Delkontrakt 2 av 2: Rammeavtale for innleie av traktorer med henger og sjåfør
Delkontrakt 2 av 2: Rammeavtale for innleie av traktorer med henger og sjåfør
mellom
Trondheim kommune og (fyll inn leverandørens navn)
(Org nummer 942110464) (fyll inn leverandørens xxx.xx.)
Om avtalepartene:
Se informasjon om organisasjonsnummer, kontaktpersoner etc. i Mercell-portalen.
Vedlegg til avtalen:
Vedlegg - Konkurransegrunnlag med vedlegg
Vedlegg - Leverandørens svar på kravspesifikasjon
Vedlegg - Besvarelse på evalueringsskjema (Tildelingskriteriene og tilbudte priser) Vedlegg - Leverandørens tilbud
Eventuelt - Leverandørens egne kontraktsvilkår
Avtale undertegnet:
Dette avtaledokumentet signeres elektronisk i Mercell.
INNHOLDSFORTEGNELSE
1 Generelt om avtalen 4
2 Definisjoner 4
3 Avtaleperiode 4
4 Språk 4
5 Om avtalen 4
5.1 Omfang og innhold 4
5.2 Ansvar 5
5.3 Forbehold 5
5.4 Parallelle rammeavtaler og fordeling av kontrakter 5
6 Lønns- og arbeidsvilkår 5
6.1 Arbeidstid 6
7 Opplysningsplikt etter lov om skatteforvaltning 7
8 Etisk handel 7
9 Administrative bestemmelser 7
10 Leverandørens forpliktelser 8
10.1 Sikkerhet 8
10.2 Arbeidsoppgaver 8
10.3 Leveringsbetingelser 8
10.4 Leveringsgaranti 9
10.5 Miljø 9
10.5.1 Krav til transport i kontraktsperioden 9
10.5.2 Nullutslipp- og biogasskjøretøy 9
10.6 Statistikk og informasjon 10
11 Ordrebekreftelse 10
12 Retur og feilleveranse 10
13 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd 10
13.1 Dagmulkt 10
13.2 Andre sanksjoner enn dagmulkt 11
13.3 Brudd på arbeids- og lønnsvilkår 11
13.4 Brudd på administrative frister 11
13.5 Brudd på bestemmelser i avtalen 11
14 Heving 11
15 Pris 12
15.1 Regulering av prisen 12
15.2 Virkning av prisjustering 13
15.3 Skifte av indeks 13
16 Fakturering 13
16.1 E-faktura (elektronisk faktura) 13
16.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse” 13
16.1.2 Vedlegg til EHF-faktura 13
17 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 14
17.1 Generelt 14
17.2 Statusmøter 14
17.3 Avvik 14
17.4 Kommunikasjon 14
18 Kontraktsbetingelser 14
18.1 Transport av avtalen 15
19 Endringer i leverandørorganisasjon m.v. 15
1 Generelt om avtalen
På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som leverandør av delkontrakt 2; 2024 Rammeavtale for innleie av traktorer med henger og sjåfør.
Avtalen mellom oppdragsgiver og leverandøren utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
2 Definisjoner
I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som leverandør.
3 Avtaleperiode
Rammeavtalen med leverandøren gjelder fra tidspunkt avtalen er signert av begge partene så snart som mulig, og varer til 30.06.2025 med opsjon på 36 måneders forlengelse på uendrede vilkår. Total varighet på avtalen er inntil 4 år. Opsjonene gir oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen på uendrede vilkår.
Dersom avtalens maksimale verdi nås før ovenstående, kan oppdragsgiver si opp avtalen når dens maksimale verdi er nådd. Avtalens maksimale verdi er oppgitt i konkurransegrunnlaget.
4 Språk
All kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør skal foregå på norsk.
5 Om avtalen
5.1 Omfang og innhold
Denne avtalen regulerer berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av tjenester i til oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.
Avtalen gjelder levering av:
Tjenester i form av bistand til oppdragsgiver i form av innleie av lastebiler med sjåfører og traktorer med henger inkludert sjåfører. Viser til konkurransedokumentene for nærmere beskrivelse av oppdrag og omfang.
Hensikten med denne rammeavtalen, inndelt i to delkontrakter, er å sikre kapasitet på de oppgaver bydrift ikke selv har anledning til å utføre.
Primærbrukeren av denne rammeavtalen vil være bydrift. Andre enheter i eller tilknyttet kommunen, kan også ha behov for bistand, og de kan også benytte denne rammeavtalen.
Ytterligere informasjon fremgår av konkurransegrunnlaget med vedlegg, herunder særlig
Avrop/bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten og konkurransegrunnlaget.
5.2 Ansvar
Leverandør er ansvarlig for at alle leveranser med referanse til denne avtalen, blir levert i henhold til de vilkår som er beskrevet i kontrakten inkludert konkurransegrunnlaget.
Leverandøren forplikter seg til å gjennomføre oppgaver i et påbegynt anlegg/oppdrag, og kan ikke avbryte sitt engasjement midt i et anlegg/oppdrag uten at dette medfører en økonomisk konsekvens. Økonomisk konsekvens vil tilsvare verdien av minimum 50% av forventet kostnad for aktuell jobb.
Dersom leverandøren engasjerer underleverandør(er) til å utføre arbeidsoppgaver som følge av denne avtalen, er leverandøren ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen.
5.3 Forbehold
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer, endringer i økonomiske rammevilkår, budsjettvedtak, politiske føringer, offentligrettslige forhold eller annet som kan påvirke avtalen.
Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge å ikke benytte seg av avtalen. Det gjelder ved store avrop og entrepriser. Disse skal i så tilfelle lyses ut i egen konkurranse.
5.4 Parallelle rammeavtaler og fordeling av kontrakter
Oppdragene som bestilles gjennom denne rammeavtalen fordeles til leverandøren som har gitt det beste tilbudet for oppdragsgiver. Denne leverandører som er tildelt nummer 1, vil få tilbud om oppdrag først. Den leverandøren som gir det neste beste tilbudet til oppdragsgiver, tilbyder nummer 2, vil motta oppdrag når leverandør nummer 1 ikke kan gjennomføre oppdraget innen avsatt tid.
tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dokumentasjon som skal fremlegges vil typisk være arbeidstakerkontrakter, lønnsslipper, timelister og annen relevant dokumentasjon.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
Dersom leverandør ikke innen 5 virkedager fremlegger dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkår, eller unnlater å etterleve klausulens krav til lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt på kr. 300,- per dag, eller holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende 2 ganger besparelsen for leverandør inntil det er dokumentert at forholdene er brakt i orden.
Leverandør skal påse at ansattes rettigheter etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av denne kontrakten. Oppdragsgiver kan kreve at leverandør fremlegger dokumentasjon på at kravene er oppfylt.
Oppdragsgiver, eller den Oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre annonserte, semi-annonserte, eller uannonserte kontroller hos en eller flere aktører i leverandørkjeden i kontraktsperioden. I tilfelle kontroll plikter Leverandør å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandør. Kontaktsopplysninger behandles konfidensielt.
Oppdragsgiver har rett til å holde tilbake et beløp tilsvarende to ganger innsparingen for leverandør. Tilbakeholdsretten opphører så snart retting etter foregående ledd er dokumentert. Vesentlig mislighold av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandør kan påberopes av Oppdragsgiver som grunnlag for heving av kontrakt, selv om leverandør retter forholdene. Dersom bruddet har skjedd i underleverandørleddet (herunder bemanningsselskaper), kan Oppdragsgiver på samme måte kreve at Leverandør skifter ut underleverandører. Dette skal skje uten omkostninger for Oppdragsgiver.
6.1 Arbeidstid
Oppdragsgiver er hovedbedrift etter arbeidsmiljøloven. Leverandøren har ansvar for å evaluere risiko, etablere rutiner, gjennomføre nødvendig opplæring og sikre seg om at de spesifikke vernetiltakene knyttet til arbeidsoppgavene og det innleide utstyret blir respektert og fulgt av alle som arbeider i prosjektet. Levrandør skal kreve HMS-egenerklæring i alle underliggende entrepriseforhold.
7 Opplysningsplikt etter lov om skatteforvaltning
Leverandør er ansvarlig for å sette seg inn i, og overholde den opplysningsplikt som etter Lov om skatteforvaltning av 27. mai 2016 nr. 14 §7-6 er pålagt oppdragsgiver, leverandøren selv og leverandørens eventuelle underleverandører.
Leverandøren skal også opplyse ligningsmyndighetene om denne avtalen, og gjennom en slik orientering, særskilt gjøre ligningsmyndighetene oppmerksom på at det er leverandør som er ansvarlig for å overholde den opplysningsplikt som ellers er pålagt oppdragsgiver.
Manglende overholdelse av opplysningsplikten til ligningsmyndighetene gir oppdragsgiver rett til å pålegge leverandør stans i arbeidene.
Leverandøren skal holde oppdragsgiver skadesløs for ethvert krav fra ligningsmyndighetene eller andre som følge av manglende overholdelse av opplysningsplikten eller manglende innbetaling av skatt og/eller avgifter.
Manglende overholdelse av opplysningsplikten gir oppdragsgiver rett til å holde tilbake hele eller deler av vederlaget til leverandøren. Manglende overholdelse av opplysningsplikten er å anse som vesentlig mislighold, og gir oppdragsgiver rett til å heve kontrakten.
Xxxxx på pliktene i denne kontrakt vil bli nedtegnet og kan få betydning for senere konkurranser.
8 Etisk handel
Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.
9 Administrative bestemmelser
1. I kontraktsperioden har oppdragsgiver rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.
2. Leverandøren skal på forespørsel rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.
3. Hvis uregelmessigheter oppdages, skal leverandøren innen den frist oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.
4. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:
a. Timelister
b. Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet per dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
c. Lønnsslipper
d. Lønnsslippen skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.
e. Oppdragsavtale for vikaren
f. Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.
10 Leverandørens forpliktelser
10.1 Sikkerhet
Leverandøren har ansvar for å evaluere risiko, etablere rutiner, gjennomføre nødvendig opplæring og sikre at de spesifikke vernetiltakene knyttet til arbeidsoppgaver og det innleide utstyret, blir respektert og fulgt av alle som arbeider i prosjektet. Leverandør skal kreve
HMS-egenerklæring i alle underliggende entrepriseforhold.
10.2 Leveringsbetingelser
Levering skal skje i henhold til oppgitt maksimal leveringstid i konkurransedokumentene. Kortere leveringstid kan avtales for det enkelte avrop.
Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos en annen leverandør.
10.3 Leveringsgaranti
Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter, og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet.
Når oppdragsgiver har behov for de tjenester det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen, med mindre oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
10.4 Miljø
Leverandøren garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver kan jevnlig kontrollere dette, og det kan være eget tema på statusmøter.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske
miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på oppdragsgivers forespørsel. Dersom leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir oppdragsgiver rett til å heve avtalen.
10.4.1 Krav til transport i kontraktsperioden
(avsnittet tas bort om ikke Transportmodellen skal brukes på denne avtalen)
Leverandøren forplikter seg til å ikke øke den totale miljøbelastningen av leverandørens kjøretøyflåte under kontraktsperioden i henhold til tilbudsbesvarelsen. I tillegg skal andelen av oppdraget som utføres med nullutslippskjøretøy og fossilfrie kjøretøy minimum gjenspeile den andelen som er oppgitt i tilbudsbesvarelsen. Alle kjøretøy som benyttes på denne kontrakten skal minimum oppfylle euroklasse 6/VI. Antall kjøretøy som benyttes på kontrakten kan økes eller reduseres, så fremt andelen kjøretøy som benytter fossile drivstoff ikke øker. Oppdragsgiver skal varsles på forhånd ved endringer av kjøretøy eller ved overgang til andre drivstofftyper.
Hvis hydrogen eller biogass blir anvendt forplikter leverandøren seg til å kunne fremlegge dokumentasjon på at disse drivstoffene har blitt benyttet. Dokumentasjonen skal eksempelvis inneholde følgende informasjon: drivstoffprodusent, drivstoffleverandør, mengde, opprinnelse og sertifisering.
10.4.2 Nullutslipp- og biogasskjøretøy
Trondheim kommune har satt seg ambisiøse klima- og miljømål. Som et steg for å oppnå disse vedtok formannskapet den 8. november 2022 den politiske saken “Krav til utslippsfri transport av varer og tjenester i Trondheim kommunes anskaffelser”, med saksnummer PS 0245/22 (22/17927).
Kjøretøy som er over 7,5 tonn og/eller kan frakte over 8 personer skal være nullutslipp- eller biogasskjøretøy fra 01.01.2027.
10.5 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal på oppfordring fra oppdragsgiver, vederlagsfritt sende etterspurt statistikk til bydrift og eventuelt andre enheter.
Det er statistikk som viser antall oppdrag inn under hvilken delkontrakt som er mest aktuelt.
E-handel
Oppdragsgiver har innført e-handel for alle sine enheter. E-handel er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler.
Oppdragsgiver har avtale med TietoEvry Norge, på deres ERP system (UBW/Agresso/LIFT).
Bestilling via LIFT
Ved avtaleoppstart skal leverandøren angi en e-postadresse der alle bestillinger fra oppdragsgiver sendes. Ved mottatt bestilling kreves det at ordrebekreftelse sendes til bestiller snarest mulig og senest samme dag som bestillingen gjøres. Det er ingen kostnader
for leverandøren å motta ordrer på e-post. Endelig bestilt skal ikke anses foretatt før bestilling er foretatt via LIFT.
MERK! Alt arbeid og bestillinger skal avklares direkte med oppdragsgiver før utførelse. Bestilling og kjøp utenom at det er avklart med oppdragsgiver, er for tilbyders egen regning og risiko.
11 Retur og feilleveranse
Oppdragsgiver/ Bestiller skal umiddelbart informere leverandør om feil og mangler ved leveransen.
Ved feillevering på grunn av feil i avrop fra oppdragsgiver, krediteres hele beløpet minus leverandørs returavgifter/-frakt.
12 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd
12.1 Dagmulkt
Ved manglende oppmøte, ikke utførte oppgaver, ikke utført oppgaver tilfredsstillende, ikke rydder etter seg, ikke utfører oppdrag i henhold hva man i alminnelig kan forvente, hva gjelder kvalitet, skilting, utførelse med mer, som ikke skyldes oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, vil oppdragsgiver sanksjonere på grunnlag av AIK tjenester 2017.
12.2 Andre sanksjoner enn dagmulkt
Kontrakten gjelder en rammeavtale med flere leverandører. Ved gjentatte eller xxxxx brudd på bestemmelser i kontrakten, kan avtaleeier heve kontrakten for en av leverandørene.
Dersom leverandør ikke møter med maskin/utstyr/bil/mannskap til avtalt tidspunkt forbeholder oppdragsgiver seg retten til å foreta innleie hos en annen tilbyder. Inntrer dette mer enn tre ganger kan leverandør bli ekskludert fra kontrakten.
12.3 Brudd på arbeids- og lønnsvilkår
Dersom leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilsvarende gjelder dersom leverandør på forespørsel ikke overleverer etterspurt dokumentasjon.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ytterligere sanksjoner dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, se om heving av kontrakt.
12.4 Brudd på administrative frister
Ved overtredelse av avtalte frister, f.eks. i statusmøter, som ikke skyldes oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, kan oppdragsgiver kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen etter dagmulktsatsene i AIK tjeneste 2017
12.5 Brudd på bestemmelser i avtalen
Ved vesentlige brudd på bestemmelser i avtalen, herunder kontraktskrav, minimumskrav og bestemmelser i tilbudet, som ikke er vesentlig mislighold etter punktet om heving eller som ikke har egne sanksjoner, og som ikke skyldes oppdragsgiver eller som ikke kan henføres til force majeure, gjelder satsene i AIK tjeneste 2017.
13 Heving
Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning.
Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold:
● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-9 , § 14-5 , § 14-6 , § 14-8 , § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver
● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid
● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.
● Forhold som gir avvisningsrett iht FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen
14 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til leverandørens tilbud, jf. kontraktens vedlegg for prisskjema.
Priser og rabatter/påslag på øvrig sortiment som ikke er en del av vedlegget Prisskjema, skal gjenspeile samme prisnivå (rabatter) som i allerede gitte priser i prisskjema.
14.1 Regulering av prisen
Prisene i denne avtalen er faste de første 12 månedene av kontrakten, og kan deretter justeres inntil 1 gang per år.
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter, bom, ferje, kjøregodtgjørelser og lignende og er i henhold til leverandørens tilbud.
● Prisendringer skal begrunnes skriftlig, og den kan ikke settes i kraft før den andre part har godkjent prisendringen.
● De kostnadselementene som gir grunnlag for justering av prisen følger av konkurransegrunnlaget.
Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i leverandørens tilbud, skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.
Det er som hovedregel tilbyderens eget ansvar og for egen regning å skaffe nødvendig utstyr for å utføre oppdragene. Det skal særlige grunner til for å avvike dette punktet.
14.2 Virkning av prisjustering
Prisjustering får virkning for alle avrop/ bestillinger foretatt på eller etter dato for prisjusteringen.
Alle avrop foretatt før dagen prisjusteringen tar til å gjelde, skal leveres til prisen som gjaldt på avropstidspunktet. Dette selv om levering skal skje etter tidspunktet for ny prisregulering.
14.3 Skifte av indeks
Dersom innholdet i aktuell indeks endres, eller dersom aktuell indeks ikke lenger er tilgjengelig eller oppdatert, skal partene avtale ny relevant indeks som skal ligge til grunn for prisreguleringen.
Ny relevant indeks skal avtales på bakgrunn av råd fra SSB eller ev. annen utgiver av den aktuelle indeksen som skal erstattes.
15 Fakturering
15.1 E-faktura (elektronisk faktura)
Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov
om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).
15.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse”
Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.
Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.
TK Org. 61000
15.1.2 Vedlegg til EHF-faktura
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.
16 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden
16.1 Generelt
Leverandøren og oppdragsgiver skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
16.2 Statusmøter
Det skal avholdes statusmøter mellom partene ut fra behov. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det bli holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post fortløpende ved behov. Partene har hver for seg, ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part så snart som mulig etter avholdt møte.
16.3 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes, i første omgang, tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift, og søkes løst der. Oppdragsgivers kontaktperson skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen. XXxxx for øvrig til AIK tjenester 2017.
16.4 Kommunikasjon
Oppdragsgiver bruker kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) fra Mercell, i avtaleoppfølgingen. Overordnet kommunikasjon/avtaleoppfølging skal skje via KAV.
Ved utsendelser/reklame til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av oppdragsgiver ved avtaleforvalter i forkant.
17 Kontraktsbetingelser
På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.
Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:
● Kontraktsdokumentet
● Konkurransegrunnlag med vedlegg
● Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester (AIK tjeneste 2017)
● Leverandørens tilbud med vedlegg (svar på tildelingskriterier og tilbudte priser)
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
17.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredjepart uten den andreparts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.
18 Endringer i leverandørorganisasjon m.v.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til oppdragsgiver snarest.
Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.