KONKURRANSEBESTEMMELSER
Anskaffelse av bistand til vedlikehold og utvikling av reseptformidleren (RF)
Saksnr. 21/02391
Innholdsfortegnelse
1 Innledning 3
1.1 Bakgrunn og formål 3
1.2 Omfang 3
1.3 Anskaffelsens anslåtte Verdi 4
1.4 Oppdragsgiver 4
2. Konkurransegrunnlaget 4
3. Administrative bestemmelser 5
3.1 Kunngjøring av anskaffelsen 5
3.2 Anskaffelsesprosedyre 5
3.3 Tidsplan 5
3.4 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen 6
3.5 Presentasjon for kvalifiserte leverandører 6
3.6 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 6
3.7 Sted for gjennomføring av forhandlinger 6
3.8 Offentlighet og taushetsplikt 6
3.9 Kostnader ved å delta i konkurransen 7
3.10 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 7
4. Krav til leverandøren 7
4.1 Egenerklæringsskjema 7
4.2 Skatter og avgifter 8
4.3 Registrert foretak 8
4.4 Økonomisk og finansiell stilling 8
4.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 9
5. Krav til kvalifikasjonssøknaden 11
5.1 Språk 11
5.2 Kvalifikasjonssøknadens innhold og struktur 11
5.3 Innlevering av kvalifikasjonssøknaden 12
5.4 Endring og tilbakekalling av søknad om deltakelse 12
6. Behandling av kvalifikasjonssøknadene 12
6.1 Vurdering av kvalifikasjoner 12
6.2 Utvelgelse av leverandører 12
7. Krav til tilbudet 14
7.1 Språk 14
7.2 Tilbud på deler av omfanget 14
7.3 Alternative tilbud 14
7.4 Vedståelsesfrist 14
7.5 Tilbudets innhold og struktur 14
7.6 Innlevering av tilbudet 14
7.7 Endring og tilbakekalling av tilbud 14
8. Evaluering av tilbud 15
8.1 Kontraktstildeling 15
8.2 Evaluering av kvalitet 15
8.3 Evaluering av pris 16
8.4 Vurdering av avvik og forbehold 16
1 Innledning
1.1 Bakgrunn og formal
NHN har per i dag en SSA-V avtale med TietoEVRY for vedlikehold og utvikling av reseptformidleren. Det er nå behov for en ny bistandsavtale som sikrer NHN tilgang på riktig kompetanse og tilstrekkelig kapasitet til vedlikehold og utvikling av reseptformidleren. Den nye avtalen vil ha en endret kontraktsform og være basert på SSA-B. NHN vil fra denne avtalen leie inn konsulenter som kan bistå i vedlikehold og videreutvikling av dagens reseptformidler (eksisterende løsning). Men det kan også tilkomme ytterligere utviklingsoppgaver og modernisering av tjenester og komponenter inn mot reseptformidleren.
NHN vil styre og organisere utviklingsteamene løpende, hvor antall utviklingsteam vil tilpasses det aktuelle utviklingsbehovet. Det er gjennomført en omorganiserig av utviklingteamet som nå er delt opp i to utviklingsteam. Målet er å legge til rette for økt gjennomføringsevne og mer effektiv utvikling i tråd med smidig metodikk.
NHN har en insourcingstrategi for de nasjonale e-helseløsningene, hvor målet er å ha egne ansatte i nøkkelroller og sitte i førersetet for utviklingen av reseptformidleren. NHN vil fortsette å leie inn eksterne konsulenter for å sikre spesialkompetanse og nok utviklingskapasitet. Det vil være behov for å opp- og nedskalere kapasiteten underveis i kontraktsperioden, basert på de behov som oppdragsgiver til en hver tid har, og i hvilket omfang oppdragsgiver benytter egne utviklingsressurser som skal jobbe med reseptformidleren.
Arbeidssted er primært i NHNs lokaler på Skøyen og konsulentene skal benytte NHNs utstyr tilpasset NHNs nyetablerte Azure utviklingsmiljø.
Oppdraget omfatter mulighet for å utvikle kompetanse i samarbeid med oppdragsgiver på moderne teknologi for å forvalte og utvikle løsning som inngår i en kompleks digital verdikjede i helsetjenesten.
NHN ønsker bistand fra en leverandør som kan bidra til at NHN når sin målsetning om å:
• levere ny funksjonalitet i reseptformidleren hyppigere enn dagens 4 hovedleveranser pr år
• integrere sikkerhet og personvern som en naturlig del av alle faser som inngår i vedlikehold/utvikling, test, bygg og deploy
• jobbe aktivt med automatisering av test, bygg og deploy
• flytte tyngden av test tidligere i leveranseløpet
• ta i bruk DevSecOps innenfor eksisterende rammebetingelser (avtaler og kodebase)
• sette brukeren i fokus (brukerorientering)
• trekke arkitekter og helsefaglige rådgivere enda tettere på utviklingsteamene
1.2 Omfang
Denne avtalen har en varighet på 3 år fra kontraktsinngåelse, med opsjon for Kunden om å forlenge avtalen med ett år om gangen inntil tre ganger (1+1+1 år) regnet fra utløpet av 3-års perioden.
Maksimal varighet på denne avtalen inkludert opsjoner er 6 år regnet fra dato for kontraktsinngåelse.
1.3 Anskaffelsens anslåtte Xxxxx
Anslått verdi for kontrakten, inkludert opsjon, er inntil MNOK 80. Den øvre rammen utgjør ingen kjøpsforpliktelse for Kunden.
1.4 Oppdragsgiver
NHN er et statsforetak, eid av Helse- og omsorgsdepartementet. Vår oppgave er å utvikle, forvalte og drifte nasjonale e-helseløsninger og infrastruktur.
Vi sørger for sikker og effektiv samhandling mellom aktørene i helse- og omsorgstjenesten.
Vi har ansvaret for nasjonale e-helsetjenester som e-resept, xxxxxxxxxx.xx, Kjernejournal og grunndata. Vi leverer også tjenester innen IKT, anskaffelser og arkiv til etatene i helseforvaltningen. Dagens virksomhet er konsolidert med to tydelige tjenesteområder samt forretningsområder:
• Felles tjenestesenter til helseforvaltningen (IKT, anskaffelser og arkiv til etater i helseforvaltningen)
• Nasjonal tjenesteleverandør
NHN har hovedkontor i Trondheim, med avdelingskontor i Tromsø, Oslo, Bergen og Svalbard og har i dag rundt 700 ansatte. Kundeporteføljen omfatter alle etatene i helseforvaltningen, helseforetakene, de private sykehusene, kommunene, fastlegene, tannleger og en rekke andre helseaktører og tredjepartsleverandører.
Les mer om NHN og tjenestene våre på xxx.xxx.xx.
2. Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget består av deler og dokumenter som angitt nedenfor.
Del | Beskrivelse |
(1) | Konkurransebestemmelser; dette dokumentet - Vedlegg Tilbudsbrev- mal (standard for mal for bemyndigelse og signering) - Forpliktelseserklæring- mal (for ev bruk av underleverandør) - Tabell for kvalifikasjonskrav K4 - Mal for kvalifikasjonskrav K5 |
Del | Beskrivelse |
(2) | Konsulentavtale – Konsulentbistand (SSA-B 2015-versjonen) med bilag: - Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden - Bilag 2 Prosjekt og fremdriftsplan - Bilag 3 Administrative bestemmelser - Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 4 Vedlegg 1 Prismatrise - Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten - Bilag 6 Endring av bistanden etter avtaleinngåelsen - Bilag 7 Leverandørens besvarelse |
3. Administrative bestemmelser
3.1 Kunngjøring av anskaffelsen
Anskaffelsen er kunngjort på Doffin (xxxxx://xxxxxx.xx/) samt TED (xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/XXX/xxxx/XxxxXxxx.xx)
3.2 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov nr. 73 av 17. juni 2016 om offentlige anskaffelser og forskrift nr. 974 av 12. august 2016 om offentlige anskaffelser som konkurranse med forhandling, jf. Del I og III – Anskaffelser over EØS- terskelverdiene.
Oppdragsgiver kan benytte seg av adgangen til å redusere antall tilbud det skal forhandles om. En reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene.
Som en del av forhandlingene kan det bli gjennomført intervju av nøkkelpersoner. Intervjuene gjennomføres for å underbygge vurderingen av de tilbudte konsulentenes kompetanse og erfaring.
3.3 Tidsplan
Anskaffelsen gjennomføres etter den overordnede milepælsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Alle datoer og tider etter frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad er tentative, og leverandørene vil bli orientert ved eventuelle endringer i tidsplanen.
Beskrivelse av milepæl eller leveranse | Dato |
Frist for spørsmål i kvalifikasjonsfasen | 25.10.2021 kl 09.00 |
Siste utsendelse av svar på spørsmål i kvalifikasjonsfasen | 26.10.2021 kl 13.00 |
Frist for innlevering av kvalifikasjonssøknad | 05.11.2021 kl 13.00 |
Kvalifisering og utvelgelse gjennomført | 22.11.2021 |
Leverandørmøte digitalt | 02.12.2021 |
Frist for å stille spørsmål i tilbudsfasen | 08.12.2021 kl 09.00 |
Siste utsendelse av svar på spørsmål i tilbudsfasen | 10.12.2021 |
Tilbudsfrist | 17.12.2021 kl 13.00 |
Evaluering og forhandlinger | Uke 51-14 |
Meddelelse om tildeling av kontrakt | 08.04.2022 |
Utløp karensperiode | 19.04.2022 |
Signering av kontrakt | Uke 16 |
Oppstart av bistanden | 02.05.2022 |
3.4 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen
Anskaffelsen administreres i konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell. All korrespondanse vedrørende anskaffelsen samt innlevering av kvalifikasjonssøknad og tilbud skal skje via Mercell.
Innkomne spørsmål vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og svar vil bli fortløpende distribuert via Mercell. Varsel på e-post til tilbydernes kontaktpersoner sendes fra Mercell.
3.5 Presentasjon for kvalifiserte leverandører
Oppdragsgiver planlegger å avholde en presentasjon digitalt for leverandører som er kvalifisert og invitert til å levere tilbud, tentativt planlagt til den 02.12.2021. Nærmere om tilgang til presentasjonen vil distribueres til de inviterte leverandørene.
Oppdragsgiver planlegger i presentasjonen å ha en gjennomgang av den bistanden som er beskrevet i SSA-B Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden med tilhørende dokumenter, og en gjennomgang av hva som forventes besvart av aktuelle tilbydere. Spørsmål som sendes inn i forkant av presentasjonen vil kunne bli besvart anonymisert i møtet.
Alle spørsmål og svar vil uansett dokumenteres, og distribueres til alle deltakende leverandører i tilbudsfasen ihht. pkt. 3.4.
3.6 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Dersom leverandørene blir oppmerksomme på at konkurransegrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, ber vi om å bli kontaktet for å kunne rette eventuelle feil eller tydeliggjøre eventuelle uklarheter.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i konkurransegrunnlaget. Om nødvendig vil tilbudsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget.
3.7 Sted for gjennomføring av forhandlinger
Oppdragsgiver vil gjennomføre alle forhandlingsmøter i NHN sine lokaler i Verkstedveien, Oslo, evt. via digital oppkobling.
3.8 Offentlighet og taushetsplikt
Iht. anskaffelsesforskriftens §7-3 om offentlighet kan allmennheten i medhold Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (LOV 2006-05-19 nr. 16) etter kontraktstildeling kreve innsyn i bl.a. innleverte tilbud.
For at Oppdragsgiver skal kunne oppfylle sin taushetsplikt iht. anskaffelsesforskriftens
§7-4, forbeholder vi oss etter kontraktstildeling retten til å be om å få oversendt en elektronisk kopi av tilbudet i redigerbart format hvor eventuelle personlige forhold eller forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet, jf. fvl §
13. I den forbindelse gjør Xxxxxxxxxxxxx oppmerksom på at vi har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som tilbyderne anmoder unntatt offentlighet. Tilsvarende dersom tilbyderne etter Oppdragsgivers forespørsel ikke har levert et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring uten ugrunnet opphold.
3.9 Kostnader ved å delta i konkurransen
Leverandørene utarbeider og leverer tilbud, samt deltar i eventuelle forhandlinger, for egen regning og risiko. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med deltakelse i konkurransen.
3.10 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
4. Krav til leverandøren
Dette kapittelet inneholder krav til leverandøren; kvalifikasjonskrav. Dokumentert oppfyllelse av kravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner vil bli lagt til grunn for utvelgelse av leverandører, jf. pkt. 6
4.1 Egenerklæringsskjema
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandør fylle ut ESPD- skjema i Mercell.
Dersom oppfyllelse av kvalifikasjonskravene og/eller kontrakten baserer seg på kapasiteten fra andre foretak skal det foruten signert forpliktelseserklæring også leveres egenerklæringsskjema utfylt av disse.
For nærmere informasjon om ESPD, se xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx- anskaffelser/id2581234/sec29. Se spesielt pkt 25.6.3 vedrørende andre virksomheter/ underleverandører.
De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunner.
Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:
• §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
• 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
Manglende oppfyllelse av krav i henhold til ESPD skjemaet, kan føre til at leverandøren blir avvist, jf. FOA § 24-2.
4.2 Skatter og avgifter
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K1 - Leverandør bør ikke ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. | Norske leverandører skal fremlegge attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra søknadsfristen. Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende dokumentasjon. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren legge frem en erklæring fra uavhengig tredjepart, eksempelvis revisor, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn på betaling av skatter og avgifter. |
4.3 Registrert foretak
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K2 - Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak | Firmaattest eller tilsvarende dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i et foretaksregister, faglig register eller handelsregister i sitt hjemland. |
4.4 Økonomisk og finansiell stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K3 - Leverandøren skal ha tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling. | Som dokumentasjon for Leverandørenes økonomiske og finansielle kapasitet skal det fremlegges soliditetsvurdering som også inneholder regnskapstall utarbeidet av en virksomhet med konsesjon til å drive kredittopplysningsvirksomhet. Vurderingen må ikke være eldre enn 3 måneder fra søknadsfristen, være basert på siste godkjente regnskapstall, og bør opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Dersom hovedleverandør støtter seg på annet foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til økonomisk og finansiell stilling, skal også dette foretaket oppfylle kvalifikasjonskravet og inngi dokumentasjon som angitt over i tillegg til signert forpliktelseserklæring, jf. vedlegg, hvor det eksplisitt fremkommer at selskapet solidarisk garanterer for gjennomføring av kontrakten. |
4.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K4 - Leverandøren skal ha tilfredsstillende kapasitet og kompetanse på relevant personell | Leverandøren skal ved utfylling av tabellen i vedlegget "Tabell for kvalifikasjonskrav K4 – mal" gi en spesifisert oversikt over antall medarbeidere med relevant kompetanse som leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten. Samt gi en spesifisert oversikt over antall medarbeidere med relevant kompetanse som kan dokumentere på norsk. Dersom samarbeidende foretak (underleverandører) benyttes, skal det i tabellen gis oversikt over antall ressurser som kommer fra hovedleverandør, og antall ressurser som kommer fra samarbeidende foretak. En ressurs kan føres opp på flere roller, metodikker, verktøy eller teknologier så lenge vedkommende tilfredsstiller minimumskravene for hver oppføring. Kriteriene for å tilfredsstille «Relevant kompetanse» innebærer at den enkelte ressurs som føres opp i tabellen må tilfredsstille samtlige minimumskrav til kompetanse og erfaring for den aktuelle rolle, slik som det er angitt i SSA-B Bilag 1, kapittel 4. |
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K5 - Leverandøren skal ha erfaring med sammenlignbare leveranser / oppdrag. | Leverandør skal ved vedlagte mal "Mal for kvalifikasjonskrav K5" inngi dokumentasjon av de tre (3) viktigste, relevante leveranser/oppdrag som Leverandøren har gjennomført eller som er pågående i løpet av de siste tre (3) år, og som er sammenlignbare med Kundens behov. Av dokumentasjonen skal det for hver leveranse/oppdrag framgå: • Kundens navn og kontaktinformasjon • Type kontrakt • Xxxxx og varighet • Antall konsulenter i oppdraget (antall fra hovedleverandør, og evt fra underleverandør) • Utfyllende beskrivelse av oppdraget • Opplysning om hvorvidt, og eventuelt i hvilken grad/for hvilke leveranseområder, samarbeidende foretak som inngår i kvalifikasjonssøknaden (underleverandører) har deltatt i leveransen. "Sammenlignbare bistandsoppdrag" innebærer at: 1. Leverandør i leveransen / oppdraget har levert ressurser for utvikling av større, komplekse løsninger for digitalisering i helsesektoren. Leverandøren bes om å spesifisere omfang av denne typen oppdrag i timer / fte. 2. Leverandør i leveransen / oppdraget har levert team hvor kunde leder prosessen, og hvor leverandør stiller med en eller flere av følgende roller: • Utviklings- og testkapasitet • Scrum Master • Development Leader (DevLead) • Security champion 3. At leveransen / oppdraget må ha følgende karakteristika: • Utviklingsmiljø Java • Smidig arbeidsmetodikk |
K6 – Leverandøren skal ha tilfredsstillende metoder for kompetanse- utvikling for sine ansatte | Leverandør skal beskrive dagens planer/system for kompetanseutvikling for sine ansatte Besvarelsen skal være i form av et executive summary (maksimalt 2 sider). |
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
K7 - Leverandøren skal ha etablert tilfredsstillende metoder for kvalitetssikring | Kravet skal dokumenteres ved en av disse alternativer: 1.Kopi av sertifikat for kvalitetssikring (ISO9001 eller tilsvarende), utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan. 2. Beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring, samt beskrivelse av hvordan dette er implementert og forvaltes i virksomheten. Besvarelsen skal være i form av et executive summary (maksimalt 1 side). Dersom samarbeidende foretak (underleverandører) benyttes, skal også deres metoder for kvalitetssikring beskrives tilsvarende. |
K8 - Leverandøren skal ha etablert tilfredsstillende ledelsessystem for informasjons- sikkerhet | Kravet skal dokumenteres ved en av disse alternativer: 1. Kopi av sertifikat for ledelsessystem for informasjonssikkerhet (ISO27001 eller tilsvarende), utstedt av akkreditert sertifiseringsorgan. Samt bekreftelse på at sertifisering dekker omfanget beskrevet for bistanden. 2. Beskrivelse av leverandørens styring og ledelse av informasjonssikkerhet, samt hvordan dette er implementert og forvaltes i virksomheten. Besvarelsen skal være i form av et executive summary (maksimalt 2 sider). Dersom samarbeidende foretak (underleverandører) benyttes, skal også deres metoder for informasjonssikkerhet beskrives tilsvarende. |
5. Krav til kvalifikasjonssøknaden
5.1 Språk
Kvalifikasjonssøknaden skal være utformet på norsk. Eventuelle vedlegg kan være på norsk eller engelsk.
5.2 Kvalifikasjonssøknadens innhold og struktur
Kvalifikasjonssøknaden skal bestå av de dokumenter som er angitt nedenfor i søkbart pdf-format, navngitt som følger: <Tilbyders navn>_<Del>_<Dokumentnavn.pdf.
Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at søknaden er komplett og korrekt, herunder at dokumentene er korrekt navngitt.
Del | Beskrivelse |
1. | Signert forpliktelseserklæring fra eventuelle samarbeidende foretak |
Del | Beskrivelse |
2. | Attester a. Attest for innbetaling av skatt og mva. (Jf. kvalifikasjonskrav K1). b. Firmaattest eller tilsvarende (Jf. kvalifikasjonskrav K2). |
3. | Økonomisk og finansiell stilling Dokumentasjon på økonomisk og finansiell stilling jfr kvalifikasjonskrav K3. |
4. | Tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner jfr kvalifikasjonskrav K4 - K8. Tilbyderne bes spesielt påse at dokumentasjonskravene er tilstrekkelig belyst for oppdragsgivers vurdering av kvalifikasjonene. |
5.3 Innlevering av kvalifikasjonssøknaden
Kvalifikasjonssøknaden leveres via Mercell innen den fristen som er angitt i pkt 3.3. Vennligst merk at det ikke vil være mulig å laste opp dokumenter etter søknadsfristens utløp. Tilbyderne bør starte opplasting og innlevering i god tid før tilbudsfristens utløp.
5.4 Endring og tilbakekalling av søknad om deltakelse
Innlevert søknad om deltakelse kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje i Mercell, hvorpå nye dokumenter lastes opp.
Endring av søknaden er å betrakte som ny søknad som skal utformes i samsvar med de krav til kvalifikasjonssøknaden som er oppstilt ovenfor.
6. Behandling av kvalifikasjonssøknadene
Søknader om deltakelse åpnes umiddelbart etter fristens utløp, og behandles i tråd med de bestemmelser som fremkommer nedenfor.
6.1 Vurdering av kvalifikasjoner
Oppdragsgiver vil vurdere om kvalifikasjonskravene er oppfylt basert på innlevert dokumentasjon. Dersom oppdragsgiver finner det nødvendig vil han kunne be om ettersending og avklaringer av opplysninger og dokumentasjon.
Tilbydere som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli avvist. Anskaffelsesforskriftens kapittel 24 vil bli lagt til grunn for vurdering av forhold ved leverandøren for øvrig.
6.2 Utvelgelse av leverandører
Blant de kvalifiserte leverandørene vil det bli valgt ut minst tre leverandører som inviteres til å delta i konkurransen, forutsatt at et tilstrekkelig antall leverandører er kvalifisert til å inngi tilbud.
Utvelgelsen vil skje ut fra en samlet vurdering av hvilke leverandører som i størst grad oppfyller kvalifikasjonskravene knyttet til tekniske og faglige kvalifikasjoner som beskrevet i K4, K5, K6, K7 og K8 i kapittel 4.6, og hvor besvarelsene på K5 vil bli vektet
tyngst.
For K4 – "Leverandøren skal ha tilfredsstillende kapasitet og kompetanse på relevant personell" foretas en samlet vurdering av den relevante kapasitet og kompetanse som kan stilles til disposisjon.
For K5 – "Leverandøren skal ha erfaring med sammenlignbare bistandsoppdrag " vil det bli foretatt en samlet vurdering av leverandørens beskrevne oppdrag. Relevante referanser fra helsesektor og inn mot legemiddelområdet vil bli vektlagt positivt.
Referansenes relevans og omfang vil også bli vektlagt.
For K6 "Leverandøren skal ha tilfredsstillende metoder for kompetanseutvikling for sine ansatte" vil det foretas en samlet vurdering av leverandørens beskrivelse av metoder for kompetanseutvikling for sine ansatte.
For K7 – Leverandøren skal ha etablert tilfredsstillende metoder for kvalitetssikring" – vil dokumentert sertifisering innen kvalitetssikring bli vektlagt positivt.
For K8 – "Leverandøren skal ha etablert tilfredsstillende metoder for informasjons- sikkerhet" vil dokumentert sertifisering innen informasjonssikkerhet bli vektlagt positivt.
7. Krav til tilbudet
Informasjon gitt i kapittel 7 og kapittel 8 er kun relevant for de leverandørene som inviteres til å levere tilbud etter kvalifikasjonsfasen.
7.1 Språk
Tilbudet skal utformes på norsk. Eventuelle vedlegg kan være på norsk eller engelsk.
7.2 Tilbud på deler av omfanget
Det er ikke anledning til å gi tilbud på kun deler av omfanget.
7.3 Alternative tilbud
Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Tilbudet skal relateres til de beskrivelser og krav som er oppstilt i konkurransegrunnlagets del II.
7.4 Vedståelsesfrist
Tilbudet skal vedstås i seks (6) måneder fra innlevering av tilbud, eller frem til kontrakt er inngått dersom dette inntreffer tidligere.
7.5 Tilbudets innhold og struktur
Tilbudet skal bestå av de dokumenter som er angitt nedenfor i søkbart pdf-format, navngitt som følger: <Tilbyders navn>_<Del>_<Dokumentnavn.pdf.
Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at tilbudet er komplett og korrekt.
Del | Beskrivelse |
1. | Tilbudsbrev, basert på vedlagt mal |
2. | - SSA-B Bilag 3 Administrative bestemmelser - SSA-B Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser - SSA-B Bilag 4 Vedlegg 1 Prismatrise - SSA-B Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten - SSA-B Bilag 7 Leverandørens besvarelse |
7.6 Innlevering av tilbudet
Tilbudet leveres via Mercell innen den frist som er angitt i pkt. 3.3 ovenfor. Vennligst merk at det ikke vil være mulig å laste opp dokumenter etter tilbudsfristens utløp.
Tilbyderne bør derfor starte opplasting og innlevering i god tid før tilbudsfristens utløp.
7.7 Endring og tilbakekalling av tilbud
Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp.
Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud, som skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor.
8. Evaluering av tilbud
Tilbudene åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp, og behandles i tråd med de bestemmelser som fremkommer nedenfor.
8.1 Kontraktstildeling
Tilbudsevalueringen vil ta utgangspunkt i de innleverte tilbudene og hvordan disse utvikles gjennom eventuelle forhandlinger.
Tildeling av kontrakt vil skje til den leverandøren som har innlevert tilbudet med det beste forhold mellom kvalitet og pris.
Tabellen under viser tildelingsmodellen.
Tildelings- kriterium | Vekt | Beskrivelse/Delkriterier |
Kvalitet | 60-80 % | Kvalitetsvurderingen vil omfatte evaluering av (i prioritert rekkefølge): • Tilbudte ressursers kompetanse og erfaring • Forståelse av oppdraget • Leveringsdyktighet og tilgjengelighet |
Pris | 20-40 % | Prisvurderingen vil omfatte evaluering av besvarelse gitt i SSA-B Bilag 4 - Pris og Prisbestemmelser, og inngitte priser i SSA-B Bilag 4 vedlegg Prismatrise. Prisevalueringen vil omfatte evaluering av (i prioritert rekkefølge): • Samlet pris på teamet pr år • Timepriser |
8.2 Evaluering av kvalitet
8.2.1 Evaluering av tilbudte ressursers kompetanse og erfaring
Evalueringen legger til grunn leverandørens besvarelse i SSA-B Bilag 7, kapittel 5. Det er viktig at leverandør bygger opp sin besvarelse etter de maler som fremkommer der.
Det vil blant annet legges vekt på tilbudte ressursers kompetanse og erfaring sett i forhold til det som fremgår av tabeller for den enkelte konsulentkategori i SSA-B Bilag 1, kapittel 4.
Det vektlegges også at det tilbudte teamet samlet sett har en best mulig dekning av de områder og teknologier som er beskrevet i SSA-B Bilag 1, kapittel 4.4.
Det vil telle positivt om ressursene har jobbet sammen tidligere og har erfaring med utvikling fra store IKT prosjekter innen e-helse og legemiddelområdet.
8.2.2 Evaluere forståelse av oppdraget
Evalueringen legger til grunn leverandørens besvarelse i SSA-B Bilag 7, kapittel 3. Det er viktig at leverandør bygger opp sin besvarelse etter de maler som fremkommer
der. Oppdragsgiver vil vurdere leverandørens beskrivelse og forståelse av oppdraget, slik som det fremkommer av kapittelinndelingen i dokumentet.
Det vil telle positivt om Leverandør kan vise til eksempler på hvordan Leverandør har håndtert tilsvarende oppdrag tidligere.
8.2.3 Evaluering av leveringsdyktighet og tilgjengelighet
Evalueringen legger til grunn leverandørens besvarelse i SSA-B Bilag 7, kapittel 4. Det er viktig at leverandør bygger opp sin besvarelse etter de maler som fremkommer der. Oppdragsgiver vil vurdere leverandørens beskrivelse av leveringsdyktighet og tilgjengelighet, slik som det fremkommer av kapittelinndelingen i dokumentet.
Det vil telle positivt om Leverandør kan vise til eksempler på hvordan Leverandør har håndtert tilsvarende oppdrag tidligere.
8.3 Evaluering av pris
Oppdragsgiver har utarbeidet en modell for sammenstilling av tilbudte priser for beregning av årlige pris for tilbudte team. Den årlige prisen for tilbudt team vektlegges høyest for evaluering av tildelingskriteriet Pris.
Oppdragsgiver vil også evaluere de enkelte inngitte timesprisene per konsulentkategori per senioritet for seg selv, men dette vil ha mindre vekt en årlig pris for tilbudte team.
Den evalueringsmodell som er valgt for pris har til hensikt å gi en vurdering som er best mulig egnet til å synliggjøre relative forskjeller mellom pristilbudene. Det legges til grunn en lineær metode for evaluering av pris, hvor det tas utgangspunkt i beste pris.
Dersom det er mer enn 100% forskjell mellom de samlede priser som ligger til grunn for evaluering, vil lineær metode være uegnet for bedømmelsen. Oppdragsgiver vil i så fall benytte hybrid bedømmelsesmetode med knekkpunkt 2,5.
8.4 Vurdering av avvik og forbehold
Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli vurdert i samsvar med FOA kapittel 24.
Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle uttrykkelige forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra leverandør som kan innebære forbehold/avvik ift. vilkårene. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert og eventuelt vektlagt under kriteriet " pris", så fremt de antas å ha økonomisk betydning, eventuelt under de øvrige kvalitetskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene.
Tilsvarende vurderinger vil skje for forbehold/avvik ift. konkurransegrunnlaget for øvrig,
m.h.t. forhold som enten enkeltvis eller samlet vurderes å representere et vesentlig avvik. En samlet vurdering av avvik vil kunne resultere i en avvisningsrett- og eller plikt for å sikre at Oppdragsgivers behov faktisk dekkes og at evalueringen baseres på sammenlignbare tilbud.