Nr.: …………….
Nr.: …………….
………………………….
Gjøvikregionen - Gjøvik Land Toten
Nr.: 116097
Benevnelse:
Septikrenovasjon 2018- 2023
Konkurransegrunnlaget omfatter:
♦
Del I – Spesielle vilkår Del II – Alminnelige vilkår
Gjøvik 21.02.2017
Innholdsfortegnelse
0.1 Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget 3
1.0 ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR KONKURRANSEN / ANSKAFFELSEN 3
1.1 Frist for innlevering av tilbud 3
1.2 Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse 3
1.3 Befaring eller konferanser 4
1.4 Vedståelsesfrist for tilbudet og opsjoner 4
1.5 Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud 4
1.7 Tilbudsdokumenter og offentlighet 4
1.9 Kunngjøring / Gebyr for utlevering av konkurransegrunnlag 4
1.10 Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget 4
2.0 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 5
2.3 Kartgrunnlag for oppgaven 6
2.4 Oppgaver som ikke inngår i oppdraget 6
2.5 Orientering om arbeidet – Xxxxxxx av slamavskillere og tette oppsamlingstanker 6
2.7 Transport og tømming på mottaksstasjon 7
2.10 Kunngjøring av tømminger 8
2.11 Avvik / hindringer ved utførelse av oppdraget 8
2.12.2 Varsel om fristforlengelse 10
2.16 Tømming av private avløpsanlegg ved tilknytning til offentlig avløpsnett 11
2.17 Ekstratømming av private avløpsanlegg som inngår i kontrakten 11
2.18 Kontroll av avløpsanlegg 11
2.19 Opsjon på innmåling av avløpsanleggene 12
3.0 KRAV OG VILKÅR KNYTTET TIL OPPDRAGET 12
3.4 Endringer (tillegg eller fradrag til kontrakten) i kontraktsperioden 13
3.5 Fakturering av oppdraget og krav til årlig statistikk 13
3.6 Prisregulering / mengdeavvik 14
4.0 VILKÅR KNYTTET TIL KONKURRANSEN 15
4.1 Generelt - kvalifisering 15
4.2 Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag 15
4.3 Dokumentasjon i tilknytning til evaluering av tildelingskriteriene 16
5.3 Melding om kontraktstildeling og kontrakt 20
6.1 Tilbudets utforming og krav til avgivelse 20
6.2 Krav til tilbudets besvarelse, priser / tabeller og kommentarer 21
6.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger 21
8.0 DEL II - ALMINNELIGE KONTRAKTSVILKÅR 23
0.1 Orientering om oppdraget og oppbygningen av konkurransegrunnlaget
Oppdraget eller anskaffelsen gjelder gjennomføring av tjenesten med septikrenovasjon til abonnenter i Gjøvik kommune på de etterfølgende beskrivelser og betingelser.
Oppdraget skal etter gjeldende regler om offentlige anskaffelser konkurranseutsettes i markedet. Konkurransen gjennomføres på basis av reglene i dette grunnlaget, samt Lov om offentlige anskaffelser, (LOA) 0000-00-00-00, herunder Forskrift om offentlige anskaffelser av 2016-08-12-975 (FOA) med ikraftsettelse 01.01.2017. Konkurransegrunnlaget er bygget opp og inndelt etter følgende lest:
• Del I spesielle vilkår, med opplysninger om frister og henvendelser, forhold knyttet til konkurransen og beskrivelse av oppdraget, vedlegg, formular for innlevering og beskrivelse av type kontrakt som vil eller kan bli benyttet ved inngåelse av kontrakt.
• Del II Alminnelige vilkår, dvs. kontraktsvilkårene
Oppdragsgiver for denne kontrakten er Gjøvik kommune, heretter bare som benevnt
kommunen.
Gjøvik kommune ligger i Oppland fylke, og kommunesenteret Gjøvik er lokalisert inntil Mjøsa. Kommunen fikk bystatus i 1861 og er Opplands mest folkerike kommune med ca.
30.000 innbyggere og et areal på 672 km2. Kommunen er ledende innen industri, handel og tjenesteyting i innlandet, og et senter for høyere utdanning med over 2000 heltidsstudenter. Kommunen har ca 1850 ansatte og er administrativt delt i 10 virksomhetsområder.
1.0 Administrative bestemmelser for konkurransen / anskaffelsen
1.1 Frist for innlevering av tilbud.
Tilbudet innleveres i Mercell sitt konkurransegjennomføringsverktøy. Tilbudet skal ha elektronisk signatur. Tilbudet skal være innsendt innen:
kl 12:00 – fredag den 28.04. 2017
Siste frist for spørsmål angående konkurransen og vedlegg settes til innen 20.04.2017.
Alle spørsmål skal stilles gjennom Mercell sin kommunikasjonsmodul.
Nedlasting av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal foretas via Doffin og Mercell sitt konkurransegjennomføringsverktøy.
1.2 Henvendelser og bekreftelse på mottak av konkurransegrunnlaget / deltakelse
Alle spørsmål og øvrige henvendelser i forbindelse med konkurransen samt innlevering av tilbud skal skje gjennom DOFFIN og Mercell sitt konkurransegjennomføringsverktøy (KGV).
Saksbehandler for denne konkurransen er Rådgiver Xxx Xxxxxxxx.
Det skal ikke være kontakt med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte oppgitte kontaktpersoner så lenge konkurransen pågår.
1.3 Befaring eller konferanser
I forbindelse med konkurransen vil det bli avholdt en konferanse. Konferansen vil bli avholdt i Xxxx Xxxxxxxx 00 – midlertidig Gjøvik rådhus, den 28.03.2017 kl. 10:00 – 12:00.
1.4 Vedståelsesfrist for tilbudet og opsjoner
Tilbudet skal vedståes i 90 dager.
1.5 Tilbakekalling eller endring av innsendt tilbud
Leverandøren kan frem til tilbudsfristens utløp tilbakekalle eller endre innsendt tilbud. Tilbakekalling og / eller endring av tilbud vil bli betraktet som et nytt tilbud.
Etter tilbudsfristens utløp kan ikke leverandøren tilbakekalle eller endre sitt tilbud
Tilbudsåpning gjennomføres i Mercell sitt KGV verktøy etter at tilbudsfristen er ute.
1.7 Tilbudsdokumenter og offentlighet
Kommunen tar forbehold om å unnta hele eller deler av dokumenter som er knyttet til konkurransen, fra offentlighet. Leverandør må oppgi de deler av tilbudet som De mener er unntatt offentlighet.
Kommunen vil føre protokoll i henhold til anskaffelsesforskriften og ellers følge de regler og prosedyrer som sikrer en rettferdig konkurranse. Så lenge konkurransen pågår vil protokollen være unntatt offentlighet.
Denne anskaffelsen følger reglene i FOA, og gjennomføres etter Del I og Xxx XXX. Anskaffelsesprosedyren for denne konkurransen er åpen anbudskonkurranse.
Etter at kvalifiseringen er gjennomført, vil tilbyderne bli evaluert ut i fra inngitte besvarelse av tildelingskriteriene. En leverandør velges ut i fra den som har høyest skår i fht. tildelingskriteriene listet opp i kap 5.0.
1.9 Kunngjøring / Gebyr for utlevering av konkurransegrunnlag
Konkurransen er kunngjort i databasen DOFFIN – xxx.xxxxxx.xx via Mercell sitt KGV- verktøy.
1.10 Plikt til å gjøre seg kjent med konkurransegrunnlaget
Leverandør må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle de tekstsider og vedlegg som er angitt i Del I – spesielle vilkår.
Leverandør skal sette seg inn i konkurransegrunnlagets innhold, og gi svar på alle krav og spørsmål som er stillet.
Tilbudet skal omfatte komplette ytelser i henhold til konkurransegrunnlagets formål, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt i konkurransegrunnlaget.
For øvrig er det leverandørs eget ansvar å gjøre seg kjent med forhold som har betydning for Oppdraget ut over det som er angitt i konkurransegrunnlaget. Leverandør må også ta høyde for at han ikke har rett til tilleggsvederlag eller fristforlengelse for forhold som leverandøren kunne eller burde ha tatt i betraktning før innlevering av tilbudet.
Febr. | Mars | April | Mai | Juni | Juli | Aug. | Sept. | Okt. | Nov. | Des. | Jan. | |
Ferdigstille og kunngjøring | ||||||||||||
Innhente priser/ anbudsfrist | ||||||||||||
Konferanse på Rådhuset, Gjøvik | ||||||||||||
Vedståelsesfrist | ||||||||||||
Innstilling | ||||||||||||
Kontraktsinngåelse | ||||||||||||
Responstid | ||||||||||||
Oppstart ny entreprise | ||||||||||||
Tabell 1. Tidspunktene etter anbudsfristen må anses som veiledende, og er på ingen måte forpliktende.
2.0 Beskrivelse av oppdraget
Iht. ”Lov av 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensning og om avfall” (Forurensningsloven) er kommunen pålagt å sørge for tømming av mindre renseinnretninger som slamavskillere og andre samlekummer for avslamming av sanitært avløpsvann og overvann.
Kommunen har en permanent ordning med tvungen tømming av septiktanker/slamavskiller/minirenseanlegg for bebyggelse som ikke er tilknyttet kommunalt avløpsnett. Det er vedtatt forskrifter for ovennevnte tvungne ordning samt for gebyr.
Forskriftene er vedlagt konkurransegrunnlaget.
Den nåværende avtale kommunen har på septikrenovasjon utløper 31.12.2017 og skal konkurranseutsettes på vanlig måte.
Gjøvik kommune har i dag ca. 30.000 innbyggere og er den største av de tre bykommunene rundt Mjøsa. Ca 25.000 av innbyggerne i kommunen bor i sentrumsområde. I 1964 ble landkommunene Vardal, Snertingdal og Biri slått sammen med bykommunen Gjøvik. Dette var en frivillig sammenslåing som la grunnlaget for dagens kommune. Gjøvik kommune dekker 672 km2 og er ca. 30 km lang (nord-sør) og ca. 22 km bred (øst-vest). Kommunen grenser mot Lillehammer i nord, Nordre og Søndre Land i vest og Vestre og Østre Toten i sør. I øst går grensa mot Ringsaker midt i Mjøsa.
Den tvungne tømmeordningen omfatter totalt ca. 2600 anlegg. Ca. 400 anlegg har tett oppsamlingstank for wc med separat gråvannstank. Av de ca. 2500 anleggene er ca. 40 fritidseiendommer. Pr. i dag er det også 11 minirenseanlegg av ulik fabrikat. I tillegg til de faste 15 meter slangeutlegg som skal inkluderes i enhetsprisen, må det påregnes >10.000 meter ekstra slangeutlegg. Det er i snitt ca. 8 500 m3 septik som skal tømmes pr år. Dette vil variere fra år til år da eiendommer uten wc og fritidsbebyggelse tømmes kun hvert annet år. Se punktet under om avvik i mengder / steder.
Anleggstyper | Xxxxxx anlegg | Mengde i tonn | Antall meter |
Slamavskiller m/wc | 2200 | 6530 | |
Slamavskiller u/wc | 20 | 23 | |
Tett tank | 380 | 1850 |
Minirenseanlegg | 11 | 30 | |
Antall lm slangeutlegg ut over de inkl. 15 meterne | 1300 |
Tabell 2. Tallene er ikke absolutte, men veiledende.
Kommunen arbeider kontinuerlig med å etablere kommunale avløpsledninger i områder uten kommunalt avløpsnett. Dette vil på sikt medføre noen færre anlegg å tømme. Samtidig vil det tilkomme noen nye avløpsanlegg pga. nybygging. Det vil også forekomme at avløpsanlegg vil komme og gå pga. at boliger blir midlertidig ubebodd eller igjen bebodd. Leverandør må påberegne et avvik i antall anlegg på inntil +/- 25% uten å kunne kreve priskompensasjon / prisendring. Vedlagt adresselister over alle avløpsanlegg som inngår i oppdraget.
Vedlagte kart viser en grov oversikt over de anleggene som inngår i ordningen. Kartet viser type anlegg med beliggenhet (unntatt minirenseanlegg). Kartet viser også at avløpsanleggene stort sett er fordelt i 5 hovedsonersoner.
• Sone 1 Biri
• Sone 2 Snertingdal
• Sone 3 Åslendet/Kollstoppen
• Sone 4 Bybrua/Vardal
• Sone 5 Skumsjøen/Sentrum syd
Noe avvik i antallet og plasseringen må påberegnes. Det viser for øvrig til kart med vegnavn på kommunens hjemmeside: xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxx-xx- utbygging/oppmaling/kart
2.4 Oppgaver som ikke inngår i oppdraget
Følgende oppgaver inngår ikke i dette oppdraget:
• Tømming av slam fra kommunale avløpsanlegg og samlekummer.
• Tømming av private og kommunale septiktanker som ikke kommer inn under påbudet om tvungen septikrenovasjon. Dvs. de septiktankene som ligger i tettbygd strøk på en stikkledning mellom bygning og kommunal avløps- / spillvannsledning, da disse anleggene vil bli å tømme ved behov og etter avtale med den enkelte eier.
2.5 Orientering om arbeidet – Xxxxxxx av slamavskillere og tette oppsamlingstanker
Det er ca. 2 600 avløpsanlegg som skal tømmes. Ikke alle anlegg skal tømmes hvert år.
Tømmehyppigheten beskrives i ”Forskrifter for tømming av slamavskillere m.v. i Gjøvik kommune”. Alle anleggene skal tømmes iht. krav og retningslinjer i Forurensningsloven og de kommunale forskrifter. Leverandør skal vise aktsomhet ved tømming for å unngå at store fremmedlegemer som stein, rørbiter, betongbiter o.l. suges opp sammen med septiken. Dette fordi slike fremmedlegemer kan skape problemer for driften på mottaksstasjonen. Tømming av avløpsanlegg skal foregå på vanlige arbeidsdager dvs. mandag - fredag innenfor tidsperioden kl. 07:00 – kl. 17:00. Tømming av septikbil på Rambekk RA er mulig også utenom dette. Bestilte nødutrykkinger har ingen tidsramme for tømming.
• Alle kummer til avløpsanlegget skal tømmes helt. Ikke alle kummer på en eiendom behøver å ligge samlet. Det kan forekomme at f.eks. siste kum (kammer) ligger lenger ned i hagen, nede på et jorde, på andre siden av en veg etc. Det er septikrenovatørens ansvar å kartlegge dette slik at alle kummer tømmes.
• Tømming av lukkede tanker skal utføres snarest ved henvendelse fra abonnent og senest to virkedager etter bestilling hvis anleggseier mener det haster. De skal tømmes minimum en gang pr år. Det skal kjøres oppsamlingsrunder etter 1. november for de anlegg som ikke har fått utført plikttømming innen denne dato.
• Gråvannskummer skal kun tømmes hvert annet år, 2018, 2020, 2022 osv. Der hvor det er både lukket tank for svartvann og slamavskiller for gråvannet, skal gråvannskum/- kummene tømmes ved første ordinære tømming av lukket tank, hvis ikke snø og is gjør dette svært uhensiktsmessig.
• Minirenseanlegg skal tømmes iht. leverandørens tømmeinstruksjon , enten på rodetømming eller ved bestilling fra servicepersonell, dog minimum en gang pr. år (for helårsboliger). Tømmingen godtgjøres som for lukket tank (fremmøte med tømming + antall m3 slamtank + ekstra for lukket tank). Hvis tømmeinstruksen krever spyling eller annen form for rengjøring i forbindelse med tømming skal dette utføres iht. tømmeinstruksen. Det ytes ikke ekstra honorering for dette. Der hvor tømmeinstruksen sier at minirenseanlegget skal fylles opp igjen med vann etter fullført tømming skal dette gjøres. Det ytes ikke ekstra honorering for dette.
• Leverandør må påregne at noen abonnenter ønsker/bestiller tømming utenom planlagt rodetømming (spesielt tidlig på året). Slike ønsker/bestillinger skal etterkommes innen rimelig tid (2-5 virkedager). Det ytes ikke ekstra honorering for dette.
2.7 Transport og tømming på mottaksstasjon
All levering av septik/avløpsvann skal skje til Rambekk renseanlegg i Gjøvik som defineres som 0-punkt. Ved ekstraordinære hendelser av kort varighet, må leverandøren, uten ekstra honorering, påregne å levere septiken/avløpsvannet på annet renseanlegg/tømmepunkt, henvist av Gjøvik kommune, innenfor en radius (luftlinje) på 25 km fra Rambekk RA. Videre skal tømming og transport foregå med godkjente spesialbiler på en hygienisk og estetisk måte uten søl. Spesialbilene må ikke overskride bestemmelsene vedrørende maksimalt tillatte akseltrykk for offentlige veger i områdene som skal trafikkeres. Leverandør må gjøre seg kjent med lokale og tidsbestemte akseltrykkrestreksjoner etc. Leverandør må selv svare for eventuelle skader på veg, pålegg eller bøter som følge av overtredelser.
Veger som leverandør skal benytte består både av riks-, fylkes- og kommunale veger, samt private veger. Det er relativt store avstander mellom tømmepunkt og leveringspunkt, helt opp til ca. 45 km. Leverandør må selv gjøre seg kjent med standarden på vegnettet og kjøredistanser. Leverandør må også påregne å trafikkere noen private veger/adkomster som ikke tilfredsstiller tømmeforskriftenes krav til standard, slik som bredde, kurvatur og stigningsforhold. Det understrekes derfor at leverandør må disponere kjøretøy som er tilpasset slike lokale forhold/avvik. Der hvor det er nødvendig å benytte biler med 4x4, lavt akseltrykk, lav høyde, ekstra langt slangeutlegg etc., vil det ikke ytes ekstra honorering for dette. Der hvor leverandør må gjennom lukkede grinder forutsettes det at disse lukkes forsvarlig
umiddelbart etter passering. Det ytes ikke ekstra honorering for dette. Der hvor privat veg/adkomst er stengt med bom, vil renovatør få utlevert nøkkel på forhånd mot kvittering. Låste bommer skal forlates i låst tilstand etter tømming. Det ytes ikke ekstra honorering for dette.
Alle spesialbiler og kjøretøyer som skal benyttes i oppdraget, skal før oppstart godkjennes av Gjøvik kommune v/seksjon for avløp og renovasjon. Bilene skal som et minimum tilfredsstille EURO 5 utslippskrav ved oppstart av kontrakt. Nye biler som innkjøpes til oppdraget i kontraktsperioden skal tilfredsstille det til enhver tid gjeldende EU krav til utslipp (best tilgjengelige Euro-klasse). Kommunen ser det som en fordel om bilene kan gå på miljøvennlige alternativ. Bilene skal fremstå som rene og velholdte under gjennomføringen av oppdraget.
Gjøvik kommune er opptatt av sikkerhet på veiene. Alle biler som benyttes i oppdraget skal derfor ha fastmontert alkolås som tilfredsstiller CENELEC-standard, EN50436-1 og -2.
Leverandør er ansvarlig for å varsle abonnentene om når tømming skal finne sted. Varsel skal gis gjennom lokale aviser eller på annen måte som kommunen kan godkjenne. I god tid før rodekjøringen starter opp hvert år, og senest innen 1. april, skal leverandør annonsere i lokalpressen starttidspunkt for alle de fem hovedsonene i kommunen. Annonsen skal samtidig sendes kommunen i pdf-format slik at den kan legges ut på kommunens hjemmeside. I tillegg skal tømming varsles med delannonser ca. en - to uker i forkant av oppstart for hver sone.
Alternativt til delannonsene, kan leverandør varsle via beskjed i postkasser, telefonisk varsling (sms) eller på annen måte som kommunen kan godkjenne. Varslingen skal gjøres maks to uker før tømming finner sted hos abonnent. Abonnentene skal varsles slik at de vet hvilken uke tømming vil bli utført. Kostnader for slik annonsering/varsling skal inkluderes i tilbudets enhetspriser.
2.11 Avvik / hindringer ved utførelse av oppdraget
Det skilles mellom to typer avvik:
A. Avvik som rapporteres fra leverandør til kommunen: Alle avvik fra leverandør skal varsles elektronisk til kommunen omgående.
• Alle avvik som er innenfor leverandørens kontroll, slik som interne forsinkelser, skadeverk, etc. skal utbedres innen 72 timer fra det tidspunktet avviket er oppdaget.
• Alle avvik som er utenfor leverandørens kontroll, slik som uforutsette hindringer som medfører forsinkelser, skal utbedres/rettes opp så snart det er mulig.
B. Avvik som rapporteres fra abonnent til leverandør/kommunen: Alle avvik fra abonnent til leverandør skal varsles elektronisk til kommunen omgående. Alle avvik som rapporteres fra abonnent til kommunen skal omgående videreformidles til leverandør for oppretting.
• Alle avvik som er innenfor leverandørs kontroll, slik som forsinkelser, forglemmelser, skadeverk, etc. skal utbedres innen 72 timer fra det tidspunktet leverandør får meldingen.
• Alle avvik som er utenfor leverandørs kontroll, slik som uforutsette hindringer som medfører forsinkelser, skal utbedres/rettes opp så snart det er mulig.
Forsinkelser eller andre avvik som leverandør kan klandres for kan påvirke muligheten for bruk av pkt. 2.12 (dagmulkt) og 2.12.1 (bonus). Dette være seg forsinkelser i forhold til planlagt fremdrift, forglemmelser, skadeverk, ufin fremtreden etc. Leverandør skal varsle abonnent umiddelbart og rette opp evt. feil/mangler innen 72 timer. Leverandør skal varsle kommunen omgående om hendelser og tiltak.
Leverandør skal varsle kommunen uten ugrunnet opphold dersom det oppstår:
1. uforutsette hindringer utenfor leverandørs kontroll som medfører korte forsinkelser. Leverandør vil i slike tilfeller ha rett på fristforlengelse, men ikke ekstra honorering ut over de ordinære enhetsprisene som er oppgitt i Anbudsskjema 2.
2. stasjonære og vedvarende hindringer hos enkeltabonnenter som medfører at leverandør ikke får tømt anlegget. Ved slike tilfeller skal abonnenten varsles av leverandør umiddelbart og det skal avtales nytt tømmetidspunkt. Dette honoreres ikke ut over de ordinære enhetsprisene som er oppgitt i Anbudsskjema 2. Leverandør vil i slike tilfeller ha rett på fristforlengelse.
3. forsinkelser hos leverandør i forhold til den planlagte fremdriften.
Tømmingen er forsinket dersom tømming ikke er utført innen det tidsrommet som etter ruteplanleggingen og annonseringen er planlagt, og leverandøren har da ikke rett til fristforlengelse i samsvar med pkt. 2.12.2.
Alle slike avvik / hindringer skal rapporteres skriftlig eller elektronisk og begrunnes.
Kommunen kan kreve dagmulkt fra leverandøren dersom:
• Tømming ikke finner sted innenfor det annonserte tidsrommet og fristforlengelse ikke er berettiget.
• Kontraktfestet rapportering uteblir lengre enn 15 dager etter avtalt tidsfrist.
• Avvik ikke blir rettet opp innen 72 timer etter at kommunen / oppdragstaker er gjort kjent med avviket.
• Gjentatte tilfeller av vesentlige brudd på øvrige kontraktsvilkår.
Dagmulkt vil utgjøre kr. 2 000,- eks. mva. Dagmulkt vil løpe frem til tidspunktet avviket er meldt rettet opp. Samlet dagmulkt pr. kalenderår skal ikke utgjøre mer enn 10 % av årlig kontraktssum eks. mva.
En bonus på 2 % av årlig kontraktssum eks mva kan oppnåes hvis antall avvik er under 5 pr. kalenderår. Alle de avvik som skal rapporteres skriftlig inngår. Dette gjelder avvik som leverandøren selv har skyld i, f.eks. forsinkelser, ikke tømte anlegg, ødelegging av veier/plen,
klage på ufin oppførsel overfor abonnent, eller andre forhold som er leverandørens skyld og som ikke samsvarer med kravene i anbudsgrunnlaget.
Oppdragstaker skal dokumentere ønsket om bonus ved fremleggelse av årsrapport over antall avvik over kalenderåret. I kalenderår der oppdraget kun har vært i drift deler av året, justeres avtalte maksimalverdier og størrelse på bonus tilsvarende. Årsrapporten fremlegges senest 15. januar påfølgende år. Dersom kommunen skriftlig bekrefter aksept av dokumentasjon, inkluderes bonusen på neste faktura.
Dersom oppdragstaker systematisk eller bevisst har underrapportert antall avvik bortfaller rett til bonus for det aktuelle kalenderåret.
2.12.2 Varsel om fristforlengelse
Alle forhold som leverandør mener er berettiget til fristforlengelse, skal der dette er relevant, også dokumenteres fotografisk på digitalt format der dato og klokkeslett er merket. Krav som ikke er dokumentert i samsvar med dette, kan bli avvist.
Generelt skal forhold som leverandør mener kvalifiserer til fristforlengelse umiddelbart, og skriftlig, meddeles kommunen med angivelse av tid, sted, kravets størrelse og årsak til kravet med referanse til eventuelt punkt i kontrakt.
Rapportering til abonnent: Leverandør forplikter seg til å fylle ut tømmekvittering for hver tømming og levere dette til anleggseier/beboer umiddelbart etter tømming, enten i postkassa, dørsprekken eller annet egnet sted.
Rapportering til kommunen: Leverandør er forpliktet til å føre journal over hvilke anlegg som tømmes med anmerkning om tømmedato, slammengder, eventuelle feil / mangler ved anleggene, nødvendig slangeutlegg etc. Alle tømminger, både ordinære og ekstra tømminger, skal fortløpende rapporteres elektronisk til kommunen i Komtek, og senest en uke etter tømming av anlegg.
Ved tømming av avløpsanlegg med synlig forurensning eller åpenbare alvorlige sikkerhetsfeil (f.eks. på lokk), plikter leverandør å melde dette skriftlig med bildedokumentasjon til kommunen umiddelbart.
Rapportering til kommunen skal forgå elektronisk via Komtek. Oppdragstaker skal innen oppstart av oppdraget ha Komtek ”oppe og gå” slik at rapportering er mulig. Kommunen plikter å tilrettelegge for kommunikasjon slik at dette er mulig.
Rapporten bør være i Excel og den skal sendes elektronisk og inneholde følgende:
• Antall infiltrasjonsanlegg u/wc (690 anlegg) som er tømt og mengden tonn septik fra disse anlegg. Her skal det skilles på helårsboliger og fritidsboliger.
• Antall infiltrasjonsanlegg m/wc (691 anlegg) som er tømt og mengden tonn septik fra disse anlegg. Her skal det skilles på helårsboliger og fritidsboliger.
• Antall anlegg med lukket tank for wc avløp (692 anlegg) som er tømt og mengden tonn septik fra disse anlegg. Her skal det skilles på helårsboliger og fritidsboliger.
• Antall minirenseanlegg som er tømt og mengde tonn fra disse anlegg. Her skal det skilles på helårsboliger og fritidsboliger.
• Antall oppmøter uten at tømming ble foretatt.
• Antall lm slangeutlegg totalt (ut over 15 lm pr anlegg).
• Antall kjørte km i oppdraget med de septikbilene som inngår i oppdraget.
• Antall anlegg tømt med alternativ redskap.
• Antall avviksrapporter.
Hvis anleggseier bestiller tømming av avløpsanlegg i spredt bebyggelse som ikke står i tømmelistene, skal leverandør straks informere kommunen om dette. Dette for å få oppklart abonnementsforholdet og evt. ajourføring av Komtek. Dette er uavhengig av bygningstype og anleggstype.
Leverandør vil måtte påregne, etter ønske fra Gjøvik kommune, å delta i møter i Gjøvik Rådhus som har med oppdraget og ordningen å gjøre. Slike møter vil ikke bli godtgjort.
Kommunen forbeholder seg retten til å være passasjer på tømmebilen i korte perioder hvis kommunen finner dette nødvendig. Leverandøren får ingen ekstra godtgjøring for dette.
2.16 Tømming av private avløpsanlegg ved tilknytning til offentlig avløpsnett
Ved tømming og evt. rengjøring av private avløpsanlegg i forbindelse med tilkobling til offentlig avløpsnett, skal leverandør fakturere tømmingen direkte til anleggseier. Det skal benyttes samme enhetspriser som ved ordinær plikttømming. Slik tømming skal rapporteres til kommunen på lik linje med den ordinære plikttømmingen. I tillegg kan leverandør også fakturere ekstra for nødvendige arbeider ut over ordinært arbeide, jfr. kontrakt (spyling, rengjøring etc.). Det er viktig at leverandør informerer anleggseier om dette ved bestilling av tømmingen.
2.17 Ekstratømming av private avløpsanlegg som inngår i kontrakten
Noen anlegg, spesielt de lukkede tankene, krever en eller flere ekstra tømminger i løpet av ett år. Slike ekstratømminger blir bestilt direkte av anleggseier og de skal betjenes og tømmes på samme måte som ordinære plikttømminger. Slike ekstratømminger skal leverandør fakturere direkte til anleggseier og det skal benyttes samme enhetspriser som ved ordinær plikttømming. Dette skal leverandør formidle anleggseier ved bestilling. Leverandør skal også legge slike tømminger inn i Komtek og de skal rapporteres på vanlig måte til anleggseier og kommunen.
Ved første ordinære tømming hvert år, skal leverandøren foreta en kontroll av avløpsanlegget. Feil og mangler skal rapporteres via Komtek Slamtømmer Felt og dokumenteres med bilder (av god kvalitet).
Punkter som skal kontrolleres:
• Status på dykker og utløp
• Hull/utette skjøter i kum
• Skillevegger
• Vannstand
• Tilførsel av fremmedvann
• Kumlokk (sikkerhet)
• Synlig forurensning
De sjåførene som er tenkt benyttet i entreprisen skal kurses slik at de er kompetente til å utføre kontrollene. Det er leverandøren som er ansvarlig for at nødvendig kompetanse er oppnådd innen den 01.01.2018. Leverandør skal legge ved dokumentasjon på dette.
2.19 Opsjon på innmåling av avløpsanleggene
Kommunen kan, under kontraktsperioden, kreve at leverandør skaffer GPS utstyr som kommuniserer med nettbrettløsningen KOMTEK Slamtømmer Felt (Android) på de bilene som benyttes i oppdraget. Ved bruk av opsjon gjelder følgende: Ved hver tømming skal renovatøren måle inn senter kumlokk og evt. andre synlige komponenter (lufterør o.l.) med x- og y- koordinater. Nøyaktighet på innmålingene skal være innenfor 1,0 m. Leverandør skal for egen regning anskaffe nødvendig utsyr til dette. Oppdragsgiver skal tilrettelegge (IT teknisk) slik at overføring fra KOMTEK Slamtømmer Felt til Komtek fungerer.
3.0 Krav og vilkår knyttet til oppdraget
Til denne anskaffelsen har oppdragsgiver satt en rekke kontraktgjennomføringskrav som tilbyder må tilfredstille ved gjennomføring av avtalen. Tilbyder bes om å besvare hvert enkelt punkt i vedlagt tabell «Kontraktsgjennomføringskrav».
Tilbyder bekrefter at kravene tilfredstilles ved å krysse av for «Ja». Dersom tilbyder svarer
«Nei» på ett eller flere punkt, vil oppdragsgiver ikke kunne velge tilbyder som sin leverandør. Det vil si at tilbudet vil bli avvist i sin helhet.
Generelt avkrever Kommunen at det arbeidet som vil bli utført av leverandør er iht. gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen.
Leverandør skal stille en bankgaranti stor kr 200.000 som sikkerhet for sine forpliktelser i forhold til kontrakten. Garantien stilles som selvskyldnerkausjon og skal gjelde hele kontraktsperioden. Garantien skal stilles av bank eller annen finansinstitusjon. Kommunen stiller ingen sikkerhet. Garantien skal stilles uoppfordret senest innen kontraktsinngåelse.
Kontraktsperioden er f.o.m. 01.01.2018 t.o.m. 31.12.2023, dvs. 6 år. Kontrakten opphører uten varsel eller oppsigelse ved utløpsdato. Det er opsjon på forlengelse av avtalen på samme vilkår i to (2) år, (1år + 1år). Opsjonen er ensidig for kommunen og skal varsles minimum 6 måneder før kontraktslutt. Forlengelsen gjelder for ett år av gangen og de samme regler for prisjustering vil gjelde for denne perioden som for den ordinære kontraktsperioden.
3.4 Endringer (tillegg eller fradrag til kontrakten) i kontraktsperioden
Kommunen vil fortløpende rapportere til leverandør når eiendommer meldes ubebodd eller igjen bebodd i Komtek. Ved endringer som medfører tømming av anlegg som ikke står i tømmelisten som er levert leverandør i januar, honoreres dette kun etter ordinære satser selv om tømmingen finner sted utenom rodetømming. Det kan ikke kreves kompensasjon for de eiendommer som meldes ubebodd og som derfor ikke skal tømmes. Det ytes ikke kompensasjon for eiendommer som blir tilknyttet offentlig avløpsnett under kontraktsperioden.
Ved endringer skal følgende metodikk normalt legges til grunn:
Dersom leverandøren vil meddele kommunen et krav om endringer eller kommunen vil ha meddelelse fra leverandøren om virkning av forskjellige mulige endringsalternativer, skal en slik meddelelse være skriftlig og inneholde følgende:
• Nøyaktig beskrivelse av den foreslåtte endringen
• Grunn til endring
• Forventet effekt av endring
• Kostnader for arbeidet
• Effekt på bemanning
• Eventuell dokumentasjon
• Endringer i etablerte rutiner
Prising av endring:
Dersom endringer oppstår, kan følgende priskategori være aktuelle:
1. Delpriser fra kontraktens/tilbudets fastprisdel
2. Enhetspriser
3. Rundsum bygget opp av:
• enhetspriser.
• timepriser for personell og evt. utstyr.
• leveranser til dokumenterbare kostnader, basert på konkurrerende vilkår. Gjøvik kommune velger selv hvilken prismetode som skal benyttes.
3.5 Fakturering av oppdraget og krav til årlig statistikk
Oppdragstaker skal fakturere foregående måned innen den 15. påfølgende måned. Fakturaen skal innholde antall tonn, antall tømte anlegg av hver type, antall lm slangelengde (tillegg) og antall tillegg for lukket tank. I tillegg skal det opplyses hvor mange avvik det har vært i samme periode.
Leverandør skal innen den 15. januar hvert år sende kommunen en rapport over det arbeidet som er utført det foregående året.
3.6 Prisregulering / mengdeavvik
Regulering av anbudets priser skal skje en gang pr. år, første gang pr. 01.01.2019. Prisene reguleres iht. SSBs aktuelle lastebilstatestikk nr.12 året før endringen gjelder (f.eks.nr.12/2018 for året 2019). Regulering foretas ut fra endringen i matematisk utregnet snittindeks i 3. kvartal (juli-august-september) de to foregående år. Reguleringen av kontraktprisen i 2019 baseres på forskjellen i indeksen 3.kvartal 2018 og 3. kvartal 2017. Til grunn legges prisutviklingen for ”Renovasjonsbil, 2-akslet bil” og ”Anleggstransport, 3-akslet bil med henger”. Disse summeres og deles på to, slik at gjennomsnittet legges til grunn.
Omfanget av oppdraget kan bli endret som følge av at boliger blir rapportert ubebodd, boliger blir tilknyttet eksisterende kommunalt va-nett eller nytt kommunalt VA-nettet. Leverandør kan ikke kreve kompensering for endring som følge av at omfanget av oppdraget endres +/- 25 %.
Enhver tvist i forbindelse med oppdraget skal søkes løst i minnelighet mellom partene. Dersom enighet ikke oppnåes avgjøres saken ved voldgift i Gjøvik.
Hver av partene oppnevner en representant, som sammen oppnevner rettens formann. Ved uenighet om valg av formann oppnevnes denne av Sorenskriveren i Toten Tingrett.
Dette fratar imidlertid ikke partene retten til å bringe saken inn for domstolene, men den av partene som bringer saken inn for domstolene plikter å varsle den andre om dette i rimelig tid etter at voldgiften er avgjort.
Kommunen er omfattet av forskriften om gjengs lønns- og arbeidsvilkår, Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, med ikrafttreden fra 1. mars 2008. Konsekvensene av leverandørens brudd på denne forskriften medfører at kommunen kan holde tilbake deler av kontraktssummen inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Størrelsen på det beløpet som holdes tilbake vil minimum være to (2) ganger innsparingen for leverandøren.
Kommunestyret i Gjøvik har vedtatt at Telemarksmodellen skal følges ved innkjøp av tjenester. Leverandør skal skrive under på et egenerklæringsskjema om gjengs lønns- og arbeidsvilkår.
All kommunikasjon mellom leverandør og oppdragsgiver, abonnenter og publikum, skal kunne skje på godt forståelig norsk. Alle sjåførene/operatørene som leverandøren benytter på oppdraget for Gjøvik kommune skal beherske norsk godt, både muntlig og skriftlig. Muntlig for å kunne kommunisere med kommunens abonnenter og saksbehandlere, skriftlig fordi det stilles krav om skriftlig rapportering fra hver tømming. Som et minimum skal nivå B2 tilfredsstilles på skalaen til det europeiske rammeverket for språk. Det skal heller ikke benyttes midlertidige operatører/vikarer som ikke kan kommunisere muntlig og skriftlig på norsk etter nevnte krav.
4.0 Vilkår knyttet til konkurransen
Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til organisering, registreringer, skatteattest, tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell kapasitet.
Tilbyder skal derfor fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema (ESPD) og medlevere dette når tilbudet inngis. ESPD er en foreløpig dokumentasjon på at tilbyder oppfyller følgende krav:
o kvalifikasjonskravene gitt nedenfor
o at de ikke er i en situasjon som medfører at de kan eller skal avvises
NB! Tilbyder skal kun levere elektronisk utfylt ESPD når tilbudet inngis. Oppdragsgiver vil, når valg av leverandør er gjort, be om at VALGT LEVERANDØR inngir dokumentasjon nevnt nedenfor.
Hvis nødvendig, kan oppdragsgiver, på ethverts tidspunkt i konkurransen, be alle tilbydere levere alle eller deler av dokumentasjon nevnte nedenfor i pkt. 4.2.
4.2 Kvalifisering av leverandøren og kvalifikasjonsgrunnlag
Leverandørens økonomiske og finansielle stilling samt tekniske kvalifikasjoner skal dokumenteres ved følgende minimumskrav:
A. Attest for registrering i det register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor tjenesteyteren er etablert, (for eksempel Foretaksregisteret for virksomhet registrert i Norge). Dokumentasjonstype: firmaattest
B. Skatteattest og attest for betalt merverdiavgift, vedlegges. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder. Dersom det skal inngås kontrakt med underleverandører hvor kontraktssummen for den enkelte kontrakt overstiger kr. 100.000 eks. mva., skal det vedlegges skatteattest for underleverandøren. Kravene til underleverandør er de samme som til leverandøren. Leverandøren må derfor beskrive og navngi underleverandøren.
C. HMS-egenerklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Vedlagte skjema eller tilsvarende kan benyttes.
D. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. NB! Skal vedlegges tilbudet.
E. Det skal legges ved dokumentasjon av at leverandøren har soliditet gjennom kredittvurdering fra egnet kredittvurderingsfirma. Kredittvurderingen skal være fra siste års regnskap som er godkjent.
F. Erklæring om foretakets totale omsetning i de siste tre regnskapsår for de tjenester som det forespørres om i dette konkurransegrunnlaget (septikrenovasjon).
G. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA § 24-2
4.3 Dokumentasjon i tilknytning til evaluering av tildelingskriteriene
Dokumentasjon for å evaluerer tjenesten skal vedlegges. Følgende dokumentasjon skal vedlegges tilbudet ved innlevering.
A. Tilbyder skal dokumentere og redegjøre for sitt miljø- og kvalitetssikringssystem knyttet til tjenesten og tilhørende leveranse. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetes kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001 eller 14001, eller tilsvarende 0.xxxxx verifiserte systemer, legges gyldig serfikat med.
B. Referanseprosjekter. Liste med relevante septikrenovasjonsoppdrag de siste tre (3) årene skal legges ved. Listen skal inneholde kontaktinformasjon og oppdragets størrelse.
C. Erklæring som gir opplysninger om verktøy, materiell og teknisk utstyr som leverandøren disponerer for å utføre oppdraget.
D. En redegjørelse av leverandørens organisasjon, lokaliteter, juridiske personer, kvalifikasjoner, kompetanse, godkjenninger, konsesjoner, tillatelser og antall medarbeidere med angivelse av fagdisiplin og erfaring, tilhørende cv, med angivelse av spesielle fagfelt. Oversikt over kvalifikasjoner som personell tiltenkt oppdraget hos leverandøren har. Personell som er i kontakt med kommunen (både kommunens saksbehandlere og kommunens abonnenter) skal kunne beherske norsk skriftlig og muntlig. Operatører skal beherske norsk i tilstrekkelig grad til at de kan kommunisere greit med abonnent og fylle ut rapporteringsskjema. Se pkt. 3.9.
E. Tilbyder skal legge ved en realistisk rodeplan for oppdraget. Ref. pkt. 5.1 H.
5.0 Tildelingskriterier
De leverandører vil bli evaluert mht kontraktstildeling på en poengskala fra 1-10 hvor ti (10) er høyest skår. Det tilbudet som oppnår høyest ”totalscore”, i fht. oppgitte tildelingskriterier er vinner av konkurransen.
• 30-40 %: Totalpriser for kommunen i kontraktsperioden. Pkt. 5.1 B
• 35-45 %: Gjennomføringsevne. I hvilken grad leveransen gjennomføres i hht. oppgitte krav til gjennomføring av tjenesten. Organisering, logistikk og transportløsninger i forhold til om den foreslåtte gjennomføringsplanen (rodeplan) fremstår som robust og realistisk, bl.a. ut fra antall årsverk tilknyttet oppdraget, antall og type kjøretøyer og annet utstyr. Videre den planlagte belastningen pr. bil, forventede kjørelengder, opplegg for ruteplanlegging, fleksibilitet i utstyrsparken, i tillegg reservekapasitet og beredskap med hensyn til personell og kjøretøyer. Det vil bli lagt stor vekt på om rodeplanleggingen er utført iht. anbudets krav. Pkt. 5.1 A, C, D, E, F, G, H, I.
• 20%: Hvor godt leverandør dokumenterer sitt servicenivå overfor kommunen og dens abonnenter. Service og serviceorganisasjon, responstid for retting av feil, service mot
kunde og tilgjengelighet mot kommunen, serviceerklæring samt kvalitetsplan og tilhørende prosedyrer for rapportering. Pkt. 5.1 X, X, X.
• 5%: Miljøhensyn (ytre miljø) ved gjennomføring av oppdraget, herunder minimering av antall kjørte kilometer og utslipp fra kjøretøyene. Grunnlaget for beregnet utslipp må bekreftes gjennom en egen erklæring. (Jfr. anbudsskjema 1) Pkt. 5.1 C.
Leverandøren skal derfor beskrive disse forholdene slik at det er enkelt og tydelig for kommunen å evaluere disse punktene i tilbudet. Leverandøren skal derfor beskrive, utføre, utdype og redegjøre for etterfølgende punkter. På en slik måte at leverandøren på en best mulig måte synliggjør at han/hun har forstått oppdragets kompleksitet og volum og at han/hun er i stand til å utføre oppdraget på en tilfredsstillende måte.
Alle leverandører godtgjøres med kr. 10.000,- eks. mva for utarbeidelse av en rodeplan som tilfredsstiller kommunens krav i punkt. 5.1 H.
A. Leverandørs innsikt og erfaring i oppgaven: Det skal beskrives hvilken innsikt og erfaring leverandør har med septikrenovasjon generellt. Det vil være aktuelt for kommunen å kontakte et utvalg av referanser ut fra egen vurdering. Dersom kommunen kjenner til andre ikke oppgitte referanser, som leverandør har, kan disse bli kontaktet, men leverandøren vil bli varslet om dette i forkant. Det gjøres oppmerkom på at kommunen velger fritt hvem av referansene som kontaktes. Det kan også være aktuelt å vektlegge egen erfaring med aktuelle tilbydere. Hvordan servicen er utført i minst ett (1) av referanseoppdragene skal beskrives.
B. Leverandørs pris: Vedlagte skjemaer for enhetspriser skal fylles ut. For poster som ikke er utfylt forstås dette som medtatt i andre poster.
C. Leverandørs utstyrspark: Kommunen er opptatt av at renovatørens bilpark og personell fremstår som renslig og ryddig overfor kommunens abonnenter. Kjøring på private eiendommer skal foregå mest mulig skånsomt, uten å volde skade på privat eiendom. Det skal beskrives hvor mange biler og evt. hengere som skal brukes i oppdraget, samt biltype, årsmodell og euroklasse. Graden av godhet på egnede kjøretøy i fht miljø blir evaluert. Vedlagte anbudsskjema 1 skal fylles ut. Det er også viktig å beskrive hvem og hvor mange operatører (antall årsverk) som skal benyttes fast og evt. sporadisk i oppdraget. Operatørens grad av kompetanse i fht. å utføre oppdraget, vil bli evaluert.
D. Avvik i vegstandard: Ikke alle abonnenter har vegstandard som tilfredsstiller kravene i kommunens ”Tømmeforskrift”. (Se kommunens hjemmeside) Det presiseres at tømmeforskriften ikke er en del av kontrakten, og oppdragstakers kjøretøyer må tilpasses lokale forhold. Eksempelvis kan dette innebære at en del av veinettet bør betjenes med mindre biler, eller at oppdragstaker kan ha fordel av biler med firehjulstrekk. Det står fritt til oppdragstaker å velge type kjøretøy, men det kan i ettertid ikke argumenteres med at noe av dagens veinett ikke kan betjenes ut fra oppdragstakers biltyper. Dette betyr at det kan være noen anlegg som er vanskelig tilgjengelig med ordinær slamsugebil pga. stigningsforhold, vekt og høyde/bredde etc. Det skal beskrives hvordan tømming av disse anleggene er tenkt utført (4x4 trekk, traktor, ekstra slangeutlegg etc.).
E. Leverandørs kvalitetssikring og HMS: Det skal beskrives og dokumenteres bedriftens kvalitetssikrings- og HMS-policy. Det skal beskrives hvordan det er tenkt sikret
Kvalitetssikring:
a. at tidsfrister for tømming av avløpsanlegg overholdes.
b. at tidsfrister for levering av septik til tømmestasjon overholdes.
c. at tømmekvittering blir levert abonnent etter hver tømming.
d. at alle anlegg blir tømt og at også alle kummer blir tømt helt.
e. at rapporter bli sendt kommunen innen gitte tidsfrister.
f. at tømmedata blir lagt inn i Komtek.
HMS:
g. at personlig hygiene for operatørene for oppdraget i Gjøvik kommune er ivaretatt mht garderobe- og dusjforhold. At mannskapet har enhetlig og lett identifiserbar påkledning.
h. at operatørene for oppdraget i Gjøvik kommune har tilfredsstillende pausefasiliteter mht. personlig hygiene.
i. at operatørene for oppdraget i Gjøvik kommune får nødvendige vaksiner.
j. at kummer ikke blir stående åpne uten tilsyn av operatør.
F. Sykdom og havari: Leverandør skal beskrive sitt back-up system ved evt. sykdom og motorhavari både med hensyn til utstyrspark og mannskap.
G. Renhold og hygiene: Kommunen er opptatt av at både septikbilene og operatørene til enhver tid fremstår som rene ved oppmøte ute hos kommunenes abonnenter samt ved ferdsel langs offentlige veger. Leverandør skal beskrive:
Biler og utstyrspark:
1) firmaets rutiner for vask av biler.
2) firmaet rutiner for vask av annen redskap.
3) firmaets miljøprofil ved vask av biler og redskap.
Personlig hygiene:
1) operatørenes mulighet for vask av arbeidsklær.
2) operatørenes dusj- og garderobeforhold.
3) operatørenes pause- og spiseromfasiliteter.
H. Leverandørs rodeplanlegging: Leverandør skal nøye beskrevet en rodeplanlegging, som tydelig viser at oppdraget vil bli gjennomført innenfor de føringene konkurransegrunnlaget gir. Det skal fremkomme at leverandør har gjort seg kjent med veistandarden på vegnettet (både offentlig og privat) i de ulike tømmeområdene. Hele abonnentlisten er vedlagt konkurransegrunnlaget for at leverandør skal utarbeide detaljerte tømmeroder. Leverandør skal dele kommunen opp i soner som igjen skal deles opp i roder og beskrive fremdrift og tømmetidspunkter for disse. Det må tas hensyn til de ulike årstidene (fremkommelighet pga. snø og telerestriksjoner etc.) ved utarbeidelse av ruteplanleggingen. Rodeplanen skal som et minimum vise produksjonen på ukenivå, geografisk med adresseliste (hvilke uker de ulike adressene tømmes på) og utstyrsmessig. Det skal også estimeres totale kjørelengder for å få gjennomført oppdraget. Det godtgjøres kr. 10.000,- eks. mva til hver leverandør som
kan vise til en slik rodeplan. Kommunen kan ikke benytte en rodeplan som er utarbeidet av en leverandør som ikke vinner konkurransen.
I. Leverandørs tilgjengelighet/responstid: Ved behov for tømming ut over rodetømming, slik som tømming av lukkede tanker, ekstratømminger, hastetømminger, etc. kreves det kort responstid. Responstid og vaktordning både i normal arbeidstid, utenfor normal arbeidstid (kveld og natt) og på helligdager skal beskrives og spesifiseres.
J. Leverandørs service: Kommunen har et høyt ambisjonsnivå når det gjelder å yte god service til sine abonnenter. Leverandørs skal beskrive sin evne og vilje til å utføre god service. Hva er det leverandør legger i begrepet god service? Tilbudet skal inneholde en forpliktende erklæring som beskriver egne målsettinger for service og opplæring av personell. Beskrivelse av hvordan servicen er utført i minst et av referanseoppdragene skal også vedlegges.
K. Klager/avvik: Klager fra abonnent skal i utgangspunktet håndteres direkte av leverandør, og rapporteres som avvik til kommunen. Leverandør skal beskrive hvordan evt. klager fra abonnenter eller kommunen vil bli håndtert i forhold til responstid for oppretting. (Beskrevet i avsnitt for avvik)
L. Rapportering: Kommunen benytter KomTek fra Norkart AS. Leverandør skal rapportere tømminger og anleggsdata til kommunen elektronisk via KomTek Slamtømmer Felt slik at dataene kan leses direkte i kommunens KomTek modul. Leverandør skal bekrefte at han vil benytte seg av programvare som støtter dette og dokumentere at dette er mulig. Alle avvik skal rapporteres elektronisk til kommunen omgående. Det skal beskrives hvordan dette er tenkt utført. I tillegg og innen den 10. hver måned skal det rapporteres skriftlig følgende for foregående måned:
• Antall tømte minirenseanlegg
• Antall tømte anlegg med slamavskiller u/wc
• Antall tømte anlegg med slamavskiller m/wc
• Antall tømte anlegg med tett tank for sortvann
• Antall tømte fritidsboliger
• Mengde septik i tonn levert Rambekk renseanlegg
• Antall lm slangeutlegg (fakturert)
• Antall oppmøter uten tømming
• Antall avviksmeldinger
• Antall kjørte km.
For hvert kriterium / underkriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra en (1) – ti (10), der ti (10) er høyest /best. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår ti (10) poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivning avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets / underkriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest ”totalscore”, i fht. oppgitte tildelingskriterier er vinner av konkurransen.
5.3 Melding om kontraktstildeling og kontrakt
Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle leverandører som deltar i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngåes. Rimelig tid i denne konkurransen blir 10 dager, regnet fra dagen etter at meddelelsen om valget av leveradør er sendt. De leverandører som er avvist under konkurransen er ikke deltakende leverandører lenger. Melding om kontraktstildeling, (karensbrev), vil inneholde angivelse av hvem som er innstilt, begrunnelse og frist for leverandøren til å klage på innstillingen
Det vil bli inngått gjensidig bebyrdende avtale med den leverandør som blir valgt. Kun signert kontrakt er gyldig forpliktelse. Kontrakten vil bli bygget opp på følgende vis:
1. Kontraktsformularet
2. Del I – Spesielle vilkår.
3. Del II – Alminnelige vilkår
6.0 Krav til tilbudet
6.1 Tilbudets utforming og krav til avgivelse
• Komplett tilbud med vedlegg skal innleveres i Mercell sitt KGV verktøy innen oppgitt frist. Tilbudet skal ha elektronisk signatur.
• Tilbud mottatt etter tilbudsfristens utløp forkastes uten videre begrunnelse
• Muntlige/telefoniske beskjeder/avtaler i forbindelse med tilbudet, skal bekreftes skriftlig gjennom kommunikasjonsmodulen i Mercell.
• Hvis tilbyder er i tvil om opplysninger eller krav som er gitt i konkurransegrunnlaget så skal Kommunens saksbehandler kontaktes skriftlig via Mercell snarest. Hvis slike oppklaringer vurderes å være av betydning for de øvrige tilbydere, så vil disse også bli informert
• Tilbudet skal oversendes vedlagt oversendelsesbrev med forpliktende underskrift. Tilbudet skal i sin helhet leveres i Mercell systemet med elektronisk signatur.
• Fremst i tilbudet skal det være en innholdsfortegnelse
• Tilbudet forøvrig skal være ordentlig presentert, slik at arbeidet med tilbudet ikke vanskeliggjøres.
• Kommunen har ikke noe økonomisk ansvar for nedlagt arbeid, eller andre kostnader i forbindelse med Deres tilbud. Når det gjelder godtgjørelse for utarbeidelse av rodeplan se pkt. 5.1 bokstav H.
• Tilbudet skal avgis på norsk
• Kommunen forbeholder seg retten til å føre oppklaringer med flere leverandører på grunnlag av de innsendte tilbud, samt avbryte eller utsette hele eller deler konkurransen erstatningsfritt etter nærmere saklig begrunnelse.
• Kommunen er alltid villig til å vurdere alternative løsninger, som etter leverandørens vurdering er fordelaktig for Kommunen. Slike alternative løsninger, skal vedlegges som et “Alternativ til tilbudet”. Leverandøren gjøres oppmerksom på at Kommunen står fritt til anta eller forkaste hele eller deler av slike alternativ
• Hvis Deres tilbud på noen måte avviker fra de krav som er gitt i konkurransegrunnlaget må dette spesielt angis som “Avvik” i tilbudet
6.2 Krav til tilbudets besvarelse, priser / tabeller og kommentarer
Leverandøren skal presentere sitt tilbud på en ryddig måte, som gjør det lett å finne fram. Det bes om at besvarelsen på kvalifikasjonskriteriene lages for seg i et eget kapittel.
Anbudsskjema 1 og 2 skal fylles ut og legges med tilbudet. Ved lengre svar av prismatrisen, henvis gjerne til utfyllende svar i egne dokument, men et sammendrag skal da fylles inn i tabellen. Tilbudet skal også inneholde opplysninger, forutsetninger og priser som leverandøren mener er relevante for å gjøre en helhetlig leveranse for Kommunen, selv om dette ikke er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Leverandør er ansvarlig for at slik informasjon er gitt, og kan ikke i ettertid påregne og få dekket ekstra kostnader pga. dette.
6.3 Avvik fra konkurransegrunnlaget, forbehold, avvisning og alternative løsninger
Forhold som kan medføre avvisning av leverandøren fra konkurransen, etter utført prekvalifisering, er blant annet:
• Ikke oppfyller lenger de kvalifikasjonskrav som er satt til deltakelse i konkurransen
• Insolvens
• I sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje
• Har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller har unnlatt å gi opplysninger i henhold til det som kreves av leverandørens organisering eller HMS- egenerklæring
Avvik og forhold som kan medføre avvisning av tilbudet er blant annet:
• Hovedregel ved inngivelse av tilbudet er at leverandøren skal besvare oppdraget som er beskrevet i konkurransegrunnlaget først. Eventuelle avvik fra konkurranse- grunnlaget skal klart og tydelig framgå av tilbudet. Avvik kan være andre løsninger,
forbehold etc. Et alternativt tilbud skal være så klart og tydelig beskrevet at det lar seg forstå uten kontakt med leverandør. Avvik fra dette kan medføre avvisning av tilbudet
• Ikke innlevert rettidig
• Ikke avgitt i samsvar med krav til presentasjon, utforming og innhold
• Forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende i tilbudet som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til kravene i konkurransen og de øvrige tilbudene
• Større forbehold mot vilkårene i konkurransegrunnlaget
• Unormalt lavt tilbud
Kommunen forbeholder seg retten til erstatningsfritt å avlyse konkurransen på et hvert tidspunkt, samt ha fri adgang til erstatningsfritt å forkaste samtlige tilbud. Dersom samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses, vil Kommunen gi leverandørene melding om dette snarest mulig.
7.0 Liste over vedlegg
• Anbudsskjema 1
• Anbudsskjema 2
• HMS egenerklæring
• Egenerklæring lønns – og arbeidsvilkår
• Kontraktsgjennomføringskrav
• Oversiktskart private avløpsanlegg
• Oversikt alle infiltrasjonsanlegg u/wc (690 anlegg) - fritidsbolig
• Oversikt alle infiltrasjonsanlegg m/wc (691 anlegg) - fritidsbolig
• Oversikt alle anlegg med lukket tank for wc (692 anlegg) - fritidsbolig
• Oversikt alle infiltrasjonsanlegg u/wc (690 anlegg) - helårsbolig
• Oversikt alle infiltrasjonsanlegg m/wc (691 anlegg) - helårsbolig
• Oversikt alle anlegg med lukket tank for wc (692 anlegg) - helårsbolig
• Oversikt over alle minirenseanlegg
• Kontraktsmal
• AKS-89
8.0 Del II - Alminnelige kontraktsvilkår
1. Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser, AKS-89, legges til grunn så langt de måtte passe. AKS-89 Xxxxxx i pkt. 17. Gjøvik Tingrett er verneting.