Oslo Universitetssykehus HF Bedriftsidrettslag (OUS BIL)

  Vedtekter

Oslo Universitetssykehus HF Bedriftsidrettslag (OUS BIL)

Vedtektene sist endret: 1.12.09, 22.2.11, 27.3.12, 15.03.17,05.02.19,03.02.20

Innholdsfortegnelse:

§1. Navn

§2. Tilslutning

§3. Formål

§4. Medlemskap

§5. Medlemskontingent

§6. Tillitsvalgtes godtgjørelse

§7. Økonomi

§8. Årsmøte

§9. Stemmegivning på årsmøte

§10. Ekstraordinært årsmøte

§11. Styrets sammensetning

§12. Styrets arbeidsområde

§13. Oppløsning av aktiviteter

§14. Endringer av vedtekter

§15. Regnskap

§16. Grupper / Lag

§17. Prosedyrer for gruppeleder

§18. Møtevirksomhet

§19. Representasjon

§20. Æresmedlemskap

§1. NAVN

Oslo Universitetssykehus HF Bedriftsidrettslag som kan forkortes til OUS Bil.

§2. TILSLUTNING

Laget er tilsluttet Norges Idrettsforbund (NIF), gjennom Oslo bedriftsidrettsråd, Oslo bedriftsidrettskrets (OBIK), Norges Bedriftsidrettsforbund (NBF), Norsk Helsevesens idrettsforbund (NHIF) og Det Nordiske Hospitals leger (DNHL).

§3. FORMÅL

VISJON: «Et aktivt sykehus» OUS BIL skal stimulere til fysisk aktivitet i et sosialt miljø for alle ansatte. OUS BIL skal:

• Fremme idrett og sosial kontakt innenfor Oslo Universitetssykehus HF

• Koordinere aktivitetene sentralt

• Bidra administrativt ved idrettsarrangementer for Oslo Universitetssykehus HF

• Markedsføre og utvide aktiviteter for fysisk aktivitet ved Oslo universitetssykehus HF

§4. MEDLEMSKAP

Alle som er ansatte ved helseforetaket kan søke medlemskap. Følgende kan også være medlem dersom det ikke finnes bedriftsidrettslag/tilsvarende aktivitet i deres egen bedrift, men man regnes da som eksternt medlem:

• Ektefelle/samboer

• Medlemmers barn over 16 år

• Pensjonister fra helseforetaket

OUS Xxx og overordnete myndigheters lover og bestemmelser må aksepteres for å bli/være medlem.

Innmelding skjer i StyreWeb, via vår hjemmeside xxxxxx.xx, hvor man søker om medlemskap i OUS BIL. Man vil være medlem inntil man selv melder seg ut av OUS BIL via styret.

§5. MEDLEMSKONTINGENT

Medlemskontingenten og beløpets størrelse bestemmes av årsmøtet og er fra 2016 500 kroner per kalenderår. Aktivitet med innleid instruktør koster 500 kroner i tillegg per semester.

Medlemskontingent sendes ut til medlemmene i løpet av januar måned og betales via StyreWeb. For nye medlemmer sendes faktura fortløpende ved innmelding i StyreWeb.

§6. TILLITSVALGTES GODTGJØRELSE

Gruppeledere og kontaktpersoner kan motta et rimelig honorar for sitt arbeid. Gruppeleder som ikke møter på møter eller leverer i henhold til prosedyre trekkes i godtgjørelse.

Utgifter som er forhåndsgodkjent av styreleder skal refunderes. Kvitteringer og begrunnelse for utgiften må sendes til styret.

§7. ØKONOMI

OUS BIL får årlig tildelt rammeoverføring fra Oslo Universitetssykehus HF. Regnskap og budsjett registreres i StyreWeb. Nestleder har økonomiansvar og følger opp betaling av fakturaer og purringer innen frister som er satt, samt utlegg til gruppene.

Leder og nestleder har begge alene signaturrett.

§8. ÅRSMØTE

Årsmøte er OUS BIL høyeste organ. Ordinært årsmøte avholdes innen 1. februar hvert år.

Skriftlig innkalling til årsmøte blir gitt minimum 30 dager før møtedato, på intranett, internett, fra StyreWeb til alle medlemmer og bedriftsidrettslagets hjemmeside. Det blir i tillegg sendt egen mail til alle gruppeledere, kontaktperson for trimrom og andre aktuelle samarbeidspartnere.

Xxxxx som ønskes tatt opp på årsmøte må være styret i hende 14 dager før møtedato. Dagsorden med årsberetning, handlingsplan, regnskap, budsjett og innkomne saker skal være tilgjengelige syv dager før årsmøtet.

Alle som er registrert som medlemmer av OUS BIL er stemmeberettigede. Dagsorden:

1. Åpning og velkommen

2. Oppnevne ordstyrer

3. Oppnevne referent

4. Godkjenning av antall foreninger og stemmeberettigede

5. Beretning fra styret og grupper

6. Innkomne forslag

7. Regnskap og budsjett

8. Valg av:

a. Styre

b. Revisor

c. 2 representanter fra styret i OUS BIL stilles til disposisjon for valg i NHIF/DNHL, OBIK. Leder bør være en av representantene.

9. Eventuelt

Alle valg foregår skriftlig dersom det foreligger mer enn et forslag.

§9. STEMMEGIVNING PÅ ÅRSMØTET

Med mindre annet er bestemt skal et vedtak, for å være gyldig, være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmer.

Valg foregår skriftlig dersom noen krever det. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Alle som velges inn i styret må være medlemmer av bedriftsidrettslaget. Skal flere velges ved samme avstemming, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemming. Stemmesedler som er blanke, eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller annet antall kandidater enn det som skal velges, telles ikke, og stemmene anses som ikke avgitt.

Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle, for å anses valgt, ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ikke tilstrekkelig mange kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemmingen anses de valg som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning.

§10. EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE

Ekstraordinært årsmøte holdes når styret bestemmer det, eller når 10 % av medlemmene krever det. Kunngjøring skjer skriftlig en måned før møtet avholdes. Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle den eller de saker som kravet om møtet omfatter og som er kunngjort ved innkallingen.

§11. STYRETS SAMMENSETTING

Styret består av leder, nestleder og 3 styremedlemmer. Xxxxx har i tillegg sekretæransvar og nestleder har økonomiansvar. Styremedlemmene skal ha konkrete arbeidsoppgaver.

Styret er beslutningsdyktig når minst tre representanter fra styret er tilstede. Styreleder har dobbeltstemme ved likevotering i styresaker.

Valgkomiteen bør tilstrebe variasjon i styrets sammensetting.

§12A. STYRETS ARBEIDSOMRÅDE

A. Styret leder bedriftsidrettslagets virksomhet. Hvis årsmøte har vedtatt å opprette utvalg for å ta seg av arbeidet med enkelte idrettsgrener eller annet, utferdiger styret en instruks for utvalgets arbeids- og ansvarsområdet.

B. Leder har den daglige ledelse av bedriftsidrettslaget. Xxxxx skal lede styrets forhandlinger og møter. Leder er ansvarlig for nødvendig informasjon til medlemmene fra OBIK, NHIF og DNHL om valg, adresseendringer, medlemsfortegnelser m.v.

C. Nestleder fungerer som leder i dennes fravær.

D. Leder skal skrive referat og føre protokoll over styremøter og andre møter.

E. Nestleder fører bedriftsidrettslagets regnskap og medlemsfortegnelse. Bedriftsidrettslagets midler setter inn i bank eller postgiro og disponeres av de i styret som har bemyndiget.

F. Revisor skal gjennomgå bedriftsidrettslagets regnskap en gang hvert år og kontrollere kontoutskrifter, verdipapirer og andre eiendeler. Revisjonen føres i revisjonsprotokollen med nødvendige merknader. Protokollen legges fram for styret snarest mulig.

G. Utarbeide beretning og regnskap. Beretning og referat fra årsmøtet sendes Adm. Dir.

§12B. LAGET LEDES AV STYRET

Xxxxxx skal holde styremøte når lederen bestemmer det, eller når flertall av styremedlemmene forlanger det.

Styret er vedtaksført når et flertall av styremedlemmene er tilstede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt.

Styret skal:

1. Iverksette årsmøtet og overordnede idrettsmyndighetenes vedtak og bestemmelser.

2. Oppnevne etter behov komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse

3. Administrere og føre nødvendig kontroll med lagets økonomi i henhold til de for idretten til enhver til gjeldende instrukser og bestemmelser

4. Representere laget utad.

§13. OPPLØSNING AV AKTIVITETER

Oppløsning av bedriftsidrettslaget kan bare vedtas på ordinært årsmøte med 2/3 flertall etter at forslaget på forhånd er satt på sakslista og sendt medlemmene minst 14 dager før møtet. Blir oppløsning vedtatt med minst 2/3 flertall, holdes ekstraordinært årsmøte to måneder senere. For at bedriftsidrettslaget skal oppløses må vedtektene her gjentas med 2/3 flertall. I tilfelle oppløsning skal eventuelle eiendeler og midler overføres tilbake til helseforetaket.

§14. ENDRINGER AV VEDTEKTER

Det er kun årsmøtet som kan godkjenne eller endre vedtektene. Årsmøte kan med 2/3 flertall vedta endringer og tillegg til disse vedtekter.

§15. REGNSKAP

Regnskapsperioden går fra 01.01 til 31.12. OUS Bil fører sitt regnskap i henhold til kontantprinsippet. OUS Bil regnskap revideres årlig av revisor som styret har avtale med.

§16. GRUPPER/LAG/AKTIVITETER

Laget kan organiseres i grupper. Disse kan ledes av oppnevnte gruppeledere. Lagets årsmøte bestemmer opprettelsen av grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes.

For gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjenning.

Hvis årsmøtet har vedtatt å opprette grupper for å ta seg av arbeidet med enkelte idrettsgrener utferdiger styret en instruks for gruppenes arbeids- og ansvarsområde.

§17. PROSEDYRER FOR GRUPPELEDER

Hovedoppgaven for gruppeleder er å organisere laget og videreinformere til medlemmer av gruppen, samt følge opp at medlemmene er registrerte i StyreWeb og har betalt medlemskontingent.

Arbeidsoppgavene til gruppeleder er nedskrevet i eget dokument. Gruppeleder må være ordinært medlem av OUS BIL.

§18. MØTEVIRKSOMHET

Styret skal tilstrebe og avholde fem styremøter i året. Gruppeledere blir innkalt ved behov. Møter som må gjennomføres:

• Gjennomgang av årsmøte vedtak (februar)

• Regnskap- og budsjettmøte med gruppeledere (oktober/november)

• Gjennomgang og kvalitetssikring av regnskapet (januar)

• Forberedelser til årsmøtet (november/desember)

§19. REPRESENTASJON

Xxxxxx velger hvem som skal representere bedriftsidrettslaget ved arrangementer.

§20. ÆRESMEDLEMSKAP

Fra 01.01.2017 vil det ikke bli innvilget flere æresmedlemskap.

De som har blitt utnevnt æresmedlem tidligere beholder sin tittel og skal ikke betale medlemskontingenten, dette gjelder:

- Xxxxx Xxxxx

- Xxx Xxxxx

Revidert av:

Styreleder, Nestleder,

Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx (sign) Xxxxxx Xxxxxxxxx (sign)

Styremedlem,

Xxxxxxx X. Xxxxxxxxxx (sign)