Arbeids- og velferdsetaten v/NAV Økonomi- og styringsavdelingen, Anskaffelsesseksjonen
Arbeids- og velferdsetaten v/NAV Økonomi- og styringsavdelingen, Anskaffelsesseksjonen
Konkurransegrunnlag del II Rammeavtalen
Anbudsnummer 20/8366
Anskaffelse av biler
Kunde: Arbeids- og velferdsetaten v/Styringsenhet Hjelpemidler og tilrettelegging
Leverandør: Rammeavtalenummer:
INNHOLDSFORTEGNELSE
1. AVTALENS FORMÅL OG OMFANG 4
1.1 Avtalens formål 4
1.2 Avtaledokumentene 4
1.3 Tolking og rangordning 4
1.4 Forbehold om bevilgninger 5
1.5 Varighet og oppsigelse 5
2. GJENNOMFØRING AV AVROP OG LEVERING 5
2.1 Avrop 5
2.1.1 Ordrebekreftelse og oppfølgende ordrebekreftelse 6
2.1.2 Parallelle rammeavtaler 6
2.1.3 Avropsmekanismen i tilfellene regulert i punkt 2.1.2.1 og 2.1.2.2 7
2.2 Levering 7
2.3 Leveringsbetingelser og risikoovergang 7
2.4 Eiendomsrett 7
2.5 Avbestilling av avrop 7
3. ENDRINGER AV AVTALEN 8
3.1 Endringer og tillegg til Avtalen 8
3.2 Endringer av biler og nye bilmodeller 8
3.3 Endring av avropsavtaler 9
4. PARTENES PLIKTER 9
4.1 Leverandørens ansvar 9
4.1.1 Leverandørens ansvar og kompetanse 9
4.1.2 Leverandørens ansvar for sine leveranser 9
4.1.3 Ansvar for underleverandører 9
4.1.4 Samarbeid med tredjepart 10
4.1.5 Kundens etiske retningslinjer 10
4.1.6 Xxxxxxx innsynsrett 10
4.1.7 Statistikker 10
4.1.8 Reklame 11
4.2 Etiske krav til sosialt ansvarlig produksjon 11
4.3 Kundens plikter 11
4.3.1 Medvirkning 11
4.3.2 Kundens ansvar for klarhet overfor Leverandøren 11
4.4 Møter 11
4.5 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon 11
4.6 Taushetsplikt 12
4.7 Personvern 12
5. PRIS OG BETALINGSBETINGELSER 12
5.1 Priser 12
5.1.1 Prisoversikter 13
5.2 Fakturering og betaling 13
5.3 Prisendring 13
5.4 Forsinkelsesrente 13
6. GARANTIPERIODE 13
6.1 Omfang 13
6.2 Ytelsesnivå 14
7. MISLIGHOLD 14
7.1 Leverandørens mislighold – forsinkelse og mangel 14
7.1.1 Forsinkelse 14
7.1.2 Dagbot 14
7.1.3 Mangel 15
7.1.4 Reklamasjonsperiode - avhjelp 15
7.1.5 Avhjelp fra tredjepart 15
7.1.6 Prisavslag 15
7.1.7 Heving 15
7.1.8 Erstatning 15
7.1.9 Erstatningsbegrensning 16
7.2 Leverandørens mislighold - rettslig mangel 16
7.2.1 Krav mot Xxxxxx fra tredjepart 16
7.2.2 Plikt til å føre sak for egen regning 16
7.2.3 Plikt til å avhjelpe rettslige mangler 16
7.2.4 Heving 16
7.2.5 Erstatning 16
7.2.6 Erstatning til tredjepart 16
7.3 Kundens mislighold 17
7.3.1 Hva som anses som mislighold 17
7.3.2 Varslingsplikt 17
7.3.3 Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett 17
7.3.4 Betalingsmislighold 17
7.3.5 Heving 17
7.3.6 Erstatning 17
8. ØVRIGE BESTEMMELSER 18
8.1 Forsikringer 18
8.2 Overdragelse av rettigheter og plikter 18
8.3 Konkurs, akkord eller lignende 18
8.4 Force majeure 18
9. TVISTER 19
9.1 Rettsvalg 19
9.2 Forhandlinger 19
9.3 Mekling 19
9.4 Domstolsbehandling 19
1. AVTALENS FORMÅL OG OMFANG
1.1 Avtalens formål
Denne rammeavtalen, heretter benevnt Avtalen, mellom Kunden og Leverandøren, regulerer kjøp av biler som beskrevet i bilag 1 og 2. Det er en forutsetning at leverandøren kan levere biler til alle landets fylker, og at leverandøren er representert ved minimum en forhandler i hvert fylke.
Avtalen forplikter Kunden til, ved behov for nye biler, å bestille de biler som fremgår av bilag 2 i avtaleperioden. Kunden er ikke forpliktet til å kjøpe en bestemt antall biler i avtaleperioden.
Bestilling skjer gjennom avrop på Avtalen etter bestemmelsene i punkt 2.
Det presiseres at dersom brukers behov ikke kan dekkes av rammeavtalens spesifiserte biler, har Kunden rett til å anskaffe biler som kan avhjelpe det aktuelle behovet fra andre leverandører i markedet. Slike anskaffelser gjennomføres i NAV bilsentrenes regi i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
Avtalene skal heller ikke være til hinder for at biler som er innkjøpt under tidligere avtaler skal kunne gjenbrukes.
1.2 Avtaledokumentene
Følgende bilag er en del av Avtalen:
Bilag | Beskrivelse | ||||
Bilag 1 | Behov- og kravspesifikasjon | ||||
Bilag 2 | Produkt- og prisskjema | ||||
Bilag 3 | Krav til faktura | ||||
Bilag 4 | Endringskatalog | ||||
Bilag 5 | Avvik | ||||
Bilag 6 | Kontraktsvilkår – etiske krav | ||||
1.3 Tolking og rangordning
Ved motstrid skal følgende tolkningsprinsipper legges til grunn:
1. Endringer til generell avtaletekst går foran opprinnelig generell avtaletekst (dette dokumentet), men bare i den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. Ved motstrid der endringen ikke er klart spesifisert som angitt, går den opprinnelige generelle avtaleteksten foran endringene.
2. Bilag 2 går foran bilag 1, men bare i den utstrekning det fremgår klart og utvetydig hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til. Ved motstrid der endringen ikke er klart spesifisert som angitt, går bilag 1 foran bilag 2.
3. Hvis det er motstrid mellom et bilag og den generelle avtaleteksten, går bilaget bare foran den generelle avtaleteksten hvis det fremgår klart og utvetydig av bilaget hvilket punkt eller hvilke punkter som er endret, erstattet eller gjort tillegg til.
4. Avtalen går foran møtereferater, notater og liknende dokumenter som utferdiges av partene.
1.4 Forbehold om bevilgninger
Avtalen er inngått med forbehold om at Stortinget, så lenge Avtalen løper, bevilger de nødvendige midler til gjennomføring av Avtalen og de enkelte avropsavtalene. Manglende bevilgning gir ikke Leverandøren rett til å kreve erstatning for det tap han måtte lide som følge av at Kunden ikke kan oppfylle sine forpliktelser etter Avtalen på dette grunnlag, med mindre Kunden har opptrådt forsettlig eller grovt uaktsomt.
Dersom Kunden ønsker en styrt avvikling, kan partene avtale dette. Leverandøren skal i så fall få dekket sine omkostninger med slik avvikling.
1.5 Varighet og oppsigelse
Avtalen er gyldig fra det tidspunktet begge parter har undertegnet Avtalen. Avrop på Avtalen kan skje i perioden fra og med 1.11.2021 til og med 31.10.2023. Oppdragsgiver (Kunden) har opsjon på forlengelse(r) av hele eller deler av avtalen én eller flere ganger i en periode på inntil 2 år fra 1.11.2023.
Varsel om forlengelse skal gis skriftlig senest 1 (en) måned før den gjeldende avtaleperioden utløper. Varselet skal angi hvor lenge og hvilke deler av Avtalen som blir forlenget.
Kunden kan til enhver tid si opp Avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Fristen for oppsigelse er en måneds skriftlig varsel dersom Kunden har saklig grunn. Leverandøren har rett til å si opp Avtalen med seks måneders skriftlig varsel hvis det foreligger saklig grunn.
Oppsigelse av Avtalen får ingen innvirkning på avrop som er foretatt før Avtalen opphører.
2. GJENNOMFØRING AV AVROP OG LEVERING
Alle biler som det inngås kontrakt på vil bli gitt HMS artikkelnummer og lastet inn i hjelpemiddelapplikasjonen til NAV hjelpemiddelsentraler/NAV bilsentre. HMS artikkelnummer vil bli benyttet ved varebestillinger til Leverandøren.
2.1 Avrop
Hvert enkelt NAV bilsenter kan foreta avrop på Avtalen. Kontaktinformasjon til bilsentrene finnes her:
xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/xxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxx/xxxxxxxx- informasjon/regionale-bilsentre
Alle kjøp på Avtalen foretas gjennom skriftlige avrop til Leverandøren.
Det er et krav at Leverandøren har et sentralt bestillingssystem og at Kunden har én adresse å forholde seg til hos Leverandøren. Leverandøren skal ha ett kontaktpunkt som skal motta og effektuere avrop fra Kunden.
Det enkelte avrop skal avtales særskilt og reguleres av Avtalen for øvrig.
2.1.1 Ordrebekreftelse og oppfølgende ordrebekreftelse
Leverandøren skal i løpet av to virkedager, skriftlig bekrefte mottak av et avrop. Bekreftelsen sendes til oppgitt e-post adresse på bestillingsformularet.
Oppfølgende ordrebekreftelse som bekrefter leveringsuke og pris på leveranse, skal sendes til samme sted så snart som mulig og senest innen 4 uker.
2.1.2 Parallelle rammeavtaler
Fordelingsmekanismen ved avrop er at bilen som er rangert som nummer 1 i den aktuelle delkontrakten, først skal vurderes opp mot brukers behov for et nødvendig og hensiktsmessig hjelpemiddel. Dersom denne bilen tilfredsstiller behovet, skal den i utgangspunktet bestilles. Dersom den ikke tilfredsstiller behovet, skal bilen som er rangert som nummer 2, vurderes opp mot brukerbehovet osv.
I bilsentrenes vurdering av hvorvidt en bil tilfredsstiller brukers behov på en nødvendig og hensiktsmessig måte, skal det også ses hen til at bilen skal ombygges til bruker. Dersom kostnad for ombyggingen er vesentlig lavere på en lavere rangert bil, kan NAV i unntakstilfeller vurdere det som hensiktsmessig å velge den lavere rangerte bilen for å oppnå en økonomisk fordelaktig totalløsning. NAV kan derfor i disse tilfellene fravike rangeringen og velge lavere rangert bil.
Det er bilsentrenes personell, i samråd med bruker og kommunehelsetjenesten, som definerer brukers behov. Når det gjelder brukers adgang til å velge annen hensiktsmessig bil, se punktene 2.1.2.1 og 2.1.2.2.
2.1.2.1 Bruker er tilstått bil fra NAV, men velger en annen hensiktsmessig bil i samme modellserie
Når bruker har fått tilstått en bil kan han velge å kjøpe en annen bil fra samme modellserie. Betingelsen for å kjøpe en annen bil fra samme modellserie som tilstått bil er en del av, er at bilen er hensiktsmessig for bruker og at bruker dekker merkostnaden selv.
2.1.2.2 Bruker er tilstått bil fra NAV, men velger en annen hensiktsmessig bil fra en annen delkontrakt
Dersom bruker ønsker det, og dekker eventuelle merkostnader selv, kan bruker oppgradere fra bilen som NAV har tilstått, til annen hensiktsmessig bil fra en annen delkontrakt, i følgende tilfeller:
A. Bruker har fått innvilget bil med tohjulstrekk, men ønsker å kjøpe bil med firehjulstrekk.
B. Xxxxxx har fått innvilget en bil, men ønsker å kjøpe en større bil. Det gjelder i de tilfellene der brukeren får tilstått liten bil (delkontrakt 1 og 2), men ønsker å kjøpe en middels stor eller stor bil (delkontrakter 3-8), og i de tilfellene brukeren får tilstått middels stor bil (delkontrakt 3-6), men ønsker å kjøpe en stor bil (delkontrakt 7-8).
2.1.3 Avropsmekanismen i tilfellene regulert i punkt 2.1.2.1 og 2.1.2.2
Først identifiseres bilen som dekker brukers behov for en nødvendig og hensiktsmessig bil, slik det er beskrevet i punkt 2.1.2. Deretter kan bruker oppgradere til annen modell fra samme leverandør, så lenge modellen er på avtale og er vurdert å være hensiktsmessig for bruker, samt vilkårene i punkt 2.1.2.1 eller 2.1.2.2 er oppfylt.
Dersom den aktuelle leverandøren ikke har en bil med ønsket funksjon/egenskap på avtale, kan den høyest rangerte bilen i delkontrakt for biler med ønsket funksjon/egenskap, bestilles. Dersom bilen som er rangert som nr. 1 i denne delkontrakten ikke dekker brukers behov for et nødvendig og hensiktsmessig hjelpemiddel, skal bilen som er rangert som nummer 2 vurderes opp mot behovet osv.
2.2 Levering
Levering skjer på den måten og med de frister som er spesifisert i bilag 1.
2.3 Leveringsbetingelser og risikoovergang
Leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP) Bilombygger iht. avrop, Incoterms 2020, gjelder for levering av biler.
Risikoen for skade på eller tap av biler mv. på grunn av en tilfeldig begivenhet, går over fra Leverandøren til bilombygger på det tidspunkt bilen er levert til bilombygger og bilombygger har signert for mottak av bilen.
Bilombygger skal levere ferdig ombygget bil tilbake til Leverandøren for klargjøring og utlevering. Risikoen for skade på eller tap av den ferdig ombygde bilen og det kjøretekniske utstyret, på grunn av en tilfeldig begivenhet, går over fra bilombygger til Leverandøren på det tidspunktet bilombyggeren leverer bilen tilbake til Leverandøren.
Risikoen for skade på eller tap av biler mv. på grunn av en tilfeldig begivenhet, går over fra Leverandøren til bruker på det tidspunkt Leverandøren leverer bilen ut til bruker og bruker har signert for mottak av bil.
2.4 Eiendomsrett
Biler som leveres etter Avtalen blir Xxxxxxx eiendom fra og med Leveringsdagen. Eiendomsrettens overgang medfører at Kunden får full faktisk og rettslig råderett over bilen, med de begrensinger som eventuelt er gjort i Avtalen med bilag.
2.5 Avbestilling av avrop
Før ytelsen er levert kan Kunden skriftlig avbestille avropet med umiddelbar virkning.
Ved avbestilling kan Leverandøren kreve dekket direkte, dokumenterte og påregnelige utgifter Leverandøren har hatt i forbindelse med arbeid i forbindelse med planlegging eller gjennomføring av leveransen frem til avbestillingen er mottatt.
3. ENDRINGER AV AVTALEN
3.1 Endringer og tillegg til Avtalen
Endringer av eller tillegg til Avtalen skal skje skriftlig gjennom utstedelse av endringsavtale, og skal være datert og undertegnet av bemyndiget personell fra hver av avtalepartene.
Det skal føres et løpende register, bilag 4, over endringer og tilføyelser til Avtalen.
3.2 Endringer av biler og nye bilmodeller
Hvis Leverandøren i avtaleperioden har behov for å endre en bil som faller inn under Avtalen, skal det sendes en skriftlig søknad til Kunden. Kunden skal varsles så snart Leverandøren får opplysninger som tilsier at bilmodeller omfattet av rammeavtalen vil bli gjenstand for endringer. Med endringer menes blant annet at bilmodellens spesifikasjon endres fra produsentens side.
Samme forhold gjelder for endring i avtalt ekstrautstyr. Endringer kan ikke foretas uten at de er godkjent av Kunden. Det forutsettes at endringen er innenfor anskaffelsesregelverkets rammer. Den endrede bilmodellen skal tilfredsstille kravene i bilag 1.
En bilmodell som tas ut av produksjon i avtaleperioden kan, etter at Kundens godkjennelse er innhentet, erstattes av tilsvarende modell eller en modell som er videreutviklet av produsenten med hensyn til sikkerhet og/eller funksjon. Det forutsettes at endringen er innenfor anskaffelsesregelverkets rammer. Den nye bilmodellen skal tilfredsstille kravene i bilag 1.
Leverandøren skal forevise ny bilmodell/versjon til NAV for godkjenning.
I de tilfellene der ny bilmodell eller endring på bilmodellen er godkjent av NAV, skal Leverandøren vederlagsfritt, etter avtale, gjennomføre én demonstrasjon ved hvert NAV bilsenter. Dersom NAV mener det ikke er behov for demonstrasjoner ved alle bilsentrene, skal demonstrasjonen(e) gjennomføres ved den (de) bilsenteret/ene som NAV utpeker.
Demonstrasjonen skal foretas så snart det er mulig, uten ugrunnet opphold, etter at NAV har godkjent modellendringen eller byttet av bilmodellen. NAV forbeholder seg retten til ikke å gjøre avrop på biler før bilene er demonstrert på bilsentrene.
Skriftlig søknad om slike endringer eller bytte skal være Kunden i hende minimum 45 virkedager før det tidspunktet Leverandøren ønsker endringen gjennomført.
Søknad om endringer av biler og nye bilmodeller skal være vedlagt samme produkttilknyttet dokumentasjon som i opprinnelig tilbud.
3.3 Endring av avropsavtaler
Endringer av eller tillegg til de enkelte avropsavtalene skal avtales skriftlig.
Hvis Leverandøren mener at leveransens innhold eller omfang endres før det er sluttført, må han uten ugrunnet opphold meddele dette skriftlig til den aktuelle NAV bilsenter. Er dette ikke gjort skal leveransen gjennomføres til avtalt tid og pris.
Leverandøren skal i nevnte meddelelse opplyse hva han mener endringen består i, og hvilke konsekvenser det har for leveringstid og pris. Blir ikke partene enige, løses tvisten som foreskrevet i punkt 9 Tvister. Hvis partene blir enige, inngås skriftlig avtale som nevnt i første ledd.
4. PARTENES PLIKTER
4.1 Leverandørens ansvar
4.1.1 Leverandørens ansvar og kompetanse
Leverandøren skal være Kundens samarbeidspartner og gi Kunden høy prioritet.
Leverandøren har plikt til å informere Kunden om endringer i egen eierstruktur, fusjoner, fisjoner og lignende.
Avrop skal gjennomføres i samsvar med Avtalen og skal utføres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard.
Henvendelser fra Kunden skal besvares uten ugrunnet opphold.
Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av leveransen, herunder eventuelle forventede forsinkelser.
4.1.2 Leverandørens ansvar for sine leveranser
Leverandøren har ansvar for at den enkelte leveranse stemmer med formål, krav og spesifikasjoner som fremgår av denne Avtalen og de enkelte avropsavtalene.
Leverandøren innestår for at han har tilstrekkelige kvalitative og kvantitative ressurser og tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre leveranser i samsvar med Avtalen.
4.1.3 Ansvar for underleverandører
Dersom Leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre leveranser som følger av Avtalen, er Leverandøren fullt ansvarlig for utførelsen av disse leveransene på samme måte som om Leverandøren selv stod for utførelsen.
Leverandøren må også sørge for at underleverandører er underlagt samme regler om taushetsplikt som gjelder for Leverandøren selv. Om nødvendig skal også underleverandør undertegne taushetserklæring, jamfør punkt 4.6.
Eventuell uoverensstemmelse mellom Leverandøren og underleverandør er Kunden uvedkommende.
All samhandling vedrørende spørsmål i tilknytning til Avtalen skal kun foregå mellom Leverandøren og Kunden, med mindre partene avtaler noe annet.
4.1.4 Samarbeid med tredjepart
Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart utpekt av Xxxxxx i den utstrekning Kunden finner dette nødvendig for gjennomføring av leveransen. Kunden skal så langt som praktisk mulig angi behov for slikt samarbeid ved de enkelte avrop. Leverandøren plikter i slike tilfeller å ha en uavhengig stilling og opptre i samråd med Kunden.
Leverandøren er fritatt for pliktene som er nevnt i første avsnitt hvis han sannsynliggjør at slikt samarbeid vil innebære en vesentlig ulempe i forhold til hans eksisterende underleverandører eller øvrige forretningsforbindelser.
4.1.5 Kundens etiske retningslinjer
Leverandøren skal ikke tilby Kunden og den faste eller innleide personell noen form for gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller ment å påvirke Kundens personell i sine tjenstlige handlinger.
Leverandøren plikter i alle tilfelle å forholde seg til de til enhver tid gjeldende etiske retningslinjer, jf. de generelle «Etiske retningslinjer for statstjenesten».
Ved brudd på denne bestemmelsen har Xxxxxx rett til å si opp Avtalen umiddelbart.
4.1.6 Kundens innsynsrett
Innsynsretten omfatter nødvendige kontrollhandlinger for å verifisere at leveransene er iht. Avtalen. Leverandøren skal vederlagsfritt yte rimelig assistanse ved slikt innsyn.
For å sikre at Avtalens betingelser og innhold er fulgt og Kundens etiske retningslinjer er etterlevd, skal Kunden eller den han bemyndiger ha rett til innsyn i Leverandørs systemer, prosesser og all relevant dokumentasjon som Kunden eller den han bemyndiger anser som nødvendig for å bekrefte nevnte forhold.
Leverandøren skal sikre at Kunden har tilsvarende innsynsrett hos underleverandører dersom dette av Xxxxxx og Leverandøren vurderes nødvendig for å verifisere Leverandørens evne til å oppfylle sine forpliktelser overfor Xxxxxx.
Frist for å kreve innsyn er begrenset til 3 år etter at siste betaling har funnet sted. Ved faktisk innsyn kan man gå tilbake i tid så langt Avtalen har vart.
4.1.7 Statistikker
Leverandøren skal på forespørsel avlevere periodiske salgsstatistikker til Kunden. Statistikkene skal oversendes elektronisk på et slikt skjema som Kunden bestemmer. Statistikk skal på forespørsel inneholde avropets totalkostnad (herunder hva NAV har betalt, hva bruker har betalt og engangsavgift).
4.1.8 Reklame
Leverandøren forplikter seg til ikke å bruke avtalen med NAV i reklameøyemed. Det tillates allikevel at det på en nøytral måte informeres om at leverandøren har avtale med NAV om levering av et gitt produkt med henvisning til Hjelpemiddeldatabasen.
Leverandøren forplikter seg også til å innta tilsvarende bestemmelse overfor sine eventuelle underleverandører.
4.2 Etiske krav til sosialt ansvarlig produksjon
NAVs leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Varer som leveres til NAV skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt i konkurransegrunnlagets del III, bilag 6. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet.
Alle leverandører kan etter kontraktsinngåelse bli bedt om å dokumentere arbeidet med oppfølgingen av etiske krav til sosialt ansvarlig produksjon i henhold til bilag 6.
4.3 Kundens plikter
4.3.1 Medvirkning
Kunden skal lojalt medvirke til gjennomføring av Avtalen og de enkelte avrop.
Kunden skal uten ugrunnet opphold varsle Leverandøren om forhold Kunden forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av leveransen, herunder eventuelle forventede forsinkelser.
4.3.2 Kundens ansvar for klarhet overfor Leverandøren
Som grunnlag for Leverandørens leveranser påtar Kunden seg ansvaret for å ha gitt uttrykk for formålet med avropet og sine krav og behov på en klar måte.
4.4 Møter
Dersom en part finner det nødvendig, kan parten innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten Avtalen blir gjennomført på.
Alle møter skal gjennomføres i Kundens lokaler, dersom partene ikke avtaler annet i det enkelte tilfelle.
4.5 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon
Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring, og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for leveransen uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale.
Leverandøren har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens de befinner seg under Leverandørens kontroll.
4.6 Taushetsplikt
Reglene om taushetsplikt i arbeids- og velferdsforvaltningsloven § 7 kommer til anvendelse for partene i denne Avtalen og andre som partene eventuelt svarer for.
Om nødvendig skal det undertegnes taushetserklæring. Det skal i tilfelle angis hvilke opplysninger som omfattes av taushetsplikten, og hvordan den skal ivaretas. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene, skal pålegges å bevare taushetsplikt også etter fratredelsen.
Taushetsplikten gjelder også etter Avtalens opphør.
4.7 Personvern
Leverandøren er ansvarlig for at eventuell behandling av personopplysninger skjer i henhold til kravene i gjeldende lover og regler om personvern, inkludert personopplysningsloven og GDPR.
Dersom gjennomføring av Avtalen innebærer at Leverandøren behandler personopplysninger på vegne av Kunden, så er Leverandøren databehandler for Kunden. Avrop på Avtalen forutsetter da at det foreligger gyldig databehandleravtale mellom Leverandøren og Kunden. Ved motstrid mellom denne Avtalen og Databehandleravtalen når det gjelder forhold spesifikt knyttet til personvern, går Databehandleravtalen foran Avtalen.
Dersom NAV og leverandør på signeringstidspunktet for Avtalen har inngått en tilfredsstillende overordnet databehandleravtale som skal gjelde all behandling av personopplysninger som Leverandøren gjør på vegne av NAV i forbindelse med leveranser av biler, er det ikke nødvendig å inngå en egen databehandleravtale for Leverandørs behandling av personopplysninger på vegne av Kunden i forbindelse med denne rammeavtalen.
All behandling av personopplysninger på vegne av Xxxxxx (inkl. lagring, prosessering og tilgang til data) skal skje i EØS-området eller i EUs forhåndsgodkjente tredjeland.
5. PRIS OG BETALINGSBETINGELSER
5.1 Priser
Priser som omfattes av Avtalen er spesifisert i bilag 2, produkt- og prisskjema. Alle priser er i norske kroner (NOK).
I bilag 2, produkt- og prisskjema, skal det oppgis en fast, prosentvis rabattsats for hver tilbudte bil/modellserie. Rabatten skal gis på listepris, dvs. på pris ekskl. mva. og engangsavgift, men inkl. skatter og avgifter, ekspedisjonsgebyr, klargjøringskostnader, sommer- og vinterdekk på felg, frakt og evt. gebyrer.
Rabattsatsen står fast i hele avtaleperioden.
5.1.1 Prisoversikter
Leverandøren skal utarbeide bilspesifikasjonsskjemaer med priser for hver enkelt bilmodell som omfattes av denne Avtalen. Bilspesifikasjonsskjemaene vil danne grunnlaget for kjøp og utarbeidelse av avrop.
5.2 Fakturering og betaling
Fakturering skjer per avrop. Leverandøren skal fakturere NAV og bruker dersom bruker skal betale egenandel. Faktura sendes NAV og eventuelt bruker innen fem virkedager etter levering.
Fakturering skjer etter at levering er gjennomført og varen kvittert for av mottaker, jf. bilag 1 punkt 5.4. Xxxxxxxx skal skje i henhold til faktura med forfall per 30 dager etter fakturadato.
NAV skal betale den til enhver tid gjeldende engangsavgift. Dersom engangsavgiften endres i tidsrommet mellom bestilling og levering, skal summen på fakturaen justeres tilsvarende.
Hvis Leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre leveranser som følger av Avtalen, skal faktura likevel utstedes fra Leverandøren.
Kopi av vognkort og undertegnet leveringsbekreftelse skal legges ved faktura.
Se bilag 3 Krav til faktura for øvrige krav til faktura, herunder fakturaadresse med mer.
5.3 Prisendring
Priser på biler i denne avtalen skal ikke på noe tidspunkt i avtaleperioden øke mer enn prisene for tilsvarende modeller fra samme leverandør i det øvrige markedet i Norge.
Ved prisjusteringer skal Leverandøren sende NAV nye prisoversikter med nye gjeldende priser, i god tid, og minst 14 dager før prisjusteringen skal gjelde. Prisoversiktene sendes i Mercell.
Prisjusteringen (med unntak av engangsavgift) vil ikke gjøres gjeldende før 14 virkedager etter mottatt krav.
Leverandøren skal, på forespørsel, sende oversikter over prisutvikling på biler i denne avtalen og prisutvikling for tilsvarende biler for markedet for øvrig til NAV.
5.4 Forsinkelsesrente
Hvis Xxxxxx ikke betaler til avtalt tid har Leverandøren krav på rente av det beløp som er forfalt til betaling, i henhold til lov om renter ved forsinket betaling med mer.
6. GARANTIPERIODE
6.1 Omfang
Forutsatt normal, aktsom bruk fra Kundens side, skal Leverandøren i en garantiperiode uten ekstra kostnad utbedre feil og mangler på varene som er levert i medhold av denne Avtalen. Dette omfatter alle deler og all arbeidsinnsats, bortsett fra det som henger sammen med normal
slitasje av forbruksmateriell. Det forutsettes at Kunden reklamerer skriftlig innen rimelig tid etter at feilen eller mangelen er oppdaget eller burde ha vært oppdaget.
Nybilgaranti: Garantiperioden for nybil er minimum 5 – fem – år eller minimum 100 000 kjørte km etter hva som først inntreffer.
Lakkgaranti: Garantiperioden for lakk er minimum 3 – tre – år eller minimum 100 000 kjørte km etter hva som først inntreffer.
Garantiperioden er regnet fra bilens registreringsdato.
Ved garantireparasjon der bilen ikke er kjørbar, dekker Leverandøren transport av bilen tur/retur til det verkstedet som utfører garantireparasjonen.
6.2 Ytelsesnivå
Arbeidet med å avhjelpe feil og mangler i garantiperioden skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at Leverandøren har fått melding om feilen eller mangelen.
Xxxxxx Xxxxxx krever det, er Leverandøren uten ugrunnet opphold forpliktet til å prioritere avhjelp foran alt annet arbeid etter Avtalen.
7. MISLIGHOLD
7.1 Leverandørens mislighold – forsinkelse og mangel
7.1.1 Forsinkelse
Dersom levering ikke skjer til avtalt tid, og det ikke skyldes force majeure eller Kundens forhold, foreligger forsinkelse fra Leverandørens side.
Kunden skal varsles så snart Leverandøren har mulighet for å konstatere at leveransen vil bli forsinket. Leverandøren har plikt til å redegjøre for årsaken til forsinkelsen, samt gi Xxxxxx beskjed om nytt /forventet leveringstidspunkt.
Leverandøren forplikter seg til å varsle Kunden dersom det vil inntreffe ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt.
7.1.2 Dagbot
Ved forsinkelse påløper automatisk dagbot med 0,15 % av avtalt vederlag uten merverdiavgift og engangsavgift for det konkrete avropet for hver kalenderdag forsinkelsen varer, med til sammen inntil 15 % av vederlaget for avropet. Det er leverandørens ansvar å beregne og gjøre fratrekk for dagboten ved fakturering.
Dagbøtene skal til sammen ikke utgjøre mer enn 15 % av vederlaget for hele avropet uten merverdiavgift. Det samlede tidsrom dagbøter påløper utgjør dagbotperioden.
7.1.3 Mangel
Det foreligger mangel dersom formål, krav eller spesifikasjoner som er fastsatt i Avtalen ikke er overholdt, uten at det skyldes force majeure eller Kundens forhold.
7.1.4 Reklamasjonsperiode - avhjelp
Leverandøren har i en reklamasjonsperiode plikt til å avhjelpe alle mangler som viser seg uten ekstra kostnad for Kunden. Reklamasjonsperiodens lengde er 5 (fem) år, regnet fra Leveringsdagen i forhold til hvert avrop. Det forutsettes at Kunden reklamerer skriftlig innen rimelig tid etter at mangelen er oppdaget eller burde ha vært oppdaget.
Det er et krav at mangelen eller årsaken til mangelen må antas å ha foreligget allerede ved Leveringsdagen.
Dette gjelder ikke dersom Leverandøren ved garanti eller annen avtale har påtatt seg ansvar for mangler i et lengre tidsrom.
Avhjelp kan skje ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering.
Arbeidet med å avhjelpe mangler skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at Leverandøren har fått melding om mangelen.
Ved avhjelp av mangel etter dette punktet skal NAV orienteres. Ved reklamasjonsreparasjon der bilen ikke er kjørbar, dekker Leverandøren transport av bilen tur/retur til det verkstedet som utfører garantireparasjonen.
7.1.5 Avhjelp fra tredjepart
Dersom Leverandøren ikke har påbegynt arbeidet med å avhjelpe mangelen innen avtalt tidsfrist, kan Xxxxxx la tredjepart foreta avhjelp for Leverandørens regning etter nærmere varsel.
7.1.6 Prisavslag
Dersom det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, har Xxxxxx krav på forholdsmessig prisavslag.
7.1.7 Heving
Kunden kan heve hele eller deler av Avtalen/avropsavtalen ved vesentlig mislighold. Forsinkelse ut over dagbotperioden anses som vesentlig mislighold.
7.1.8 Erstatning
Kunden kan kreve erstattet ethvert sannsynliggjort tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra Leverandørens side, med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes ham.
Erstatningen skal omfatte Kundens direkte tap fra det tidspunktet misligholdet oppstod. Tap som skyldes merarbeid anses som direkte tap.
Dagbøter kommer til fradrag i erstatningen.
7.1.9 Erstatningsbegrensning
Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves. Tapt fortjeneste, tapt omsetning og tapte forventede besparelser anses som indirekte tap.
Erstatningen er begrenset til et beløp som tilsvarer kontraktssummen ekskludert merverdiavgift, per type mislighold.
Har Leverandøren eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett, gjelder ikke de nevnte erstatningsbegrensningene.
7.2 Leverandørens mislighold - rettslig mangel
Det anses som en rettslig mangel dersom Leverandørens leveranser krenker andres opphavsrett eller andre immaterielle rettigheter.
7.2.1 Krav mot Kunden fra tredjepart
Dersom det reises krav mot Xxxxxx fra tredjeparts side for krenkelse av rettigheter, har Kunden plikt til uten ugrunnet opphold å gi Leverandøren skriftlig underretning om kravet.
7.2.2 Plikt til å føre sak for egen regning
Skulle det bli reist noe krav fra tredjeparts side på grunnlag av opphavsrettskrenkelse med videre som har sammenheng med noen del av leveransen etter denne Avtalen, plikter Leverandøren for egen regning å føre saken også for Kunden. Fra det tidspunktet Leverandøren overtar saken, plikter Kunden mot særskilt godtgjørelse å bistå Leverandøren, men vil ikke opptre på egen hånd under rettssaken.
7.2.3 Plikt til å avhjelpe rettslige mangler
Hvis det oppstår tvist, for eksempel i form av anmeldelse, reist sak eller lignende mot Leverandøren eller Kunden for krenkelse av rettigheter som er en forutsetning for denne Avtalen, har Leverandøren følgende valg for å avhjelpe de rettslige manglene:
1. Å skaffe seg og Xxxxxx retten til å anvende det krenkende objekt
2. Innen kort tid å levere Kunden annen tilsvarende leveranse som ikke krenker andres rettigheter når dette ikke på noen vesentlig måte hindrer Xxxxxx i å utføre sine arbeidsoppgaver
3. Å sikre eller garantere Kunden mot eventuelle tap.
7.2.4 Heving
Dersom Leverandøren ikke kan avhjelpe den rettslige mangelen, og mangelen har vesentlig betydning for Kunden, kan Kunden heve Avtalen med øyeblikkelig virkning.
7.2.5 Erstatning
Kunden kan kreve erstattet det tapet han lider som følge av rettslig mangel ved Leverandørens leveranse. Avtalens punkt 7.1.9 Erstatningsbegrensning kommer tilsvarende til anvendelse.
7.2.6 Erstatning til tredjepart
Xxxxxx Xxxxxx som følge av rettslig mangel rettskraftig blir ilagt erstatningsansvar overfor tredjepart, er Leverandøren ansvarlig for å dekke dette ansvaret.
7.3 Kundens mislighold
7.3.1 Hva som anses som mislighold
Det foreligger mislighold fra Kundens side hvis Xxxxxx ikke oppfyller sine plikter etter Avtalen.
Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Leverandørens forhold, forhold som nevnt i punkt 1.4 Forbehold om bevilgninger, eller forhold som anses som force majeure.
7.3.2 Varslingsplikt
Hvis Xxxxxx ikke kan overholde sine plikter etter Avtalen, herunder frister, skal Kunden så raskt som mulig gi Leverandøren varsel om dette. Varselet skal angi årsak til problemet og så vidt mulig angi når Kunden igjen kan overholde avtalt plikt. Kunden skal kunne dokumentere når og hvordan varselet er gitt.
7.3.3 Begrensning i Leverandørens tilbakeholdsrett
Leverandøren kan ikke holde tilbake leveranser som følge av Kundens mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig, og Kunden skriftlig har erkjent misligholdet, eller misligholdet er fastslått gjennom en av tvisteløsningsmekanismene i punkt 9. Leverandøren må varsle Kunden minimum 2 arbeidsdager før tilbakeholdelse iverksettes.
7.3.4 Betalingsmislighold
Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kunden om at Avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt.
Heving kan ikke skje hvis Xxxxxx gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp.
7.3.5 Heving
Ved annet mislighold enn betalingsmislighold kan Leverandøren, dersom misligholdet er av en slik art at det har vesentlig betydning for Leverandøren, sende Kunden skriftlig varsel om at Avtalen vil bli hevet dersom Xxxxxx ikke innen 60 (seksti) dager etter at han mottok varslet har avsluttet misligholdet. Heving kan ikke skje dersom Xxxxxx kommer ut av misligholdssituasjonen før fristens utløp.
7.3.6 Erstatning
Leverandøren kan kreve erstattet sannsynliggjort tap som med rimelighet kan tilbakeføres til misligholdet, med mindre Kunden kan godtgjøre at misligholdet ikke kan tilskrives Kunden.
Avtalens bestemmelse om erstatningsbegrensning, jamfør punkt 7.1.9 Erstatningsbegrensning, gjelder tilsvarende.
8. ØVRIGE BESTEMMELSER
8.1 Forsikringer
Kunden står som selvassurandør.
Leverandøren plikter å tegne forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Kunden som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter Avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet.
8.2 Overdragelse av rettigheter og plikter
Kunden kan overdra sine rettigheter og plikter etter denne Avtalen til annen offentlig virksomhet. Den virksomheten som får rettigheter og plikter overdratt er berettiget til tilsvarende vilkår, såfremt Avtalens rettigheter og plikter overdras samlet.
Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter Avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden, samt under forutsetning av at overdragelsen er innenfor anskaffelsesregelverkets rammer. Dette gjelder også hvis Leverandøren slås sammen med et annet selskap, deles i flere selskaper eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap. Hvis Kunden ikke samtykker i overdragelse, kan Xxxxxx si opp Avtalen med minimum 30 dagers skriftlig varsel.
8.3 Konkurs, akkord eller lignende
Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve Avtalen med øyeblikkelig virkning.
8.4 Force majeure
Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor avtalepartenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne Avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette uten ugrunnet opphold og forholdet skal dokumenteres skriftlig. Herunder kan leveransehindringer grunnet en eventuell vedvarende Koronavirussituasjon fortsatt påberopes som ekstraordinær situasjon, dersom de ligger utenfor avtalepartenes kontroll og gjør det umulig å oppfylle plikter etter Avtalen. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom.
Motparten kan i force majeure-situasjoner bare heve Avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 30 dager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 30 dagers varsel.
I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig.
9. TVISTER
9.1 Rettsvalg
Partenes rettigheter og plikter etter Avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.
9.2 Forhandlinger
Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av Avtalen, skal tvisten først søkes løst gjennom forhandlinger.
9.3 Mekling
Dersom en tvist i tilknytning til Avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan avtalepartene forsøke å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
9.4 Domstolsbehandling
Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler.
Kundens forretningsadresse er verneting.
---0---