Åpen anbudskonkurranse
Konkurransegrunnlag
Åpen anbudskonkurranse
Anskaffelse av regnskapstjenester
Saksnummer: 2017/1550 Tromsø 15.10.2018
Innhold
1. Generell informasjon om konkurransen 3
1.2. Anskaffelsens formål og omfang 3
2. Regler for gjennomføring av konkurransen 4
3.1. Parallelle tilbud og alternative tilbud 5
3.3. Tilbudets utforming ved levering 6
3.8. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll 7
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 7
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet 7
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner 7
4.3. Angivelse av kvalifikasjonskrav 8
5.3. Økonomisk og finansiell kapasitet 8
5.4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 9
5.5. Støtte fra andre foretak 9
6. Avgjørelse av konkurransen 10
6.2. Utdyping av tildelingskriteriene 10
6.3. Innstilling på tildeling av kontrakt 11
1. Generell informasjon om konkurransen
1.1. Oppdragsgiver og Kunde
Oppdragsgiver og Kunde for denne konkurransen er Sykehusinnkjøp HF.
Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx og vedlegg 4 «Beskrivelse av Oppdragsgiver».
1.2. Anskaffelsens formål og omfang
Økonomifunksjonen i Sykehusinnkjøp HF har blitt identifisert som et område for forbedringstiltak grunnet organiseringen av økonomifunksjonen og begrensningene i dagens levering av regnskapstjenester. Sykehusinnkjøp HF søker å heve økonomifunksjonens fokus og være mer strategisk og forretningsfokusert, samt i større grad støtte oppunder virksomhetens strategiske målsetninger. Basert på dette skal ikke økonomifunksjonen i selskapet utføre operative regnskapsoppgaver og det skal derfor anskaffes regnskapstjenester.
Anskaffelsen av regnskapstjenester har som hovedmål å heve kvaliteten på virksomhetsstyringen og å gjennomføre en god anskaffelsesprosess som sørger for en effektivisering av arbeidsprosesser, slik at ressursbruk flyttes fra avstemming og registrering til analyse og rapportering.
Oppdragsgiver ønsker tilbud på levering av regnskapstjenester, samt en opsjon på levering av bestillingssystem. For nærmere beskrivelse se vedlegg 2 – «Kravspesifikasjon», vedlegg 3 –
«Prisskjema» og vedlegg 4 «Beskrivelse av Oppdragsgiver».
1.3. Avtaletype
Tjenestekontrakt med én leverandør.
1.4. Avtaleperiode
Avtalen vil gjelde fra 1.3.2019 – 28.2.2023 med mulighet for prolongering i 1 + 1 + 1 + 1 år.
1.5. Hel- eller deltilbud
Konkurransen er ikke inndelt i deltilbud da tjenesten ikke egner seg til å deles opp i flere mindre kontrakter.
1.6. Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som oppdragsgiveren utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiveren skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:
Dokument | Navn |
Vedlegg 1 | Tilbudsbrev |
Vedlegg 2 | Kravspesifikasjon |
Vedlegg 3 | Prisskjema |
Vedlegg 4 | Beskrivelse av Oppdragsgiver |
Vedlegg 5 | Skjema tekniske og faglige kvalifikasjoner |
Vedlegg 6 | Forpliktelseserklæring |
Vedlegg 7 | Offentlig innsyn i tilbudene |
Vedlegg 8 | Tjenestekontrakt m/vedlegg angitt nedenfor: |
• Kravspesifikasjon utfylt av leverandør | |
• Utfylt prisskjema | |
• Etiske Krav | |
• Årshjul |
1.7. Fremdriftsplan
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsramme for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Veiledende kunngjøring | 07.05.2018 |
Kunngjøring av konkurranse | 15.10.2018 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 09.11.2018, kl. 12:00 |
Frist for å levere tilbud | 19.11.2018, kl. 12:00 |
Evaluering | Uke 48 (tentativ) |
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne | Uke 49/50 (tentativ) |
Xxxxxxxxxxxxxxx | Xxx 00 (tentativ) |
1.8. Tilbudskonferanse
Det vil bli avholdt en tilbudskonferanse over Skype den 23.10.18 kl. 12:00. Påmelding innen 22.10.18 kl. 12:00 via kommunikasjonsmodulen i Mercell. Det vil bli utarbeidet referat fra tilbudskonferansen. Dette referatet sendes samtlige tilbydere som har meldt sin interesse for denne konkurransen
2. Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1. Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 del I og del III.
2.2. Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxxx://xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er
ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.3. Skatteattest
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
3. Krav til tilbudet
3.1. Parallelle tilbud og alternative tilbud
Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.
Alternative tilbud aksepteres ikke.
3.2. Innsending av tilbud
Tilbudsfristen er oppgitt i punkt 1.7.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.
Elektronisk signatur kan Xxxxxxxx skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
Elektronisk signatur utenfor Norge:
Vi gjør oppmerksom på at Mercell-portalen støtter følgende elektroniske signaturer fra Sverige og Danmark:
Sverige: Svensk Bank ID, Nordea Danmark: Nem ID, TDC/OCES
Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509-sertifikater, men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.
Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings- / tilbudsinnleveringsstegene.
3.3. Tilbudets utforming ved levering
Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
Vedlegg 1 – Tilbudsbrev
Vedlegg 2 – Utfylt kravspesifikasjon Vedlegg 3 – Utfylt prisskjema
Vedlegg 4 – Skjema tekniske og faglige kvalifikasjoner Vedlegg 5a – Forpliktelseserklæring
Vedlegg 5b – Det europeiske egenerklæringsskjemaet for evt. støttende foretak Vedlegg 6 – Sladdet versjon av tilbudet
Vedlegg 2 og 3 skal leveres i Excel-format. Øvrige vedlegg skal leveres i PDF-format.
Ved motstridende informasjon i vedleggene vil dokumentrangen være lik vedleggslisten over.
3.4. Språk
Tilbudet skal være skrevet på norsk.
3.5. Forbehold
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Vedlegg 1 – «Tilbudsbrev». Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Det gjøres oppmerksom på at forbehold kan medføre avvisning av tilbudet, jf anskaffelsesforskriften § 24-8.
3.6. Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen er 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
3.7. Omkostninger
Omkostninger som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.
3.8. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll
I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Dette lages som eget vedlegg og merkes vedlegg 6
«Sladdet versjon av tilbudet». Det bes om at sladdet tilbud leveres i Excel-format for vedlegg 2, 3 og 4 og Word-format for øvrige dokumenter slik at Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 7 – Offentlig innsyn i tilbud).
Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 1 «Tilbudsbrevet».
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD- skjema integrert i Mercell. Den eller de leverandørene som tildeles kontrakt må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) kan Oppdragsgiver på ethvert tidspunkt i konkurransen be Tilbyder om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.
- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
4.3. Angivelse av kvalifikasjonskrav
I denne konkurransen skal leverandørene i ESPD‐skjemaet bekrefte at han oppfyller de kravene som kommer frem av skjemaets kapittel IV seksjon A, B og C.
5. Kvalifikasjonskrav
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.
5.1. Registrering
Kvalifikasjonskrav | Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet |
Dokumentasjon | • Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. • Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. |
5.2. Autorisasjon
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha autorisasjon som regnskapsførerselskap i Norge |
Dokumentasjon | • Autorisasjon fra Finanstilsynet |
5.3. Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er et krav at Tilbyder: a) Har positiv egenkapital og lønnsom drift b) Er kredittverdig uten sikkerhet |
Dokumentasjon | Xxxxxxxxxxxxx vil vurdere Xxxxxxxxx oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: • Siste avlagte årsregnskap med noter inkludert revisorerklæring, eller resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. • Kredittvurdering fra anerkjent kredittvurderingsfirma som dokumenterer at tilbyder er «kredittverdig uten sikkerhet», Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å verifisere dokumentasjonen ved å foreta egen kredittvurdering. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn 6 mnd regnet fra tilbudsfrist. |
Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti*, bankgaranti, mv. * Ved bruk av morselskapsgaranti skal dokumentasjonen nevnt over fremlegges for morselskapet. |
5.4. Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. |
Det er et krav at Tilbyder: a) Har tilstrekkelig erfaring med leverering av den ytelsen konkurransen omfatter. o Xxxxxxxx skal gi en oversikt over de viktigste leveransene som leverandøren har utført i løpet av de siste tre årene, sammen med opplysninger om kontraktenes verdi, tidspunktet for levering eller utførelse og navn på mottaker. b) Har et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem o Det skal gis en kortfattet beskrivelse på maksimum 1 A4 side av det helhetlige kvalitetssikringssystem tilbyder vil legge til grunn for gjennomføring av kontrakten. Dokumentasjon på relevant sertifisering kan også vedlegges. | |
Dokumentasjon | Utfylt vedlegg 5 «Skjema tekniske og falige kvalifikasjoner». |
5.5. Støtte fra andre foretak
Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg 6 «Forpliktelseserklæring».
6. Avgjørelse av konkurransen
6.1. Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet
Tildelingskriterium | Vekting |
1. Pris | 70% |
2. Kvalitet | 30% |
6.2. Utdyping av tildelingskriteriene:
Tilbudet vil bli evaluert i henhold Vedlegg 3 «Prisskjema».
Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalsum pris gis poengscore 10.
Dersom Oppdragsgiver etter tilbudsfrist ser at det ikke blir aktuelt å utløse opsjonen vil ikke pris på opsjonen bli vurdert under tildelingskriteriet pris.
Tilbudene vil bli vurdert ut fra tilbyders beskrivelse av evalueringskravene som fremgår av vedlegg 2
«Kravspesifikasjon». Det gis poeng på en skala fra 1 til 10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår høyest poengscore (forholdsmessig justering).
Evalueringskravene vil vektlegges på følgende måte:
• Evalueringskrav 1.0.2 og 2.0.4 vektlegges mest.
• Evalueringskrav 2.0.5 og 2.3.5 vektlegges mindre.
• Øvrige evalueringskrav vektes minst
Dersom Oppdragsgiver etter tilbudsfrist ser at det ikke blir aktuelt å utløse opsjonen vil ikke evaluringskrav 3.0.3 som er knyttet til opsjonen bli vurdert under tildelingskriteriet kvalitet.
Evaluering av opsjonen
Oppdragsgiver vil foreta en kost-nytte- vurdering av opsjonen på bestillingssystem etter tilbudsfrist. Dersom oppdragsgiver etter å ha vurdert de innkomne tilbud ser at det ikke blir aktuelt å utløse opsjonen, vil ikke opsjonen inntas i evalueringen hverken hva gjelder pris eller kvalitet.
6.3. Innstilling på tildeling av kontrakt
Beslutning vedrørende tildeling av kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.
7. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkår med bilag er lagt ved konkurransegrunnlaget.