Standard avtalevilkår ved kjøp av varer og/eller tjenester

Trøndelag fylkeskommune

Standard avtalevilkår ved kjøp av varer og/eller tjenester

1. KUNDEN

1.1

Jus- og innkjøpstjenesten er ansvarlig for avtalen. Deltakerne (heretter kalt Kunden) er ansvarlig ovenfor leverandørene når det gjelder de konkrete anskaffelsene. Avtalen omfatter alle Kundens virk- somheter, tilsluttede kommuner og andre og regule- rer kjøp av varer og/eller tjenester (heretter kalt produkter). Blir det inngått flere avtaler står de enkelte enheter/avdelinger hos Kunden fritt med hensyn til hvilke avtaleleverandører de vil kjøpe fra, dersom annet ikke er avtalt. Kundens virksom- heter er forpliktet til å benytte inngåtte avtaler, der- som det ikke foreligger spesielle årsaker, herunder at tjenesten som inngår i avtalen utføres av kom- munen/ enheten selv ved egenregi. Den enkelte deltakers ansvar begrenser seg til det som følger av deltakerens konkrete avrop.

1.2

Om det i avtaleperioden blir endringer i antall virk- somheter hos Kunden, gjelder avtalen for de enhe- ter/avdelinger/kommuner som til enhver tid er til- sluttet Kunden.

1.3

Dersom noen av deltakerne hos Kunden i løpet av avtaleperioden skulle skille ut deler av driften til egne rettssubjekter (f.eks aksjeselskap, stiftelse el) skal disse ha opsjon på innen rimelig tid å kunne tilknytte seg inngått avtale på opprinnelige vilkår. Eventuell utskillelse vil kunne redusere leveransens omfang.

1.4

Ved forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder

«Lov om kjøp» av 13.5.1988 tilsvarende.

2. ANSVAR 2.1

Leverandøren er ansvarlig for at alle leveringer med referanse til denne avtale blir levert i overensstem- melse med de vilkår som er beskrevet i kontrakten.

2.2

De produkter som leveres Kunden skal til enhver tid være i overensstemmelse med lover, forskrifter og retningslinjer på området. Leverandøren er an- svarlig for at de produkter som tilbys som et mini- mum holder de kvalitetskrav som er vanlig i bran- sjen.

2.3

Dersom Leverandøren engasjerer underleverandører til å utføre arbeidsoppgaver som følge av denne avta- len, er Leverandøren ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om han selv stod for utførelsen.

3. KOMMERSIELLE BETINGELSER 3.1

Alle priser og kostnader er basert på NOK i henhold til tilbud fra Leverandøren.

Ikke spesifiserte produkter kalkuleres som spesifiser- te.

Dersom ikke annet er avtalt er prisen fast og eksklu- sive merverdiavgift, men inkluderer emballasje, toll, frakt, skatter og andre avgifter. Xxxxxx skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, skal denne endres tilsvarende.

3.2

Hvis Leverandøren i avtaleperioden tilbyr markedet spesielle tilbud/kampanjer, hvor prisene og kostnade- ne i slike tilfeller er lavere enn de avtalte betingelser, skal Kunden ved alle sine bestillinger uoppfordret bli informert om dette.

3.3

Tilbud fra Leverandøren til andre - gitt etter inngåelse av denne avtalen og som er gunstigere, skal automa- tisk gjøres gjeldende for Kunden, forutsatt at avtalen har et tilnærmet likt omfang og innhold. Leverandø- ren forplikter seg til å gjøre Xxxxxx kjent med slike forhold.

3.4

Fastpris, time- eller kostnadssatser er ikke gjenstand for regulering med mindre annet er avtalt.

4. SOSIAL DUMPING 4.1

Leverandører skal sørge for at ansatte i egen organi- sasjon og hos eventuelle under-leverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige tjenester FOR 2008-02- 08 nr. 112.

xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxx-xxxx/xxxxx?xxxx/xx/xx/xx-00000000- 0112.html

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere at krav til lønns- og ar- beidsvilkår i forskriftens § 5 er oppfylt.. Alle avtaler

leverandøren inngår som innebærer utførelse av arbeid under denne kontrakten skal inneholde til- svarende bestemmelser.

4.2

Dersom Leverandøren og eventuelle underleveran- dører ikke etterlever disse pliktene forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjennomføre nødven- dige sanksjoner.

4.3

Klausulene i pkt. 4.1 og 4.2 gjelder ved kontrakter om tjenester og bygge- og anleggsarbeider.

Leverandøren skal garantere/gi erklæring om at kravene blir fulgt.

5. ETISK HANDEL 5.1

Gjennom valg av handelspartnere, og ved å bruke sin innflytelse som kunde overfor leverandører og produsenter, skal fylkeskommunen - innenfor de begrensninger som til enhver tid følger av norsk og internasjonal rett og avtaleverk - bygge opp under en internasjonal anerkjent etisk norm som bidrar til at varer produseres etisk forsvarlig.

Leverandøren skal sikre at de åtte grunnleggende ILO-konvensjonene er fulgt. Leverandøren skal garantere/gi erklæring om at konvensjonene blir fulgt og at underleverandørene innfrir kravene.

6. BETALING OG FAKTURERING 6.1

Forskudd vil ikke bli utbetalt, dersom annet ikke er avtalt.

6.2

Betalingsbetingelsene er: Netto pr. 30 dager. Månedlig samlefaktura til den enkelte enhet/ avde- ling, eventuelt annen rasjonell fakturering etter avtale.

6.3

Betalingstiden regnes fra fakturadato på korrekt fak- tura. Rentefaktura aksepteres ikke dersom sen innbe- taling fra Kunden skyldes mangelfull eller uoverens- stemmende dokumentasjon, pakkseddel, følgebrev, faktura etc. fra Leverandøren eller kvalitetssvikt i leveransen. Gebyrer og andre former for tillegg ak- septeres ikke, med mindre annet er avtalt på forhånd.

6.4

For å sikre rettidig betaling må Kunden ha mottatt og godkjent leveringen, og ha faktura i hende senest fire dager etter fakturadato. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i hen- hold til «Lov om renter ved forsinket betaling m.m.» av 17. desember 1976.

6.5

Fakturaer skal referere til den enhet/avdeling og nav- net på den som har bestilt produktet, samt hvor det ble levert.

Alternativt refereres til ordrenummer/rekvisisjons- nummer gitt av Xxxxxx. Det skal kun faktureres for levert kvantum.

Faktura skal sendes: Sør-Trøndelag fylkeskommune, Fakturamottak, Postboks 2350 Sluppen, 7004 Trond- heim.

6.6

Leverandøren plikter å tilby elektronisk fakturering, kostnadsfritt og i en slik form som Kunden måtte bestemme. For det offentlige er det Elektronisk han- delsformat (EHF) som er standarden. Besparelser leverandøren måtte få som følge av elektronisk faktu- rering skal komme Kunden til gode i form av redu- serte priser eller på annen måte som partene avtaler.

6.7

Dersom Leverandøren tilbyr alternative elektroniske betalingsformer har han ansvaret for at dette skjer på en sikker og betryggende måte.

7. E-HANDEL 7.1

Leverandøren skal gjøre de produkter og tjenester som skal leveres i henhold til Rammeavtalen, til- gjengelig for avrop via Ehandelsplattformen.

7.2

Leverandøren skal inngå avtale med operatøren av Ehandelsplattformen for å muliggjøre slik tilgjenge- lighet. Vilkårene for bruk av markedsplasstjenestene finnes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/.

Partene oppebærer selv sine kostnader ved bruk av markedsplasstjenestene. Bruk av markedsplasstjenes- tene skal gjøres i henhold til ”Avtale om elektronisk samhandling ved bruk av Ehandelsplattformen Xxxxxxx.xx.”

7.3

Leverandøren skal inngå avtale med operatøren slik at elektronisk samhandling kan skje senest fra det tidspunkt og med det innhold som er avtalt i ”Avta- le om elektronisk samhandling ved bruk av Ehan- delsplattformen Xxxxxxx.xx”.

7.4

Capgemeni/IBX er valgt som operatør av Ehan- delsplattformen fram til 2014 med mulighet til for- lengelse. Kontaktinformasjon: Capgemeni Procu- rement Servises, Xxxxxxxxxx 0 X, 0000 Xxxx. Tlf. 00 00 00 00.

8. EIENDOMSRETT 8.1

Utstyr og materiell som leveres etter denne avtalen blir Kundens eiendomsrett fra og med betalings- tidspunktet ved ordinære kjøp. For andre finansie- ringsformer som blant annet leie, leasing og avbeta- ling avtales det spesielt.

9. LEVERINGSBETINGELSER 9.1

Leveringsbetingelsene er:

Fritt levert den enkelte enhet/avdeling på anvist sted, dvs. xxxxxx/DDP i henhold til INCOTERMS 2000.

Xxxxxxxxx og fjerning av emballasje er Leverandø- rens ansvar hvis ikke annet er avtalt.

9.2

Kunden er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottak å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen er mangelfull eller deler av den lider av en vesentlig mangel har Kun- den rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi Leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette.

9.3

Leverandøren forplikter seg til å emballere alle forsendelser på en sikker og forsvarlig måte.

9.4

Følgeseddel skal følge med hver forsendelse. Den skal inneholde følgende:

• Leverandørens navn og adresse.

• Leverandørens produkter og antall.

• Kundens bestillingsnummer og navn, hvis an- ført.

• Kundens vareadresse.

• Kundens artikkelnummer, hvis anført.

• Antall kolli.

• Dato for ekspedering.

• Signatur ansvarlig ekspeditør

Dokumentene skal være skrevet på norsk dersom annet ikke er avtalt.

10. RETUR AV VARER 10.1

Kunden har rett til å returnere ubrukte produkter for kredit, forutsatt at de er i originalemballasje og for øvrig i fullgod stand og salgbar. Returen krediteres med den pris som ble betalt for varen.

10.2

I tilfeller av feillevering eller feilbestilling plikter Xxxxxx å rapportere dette til Leverandøren umiddel- bart. Dersom feillevering skyldes forhold Leverandø- ren har ansvaret for i henhold til avtalen, plikter Le- verandøren å levere Kunden erstatningsprodukter uten ekstra kostnad.

11. LEVERINGSTIDER 11.1

Leveringstid og leveringsfrekvens avtales nærmere mellom Leverandør og Kunde, og er bindende.

Eventuell restlevering skal finne sted senest èn uke etter hovedlevering, dersom annet ikke er avtalt. Tidspunkt for restlevering skal gis ved ordrebe- kreftelse.

11.2

Dersom Leverandøren ikke greier å overholde avtalt leveringstid skal Kunden uten opphold bli informert.

11.3

Leverandøren er forpliktet til å skaffe de produkter som avtalen gjelder innenfor den avtalte leveringstid. Ved vareknapphet skal Leverandøren gi Kunden høyeste prioritet. Må produktene kjøpes fra annet sted kan den kontraktsfestede Leverandør bli gjort øko- nomisk ansvarlig.

11.4

Leverandøren kan henvise til annen leverandør hvor den enkelte virksomhet skal plassere ordren inntil den valgte Leverandør igjen er leveringsdyktig. Avtalte betingelser vil da gjelde.

11.5

Der hvor annet ikke er fastsatt gjelder misligholds- reglene (forsinkelser, mangler og ansvar) i «Lov om kjøp» av 13.5.1988 tilsvarende.

12. MONTERING / INSTALLASJON 12.1

For monteringsarbeider som inngår i leveransen gjel- der følgende bestemmelser:

12.2

Leverandøren skal i god tid før monte- ring/installasjon finner sted, framlegge en plan for de ytelser som Xxxxxx skal stå for ifølge avtalen.

12.3

Dersom montering/installasjon utføres etter en fast avtalt pris, omfatter denne alle utgifter og ytelser som ikke er spesielt unntatt i bestillingen, samt prøvedrift og idriftsettelse hvor dette må anses for- utsatt.

12.4

Monteringsarbeidet skal utføres innenfor rammen av de forskrifter, arbeidsordning, arbeidsreglement og sikkerhets- og kontrollbestemmelser som gjelder på arbeidsstedet. Kunden kan kreve at Leverandø- rens personell skal undertegne Kundens vanlige taushets- og ansvarserklæringer.

12.5

Under og i forbindelse med monteringsarbeid skal Leverandør besørge nødvendig og tilstrekkelig forsikringsdekning for arbeid og materiell frem til leveringstidspunktet, samt ansvar for skade som måtte voldes på Kundens eller annen persons liv og helse eller eiendom frem til leveringstidspunktet, i den grad dette ikke dekkes av Kundens egne forsik- ringer.

13. FORSINKELSE, FEIL OG MANGLER 13.1

Ved forsinkelser i leveranser ut over de kontrakts- festede leveringsfrister, som ikke skyldes force majeure eller andre forhold godkjent av Xxxxxx, vil det bli gjort krav om konvensjonalbot.

13.2

Konvensjonalbotens størrelse beregnes til 0,5 % pr. virkedag av verdien av den del av leveransen som påvirkes av forsinkelsen så lenge forsinkelsen ved- varer, men begrenset oppad til 20 % av totalverdien av leveransen. Minimum NOK 1000,- pr hverdag inntil levering finner sted.

13.3

Kundens krav om konvensjonalbot vil bli gjort gjeldende uten noen dokumentasjon av økonomisk tap eller skade.

13.4

Leverandøren kan påberope seg force majeure hvis det viser seg at den ikke er i stand til å foreta retti- dig levering. Leverandøren skal da godtgjøre at denne forsinkelsen er forårsaket av forhold utenfor Leverandørens kontroll, som den ikke har hatt mu- ligheter til å forhindre eller burde med rimelighet ha sett på det tidspunkt da kontrakten ble inngått.

13.5

Dersom annet ikke er avtalt påtar Leverandøren seg i de første 12 måneder etter at leveransen er mottatt, ansvar for feil og mangler som måtte påvises ved produkter som leveransen omfatter. Leverandøren skal i denne garantitid snarest mulig og for egen reg- ning bytte ut defekte deler eller reparere materiellet, slik at de leverte produkter er uten feil og mangler av noe slag. Nevnte garantitid skal likevel ikke være kortere enn den som er vanlig for produktet ved lø- pende tilvirkning for alminnelig salg. Denne garanti omfatter bare feil som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normal slita- sje.

13.6

For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til punkt 13.5, påtar Leverandøren seg de samme for- pliktelser som for det opprinnelige materiell, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftningen er foretatt. Leverandørens ansvar etter dette punkt skal allikevel ikke vare ut over 24 måneder etter at det første garantiarbeidet er avsluttet på vedkommende del.

13.7

Manglende levering eller forsinkelse fra underleve- randør, som ikke skyldes force majeure eller forhold godkjent av Xxxxxx i henhold til denne artikkel, fritar eller begrenser ikke Leverandørens ansvar i henhold til kapittel 13.

13.8

For forståelsen av force majeure legges norsk retts- praksis til grunn.

14. REKLAMASJONER 14.1

Leverandøren er ansvarlig for at de produkter og tjenester som leveres er i samsvar med bestillingen. Hvis en leveranse eller deler derav ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan Xxxxxx tilbakevise den eller deler av den. Avviste produkter byttes omgående for Leverandørens reg- ning. Kundens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke Leverandøren for de forpliktelser den har påtatt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitets- kontroll fra Kundens side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter.

15. PRODUKTOPPLYSNING/SAMARBEID 15.1

Når avtalen er inngått skal Leverandøren ta kontakt med aktuelle virksomheter som omfattes av avtalen for å gi nødvendige produktopplysninger og informa- sjon om leveringsforhold. Dette skal inkludere pro- duktkatalog og oppdatering av denne.

Leverandøren skal levere produktopplysninger (produktblad) for alle produkter. Ellers gjelder

«Lov om produktkontroll» av 11. juni 1976 nr. 79.

15.2

Leverandøren skal i nødvendig grad gi brukeropp- læring på egnet sted for å sikre en faglig og økono- misk riktig bruk av produktene, uten ekstra kostna- der for Kunden.

15.3

Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter i avtaleperioden, også fra andre leveran- dører dersom dette anses nødvendig.

15.4

Leverandøren skal innkalle Kundens brukergruppe til evalueringsmøter. Frekvens avtales nærmere mellom partene.

16 DOKUMENTASJON 16.1

All nødvendig dokumentasjon for normalt bruk av utstyr og materiell skal være inkludert i leveransen. Språket skal være norsk dersom annet ikke er be- skrevet.

17. STATISTIKK 17.1

På forespørsel skal Leverandør, uten omkostninger for Kunden, utarbeide leveringsstatistikk for Kun- den på nivåene: Konsern, Enhet og Avdeling.

Leverandøren må kunne levere statistikk pr. halvår, pr. år og for hele avtaleperioden senest 1 måned etter utløp.

Statistikken skal inneholde opplysninger om:

• Type produkter og modeller

• Levert mengde pr. produkt

• Forbruk i kroner pr. produkt

• Eventuelle andre opplysninger pr. enhet.

Statistikken skal være utarbeidet i elektronisk form, fortrinnsvis i regneark og Excel-format. Alternativt andre løsninger som er konverterbare til nevnte format.

18. OPPSIGELSE OG MISLIGHOLD

18.1

Avtalen gjelder i avtalt periode uten oppsigelse.

18.2

Ved vesentlig mislighold av avtalen kan denne heves av begge parter med øyeblikkelig virkning. Som ve- sentlig mislighold regnes blant annet:

• Leverandøren fakturerer til andre priser enn av- talt.

• Prisendringer, jf. punkt 3

• Leverandørens produkter og servicetilbud er av en vesentlig dårligere kvalitet/ytelse/funksjon- alitet enn forutsatt i tilbudet/anbudet.

18.3

Gjentatt Mislighold fra Leverandørens side kan be- traktes som vesentlig mislighold og gir Xxxxxx rett til heving av kontrakten uten kostnader. Som mislig- hold regnes:

• Leveringsforsinkelse.

• Feil og mangler ved avtaleprodukter.

• Service- og forhandlernett ikke fungerer etter forutsetningene.

I tillegg til heving eller prisavslag kan Kunden kreve erstatning etter vanlig kjøpsrettslige regler. Mislig- holdsforføyelser av samme art kan også gjøres av den enkelte kommunale bruker, uavhengig av tiltak fra Kunden sentralt.

18.4

Om det i avtaleperioden oppstår spesielle forhold som gjør avtalen urimelig for en av partene kan det forhandles om revidering eller oppsigelse.

19. PRØVETID 19.1

Så lenge annet ikke er avtalt, blir de første seks må- neder å betrakte som en prøvetid sett fra Kundens side. Dette gjelder forhold relatert til kvalitet, funk- sjonalitet, ytelse, levering og Leverandørens kon- takt/oppfølging hos Kunden. Kunden har en oppsi- gelsestid på en måned i prøveperioden.

20. LOV OG TVISTER

20.1

Norsk lov gjelder for avtalen og for forhold som ikke er nevnt i den. Dersom det oppstår tvist i for- bindelse med avtalen skal tvisten forsøkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke fram, skal tvisten avgjøres for de ordinære domstoler med Trondheim tingrett som verneting.

20.2

Alle avvik/endringer i denne avtalen må foreligge i skriftlig form og undertegnet av partene for å være gyldig.

21. TRANSPORT AV AVTALEN

21.1

Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettig- heter og plikter i denne avtalen til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning.

22. REKLAME/OFFENTLIGGJØRELSE 22.1

Leverandøren skal ikke sende ut offentlig meddelelse eller offentliggjøre noe av innholdet i denne kontrakt, med mindre Avtaleadministrator har godkjent formu- leringen av det som ønskes utsendt.