Innhold
1 Innledning
2
2 Likvider, finans og budsjettering
3
2.1 Løpende bankavstemminger - bruk av dokumentasjonsverktøyet Balancer 3
2.2 Klassifisering av kortsiktige innlån i balansen innenfor gruppen langsiktig gjeld 4
2.3 Budsjettering av avsetninger og bruk av avsetninger (bundne driftsfond) 5
3 Innkjøpsområdet/kortsiktig gjeld
7
3.1 Uheldige rollekombinasjoner i LIFT (kommunens økonomi- og regnskapssystem) 7
3.2 Intern kontroll i forbindelse med leverandørgjeld 7
3.3 Dokumentasjon av balansen 8
3.4 Sosialhjelpssystemet Velferd 10
3.5 Barnevernsystemet Acos 12
15
4.1 Anleggsregister 15
4.2 Avgiftsfeil kjøretøy 15
16
5.1 Avstemming mellom forsystemer og LIFT 16
6 Lønnsområdet
17
6.1 Merverdiavgiftskompensasjon av utlegg matinnkjøp 17
6.2 Sentral avviksanalyse ved lønnskjøring 17
6.3 Avstemming av balansekonti 17
6.4 Beregning av arbeidsgiveravgift pensjonsutgifter 17
6.5 Refusjon sykepenger og foreldrepenger 17
7 Avslutning
18
Revisjonen av Trondheim kommunes årsoppgjørsdokumenter 2019 ble avsluttet den 15.4.2020, og revisjonsberetningen ble sendt samme dag.
Kommunerevisjonens oppgave er primært å uttale oss om årsregnskapet, de lov- og forskriftspliktige opplysningene i årsrapporten/finansrapporten om årsregnskapet, om disponeringer er i henhold til budsjettvedtak og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. I tillegg er det revisjonens oppgave innenfor god kommunal revisjonsskikk å gjennomgå formuesforvaltningen og den interne økonomiske kontrollen, deriblant å vurdere om kommunens ledelse har oppfylt plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Det understrekes at svakheter i rapporterings- og regnskapssystemet og den interne kontrollen kan medføre feilaktig rapportering, misligheter og uregelmessigheter som våre normale tester og kontroller ikke nødvendigvis avdekker.
Uavhengig revisors beretning for 2019 var en såkalt ”normalberetning”. En normalberetning innebærer at revisjonen ikke har avdekket og påvist vesentlige feil og mangler i årsregnskapet eller kommunens øvrige rapportering. Vi har ved våre kontrolltester og vurdering av kommunes interne kontrollsystemer ikke avdekket svakheter av vesentlig betydning.
Med vesentlige feil og mangler i årsregnskapet menes feil og mangler som ville kunne påvirke regnskapsbrukerens oppfatning og bedømmelse av den økonomiske rapporteringen. Med vesentlige svakheter i kommunens interne kontrollsystemer, menes vesentlige feil og mangler som ikke løpende avdekkes av administrasjonens egne rutiner og systemer.
Selv om vi også i 2019 har avgitt en normalberetning, er det flere forhold vi anser som forbedringsområder og ønsker å henlede oppmerksomheten på. Dette gjøres i denne rapporten og to andre regnskapsrevisjonsrapporter som er utarbeidet i forbindelse med revisjonen i 2019.
Denne revisjonsrapporten er vurdert og definert som en såkalt ”ikke nummerert” rapportering i henhold til § 4 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v.
Regnskapsrevisjonsrapporter 2019
I forbindelse med kartlegging og testing av større rutiner og systemer blir enkelte revisjoner organisert som et prosjekt, der kontrollene omfatter til dels større deler av et revisjonsområde. Kontrollene er definert som etterlevelseskontroller.
I 2019 har vi gjennomført følgende regnskapsrevisjonsprosjekter:
1. Refusjoner sykepenger og foreldrepenger (Rapport nr 3/2020-R)
2. Generelle IT-kontroller (Rapport 2/2020-R) Begge prosjektrapportene behandles i kontrollutvalget.
2 Likvider, finans og budsjettering
2.1 Løpende bankavstemminger - bruk av dokumentasjonsverktøyet Balancer
Regnskapstjenesten (RT) har hatt utfordringer ved bruk av dokumentasjonsverktøyet for avstemminger - Balancer i 2019. Utfordringene gjelder uttrekk på saldofil fra regnskapssystemet LIFT. I september 2019 måtte de slette alle filene som var overført fra LIFT til Balancer for mai, juni og august 2019 og lese inn nye filer i Balancer. Dette har ført til at de kom på etterskudd med avstemminger og dokumentering av avstemte bankkontoer i Balancer. Dette har igjen ført til at viktige bankkonti ikke er dokumentert avstemt løpende gjennom året, men alle bankkonti er avstemt pr. 31.12.2019.
I midten av november 2019 tok RT en status i dokumentasjonsverktøyet Balancer på hvilken kontrollfrekvens de enkelte bankkonti var satt opp med og hvilke personer som hadde ansvaret for avstemming av de enkelte bankkontiene.
Kontrollen viste at mange bankkonti ikke var satt opp med kontrollfrekvens eller tildelt ansvar i Balancer. Dette forholdet tok Regnskapstjenesten tak i og fikk ryddet opp i slik at Balancer står med kontrollfrekvens på alle aktive bankkonti og at en ansvarlig person er tildelt ansvaret for de enkelte bankkontiene.
Her er tre eksempel på manglende løpende avstemming i dokumentasjonsverktøyet i Balancer i 2019. Disse tre bankkontiene er kun dokumentert avstemt i Balancer per 31.12.2019:
- Konto 2103201910 BG refusjon NAV sykepenger/foreldrepenger
- Konto 2103201064 Finansplassering
- Konto 2103201094 Tidsinnskudd bykassen
Et annet eksempel på bankkonto som ikke er dokumentert løpende avstemt i Balancer i 2019 er konto 2103201321 Remittering Velferd. På grunn av at avstemmingsverktøyet mangler automatikk for innlesning av transaksjonene har avstemmingen blitt utført manuelt i deler av 2019. Det har vært mange åpne poster mellom hovedbokskonto bank og bankkonto for remittering Velferd.
Avvikene er forklart i pkt 3.4 Sosialhjelpssystemet Velferd.
Når det gjelder bankkonti tilhørende barnevernssystemet Acos har de vært på etterskudd med avstemming. Ved utgangen av 2019 er det avvik mellom hovedbokskonto bank og selve bankkontoen med kr 403.194,43. Avvikene er forklart i pkt 3.5 Barnevernssystemet Acos.
Revisjonen mener det er viktig at kommunens bankkonti blir løpende avstemt gjennom året og dokumentert i Balancer. Manglende bankavstemminger innebærer risiko for feil i årsregnskapet, samt at risikoen for misbruk øker.
2.2 Klassifisering av kortsiktige innlån i balansen innenfor gruppen langsiktig gjeld
Innlån skal i henhold til KRS 1 (kommunal regnskapsskikk) klassifiseres som langsiktig gjeld dersom formålet for lånet er langsiktig, som for eksempel for investeringslån eller lån til videreutlån.
Når det gjelder klassifisering innenfor langsiktig gjeld, vil oppstillingsplanen i regnskapsforskriften være styrende, og da er det låneformen som er avgjørende. Oppstillingsplanen for langsiktig gjeld inneholder postene obligasjonslån – sertifikatlån – andre lån.
Det temaet som tas opp her, er skillet mellom postene sertifikatlån og andre lån av kortsiktig karakter, som ikke er tatt opp i obligasjonsmarkedet men fra finansinstitusjoner – i dette tilfellet Kommunalbanken (KBN).
Pr 31.12.2019 hadde kommunen en beholdning av kortsiktige innlån (lån med mindre enn 1 års løpetid) på totalt 2.144 millioner kroner. Av dette var 1.722 millioner sertifikatlån opptatt i obligasjonsmarkedet og 422 millioner var lån opptatt i KBN. De 1.722 millionene fra obligasjonsmarkedet var klassifisert som sertifikatlån, og de 422 millionene fra KBN var klassifisert som andre lån. Et av de to lånene i KBN, 400 millioner, var tatt opp som et sertifikatlån med løpetid på 3 måneder, men klassifisert som andre lån i balansen.
Revisjonen stiller spørsmål om ikke dette lånet skulle ha vært klassifisert som sertifikatlån.
Da vi tok opp dette forholdet med finansavdelingen, var holdningen at lånet fra
KBN ikke er å anse som et sertifikatlån fordi papiret ikke har et 2.håndsmarked, slik et sertifikat opptatt i obligasjonsmarkedet har. Lånet er kun et forhold mellom kommunen og KBN. Med andre ord, man klassifiserer da etter lånekilden, kun lån opptatt i obligasjonsmarkedet kan klassifiseres som sertifikatlån – selv om andre lån (i banker) har de samme egenskapene hva angår løpetid og refinansieringsrisiko.
Årsaken til at revisjonen stiller spørsmål ved klassifiseringen, er at vi synes det ville være naturlig å vektlegge risiko mer enn lånekilde ved spørsmålet om klassifisering som sertifikatlån. Forskrift om finansforvaltning, både etter gammel og ny lov ( 01.01.2020), adresserer refinansieringsrisikoen ved kortsiktig lånefinansiering. I ot.prp. 46 til ny kommunelov, av 2017-2018, omtales refinansieringsrisikoen ved bruk av lån med korte løpetider (sertifikatlån) til finansiering av langsiktige investeringer. Det refereres til dette som en løsning som stadig flere kommuner har tatt i bruk, og at det for noen kommuner kan representere en betydelig grad av risiko. Ut fra dette synes det logisk å vektlegge reell risiko mer enn lånekilde når man skal klassifisere som enten sertifikater eller andre lån.
Nå skal det sies at kommunen gir god informasjon om forfallsstruktur og lånekilder i årsregnskapets note 9 og i Finansrapporten pkt. 4.1.2, så dette er ingen kritikk av manglende informasjon.
Revisjonen og finansforvaltningen har avtalt sammen å besørge en avklaring av dette spørsmålet i 2020.
2.3 Budsjettering av avsetninger og bruk av avsetninger (bundne driftsfond)
Trondheim kommune budsjetterer ikke avsetninger (art 550) og bruk av tidligere avsetninger (art 950) vedrørende bundne midler på en realistisk måte, og det oppstår derfor vesentlige avvik mellom regulert budsjett og regnskap.
Øremerkede midler er ikke underlagt strykningsbestemmelsene, og budsjettert nivå er heller ikke styrende for avsetninger og bruk av tidligere avsetninger, men for en regnskapsbruker vil sammenhengen mellom budsjett og regnskap virke forvirrende og feilaktig.
Bruk av avsetninger
Art 950:959 | Regnskap 2019 | Regulert B-19 | OpprinneligB-19 | Regnskap 2018 |
Bundne fond | -188,1 | -57,2 | -42,5 | -185,4 |
Avsetninger
Art 550:559 | Regnskap 2019 | Regulert B-19 | OpprinneligB-19 | Regnskap 2018 |
Bundne fond | 228,0 | 3,1 | 1,1 | 205,2 |
§ 2-1.Inntekter og utgifter mv. i økonomiplanens driftsdel, driftsbudsjettet og driftsregnskapet
Økonomiplanens driftsdel, driftsbudsjettet og driftsregnskapet skal omfatte
a) løpende inntekter
b) utgifter til drift
c) overføring til investering
d) bruk av og avsetninger til driftsfond
e) dekning av tidligere års merforbruk.
Ny forskrifts § 2-1 bok d er tydelig på at bruk og avsetninger til driftsfond skal budsjetteres, og budsjetteringen skal avspeile et realistisk forventet nivå. Tilsvarende krav har også vært gjeldende i tidligere forskrift om budsjettering i kommunal sektor.
En ser av oversikten over at budsjettet ikke er realistisk, da avvikene mellom regnskap og regulert budsjett er vesentlige (130,9 millioner kroner vedrørende bruk og 224,9 millioner
kroner vedrørende avsetninger bundne fonds). En ser også av regnskapstall fra 2018 at budsjett 2019 – ikke er realistisk, men at det er rimelig samsvar mellom de to regnskapsårene.
Når det gjelder bruk av bundne midler (art 950-959) skal budsjettall være greie å få plassert. Dette på bakgrunn av at kommunen har en rutine for at fjorårets avsetning skal inntektsføres året etter. Rutinen legger opp til at avsatte midler fra året før skal benyttes først til å finansiere årets utgifter på de ulike prosjekt. Derfor burde budsjettert bruk av tidligere avsetninger i 2019 vært 205,2 millioner kroner.
Når det gjelder budsjettering av avsetninger (art 550 – 559) er det derimot ikke like enkelt å fastsette budsjettnivået, men et realistisk uttrykk av forventet avsetning burde være mulig å få lagt inn i det opprinnelige budsjettet. Her er det viktig at en får gjennomført en budsjettregulering i slutten av året, slik at regulert budsjett i større grad samsvarer med de avsetningene som skal gjøres ved avslutning av årsregnskapet.
3 Innkjøpsområdet/kortsiktig gjeld
3.1 Uheldige rollekombinasjoner i LIFT (kommunens økonomi- og regnskapssystem)
Revisjonen tok i fjorårets unummererte brev opp at rollen som “sentral regnskapsrolle” ikke bør kombineres med roller som kan opprette leverandører og/eller remittere.
En ny gjennomgang av rollen sentral regnskapsrolle i regnskapssystemet LIFT, viser at flere personer har denne rollen nå enn året før. De fleste som har denne rollen kan også opprette leverandører, og to har også anvisningsfullmakt. Rollen er nå tildelt flere enheter i kommunen, ikke bare RT.
I rapporten Generelle IT-kontroller har revisjonen tatt opp temaet uheldige
1
rollekombinasjoner i LIFT. Revisjonen fikk opplyst at brukere med utvidete tilganger jevnlig
skal vurderes med hensyn til tjenstlig behov. I rapporten påpekes at det ikke er gjort reduksjoner i tilgangsrettighetene ved Regnskapstjenesten. Vi mener det er viktig at tjenesteforvaltere jevnlig vurderer uheldige roller i de applikasjonene de har ansvaret for. I sitt høringssvar svarer kommunedirektøren at når det gjelder uheldige rollekombinasjoner for tilganger i programvaren LIFT vil planlagte reduksjoner i tilgangsrettigheter ved regnskapstjenesten bli gjennomført. Revisjonen ber om tilbakemelding på hvilke endringer og vurderinger som er gjort.
3.2 Intern kontroll i forbindelse med leverandørgjeld
I forbindelse med årsrevisjonen fant vi bare en dokumentert avstemming på leverandørgjeld. Det var et manuelt oppsett over avstemming mellom hovedbokskontiene for leverandørgjeld og gjelden i henhold til reskontro per 31.1.2020. Dokumentet omfatter også tilsvarende for kunder. Kravet til dokumentasjon i henhold til bokføringsreglene gjelder på balansetidspunktet, det vil si per 31.12.
I vår unummererte rapport for 2018 ba vi om at leverandører med debetsaldi sjekkes med hensyn til at det ikke skyldes manglende postering av fakturaer eller dobbeltbetalinger.
Videre at åpen postliste leverandører bør gjennomgås med hensyn til ryddighet, alder og forfallstidspunkt. I tilsvar til unummerert brev fikk vi tilbakemelding på at kommunen var enig i at det bør tas en gjennomgang av leverandører med debetsaldo og åpen postliste for leverandører. Vi fant imidlertid ingen dokumentasjon på at dette var gjort per 31.12.2019.
Trondheim kommune kjøper varer og tjenester for flere milliarder kroner hvert år. Dette bokføres over leverandørreskontro. Leverandørgjelden per 31.12. var også betydelig. I store virksomheter er det vanlig å innhente kontoutdrag fra et utvalg store leverandører for
1 Kapittel 2.3.5 i Rapport 2/2020-R Generelle IT-kontroller.
avstemming mot egen leverandørreskontro. Dette vil kunne avdekke manglende bokføring av fakturaer og kreditnotaer i regnskapet. Videre vil det kunne avdekke dobbeltbetalinger og eventuelt manglende betalinger. Hvis det gjøres per 31.12 vil det også kunne avdekke feil anordning. Det vil også i noen tilfeller kunne avdekke misligheter. Vi ber om at Trondheim kommune vurder å innhente kontoutdrag fra leverandører i 2020.
Norsk bokføringsstandard NBS 5 og bokføringsloven har krav til dokumentasjon av balansen. Dokumentasjonen av balansen skal underbygge balansepostenes:
● fullstendighet - alle balanseposter er bokført
● realitet - kun balanseposter som eksisterer og gjelder den bokføringspliktige er bokført
● nøyaktighet - balansepostene er korrekt bokført, herunder riktig periodisert og verdsatt.
Trondheim kommunerevisjon har kontrollert om vesentlige balansekonti er avstemt og tilstrekkelig dokumentert. Gjennomgangen viser at det er ulik kvalitet på avstemmingene, men at det i hovedsak går greit å identifisere de åpne postene. Det er imidlertid enkelte konti hvor mangelfull dokumentasjon gjør det vanskelig å ta stilling til anordnet beløp. For å få fram realitetene og å unngå misforståelser, mener vi det er behov for å beskrive dette relativt detaljert.
Dette gjelder følgende konti:
Konto 213.080.1029 Anordning forskuddsbetalte kostnader, D/ 59,6 millioner kroner
Ingen dokumentasjon er lagt ved i avstemmingssystemet Balancer. Revisjonen har selv ved hjelp av søk på bilag og henvisninger til bilagsnummer og konti, funnet tilstrekkelig dokumentasjon for å kunne ta stilling til saldo per 31.12.2019.
Konto 232.080.1028 Anordning forskuddsbetalte inntekter, K/ 6,9 millioner kroner Beløpet gjelder delvis mottatte inntekter fra staten som ikke er brukt ved utgangen av regnskapsåret. Det anordnede beløpet på 4,3 millioner er vanskelig å finne ut av, og revisjonen måtte be enheten om bistand. Det er krevende å følge posteringene som er
flyttet mellom arter og ansvar. Revisjonen er i tvil om riktigheten av anordningen, og mener at det riktige hadde vært å avsette det ubrukte beløpet til bundet fond.
Konto 232.080.1029 Påløpte kostnader K/ 133,8 millioner kroner
Beløpet gjelder anordning for hele Trondheim kommune. Ett av beløpene på 56 millioner gjelder TKP, og denne er tilstrekkelig dokumentert. Det samme gjelder to tilskudd på henholdsvis 15 millioner og 7 millioner.
Av 20 enkeltvise stikkprøver er halvparten (10 beløp) tilstrekkelig dokumentert og forståelig. To-tre av beløpene er ikke mulig å etterprøve. Dette gjelder blant annet husleie OSK2 på 1,8 millioner og lønn fosterhjem på 1.6 millioner. Andre beløp kan identifiseres etter nærmere innhentet forklaring og oppslag. Dette gjelder for eksempel nærmiljøanlegg 0,6 millioner.
Omsorgsenheten og Barne- og familietjenesten (BFT) bruker prognoseverktøy for å anordne utgifter i Acos barnevernssystem. Slik vi forstår det benyttes dette verktøyet også til brukerstyrt personlig assistent (BPA). Her er flere poster vanskelig tilgjengelig for etterkontroll.
Konto 2130.080.1024 Anordning Bydrift D/32,3 millioner kroner
Ingen dokumentasjon er lagt ved i avstemmingssystemet Balancer. Revisjonen har selv ved hjelp av søk på bilag og henvisninger til bilagsnummer og konti samt innhenting av tilleggsinformasjon fra enheter, funnet tilstrekkelig dokumentasjon for å kunne ta stilling til saldo per utgangen av regnskapsåret.
Eksempler på konkrete bilag:
Bilag 200057666 anordningen av 26,6 millioner. Her inngår en faktura på kr 23,7 millioner til Trøndelag Fylkeskommune. Fakturaen fra 14.1.2020 angir ikke hvilken periode fakturaen gjelder.
Bilag 200058795 Anordning av inntekt Fylkesveg kr 1,4 millioner. Bilaget består av et regneark som ikke gir tilstrekkelig informasjon til å kunne vurdere om anordningen er riktig. Her har vi måttet innhente tilleggsinformasjon fra de som har godkjent bilaget i arbeidsflyten for å kunne vurdere anordningen.
Konto 213.080.1028 Anordning påløpte, ikke fakturerte inntekter D/277,4 millioner kroner Ingen dokumentasjon er lagt ved i avstemmingssystemet Balancer. Revisjonen har selv ved hjelp av søk på bilag og henvisninger til bilagsnummer og konti samt innhenting av tilleggsinformasjon fra enheter, funnet tilstrekkelig dokumentasjon for å kunne ta stilling til saldo per utgangen av regnskapsåret.
For en del poster er det i LIFT henvist hvilke utgående fakturanummer eller ordrenummer som er anordnet slik at vi kan slå opp på utgående faktura i LIFT.
I noen tilfeller er det ikke lagt ved noe dokumentasjon eller ikke tilstrekkelig dokumentasjon i LIFT ved spørring på bilag. Vi da må henvende oss til de som har godkjent posteringen i arbeidsflyten i LIFT for å få dokumentasjon som gjøre det mulig å vurdere om anordningen er riktig.
Av 31 stikkprøver på større beløp som er anordnet på denne kontoen er det 10 der vi har måttet innhente tilleggsinformasjon fra enhetene i tillegg til det som er dokumentert i LIFT for å kunne vurdere anordningen. For de øvrige 21 bilagene har vi ved oppslag på posteringer i LIFT og videre oppslag på faktura eller ordrenummer funnet dokumentasjon som gjør det mulig å vurdere anordningen.
2 Offentlig servicekontor.
Vi har sett flere eksempler på utgående fakturaer fra kommunen som er anordnet der det ikke fremgår av fakturaen hvilken periode den fakturerte utgiften gjelder. Vi må da innhente tilleggsinformasjon fra enhetene om dette er inntekter som gjelder 2019 og skal anordnes.
Noen av de anordningene vi har sett på er dokumentert med e-poster vedlagt regneark som viser til prosjekt, men uten angivelse av hva dette gjelder. Etter forespørsel har vi fått fakturaer som er merket med at dette gjelder januar 2020. På ny forespørsel til enheten har vi fått opplyst at fakturaene ved en feil er merket 2020, men gjelder 2019 og skal anordnes.
Vi har sett flere tilfeller der skoler anordner IMDI - midler3 på grunnlag av regneark med navn på barn det mottas midler for. Vi har også sett en søknad om ekstra tilskudd internt i kommunen til navngitte barn, dokumentet er unntatt offentlighet. Både regnearkene og søknad er vedlagt som bilag i LIFT. Revisjonen stiller spørsmål om dokumentasjon som er unntatt offentlighet bør ligge i LIFT.
Eksempler på noen konkrete bilag der det har vært utfordrende å vurdere om anordningen er riktig:
-Bilag 200058714 anordnet kr 8 millioner i inntekter. Herunder 3 millioner inntekt fra ATB i 2019 uten dokumentasjon, denne inntekten er ikke fakturert fra kommunen per 30.3.2020, men ifølge informasjon vi har innhentet fra økonomitjenesten er dette en reell inntekt som kommunen skal sende refusjonskrav på. Det er ATB som har grunnlaget og økonomitjenesten har purret på dette flere ganger.
3.4 Sosialhjelpssystemet Velferd
Revisjonen har i 2019 gjennomført en kartlegging av sosialhjelpsrutinene, og testet noen av de interne kontrollrutinene i sosialhjelpssystemet Velferd. I 2018 ble NAV-kontorene slått sammen fra fire til to kontorer. Vi har hatt møter og gjort kontroller i velferdssystemet ved
4
Esikt, SBK , NAV Lerkendal og Regnskapstjenesten. Kontrollene har som formål å teste om
applikasjonene i systemet fungerer som forutsatt. I tillegg til systemkontrollene har vi sett nærmere på tilgangsrettighetene til systemet.
Tilgangsrettigheter
Esikt er systemadministrator i kommunen, og kan opprette nye brukere, fjerne og endre tilgangsrettighetene til systemet. I tillegg er to personer ved Regnskapstjenesten autorisert
5
som superbrukere. Esikt registrerer inn grunnorm i henhold til vedtatte satser i bystyret.
3 IMDI - Integrerings- og mangfoldsdirektoratet
4 Sentralt behandlingskontor.
5 Tilgangsoversikten er fra høsten 2019. I forbindelse med Rapport 2/2020-R Generelle IT-kontroller, har Esikt besluttet å beholde den ene av to systemadministratortilganger ved RT.
Revisjonen har fått tilgang på liste over brukere av Velferd. Vi har observert at tilgangsrettighetene i hovedsak er uendret fra før sammenslåingen av NAV-kontorene. Revisjonen har stilt spørsmål ved om ikke den nye organisasjonen burde speiles i tilgangsrettighetene. Esikt har gitt tilbakemelding på at det i det daglige er avdelingsleder og NAV-ledere som utøver jobben, men at de andre trenger tilgangen for å være backup i ferier og annet fravær.
Vedtak
Det er NAV-kontorene som fatter vedtak om sosiale utbetalinger. De fleste saksbehandlerne kan vedta saker uten kvalitetssikring fra overordnet. Det er kun nivå 1 i delegasjonsreglementet som må klargjøres/kvalitetssikres av en annen. Dette er en svakhet i de interne kontrollrutinene, og ikke i tråd med kommunens økonomireglement, som tilsier et ”fire-øyneprinsipp” ved bokføring av utgifter. Svakheten kan utgjøre en risiko for ubevisste og bevisste feil. Vi har fått opplyst at tilgangsrettighetene er basert på et standard oppsett, og ikke tilpasset TKs rutiner.
Etter at NAV har fattet vedtak, må disse godkjennes av SBK. Systemet setter sperrer for at saksbehandler hos NAV kan godkjenne selv. Saksbehandler har heller ikke adgang til å endre bankkontonummer. Revisjonens kontroll viser at dette fungerer som forutsatt.
SBK fungerer i praksis som andregodkjenner på vedtakene som NAV fatter. Dette er en teknisk godkjenning, grunnlaget for vedtaket etterprøves ikke. SBK sjekker derimot at varighet stemmer med vedtaket, at lovhenvisningen i vedtaket stemmer, at det foreligger en utbetalingsplan, at ytelsen er i overensstemmelse med vedtaket og at beløp og kontonummer stemmer. Det utføres ingen lederkontroller ved SBK.
Esikt har tidligere utført stikkprøver på saker, men denne kontrollen har ikke vært aktiv i det siste. Vi har fått opplyst at dette delvis skyldes sykefravær, delvis at de anser kontrollen som krevende, og at det ikke har vært avdekket avvik av betydning. Revisjonen vurderer at kontrollen som Esikt har utført, var med på å redusere risikoen for feil. Kontrollen ble innført som et tiltak for å redusere svakheten i den interne kontrollen med manglende fire øynes prinsipp. Vi ber om tilbakemelding på hvordan Trondheim kommunes vurderer risikoen med utvidede fullmakter i sosialhjelpssystemet.
Filimport fra forsystem og bokføring av utgifter i regnskapssystemet Regnskapstjenesten henter ned filer fra Velferd til bokføring i regnskapssystemet LIFT. Allerede overførte filer markeres slik at risikoen for dobbel overføring reduseres.
Avstemming hovedbok mot forsystem
Revisjonen har for regnskapsåret 2019 selv forsøkt å avstemme totale utgifter i Velferdssystemet mot bokførte utgifter i regnskapssystemet LIFT. Dette for å sikre at regnskapets bokførte sosialhjelpsutbetalinger stemmer med forsystemet Velferd. Vi mener at denne avstemmingen av regnskap mot forsystem bør implementeres i kommunens egne rutiner ved årsskiftet.
Remittering
Regnskapstjenesten leser også inn filer fra banken. Bokføring skjer automatisk ved nedlastning. Utbetalingsdato er bokføringsdato.
Avstemming av bank
RT bruker avstemmingssystemet Adra match til å avstemme regnskap mot bank. Bankkontoen skal avstemmes hver måned. Systemet mangler en automatikk for innlesing av transaksjonene. Inntil videre må avstemmingen gjøres manuelt.
6
Det er åpne poster på bankkonto remittering Velferd per utgangen av 2019. Vi har fått
opplyst at avvikene mellom hovedbokskonto bank og selve bankkontoen, i hovedsak skyldes direkteføringer av bankgebyrer i LIFT fordi gebyrene ikke belastes brukerne i Velferd. I tillegg er det enkelte beløp som er utbetalt noen dager før den 1. i hver måned, som er den faste betalingsdatoen. Noen ganger går betalingen ut dagen før for å sørge for at pengene skal være på konto til riktig tid.
Revisjonen har i 2019 gjennomført en kartlegging av barnevernsystemet, og testet noen av de interne kontrollrutinene i systemene knyttet til barnevernsutbetalinger. Revisjonen er kjent med at Acos lenge har vært klar for utskifting, men inntil nytt alternativ kommer, må dette systemet fungere mot regnskapssystemet Lift.
Vi har hatt møter og gjort kontroller i barnevernsystemet ved Barne- og familietjenesten (BFT), Omsorgsenheten og Regnskapstjenesten (RT). Kontrollene har som formål å teste om applikasjonene i systemet fungerer som forutsatt. I tillegg til systemkontrollene har vi sett nærmere på tilgangsrettighetene til systemet. Revisjonen har fått tilgang på liste over brukere av Acos og matrise over funksjoner som viser hvilke rettigheter funksjonene er tildelt.
Tilgangsrettigheter
Fagenhet for oppvekst og utdanning er systemadministrator i kommunen, og kan opprette nye brukere, fjerne og endre tilgangsrettighetene til systemet. Fagenheten opplyser at det er omlag 1300 brukere eller aktive identer i systemet og opp mot 700 aktive ansatte. Noen ansatte har flere identer fordi styringstilgangen i systemet ikke er fleksibel. Oversikten over
7
brukere og funksjoner viser at 11 personer inkludert to uidentifiserbare , har
super/admintilgang, herunder tre personer ved RT. Opp mot 80 personer har funksjon for å
8 9
godkjenne vedtak. De fleste av disse har i tillegg fått rettigheter til å anvise og remittere,
herunder de to uidentifiserbare identene.
Revisjonens vurdering er at identer med superbrukertilgang og anvisningsrett fortrinnsvis bør være knyttet til en person, og ikke til funksjoner og uidentifiserte identer. Fagenheten har opplyst at den ene uidentifiserbare identen med superbrukertilgang er en teknisk ident
6 Hovedbokskonto 210.320.1321.
7 To identer har benevnelsene, henholdsvis “Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx” og “Acos Importservice Midtbyen”.
8 Godkjennere har funksjonskode 9 i matrisen.
9 Rettigheter til økonomi, anvisning og remittering er definert med funksjonskode 8.
hvor ingen har mulighet til å logge seg inn med. Systemeloggen viser at identen aldri er blitt brukt til innlogging og saksbehandling og identen skal heller ikke ha superbrukertilgang. Den andre superbrukeridenten benyttes ved behov under oppsyn av tjenesteforvalter og denne er nå passivisert.
Vedtak
Det er BFT og Omsorgsenheten som fatter vedtak og administrative beslutninger om utgiftsdekning. Til grunn for vedtakene, bør det foreligge en søknad. Kontrollen viser at det er mulig å opprette en sak uten at det foreligger en søknad. Våre stikkprøver viser at det foreligger enten elektroniske søknader, loggførte samtaler eller loggført oppmøte til grunn for vedtakene. Revisjonen legger til grunn at dette er i henhold til etablerte rutiner. Vi ber om tilbakemelding på om dette stemmer. Ved kontrollen har revisjonen påsett at vedtakene er anvist av riktige personer.
Filimport fra forsystem og bokføring av utgifter i regnskapssystemet
Regnskapstjenesten henter ned filer fra forsystemet Acos til bokføring i regnskapssystemet Lift. Regnskapsfiler blir overført en til to ganger i uken. Revisjonen har påsett at det er etablert sperre i systemet mot doble overføringer. Bokførte poster i regnskapet knyttet til utbetalinger fra forsystemet (barnevernsystemet) identifiseres gjennom egen bilagsart i regnskapet. Tidspunkt for bokføring av utgiften er anvisningsdato. Filimport fra barnevernsystemet til regnskapssystemet fungerer som forutsatt.
Fra og med 2018 har rutinen vært at regnskapsdokumentasjonen skal beholdes ved BFT og Omsorgsenheten. Enhetene skal legge ved remitteringsdokumentet i deres eget arkiv.
Remitteringsforslaget legges i boks hos RT. Enhetene bør arkivere remittingsoversikten sammen med grunnlaget for utbetalingene.
Avstemming hovedbok mot forsystem
Regnskapstjenesten foretar avstemming av balansekonti, men ikke av resultatkonti.
Revisjonen har for regnskapsåret 2019 selv forsøkt å avstemme totale utgifter i barnevernsystemet mot bokførte utgifter i regnskapssystemet Lift. Dette for å sikre at regnskapets bokførte utbetalinger til barnevern stemmer med forsystemet Acos.
Avstemmingen viser at alle vedtak om utbetalinger er bokført i regnskapet. Revisjonen mener denne avstemmingen av regnskap mot forsystem bør implementeres i kommunens egne rutiner ved årsskiftet.
Remittering
Det er RT som remitterer acosutbetalinger for alle bydelene og Omsorgsenheten.
Ved utbetaling henter RT filer fra banken. Filoverføringen kan kun utføres av RT. Tidspunkt for bokføring på banken er forfallsdato, etter at fila for avregningsretur er innlest. Banken har generert en fil, RT henter denne ned i banken og velger ”innlesing av returfil”. Eventuelle avviste betalinger blir automatisk tilbakeført og eventuelle feil KID kjøres på neste remittering. Etter vår vurdering fungerer filimport fra bank til regnskap som forutsatt.
Avstemming av bank
RT avstemmer bankkonti i hovedbok mot bankutskrift, samt leverandørreskontro knyttet til systemet Acos. Avstemmingssystemet Adramatch brukes til formålet. Det er utfordringer med at beløp for en bruker forveksles med likt beløp med en annen bruker.
10
Det er avvik mellom hovedbokskonto bank og selve bankkontoen per utgangen av 2019.
11
Det er to åpne poster som gjelder dobbel innlesing til regnskap og tre åpne poster som
12
gjelder delvis innlest i Acos. Revisjonen fikk høsten 2019 opplyst at dette skulle korrigeres
før årsskiftet. Dette har ikke blitt gjort, men Regnskapstjenesten skal ha meldt inn sak til Acos support for å få rettet opp feilene. Feilene gjelder filer som Regnskapstjenesten laster ned fra bank og inn i Acos hver gang de har godkjent utbetalingene. Avvikene oppstår ved manglende posteringer mellom bankkonto og leverandørgjeld i Acos. Regnskapstjenesten
13
mener at det ikke er grunn til å anta at feilen har medført uriktig utbetaling.
Det er knyttet en gjeldskonto til utbetalingene via Acos. Saldo per årsskiftet 2019 er K/
14
701.130,54. Saldoen består delvis av utbetalinger som er gjort i 2020. I tillegg er det flere
gamle poster som ikke oppgjort, disse går både i pluss og minus. De fleste åpne postene på leverandørgjeldskontoen er også åpen på hovedbokskonto bank. De åpne postene har stått uendret siden høsten 2019, og er eksempelvis tekstet med “dobbelt innlest blir rettet i Acos i januar 2020". Vi ber om tilbakemelding på status for de åpne postene etter at leverandøren har fått rettet opp systemfeilen som forårsaker problemene.
10 Hovedbokskonto Remittering Acos konto 210.320.1320. Avviket er kr 403.194,43
11 Det er to åpne poster som gjelder dobbel innlesning (kr -87.369 og kr -745.391).
12 Det er tre åpne poster som gjelder delvis innlest i Acos (kr 783.961 +171.743 +307.373).
13 Hovedbokskonto 232.080.1300 Acos remittering leverandørgjeld.
14 Bokført utbetaling i regnskapsåret 2020 er kr 357.235,38.
I unummerert brev for 2018 tok vi opp behovet for endringer i rutinene omkring aktivering av anleggsmidler i kommunens balanse. Gjeldende rutine er at det som er utgiftsført i årets investeringsregnskap aktiveres samlet i balansen. Det som var samlet aktivert i fjorårets balanse tilbakeføres. Deretter foretas det en manuell registrering av hvert enkelt objekt i anleggsregisteret på grunnlag av innmeldinger fra enhetene. Disse innmeldingene er altså basert på fjorårets investeringsregnskap. Dette er en rutine som etter vår vurdering er så krevende at den innebærer risiko for feil.
I tilbakemeldingen på unummerert brev for 2018 fikk vi svar om at automatisk overføring fra prosjekt til anlegg ikke vil være på plass før i 2020. Høsten 2019 ville gå med til å sette opp nødvendige parametre i LIFT, samt forberede rutineendring. Videre at aktivering i 2019 ville bli gjort som tidligere år, altså ”midlertidig” aktivering av det som er bokført i årets investeringsregnskap.
4.2 Avgiftsfeil kjøretøy
I forbindelse med vår revisjon av 2019-regnskapet fant vi en del feil i forbindelse med anskaffelse og drift av kjøretøy. Dette har vi rapportert i brev av 20.02.2020. Vi har etter dette hatt dialog med Regnskapstjenesten. Siden de ikke er ferdig med alle kontroller avventer de etter avtale tilbakemelding til oss. Vi imøteser tilbakemelding senest sammen med svar på denne rapporten for 2019.
5 Driftsinntekter/fordringer
5.1 Avstemming mellom forsystemer og LIFT
Dokumentasjon av avstemming mellom forsystemer og LIFT arkiveres i teamdisken ”Avstemming forsystem”. Vår vurdering gjelder flere av forsystemene. Kvaliteten på dokumentasjonen av filoverføringen mellom forsystem og LIFT varierer i ulik grad, avhengig av forsystem.
Vi har sett på eksempler på avstemminger mellom forsystem i LIFT i 2019 som er arkivert i teamdisken ”Avstemming av forsystem” og ser at avstemmingene er dokumentert på forskjellige måter. Revisjonens gjennomgang av avstemmingene i denne mappen viste at dokumentasjonen fra forsystemene og fra LIFT i de fleste tilfellene ikke inneholder dokumentasjon som viser fra hvilket system listene kommer fra, som klart angir hvilken periode og eller dato fakturagrunnlaget gjelder og når det er lest inn i LIFT. Dokumentasjon av fakturagrunnlag fra forsystem er i noen tilfeller regneark som kan endres i ettertid. En fellesnevner er ofte at den arkiverte dokumentasjonen ikke inneholder hele filen/listen fra forsystemet. Dokumentasjonen av avstemmingene bør være dokumentert slik at en tredjepart som ikke er en del av avstemmingsrutinene på grunnlag av den arkiverte dokumentasjonen kan få verifisert at fakturagrunnlagene fra forsystemene er riktig lest inn i LIFT.
Revisjonen er klar over at det kan være utfordrende å utarbeide tilfredsstillende dokumentasjon av avstemming mellom forsystem og LIFT. Vi ønsker en videre dialog om muligheter for forbedringer.
Et eksempel vedrørende avstemming av forsystem er “Wilab system for utfakturering av tjenester fra Analysesenteret”.
Dokumentasjonen fra Wilab for 16.12.2019 er en e-post fra analysesenteret der det er limt inn en tabell som skal dokumentere beløpet som er overført fra forsystemet til hovedbok for gjeldende uke. Det går imidlertid ikke fram at fakturagrunnlaget er fra Wilab.
Dokumentasjonen fra Regnskapstjenesten er en e-post der det bekreftes hvilken sum som er lest inn i LIFT. E-posten inneholder en innlimt tabell, men det framgår ikke at summen kommer fra LIFT - eller hvilken dato filen er lest inn i LIFT.
Andre system vi mener at dokumentasjon på avstemming bør forbedres:
Aivo - utfakturering fra produksjonskjøkkenet
Bibliofil – utfakturering fra biblioteket
Geomatikk - utfakturering av gategrunnsleie og gravegebyr
Gerica - utfakturering av helsetjenester
Komtek - utfakturering av eiendomsskatt og eiendomsavgift for vann og avløp
Proaktiv - utfakturering av renovasjon og feiegebyr
Vigilo - utfakturering av barnehage- og SFO
6.1 Merverdiavgiftskompensasjon av utlegg matinnkjøp
6.2 Sentral avviksanalyse ved lønnskjøring
6.3 Avstemming av balansekonti
6.4 Beregning av arbeidsgiveravgift pensjonsutgifter
6.5 Refusjon sykepenger og foreldrepenger
Når det gjelder revisjon av lønnsrefusjoner i 2019 viser vi til egen rapport.
Vi vil takke for samarbeidet og håper at de temaer som omtales i rapporten oppfattes som konstruktive innspill i forhold til kommunens løpende arbeid med forbedring av interne kontrollrutiner, regnskapsførsel og dokumentasjon av regnskapsinformasjon.
Vi ber om en skriftlig tilbakemelding på denne rapporten innen 15. august 2020.
Trondheim kommunerevisjon Postboks 2300 Torgarden
7004 Trondheim
xxx.xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxx
Mai 2020
Forsidefoto: Xxxx Xxxxxxxx Layout: Kommunikasjonsenheten, ghl