ÅRLIG REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER

ÅRLIG REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER

Denne redegjørelsen er utarbeidet av Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx AS («Haavind», «Selskapet») i henhold til lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («Åpenhetsloven») § 5. Redegjørelsen omfatter regnskapsåret 2023.

Redegjørelsen vil bli oppdatert og offentliggjort iht. Åpenhetsloven innen 30. juni hvert år, og ellers ved vesentlige endringer i Selskapets risikovurderinger.

Redegjørelsen bygger på FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, og dekker i tillegg til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, også bl.a. miljø og antikorrupsjon.

1. GENERELL BESKRIVELSE AV VIRKSOMHETEN

Haavind er et av Norges ledende fullservice advokatfirmaer, og hadde 167 antall årsverk i 2023. Våre advokater yter juridisk bistand til nasjonale og internasjonale selskaper, samt statlige og kommunale foretak. Bistand til privatpersoner ytes i begrenset grad. Forretningsstøtte jobber administrativt, blant annet innenfor økonomi, HR, marked, forretningsutvikling, sekretærfunksjoner, IT og konferanse.

Haavind tilbyr juridiske tjenester innenfor et bredt spekter av fagområder og bransjer. Haavind er organisert som et aksjeselskap, hvor Selskapets partnere både jobber og eier aksjene i Selskapet. Ved utgangen av 2023 hadde Selskapet 43 partnere.

I løpet av 2023 har Xxxxxxx engasjert i overkant av 110 leverandører og forretningspartnere. Foruten noen få utenlandske advokatfirmaer og virksomheter som leverer språkoversettelsestjenester, kommer våre innkjøp primært fra forretningspartnere slik det er definert i Åpenhetsloven § 3 bokstav e. Dette er virksomheter som leverer kontor- og datautstyr, IT-tjenester, fasilitetsservice, renholdstjenester og andre tjenester som ikke er en del av vår leveranse, nemlig juridisk rådgivning.

2. RETNINGSLINJER OG RUTINER FOR ARBEIDET MED GRUNNLEGGENDE MENNESKERETTIGHETER OG ANSTENDIGE ARBEIDSFORHOLD

2.1 Arbeidsgruppen

For å sikre overholdelse av Åpenhetsloven har Selskapet etablert en operativ arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen består av XXX Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, specialist counsel Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx og økonomikonsulent Xxx Xxxxx Xxxxxxxx. Arbeidsgruppen har aktsomhetsvurderinger på agendaen to ganger i året, og involverer ledelsen i Selskapet og styret ved behov.

2.2 Forankring i styret

En viktig del av arbeidet med Åpenhetsloven i Haavind er å forankre arbeidet i styret. Det er derfor utarbeidet en plan og retningslinjer for etterlevelse av Åpenhetsloven, herunder for hvordan virksomheten skal utføre aktsomhetsvurderinger i egen forretningsvirksomhet, og overfor sine leverandører og forretningspartnere. Plan og retningslinjer er godkjent av styret.

2.3 Etiske retningslinjer for virksomheten

Vi har utarbeidet etiske retningslinjer («Etikkinstruks») for egen virksomhet. Disse må signeres av samtlige ansatte ved inngåelse av arbeidskontrakt. Formålet med etikkinstruksen er å sikre at Haavinds virksomhet utøves i overensstemmelse med god advokatskikk og etiske regler.

Etikkinstruksen inneholder bestemmelser om blant annet god advokatskikk, tillitsforhold, fortrolighet, interessekonflikter, salærberegninger m.m. Partner og advokat, Xxxxxxx Xxxxx, er ansvarlig for etikkinstruksen i virksomheten. Det gjennomføres også årlig kurs i etikk. Kurset er obligatorisk for alle våre ansatte og partnere.

Etikkinstruksen utfylles av personalhåndboken som angir virksomhetens regler knyttet til bl.a. arbeidstid, arbeidssted, ferie, lønn og andre sentrale momenter i et arbeidsforhold. Alle ansatte og partnere er pliktige til å sette seg inn i og utøve arbeidet iht. personalhåndboken.

Haavind har også et Arbeidsmiljøutvalg («AMU»). Haavinds Arbeidsmiljøutvalg jobber for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i firmaet. Dette innebærer blant annet arbeid med å følge opp firmaets HMS- arbeid og våre HMS-mål, følge med på sykefraværsstatistikk, behandle spørsmål angående bedriftshelsetjenesten, samt årlig skrive en rapport til styret om firmaets HMS-arbeid. AMUs rapport til styret er enkelt tilgjengelig for alle ansatte i virksomheten. AMU har til enhver tid to representanter

fra arbeidsgiversiden og to fra arbeidstakersiden.

2.4 Etiske retningslinjer for Leverandører

Vi har også utarbeidet etiske retningslinjer for alle våre leverandører og forretningspartnere («Leverandører»). Retningslinjene for Leverandører stiller etiske krav til bl.a. grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, miljø, antikorrupsjon og antihvitvasking.

Haavinds Leverandører må forplikte seg til å følge Haavinds retningslinjer med mindre de kan dokumentere at de selv har egne etiske retningslinjer som minst tilsvarer Haavinds retningslinjer for leverandører. Det er i 2023 nedlagt et arbeid for å forankre retningslinjene hos våre eksisterende Leverandører. I henhold til våre rutiner, vil også krav til etterlevelse av etiske retningslinjer kontraktsfestes.

For å sikre at Haavind er i stand til å foreta en vurdering av Leverandører i samsvar med retningslinjer og gjeldende lovgivning, stiller vi krav om at Leverandører må kunne dokumentere hvordan de selv, og eventuelt deres underleverandørkjede og/eller forretningspartnere, arbeider for å etterleve retningslinjene. Dette kan gjøres gjennom oppfølgingsmøter eller at Leverandører bes om å besvare en spørsmålsliste fra Haavind innen en nærmere angitt frist.

Dersom Leverandører blir oppmerksomme på manglende overholdelse av retningslinjene, eller for øvrig vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger knyttet til grunnleggende menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljø og antikorrupsjon, er Haavinds Leverandører pålagt å varsle Haavind umiddelbart.

For å sikre etterlevelse av åpenhetsloven, har også innkjøpsansvarlige i Haavind fått opplæring i loven, og det er etableres rutiner i forbindelse med innkjøp og kontraktsinngåelse, se nærmere om dette punkt 2.5.

2.5 Innkjøpsrutine

For å sikre gode rutiner i forbindelse med innkjøp har vi utarbeidet en innkjøpsrutine. Innkjøpsrutinen skal benyttes av alle som gjennomfører innkjøp på vegne av Selskapet, såfremt innkjøpene overstiger nærmere angitte terskelverdier.

Haavinds innkjøpsmål er å sikre bærekraftige, kostnadseffektive og kvalitetsorienterte innkjøp i samsvar med gjeldende lovverk. Vi prioriterer leverandører som oppfyller våre krav til bl.a. bærekraft, menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Gjennom effektiv kommunikasjon og kontinuerlig forbedring av innkjøpsprosessen, tilstreber vi å oppnå best mulig verdi for pengene og støtte opp under Xxxxxxxx overordnede mål og verdier. Haavind har også et mål om å benytte færre leverandører. Gjennom arbeidet med innkjøpsrutinen har vi kartlagt at 77 % av alle våre kostnader til innkjøp i 2023 gjøres fra Leverandører som har et sertifisert miljøledelsessystem. Dette tas også i betraktning i Haavinds aktsomhetsvurderinger.

2.6 Varslingskanal

Xxxxxxx fortsetter med sine varslingsrutiner, der ansatte og partnere kan benytte seg av varslingskanalen til å varsle om eventuelle kritikkverdige forhold. Det vil vurderes om kanalen skal tilgjengeliggjøres for eksterne.

3. AKTSOMHETSVURDERINGER I 2023

3.1 Overordnet om våre aktsomhetsvurderinger

Vi har gjort en nærmere kartlegging og aktsomhetsvurdering av egen virksomhet, og alle våre Leverandører for kalenderåret 2023. Våre aktsomhetsvurderinger er risikobaserte og forholdsmessige i henhold til FNs veiledende prinsipper for menneskerettigheter, OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper og Åpenhetsloven.

3.2 Kartlegging av egen virksomhet

I kartleggingen av egen virksomhet har vi særlig sett hen til AMUs rapport og informasjon mottatt fra HR.

I Haavind aksepterer vi ingen form for trakassering eller diskriminering av kolleger eller andre som berøres av virksomheten vår. Vi oppmuntrer til og fremmer mangfold, og er forpliktet til å gi alle ansatte like muligheter. Haavind søker å speile det samfunnet vi er en del av.

I Haavind jobbes det aktivt og systematisk med mangfold og like karrieremuligheter for alle ansatte, uavhengig av etnisk, nasjonal eller sosial opprinnelse, hudfarge, kjønn, seksuell legning, religion, funksjonsevne eller politisk overbevisning. Dette er godt forankret i Xxxxxxxx overordnede forretningsstrategi.

Xxxxxxxx ledelse rapporterer halvårlig til selskapets styre om måloppnåelse knyttet til mangfold og inkludering. Vi er fornøyde med at vi har tilnærmet 50/50 kjønnsbalanse i alle stillingskategorier blant advokatene, men vi erkjenner at vi fremdeles har en vei å gå når det gjelder andelen kvinner i partnerskapet, hvorav 8 av 43 utgjorde kvinner i 2023.

For 2023 er tallene som følger på kjønnsbalansen i selskapet:

• Vi hadde 48% menn og 52% kvinner inkludert partnere i selskapet

• Selskapet hadde fire vikarer i midlertidige stillinger. To menn og to kvinner.

• Selskapet hadde 19 ansatte i deltidsstillinger som jobber i resepsjon/møterom, IT og kveldssekretærer. Av disse var 14 av 19 kvinner.

• I gjennomsnitt avviklet menn 16,6 uker foreldrepermisjon i 2023, og kvinner 17,3 uker.

I 2023 inngikk to kvinner (en partner og en ansattrepresentant), samt en ansattrepresentant med flerkulturell bakgrunn, i Haavinds styre. Haavinds ledergruppe består av fire personer, tre menn og en kvinne.

Evaluering av tiltak relatert til likestilling og diskriminering:

• Tiltak knyttet til arbeidsmiljø, trakassering og diskriminering belyses og følges opp i regelmessige medarbeiderundersøkelser

• Mangfold rapporteres halvårlig til selskapets styre

Det har gjennom 2023 vært jobbet systematisk med tiltak for å redusere Selskapets sykefravær. Sykefraværet var i 2023 4,1%, hvorav 2,9% er langtidssykefravær. Det har ikke vært noen arbeidsulykker i firmaet i 2023.

Gjennom våre aktsomhetsvurderinger har vi ikke avdekket faktisk eller potensielle negative konsekvenser for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet.

3.3 Kartlegging av våre Leverandører

Kartleggingen av våre Leverandører består av en innledende kartlegging basert på offentlig tilgjengelig informasjon. Her undersøker vi selskapenes virksomhet, arbeidets art/type leveranse/tjeneste/produkt, geografisk plassering, om det foreligger sertifiseringer, bruk av underleverandører, andel fysisk krevende arbeidskraft, om Leverandørene selv har etiske retningslinjer, kostnadsnivå/størrelse på transaksjon etc. Dernest er det, på bakgrunn av den innledende kartleggingen, gjort en nærmere kartlegging og risikovurdering av enkelte utvalgte Leverandører.

I prosessen har vi identifisert følgende kategorier av Leverandører som vi har kartlagt nærmere:

- Leverandører av produkter hvor produksjon eller tjenesteleveranse finner sted i geografisk utsatte områder hvor arbeidstakernes rettigheter i mindre grad er beskyttet. Eksempler på dette er leverandører av kontor og datautstyr, samt leverandører av IT- tjenester i Asia.

- Leverandører av produkter hvor produksjoner finner sted i geografiske områder hvor risikoen for negative miljøkonsekvenser er stor. Eksempler på dette er leverandører av kontor og datautstyr.

- Leverandører innen næringer hvor fysisk arbeidskraft utgjør en vesentlig del, dvs. fasilitetsservice og renhold og transport.

De Leverandørene vi har ønsket å gjøre en nærmere kartlegging av, er blitt bedt om å fylle ut og signere et egenrapporteringsskjema. De aller fleste har returnert skjemaet innen fristen og deres tilbakemelding er tatt med i vår risikokartlegging.

Gjennom våre aktsomhetsvurderinger har vi ikke avdekket faktiske negative konsekvenser for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos våre Leverandører.

Det er imidlertid hos enkelte av våre Leverandører avdekket faktiske negative konsekvenser og potensiell risiko for negative konsekvenser hos enkelt av deres underleverandører.

3.4 Faktiske negative konsekvenser

Det er identifisert faktiske negative konsekvenser knyttet til underleverandørs produksjon av kontor og datautstyr i Asia. Vi har fått opplyst at det har vært møter mellom partene hvor tilfredsstillende tiltak og gjenopprettelse skal iverksettes. Det er opplyst til Haavind at de angitte produkter ikke har inngått i en leveranse til Haavind.

Det er identifisert faktiske negative konsekvenser knyttet til en Leverandørs underleverandør i forbindelse med leveranse av transporttjenester. Dette omhandler avvik knyttet til arbeidstid, overtidsbetaling og mangler ved arbeidsavtaler. Det er opplyst at Leverandøren har iverksatt en rekke ulike tiltak, herunder krav om at etiske retningslinjer skal signeres og etterleves, opplæring av underleverandører, avvikling av avtaler med underleverandører som ikke overholder krav eller viser evne og vilje til forbedring, endret anskaffelsespraksis, innføring av nytt verktøy for risikostyring i leverandørkjeden samt igangsettelse av initiativ for regulering av varebilbransjen i Norge.

3.5 Risiko for negative konsekvenser

Det er opplyst å være avdekket generell risiko for mangelfulle arbeidstakerrettigheter ved produksjon av kontorutstyr hos underleverandører i Asia, ettersom arbeidstakerrettigheter i mindre grad er beskyttet i denne delen av verden. Dette knytter seg til bl.a. tvangsarbeid, barnearbeid, arbeidstid, mangelfull sikkerhet, og utilstrekkelig betaling. Det er opplyst at Leverandøren har fokus på dette og følger opp gjennom screening og revisjoner av underleverandører.

Det er avdekket risiko for negative miljøkonsekvenser hos underleverandører i Asia. Det vises til at mange produksjonsland har dårlig miljøkontroll og kan forårsake alvorlig forurensning av vann, luft og jord. Det er opplyst at Leverandøren har fokus på dette og følger opp gjennom screening og revisjoner av underleverandører.

Vi har gjennom vår risikokartlegging også fått opplyst at det foreligger risiko knyttet til enkelte underleverandører i fasilitetsservicebransjen. Dette knytter seg til manglende oversikt i egen leverandørkjede samt manglende systemer og rutiner. Vår leverandør har opplyst at de vil følge opp dette videre for å håndtere den avdekkede risikoen.

4. TILTAK

Haavind vil fremover ha særlig fokus på våre leverandører av kontor- og datautstyr for å sikre gjenoppretting der hvor det er avdekket faktiske negative konsekvenser, samt på å begrense potensiell risiko der hvor det er identifisert i vår leverandørkjede. Vi vil søke å påvirke Leverandører til å jobbe for å minimere risiko i leverandørkjeden, og fortsette å stille krav om ivaretakelse av etiske retningslinjer, herunder grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, i forbindelse med Leverandørers leveranse av produkter og tjenester til Haavind.

I økende grad ser vi at Leverandører besvarer våre henvendelser med å henvise til egen redegjørelse som publiseres innen 30. juni. Vi vil derfor måtte gjennomgå deres redegjørelser etter fristen og oppdatere vår redegjørelse dersom det skulle være påkrevet etter Åpenhetsloven. Enkelte andre Leverandører gir svar som synes å indikere at de ikke er kjent med Åpenhetslovens forpliktelser. Disse vil vi følge opp fremover for å avklare hvorvidt de er underlagt lovens forpliktelser, slik at Haavind får tilgang til den informasjonen som trengs for å gjøre tilstrekkelige aktsomhetsvurderinger.

Haavind som kompetansebedrift har et mål om at utveksling av kunnskap vil bidra til kompetanseheving blant våre Leverandører, som igjen vil bidra til større grad av etterlevelse av Åpenhetsloven.

5. KONTAKT

5

Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx AS Xxxxxx XXXx xxxx 00

Pb 359 Sentrum

NO-0101 Oslo

T: (x00) 00 00 00 00

xxxx@xxxxxxx.xx xxx.xxxxxxx.xx

For spørsmål om redegjørelsen og Xxxxxxxx arbeid med Åpenhetsloven, er du velkommen til å ta kontakt med oss på e-post x.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx. Redegjørelsen er signert av Haavinds styre og daglig leder, Oslo 27. juni 2024.