 – 150 g

Dersom det er påkrevd å bruke papir med lavere gramvekt enn ovenstående anbefaling, skal dette godkjennes av Customer Service/produksjonsansvarlig i Strålfors.

2.6 Minimum og maksimum format for bilag ved konvoluttering

C5 konvoluttering

Størrelse på bilag er maks. 210 mm x 150 mm og min. 146 mm x 75 mm. Formater utenfor dette må testes før produksjon.

C4 konvoluttering

Størrelse på bilag er maks. 210 mm x 297 mm og min. 210 mm x 148 mm. Formater utenfor dette må testes før produksjon.

2.7 Etterbehandling

2.7.1 Skjæring til sluttformat

Det er av største betydning at et produsert bilag som skal konvolutteres, er renskåret korrekt. Avvik i format må ikke være over 0,5 mm. Knivene som brukes må være skarpe slik at skjæresnittet ikke blir urent og frynsete.

2.7.2 Falsing til sluttformat

En folder må være enkelt- eller rullfalset (ikke Z-falset) for at gripingen og matingen skal fungere godt i konvo- lutteringsmaskinene.

Folder eller brosjyre skal falses på korrekt måte, noe som innebærer at trykksakens rygg er rett og at yt- tersidene er i parallell vinkel. Hvis ikke, oppstår problemer ved at griperne ikke klarer trekke bilaget rett inn i konvolutten.

Et bilag som har en gramvekt på 170 g eller over, skal alltid rilles før falsing.

2.7.3 Innbindning

For optimal produksjon skal bilag limes sammen i ryggen. Bilag med 8 sider eller mer kan stiftes. Metalltråden

skal maks være 0,45 mm diameter, og ligge flatt ned mot papiret.

3. Levering og merking av gods til Strålfors

For å kunne garantere kvaliteten stiller vi krav til merking, pakking og levering av gods.

Feil pakking eller manglende merking kan føre til at det oppstår feil f.eks. at feil bilag anvendes. Derfor er det viktig at produsenter av bilag følger rutiner og regler nøye.

3.1 Lasting av gods

Gods til Strålfors skal være lastet i samsvar med følgende:

• Standard EUR-pall format 1200 x 800 mm.

• Maksimal pallhøyde er 145 cm inklusive pall.

• Maksimal pallvekt per pall er 700 kg.

• Godset skal pakkes/stabiliseres slik at det ikke finnes noe gods

utenfor pallens mål (1200 x 800 mm).

Bildeeksempel på riktig lastet gods: Stabilisert med mellomlegg (50–100 mm) av helst masonitt (mindre vekt) eller av spon. Plastet på pallen eller pakket i wellcontainer på EUR-pall.

3.2 Bilag til Strålfors

Bilag med et opplag på mindre enn 10 000 eks

• Mindre opplag som bare krever 1–2 kartonger, kan leveres til Strålfors som bedriftspakke. OBS! Bare ett artikkelnummer per kartong.

• Opplag som krever 3 eller flere kartonger, pakkes i kartong og leveres på EUR-pall som skal være plastet.

• Bilagene skal pakkes støtvis, dvs. vendt 180 grader slik at ryggen gir støtte og ”vender samme vei” for at de skal forbli plane og ikke ”curlede”.

Bilag med et opplag på mer enn 10 000 eks.

• Skal stabiliseres på EUR-pall, plastet eller i wellcontainer, og med mellomlegg (maks. 50–100 mm) av masonitt (eller annet likeverdig material) mellom hvert lag.

• Bilagene som stabiliseres på pall, skal pakkes støttevis, dvs. vendt 180 grader slik at ryggen gir støtte og ”vender samme vei” for at de skal forbli plane og ikke ”curlede”. Bilagene skal være buntede med et omslag/bånd av papir.

Akseptert bilagsbunt med omslag av papir

Eksempler på rett og feil stabling av bilag med ujevn tykkelse

RETT FEIL

Eksempel på feil stabiliserte og pakkede bilag.

1. Feilaktig stabilisert med luftspalte dette ”bryter” og ”curler” trykksaken.

2. Mellomlegget består bare av tynne ark av kartong, noe som ikke gir den stabiliteten som behøves for at bilagene skal være plan.

3. Konsekvensen av denne feilaktige pakkingen blir at bilagene ikke er kjørbare i moderne konvolutteringsmaskiner.

3.3 Merking av gods

Hver kartong og EUR-pall som sendes til Strålfors, skal være tydelig merket med påklistret godsmerking.

Innhold etikett

Pall- eske-rull-annet. For alle vareenheter kreves lik etikett ved at den inneholder minimum det som er notert under ”Nødvendig”

Nødvendig	Ønskelig
Bestillings nr
Artikkel nr
Xxxxxx	Xxxxxxxxx
Leverandør	Lev. tlf nr
Produksjonsdato	Leveringsdato
Varens benevnelse

3.4 Tider og leveringsadresser for godsmottak

Godset skal være levert senest tre dager før produksjonsstart. Bare i unntakstilfeller, f.eks. ved ekspressleve- ring, kan innleveringen finne sted andre tider på døgnet. Ved behov for levering som ekspressgods skal dette meddeles Strålfors så tidlig som mulig.

Strålfors AS Xxxxxxxxxxxxxx 00

0581 Oslo NORWAY

Levering mellom: 07.00–12.00

Telefonnummer for leveringsmelding: x00 00 000 000

Følgende leveringsadresse og telefonnummer skal brukes:

3.5 Feilaktig gods

I tilfeller der gods ankommer Xxxxxxxxx feilaktig lastet eller merket, returneres godset til Kunden med mottaker- frakt.

Hvis det ikke er tid til å returnere feilaktig gods, debiteres avsenderen for tid til ekstra administrasjon ved om- pakking, ommerking eller annen påkrevd tidsbruk etter prisbilaget for Logistic & Service fees.

Feilaktig eller defekt EUR-pall (ikke anvendbar eller som ikke aksepteres ved bytte i ”pallpool”), debiteres per pall etter prisbilaget for Logistic & Service fees.

4. Leverandørfakturaer

OBS! Hvis fakturaen fra leverandør til Strålfors avviker fra den innkjøpsordren som er mottatt fra Strålfors, kre- ver Strålfors at leverandør kontakter ansvarlig innkjøper før fakturaen sendes. Dette for å korrigere et eventuelt avvik eller tilkommende kostnad, og for deretter å få innkjøpers godkjenning av denne endringen.

Etter at innkjøp har godkjent endringen oppdateres innkjøpsverdien i Strålfors’ økonomisystem slik at faktu- raen kan matches mot bestillingen når den ankommer. Hvis leverandør ikke gjennomfører en korrigering av faktura som ikke stemmer med mottatt innkjøpsordre, kan dette medføre omfattende kostnader og adminis- trasjon for Strålfors.

Derfor tar Xxxxxxxxx ikke imot disse feilaktige fakturaene, men sender dem etter kontroll med leverandør med returpost til leverandør for korrigering. Videre administrasjon og betaling av fakturaen skjer dermed ikke før den er korrigert og akseptert av ansvarlig innkjøper og dermed stemmer med den innkjøpsordren som er re- gistrert av Strålfors.

En korrigert og akseptert faktura skal sendes til adressen (eller epost) som angitt nedenfor.

Strålfors AS

Postboks 253 Alnabru

0614 OSLO NORWAY

XXXXxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Leverandørfakturaer skal inneholde følgende obligatoriske opplysninger for at Strålfors på en rasjonell og god måte skal kunne ta imot og administrere fakturaer fra Strålfors SPS eller andre leverandører:

• Strålfors’ innkjøpsordrenummer: (bestillingsnummer)

• Strålfors’ referansenavn

• Leverandørens organisasjonsnummer

• Leverandørens Bankgiro

DENMARK

x00 00 00 00 00

xxxx@xxxxxxxxx.xx x xx.xxxxxxxxx.xx

POLAND

x00 00 00 00 000

x xxx@xxxxxxxxx.xx x xx.xxxxxxxxx.xx

FINLAND

x000 00 000 0000