Økonomi- og finansreglement for Viken fylkeskommune

• Økonomiplan og årsbudsjettet vedtas endelig av fylkestinget i desember. Fylkestingets vedtak basert på fylkesrådets forslag og innstillingen fra finanskomiteen.

3.3 Vedtak om årsbudsjett og økonomiplan ‌

Minimumskravet til spesifisering av fylkestingets budsjettvedtak i driftsbudsjettet fremgår av budsjettskjema 1A og 1B til forskrift om årsbudsjett, og av budsjettskjema 2A og 2B for investeringsbudsjettet.

Fylkestingets vedtak/spesifisering av økonomiplan/årsbudsjett:‌

• Fylkeskommunens driftsbudsjett vedtas som netto utgifter pr. fylkesrådsområde og for finansområdet, og som netto inntekter for fylkesskatt og rammetilskudd og andre inntekter, slik det framgår av egen talloversikt (jf. Bevilgningsoversikt - Drift) i fylkesrådets forslag til økonomiplan/årsbudsjett.

Omdisponeringer innenfor det enkelte rådsområde av prinsipiell eller vesentlig betydning, skal legges frem for fylkestinget.

• Fylkeskommunens investeringsbudsjett vedtas med brutto budsjettrammer, inndelt i delrammer for det enkelte fylkesrådsområde, slik det fremgår av egen talloversikt (jf. Bevilgningsoversikt – investering) i årsbudsjett/økonomiplan, og med årsforbruk i henhold til forventet fremdrift. Oversikt over investeringsprosjektene i investeringsbudsjettet skal framgå av økonomiplanen.

• Særskilt vedtak om fylkeskommunens låneopptak for budsjettåret.

• Særskilt vedtak om netto driftsbudsjett for kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretariat og fylkesrevisjon

3.4 Vedtak om endring av årsbudsjett ‌

Fylkestinget må selv vedta endringer av budsjettet på det nivå de har fattet sitt opprinnelige vedtak. Det skal legges frem budsjettjusteringssak til fylkestinget dersom det skjer vesentlige endringer i inntekter eller utgifter som årsbudsjettet bygger på. Det skal også legges frem budsjettjusteringssak dersom det skjer endringer som er i strid med de mål, premisser og prioriteringer som ble lagt til grunn ved opprinnelig vedtak om budsjettet eller endringene på annet vis som må regnes for å være av prinsipiell betydning.‌‌

3.5 Budsjettfullmakter

Delegasjon av budsjettdisponeringsmyndighet og andre budsjettfullmakter følger av det til enhver tid gjeldende reglement for delegert myndighet i Viken fylkeskommune, samt reglement for fylkesrådet.‌‌

4. Årsregnskap ‌

4.1 Generelt

Årsregnskapet skal avlegges innen 15. februar i året etter regnskapsåret. I forbindelse med regnskapsavslutningen vil regnskapssjefen gi veiledning og bestemmelser i et eget årsoppgjørsskriv.

All tilgang eller bruk av midler i løpet av året som vedrører fylkeskommunens virksomhet, skal framgå av driftsregnskapet eller investeringsregnskapet (arbeidskapitalprinsippet).‌‌

4.2 Bruttoprinsippet

Alle utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger skal budsjetteres og regnskapsføres brutto. Det skal ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter på utgiftspostene, og det skal heller ikke gjøres fradrag for eventuelle utgifter på inntektspostene.

4.3 Anordningsprinsippet ‌

I kommuneloven og forskriftene om årsregnskap og årsberetning er det bestemt at regnskapet skal føres etter anordningsprinsippet. Dette vil si at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. At transaksjonen er kjent innebærer normalt at varer er levert og tjenester utført.

4.4 Kontantkasser og bankkonti ‌

Fylkeskommunen er bokføringspliktig, dette innebærer at lov om bokføring (bokføringsloven), forskrift om bokføring og god bokføringsskikk skal følges.

Virksomhetene skal i minst mulig grad benytte kontanter.

Fylkeskommunens bankkonti er organisert i et konsernkontosystem. Utbetalinger må følge hovedprosessene i økonomi- og HR-avdeling.

4.5 Kontoplanen ‌

Kontoplanen danner et viktig grunnlag for god økonomistyring. Den skal videre gi grunnlag for sammenstilling av regnskapsopplysninger iht. kravene til årsregnskapet og regnskapsrapporteringen i KOSTRA.

Fylkeskommunens interne kontoplan består av følgende dimensjoner:

• art

• ansvar

• funksjon

• prosjekt

• diverse

• anlegg

• dimensjoner avsatt for prosjektstyring

De tre første dimensjoner er obligatoriske i resultatregnskapet. I investeringsregnskapet er i tillegg også prosjekt og anlegg obligatorisk. Bruk av de øvrige dimensjonene avhenger av transaksjonstype og behovet for intern rapportering.‌

Artskontoplanen

Artskontoplanen er gjennomgående for hele fylkeskommunens virksomhet og skal gi informasjon om type utgift og inntekt. Første siffer angir kontoklasse:

1 = driftsregnskap

2 = balanseregnskap

3 = investeringsregnskap

Ansvarskontoplanen

Ansvarskontoplanen gjenspeiler budsjettansvar. Et ansvar består av seks siffer. Første siffer i ansvaret angir rådsområdet. De øvrige sifrene gjenspeiler rådsområdets organisering og budsjettansvar.

Funksjonskontoplanen

Funksjonskontoplanen gjenspeiler fylkeskommunale tjenester. Inndelingen i funksjoner samsvarer med inndelingen i funksjoner i KOSTRA, med muligheter for ytterligere spesifisering/inndeling.

Prosjektdimensjonen

Prosjektdimensjonen er delt opp i fem sifferserier og brukes for å spesifisere prosjekter. Prosjektdimensjonen brukes til å spesifisere prosjekter både for drift og investering.

Diversedimensjonen

Diversedimensjonen kan benyttes for å dekke særskilte behov knyttet til økonomioppfølging og/eller rapportering.‌

Anleggsdimensjonen

Anleggsdimensjonen benyttes for å knytte investeringstransaksjoner til økonomisystemets anleggsmodul.

4.6 Aktivering ‌

Alle utgifter som føres i investeringsregnskapet skal aktiveres i fylkeskommunens balanse.‌‌

4.7 Avskrivninger

Avskrivninger på driftsmidler beregnes ut fra anskaffelseskost som er aktivert. Avskrivningene beregnes etter en lineær modell, dvs. med like stor andel av anskaffelseskost (like store beløp) i hvert

av årene i avskrivningsperioden. Avskrivningen starter året etter at anskaffelsen er foretatt/året etter at et bygg er tatt i bruk.‌

4.8 Overføring av virksomhetenes netto besparelser og overskridelser

Reglene under dette avsnitt har til formål å:

• Sikre god økonomistyring ved å gi mulighet for å se bevilgninger i sammenheng mellom år.

• Xxxxxx ressurssløsing ved at virksomheter ikke skal føle seg tvunget til å bruke opp budsjettet innen årets slutt.‌

• Sikre ansvarlighet ved at merforbruk må dekkes inn i neste års budsjett.

4.8.1 Hovedregel

Fylkeskommunale virksomheter

Disse virksomheter får overført mindreforbruk ved regnskapsavslutningen til neste budsjettår:

• De videregående skolene

• Folkehøgskolene

• Skoler ved sosiale og medisinske institusjoner

• Veiledningssentre

• Tannhelsetjenesten

Fylkeskommunale virksomheter kan overføre netto besparelser på driftsbudsjettet mellom år innenfor en ramme på 3 prosent av netto driftsbudsjett. Besparelser ut over 3 prosent kan overføres dersom virksomheten kan fremlegge en realistisk tiltaks- og fremdriftsplan.

Fylkeskommunale virksomheter skal dekke inn overskridelser i sin helhet året etter at de har oppstått. Dersom merforbruket er over 2 prosent av bruttobudsjettet, kan inndekking skje over to budsjettår.

Gjenstående beløp på reserveposter kan overføres.

Mindreforbruk på bevilgninger av prosjektkarakter o.l. overføres dersom dette skyldes at prosjektet har en annen fremdrift enn budsjettåret.

Ved mer- eller mindreforbruk på fylkesrådsområder som ikke gjelder virksomheter skal fylkesrådet vurdere om mer- eller-mindreforbruk skal overføres/dekkes inn.

Med brutto budsjettramme menes brutto driftsutgifter i revidert budsjett, korrigert for de tjenester som skal unntas fra ordningen.

Med netto besparelse og netto overskridelse menes her det beløpet som fremkommer i fylkeskommunens driftsregnskap som avvik mellom netto utgifter i revidert driftsbudsjett og netto utgifter i driftsregnskapet etter at det er foretatt eventuelle bundne avsetninger.‌

4.8.2 Bruk av overførte bevilgninger

Overførte bevilgninger skal brukes i samsvar med de prioriteringer og mål som fremgår av økonomiplan/årsbudsjett eller andre styringsdokumenter. Bruken av fond skal ikke binde opp utgifter til drift i flere år fremover, dvs. disponeringen skal ha preg av å være av engangskarakter og enkelt kunne reverseres.

4.9 Strykningsbestemmelser ‌

Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) har egen bestemmelse (§9) om strykninger som skal gjennomføres for å redusere et eventuelt underskudd i fylkeskommunens regnskap. Rekkefølgen på disse strykningene er ikke endelig bestemt i forskriften.

Dersom fylkeskommunen kommer i en situasjon der det må gjennomføres strykninger iht. forskriftens § 9 skal disse gjennomføres i følgende rekkefølge:

1. Stryke eventuelle avsetninger til ubundne fond vedtatt av fylkestinget ‌

2. Stryke eventuelle budsjetterte overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap vedtatt av fylkestinget.

3. Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger.

4. Stryke avsetninger til ubundne fond vedtatt av andre organer enn fylkestinget.‌

5. Rapportering

Rapportering er en viktig del av virksomhetsstyringen. Det er blant annet gjennom rapporteringen at man sikrer tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag.

I tillegg til årsrapport skal det i løpet av budsjettåret rapporteres to ganger til fylkestinget på følgende:

• Prognose økonomisk resultat

• Måloppnåelse innen tjenesteområdene hittil i året

• Status for finans – og gjeldsforvaltningen

• Status for investeringsprosjekter

I tillegg til dette plikter fylkesrådet å rapportere løpende til fylkestinget om vesentlige avvik som oppdages mellom rapporteringstidspunktene.

Rapporteringen skal skje pr. 30.4. (1. tertial), pr. 31.8. (pr. 2. tertial) og pr. 31.12 (årsrapportering).

Fylkeskommunens årsberetning vil inneholde rapporteringen for året som helhet. Årsberetningen skal vedtas av fylkestinget senest 30.06. i påfølgende budsjettår.

I vurderingen av måloppnåelse innen tjenesteområdene skal det tas rapporteres på fylkeskommunens innsatsområder ‌‌

6. Kontering, attestasjon og anvisning

6.1 Hva innebærer kontering, attestasjon og anvisning ‌

Kontering

Kontering av en faktura, et eBilag eller eBudsjettendring innebærer å fylle inn kontostrengen i posteringsbildet med korrekt art, ansvar, tjeneste (funksjon) og eventuelt prosjekt, diverse, anlegg og kontrakt for å sikre at utgiften eller inntekten blir ført på riktig sted i fylkeskommunens budsjett og regnskap.

Attestasjon

Den som attesterer går god for at dokumentasjonen som behandles gjelder en utgift som fylkeskommunen faktisk skal dekke, og at fastsatte regler om for eksempel avlønning, anskaffelser og tilskuddsforvaltning er fulgt. Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted.

Alle bilag skal være attestert av den eller de som har hatt slik befatning med saken (f.eks. bestilling/innkjøp) at de kan innestå for at faktura er korrekt og i henhold til bestilling og at anvisning kan anbefales. Ingen kan attestere utbetalinger til seg selv eller utgifter som direkte vedrører egen person.‌

Anvisning/disponeringsmyndighet

Anvisningsmyndighet eller budsjettdisponeringsmyndighet omfatter myndighet til å bestemme hvordan budsjettmidler avsatt til nærmere avgrensede formål skal brukes, herunder myndighet til å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk binding for fylkeskommunen. Å anvise et beløp er å gi utgifts- eller inntektsordre på det aktuelle beløp.

Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser, skal bekreftes av en som har anvisningsmyndighet etter å ha forsikret seg om at:‌

• det er hjemmel for disposisjonen i fylkestingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler

• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen

• disposisjonen er økonomisk forsvarlig

Ingen kan anvise utbetalinger til seg selv eller utgifter som direkte vedrører egen person eller nærstående (som f.eks. reiseregninger, telefonutgifter mv.). Disse skal sendes til høyere anvisningsmyndighet for anvisning.

Anvisningsmyndigheten kan ikke benyttes på en slik måte at:‌

• Disponeringen er strid med prinsipper til grunn for fylkestingets budsjettvedtak.

• Disponeringen binder opp utgifter i senere års budsjetter.

• Tjenestetilbudet endres utover fylkestingets forutsetninger i budsjettvedtaket.

• Det krever bruk av fondsmidler utover fylkestingets budsjettvedtak.

Dersom det oppstår tvil om en disponering er i strid med disse bestemmelsene, skal saken legges frem for fylkestinget.

Konteringsadgang og attestasjons- og anvisningsfullmaktene er registrert i fylkeskommunens felles økonomi-, lønns- og personalsystem (ERP). Anvisningsfullmaktene er i samsvar med delegasjonsreglementet.

6.2 Delegasjon av anvisnings- og disponeringsmyndighet ‌

Delegasjon av anvisnings- og disponeringsfullmakt følger av det til enhver tid gjeldende reglement for delegert myndighet i Viken fylkeskommune, samt reglement for fylkesrådet.‌‌

7. Garantier

Fylkeskommunen kan, etter vedtak i fylkestinget selv, stille kausjon eller annen økonomisk garanti for virksomhet som drives av andre enn fylkeskommunen selv. Det kan ikke stilles kausjon eller annen økonomisk garanti knyttet til næringsvirksomhet som drives av andre enn fylkeskommunen selv.

Fylkestinget selv bestemmer om garanti skal gis som simpel kausjon eller selvskylderkausjon.

Vedtak om garantistillelse og garantiavtale/-erklæring skal angi garantiens varighet. Ved garantier knyttet til investeringer skal garantiens varighet ikke overstige investeringsobjektets levetid.

Garantiperioden kan ikke strekke seg utover 2 år fra forfall for fordringen. Det kan ikke stilles garantier med varighet over 40 år, medregnet 2-årsfristen. For driftsgarantier kan det ikke gis garanti med varighet over 5 år.

Vedtak om garantistillelse og garantiavtale/-erklæring skal alltid angi det maksimumsansvar garantien omfatter. Ved vurdering om å stille garanti, må nytte vurderes opp mot de potensielle konsekvensene av å måtte innfri garantien. Fylkeskommunens totale garantiansvar skal ses i forhold til hva som vurderes som økonomisk forsvarlig.

Vedtak om å stille økonomisk garanti for virksomhet som drives av andre enn fylkeskommunen selv, skal godkjennes av departementet. Garantier der maksimumsansvaret er lavere eller lik kroner 10 millioner kroner trenger ikke statlig godkjenning.

Fylkeskommuner kan ikke rettsgyldig pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser.‌‌

8. Finansielle måltall

Finansielle måltall er målsettinger for fylkeskommunens økonomiske utvikling og stilling. Formålet med finansielle måltall er å synliggjøre hva som er en sunn økonomi for fylkeskommunen over tid. Måltallene skal brukes som en del av beslutningsgrunnlaget i økonomiplan – og årsbudsjettprosessen.

Fylkestinget skal i forbindelse med den årlige økonomiplan- og årsbudsjettprosessen fastsette veiledende finansielle måltall for kommende planperiode. Det skal minimum settes måltall i forhold til:

• Netto driftsresultat

• Gjeldsgrad

• Disposisjonsfond

9. Tilskuddsforvaltning ‌

Formålet med reglene om tilskuddsforvaltning er å sikre effektiv og hensiktsmessig utforming og oppfølging av de ulike tilskuddsordningene. Reglene gjelder for fylkeskommunens egne tilskuddsordninger. For tilskuddsordninger Viken fylkeskommune forvalter på vegne av staten eller andre, er det reglene for disse ordningene som skal følges.

Ved etablering av en tilskuddsordning i Viken, skal det vurderes om tilskudd er det relevante virkemiddelet for å oppnå fylkeskommunens mål. For å sikre effektiv forvaltning bør det også vurderes hvordan tilskuddsordningen skal utformes, forvaltes og følges opp for å oppnå formålet med ordningen.

Videre gjelder følgende prinsipper for å vurdere om virkemiddelet tilskudd skal benyttes:

• om tilskuddsordning er lovlig statsstøtte

• om dette er tilskudd, eller kan være en offentlig anskaffelse

• om dette er tilskudd, driftsstøtte eller prosjektmidler

• hvilke forvaltningsregler som gjelder, herunder offentliggjøring

• hvordan kriterier for å vurdere måloppnåelse skal utformes

• hva tilskuddsmottaker skal rapportere om etter at tiltak er gjennomført

Ved å følge disse prinsippene ivaretar fylkeskommunen forvaltningskrav i ulike regelverk og sikrer god internkontroll.

10. Internkontroll ‌

Internkontroll er en del av fylkeskommunens egenkontroll, og er hjemlet i kommuneloven. Egenkontrollen er todelt, og består av både kontrollutvalgets virksomhet (kommuneloven kapittel 23) og fylkesrådets internkontroll med administrasjonens virksomhet (kommuneloven kapittel 25).

Fylkesrådet er ansvarlig for internkontrollen i Viken fylkeskommune.

Ansvar for internkontroll innebærer:‌

• Å kommunisere forventninger til fylkeskommunens internkontroll

• Å sørge for en enhetlig struktur og metodikk for kommunens internkontrollarbeid

• Å følge opp at internkontrollen er effektiv, hensiktsmessig og tilpasset risikobildet

• Å følge opp at myndighet delegert fylkesdirektører og virksomhetene blir forsvarlig ivaretatt

Internkontrollen skal gi rimelig sikkerhet om måloppnåelse innen følgende områder:‌

• Målrettet og effektiv drift

• Pålitelig rapportering

• Overholdelse av lover og regIer

Internkontrollen er en integrert del av de arbeidsprosesser som gjennomføres, og inngår i det helhetlige plan- og styringssystemet og i virksomhetsstyringen som til enhver tid er gjeldende for Viken fylkeskommune

11. Særskilt om fylkeskommunale foretak ‌

Fylkestinget vedtar den årlige budsjettrammen for foretaket. Dette angir rammen for styrets vedtak om særbudsjett for foretaket.

Foretakets særbudsjett skal utformes i tråd med reglene i forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner.

Foretaket mottar årlig oppdragsbrev fra fylkesrådet som konkretiserer mål, leveranser og forventninger for budsjettåret

Fylkestinget vedtar foretakets særregnskap og årsberetning.

Foretakets særregnskap og årsberetning skal utarbeides etter de grunnleggende regnskapsprinsipper som er angitt i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner.

Foretaket skal utarbeide rapporter som tas inn i fylkeskommunens samlede tertial- og årsrapportering til fylkestinget.

Det vises for øvrig til det til enhver tid gjeldende reglement for delegert myndighet i Viken fylkeskommune.‌‌

12. Særskilt om virksomheter med eget styre

Fylkestinget vedtar den årlige budsjettrammen for virksomheten. Dette angir rammen for styrets vedtak om særbudsjett for virksomheten.

Virksomheten særbudsjett skal utformes i tråd med reglene i kommuneloven og forskrift om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner mv.

Virksomheten mottar årlig oppdragsbrev fra fylkesrådet som konkretiserer mål, leveranser og forventninger for budsjettåret

Virksomhetens særregnskap skal innarbeides i fylkeskommunens totalregnskap og følge samme prinsipper for utarbeidelse som totalregnskapet.

Virksomheten skal utarbeide rapporter som tas inn i fylkeskommunens samlede tertial- og årsrapportering til fylkestinget.

Det vises for øvrig til det til enhver tid gjeldende reglement for delegert myndighet i Viken fylkeskommune.

13. Finansreglement ‌‌‌

13.1 Finans- og gjeldsreglementets virkeområde

Hensikten med reglementet

Reglementet skal gi rammer og retningslinjer for fylkeskommunens finans- og gjeldsforvaltning (heretter kalt finansforvaltning). Reglementet utgjør en samlet oversikt over de rammer og begrensninger som gjelder, og underliggende fullmakter/instrukser/rutiner skal hjemles i reglementet. Reglementet definerer de avkastnings- og risikonivåer som er akseptable for forvaltning av likvide midler og midler beregnet for driftsformål, samt opptak av lån/gjeldsforvaltning.

Langsiktige finansielle aktiva er, jfr. Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning § 2, midler som skal forvaltes adskilt fra fylkeskommunens midler beregnet for driftsformål. Midler definert som langsiktige bør ha en plasseringshorisont på minst 5 år.

Fylkeskommunen har pt ikke langsiktige midler til forvaltning.

Det vil bli utarbeidet et eget plasseringsregelverk hvis Viken fylkeskommune får slike midler. Frem til plasseringsregelverk er utarbeidet vil langsiktige midler til forvaltning følge samme avkastningsmål, rammer og begrensninger som for forvaltningen av midler som skal forvaltes med lav risiko og høy likviditet (punkt 13.10).‌

Hvem reglementet gjelder for

Reglementet gjelder for Viken fylkeskommune. Reglementet gjelder også for virksomhet i kommunale foretak etter kommuneloven kapittel 9 og interkommunalt samarbeid etter kommuneloven kapittel 17. Dette innebærer at også kommunale foretak og evt. interkommunalt samarbeide i Viken fylkeskommune er underlagt de fastsatte finansforskriftene og maksimalrammene/risikorammene i vedtatt finansreglementet for Viken fylkeskommune.‌‌

13.2 Hjemmel og gyldighet

Hjemmel

Dette reglementet er utarbeidet på bakgrunn av:

• Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) av 22.06.2018 nr. 83, § 14-13 sjette ledd.

• Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning fastsatt av KMD

Gyldighet

Reglementet trer i kraft fra og med 1. januar 2020 og løper inntil nytt vedtak gjøres.‌‌

13.3 Forvaltning og forvaltningstyper

I samsvar med bestemmelsene i forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning skal reglementet omfatte forvaltningen av alle fylkeskommunens finansielle aktiva (plasseringer) og passiva (rentebærende gjeld). Gjennom dette finansreglementet er det vedtatt målsettinger, strategier og rammer for:

Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål

• Forvaltning av fylkeskommunens gjeldsportefølje‌

• Øvrige finansieringsavtaler

13.4 Formålet med fylkeskommunens finansforvaltning ‌

Finansforvaltningen har som overordnet formål å sikre at fylkeskommunen til enhver tid er likvid og lite eksponert for risiko. Hovedmålsettingen over tid er å sikre stabile og lave netto finansieringskostnader, samt en tilfredsstillende avkastning for fylkeskommunens virksomhet innenfor definerte risikorammer.

Dette søkes oppnådd gjennom følgende delmål:

• Fylkeskommunen skal til enhver tid ha likviditet (inkludert trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser.‌

• Plassert likviditet skal over tid gi en konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene.

• Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav til refinansieringsrisiko og renterisiko, hensyntatt behov for forutsigbarhet i lånekostnader.‌‌

13.5 Motpartsrisiko ved handel i rente- og valutaderivater

Følger samme regler som rammer for kredittlinjene for plassering, jfr. omtale av Pengemarkeds- og obligasjonsfond / direkte eie av rentebærende verdipapirer.‌‌

13.6 Generelle rammer og begrensninger

• Fylkestinget skal selv gjennom fastsettelse av dette finansreglement, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansiell risiko, jfr. kommunelovens § 14-13 første ledd og finansforskriftens § 2.‌

• Reglementet skal baseres på fylkeskommunens egen kunnskap om finansielle markeder og instrumenter.

• Fylkesdirektøren, eller den denne bemyndiger, skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets forskjellige rammer og begrensninger, og om disse på en klar måte sikrer at finansforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer fylkeskommunen er eksponert for.‌

• Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet, kan ikke benyttes i fylkeskommunens finansforvaltning.

• Valutasikring, alle plasseringer og låneopptak skal gjøres i norske kroner.

Plassering av fylkeskommunens midler i verdipapirer, skal skje i henhold til etiske kriterier. Kriteriene er beskrevet under forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål pkt. 8.

Konkrete rammer for forvaltning av fylkeskommunens gjeldsportefølje og midler til driftsformål (inkl. ledig likviditet) omtales i fortsettelsen hver for seg.‌

Finansiell risiko og risikospredning

Finansforvaltningen skal ikke påføre fylkeskommunen vesentlig finansiell risiko, herunder:

Type risiko	Gjeldsforvaltning	Kortsiktig drifts-/ledig likviditet
Kredittrisiko	Lav	Lav
Markedsrisiko	Ikke påvirkbar	Ikke påvirkbar
Renterisiko	Definert	Definert
Refinansieringsrisiko	Lav	Lav
Likviditetsrisiko	-	-
Valutarisiko	Ingen	Ingen
Administrasjonsrisiko	Lav	Lav

Risikospredning skal oppnås ved å fordele plasseringer på flere aktivaklasser (plasseringsobjekt), debitorgrupper og utstedere, samt at lån fordeles på flere långivere. Risikospredning reduserer den samlede finansielle risikoen. Rammer for «motpartsrisiko» (dvs. begrensninger vedr aktuelle låne- og plasseringsinstrumenter) framgår for plasseringer av pkt. 13.10 «Tillatte plasseringsinstrumenter» og

«Pengemarkeds- og obligasjonsfond/direkte eie av rentebærende papirer» og for låneopptak av pkt.

13.7 «Størrelse på enkeltlån – spredning av låneopptak».

Fullmakter

Innenfor de generelle retningslinjene i finansreglementet delegeres følgende fullmakter til fylkesdirektør for finans, administrasjon og klima. Fullmakten gjelder for fylkesdirektøren og de fylkesdirektøren utpeker til å utøve finansforvaltningen for fylkeskommunen.

a) Gjennomføre opptak av lån i henhold til vedtak fattet i fylkestinget, herunder valg av långiver, rentevilkår og øvrige betingelser.‌

b) Gjennomføre refinansiering av eksisterende lån.

c) Forestå den løpende forvaltningen av ledig likviditet og andre midler for driftsformål.

d) Inngå avtaler om bruk av rentesikringsinstrumenter innenfor de begrensninger som følger av pkt. 13.7 "Valg av rentebindingsperiode – bruk av rentesikringsinstrumenter".

e) Inngå avtale om ekstern bistand/finanskompetanse, herunder:

• avtaler om generell finansiell rådgivning.

• Inngå avtale om ekstern bistand/finanskompetanse innenfor rammen av fylkeskommunens finansreglement.‌

• Dette omfatter også avtaler om aktiv forvaltning, dvs. at forvaltning av hele eller deler av finansporteføljen settes bort til eksterne forvaltere.

13.7 Forvaltning av gjeldsportefølje herunder avtaler om finansiell leasing ‌

Gjeldsporteføljen skal forvaltes i henhold til overordnede mål for finansporteføljen, jfr. pkt. 13.4 .

Vedtak om opptak av lån

Reglementet gjelder opptak av lån innenfor de rammer som fremgår av vedtatt budsjett.

Med utgangspunkt i fylkestingets vedtak skal det gjennomføres låneopptak, herunder godkjenning av lånevilkår, og forøvrig forvaltning av fylkeskommunens innlån etter de retningslinjer som framgår av dette reglementet, og i tråd med bestemmelsene i Kommunelovens § 14-4 om låneopptak.

Det kan også tas opp lån til refinansiering av eksisterende gjeld.‌

Valg av låneinstrumenter

• Lån kan tas opp som direkte lån i offentlige og private finansinstitusjoner

• Lån kan legges ut i sertifikat- og obligasjonsmarkedet

• Lån kan tas opp som åpne serier (rammelån) og uten avdrag (bulletlån).

• Finansiering kan skje gjennom finansiell leasing.

Tidspunkt for låneopptak

Låneopptakene skal vurderes opp mot likviditetsbehov, vedtatt investeringsbudsjett, forventninger om fremtidig renteutvikling og generelle markedsforhold.

Konkurrerende tilbud

Som hovedregel skal låneopptak konkurranseutsettes. Det skal dersom mulig innhentes minst tre konkurrerende tilbud fra aktuelle långivere. Det kan gjøres unntak fra denne reglen for situasjoner

hvor fylkeskommunen velger å legge ut sertifikat- eller obligasjonslån gjennom å gi en tilrettelegger et eksklusivt mandat.

Valg av rentebindingsperiode – bruk av sikringsinstrumenter

Styring av låneporteføljen skal skje ved å optimalisere låneopptak og rentebindingsperiode i forhold til oppfatninger om fremtidig renteutvikling og innenfor et akseptabelt risikonivå gitt et overordnet ønske om forutsigbare og stabile lånekostnader.

Forvaltningen skal legge til grunn følgende;

Refinansieringsrisikoen skal reduseres ved å spre tidspunkt for renteregulering/forfall. Gjennomsnittlig kapitalbinding skal være minimum tre år. Andelen lån som forfaller (hovedstolsforfall) og må refinansieres innen 12 måneder, skal ikke utgjøre mer enn 45 prosent av gjeldsporteføljen.

Gjennomsnittlig gjenværende rentebinding (vektet rentebindingstid) på samlet rentebærende gjeld skal til enhver tid være mellom 0,5 og 3 år.‌

Andre finansielle instrumenter/derivater

Rentesikringsinstrumenter kan benyttes som virkemiddel i mer fleksibel styring av fylkeskommunens renterisiko på lånegjeld. Slike instrumenter skal benyttes innenfor risikorammene for underliggende gjeld, og skal inngå ved beregning av finansiell risiko.

Fylkeskommunen kan ta i bruk følgende rentesikringsinstrumenter:

• Rentebytteavtaler (renteswapper)

• Fremtidige renteavtaler (FRA)

Det er ikke tillatt å løsrive derivathandelen fra den øvrige finansforvaltningen, og beregninger under punkt b) skal inkludere FRA- og SWAP-kontrakter. Hensikten bak hver derivatkontrakt skal dokumenteres, og kontraktene skal knyttes til underliggende lån eller låneportefølje. Det skal kun benyttes større banker som motpart ved slike kontrakter.‌

Størrelse på enkeltlån – spredning av låneopptak

Forvaltningen legges opp i henhold til følgende;

• Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån, dog slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall begrenses.

• Enkeltlån skal ikke utgjøre mer enn 10 % av den samlede gjeldsporteføljen.

• Under ellers like forhold er det formålstjenlig å fordele låneopptakene på flere långivere.

Referanserente

Referanserente skal måles mot gjennomsnittlig gjenværende rentebinding på samlet rentebærende gjeld.‌

Rapportering

I forbindelse med tertialrapportering skal det rapporteres på status for gjeldsforvaltningen, jfr. KL

§14-13 tredje ledd. I tillegg skal det etter årets utgang rapporteres til fylkestinget utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året.

For gjeldsforvaltningen skal det rapporteres om følgende:

• Opptak av nye lån (inkl. avtaler om finansiell leasing) så langt i året

• Sammensetning og verdi av låneporteføljen fordelt på ulike typer passiva

• Løpetid for passiva og gjennomsnittlig rentebinding/durasjon‌

• Xxxxxxx av lån som forfaller og som må refinansieres innen 12 måneder

• Egne rentebetingelser sammenliknet med referanserente

• Beskrivelse og vurdering av fylkeskommunens finansielle risiko, vesentlige markedsendringer og endring i fylkeskommunens risikoeksponering

• Håndtering av avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet

13.10 Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål ‌

Likvide midler skal forvaltes i henhold til overordnede mål for finansporteføljen, jfr. pkt. 13.4.

Fylkeskommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behov for banktjenester. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav om minimum internasjonal kredittrating A- eller tilsvarende kredittvurdering. Det kan gjøres avtale om trekkrettighet. Xxxxx ledig likviditet kan plasseres i banker som har minimum internasjonal kredittrating BBB.

Likviditet for driftsformål skal som hovedregel plasseres i fylkeskommunens hovedbank, eventuelt supplert med bankinnskudd i solide spare- og forretningsbanker. Likvider for driftsformål skal være tilgjengelig med maksimalt 3 bankdagers varsel.

Etiske retningslinjer

Viken fylkeskommune skal påse at investeringene er i overenstemmelse med de grunnleggende kravene til samfunnsansvar, miljøansvar, eierstyring og selskapsledelse som FN har fastsatt gjennom UNPRI (United Nation Principles for Responsible Investment). I tillegg legges det til grunn gjeldende etiske retningslinjer for Statens Pensjonsfond Utland (SPU) fastsatt av Etikkrådet i SPU. Selskaper som blir ekskludert av SPU på etisk grunnlag vil også umiddelbart bli utelukket fra Viken fylkeskommunes investeringsunivers.

Viken fylkeskommune vil påse at samarbeidende forvaltere er informert om både forvaltningsprogrammer og etiske retningslinjer i fylkeskommunens reglement for finansforvaltning.

Dersom fylkeskommunen blir gjort oppmerksom på at det hos en forvalter er plasseringer i selskaper med en uakseptabel etisk profil, skal dette tas opp til diskusjon med forvalteren med sikte på at nevnte plasseringer gjort av forvalteren, opphører innen rimelig tid og senest i løpet av en måned.

Ellers kan fylkeskommunen trekke seg ut av det aktuelle produkt hos forvalteren.

Sammensetning av likviditet og tidshorisont

Kortsiktig likviditet består av:

• Likviditet for driftsformål

Midler som må være tilgjengelig til den daglige driften av fylkeskommunens virksomhet. Fylkeskommunens likvide midler til driftsformål består av bla kontanter, trekkrettigheter i konsernkonto i henhold til eget vedtak i fylkestinget, fondsmidler og ubrukte lånemidler.

• Ledig likviditet

Likvide midler utover det som trengs til dekning av løpende forpliktelser de nærmeste 3 mnd.

• Mellomlangsiktig likviditet:

Likviditetsoverskudd i form av ledige midler som har en plasseringshorisont fra 1 til 5 år.

I tilknytning til økonomiplan skal det utarbeides likviditetsprognose som inneholder forventede likvide midler for kommende budsjettår, definert som kortsiktig likviditet. Likviditetsprognosen skal være retningsgivende for sammensetning av plasseringene.

Løpetid på plasseringene

Kortsiktig likviditet

Likvider for driftsformål skal ha en gjenstående løpetid på 3 måneder eller kortere.

Fylkeskommunens ledige likviditet skal alltid plasseres innenfor konsernkonto, bankinnskudd eller i rentebærende verdipapirer (jfr. kravene i pkt. 13.10 Tillatte plasseringsinstrumenter).

Gjennomsnittlig rentebinding skal være på maksimalt 24 måneder.

Mellomlang likvididtet

Mellomlang ledig likviditet kan plasseres innenfor den investeringshorisont som avdekkes via likviditetsprognosen for økonomiplanperioden.

Vektet gjennomsnittlig rentevarighet på samlet portefølje av kortsiktig og mellomlang ledig likviditet skal ikke overstige 2 år ‌

Tillatte plasseringsinstrumenter

Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål kan plasseres etter følgende retningslinjer:

Innenfor pkt. 13.10 «Rammer for motpartsrisiko / felles plasseringsbegrensninger» gis det adgang til å plassere ledig likviditet i;

• Innskudd i spare- og forretningsbanker‌

• Omsettelige sertifikater og obligasjoner

• Konsesjonsgitte pengemarkeds- og obligasjonsfond

Pengemarkeds- og obligasjonsfond / direkte eie av rentebærende verdipapirer

For plasseringer i pengemarked- og obligasjonsfond gjelder følgende:

Midler kan kun plasseres i fond forvaltet av selskap med bred verdipapirforvaltning og som inngår som en del av anerkjent institusjon/finanskonsern. Forvaltningsselskapene skal ha signert UNPRI1 og etterleve den til enhver tid gjeldende ekskluderingsliste fra Statens pensjonsfond Utland (SPU)

Det skal ikke være begrensninger på uttaksretten i fond som benyttes, og midlene skal alltid være tilgjengelige på få dager.

Verdipapirfondenes forening sin bransjestandard for informasjon og klassifisering av rentefond legges til grunn for tillatte rentefond. Følgende typer av rentefond tillates:

1. Pengemarkedsfond med lav risiko, Pengemarkedsfond og Internasjonale Pengemarkedsfond ‌

2. Norske obligasjonsfond 0,125 – 5, Øvrige norske Obligasjonsfond og Internasjonale Obligasjonsfond

Når det gjelder Obligasjonsfond tillates investering i disse innenfor kredittrisikokategori 1,2,3 og øvrige norske obligasjonsfond.

Risikorammene for disse typer rentefond er nærmere omtalt i vedlegg i Verdipapirforeningens bransjestandard, jfr. vedlegg 1 Hovedkriterier og vedlegg 2 – Kredittrisikokategorier.

Viken fylkeskommune kan kun investere i penge- og obligasjonsfond som er innenfor Investment Grade (BBB- og bedre).

1 Norske forvaltningsinstitusjoner som har signert UNPRI: xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx

Rammer for motpartsrisiko / felles plasseringsbegrensninger

Innskudd i hovedbank (m/konsernkontoavtale) skal ikke utgjøre mer enn NOK 4.000 mill. Samlet kreditteksponering kan ikke overstige 2 % av institusjonens forvaltningskapital.‌

Bankinnskudd som bindes over tid (tidsinnskudd) kan ikke utgjøre mer enn NOK 500 mill.

Det kan ikke plasseres mer enn NOK 600 mill. i et enkelt pengemarkeds-/obligasjonsfond, eller gjøres plasseringer som overstiger 15 % av fondets forvaltningskapital.

Det tillates kun plasseringer i Obligasjoner utstedt i NOK eller fond med valutasikring mot NOK (min 95%)

Avkastningsreferanser

For de ulike plasseringsgrupper kan man sammenlikne med offentlig noterte avkastningsreferanser. Men det er også vesentlig å sammenligne mot rentebetingelser på bankavtalen.

• Tidsinnskudd bank og finansieringsselskap sammenliknes mot rentebetingelser bankavtale‌

• Pengemarkedsfond/sertifikater, obligasjonsfond/obligasjoner sammenliknes mot rentebetingelser på bankavtale. Man kan også sammenligne de mot offentlig noterte avkastningspreferanser i de respektive aktivaklasser.

Rapportering

I forbindelse med tertialrapportering skal det legges frem rapporter fylkestinget som viser status for forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. I tillegg skal det etter årets utgang legge frem en rapport for fylkestinget som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året.

Rapporten skal i tillegg angi følgende:

• Fordeling på de ulike typer aktiva i markedsverdier og i prosent av de samlede midler til driftsformål.

• Egne rentebetingelser sammenliknet med referanserente

• Kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering.

• Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet.

13.11. Rapporteringsrutiner ‌

Rapporteringen følger rutinene for års- og tertialrapporteringen.

Årsrapporten skal inneholde en egen redegjørelse for hvordan fylkeskommunens finansportefølje er forvaltet i regnskapsåret. Herunder skal vesentlige endringer i finansporteføljens sammensetning og risikoprofil kommenteres særskilt.

Tertialrapporteringen skal inneholde en oversikt over fylkeskommunens gjeldsportefølje og plasseringer av ledig likviditet for driftsformål iht. finansreglementet.

Det skal i tertialrapporteringene til fylkestinget gjøres følgende risikovurdering/stresstest:

• Renterisikoen for plasseringer av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål og gjeldsporteføljen sett i sammenheng, ved en «netto» gjeldsbetraktning som viser renterisiko ved en 2 % andel generell endring i rentekurven.

Det skal rapporteres status og prognose i forhold til vedtatt budsjett.

Ved vesentlige endringer i rammebetingelser, skal fylkesdirektøren legge frem eventuelle forslag til endring i reglementet.‌‌

13.12. Konstatering av avvik og vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko

Konstatering av avvik

Ved konstatering av avvik mellom faktisk finansforvaltning og finansreglementets rammer, skal slikt avvik umiddelbart lukkes. Avviket slik det har fremstått, og eventuelt økonomisk konsekvens av avviket skal uten ugrunnet opphold rapporteres til fylkestinget sammen med forslag til rutineendringer som vil redusere sannsynligheten for slikt avvik i fremtiden.‌

Kvalitetssikring

Finansforskriften pålegger fylkestinget å la uavhengig kompetanse vurdere om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finansforskriften. I tillegg skal uavhengig kompetanse vurdere rutinene for håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet.

Fylkesdirektør for finans, administrasjon og klima delegeres ansvar for at slike vurderinger innhentes eksternt eller gjennom fylkesrevisjonen.

Kvalitetssikring av finansreglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før fylkestinget vedtar nytt, endret finansreglement. I denne sammenheng skal det også rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene.

13.13. Ikrafttreden og revidering av økonomi- og finansreglementet ‌

Økonomi- og finansreglementet trer i kraft med virkning fra 1.1.2020.

Reglementet skal revideres ved behov og legges frem for fylkestinget minimum en gang i hver valgperiode.

Vedlegg til finansreglementet ‌

Hovedkriterier for klassifisering av rentefond

	Penge- markeds fond med lav risiko	Penge- markeds- fond	Int. penge- markeds- fond	Obligasjons- fond 0,125	Obligasjons -fond 1	Obligasjons -fond 3	Obligasjons -fond 5	Øvrige norske obligasjons -fond	Int. obliga- sjonsfon d	Andre rentefond
Rente- binding enkelt- papirer	≤ 1 år	≤ 1 år	≤ 1 år	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner
Fondets rente- følsomhet	< 0,5	< 1	< 1	0,125	1	3	5	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner
Fondets vektede gjennom- snittlige løpetid	< 1 år	< 1,5 år	< 1,5 år	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner
Kreditt- kvalitet	Min. AA-, og senior finans min. BBB-	Min. BBB- (5 % ventil)	Min. BBB- (5% ventil)	Min. BBB- (10% ventil) Se tabell 2 for kategorier	Min. BBB- (10% ventil) Se tabell 2 for kategorier	Min. BBB- (10% ventil) Se tabell 2 for kategorier	Min. BBB- (10% ventil) Se tabell 2 for kategorier	Min. BBB- (10% ventil)	Min. BBB- (10% ventil)	Ingen restrik- sjoner
Ansvarlige lån	Ikke tillatt	Max 10 %	Max 10 %	Se tabell 2 for kategorier	Se tabell 2 for kategorier	Se tabell 2 for kategorier	Se tabell 2 for kategorier	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner
Valuta	Kun NOK	Kun NOK	Kun fondets denom. valuta	Kun NOK	Kun NOK	Kun NOK	Kun NOK	Kun NOK	95 -105 % valuta- sikring	Ingen restrik- sjoner
FRN	Maks 25 %, maks 3 år	Ingen restr. utover maks vektet gj.sn.løpe tid	Ingen restr. utover maks vektet gj.sn.løpeti d	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner
Bank- innskudd med binding	Max 25 %	Max 25 %	Max 25 %	Max 20 %	Max 20 %	Max 20 %	Max 20 %	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner
Samlet plassering i "ventil", ansvarlige lån og innskudd med binding	Max 25 %	Max 25 %	Max 25 %	Max 25 %	Max 25 %	Max 25 %	Max 25 %	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner	Ingen restrik- sjoner
Fonds- obligasjoner , andre hybridpapir er	Ikke tillatt	Ikke tillatt	Ikke tillatt	Ikke tillatt	Ikke tillatt	Ikke tillatt	Ikke tillatt	Ja, forutsatt utsteder- rating A	Ja, forutsatt utsteder- rating A	Ingen restrik- sjoner

Kredittrisikokategorier

Krav til rentepapir (utsteder/rating)	Kategori 1	Kategori 2	Kategori 3	Øvrige norske obl. fond
Rentepapirer utstedt av norske stat, fylker, kommuner	Ja	Ja	Ja	Ja
Rentepapirer med 0 % kredittrisikovekt, minimum rating AA	Ja	Ja	Ja	Ja
Pantesikrede rentepapirer, minimum rating AA	Ja	Ja	Ja	Ja
Øvrige rentepapirer med minimum rating AA-	Nei	Ja	Ja	Ja
Senior rentepapir fra finansinstitusjon, minimum rating BBB-	Nei	Ja	Ja	Ja
Øvrige senior rentepapirer, minimum rating BBB-	Nei	Nei	Ja	Ja
Ansvarlige lån, minimum utstederrating BBB+	Nei	Nei	Max 20 %, forutsatt utstederrating min BBB+	Ja, forutsatt utstederrating min BBB+
Fondsobligasjoner, andre hybridpapirer	Nei	Nei	Nei	Ja, forutsatt utstederrating min A

Kilde: Verdipapirfondenes forening - xxx.xxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

Økonomi- og finansreglement for Viken fylkeskommune

Document Metadata