KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III
for anskaffelse av Hjullaster / redskapsbærer Alstahaug kommune
Innhold
1.2 Anskaffelsens formål og omfang 3
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 4
2.3 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 5
3.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv 6
3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet 6
3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 6
6 Konkurransedokumenter / vedlegg 8
1 GENERELL BESKRIVELSE
1.1 Oppdragsgiver
Opplysninger om oppdragsgiver og oppdragsgivers kontaktperson fremkommer i oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy. Oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy er anskaffelsesportalen Mercell.
All kommunikasjon med oppdragsgiver skal skje gjennom oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy. Dette gjelder også spørsmål og svar.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang
Anskaffelsens formål er å inngå kontrakt om enten kjøp med finansieringsavtale eller leasing av anleggsmaskin i form av 1 Hjullaster / Redskapsbærer.
Anskaffelsen skal tjene det formål at maskinen skal benyttes i vinterberedskap og sommervedlikehold. Med å kunne brukes til aktiviteter som: brøyting, strøing, skjøtsel langs vei, kantslått, og diverse anleggsammenheng under vår sommer og høst. Maskinen skal kunne benyttes til transport av masser.
Bakgrunnen for anskaffelsen er å sikre utstyr av kvalitet til kommunens drift og serviceavdeling. Formålet til anskaffelsen følger med det serviceavdelingen måtte ha behov for i sitt arbeid. Deres behov vil komme frem gjennom en kvalitativ maskinbefaring i evalueringsfasen av tilbydere.
Oppdragsgiver vurderer verdi til å være over EØS terskel for kjøp av varer.
Kontrakten reguleres av kontraktsvilkårene som kommer av kontraktsgrunnlaget. Anskaffelsesdokumentene med sine krav gjelder som kontraktsgjenstand, som tilbyder må levere på etter inngåelse av kontrakt.
Fullstendig beskrivelse av krav som leveransen skal inneholde følger av kravspesifikasjonen. Pristilbud skal omfatte alle kostnader knyttet til spesifikasjonene. Tilbud som ikke tilfredstiller kravspesifikasjonen vil bli avvist.
Anskaffer erklærer seg retten til å selv velge hvorvidt det blir inngått kontrakt på kjøp eller leasing av maskin.
1.4 Deltilbud
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Ved å levere tilbud på kun en av delene leasing eller salg vil tilbudet anses som ufullstendig og medføre avvisning. Tilbud med forbehold og tilbud som er vesentlig utenfor det som etterspørres vil normalt bli avvist jf regelverket.
1.5 Viktige datoer
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 11.01.2024, kl:12:00 |
Frist for å levere tilbud | 22.01.2024, kl:16:00 |
Tilbudsåpning | 23.01.2024 kl: 09:00 |
Evaluering | Uke 4, 5 |
Eventuell tilbudsbefaring/tilbudskonferanse | Uke 4, 5 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | 02.02.2024 |
Utløp av karensperiode | 13.02.2024 |
Kontraktsinngåelse | Uke 7 |
Kunngjøring av inngått kontrakt på Doffin og XXX | Xxxxx 15.03.2024 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 15.03.2023 kl 16:00 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974 del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA § 13- 1(1).
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp.
Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8(1) b. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, jfr. forskriftens § 24-8(2) a.
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter via oppdragsgivers KGV.
Tilbudet skal utarbeides etter retningslinjer gitt i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og leveres elektronisk ved å benytte oppdragsgivers KGV Mercell. Tilbud som ikke har besvart alle oppgavens punkter eller mangler dokumentasjon kan bli avvist.
Det må gis tilbud på både kjøp basert på avdrag og leasing. Det presiseres at det vil kun komme til å bli tildelt kontrakt på enten kjøp eller leasing av 1 maskin, ikke begge.
Pristilbudene som gis, kan involvere innbytte fra Alstahaug kommunes egen maskinpark som egenkapital i pristilbudet. Ut fra hva som blir det mest prisgunstige tilbudet fra tilbyder.
Dette anføres som opsjon. Som aktiveres på melding fra oppdragsgiver, hvis oppdragsgiver ser dette som formålstjenlig. Opsjonene kommer frem i prisskjema hvor tilbyder har anledning til å sette opp en egen prispost for pristilbud inklusiv innbytte av følgende maskiner:
• 2008 Wille 855 c (6800 maskintimer) 2 hjulsett
• 2003 JCB fastrac 2135 (5203 maskintimer) 2 hjulsett, snowek U-420 M/brøyteplate.
Maskinene kan besiktiges på tilbyders regning i Sandnessjøen ved ønske. Men anses ikke som nødvendig for å gi tilbud på innbytte. Bilder av maskinene ligger vedlagt og dette anses som tilstrekkelig til å vurdere pris til innbytte. Tilbyder må selv evaluere verdien på innbytte, og gi bindende tilbud på kommunens maskiner.
Det er det ene, laveste pristilbudet per måned som vil bli benyttet for evaluering av tildelingskriteriet pris.
Krav til utfylt prisskjema
Tilbyder må levere pristilbud på både:
• Leasing og
• Kjøp - med finansieringsavtale og avdrag med nedbetalingsplan på 10 år
Tilbyder kan levere pristilbud på:
• Leasing inklusivt innbytte
• Kjøp- med finansieringsavtale og avdrag med nedbetalingsplan på 10 år inklusivt innbytte
2.2 Vedståelsesfrist
Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.5 ovenfor.
2.3 Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i konkurransegjennomføringsverktøy.
2.4 Tilleggsopplysninger
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, eller er uklare, kan leverandøren be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver via konkurransegjennomføringsverktøy.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via konkurransegjennomføringsverktøy.
Tilbyder står for kostnader knyttet til utforming av tilbudet.
3 KVALIFIKASJONSKRAV
3.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller registrert i et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. | • Norske selskaper: Firmaattest • Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. |
3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud. | Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt |
3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha erfaring fra sammenlignbare oppdrag. | Beskrivelse av leverandørens 3 viktigste vareleveransene i relevante oppdrag. De siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Dette kan for eksempel være tidligere salg av maskiner med opplevd service fra tidligere kjøpere. |
4 TILDELINGSKRITERIER
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Tildelingskriterier | Vekting | Dokumentasjonskrav |
Pris / Kostnad • Under dette kriteriet vurderes: - Tilbudt pris | 30% | • Utfylt prisskjema Tilbudt pris skal inkludere alle fraktkostnader involvert i anskaffelsen. |
Tildelingskriterier | Vekting | Dokumentasjonskrav |
Kvalitet • Under dette kriteriet vurderes: - Funksjonelle egenskaper: Kjøreopplevelse og behovsvurdering av arbeidere fra Alstahaug kommune - Tilgjengelighet, teknisk bistand og kundeservice: Grad av service, garantitid, og leveringstid på deler | 70 % (80%) (20%) | • Dette kriteriet vil bli evaluert av oppdragsgiver under en fysisk befaring etter kvalitative kriterier. Dette vil bli vurdert sammen med utfylt spesifikiasjoner om funksjonelle egenskaper. • Utfylt kravspesifikasjon. Med en beskrivelse av grad av service, garantitid, og leveringstid på deler som spesifisert i kravspesifikasjon. |
4.1 Evalueringsmetode
Tilbudet vil bli evaluert med å vekte kvalitet 70% og pris 30%. Kvalitetskriteriet er videre inndelt i en intern vektning på 80% (kjøreopplevelse og behovsvurdering), og 20% (Grad av service, garantitid, og leveringstid på deler). Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene ved sammenligne vektet gjennomsnitt basert på tilbudenes kvalitet på de kvalitative tildelingskriteriene og tilbudt pris.
Tilbyderen som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet vil bli innstilt til kontrakt.
Kvalitet (70%)
Kjøreopplevelse og behovsvurdering av arbeidere fra Alstahaug kommune (80%) Kjøreopplevelse og behovsvurdering vil bli evaluert med en fysisk befaring av representant fra kommunens brøytemannskap. Her vurderers maskinen samlet ut fra en poengskala på 1- 10, hvor 10 er maksimalt poeng som tildeles. Dette vil bli vurdert sammen med utfylt spesifikiasjoner om funksjonelle egenskaper. Hvor den maskinen som vurderes til best kvalitet kommer best ut i dette kriteriet.
For å sikre effektiv bruk av samfunnets ressurser og redusere klimaavtrykket til anskaffelsen knyttet til reise samtidig ivareta Lov om offentlige anskaffelser § 1 og § 5, så vil kommunen ved tilfeller hvor at flere av tilbyderne tilbyr samme modelltype så vil kommunen befare maskinen som krever minst reisevirksomhet, så videre generalisere resultatet til å gjelde de andre tilbudene med lik maskin for å begrense klimaavtrykket og kostnadene knyttet til anskaffelsen.
Grad av service, garantitid, og leveringstid på deler (20%)
Ved evaluering av grad av service, garantitid, og leveringstid på deler som spesifisert i kravspesifikasjon. Så vil det beste tilbudet gis en maksimal poengsum på 10 poeng. De andre tilbudene vil bli gitt poeng relativt til det beste tilbudet.
Pris (30%)
Ved evaluering av priskriteret vil det benyttes en relativ modell hvor alternativet med lavest tilbudt pris gis maksimal poengsum på 10 poeng. De andre tilbudene vil bli vurdert ut fra differansen fra denne prisen.
5 INNLEVERING AV TILBUD
Tilbudet skal leveres via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy: Mercell
Tilbudet skal i sin helhet leveres etter den utformingen oppdragsgivers angir, innen tilbudsfristen. Innlevering av tilbud pr e-post eller lignende vil medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal være bindende til og med vedståelsesfristen. Leverandøren har risiko for uklarheter i tilbudet.
Krav som gjelder for innholdet i og utformingen tilbudet følger 5.1
Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i konkurransedokumentene. Tilbud som ikke tilfredstiller kravspesifikasjonen vil bli avvist. Dokumentasjon skal lastes opp som pdf- filer.
Dokumenter som skal fylles ut og leveres med tilbudet er:
• Tilbudsbrev
• Kvalifikasjonskrav Skatteattest Firmaattest
Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag.
• Utfylt Kravspesifikasjon
• Utfylt Prisskjema
6 Konkurransedokumenter / vedlegg
• Konkurransegrunnlag
• Kontraktsgrunnlag
• Maskiner til verdivurdering og innbytte
• Kravspesifikasjon
• Prisskjema