Contract
VÅR ENERGI ASA INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING | VÅR ENERGI ASA |
Ordinær generalforsamling i Vår Energi ASA (org. nr. 919 160 675) ("Selskapet") vil bli avholdt den 4. mai 2023 kl. 15:00. Generalforsamlingen vil bli gjennomført digitalt ved bruk av følgende link: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/000000000 Se instruksjoner for digital deltakelse på Selskapets hjemmeside xxx.xxxxxxxxx.xx. Aksjonærrettigheter vil også kunne utøves ved å forhåndsstemme eller ved fullmakt. | Annual general meeting in Vår Energi ASA (org. no. 919 160 675) (the "Company") will be held on 4 May 2023 at 15:00 (CEST). The general meeting will be held as a digital meeting by use of the following link: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/000000000 See guide for online participation on the Company's website xxx.xxxxxxxxx.xx. Shareholder rights may also be exercised by advance voting or by providing a proxy. |
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder, Xxxxxxxx Xxxxxx, som også vil foreta fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter. Følgende saker foreligger på agendaen: | The general meeting will be opened by the chair of the board, Xxxxxxxx Xxxxxx, whom will also record attending shareholders and proxies. The following items are on the agenda: |
1. VALG AV MØTELEDER OG EN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN | 1. ELECTION OF CHAIR OF THE MEETING AND A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES |
Xxxxxx foreslår at advokat Xxxxx Xxxx-Xxxxxx velges som møteleder, og at en person som er til stede på generalforsamlingen utpekes til å medundertegne protokollen. | The board proposes that attorney-at-law Xxxxx Xxxx- Xxxxxx is elected to chair the meeting, and that a person present at the general meeting is appointed to co-sign the minutes. |
2. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN | 2. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA |
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Innkallingen og agendaen godkjennes". | The board proposes that the general meeting makes the following resolution: "The notice and the agenda are approved." |
3. GODKJENNING AV SELSKAPETS ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR 2022 Årsregnskapet og årsrapporten for 2022, sammen med revisors erklæring, ble publisert 30. mars 2023 og er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside xxx.xxxxxxxxx.xx. Årsrapporten inneholder også styrets redegjørelse for foretaksstyring, utarbeidet i tråd med regnskapsloven § 3- 3b. Redegjørelsen skal behandles av generalforsamlingen i | 3. APPROVAL OF THE COMPANY'S ANNUAL ACCOUNTS AND ANNUAL REPORT FOR 2022 The annual accounts and annual report for 2022, together with the audit report, were published on 30 March 2023 and are available on the Company's website xxx.xxxxxxxxx.xx. The annual report includes the board's report on corporate governance, prepared in accordance with the Norwegian Accounting Act section 3-3b. The report is to be considered |
1 This notice has been prepared both in Norwegian and in English. In case of discrepancies between the two, the Norwegian version shall prevail.
tråd med allmennaksjeloven § 5-6 (5), men er ikke gjenstand for stemmegivning. Xxxxxx foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Årsregnskap og årsrapport for regnskapsåret 2022 godkjennes." | by the general meeting pursuant to section 5-6 (5) of the Norwegian Public Companies Act, but is not subject to vote. The board proposes that the general meeting makes the following resolution: "The annual accounts and annual report for the 2022 financial year are approved". |
4. FULLMAKT TIL STYRET FOR UTDELING AV UTBYTTE For å opprettholde utbyttefleksibilitet frem til neste ordinære generalforsamling i tråd med Selskapets utbytte- policy, foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: "Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å beslutte utdeling av utbytte på grunnlag av selskapets årsregnskap for 2022. Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2024." | 4. AUTHORISATION TO THE BOARD TO RESOLVE AND DECLARE DIVIDENDS In order to maintain dividend flexibility up to the next annual general meeting in accordance with the Company's dividend policy, the board proposes that the general meeting makes the following resolution: "The general meeting authorises the board to resolve and declare dividends based on the Company's annual financial statements for 2022. The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2024." |
5. FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital. For å oppfylle formålet med fullmakten, er det nødvendig at fullmakten omfatter en rett for styret til å sette til side aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: 1) Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 39 942 500 ved utstedelse av ordinære aksjer. 2) Aksjeeiernes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven §§ 10-4 og 10-5 kan fravikes. 3) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i annet enn penger og med rett til å pådra selskapet særlige forpliktelser, samt beslutning om fusjon og fisjon, jf. allmennaksjeloven §§ 13-5 og 14-6 (2). Fullmakten kan benyttes i situasjoner som omtalt i verdipapirhandelloven § 6-17. 4) Fullmakten kan brukes til det formål å innhente egenkapital for investeringer innenfor selskapets virkeområde og generelle selskapsformål, eller som | 5. AUTHORISATION TO THE BOARD TO INCREASE THE SHARE CAPITAL The board proposes that the general meeting grants the board a renewed authorisation to increase the Company's share capital. To fulfil the purpose of the authorisation it is necessary that the authorisation includes a right for the board to set aside the shareholders' preferential rights pursuant to section 10-4 of the Norwegian Public Companies Act. The board proposes that the general meeting makes the following resolution: 1) The board is authorised to increase the share capital with up to NOK 39,942,500 through issuance of ordinary shares. 2) The shareholders' preferential rights under sections 10- 4 and 10-5 of the Norwegian Public Companies Act may be set aside. 3) The authorisation covers an increase in capital in return for non-cash contributions and a right to assume special obligations on behalf of the company, as well as resolutions on mergers and demergers, cf. sections 13- 5 and 14-6(2) of the Norwegian Public Companies Act. The authorisation can be used in situations as described in the Securities Trading Act section 6-17. 4) The authorisation may be used for the purpose of raising equity capital for investments within the company' scope of operations and general corporate purposes, or to issue shares as consideration in |
vederlag i forbindelse med oppkjøp, fusjoner, fisjoner og andre transaksjoner. 5) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2024, men ikke lenger enn til 30. juni 2024. 6) Fullmakten erstatter likelydende fullmakt gitt i ekstraordinær generalforsamling 15. februar 2022. | connection with acquisitions, mergers, de-mergers or other transactions. 5) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting of 2024, however not after 30 June 2024. 6) This authorisation replaces the corresponding authorisation given at the extraordinary general meeting on 15 February 2022. |
6. FULLMAKT TIL STYRET TIL Å ERVERVE OG TA PANT I EGNE AKSJER Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret en fornyet fullmakt til å erverve og ta pant i egne aksjer på vegne av Selskapet. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: 1) Styret gis fullmakt til å erverve og ta pant i egne aksjer med samlet pålydende inntil NOK 19 971 250. 2) Erverv av egne aksjer skal skje mot et vederlag på minimum NOK 1 og maksimum NOK 200 for hver aksje. 3) Fullmakten kan bare benyttes til (i) å erverve selskapets egne aksjer for investeringsformål eller etterfølgende salg eller sletting av slike aksjer, (ii) å selge og/eller overføre aksjer til ansatte i selskapet eller konsernet som en del av aksje- og insentivprogram for ansatte og/eller tildeling av bonusaksjer til ansatte som del av ansattetransjen i Selskapets IPO, (iii) for det formål å benytte selskapets aksjer som vederlag ved oppkjøp, fusjoner, fisjoner eller andre transaksjoner. Xxxxxx står herved fritt til å avgjøre hvordan erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje. Fullmakten kan benyttes i situasjoner som omtalt i verdipapirhandelloven § 6-17. 4) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2024, dog ikke senere enn 30. juni 2024. 5) Fullmakten erstatter likelydende fullmakt gitt i ekstraordinær generalforsamling 15. februar 2022. | 6. AUTHORISATION TO THE BOARD TO AQUIRE AND GRANT SECURITY IN TREASURY SHARES The board proposes that the general meeting grants the board a renewed authorisation to acquire treasury shares and to be granted security in own shares on behalf of the Company. The board proposes that the general meeting makes the following resolution: 1) The board is authorised to acquire and be granted security in own shares up to an aggregate nominal value of NOK 19,971,250. 2) The purchase price for each share shall be minimum NOK 1 and maximum NOK 200. 3) The authorisation may only be used (i) for investment purposes or subsequent sale or deletion of such shares, (ii) for the purpose of sale and/or transfer to employees in the company or the group as part of share and incentive programs for such employees and or to deliver bonus shares to employees as part of the employee tranche in the Company's IPO, and (iii) for the purpose of utilising the company's shares as transaction currency in acquisitions, mergers, demergers or other transactions. The board is otherwise free to decide the method of acquisition and disposal of the company's shares. The authorisation can be used in situations as described in the Securities Trading Act section 6-17. 4) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2024, however not after 30 June 2024. 5) This authorisation replaces the corresponding authorisation given at the extraordinary general meeting on 15 February 2022. |
7. GODKJENNING AV HONORAR TIL REVISOR FOR 2022 Styret foreslår at revisors honorar for 2022 godkjennes etter regning. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: | 7. APPROVAL OF AUDITOR'S FEES FOR 2022 The board proposes that the auditor’s fee for 2022 is approved as invoiced. The board proposes that the general meeting makes the following resolution: |
"Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for 2022 etter regning". | "The general meeting approves the annual auditor’s fees for 2022 as invoiced." |
8. GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL STYREMEDLEMMER, VALGKOMITEMEDLEMMER OG MEDLEMMER AV STYRETS UNDERKOMITEER Styret foreslår, i tråd med innstillingen fra valgkomiteen, at generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse for Selskapets styre- og varamedlemmer, medlemmer av valgkomite samt medlemmer av styrets underkomiteer, for perioden fra generalforsamlingen og frem til generalforsamlingen i 2024: Årlig styregodtgjørelse: - Styrets leder: NOK 924 000 - Styremedlem valg av aksjonærer: NOK 435 500 - Ansattvalgte styremedlemmer: NOK 250 000 - Ansattvalgte varamedlemmer: NOK 30 000 per deltatt møte Årlig godtgjørelse til valgkomiteen: - Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx (leder): Ingen - Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx: NOK 39 600 Årlig godtgjørelse til styrets underkomiteer: Revisjonsutvalget: - Xxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx (leder): NOK 220 000 - Xxx Xxxxxxx: NOK 132 000 - Xxxxxxxxx Xxxxxx: Ingen - Xxxxx Xxxxxx (ansattvalgt): NOK 35 000 Safety & Sustainability-komiteen: - Xxxxxx Xxxxxxxxx (leder): Ingen - Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx: NOK 132 000 - Xxx Xxxx Xxxxxxx (ansattvalgt): NOK 35 000 - Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (ansattvalgt): NOK 35 000 Godtgjørelseskomiteen: - Xxxxxxxx Xxxxxx (leder): NOK 63 800 - Xxxxx Xxxxxx: Ingen - Xxxxxx Xxxxxxxxxx (ansattvalgt): NOK 35 000 Styremedlemmer og/eller komitemedlemmer som er valgt av Eni International B.V skal ikke tildeles godtgjørelse for perioden fra generalforsamlingen og frem til generalforsamlingen i 2024. | 8. APPROVAL OF REMUNERATION FOR DIRECTORS, ELECTION COMMITTEE MEMBERS AND MEMBERS OF THE BOARD SUB-COMMITTEES The board proposes, in line with the recommendation from the election committee, that the general meeting approves the following remuneration for the Company's directors and alternates, members of the election committee as well as members of the board's sub-committees, for the period from the general meeting and to the annual general meeting in 2024: Annual remuneration for the board: - Chair: NOK 924,000 - Members elected by the shareholders: NOK 435,500 - Members elected by the employees: NOK 250,000 - Alternates elected by the employees: NOK 30,000 per attended meeting Annual remuneration for the election committee: - Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx (chair): None - Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx: NOK 39,600 Annual remuneration for the board's sub-committees: Audit Committee: - Xxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx (chair): NOK 220,000 - Xxx Xxxxxxx: NOK 132,000 - Xxxxxxxxx Xxxxxx: None - Xxxxx Xxxxxx (employee elected): NOK 35,000 Safety & Sustainability Committee: - Xxxxxx Xxxxxxxxx (chair): None - Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx: NOK 132,000 - Xxx Xxxx Xxxxxxx (employee elected): NOK 35,000 - Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (employee elected): NOK 35,000 Remuneration Committee: - Xxxxxxxx Xxxxxx (chair): NOK 63,800 - Xxxxx Xxxxxx: None - Xxxxxx Xxxxxxxxxx (employee elected): NOK 35,000 Board members and/or committee members elected by Eni International B.V shall not receive remuneration for the period from the general meeting and to the annual general meeting in 2024. |
9. GODKJENNING AV RETNINGSLINJER FOR LEDERLØNN | 9. APPROVAL OF GUIDELINES FOR REMUNERATION OF EXECUTIVE MANAGEMENT |
Styret har foreslått endringer i retningslinjer for fastsettelse av godtgjørelse til ledende ansatte i Selskapet. Retningslinjene er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside xxx.xxxxxxxxx.xx. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: "Retningslinjene for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes". | The board has proposed changes to the guidelines for remuneration of the executive management of the Company. The guidelines are available on the Company's website xxx.xxxxxxxxx.xx. The board proposes that the general meeting makes the following resolution: "The guidelines for remuneration of executive management are approved." |
10. GODKJENNING AV RAPPORT OM GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER "Rapport om godtgjørelse til ledende personer godkjennes". | 10. APPROVAL OF REPORT ON REMUNERATION OF THE EXECUTIVE MANAGEMENT In accordance with section 6-16b of the Norwegian Public Companies Act, the board has prepared a report on salary and other remuneration to the Company's executive management. The report is available on the Company's website: xxx.xxxxxxxxx.xx. "The report on remuneration of executive management is approved" |
11. VALG AV VARAMEDLEMMER TIL STYRET På bakgrunn av ønske fremsatt av Eni International B.V., foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak om utpeking av varamedlemmer til styret: "Xxxxxxx Xxxxxxxxx velges som personlig varamedlem for Xxxxxxxxx Xxxxxx og Xxxxx Xxxxxxxxxxx velges som personlig varamedlem for Xxxxx Xxxxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx velges som personlig varamedlem for Xxxxxx Xxxxxxxxx og Xxxxx Xxxxxxxxxxx". | 11. ELECTION OF ALTERNATE DIRECTORS TO THE BOARD Following a request made by Eni International B.V., the board proposes that the general meeting makes the following resolution to appoint alternate directors to the board: "Xxxxxxx Xxxxxxxxx is appointed as personal alternate director for Xxxxxxxxx Xxxxxx and Xxxxx Xxxxxxxxxxx is appointed as personal alternate director for Xxxxx Xxxxxx. Xxxxxxx Xxxxxxx is appointed as personal alternate director for Xxxxxx Xxxxxxxxx and Xxxxx Xxxxxxxxxxx". |
12. VEDTEKTSENDRING Fra 1. juli 2023 trer det i kraft nye regler i allmennaksjeloven for avholdes av generalforsamling som innebærer at påmeldingsfristen for deltakelse på generalforsamling ikke kan være kortere enn to dager, og at styret ikke lenger kan bestemme at aksjonærer som oversitter fristen likevel kan delta på møtet. Allmennaksjeloven 4-2 tredje ledd oppheves med virkning fra 1 juli 2023. For at Selskapets vedtekter skal harmonere med det nye regelverket foreslås det at vedtektenes § 9.5 "Sted, melding om oppmøte og registreringsdato" endres fra: | 12. CHANGES TO ARTICES OF ASSOCIATION As of 1 July 2023, new rules for general meetings will be implemented in the Norwegian Public Companies Act which entail that the notice for attendance on a general meeting cannot be shorter than two days, and the board may no longer decide to accept that shareholders failing to meet the deadline nevertheless are allowed to attend the meeting. Section 4-2 third paragraph of the Norwegian Public Companies Act is repealed with effect from 1 July 2023. In order to align the Company’s articles of associations with the new legislation, it is proposed that the articles of associations paragraph 9.5 "Location, notice of attendance and record date" is amended from: |
"Selskapet kan i innkallingen til generalforsamling sette en frist for påmelding som ikke kan utløpe tidligere enn fem kalenderdager før generalforsamlingen. Retten til å delta og stemme på selskapets generalforsamlinger kan kun utøves for aksjer som er ervervet og registrert i Euronext VPS den femte virkedagen før generalforsamlingen. Fysiske generalforsamlinger i selskapet kan avholdes andre steder enn i Sandnes kommune dersom styret finner det hensiktsmessig." til: "Aksjonærer som vil delta på generalforsamlingen må gi selskapet melding om dette på forhånd. Selskapet kan i innkallingen til generalforsamling sette en frist for påmelding som ikke kan utløpe tidligere enn to kalenderdager før generalforsamlingen. Fysiske generalforsamlinger i selskapet kan avholdes andre steder enn i Sandnes kommune dersom styret finner det hensiktsmessig." | "The company may in the notice of a general meeting give a deadline for the announcement of attendance, which cannot expire earlier than five calendar days prior to the general meeting. The right to participate and vote at general meetings of the company can only be exercised for shares which have been acquired and registered in Euronext VPS on the fifth business day prior to the general meeting. Physical general meetings of the company may be held in places other than in the municipality of Sandnes if the board considers it appropriate." to: "Shareholders who want to attend the general meeting must notify the company in advance. The company may in the notice of a general meeting give a deadline for the announcement of attendance, which cannot expire earlier than two calendar days prior to the general meeting. Physical general meetings of the company may be held in places other than in the municipality of Sandnes if the board considers it appropriate." |
* * * * * | * * * * * |
Deltakelse og påmelding Aksjonærer kan også forhåndsstemme eller gi fullmakt i henhold til instruksjonene under. Det vil ikke være mulig med fysisk deltakelse. | Attendance and registration Shareholders may also cast votes prior to the meeting or grant a proxy in accordance with the instructions set out below. It will not be possible to attend in person. |
Forhåndsstemming og fullmakter Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis elektronisk via Selskapets hjemmeside eller VPS' investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 2. mai 2023 kl. 16:00. Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Aksjeeiere kan gi fullmakt til styrets leder (eller den hun utpeker) eller en annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt og forhåndsstemmer kan sendes inn elektronisk via VPS' investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjemaet vedlagt denne innkallingen i henhold til de instrukser som følger av skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og sendt inn i tide. Styret ber | Advance voting and proxies Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such advance voting must be made online through the Company's websites or VPS' investor services for shareholders having access to such. The deadline for submitting advance votes is 2 May 2023 at 16:00 (CEST). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Shareholders may give proxy to the chair of the board (or whomever she authorises) or another person to vote for its shares. Proxies and early voting may be submitted electronically through VPS' investor services or by completing and submitting the registration or proxy form attached to this notice in accordance with the instructions set out therein. The proxy must be in writing, dated, signed and timely submitted. The board requires shareholders to |
aksjeeiere sende inn fullmakter slik at de mottas av Selskapet innen 2. mai 2023 kl. 16:00. Selskapets vedtekter inneholder krav til registreringsdato, hvilket medfører at kun aksjeeiere registrert som aksjeeier i Euronext VPS per 26. april 2023 vil kunne delta og stemme på generalforsamlingen. Hvis aksjene er registret på en forvalter i VPS, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemme for sine aksjer, må aksjene registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens eget navn innen registreringsdatoen, dvs. innen 26. april 2023. | submit proxies so they are received by the Company no later than 2 May 2023 at 16:00 hours (CEST). The Company's articles of association include a record date for attendance, which means that only shareholders who are registered as owners in Euronext VPS on 26 April 2023 are allowed to participate and vote at the general meeting. If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4-10 of the Norwegian Public Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for its shares, then the shares must be reregistered in a separate VPS account in the shareholders own name prior to the record date, i.e. by 26 April 2023. |
Aksjonærrettigheter Aksjeeiere kan i en viss utstrekning fremsette alternative vedtaksforslag for punkter som allerede er inkludert i agendaen og kreve at medlemmer av styret og/eller daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelig informasjon om forhold slik det ytterligere fremgår av allmennaksjeloven. Xxxxxxxxxx har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver | Shareholder rights Shareholders may to a certain extent table alternative resolutions for items already included on the agenda and request in the general meeting that members of the board and/or the chief executive officer provide available information about matters as set out in the Norwegian Public Companies Act. Shareholders are entitled to bring advisors, and xxx xxxxx the right of speech to one advisor. |
Andre forhold Vår Energi ASA er et allmennaksjeselskap og allmennaksjeloven gjelder for Selskapet. På dagen for innkallingen har Selskapet utstedt i alt 2 496 406 250 aksjer, hvorav 2 000 000 000 er ordinære aksjer og 4 er B-aksjer. Alle aksjene har én stemme hver, unntatt som det følger av vedtektenes § 6 med hensyn til valg av styre- og varamedlemmer til styret. I henhold til denne bestemmelsen vil kun B-aksjene stemme over forslaget inntatt under punkt 11 på agendaen (valg av varamedlemmer). Følgende dokumenter, samt andre dokumenter og informasjon knyttet til generalforsamlingen, vil være tilgjengelig på Selskapets hjemmeside xxx.xxxxxxxxx.xx: - Denne innkallingen og detaljer for deltakelse og fullmaktsskjema - Årsregnskap og årsrapport for 2022 - Retningslinjer for lederlønn - Rapport om godtgjørelse til ledende personer - Valgkomiteens innstilling Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per e-post (xx@xxxxxxxxx.xx) eller via Selskapets hjemmeside for å få tilsendt nevnte vedlegg vederlagsfritt per post. | Other matters Vår Energi ASA is a Norwegian public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 2,496,406,250 shares, of which 2,496,406,246 are ordinary shares and 4 are Class B shares. Each of the shares represent one vote, save as set out in section 6 of the Company's articles with respect to appointments of directors and deputy directors. Pursuant to this section, only the B-shares will vote on the proposal included under item 11 on the agenda (appointment of deputy directors). The following documents, as well as other documents regarding the general meeting, will be available on the Company's website xxx.xxxxxxxxx.xx: - This notice and the participation details and proxy forms - The 2022 annual report and annual accounts - The guidelines on executive remuneration - The report on remuneration of the executive management - The recommendation from the election committee Shareholders may contact the Company by email (xx@xxxxxxxxx.xx) or through the Company’s website in order to request the documents in question by post free of charge. |
13. april 2023 / 13 April 2023
På vegne av styret i / On behalf of the board of directors of
Vår Energi ASA
Xxxxxxxx Xxxxxx styreleder / chair
GUIDE FOR ONLINE PARTICIPATION Vår Energi ASA 4 May 2023 |
Vår Energi ASA will hold annual general meeting on May 4th 2023 at 15:00 CEST as a digital meeting, where you get the opportunity to participate online with your PC, phone or tablet. Below is a description of how to participate online. We also point out that you also can vote in advance or give a proxy before the meeting. See the notice for further details on advance voting and how to authorize a proxy. If you vote in advance or give a proxy, you can still log on to the general meeting to follow and ask questions, but you will not have the opportunity to vote on the items. By participating online, shareholders will receive a live webcast from the general meeting, the opportunity to ask written questions, and vote on each of the items. Secure identification of shareholders is done by using the unique reference number and PIN code assigned to each shareholder by the Norwegian Central Securities Depository (Euronext VPS) in relation to this General Meeting. No registration is required for shareholders who want to participate online, but shareholders must be logged in before the general meeting starts. Log ins after meeting has started will receive access, but with no voting rights. Shareholder who do not find their reference number and PIN code for access, or have other technical questions is welcome to call DNB Registrars Department on phone + 00 00 00 00 00 (between 08:00-15:30) |
HOW TO ACCESS THE ONLINE GENERAL MEETING |
To be able to participate online, you must go to the following website: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx either on your smartphone, tablet or PC. All major known browsers, such as Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. are supported. enter Meeting ID: 000-000-000 and click Join: Alternatively put direct link in your browser xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/000000000 As the company has decided to allow for guest log ins you will be prompted to decide between If you choose Guest log inn you will be asked to state your name and e-mail. You will not have voting rights or the right to speak in the meeting. If you are a shareholder, choose Shareholder log in. You must then identify yourself with. a) Ref. number from VPS for the general meeting b) PIN code from VPS for general meeting You can only log in on the day of the meeting, minimum one hour before the general meeting starts. Once you have logged in, you will be taken to the information page for the general meeting. Here you will find information from the company, and how this works technically. Note that you must have internet access throughout the meeting. If you for some reason log off, just log in again following steps above. |
HOW TO RECEIVE YOUR REFERENCE NUMBER AND PIN CODE | |
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the General Meeting, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services, select Corporate Actions, General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Xxx.xx.) and PIN code. All VPS directly registered shareholders have access to investor services either via xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx or internet bank. Contact your VPS account operator if you do not have access. Shareholders who have not selected electronic corporate messages in Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post together with the summons from the company (on registration form). | |
Custodian registered shareholders: Shares held through Custodians (nominee) accounts must be transferred to a segregated VPS account registered in the name of the shareholder to have voting rights on the General Meeting. Once shares are transferred to the segregated VPS account, a reference number and PIN code are assigned to this account. Please contact your custodian for further information. | |
HOW TO VOTE | |
When items are available for voting, you can vote on all items as quickly as you wish. Items are closed for voting as the general meeting considers them. Items will be pushed to your screen. Click on the vote icon if you click away from the poll. To vote, press your choice on each of the issues. FOR, AGAINST or ABSTAIN. Once you have cast your vote, you will see that your choice is marked. You also get a choice where you can vote jointly on all items. If you use this option, you can still override the choice on items one by one if desired. To change your vote, click on another option. You can also choose to cancel. You can change or cancel your vote until the chair of the meeting concludes the voting on the individual items. Your last choice will be valid. NB: Logged in shareholders who have voted in advance or given a power of attorney will not have the opportunity to vote but can follow and write messages if desired. | |
QUESTIONS TO THE CHAIRPERSON
Questions or messages relating to the items on the agenda can be submitted by the shareholder or appointed proxy at any time during the meeting as long as chair of the meeting holds this open.
If you would like to ask a question relating to the items on the agenda, select the messaging icon.
Enter your question in the message box that says "Ask a Question". When you have finished writing your question, click on the submit button.
Questions submitted online will be moderated before going to the chair. This is to avoid repetition of questions as well as removal of inappropriate language.
All shareholders who submit questions will be identified with their full names, but not holding of shares.
GUIDE FOR ONLINE DELTAKELSE Vår Energi ASA 4 May 2023 |
Vår Energi ASA vil gjennomføre ordinær generalforsamling den 4. mai 2023 kl. 15:00 CEST som et digitalt møte, hvor du får muligheten til å delta online med din pc, telefon eller nettbrett. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan du deltar online. Vi gjør samtidig oppmerksom på at du også, har mulighet til å forhåndsstemme eller gi fullmakt før møtet. Se innkalling for nærmere detaljer for forhåndsstemming og hvordan gi fullmakt. Om du forhåndsstemmer eller gir fullmakt kan du fortsatt logge deg på generalforsamlingen for å følge med samt stille spørsmål, men du vil ikke få muligheten til å stemme på sakene. Ved å delta online vil aksjonærer få direktesendt webcast (lyd og video) fra generalforsamlingen, mulighet til å stille skriftlige spørsmål, samt avgi stemme på hver enkelt av sakene. Sikker identifisering av aksjonærene blir gjort ved å bruke det unike referansenummeret og PIN-koden som tildeles hver aksjonær og fullmektig i Verdipapirsentralen (Euronext VPS) for generalforsamlingen. Ingen påmelding er nødvendig eller ønskelig for aksjonærer som vil delta online, men aksjonærer må være logget inn før generalforsamlingen starter. Logger du inn etter at generalforsamlingen har startet vil du få tilgang, men uten stemmerett. Aksjonærer som ikke finner sitt referansenummer og PIN-kode for pålogging, eller har andre tekniske spørsmål er velkomne til å ringe DNB Bank Verdipapirservice på telefon x00 00 00 00 00 (mellom 08:00-15:30) |
HVORDAN FÅ TILGANG TIL GENERALFORSAMLINGEN ONLINE |
For å kunne delta online må du gå inn på følgende nettside: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx enten på din smarttelefon, nettbrett eller pc. Alle store kjente nettlesere, som Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. støttes. Skriv inn Møte-ID: 000-000-000 og klikk BLI MED PÅ MØTET Alternativt skriv/lim inn direkte lenke i din nettleser xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/000000000 Da selskapet tillater gjestepålogging, vil du du så bli bedt om å velge mellom Hvis du velger Gjesteinnlogging inn vil du bli bedt om å oppgi navn og e-post. Du vil ikke ha stemmerett eller talerett i møtet. Hvis du er aksjonær, velg Aksjonær logg inn. Du må så identifisere deg med. a) Ref. nummer fra VPS for generalforsamlingen b) PIN-kode fra VPS for generalforsamling Du vil kun ha mulighet til å logge inn på generalforsamlingsdagen senest en time før møtet starter. Når du er logget inn kommer du til informasjonssiden til generalforsamlingen. Her finner du informasjon fra selskapet og hvordan dette fungere teknisk. Merk at du må ha internettilgang under hele møtet. Om du skulle logge ut, logg deg inn igjen på nytt ved å følge stegene over. |
HVORDAN MOTTA REFERANSENUMMER OG PIN-KODE FRA VPS | |
Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet for bruk til generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Xxx.xx.) og PIN-kode. Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang. Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra selskapet. (på registrerings blankett) | |
Forvalterregistrerte aksjeeiere: Aksjer som er holdt på en forvalter konto (nominee), må overføres til en segregert konto i den reelle eiers navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen. Når aksjer overføres til den segregerte kontoen dannes det Xxx.xx og PIN-kode for denne kontoen. Vennligst kontakt din forvalter om du ønsker ytterligere informasjon om dette. | |
HVORDAN AVGI STEMME | |
Når saker er tilgjengelig for avstemming kan du stemme på alle saker så raskt du ønsker. Saker lukkes etter hvert som generalforsamlingen behandler de. Saker vil skyves til din skjerm. Klikk på AVSTEMMING om du klikker deg bort fra avstemmingen For å stemme, trykk på ditt valg på hver av sakene. FOR, MOT eller AVSTÅR. Når du har avgitt stemme vil du se at ditt valg er markert. Du får også et valg hvor du kan stemme samlet på alle saker. Bruker du dette valget kan du fortsatt overstyre valget på enkelte saker om ønskelig. For å endre din stemme, klikk på et annet valg. Du kan også velge å kansellere. Du kan endre eller kansellere din avgitte stemme helt fram til møteleder avslutter avstemmingen på de enkelte sakene. Ditt siste valg vil være gjeldende. (i) NB: Innloggede aksjonærer som har forhåndsstemt eller gitt fullmakt, vil ikke få muligheten til å stemme, men kan følge med og skrive meldinger om ønskelig. | |
SPØRSMÅL TIL GENERALFORSAMLINGEN | |
Spørsmål eller kommentarer om sakene på agendaen kan sendes inn av aksjonærene under hele generalforsamlingen, så lenge møteleder holder åpent for dette. For å se publiserte spørsmål fra andre aksjonærer, eller dersom du selv ønsker å stille spørsmål eller gi kommentar til noen av sakene på agendaen, velg meldingsikonet. Skriv inn spørsmålet eller kommentaren din i meldings boksen der det står «Still et spørsmål». Når du har skrevet ferdig, klikk på send knappen. Spørsmål sendt inn online vil bli moderert før de går til møteleder. Dette for å unngå gjentakelse av spørsmål samt fjerning av upassende språk. Alle aksjonærer som sender inn spørsmål eller kommentarer vil bli identifisert for andre aksjonærer ved navn, men ikke aksjebeholdning. | |
Ref no: PIN - code:
Notice of Annual General Meeting in Vår Energi ASA
The Annual General Meeting in Vår Energi ASA will be held on 4th May 2023 at 15:00 CEST as a virtual meeting.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ”Beholdning” and vote for the number of shares registered in Euronext per Record date 26 April 2023.
The deadline for electronic registration of advance votes, proxy of and instructions is May 2nd 2023 16:00 CEST.
Electronic registration
Alternatively, “Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically”.
Step 1 – Register during the enrollment/registration period:
• Either through the company's website xxx.xxxxxxxxx.xx using a reference number and PIN – code (for those of you who receive the notice by post-service), or
• Log in through VPS Investor services; available at xxxxxxxxxxx.xx or through own account keeper (bank/broker). Once logged in - choose Corporate Actions – General Meeting – ISIN
You will see your name, reference number, PIN - code and balance. At the bottom you will find these choices:
If you have advance votes, you use the first picture (grey boxes), otherwise use the next picture
"Enroll" - There is no need for registration for online participation, enrollment is not mandatory
"Advance vote" - If you would like to vote in advance of the meeting
"Delegate Proxy" - Give proxy to the chair of the Board of Directors or another person
"Close" - Press this if you do not wish to register
Step 2 – The general meeting day:
Online participation: Please login through xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/000000000. You must identify yourself using the reference number and PIN - code from VPS - see step 1 above. Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone x00 00 00 00 00 (08:00-am – 3:30 pm).
If you are not logged in before the meeting starts, you will be granted access, but without the right to vote.
Ref no: PIN-code:
Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically.
The signed form can be sent as an attachment in an e-mail* to xxxx@xxx.xx (scan this form) or by post service to DNB Bank Registrars Department, P.O Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions must be received no later than May 2nd 2023 at 4:00 pm (CEST) If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company certificate.
*Will be unsecured unless the sender himself secure the e-mail.
The undersigned shares would like to be represented at the general meeting in Vår Energi ASA as follows (mark off):
☐ Open proxy for the Board of Directors or the person he or she authorizes (do not mark the items below)
☐ Proxy of attorney with instructions to the Board of directors or the person he or she authorizes (mark “For”, “Against” or “Abstein” on the individual items below)
☐ Advance votes («For», «Against» or «Abstain» on the individual items below)
☐ Open proxy to (do not mark items below – agree directly with your proxy solicitor if you wish to give instructions on how to vote)
(enter the proxy solicitors name in the block letters) |
Note: Proxy solicitor must contact DNB Bank Registrars Department by phone x00 00 00 00 00 (08:00-am – 3:30 pm) for login details. |
Voting must take place in accordance with the instructions below. Missing or unclear markings are considered a vote in line with the board's and the election committee's recommendations. If a proposal is put forward in addition to, or as a replacement for, the proposal in the notice, the proxy determines the voting.
Agenda for the Annual General Meeting 4 May 2023 | For | Against | Abstain |
1. Election of Chair of the meeting and a person to co-sign the minutes | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
2. Approval of notice and agenda | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
3. Approval of company’s annual accounts and annual report for 2022 | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
4. Authorisation to the Board to resolve and declare dividends | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
5. Authorisation to the Board to increase share capital | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
6. Authorisation to the Board to acquire and grant security in treasury shares | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
7. Approval of auditor’s fees for 2022 | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
8. Approval of remuneration of directors, election committee members and members of the Board sub-committees | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
9. Approval of guidelines for remuneration of executive management | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
10. Approval of report on remuneration of the executive management | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
11. Election of alternate directors to the Board | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
12. Approval of changes to the articles of association | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
The form must be dated and signed
Place Date Shareholder’s signature
Xxx.xx: Pin-kode:
Innkalling til ordinær generalforsamling i Vår Energi ASA
Ordinær generalforsamling i Vår Energi ASA avholdes 4. mai 15:00 CEST som et virtuelt møte, .
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: ”Beholdning” stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext VPS per Record date 26. april 2023.
Frist for registrering av forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser er 2. mai 16:00 CEST.
Elektronisk registrering
Bruk alternativt «Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk»
Steg 1 – Registrer deg i påmeldings/registrerings perioden:
• Enten via selskapets hjemmeside xxx.xxxxxxxxx.xx ved hjelp av referansenummer og PIN-kode (for de som får innkalling i posten), eller
• Innlogget i VPS Investortjenester; tilgjengelig på xxxxxxxxxxx.xx eller gjennom kontofører (bank/megler). Når du har logget inn i VPS Investortjenester, velg: Hendelser – Generalforsamling – ISIN
Du vil se ditt navn, xxx.xx, PIN-kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene
Dersom dere har forhåndsstemmer benytter dere første bilde (grå bokser), ellers benytter dere neste bilde
«Meld på» – Påmelding for aksjonærer som skal møte fysisk. Det ønskes ikke påmelding fra aksjonærer som skal delta online. «Forhåndsstem» - Her angir du din forhåndsstemme
«Avgi fullmakt» - Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person
«Avslutt» - Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering
Steg 2 – På generalforsamlingsdagen:
.
Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/000000000. Logg deg på ved hjelp av xxx.xx og PIN-kode fra VPS - se steg 1 over for hvordan du finner dette. Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte. DNB Bank Verdipapirservice på telefon x00 00 00 00 00 (08:00 – 15:30).
Dersom du ikke er innlogget før møtet starter vil du få tilgang, men uten stemmerett.
Xxx.xx.: Pin-kode:
Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk.
Signert blankett sendes som vedlegg i e-post* til xxxx@xxx.xx (skann denne blanketten), eller pr. post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 0000 Xxxxxxx, 0000 Xxxx. Blanketten må være mottatt senest 2. mai 2023 kl. 16:00. Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest.
*Vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten.
Undertegnede sine aksjer ønskes representert på generalforsamlingen i Vår Energi ASA som følger (kryss av):
☐ Xxxxxxxx uten stemmeinstruks til styrets leder eller den hen bemyndiger (ikke kryss av på sakene under)
☐ Fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder eller den hen bemyndiger (kryss av «For», «Mot» eller
«Avstå» på de enkelte sakene på agendaen under)
☐ Forhåndsstemmer (marker, «For», «Mot» eller «Avstå» på de enkelte sakene under)
☐ Åpen fullmakt til (ikke kryss av på sakene under - eventuell stemmeinstruks avtales direkte med fullmektig):
(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver)
NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon x00 00 00 00 00 (08:00 – 15:30) for påloggingsdetaljer ved online deltagelse.
Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
Xxxxxx ordinær generalforsamling 4. mai 2023 | For | Mot | Avstå |
1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
3. Godkjenning av selskapets årsregnskap og årsrapport for 2022 | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
4. Fullmakt til styret for utdeling av utbytte | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
5. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
6. Fullmakt til styret til å erverve og ta pant i egne aksjer | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
7. Godkjenning av honorar til revisor for 2022 | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
8. Godkjenning av godtgjørelse til styremedlemmer, valgkomitemedlemmer og medlemmer av styrets underkomiteer | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
9. Godkjenning av retningslinjer for lederlønn | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
10. Godkjenning av rapport om godtgjørelse til ledende personer | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
11. Valg av varamedlemmer til styret | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
12. Vedtektsendring | 🞏 | 🞏 | 🞏 |
Blanketten må være datert og signert
Sted Xxxx Xxxxxxxxxx
underskrift