Prosedyre for minikonkurranse

Prosedyre for minikonkurranse

Anskaffelse av Konsulenttjenester arkiv

1 Prosedyre for minikonkurranse

Kunden skal gjennomføre avrop ved minikonkurranser på alle oppdrag. Minikonkurranse gjennomføres for å avgjøre hvilket tilbud som best tilfredsstiller forespørselen.

1.1 Oppdragsgivers forespørsel

Når kunden har behov for konsulenter som kan dekkes av rammeavtalen, vil det bli utarbeidet en minikonkurranse som sendes alle leverandørene de har inngått avtale med innen det aktuelle delområdet på rammeavtalen. Her vil det fremgå detaljer om bistanden/oppdraget, tildelingskriterier og en svarfrist for å levere tilbud.

1.2 Kunngjøring av minikonkurranse

Kunden sender minikonkurranse gjennom konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) eller på e-post til alle leverandører de har rammeavtale med på det aktuelle delområdet det gjennomføres avrop på. Dersom konkurransen kjøres gjennom Mercell, anbefales det å også sende varsel om konkurransen til alle leverandører på delområdet pr. e-post til leverandørenes kontaktperson, samt deres generiske epostadresse.

1.3 Tilbudsfrist

Kunden vil oppgi en konkret tilbudsfrist i minikonkurransen som gir leverandøren tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbud. Tilbudsfristen kan ikke være kortere enn 7 dager.

1.4 Mottatte tilbud

Alle leverandører på det aktuelle delområdet kan levere tilbud. Tilbud skal leveres i malen

«Leverandørens tilbud - Minikonkurranse». Tilbud som ikke leveres innen fastsatt frist i minikonkurransen vil bli avvist. Dersom minikonkurransen gjennomføres over e-post, skal tilbudet fra leverandøren leveres som en passordbeskyttet PDF-fil eller i en passordbeskyttet zip-fil.

Passordet fra leverandøren skal oversendes innen 2 timer etter tilbudsfrist. Dersom kravet ikke overholdes vil dette gi kunden en avvisningsrett.

1.5 Forberedende markedsdialog før gjennomføring av minikonkurranse

Kunden kan gjennomføre markedsdialog for å forberede minikonkurranser og gi informasjon til leverandørene de har avtale med om sine planer og behov. Dette kan foregå skriftlig og/eller muntlig.

Kunden kan søke eller motta råd og innspill fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører som kan brukes i planleggingen og gjennomføringen av minikonkurransen. Forutsetningen er at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet, jf. lov av 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser § 4.

Når en leverandør eller en virksomhet tilknyttet leverandøren har gitt råd og innspill til Kunden forut for konkurransen, skal Kunden treffe egnede tiltak for å sikre at leverandøren ikke får en urimelig

konkurransefordel dersom han deltar i minikonkurransen. Det samme gjelder dersom leverandøren har vært involvert i planleggingen av minikonkurransen på annen måte.

Egnede tiltak vil blant annet være:

• å sørge for at de andre leverandørene som deltar i minikonkurransen, mottar de samme relevante opplysningene som er utvekslet i dialogen med leverandøren i planleggingen av minikonkurransen

• å fastsette en tilstrekkelig frist for mottak av tilbud for å utjevne eventuelle fordeler

1.6 Gjennomføring av minikonkurranser med dialog

Kunden skal i oppdragsbeskrivelsen opplyse om han planlegger å ha dialog med leverandørene. Hvis ikke skal avropet gjennomføres i henhold til punkt 6.2, over. Xxxxxx Xxxxxx planlegger dialog, skal han angi hva dialogen vil gjelde og så vidt mulig beskrive hvordan dialogen vil bli gjennomført.

Kunden skal etter tilbudsfrist bestemme seg for om han ønsker å ha dialog med leverandøren. For øvrig gjelder følgende rammer for dialogen:

a) Dialogen kan gjelde alle sider ved tilbudene og andre mottatte dokumenter eller opplysninger og kan blant annet omfatte avklaringer og forhandlinger.

b) Kunden kan ha dialog med en eller flere leverandører. En eventuell utvelgelse skal skje i samsvar med punkt 6.2.4 To-trinns minikonkurranser.

c) Kunden skal behandle leverandørene likt i dialogen. Kunden kan ikke på en diskriminerende måte gi opplysninger som kan gi noen av leverandørene en fordel fremfor andre.

d) Under dialogen skal Kunden ikke uten samtykke gi de øvrige leverandørene tilgang til løsninger eller andre fortrolige opplysninger som en leverandør har gitt. Et samtykke skal gjelde de bestemte opplysningene som Xxxxxx planlegger å gi tilgang til.

1.7 To-trinns minikonkurranser

Kunde kan gjennomføre minikonkurranse med dialog i to trinn, dersom dette er hensiktsmessig i forhold til bistanden/oppdraget. I trinn 1 velger Kunden blant tildelingskriteriene som fremkommer i vedlegg 8.5 Prosedyre for minikonkurranse under punkt 1.10. Formålet er en reduksjon av antall tilbydere fra trinn 1 til trinn 2, men ikke mer enn at det står minst to leverandører igjen i trinn 2. I trinn 2 vil Kunden benytte samme tildelingskriterier som i trinn 1 og be om oppdaterte tilbud innen en angitt frist. Leverandører som ikke går videre fra trinn 1 til trinn 2 vil få melding om dette før trinn 2 gjennomføres.

1.8 Makspris

«Makspris» er prisen Leverandøren innga i sitt tilbud i hovedkonkurransen.

Leverandør har ved hver minikonkurranse anledning til å konkurrere fullt ut på hvert tildelingskriterium, men for pris slik at makspris ikke kan overstiges. Leverandøren er selv ansvarlig for å ikke overgå makspris i forbindelse med minikonkurranser.

1.9 Reise- og oppholdskostnader til eller fra avtalt arbeidssted

Konsulenten kan ikke fakturere reisekostnader til eller fra det avtalte arbeidssted med mindre annet er oppgitt i minikonkurransen. Dersom Kunden ønsker det, kan reise- og oppholdskostnader benyttes som et tildelingskriterium og bli en del av prisevalueringen i minikonkurransene. Kostnader knyttet til reise og opphold skal dokumenteres.

1.10 Reise- og oppholdskostnader for pålagte reiser

For reiser pålagt av Kunden (tjenestereiser i forbindelse med oppdrag) gjelder følgende beregnet fra konsulentens nullpunkt for reisen (bosted eller avtalt arbeidssted):

• Reisekostnader på tjenestereiser kortere enn 70 km én vei. dekkes ikke, med mindre dette er avtalt med Kunden.

• Reisekostnader på tjenestereiser over 70 km én vei dekkes hele reisen av Xxxxxx. Diett og overnatting dekkes etter statens satser, etter avtale med Xxxxxx. Reisene skal dokumenteres og foretas på billigst mulig måte.

1.11 Opsjon

Kunde vil opplyse om eventuelle opsjoner i oppdragsbeskrivelsen. Kunde skal skriftlig informere Leverandøren dersom opsjon utløses. Ved utløsning av opsjon vil Kunde kunne be om prisforhandling.

Følgende opsjoner kan eksempelvis benyttes:

• Kunden har ensidig rett til å utvide stillingsprosenten oppad til 100 % på eksisterende vilkår ut avtaleperioden, og ut tidsopsjonen dersom denne utløses

• Kunden kan disponere konsulenten til andre prosjekt enn det som opprinnelig var avtalt innen avtaleperioden. Dette skal avklares med Leverandøren på forhånd.

• Kunden har en ensidig rett til å forlenge oppdraget på eksisterende vilkår frem til dd.mm.åååå.

1.12 Tildelingskriterier

Kunden kan benytte følgende tildelingskriterier i minikonkurransen. Vektingen mellom valgte tildelingskriterier vil fastsettes i hver enkelt minikonkurranse.

• Pris

o Timepris

o Fastpris

▪ Med utregning som viser estimert omfang og timepris

o Bonus/risk

• Reisekostnader

o Reisekostnader til og fra det avtalte arbeidssted.

• Tilgjengelighet

o Tilbyders evne til å levere etterspurt kapasitet innenfor en gitt tidsramme.

o Tilstedeværelse hos Kunden.

• Kompetanse/erfaring

o Evaluering av CV, herunder konsulentens kompetanse og erfaring knyttet opp mot oppdragsbeskrivelsen.

• Personlig egnethet

o Intervju

• Kompetanseoverføring

o Hvordan vil tilbyder sikrer at all prosesskompetanse og sluttresultat overføres til Kunden på en hensiktsmessig måte.

• Tilnærming

o Metodikk

o Organisering og ressursutnyttelse

• Oppdragsforståelse og løsningsbeskrivelse

o Hvordan forstår leverandøren hva Xxxxxx ber om.

o Beskrivelse av hvordan problemet kan løses.

o Prosjekt- og fremdriftsplan for oppdraget

Underpunkter for hvert tildelingskriterium er ment som eksempler og er ikke en uttømmende liste for hvordan hvert tildelingskriterium vil vurderes.

1.13 Evaluering

Kunden vil evaluere alle mottatte tilbud som er levert i henhold til bestemmelsene i rammeavtalen og den aktuelle minikonkurranse. Tildeling skjer på bakgrunn av hvilket tilbud som samlet sett blir vurdert som best basert på de oppgitte tildelingskriterienes og tildelingskriterienes fastsatte vekting.

1.14 Tildeling

Når Xxxxxx har evaluert tilbudene og valgt leverandør, skal det sendes skriftlig melding til alle tilbyderne om hvem som blir tildelt oppdraget og hvorfor dette var det beste tilbudet.

2 Endringer i kontraktsvilkår for det enkelte avrop

Kunden skal i valgt SSA kontrakt angi eventuelle supplerende bestemmelser og endringer til kontrakten i vedlegg «Tillegg og endringer til den generelle avtaleteksten», eventuelt som vedlegg til oppdragsbeskrivelsen som innarbeides i valgt SSA vedleggsstruktur ved avtaleinngåelse.