Informasjon om oppstart av ny leiekontrakt for NAV Kongsberg
Informasjon om oppstart av ny leiekontrakt for NAV Kongsberg
Kultur og Oppvekst 15.12.21
Oppstart av prosess med lokaler fra 01.01.25
Partnerskapet i NAV, bestående av xxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxx og NAV direktør Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxx har tatt tatt initiativ til å igangsette prosess med å finne lokaler fra 01.01.25, da leiekontrakten til NAV Kongsberg går ut 31.12.2024
• I partnerskapet er det besluttet at det er stat som skal ta ansvar for innleieprosessen i tett samarbeid med kommunalsjefen og kommunen
• Dette er en prosess som styres av lov om offentlig anskaffelse, men man vil i første omgang sjekke om kommunen og Statsbygg har ledige egnede lokaler, før man går ut i markedet.
• For oss som jobber på NAV Kongsberg er vi nå i startfasen, og bruker tid på å bli kjent med prosessen. Vi er i dag 60 ansatt som det er viktig at alle opplever medbestemmelse og mulighet for å være med å påvirke hvordan vi skal ha det i 2025
• Dette er en prosess som alle ansatte skal være engasjert i, og vi skal sammen komme med innspill til utformingen av nye kontorlokaler
• Vi jobber derfor tett sammen med medbestemmelsesapparatet og vernetjenesten, og i arbeidsgrupper med ansatte hos oss.
// NAV
Aktivitetsbaserte arbeidsplasser
• Direktoratet har besluttet at NAV lokal kontorene skal ha det som kalles aktivitetsbaserte arbeidsplasser – det er ikke det samme som åpent landskap, men arbeidsplasser som legger til rette for de arbeidsoppgavene man skal utføre den dagen.
• Kontorlokalet deles inn i ulike soner, stillesoner, rom for å ta telefoner og videomøter, møterom for interne møter, i tillegg til sosiale soner
• Mottak eller veiledningssenter som vi kaller det på Kongsberg vil utformes etter brukernes behov, med pc`er, og møterom til samtaler og veiledning
• Veiledningssentret vil ligge adskilt fra den sonen som ansatte jobber i.
// NAV
Mål, visjon og
krav
Gjennomførin
g
Arketyper
(behov) og løsninger
Eiendomsprosessen i NAV
Marked
Bygg/
FM
Behov
Kultur/
opplærin
g
Tid 2-3 år totalt ->
Fase 3 Gjennomføring og drift
Fase 2 Behov og løsning
Fase1 Mål og visjon
Konkurrans e
Mål, Ramme og forankring
Drift
Innflytting og evaluering
Initiere prosess
Fase
Steg
Formell behandling
Forankring
Etatens lokaler er et strategisk verktøy for forandring og utvikling. For å sikre en god prosess skal mål og visjoner forankres i enheten. Følgende rammer danner grunnlag for prosessene:
Mål og disponeringsbrev Tildelingsbrev og økonomiske rammer
Statens innleieinstruks og offentlig arealkrav Arealkonsept
Aktivitet
Forbedrende møter mellom lokal leder, lokal eiendomsansvarlig og Etatseiendom
«Eiendomsprosessen i NAV» og «Arealkonsept» avklart i partnerskapet med kommune og stat Møte med lokal ledelse, kommunens representant og mba om mål og visjoner
Kartlegge dagens eiendomssituasjon med ledelse og mba Xxxxxxx for å informere om prosess og løsning
Avholdt med rep fra direktorat, kommunalsjef Kultur og Velferd
Utarbeide og forankre «Prosjektramme» med fullmaktshaver og partnerskapet Prosjektramme inneholder dimensjonering, tidsløp, økonomisk ramme, beliggenhet.
Fase 2
Behov og løsning
Mål, Ramme og forankring
Fase 3
Gjennomføring og drift
Fase1
Mål og visjon
Formål
Etatens lokaler er et strategisk verktøy for forandring og utvikling. For å sikre en god prosess skal mål og visjoner forankres i enheten. Følgende rammer danner grunnlag for prosessene:
Mål og disponeringsbrev
Tildelingsbrev, økonomiske rammer og hovedavtalen Statens innleieinstruks og offentlig arealkrav Arealkonsept
Aktivitet
Forbedrende møter mellom lokal leder, lokal eiendomsansvarlig og Etatseiendom
Kartlegge dagens eiendomssituasjon
«Eiendomsprosessen i NAV» og «Arealkonsept» avklares i partnerskapet
informere i MBA
Møte med lokal ledelse om mål og rammer Xxxxxxx for å informere om prosess og konsept
Utarbeide og forankre «Prosjektramme» med fullmaktshaver/partnerskapet
Dimensjonering, tidsløp, økonomisk ramme, beliggenhet.
Leveranse:
Lokale mål og visjoner Nøkkeldata dagens lokaler Vedtatt Prosjektramme
Formål
Formålet er å sikre en strukturert prosess for best mulig resultat. Prosesser varierer i tid og det er viktig å starte minimum 2-3 år før utløp av leiekontrakten for å sikre en god markedsposisjon og tid til å kunne vurdere ulike alternativer.
Eiendomsprosesser starter ved at enheten har et endret behov, for eksempel: Utløp av kontrakt
Kommunesammenslåing Vertskommunesamarbeid Nytt arealbehov Organisasjonsendringer
Aktivitet
Lokal eiendomsansvarlig og Etatseiendom avklarer endringsbehovet i f.eks samhandlingsmøte. Lokal eiendomsansvarlig fremmer en sak til partnerskapet om oppstart av prosess
Partnerskapet bestiller oppstart av prosess. Bestillingen går via lokal eiendomsansvarlig til Etatseiendom
Informasjon om oppstart av prosess til ansatte og mba
Leveranse
Skriftlig bestilling fra lokal eiendomsansvarlig
Initiere prosess
Arealkonseptet i NAV
Hvorfor?
Hva?
Teknologisk utvikling Endret arbeidsmønster Nye muligheter og behov
Likhetstrekk i måten å jobbe på
Mindre tid og ressurskrevende prosess
Standardiserte arbeidsplassløsninger og dimensjonering ut i fra enhetens mål og behov
Hvordan?
Arbeidsgruppe
Prosjektmøter, kartlegging, WS, befaringer, virksomhetsarkitekter og forskning
Behandlet i sentralt MBA og DM og vedtatt desember 2019
⮚Utnyttelsesgrad av møterom - 20%
MÅL
Bidra til at gode, funksjonelle, attraktive arbeidsplasser som støtter oppgaveløsningen