Aon Norway AS
Aon Norway AS
Offentlig
Anbudsregler
For kjøp av ting- og personalforsikringer for Vinmonopolet
Tilbudsfrist: 17.2.2021 kl. 12
Innholdsfortegnelse
1. Beskrivelse av oppdragsgiver og anskaffelsen
3
1.2 Nåværende forsikringsselskap 3
1.6 Kontaktperson i Aon Norway AS 4
2. Anbudsregler og krav til tilbud
5
2.2 Det Europeiske egenerklæringsskjema (ESPD) 5
2.6 Skadeforebyggende tiltak 8
9
Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
9
Konfidensialitet og offentlighet
10
1. Beskrivelse av oppdragsgiver og anskaffelsen
Aon Norway AS er forsikringsmegler for Vinmonopolet hva gjelder ting- og personalforsikringer, og utfører anbudet på vegne av oppdragsgiver.
Kort informasjon om Vinmonopolet
Vinmonopolet har enerett på salg av brennevin, vin og sterkøl til forbruker, og er et heleid statlig aksjeselskap underlagt Helse- og omsorgsdepartementet.
For mer informasjon: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
1.2 Nåværende forsikringsselskap
Ansvar Protector
Eiendeler Protector
Gruppelivsforsikring Protector Yrkesskadeforsikring (inkl. til / fra) Protector Fritidsulykke Protector
Reiseforsikring (reisedøgn) Gouda
Vinmonopolet ønsker også en opsjon på standard helseforsikring inkludert psykologi med følgende antall behandlinger på fysikalsk behandling (fysioterapi, kiropraktor og evt. naprapat):
• 12 behandlinger
1.3 Avtaleperiode
Avtaleperiode: 1.4.2021 til 31.3.2022
Hovedforfall på forsikringene skal være 01.04. Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med 1 + 1 + 1 år.
Hovedforfall: 1.4
Frist for innlevering av tilbud er satt til 17.2.2021 kl. 12.00.
Leverandøren oppfordres også til å levere 1 sladdet kopi av tilbudet til bruk ved innsynsbegjæring. Leverandøren kan sladde informasjon som anses som selskapets «forretningshemmeligheter».
Frist for å be om tilleggsinformasjon er satt til 1.2.2021.
Det blir ikke offentlig anbudsåpning.
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende datoer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å levere tilbud | 17.2.2021 kl.12 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 10.04.2021 |
Frist for å stille spørsmål | 1.2.2021 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | 20.3.2021 |
Avtaleinngåelse | Før 1.april 2021 |
Tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen.
1.6 Kontaktperson i Aon Norway AS
Xxxxxxx Xxxxxx (skadeforsikringer)
Tlf: 000 00 000
Xxxxx Xxxxxxxxxx (Personforsikringer)
Tlf: 000 00 000
E-post: xxxxx.xxxxxxxxxx@xxx.xx
Eventuelle spørsmål kan rettes per e-post til nevnte kontaktpersoner, og vil bli videreformidlet til alle som har meldt interesse.
2. Anbudsregler og krav til tilbud
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen tilbudskonkurranse jfr. FOA § 8-3.
Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer.
Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
Vi åpner for å kunne velge to til tre leverandører. Det er ikke et krav at vi kun skal ha en leverandør. Det kan bli opp til tre leverandører en på skade, en på person og en på tjenestereiseforsikring.
2.2 Det Europeiske egenerklæringsskjema (ESPD)
Tilbyder skal levere det elektroniske egenerklæringsskjema, ESPD, som bekreftelse og foreløpig dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt, at det ikke foreligger grunner til avvisning og at leverandøren oppfyller utvelgelseskriteriene.
I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) kan oppdragsgiver på ethvert tidspunkt i konkurransen be tilbyder om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. Leverandøren som tildeles kontrakt skal innlevere oppdaterte dokumentasjonsbevis som viser at kvalifikasjonskravene er oppfylt før kontrakt tildeles.
Oppdragsgiver har opprettet et egenerklæringskjema på xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx. Dette skjema er vedlagt konkurransen som xml-fil.
Tilbyder må laste xml-filen opp på: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx og fylle ut skjemaet. Utfylt dokument lastes ned og legges ved tilbudet.
For nærmere informasjon om hvordan man fyller ut en ESPD se DIFIs veiledning på: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxx/xxx_xxxxxxxxxx_xxxx-xxxxxxxxx_-
_brukerveiledning_-_versjon_1.0.pdf
Nærings- og fiskeridepartementets veiledning her: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-/xxxxx- kolonne/det-europeiske-egenerklaringsskjemaet/id2525560/
Den eller de leverandørene som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
For å kunne få sitt tilbud evaluert må tilbyder bekrefte i tilbudsbrev at de oppfyller kvalifikasjonskravene nedenfor.
Xxxxxxxx trenger ikke å sende inn/fremlegge dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene sammen med tilbudet, men oppdragsgiveren kan når som helst kreve at leverandøren fremlegger nærmere dokumentasjonen på at leverandøren er kvalifisert. Oppdragsgiver vil gi en kort frist for innhenting av dokumentasjon av kvalifikasjonskravene.
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. | • Attest for skatt og merverdiavgift, ikke eldre enn 6 mnd. |
Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Krav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. | • Firmaattest |
• Tilbudene skal gis på basis av at Vinmonopolet kan plassere hele eller deler av forsikringstilbudet i deres selskap (dvs. ting- og personforsikringer hver for seg og videre kunne splittes opp pr. dekning).
• Antallsoppgavene fra Vinmonopolet/Aon skal legges til grunn for premie både i anbudet og ved fornyelse.
• Det skal angis premie for hver dekning separat i henhold til vedlagte premiematrise. Premiematrisen skal benyttes.
• Avvik fra dekningsomfang skal spesifiseres.
• Tilbudet er å forstå i samsvar med tilbudsforespørselen dersom evt. forbehold/unntak ikke er beskrevet.
• Tilbudet skal inkludere alle kostnader tilknyttet leveransen.
• For forsikringene skal norske vilkår i overensstemmelse med norsk lov være gjeldende. Aktuelle vilkår skal vedlegges tilbudet.
• Krav til service ved skadebehandling. Selskapet må ha norskspråklig representasjon i Norge og skal utpeke faste norskspråklige skadebehandlere.
• Det skal utstedes separat premiefaktura og forsikringsavtale med komplett vilkårssett
• Betalingsfrist 30 dager etter godkjennelse fra Aon. Det skal således ikke påløpe renter og purregebyr før alle selskapenes poliser er levert iht. dekningsordre.
• Poliser blir videresendt samlet til Vinmonopolet så snart disse er kontrollert og dokumentasjonen funnet å være korrekt og i overensstemmelse med dekningsordre.
• Endringer i løpet av forsikringsåret med premiemessige konsekvenser, herunder G-regulering avregnes ved forfall. Tilbudet på personforsikringer må inkludere G-reguleringen for det første året.
• Xxxxxx bestemmelser vedrørende forsikringsytelser eller lovverket som forsikringene er basert på i avtaleperioden, gis forsikringsgiver anledning til tilsvarende premieendring.
• Selskapet forplikter seg til å gi fornyelsesinformasjon (premie og vilkår) senest 3 mnd. før hovedforfall. Vinmonopolet har rett til prolongering av avtalene, til eksisterende rater, dersom Vinmonopolet velger å anbudsutsette forsikringer på nytt.
• Forsikringsgiver skal på forespørsel utarbeide skadestatistikk på de aktuelle forsikringsdekningene, som viser avsatte og utbetalte skader.
• Forsikringsdekninger som avtales skal fremgå av brosjyremateriell til de ansatte, trykket kostnadsfritt av selskapet. Oppdragsgiver skal også ta imot dette elektronisk.
• Anbud og dokumenter utarbeides på norsk. Dersom det oppstår tvist om tolkninger eller rettsvirkningen av vilkårene, skal dette søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem, skal saken avgjøres av ordinære domstoler med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftsbehandling. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann og voldgiftsmennene i felleskap skal oppnevne en oppmann.
• I forsikringsavtalene bes vedlagte klausuler tatt med
• Oppsigelse som følge av nedgradering av forsikringsgivers finansielle sikkerhetsvurdering;
o Dersom forsikringsgiver eller en av de deltagende forsikringsgiveres finansielle sikkerhetsvurdering blir nedgradert under BBB av Standard & Poor’s og/eller B+ av
A.M. Best i løpet av denne polisens løpetid, har sikrede opsjon til å si opp den nedgraderte forsikringsgivers andel av denne polise. Oppsigelsen trer i kraft fra den dagen varsel om oppsigelse blir gitt den nedgraderte forsikringsgiveren, og sikrede skal motta en pro-rata ristornopremie for forsikringsperioden som er sagt opp.
• Forsikringsavtalene er utvidet til å omfatte utgifter som sikrede pådrar seg ved bistand fra ekstern medhjelper for å fastsette størrelsen på et krav som følge av forsikringstilfeller og/eller bistand til å utarbeide og fremsette krav som er omfattet av forsikringsavtalene.
Hvis selskapet kan tilby en avtale om bonus eller premiereduksjon ved godt skadeforløp, bes betingelser oppgitt i tilbudet i henhold til følgende alternativ:
1. En fastprisgaranti (oppgi antall år)
2. Premiereguleringsavtale basert på skadeforløp pr. bransje siste 12 måneder.
Tilbyder bes spesifisere hva som kan tilbys av skadeforebyggende tiltak og verdien av disse.
Tilbyder må stå ved sitt tilbud frem til 10.4.2021
Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blir vurdert ut fra:
Kriterier | Vekting |
Totalkostnad/Pris | 40-50 % |
Vilkår/Kvalitet | 20-30 % |
Leveringsdyktighet/ service | 20-30% |
Ved gjennomføring av anbudsrunden er Aon Norway AS ansvarlig for all rådgivning og service overfor oppdragsgiveren.
Vi forutsetter at det mottatte tilbudet inkluderer all godtgjørelse oppdragsgiver skal betale til forsikringsselskapet. Dersom deler av godtgjørelsen gjelder provisjon til megler eller dekning av assistanse megler yter overfor selskapet, skal dette beløpet spesifiseres pr. produkt.
Aon Norway tar ikke ansvar for feil og mangler i informasjon som danner grunnlag for utarbeidelse av skadestatistikk.
Henvendelser fra oppdragsgiveren og dennes ansatte skal rettes til Aon Norway AS som sørger for nødvendig løpende kommunikasjon med forsikringsselskapet. Alle henvendelser fra forsikringsselskapet skal også rettes til Aon Norway AS. Unntatt fra dette er premiebetaling og skadeoppgjør dersom ikke annet er avtalt.
Alle opplysninger om interne forhold hos Innovasjon Norge, detaljer om de forespurte dekninger og øvrige interne opplysninger, skal behandles som fortrolig informasjon.
Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
Tilbudet skal lastes opp og leveres i det elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell.
Tilbudet skal utferdiges iht. den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. For elektronisk opplastning bes det om at filene navngis slik at denne viser filens innhold.
Kommunikasjon
Kontakt skjer gjennom det elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyets spørsmål –og svarfunksjon.
Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristene oppgitt i det elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyet.
Konfidensialitet og offentlighet
Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 6.2 nedenfor.
Offentlighet
Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) § 23.
Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13. Tilbyderne skal i forespørsels- og tilbudsskjemaet gi en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt om opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova § 29.
Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova § 11