Åpen anbudskonkurranse
Konkurransegrunnlag
Åpen anbudskonkurranse
Sprinkleranlegg Service
på vegne av: Sykehuset Østfold HF
Tilbudsfrist: 27.10.2020
Sak nummer: 2020/710
Innhold
1. Generell informasjon om konkurransen 4
1.2. Anskaffelsens formål og omfang 4
2. Regler for gjennomføring av konkurransen 5
2.4. Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen 6
2.5. Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 6
3.3. Vareprøver, demonstrasjon eller utprøving 6
3.5. Tilbudets utforming ved levering 7
3.11. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll 8
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 8
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet 8
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner 8
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m. 9
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet 9
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner 10
5.4. Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder 11
5.5. Støtte fra andre foretak 11
6. Avgjørelse av konkurransen 12
6.3. Innstilling på tildeling av rammeavtale 13
1. Generell informasjon om konkurransen
1.1. Oppdragsgiver og Kunde
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Sykehusinnkjøp HF.
Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. Sykehusinnkjøp HF v/ divisjon Sør-Øst er avtaleforvalter. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
Sykehusinnkjøp HF divisjon Sør-Øst gjennomfører denne anskaffelsen på vegne av Sykehuset Østfold HF. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxx-xxxxxxx.xx
1.2. Anskaffelsens formål og omfang
Det skal inngås rammeavtale på sprinkleranlegg i noen av helseforetakets lokaler/bygg. Tjenesten vil omhandle årskontroll, hovedservice, vedlikehold og mindre ombygginger/justeringer, inkludert aktuelt materiell.
Antatt årlig verdi for avtalen er estimert til NOK 400 000 – 500 000 ekskl. mva. pr år. Anslaget innebærer ingen kjøpeplikt for Oppdragsgiver. Anslaget vil variere en del fra år til år og er estimert ut fra erfaringstall og budsjetter.
Xxxxxx arbeider vil bli lyst ut i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser.
For nærmere beskrivelse av anskaffelsen, se Oppdragsgivers «Kravspesifikasjon» og «Prisskjema».
1.3. Avtaletype
Rammeavtale med en leverandør. Ved en rammeavtale er Kunden ikke forplikter til å kjøpe et bestemt volum i avtaleperioden.
1.4. Avtaleperiode
Rammeavtalen skal ha en varighet på 2 år regnet fra avtaleoppstart.
Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen med inntil 1 år av gangen. Maksimal samlet avtaleperiode er 4 år. Avtalen forlenges automatisk og på likelydende vilkår med mindre Oppdragsgiver tar andre initiativ.
1.5. Hel- eller deltilbud
Konkurransen er ikke inndelt i deltilbud da det anses uhensiktsmessig og kostnadsdrivende for denne type avtale. Dette betyr at det skal inngis et komplett tilbud.
1.6. Konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget er alle dokumenter, unntatt kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet, som Oppdragsgiver utformer eller henviser til for å beskrive eller fastlegge elementene i anskaffelsen eller konkurransen, inkludert dokumenter som beskriver hva som skal
anskaffes, kontraktsvilkårene og hvordan Oppdragsgiver skal gjennomføre konkurransen, og eventuelle supplerende dokumenter og tilleggsopplysninger.
Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg:
Dokument | Navn | Beskrivelse/instruks |
Vedlegg 1 | Tilbudsbrev | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg 2 | Kravspesifikasjon | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg 3 | Prisskjema | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg 4 | Rammeavtale m/bilag | Ferdigstilles ved tildeling av avtale |
Vedlegg 5 | Svarskjema referanser | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg 6 | CV mal | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg 7 | Forpliktelseserklæring | Fylles ut og legges ved tilbudet dersom bruk av underleverandør |
Vedlegg 8 | Offentlig innsyn i tilbudene | Fylles ut og legges ved tilbudet |
Vedlegg 9 | Veiledning ved sladding av tilbud | Instruks til tilbyder |
1.7. Fremdriftsplan
Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen:
Aktivitet | Tidspunkt |
Kunngjøring av konkurransen | 18.9.2020 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 19.10.2020, kl. 12:00 |
Frist for å levere tilbud | 27.10.2020, kl. 12:00 |
Evaluering | Uke 44 (tentativ) |
Tildelingsbeslutning og meddelelse til tilbyderne | Uke 46 (tentativ) |
Avtaleinngåelse | Uke 48 (tentativ) |
2. Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1. Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse etter del I og del III i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974.
2.2. Kommunikasjon
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell–portalen i form av meldinger sendt i systemet, xxx.xxxxxxx.xx. Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil Oppdragsgiver besvare dette anonymisert til alle tilbyderne.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal Oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt Oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
2.3. Skatteattest
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
2.4. Etiske betingelser for gjennomføring av konkurransen
Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet.
2.5. Lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
I vedlagte avtalevilkår er det stilt krav som sikrer at arbeidstakere hos leverandør og eventuelle underleverandører som utfører arbeid på kontrakten ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende forskrifter om allmenngjorte tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for de aktuelle bransjene. Oppdragsgiver vil også føre kontroll med at bestemmelsene blir overholdt og sette i verk sanksjoner overfor leverandørene ved manglende overholdelse av bestemmelsene.
2.6. Lærlinger
I avtaler som gjelder kjøp av tjenester eller bygg- og anleggsarbeider, er det et krav om at leverandøren er tilknyttet en lærlingeordning og at en eller flere lærlinger deltar i arbeidet med gjennomføringen av avtalen.
3. Krav til tilbudet
3.1. Parallelle tilbud
Det er kun adgang til å inngi ett tilbud per tilbyder i konkurransen. Parallelle tilbud aksepteres altså ikke.
3.2. Alternative tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
3.3. Vareprøver, demonstrasjon eller utprøving
Ikke aktuelt i denne konkurransen.
3.4. Innsending av tilbud
Tilbudsfristen er oppgitt i punkt 1.7.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Dersom tilbyder ikke har bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan det skal gis tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf.: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbud levert av tilbydere via Mercell-portalen regnes av Oppdragsgiver som bindende.
3.5. Tilbudets utforming ved levering
Tilbudet skal leveres med filnavn i henhold til følgende struktur:
NR | NAVN | FILFORMAT |
Dok 1 | Tilbudsbrev | |
Dok 2 | Kravspesifikasjon | Word |
Dok 3 | Prisskjema | Excel |
Dok 4 a | Forpliktelseserklæring for evt. støttende foretak | |
Dok 4 b | Det europeiske egenerklæringsskjemaet for evt. støttende foretak/underleverandør | |
Dok 5 | Innsyn - Offetlighetsloven | |
Dok 6 | Sladdet versjon av tilbudet | Word |
Dok 7 | Eventuelt brosjyre |
Ved motstridende informasjon i dokumentene vil dokumentrangen være lik dokumentlisten over.
3.6. Språk
Tilbudet skal være skrevet på norsk.
Brosjyrer, produktdatablad, mv. kan også leveres på engelsk med mindre annet er angitt i
«Kravspesifikasjon».
3.7. Forbehold
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i Tilbudsbrevet. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen.
3.8. Prising av tilbudet
Leverandøren skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, vedlegg 3. Prisene som oppgis skal være i NOK, ekskl. merverdiavgift. Prisskjemaet består av 2 arkfaner.
I prisskjemaene fremkommer ytterligere informasjon om hva prisene skal omfatte, jf også kravspesifikasjonens punkt 3. Prisene skal inkludere samtlige av leverandørens kostnader.
3.9. Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen er 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
3.10. Omkostninger
Omkostninger som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.
3.11. Offentlig innsyn i innkomne tilbud og protokoll
I denne konkurransen bes Xxxxxxxx om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som Xxxxxxxx anser som taushetsbelagt er sladdet. Sladdingen gjelder også eventuelle vedlegg det henvises til i kravspesifikasjonen. Dokumentet lages som eget vedlegg og merkes Dok 6 «Sladdet versjon av tilbudet». Det bes om at sladdet tilbud leveres i Word-format slik at Oppdragsgiver kan bearbeide dokumentet hvis det blir nødvendig. Det sladdede tilbudet vil bli gjort om til et låst dokument i PDF før det blir gitt innsyn.
I tillegg ber vi Tilbyder om å levere et eget dokument med begrunnelse for hvert punkt i tilbudet som ønskes sladdet, for hvorfor disse opplysningene kan være konkurransesensitive og bør unntas offentlighet (se konkurransegrunnlagets vedlegg 8 – Offentlig innsyn i tilbud).
Dersom Xxxxxxxx ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i Tilbudsbrevet.
4. Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
4.1. Generelt om det europeiske egenerklæringsskjemaet
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner og eventuelt oppfyllelse av utvelgelseskriterier skal leverandøren fylle ut ESPD- skjema integrert i Mercell. Den eller de leverandørene som tildeles kontrakt må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
I henhold til anskaffelsesforskriften § 17-1 (3) kan Oppdragsgiver på ethvert tidspunkt i konkurransen be Tilbyder om alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
4.2. Nasjonale avvisningsgrunner
I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat» presiseres det at i denne konkurransen
gjelder også alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene:
- §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene.
- 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
5. Kvalifikasjonskrav
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav, jf. punkt 5.1 – 5.4 nedenfor.
5.1. Registrering og autorisasjoner m.m.
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjon |
Tilbyder skal være en lovlig etablert virksomhet. | • Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. • Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. |
5.2. Økonomisk og finansiell kapasitet
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjon |
Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Det er et krav at Tilbyder har: Egenkapitalandel i % ≥ 10 Beregningsmetode: SEK * 100 SGE SEK: Sum egenkapital SGE: Sum egenkapital og gjeld Kommentar: Egenkapitalandelen viser hvor stor andel av eiendelene som er finansiert med egenkapitalen. Hvis sum egenkapital < 100 000,- anses soliditeten uansett for å være svak. | Oppdragsgiver vil vurdere Tilbyders oppfyllelse av kvalifikasjonskravet på følgende måter: o Foretakets siste ÅRSBERETNING, samt eventuelle nyere opplysninger o Siste årsregnskap iht. rapporteringsplikten Oppdragsgiver innhenter sine regnskapsanalyser fra PROFF Forvalt (xxx.xxxxx.xx). Alle selskaper som leverer regnskap til Brønnøysundregisteret vil være registrert gjennom PROFF Forvalt. For disse selskapene vil det derfor ikke være nødvendig å innlevere ovenfor etterspurte dokumentasjon på at kravet er tilfredsstilt. Dersom Xxxxxxxx har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har krevd over, kan Xxxxxxxx godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet ved ethvert annet dokument, herunder for eksempel ved en morselskapsgaranti, bankgaranti, mv. |
5.3. Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjon |
Xxxxxxxx skal ha tilstrekkelig evne og kapasitet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. | Oppdragsgiver vil her vurdere Xxxxxxxxx erfaring med levering av den ytelse konkurransen omfatter i forhold til: • En kort beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlige for kvalitetskontrollen. • Liste over de viktigste og mest relevante utførte tjenester/leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om verdi og tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Vedlegg 5 fylles ut. • En beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antallet medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste tre årene; • Dokumentasjon på at leverandøren innehar kvalifikasjoner i henhold til byggesaksforskriftens § 13-5 j) for prosjekterende med mastergrad i ingeniørutdanning eller arkitektur, sivilarkitekt, sivilingeniør, eller tilsvarende grad med 300 studiepoeng, eller tilsvarende, 8 års arbeidserfaring. • Dokumentasjon på at leverandøren innehar kvalifikasjoner i henhold til byggesaksforskriftens § 13-5 q) for utførende med høyere fagskolegrad med 120 studiepoeng, eller tilsvarende, 8 års arbeidserfaring, eller bachelorgrad i ingeniørutdanning, høgskolegrad eller tilsvarende grad med 180 studiepoeng, eller tilsvarende, 5 års arbeidserfaring • Leverandør skal angi om han har til hensikt å bruke underleverandører for oppfyllelse, og i så fall for hvor stor del av kontrakten. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet og ressurser for å oppfylle kvalifikasjonskravet, skal forpliktelseserklæring fra aktuelle foretak fremlegges; ALLE KULEPUNKTER SKAL BESVARES. |
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjon |
Leverandøren må være sertifisert i henhold til FG-910 for automatiske slokkesystemer. Personell som skal ha ansvar for sertifiseringsområdene • Prosjektering av automatiske slokkesystemer • Utførelse av automatiske slokkesystemer • Kontroll av automatiske slokkesystemer • Vedlikehold av automatiske slokkesystemer, skal være FG-900 sertifisert. | Dokumentasjon på at leverandøren er FG-910 sertifisert. Dokumentasjon på at utførende personell er FG-900 sertifisert. |
5.4. Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjon |
Det kreves kompetanse og systemer som sikrer at ytelsen kan utføres med lave miljøbelastninger og høy grad av sikkerhet. Dette gjelder både den transporten som skal skje og arbeidet som skal utføres. | • Sertifisering iht. ISO 14001, EMAS eller Miljøfyrtårn, eller andre miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder sertifisert av organer som overholder fellesskapets regelverk eller relevante europeiske eller internasjonale standarder vedrørende sertifisering. • Dersom tilbyder ikke har en slik sertifisering kan annen dokumentasjon på tilsvarende miljøledelsestiltak godtas. |
5.5. Støtte fra andre foretak
Tilbyder kan støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle det finansielle kvalifikasjonskravet i punkt 5.2 og/eller kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt 5.3 ved å krysse av for dette i ESPD-skjemaets kapittel II seksjon C. Tilbyder skal i så fall levere separate egenerklæringer for hver av virksomhetene han støtter seg på. Egenerklæringene skal inneholde opplysninger som etterspørres i ESPD-skjemaets seksjon A og B i del II og del III, samt opplysningene i del IV og V i den grad de er relevante for den eller de spesifikke kravene leverandøren støtter seg på virksomhetene for. I tillegg skal tilbyder dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se vedlegg Forpliktelseserklæring.
6. Avgjørelse av konkurransen
6.1. Tildelingskriterier
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
Tildelingskriterier | Vekting i % |
1. Pris; - sum årskontroller/service - sum timer og utrykningsgebyr - sum priser deler/produkter inkl. påslag - sum påslag underleverandør i prioritert rekkefølge, med hovedvekt på sum årskontroller/service. | 50 |
2. Kvalitet, herunder; - kompetanse, kapasitet og miljø. | 50 |
6.2. Evaluering
O-krav (Obligatoriske/absolutte krav) i kravspesifikasjonen vil ikke evalueres, men anses som minstekrav. Alle kravene må oppfylles for å være med videre i konkurransen. Oppfylles ikke kravene vil tilbudet avvises. Evalueringskrav vektes i henhold til ovennevnte tildelingsmatrise. Oppdragsgiver benytter en evalueringsmodell der alle tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Den gitte poengscoren til hvert kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. De vektede poengscorene summeres og leverandøren med høyest totale poengscore er vinner av konkurransen.
Oppgitte priser i prisskjemaet danner grunnlag for evalueringen. Oppdragsgiver benytter seg primært av lineær metode ved vurdering av priser, der alle tilbud blir sammenlignet med det laveste tilbudet. Det gis poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. I de tilfeller der differansen mellom det laveste og høyeste tilbudet er mer enn 100 %, vil hybridmodell bli benyttet. Metodene benyttet av oppdragsgiver er gjengitt i Oslo kommunes veileder i utforming og evaluering av tildelingskriterier, se link til veileder i fotnote 1.
Evaluering av kvalitative tildelingskriterier er basert på en helhetsvurdering hvor de krav som er spesifisert i kravspesifikasjonen er lagt til grunn. Det blir gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriterium oppnår den høyeste poengsummen. De
1xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxx.xxxxxxx
øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet.
6.3. Innstilling på tildeling av rammeavtale
Beslutning vedrørende tildeling av rammeavtalen vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.
Dersom Oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør, kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått, jf. FOA § 25-1 (4).
7. Kontraktsvilkår
Kontraktsvilkår med bilag er lagt ved konkurransegrunnlaget.