AVTALE mellom
AVTALE mellom
NORGES SKIFORBUND (heretter NSF)
og
XX (heretter ARRANGØREN)
1. BAKGRUNN
NSF innehar alle rettigheter til alle renn på NSFs terminliste, jf. NSFs Fellesreglement pkt. 201.
I henhold til NSFs Fellesreglement kapittel 202 tildeler NSF v/Skistyret arrangementene til lokale arrangører som gjennomfører disse som tekniske arrangører på vegne av NSF. Tildelingen av arrangementene skjer på de vilkår som følger av de til enhver tid gjeldende regler fastsatt NSF samt denne avtalen.
2. FORMÅL
Formålet med denne avtalen er å sikre en optimal gjennomføring av de arrangementene som denne avtalen omfatter, samt å fordele de nærmere rettigheter og forpliktelser mellom partene.
3. TILDELING AV ARRANGEMENTET
3.1 Tildeling
NSF tildeler hermed arrangementene NM xx 20xx til xx. Arrangementet omfatter xx. Dato er fastsatt til xx. - xx. 20xx. Øvelser og detaljert program fastsettes av NSF.
3.2 ARRANGØRENs ansvar
ARRANGØREN påtar seg ansvaret for å gjennomføre arrangementet i iht. de til enhver tid gjeldende regler fastsatt av FIS og NSF, samt de forpliktelser som følger av denne avtalen.
NSFs reglement skal i tilfelle motstrid gå foran denne avtalen.
3.3 Radio-, TV- og øvrige medierettigheter
NSF innehar samtlige av medierettigheter knyttet til alle terminfestede nasjonale skikonkurranser i Norge, jf. Fellesreglementets pkt. 208.
3.4 Øvrige kommersielle rettigheter
Alle kommersielle rettigheter til arrangementene tilhører NSF, dersom rettighetene gjennom denne avtalen uttrykkelig er overdratt til ARRANGØREN. ARRANGØREN kan ikke inngå noen kommersielle avtaler uten at det er hjemlet i denne avtalen.
ARRANGØREN kan ikke inngå noen kommersielle avtaler uten at dette er hjemlet i denne avtalen. NSF overdrar hermed til ARRANGØREN de rettigheter som følger av denne avtalens vedlegg 1.
Selv om ARRANGØREN har fått rett til å selge markedsavtaler til arrangementet iht. denne avtalens vedlegg 1, kan ikke ARRANGØREN selge kommersielle rettigheter innenfor de produktkategorier som
omfattes av de avtalene som er solgt, eller som kan/vil bli inngått av NSF. ARRANGØREN skal heller ikke på noen måte opptre slik at noen av disse rettighetene/avtalene krenkes.
For markedsrettigheter som ARRANGØREN iht. denne avtalen er tildelt, skal ARRANGØREN først tilby disse sponsorer av NSF. I de tilfeller der ARRANGØR er hovedbidragsyter for en sponsoravtale på arrangementet har ARRANGØR rett til en provisjon på 15% av avtalens nettosum.
ARRANGØREN kan når førsteretten eventuelt ikke benyttes av NSFs sponsorer, selge sine rettigheter etter denne avtalen på den måten ARRANGØREN selv velger, dog alltid innenfor de regler som til enhver tid gjelder for NSF. Se vedlegg 1 for detaljer og informasjon.
Eventuell avtale som ARRANGØREN inngår med sponsorformidlingsselskap skal forelegges og godkjennes av NSF.
4. NSFs RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER
4.1 Beskrivelse av unntak
NSF beholder ved denne avtalen alle kommersielle rettigheter knyttet til arrangementene med unntak av:
Billettsalg
• Servering i arenaen(e)
• Kiosksalg i arenaen(e)
• Rettigheter omtalt i vedlegg 1
4.2 Tv-sending
NSF skal sørge for at arrangementene blir TV-sendt. ARRANGØREN skal tilrettelegge for TV- produksjonen og dekker kostnadene for dette i samsvar med punkt 6.
5. ARRANGØRENS RETTIGHETER OG FORPLIKTELSER
5.1 Arrangøren
ARRANGØREN gjennomfører arrangementene som omfattes av denne avtalen på best mulig måte slim at arrangementene tilfredsstiller de krav som forventes av NSF, TV produsent, sponsorer og av omverdenen for øvrig.
ARRANGØREN skal bekoste og forestå all planlegging, all forberedelse og all gjennomføring av arrangementene.
ARRANGØRENs forpliktelser omfatter alle forhold som er nødvendige og som følger av NSFs Fellesreglements kapittel 211 – 221 samt denne avtale.
5.2 Organisasjonskomiteen
Organisasjonskomiteens sammensetning og evt. endringer skal godkjennes av NSF og skal være i henhold til Fellesreglementets kapittel 211.
NSFs arrangementsavdeling deltar på møter i organisasjonskomiteen og arbeidsutvalget etter behov og kapasitet, og skal bistå ARRANGØREN med råd og veiledning. ARRANGØREN skal oversende møteplan så snart denne foreligger, og informere ved eventuelle oppdateringer på denne. Alle møtereferat skal sendes NSF.
Arrangementsavdelingens bistand mv. innbefatter bl.a.:
• Oppfølging av avtalen mellom NSF og ARRANGØREN
• Løpende kontakt med ARRANGØREN om forberedelsene til arrangementet.
• Fastsette starttider i samarbeid med TV-rettighetshaver.
• Avklaring og kontroll av kommersielle rettigheter.
• Kvalitet på innkvartering, transport og mat.
• Oppfølging av TV-produksjonen og NSFs TV-rettigheter til arrangementet.
NSF v/arrangementsavdelingen kan stille krav til ARRANGØREN i henhold til denne arrangøravtalen.
5.3 Arena, lokaliteter og infrastruktur
Arena og fasiliteter skal være iht. NSF sine krav. Se for øvrig denne avtalens vedlegg 4 (arenaproduksjon) og 4 (tidtaking) og kravene i NSFs søknadsskjema for TV-sendte renn.
ARRANGØREN skal stille til rådighet for NSFs arrangementsavdeling kontor på inntil 10 kvm dersom dette er mulig.
Service-/nasjonsområde skal være tilstrekkelig stort iht. De krav som følger av reglement.
ARRANGØREN skal tilrettelegge for funksjonshemmede, som for eksempel reservert parkering, egnet tribuneplass og toaletter.
Konkurransearenaer skal være godkjent av NSF. Godkjenning skal innhentes i god tid før gjennomføringen av arrangementene.
5.4 Fremdriftsplan
ARRANGØREN skal utarbeide en fremdriftsplan for planlegging, forberedelse, gjennomføring og etterarbeid.
5.5 FIS Calendar og NSFs terminliste
ARRANGØREN skal sørge for at NSF innen 15. august hvert år får de opplysninger som skal legges inn i FIS Ski Calendar og NSFs terminliste via idrettens databasesystem. ARRANGØREN betaler kalenderavgift til FIS iht. FIS sitt reglement.
5.6 Teknisk delegerte og dommere
Teknisk delegerte (TD’er) og dommere oppnevnes i samsvar med FIS og NSFs reglement.
ARRANGØREN betaler utgifter til reise og opphold mv. i samsvar med FIS og NSF’s reglement.
5.7 Hjemmeside
Det skal opprettes en egen hjemmeside for arrangementet. Oppsett, innhold og design skal godkjennes av NSF. Ref. også denne avtalens pkt. 5.9 ang. bruk av logoer.
ARRANGØREN er pliktet til å benytte hjemmeside via NSFs plattform og standardmal. Dette gjelder nordiske grener.
5.8 Renninnbydelse
ARRANGØREN skal invitere til arrangementet på vegne av NSF. Krav til innhold fremgår av NSFs Fellesreglement. Innbydelsen skal forelegges NSF til godkjenning før utsendelse.
5.9 Profilering av NSF. Bruk av logoer
NSF’s logoer skal brukes på alle offisielle publikasjoner som invitasjon, hjemmeside, program, avis og
start- og resultatlister.
Logoer fås ved henvendelse til NSF.
NSF’s flagg skal brukes på arenaen(e).
NSF har rett til inntil 40 meter arenareklame med egenprofilering av NSF.
Det er ikke tillat å benytte NSF’s logo på klær, unntatt dersom man benytter klesleverandør som har avtale med NSF.
Bruk av landslagsutøvere i markedsføring og på markedsmateriell, for eksempel på bilder, skal godkjennes av NSF i hvert enkelt tilfelle. ARRANGØREN kan benytte bilder til intern bruk fra NSFs database etter nærmere avtale.
5.10 Smørefasiliteter
ARRANGØREN skal tilby lokaliteter for skipreparering på arenaen. Dette kan være telt, brakker eller rom i bygninger som er formålstjenlig. ARRANGØREN har anledning til å kreve en leiesum for fasilitetene. I tråd med NSF´s arbeid med å redusere kostnader, oppfordrer vi ARRANGØREN til å holde leiepriser på et lavest mulig nivå.
ARRANGØREN skal også informere overnattingsstedene om behovet for smørefasiliteter og sørge for at overnattingsstedene klargjør for dette.
Avfallsregler for NC, NM, SC og FIS -renn i Norge skal følges. Se link:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/00xxxxxxxx0x0x00x00x0x000000000x/xxxxxxxxxxxxxxxx g-2019-26-nov.pdf
5.11 Skipool-leverandører
Rutiner og retningslinjer for fasiliteter, priser mv. i forhold til leverandørene utarbeides i forkant av hver sesong av NSF langrenn, og ettersendes som et vedlegg til denne kontrakten ved forespørsel fra ARRANGØR.
5.12 Akkreditering
ARRANGØREN og NSF fastsetter sammen hvilket akkrediteringssystem og soner som skal benyttes.
NSF har rett på det antall akkrediteringer, kjøre- og parkeringstillatelser man har behov for til ansatte, tillitsvalgte og andre personer tilknyttet NSF.
5.13 Invitasjoner, innbudte gjester, akkreditering og billetter
Invitasjon til å overvære arrangementet sendes NSF. NSF videresender invitasjonen til Skistyrets medlemmer og andre aktuelle personer i NSF’s komiteer og administrasjon. Invitasjonen sendes også til den aktuelle skikretsen. Dette gjelder spesielt offisielle gjester som kongehus og regjeringsmedlemmer.
ARRANGØREN skal ikke ha utgifter forbundet med de inviterte, men skal være behjelpelig med å bestille overnatting.
ARRANGØREN stiller gratis til disposisjon for NSF inntil 400 ordinere billetter pr. arena pr. dag.
5.14 NSFs offisielle representant
NSF oppnevner en eller flere offisielle representanter fra Skistyret og/eller de aktuelle grenkomiteene. Representantenes oppgaver er av formell karakter.
5.15 Data og tidtaking
NSF dekker kostnadene til data og tidtaking. Krav til lokaliteter og infrastruktur for data/tidtaking fremgår av vedlegg 2.
5.16 Resultatlister
Resultatlister utformes iht. FIS regelverk. Utøvernes FIS-Code skal fremgå. Resultatlistene skal sendes FIS og NSF.
5.18 Arenaproduksjon, storskjerm, lyd og speaker
NSF stiller med arenaproduksjon og storskjerm, og dekker kostnadene til dette. Dette inkluderer arenaprodusent, hovedspeaker, billedprodusent og fotograf for storskjermproduksjonen. Personell utover dette: xxxxxxx og utegående speaker, må skaffes og bekostes av ARRANGØR. ARRANGØREN må sørge for nødvendig infrastruktur, lydanlegg og lokaliteter til arenaproduksjon, samt bespisning til personellet på arenaen.
ARRANGØREN skal forholde seg til - og samarbeide nært med - NSFs storskjermkoordinator i alle sammenhenger som omhandler arenaproduksjon, storskjerm, lyd og speaker.
ARRANGØR plikter å følge NSFs retningslinjer for arenaproduksjon (vedlegg 3).
5.19 Presse og media
ARRANGØREN skal tilrettelegge for presse og media. Pressesenteret skal ha tilstrekkelig internettilknytning. Størrelse og innredning på pressesenter og kapasitet på internett skal gjennomgås og godkjennes av NSF på forhånd.
Pressen bør tilbys enkel servering gratis. Minimum kaffe, te, mineralvann og frukt.
Mixed zone-skisse utformes av NSF, og godkjennes av TV-produksjonsselskap og TV-rettighetshaver. Kun personer godkjent av NSF har adgang til mixed zone.
5.20 Premier og seremonier
Seremonier skal planlegges og gjennomføres i koordinering med NSF.
Blomsterseremoni skjer umiddelbart etter gjennomført renn i koordinering med NSF og tv. Medaljeseremoni gjennomføres etter pressekonferanse/mixed zone intervjuer og koordineres av ARRANGØR med støtte av NSF.
Offisielle representanter fra NSF deler ut diplomer, medaljer og kongepokal. Lokale representanter deler ut lokale premier.
5.21 Barne- og ungdomsprosjekter
NSF anbefaler ARRANGØREN å gjennomføre prosjekter for barn og ungdom i tilknytning til arrangementene. Kompetanse og rådgivning kan fås gjennom NSFs kretsansatte og skiklubbutviklere.
5.22 NSFs arrangørseminar og arrangørmøter
ARRANGØREN skal delta på NSFs arrangørseminar når det avholdes, samt eventuelle møter og seminarer som NSF gjennomfører i tillegg. ARRANGØREN skal selv bekoste deltagelse, reise og opphold.
5.23 Avlysning/flytting
Dersom arrangementene eller deler av arrangementene må avlyses eller flyttes (enten som følge av NSFs eller av juryens avgjørelse) er det NSFs ansvar å vedta at hele eller deler av arrangementet, kan flyttes til et annet sted med ARRANGØREN eller en annen arrangør.
5.24 Rent Idrettslag
ARRANGØREN plikter å gjennomføre Antidoping Norges e-læringsprogram “Rent Idrettslag”.
5.25 Miljø og bærekraft
ARRANGØREN skal lage en bærekraftsplan for arrangementet. Denne skal inneholde en oversikt over mål og tiltak innenfor minimum:
- Transport som interntransport, publikumtransport/kollektivtilbud
- Avfall og resirkulering som rutiner og fraksjoner iht. nasjonale avfallsregler
- Innkjøp som engangsartikler, mat og drikke o.l.
- Energi som oppvarming, snøproduksjon o.l.
Planen skal tilgjengeliggjøres for alle stakeholdere i arrangementet og oversendes NSF minimum 1.mnd før arrangementsstart.
ARRANGØREN skal sørge for at arena, publikumsområder langs konkurransetraseen og langs adkomster er ryddet og rent etter arrangementets slutt.
Se NSFs arrangementside for inspirasjon: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/
5.26 Para
Hvis ikke annen info er gitt skal det legges til rette for at para-utøvere deltar på NM. ARRANGØREN plikter å tilrettelegge for at para-utøverne også får gjennomført sitt NM med de tilpasninger som er nødvendig.
5.27 Kontaktperson NRK
ARRANGØREN plikter å oppnevne en kontaktperson til NRK.
5.28 Fluorforbud
ARRANGØREN plikter å tilrettelegge område i tilknytting til start/mål for oppsett av fluorteststasjon (3x3m telt). I tillegg plikter ARRANGØREN å stille med et vist antall personer etter nærmere avtale med NSF kontaktperson. ARRANGØREN betaler honorar etter FIS reglement. NSF dekker reise og opphold.
6 ØKONOMISKE FORHOLD
6.1 Tilskudd
Alle kostnader med arrangementene er ARRANGØRENS ansvar og dekkes og betales av ARRANGØREN. NSF skal ikke holdes ansvarlig for noen kostnader.
NSF betaler et tilskudd til ARRANGØREN. Dette beløpet er fastsatt til kr xx.
Beløpet utbetales etter følgende betalingsplan etter mottatte fakturaer fra ARRANGØREN. Ved signatur av avtale, 40%
14 dager før arrangement, 30% Dagen etter gjennomført renn, 20%
10 % når prosjektregnskapet er presentert og akseptert av NSF
6.2 Budsjett
NSF skal til enhver tid ha innsyn i alle budsjetter og økonomiske disposisjoner angående arrangementet.
Dersom det oppstår forhold/hendelser som medfører høyere risiko for ARRANGØREN, skal ARRANGØREN fortløpende ha dialog med NSF om inngåelse av ikke-reversible avtaler med betydelig økonomisk omfang. Hendelser kan innebære, men er ikke begrenset til, smittevernstiltak.
6.3 Inntekter
ARRANGØREN beholder alle inntekter som oppnås i form av offentlige eller andre tilskudd, gaver, donasjoner etc. som ikke er kommersielle inntekter.
6.4 Regnskap
Fullstendig regnskap for arrangementene skal sendes NSF senest 3 måneder etter arrangementenes avslutning.
7. DEKNING AV TAP VED AVLYSNING OG/ELLER FLYTTING OG FORSIKRINGER
7.1 Dekning av tap som følge av hel eller delvis avlysning og/eller flytting av arrangementet
NSF er selvassurandør og dekker selv de tap som NSF påføres ved avlysning og/eller flytting, herunder tap etter bortfall av NSFs TV- og markedsinntekter.
NSF dekker ARRANGØRENs faktiske tap som ARRANGØREN direkte påføres ved avlysning og/eller flytting, dog begrenset til:
• Påløpte utgifter til kjøp av de tjenester ved å planlegge, forberede og gjennomføre arrangementene, samt utføre nødvendig etterarbeid.
Summen av punkt 1 og 2 skal ikke utgjøre mer enn tilskuddets størrelse, minus premiepenger. Ved hendelser som medfører avlysning/flytting 60 dager før første renndag, begrenses dekningen av påløpte kostnader til 70% av det totale tilskuddet, minus premiepenger.
NSF dekker heller ikke ARRANGØRENS bortfall av inntekter av de kommersielle rettigheter som er tildelt ARRANGØREN etter pkt. 3.4. eller bortfall av andre inntekter som ARRANGØREN mottar.
Dersom ARRANGØREN gjennom offentlige støtteordninger får kompensert hele eller deler av sitt faktiske tap, reduseres NSFs tapsdekning iht. Dette.
7.2 Dekning av tap som følge av skadeforvoldelse – ansvarsforsikringer
ARRANGØREN skal tegne og bekoste ansvars/ulykkesforsikring som minimum skal dekke følgende forhold:
Skade/tap som blir påført en person i ARRANGØRS tjeneste og/eller en annen person til stede eller slike personers ting og eiendeler, eller evt. skade/tap som person i ARRANGØRS tjeneste påfører 3.mann eller 3.manns ting og eiendeler.
ARRANGØREN skal under enhver omstendighet søke å holde NSF skadesløs for ethvert krav som måtte rettes mot NSF som følge av slike skader/tap.
For øvrig gjelder kravene til forsikring NSF reglement.
8. SAMARBEID
ARRANGØREN og NSF skal samarbeide tett om alle forhold knyttet til planleggingen, forberedelsene og gjennomføringen av arrangementet. NSF skal til enhver tid ha fullt innsyn i alle forhold vedrørende arrangementet.
9. MISLIGHOLD
9.1 Mislighold fra ARRANGØRENs side
Dersom ARRANGØREN vesentlig misligholder sine forpliktelser i henhold til denne avtale eller unnlater å rette opp et mislighold av denne avtale innen 14 dager etter å ha blitt oppfordret til det ved skriftlig varsel fra NSF, kan NSF heve avtalen.
Som vesentlig mislighold regnes blant annet:
• Salg av rettigheter som ikke disponeres av ARRANGØREN uten samtykke fra NSF
• Manglende planlegging, forberedelse og/eller gjennomføring av arrangementene iht. ARRANGØRENS forpliktelser.
9.2 Mislighold fra NSFs side
Xxxxxx NSF vesentlig misligholder sine forpliktelser i henhold til denne avtale eller unnlater å rette opp et mislighold av denne avtale innen 14 dager etter å ha blitt oppfordret til det ved skriftlig varsel fra ARRANGØREN, kan ARRANGØREN heve avtalen.
9.3 Rettigheter
10. TVISTELØSNING
Enhver tvist eller uoverensstemmelse vedrørende denne avtalen skal søkes løst i minnelighet. Partene skal lojalt og etter beste evne søke å bidra til at løsningen skjer ved forhandlinger.
Dersom løsning ikke oppnås i minnelighet innen 30 dager etter at en av partene har krevd forhandlinger, jf. avsnittet ovenfor, skal tvisten løses ved de sivile domstoler.
Vernetinget avtales til å være i Oslo.
11. REFORHANDLING
Hvis rammebetingelsene for NSFs og/eller ARRANGØRENs virksomhet endres i vesentlig grad, gis hver av partene rett til å kreve reforhandling av avtalen. Slik forhandling skal i så fall starte innen to uker etter at den annen part har mottatt skriftlig krav om reforhandling.
12. KONTAKTPERSONER
NSF: ARRANGØREN:
Følgende vedlegg inngår som en del av denne avtalen:
1. Kommersielle rettigheter i forholdet mellom NSF og ARRANGØREN
2. Samarbeid og forpliktelser i forholdet mellom NRK, NSF og ARRANGØREN.
3. Arenaproduksjon og storskjerm
4. Forpliktelser ved data/tidtaking
Sted/dato …….. Sted/dato……..
NORGES SKIFORBUND ARRANGØREN
xx xx
Generalsekretær Styreleder
xx
Leder organisasjonskomiteen
Vedlegg 1: Kommersielle rettigheter i forholdet mellom NSF og ARRANGØREN
1. Formålet med dette vedlegget er å legge til rette for salg av sponsor- og hospitality- rettigheter i ARRANGØRENs lokalmarked i forbindelse med arrangement.
2. Alle markeds- og hospitality-rettigheter knyttet til arrangement styres av NSF på vegne av FIS. Ingen andre parter kan selge eller disponere disse rettighetene uten etter avtale med NSF.
3. NSF forestår salget av sine sponsorrettigheter for arrangementet. Dette omfatter hovedsponsorer som disponerer reklameplass på startnummer, all arenareklame i TV-sone, og for øvrig reklameplass i alle typer trykksaker, hjemmesider, på storskjerm og alle andre steder hvor det er naturlig å profilere arrangementets sponsorer. I tillegg til aktiviseringsmuligheter på arena (eks. Stand/promotering/sampling etc.) Dette
skal koordineres med ARRANGØREN.
Disse hovedsponsorene skal i alle sammenhenger profileres og omtales som
“Hovedsponsorene” for arrangementet, og dette skal fremgå tydelig ved bruk av logoer/layout og annet. ARRANGØREN plikter å legge til rette for slik profilering. Det skal ikke betales noen avgift for slik profilering til ARRANGØREN.
Det gjelder absolutt bransjeeksklusivitet for arrangementets hovedsponsorer. Partene avtaler nærmere de forhold som er nevnt i dette vedleggets pkt. 7.
4. NSF gir ARRANGØREN rett til i eget navn å selge de sponsor- og hospitality-rettigheter knyttet til arrangementet som er angitt i dette vedleggets pkt. 7. ARRANGØREN kan ikke selge andre kommersielle rettigheter enn de angitte, uten at det skriftlig avtales med NSF.
5. Partene skal holde hverandre fortløpende oppdatert om salget av sponsor- og hospitalityrettigheter ved å utveksle lister med oversikt over hva som er solgt.
6. ARRANGØREN skal inngå skriftlige avtaler med sine kjøpere av sponsor- og hospitalityrettigheter i from av et standardisert avtaleoppsett som skal godkjennes av NSF. ARRANGØREN er alene ansvarlig for alle økonomiske og ethvert annet forhold knyttet til avtalene med sine samarbeidspartnere. NSF skal holdes skadesløs i forhold til ethvert krav som slike kjøpere måtte reise mot ARRANGØREN og evt. NSF.
7. Rettigheter som kan selges av ARRANGØREN i forbindelse med arrangementet.
• Billetter til arrangementene
• Hospitality-rettigheter, dvs. servering og annen tilrettelegging under arrangementene
• Profileringsrettigheter:
Bannere i publikumsområder og arena/løyper utenfor TV-sone. Plassering skal godkjennes av NSF på forhånd.
Logoer i sending på storskjerm, se eget punkt i dette vedlegget.
Logoer og annonser i program, i annonsering og på arrangementet sine hjemmesider, se eget punkt i dette vedlegget.
Mht. logoer i sending på storskjerm gjelder følgende:
ARRANGØREN er forpliktet til å profilere hovedsponsorene på storskjerm etter opplegg som avtales nærmere (jfr. dette vedleggets pkt. 3, 2.avsnitt). Hovedsponsorene skal sørge for å fremskaffe sine logoer, evt. annet, i riktig format for bruk i denne sammenheng.
Lokale sponsorer kan profileres med logo på storskjerm. Eventuelle reklamefilmer for lokale sponsorer skal godkjennes av NSF på forhånd.
Mht. annonser og logoer i program gjelder følgende:
Hovedsponsorene skal profileres i program og annonser etter opplegg som avtales nærmere (jfr. dette vedleggets pkt 3, 2. avsnitt). ARRANGØREN står fritt til å profilere lokale sponsorer i annonser/program, men slik profilering/annonsering for lokale sponsorer kan ikke omfatte forside eller omslagssider i programmet. Det skal overalt klart fremgå hvem som er arrangementet sine hovedsponsorer. Evt. materialkostnader forbundet med annonser dekkes av respektive sponsorer.
Mht. eksponering på hjemmesider for arrangementet gjelder følgende: Hovedsponsorene skal profileres på arrangementet sine hjemmesider etter opplegg som avtales nærmere (jfr. dette vedleggets pkt 3, 2. avsnitt). ARRANGØREN står fritt til å profilere lokale sponsorer på hjemmesidene, men slik profilering/annonsering for lokale sponsorer kan ikke omfatte åpningssiden/hovedsiden. Det skal overalt klart fremgå hvem som er arrangementet sine hovedsponsorer. Evt. materialkostnader forbundet med annonser dekkes av respektive sponsorer.
Hovedsponsorene har rett til, kostnadsfritt, å ha stand/telt eller annen profilering i arena rettet mot publikum. NSF skal avklare eventuelle slike aktiviteter med ARRANGØREN på forhånd. Eventuelle kostnader forbundet med tilrettelegging (materiell, strøm, leie av telt etc.) skal dekkes av NSF/Sponsor.
8. ARRANGØREN kan benytte betegnelsen “sponsorer” og/eller” støttespillere” om sine lokale sponsorer. Lokale sponsorer kan benytte ARRANGØRENs logo i sin markedsføring. Betegnelse som” hovedsponsor”, ”hovedsamarbeidspartner”, ”samarbeidspartner” og tilsvarende er forbeholdt sponsorene som NSF gjør avtaler med.
9. ARRANGØREN kan ikke selge andre rettigheter enn dem som er angitt her, uten etter evt. skriftlig tilleggsavtale med NSF.
10. ARRANGØREN skal kostnadsfritt stille materiell til eksponering (gjerder, rammer, strøm til angitte punkter m.v.) til rådighet for NSF. Se NSF og FIS marketing guidelines for spesifikasjoner.
11. Transportmiddel for NSF riggteam (2 snøscootere eller tilsvarende transportmiddel, og 2 hengere med høye karmer), samt lager på minimum 15 kvm. sentralt plassert i arenaen, skal stilles til disposisjon vederlagsfritt for NSF.
12. ARRANGØREN skal besørge og bekoste varm mat på arenaen til NSFs riggteam og NSF arrangement, totalt inntil 15 personer, hver dag fra og med ankomstdag til arrangementet er over.
13. LED I TV-SONE
NSF har ansvar for å inngå avtale med leverandør av LED i TV-sone der dette er nødvending. NSF med sin leverandør har alt ansvar for riggingen og plassering av LED skjermer.
Arrangørene stiller arena- og eller bakke klar for rigging av LED til riktig dato og tidspunkt i henhold til egen avtale mellom NSF, arrangør og LED leverandør. Levering av LED skjer i henhold til avtale i forbindelse med befaringer fra NSF, arrangør og LED leverandør. Detaljer for mottak og lossing av LED og opprigg i den enkelte arena er bestemt i samarbeid med NSF, arrangør og LED leverandør. Dette avtales skriftlig mellom alle parter før levering.
Xxxxx til LED system er arrangørens ansvar i henhold til plan fra befaring og erfaring tidligere sesonger, der hvor dette gjelder. LED leverandør forutsetter at signalvei fra produksjonsenhet til LED system vil være tilgjengelig på alle arenaer basert på gjennomgang på befaringer.
Rigging, installasjon og oppfølging av LED foregår daglig fra avtalt dato per sted til nedrigg er ferdig. Installasjon skjer i henhold til HMS krav og arenaenes krav til nødutganger, tilkomst etc. LED leverandør plikter å gjøre seg kjent med arenaene og de eventuelle logistikk tilgangsutfordringer som er kjent basert på historikk. LED leverandør står for all service og garantihåndtering på produktene. LED leverandør vil til enhver tid ha en utbyttepool som tilsvarer feilmarginer oppgitt av produsent. LED leverandør vil erstatte feilprodukter med tilsvarende produkter i hele arrangementsperioden. Garantien gjelder hele leieperioden.
Ventetid som ikke er forårsaket av LED leverandør eller NSF faktureres med 500,- ekstra per time per person til arrangør. Ett eksempel på dette er hvis arrangør ikke kommer til avtalt tid for lossing av utstyr slik at LED leverandør blir stående i mange timer med mannskap som ikke får arbeidet. Med god kommunikasjon og oppdateringer om endringer så løser dette seg.
Bakgrunn for retningslinjer
Arrangøravtalen har til formål å regulere samarbeidet og tilhørende rettigheter mellom NSF og ARRANGØREN. Når det gjelder alt markedsarbeid er det særlig viktig å ha en tett og jevn dialog for å sikre at alle partnere til arrangementet blir ivaretatt på en profesjonell måte og i henhold til avtaler og rettigheter.
NSF har rettighetene på alle TV-sendte skirenn i alle grener og har en bred portefølje av partnere. ARRANGØREN må forholde seg til NSF sin kundeportefølje, og opptre profesjonelt og faglig i all kommunikasjon rundt markedsarbeid og dialog med partnere.
Hovedmålet for NSF er å sikre partnere ønsket effekt og fortjeneste, og derav bidra til at man jobber langsiktig over flere år. Dette er NSF avhengig av for å opprettholde sin partnerportefølje og finansieringsmodell.
Markedsinntektene som kommer via NSF sine partnere, er avgjørende for tilskuddet som gis til ARRANGØREN.
NSF og ARRANGØR må sammen bidra til å øke og maksimere det kommersielle produktet. Alle partnere, uavhengig av nivå, er viktige og man må se på alle partnere som felles. Det er å anse som arrangementets partnere.
For NSF er det viktig å få kjennskap til det regionale og lokale næringslivet via ARRANGØR. Ved ett tett og godt samarbeid kan får man utnyttet arrangementet og de kommersielle mulighetene. Dette vil sikre inntekter til arrangørtilskuddet samt overskudd til ARRANGØREN. Ved et godt samarbeid er det mulig å skreddersy ulike konsepter som sikrer økt attraktivitet, effekt for partner og inntekt til NSF og ARRANGØREN.
Det er viktig at bransjeeksklusiviteten respekteres og opprettholdes. Dennes styres av partnere øverst i strukturen og betyr i praksis de partnere som er eksponert på TV. Denne bransjeeksklusiviteten gjelder for hele arrangementet, både i og utenfor TV-sone.
Sammen skapes gode resultater og attraktive arrangementer!
Vedlegg 2: Samarbeid og forpliktelser i forholdet mellom NRK, NSF og ARRANGØREN.
Følgende prinsipper skal legges til grunn for det tekniske og operative samarbeidet mellom NRK, NSF og ARRANGØREN på alle TV sendte skirenn på nivå 1 og 2 i avtalen mellom NRK og NSF. De samme retningslinjer gjelder for TV2 for nivå 1, der de er * «host broadcaster»/lisenstager.
• Dialog og tidsplan for samarbeidet med de ARRANGØR avklares så snart tildeling av arrangement er foretatt og/eller terminliste foreligger hvert år.
• Dersom partene finner det nødvendig skal teknisk befaring foretas i god tid før arrangementet. Slike befaringer skal avklare arenautforming, bruk av løyper og traseer, samt bruk av eksisterende og eventuelt midlertidig bygningsmasse og provisorier. På bakgrunn av befaringer skal kart og skisser utarbeides av ARRANGØREN for godkjenning av NRK og NSF.
• NRK, NSF og ARRANGØREN skal alle oppnevne ansvarlige kontaktpersoner for samarbeidet for hvert enkelt arrangement.
• NSF skal så snart terminliste foreligger avklare tidsplan for arrangementet i samarbeid med ARRANGØREN og NSF.
1. AREALBEHOV OG ROM TV-compound
• NRK og NSF skal i samarbeid med ARRANGØR så snart som mulig avklare TV-compound.
Størrelse og beliggenhet avklares mellom partene med utgangspunkt i at TV-compound skal ligge så nærme start og eller målområdet som mulig.
• ARRANGØR plikter å klargjøre TV-compound i god tid før NRK ankommer. Slik klargjøring innebærer at området brøytes og gruses for å sikre en forsvarlig parkering av TV bussene og andre kjøretøy.
• ARRANGØR plikter å sikre området rundt TV bussen med gjerder og 24-timers vakthold fra NRK sin ankomst til avreise.
• ARRANGØR plikter å sørge for vakthold til NRK sitt kamerautstyr og eventuelt annet utstyr som er plassert i arena eller løyper/traseer. Omfang og innhold i vakthold skal avklares mellom ARRANGØR og NRK.
Kontor og oppholdsrom
ARRANGØR skal stille følgende til rådighet for NRK:
• 1 kontor, størrelse ca. 15 kvm
• 1 redigeringsrom størrelse ca. 15 kvm
• Oppholdsrom for produksjonspersonellet, ca. 1 kvm pr person. Dette kan være oppvarmet telt og kan dersom praktisk mulig være fasiliteter som deles med andre.
• Sanitærfasiliteter i nærhet av TV bussen.
Kommentatorplasser
• ARRANGØR skal stille til rådighet nødvendig antall kommentatorplasser basert på liste fra NRK og eventuell internasjonal rettighetshaver.
• Kommentatorbokser skal plasseres i et område som sikrer god sikt og det skal tilstrebes et best mulig arbeidsmiljø når det gjelder klima og sollys. Eksakt plassering avklares mellom NRK, NSF og eventuell internasjonal rettighetshaver.
• Kommentatorbodene skal utstyrets med bord og stoler etter nærmere avtale som sikrer nok plass til monitorer og god nok strømtilgang til alt teknisk utstyr.
• NRK er ansvarlig for å skaffe tilveie TV monitorer og tekniske kommentatorenheter så vel som nødvendig kabling til dette utstyret i kommentatorbodene basert på oppsett og spesifikasjoner fra Internasjonal rettighetshaver og NRK.
Mixed Zone
• NSF er ansvarlig for å tegne mixed zone i samarbeid med NRK og eventuell internasjonal rettighetshaver. ARRANGØREN plikter å sette av nok plass og rigge iht. slike tegninger.
• NRK/TV2 skal ha første prioritert i mixed zone der de er Host broadcaster. NRK/TV2 skal sikres prioritet ved alle renn der de ikke selv er Host broadcaster. Øvrig plassering/prioritering avklares mellom NRK/TV2 (Host boradcaster) og NSF og eventuelt internasjonal rettighetshaver.
• ARRANGØREN plikter å sørge for strøm til mixed zone basert på oppsett fra NRK og NSF.
• NRK plikter å stille med ekstra lyssetting dersom dette er påkrevd i mixed zone.
• NSF og NRK skal i fellesskap godkjenne tilstedeværelse og fastsette plassering for andre nasjonale medier som gjør opptak av levende bilder i mixed zone
2. UTSTYR OG INFRASTRUKTUR
• ARRANGØR skal sørge for generell brøyting, grusing og god adgang til alle steder der det skal rigges utstyr eller legges/henges opp kabler både før, under og etter konkurransene.
• ARRANGØR plikter under konkurranser i langrenn å stille med inntil 2 snøscootere med xxxxxx til NRK fra NRK ankommer til arrangementet er ferdig ryddet ned. I konkurranser innenfor Freeski, Hopp, Alpint eller Telemark skal ARRANGØREN bidra med ATV, prepareringsmaskin eller lignende som sørger for nødvendig transport av NRK utstyr til løyper, traseer og bygninger.
• ARRANGØR skal klargjøre plass for kameraer og produksjonsutstyr etter nærmere avtale med NRK og NSF. Det er NRKs ansvar å skaffe og bekoste plattformer, kraner etc.
• Ved TV-sendte kveldsrenn må alle aktivitetsområdene ha tilstrekkelig lys (minimum 800 lux)
• ARRANGØR er ansvarlig for å plassere og bekoste kommunikasjonskabel (tidtakerkabel) til posisjoner anvist av NRK eller tidtakerleverandør. Xxxxx skal plasseres og testes i god tid før NRKs og tidtakerleverandørens rigg starter.
• ARRANGØR skal levere tilstrekkelig strøm for alt teknisk og øvrig utstyr fra NRK etter nærmere spesifikasjon og på de steder NRK anviser. Både installasjon og forbruk er på ARRANGØRENs bekostning. NRK skal utarbeide detaljer oversikt over dette til hvert enkelt arrangement.
• ARRANGØR skal sørge for at telelinjer er tilgjengelig i kommentatorbokser etter nærmere anvisning fra NRK.
• ARRANGØR skal sørge for at det er tilgjengelig internett i kommentatorbokser, TV- compound området, NRKs kontorer og mixed zone. Kapasitet og hastighet skal avklares mellom ARRANGØREN, NSF og NRK i god tid før arrangementet.
• ARRANGØR skal sammen med NSF og NRK avklare lydbilde for arrangementet slik at hensyn til både publikum og NRK sine behov ivaretas. ARRANGØREN skal sørge for at NRK har nødvendig plass til installasjon av mikrofoner.
• NRK skal levere TV-signal og egnet monitor til speaker/arenaproduksjon, juryrom, NSF- kontor, utstyrskontrollbod i hopp, leaderboard, mixed zone og eventuell kongehytte, samt andre posisjoner hvor internasjonal rettighetshaver eller FIS gjennom regelverk krever monitor. NRK skal videre levere TV signal til pressesenter.
• NRK og NSF skal sammen med ARRANGØR gjennomgå antall og plassering i god tid før arrangementet. Dersom omfang og antall er av en slik karakter at dette medfører vesentlige merkostnader for NRK, skal NRK og NSF i forkant avklare oppgjør for disse.
3. ANDRE FORHOLD
• ARRANGØR skal sørge for at NRKs personell som jobber på arrangementene får akkrediteringer til alle områder hvor de skal utføre oppgaver og parkeringstillatelse for et nødvendig antall kjøretøy.
• NSF skal sammen med ARRANGØR sørge for at all reklame, sponsorlogoer og markedsaktiviteter ellers er iht. gjeldene regelverk for konkurransen og norsk lovgivning.
• ARRANGØR skal kostnadsfritt levere kaffe, te og vann til disposisjon for produksjonspersonellet i NRKs oppholdsrom. Eventuell leveranse av mat og oppgjør for dette avtales direkte mellom ARRANGØR og NRK.
• ARRANGØR plikter å sørge for at NRK mottar all relevant informasjon, herunder start- og resultatlister, utlevert på de steder NRK til enhver tid ber om.
• ARRANGØR og NSF bistår med å reservere passende og tilstrekkelig innkvartering etter avtale med NRK.
• ARRANGØR og NSF gjennomfører testøvelser dersom dette er ønskelig fra NRK.
• NRK kan be ARRANGØR om bistand av frivillige til opp- og nedrigg, kabelhjelp og meldeposter. Omfang og antall skal avklares mellom NRK og ARRANGØR for hvert enkelt arrangement.
Vedlegg 3: Arenaproduksjon og storskjerm
Mht. til storskjerm under arrangementet gjelder følgende:
All kommunikasjon gjeldende praktiske detaljer rundt storskjermen skal skje via NSFs storskjermkoordinator og i god tid før arrangementet. Det er ARRANGØR sitt ansvar å sørge for overnatting og mat til storskjermteamet, overnatting bør være så nært arenaen som mulig.
ARRANGØR skal sørge for fri adkomst til arenaen herunder brøyting/ grusing, og ved behov skal trekkbil være standby. Om trekkbil er nødvendig skal dette dekkes av ARRANGØR. Strøm til skjerm skal være ordnet og trukket frem til skjermplass ved ankomst, spesifikasjoner hentes hos NSFs koordinator i god tid i forkant.
ARRANGØR skal stille med minimum 2 personer til opp- og nedrigg ved ankomst og arrangementslutt, og navnene skal meldes inn til storskjermkoordinator.
Bestilling av skjerm(er) og utstyr fra storskjermleverandør skal gjøres gjennom NSFs storskjermkoordinator innen 01. oktober.
Retningslinjer arenaproduksjon
NSF har utarbeidet et sett med retningslinjer som er tenkt for å skape en rød tråd for alle arrangementer som er en del av NSFs portefølje. Her vil dere finne både minimumskrav og forslag til innhold.
Speakertjeneste
• Hovedspeaker skal ha god erfaring fra større skirenn og evt. andre idrettsarrangement.
• Utegående speaker bør være lokal og inkluderes i en kulturgruppe for å involveres i ulike engasjement som kan fremmes i arenaproduksjon
Lyd
• Det skal være en profesjonell leverandør på lyd som har teknisk kompetanse, samt en lydteknikker under gjennomføring av renn.
• Høyttalerne skal plasseres strategisk mot publikum og skal ha egne kurser slik at lyd kan justeres i både deler og hele arena. Et eksempel er at lydnivå i mixed zone skal til tider være dempet.
Underholdning
• Arenaproduksjonen skal inneholde en god blanding med underholdning som passer til de ulike målgruppene i en ski-arena. Her finner man ofte en blanding av både barnefamilien, ungdommene, voksne og eldre.
• Arenaproduksjonen bør ha minst ett innslag per renndag med fokus på å inkludere publikum. Dette kan være alt fra å intervjue publikum til konkurranser. Slike innslag bør komme før rennet, i pauser eller da utøverne er utenfor stadion.
Kjøreplan
Det skal være en kjøreplan for arenaproduksjon hvor senest oppstart er 20 minutter oppbygging før rennstart:
• Oppbygging med mulighet for tilpasset innhold (ikke uttømmende liste):
o Velkommen til arena, intervju med støtteapparat og utvalgte utøvere før start, tempen på publikum, rennprogram, presentasjon av sentrale utøvere, o.l.
o Fokuset skal være på det som skal skje under konkurransen.
• Renn
• Pauseunderholdning: Planlagt innslag som skaper stemning
• Renn
• Seremonier
• Takk for dagen og slutt
Vedlegg 4 – Data Service/Tidtaking
Krav til tidtaking for arrangører av TV-sendte renn
Lokaler
• Lokale på 20 – 40 m2 i målhus eller lignende med god utsikt til mål. Rommet må være oppvarmet og ha benkeplass eller bord med plass til datamaskiner. Bredde på bord og benker må være mellom 60 og 80 cm.
• Det må være godt lys i rommet.
• Rommet må kunne låses av og fra den dagen utstyret er montert – og det må være vakthold døgnet rundt. Tidtaker må disponere egne nøkler.
• Brannslukningsutstyr må være tilgjengelig i rommet.
• Rommet må ha minimum 16 Amp 230 volt x 2 eller 10 Amp 230 volt x 3 som er reservert kun til data/tidtaking. Varme og lys må være på egen kurs. Eventuelle jordfeilbrytere må være frakoblet.
• Lokalene må kunne disponeres på kveld og natt.
Assistanse
• Arrangør må oppnevne en ansvarlig som tidtaker kan forholde seg til under hele oppdraget.
• Arrangør må møte tidtaker ved ankomst for å låse opp lokaler, vise frem fasiliteter etc.
• Arrangør må besørge og bekoste kabel (tidtakerkabel) til passeringspunkter i løypene anvist av TV-produksjonsselskapet.
• Arrangør må stille nødvendig mannskap til disposisjon under konkurransedagene etter nærmere spesifikasjon fra NSFs tidtakerkoordinator og tidtakerselskap.
• Tidtaker trenger 1 snøscooter til bruk ute i traseen under hele sitt opphold.
• Ved testarrangement må alle funksjonærer stille.
• Opplæring gjøres dagen før øvelsen etter nærmere avtale mellom tidtaker og arrangør.
Startlister
• Det er arrangørens ansvar å skaffe til veie startlister. For renn med mer enn 50 deltakere må tidtaker ha assistanse til å registrere inn deltakere i tidtaker sin database. Ved offisiell trekning må arrangør stille med 1 rennsekretær for tidtaker til å koordinere dette arbeidet.
• Akkrediteringer/Parkering/mat/drikke/innkvartering/reise/annet
• Tidtaker må ha akkreditering til alle områder.
• Tidtaker må ha P – tillatelse for inntil 3 biler i umiddelbar nærhet til tidtakerrommet.
• ARRANGØR må besørge og bekoste mat (varm lunsj) og drikke til tidtaker i dagene som tidtaker arbeider på arenaen. Tidtaker må ha brakt mat og drikke til tidtakerrommet under konkurransene.
• Det er NSF sitt ansvar å sørge for innkvartering av tidtaker. I denne innkvarteringen inngår frokost og middag.
• Reise og evt. Flyttekostnader for tidtaker er NSF sitt ansvar.
• NSF stiller med en person som tidtakerkoordinator. Denne koordinerer kontakten mellom ARRANGØR og tidtakerfirma, påmelding og seeding.