KRAVSPESIFIKASJON

Vedlegg 1

KRAVSPESIFIKASJON

for

Avtale om finansiering av utstyr (leasing)

Innhold

1. INNLEDNING 3

1.1 Bakgrunn 3

1.2 Avtalens og omfang 3

2 UTFYLLING AV KRAVSPESIFIKASJONEN 3

3 KRAVSPESIFIKASJON 4

3.1 Generelle krav til tjenesten 4

3.2 Avhending / Kassering / Retur etter endt leasingperiode 4

3.3 Asset management system 5

1. INNLEDNING

1.1 Bakgrunn

Melhus kommune v/vertskommunesamarbeidet ITMidt, ønsker å inngå en avtale for leie/leasingavtale for IT-utstyr i Melhus kommune og Skaun kommune.

1.2 Avtalens og omfang

Formålet med konkurransen er å inngå avtale på selve leie/leasing tjenesten. Dette betyr at den/de som tildeles kontrakt må bestille utstyr fra de utstyrsleverandører Melhus kommune v/ITMidt til enhver tid har/inngår avtale med. Det skal inngås avtaler som dekker ITMidt sitt behov for leie av utstyr innen følgende kategorier:

IT-utstyr, for eksempel nettbrett, stasjonære og bærbare PC’er, skjermer, AV-utstyr mm. Utgangspunktet for avtalen er oppvekstsektorene i de respektive kommuner

- Årlig grunnlag ca 450 nettbrett og 350 bærbare PC’er. Leasing tid for enheter vil være 3 og 4 år.

Variabelt volum for ansatte kommer evt i tillegg

Perifert utstyr f.eks. nettverkskomponenter. Leasing tid estimert til 6 år

Oppdragsgiver forplikter seg ikke til å inngå leieavtaler for et bestemt volum verken totalt eller innenfor den enkelte utstyrskategori i avtaleperioden. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå leie/leasingavtaler direkte med utstyrsleverandør der dette er åpnet for i den enkelte anskaffelse eller kontrakt og der betingelsene er bedre enn i denne avtalen.

2 UTFYLLING AV KRAVSPESIFIKASJONEN

I kravspesifikasjonen er det tre kategorier av krav:

• Obligatoriske krav (O-krav)

• Evalueringskrav (EV-krav)

• Informasjonskrav (I-krav)

O-krav er absolutte minstekrav som må være oppfylt for at tilbudet kan anses å tilfredsstille kravspesifikasjonen. Dersom ett eller flere O-krav ikke er oppfylt, anses dette som vesentlige avvik, noe som kan lede til at tilbudet blir avvist dersom avvikene fastholdes i forhandlingsmøtene.

EV-krav er evalueringskrav der leverandørenes løsningsbeskrivelse vil bli evaluert i tilknytning til tildelingskriteriet kvalitet, jf. konkurransegrunnlaget punkt 7.1 og 7.2.

I-krav er krav der oppdragsgiver ber om informasjon fra leverandør, men der svaret ikke vil bli gjenstand for evaluering.

Hvert EV-krav er kategorisert for å synliggjøre hvordan kravet vil bli vektet i evalueringen:

• L = lav vekt

• M=middels vekt

• H=høy vekt

Følgende benevnelser er benyttet i kravspesifikasjonen

Benevning	Beskrivelse
Leverandør	Finansieringsinstitusjonen (avtaleparten) og eier av eiendelen/utstyret. I leievilkårene er leverandør omtalt som utleier.
Melhus kommune v/ITMidt – Oppdragsgiver på vegne av Melhus kommune og Skaun kommune	Eiere av avtalen.
Kunde	Melhus kommune og Skaun kommune. I leievilkårene er kunde omtalt som leietaker.
Utstyrsleverandør	Den leverandør som kunde velger at utstyret skal leveres fra.
Avtale	Avtalen med vedlegg
Leievilkår	Avtalen som inngås mellom Kunde/Leietaker og Leverandør/Utleier om finansiering av et spesifikt utstyr

3 KRAVSPESIFIKASJON

3.1 Generelle krav til tjenesten

	Kravbeskrivelse	Kravtype	Vekt
1	Leieavtalene skal åpne for følgende alternativer for kunden etter at leieperioden er over, uavhengig av leieperiodens lengde: • Rett til utkjøp • Rett til fortsatt leie • Rett til å levere tilbake	O
2	Leverandøren bes beskrive vilkårene for utkjøp og fortsatt leie etter endt leieperiode, både for utstyr med og uten restverdi.	EV	H
3	Leverandøren bes beskrive hvordan evt. restverdi etter utløpt leieperiode fastsettes.	EV	M

3.2 Avhending / Kassering / Retur etter endt leasingperiode

	Kravbeskrivelse	Kravtype	Vekt
4	Leverandøren skal ha ansvar for logistikk og kostnader i forbindelse med retur, transport, avhending og kassering av alt utstyr. I de tilfeller der utstyret er fastmontert eller at fjerning krever bygningsmessige endringer, skal kunde sørge for at utstyret er demontert før henting. Kunde og leverandør skal ha dialog om hvordan avhending skal skje på en mest mulig hensiktsmessig måte og avtale hentetidspunkt i god tid.	O
5	Leverandøren bes beskrive den fullstendige prosessen for retur og avhending av utstyr, inkludert kundens ansvar/oppgaver.	I

6	Leverandøren bør sikre at retur og kassering av utstyr skjer med minst mulig miljøbelastning. Leverandøren bes beskrive hvordan returnert utstyr håndteres for å minske den miljømessige belastningen og beskrive prosessen dersom returnert utstyr ikke kan gjenbrukes. Beskrivelsen må dekke de utstyrskategorier som tilbys.	EV	M
7	Leverandøren skal destruere eller slette data på alt utstyr som inneholder en datalagringsenhet. På forespørsel skal Xxxxxx kunne be om å få utlevert rutiner for sletting og destruering av data, samt dokumentasjon på at sletting/destruksjon er utført. < Leverandøren bes beskrive hvordan de kan dokumentere ovenfor kunden at slettingen er utført i henhold til gjeldende regelverk. Datasletting av lagringsmedier må være godkjent i henhold til gjeldende retningslinjer og krav vedtatt av NSM Alt datasletting skal foregå i Norge. Alle datalagringsenheter som ikke kan slettes etter gjeldende regelverk, skal granuleres i henhold til avfallsforskriften (FOR-2023-03-20-377)	O
8	Leverandøren skal levere en sluttrapport etter tilbakelevering av utstyr som beskriver tilstanden til utstyr og miljørapport.	EV	M

3.3 Asset management system

	Kravbeskrivelse	Kravtype	Vekt
8	Leverandøren skal ha et system for håndtering av utstyr og leieavtaler (Asset Management System).	O
9	Systemet skal inneholde en oversikt over inngåtte leieavtaler og inneholde detaljert utstyrsoversikt, mulighet for registrering av utstyrsdata og rapporter for økonomi og IT. Eksempler • ID på alt utstyr (Asset tag) • Opprinnelig verdi • Månedsleie • Gjenstående forpliktelse • Dato for oppstart og utløp av leieperiode • Utstyrsoversikt og utløpstidpunkt med varsling • Ansatt/bruker av utstyret • Enhet/avdeling • Minimum to-stegs leveransegodkjenning • Dashboard for god oversikt over status	EV	H
10	Systemet er «skybasert» og skal kunne håndtere at det er to ulike eller flere kommuner som via interkommunalt selskap skal drifte håndteringen av leaset utstyr- Eksempler -Ulike kostnadslokasjoner Predefinert av kunde- benyttes ved bestilling -Lesetilgang i management/skrivetilgang. Rollestyrt -Enkelt skifte mellom kundenes assetmiljø. -Bestillinger gjennomført hos kundens leverandør gjenspeiles i assetsystemet med informasjon om Avdeling, kostnadssted mm.	EV	H

	Kravbeskrivelse	Xxxxxxxx	Xxxx
00	Det er ønskelig at leverandøren kan levere regnskapsinformasjon elektronisk for innlesing i kundenes økonomisystem. Slik informasjon kan være predefinert av kunde. - Kostnadssted - Kommune - Artskonto - Prosjektnummer	EV	H