Konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlag
15.01.2019
Oppdragsgivervirksomhet
Østfold Fylkeskommune Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx
Anskaffelse
Gjenvinnings tjenester rammeavtale 2018/8294
Tilbudsfrist: 21.02.2019 12:00
Symbolforklaring
Teksten er med i kunngjøringen Teksten inngår i kvalifiseringen
Teksten vil være med i avtalen Teksten vil bli publisert i avtalekatalogen
Teksten/spørsmålet inneholder krav som må oppfylles Teksten/spørsmålet inneholder ESPD-krav Spørsmålet er vektet og inngår i evalueringen Spørsmålet er stilt kun til informasjon
Spørsmålet besvares av oppdragsgiveren Spørsmålet er markert for spesiell oppfølging
2. Konkurransegrunnlag - Del 2 - Kravspesifikasjon og tilbudsskjema
2.1 Orientering om anskaffelsen (Bilag 1 til kontrakten)
2.1.1 Orientering om oppdragsgiverne
Østfold Fylkeskommune (ØFK) sammen med Akershus Fylkeskommune (AFK) og Buskerud Fylkeskommune (BFK) (heretter kalt oppdragsgiver) skal inngå ny rammeavtale på gjenvinningstjenester. Oppdragsgiver har ca. 10.000 ansatte, og har som hovedoppgave å være en regional utviklings aktør. Oppdragsgiver har bl.a. ansvar for videregående opplæring, tannhelse, kulturtiltak, miljøvern, kollektivtransport og fylkesveier, næringsutvikling og fylkesplanlegging.
Oppdragsgiver arbeider for å skape en helhetlig og ønsket samfunnsutvikling.
Fra 01.01.2020 vil Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommuner bli slått sammen og danne Viken fylkeskommune.
Viken fylkeskommune vil bestå av 49 kommuner og ha et innbyggerantall på rundt 1,2 millioner. På denne avtalen deltar ingen kommuner.
For nærmere informasjon om Viken fylkeskommune, se xxx.xxxxx.xx.
2.1.2 Anskaffelsens formål
Formålet med anskaffelsen er å få en helhetlig, kostnadseffektiv og fremtidsrettet renovasjonstjeneste som støtter oppunder mål om høy gjenvinningsgrad for avfall hos oppdragsgiver. Leveransen skal også inkludere systematisk miljøledelse for gjennomføring og oppfølging av renovasjons og gjenvinningstjenesten.
Videre er det et mål om reduserte utslipp gjennom bruk av miljø- og klimavennlig transportløsninger.
Det ønskes en løsning som gir god kostnadskontroll og redusert administrasjonsarbeid for oppdragsgiver og de enkelte virksomhetene, herunder god samordning av bestillings – og faktureringsrutiner.
Rammeavtalen skal sikre at oppdragsgiver til enhver tid foretar det mest rasjonelle, økonomiske og samfunnsansvarlige kjøp for sine virksomheter.
2.1.3 Tilbudsinnbydelse
Oppdragsgiver inviterer med dette til konkurranse på rammeavtale vedrørende gjenvinningstjenester. Tjenesten omfatter i hovedsak:
1. Leie av utstyr og øvrig sortiment
2. Innhenting/Transport
3. Behandling / Gjenvinning / Sluttdeponering
4. Rådgivning og Miljøledelse
5. Eventuelt kjøp av tilleggstjenester/varer som har sammenheng med anskaffelsen
2.1.3.1 Leie av utstyr
Med leie- menes det at oppdragsgiver betaler en månedlig avgift for å benytte en gitt container/avfallsbeholder. Alt leid utstyr skal til enhver tid være i teknisk god stand.
2.1.3.2 Innhenting/Transport
Leverandøren skal bestrebe seg etter å tømme mest mulig fulle containere, slik at transport/oppmøte er på et så lavt nivå som mulig. Løpende bestillinger etc. foretas i dag av den enkelte virksomhet/bestiller hos oppdragsgiver. Virksomhetene har i dag ulike behov og bestillingsmønster, og leverandøren skal bidra til at dette samordnes i et mer helhetlig bestillingssystem. Det forventes at moderne varslingssystem er/blir tatt i bruk fortløpende, for eksempel sensorer for varsling av fulle containere.
2.1.3.3 Behandling / Gjenvinning / Sluttdeponering
Leverandøren skal fylle ut vedlagt liste som beskriver hva som skjer med innsamlet avfall. Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig evaluere av leverandøren(es) beskrivelse/redegjørelse.
2.1.3.4 Rådgivning og Miljøledelse
Leverandøren skal være oppdragsgivers utviklingspartner rundt avfallshåndtering/gjenvinning i hele avtaleperioden. I forbindelse med nye byggeprosjekter/rehabilitering skal leverandøren kunne bistå med forslag til løsninger både inne og ute. Denne tjeneste skal prises etter medgått tid.
Leverandøren skal kostnadsfritt kunne bistå med veiledning og råd på den enkelte skole/virksomhet, fra avfallet oppstår gjennom etablering av gode rutiner og utstyr for sortering av relevante fraksjoner. Utgangspunktet er kravet til høy materialgjenvinning. Ved oppstart av avtaleperioden skal det utføres
en gjennomgang av sorteringsrutiner og løsninger ved alle skoler/virksomhetene som avtalen omfatter. Hver skole/virksomhet skal få forslag til forbedring, utarbeidet i en rapport.
Dette arbeidet skal nedfelles i en implementeringsplan.
2.1.4 Omfang
Anskaffelsens verdi anslåes til NOK 8,4 mill. pr. år. eks. mva. for alle tre fylkeskommunene til sammen. For hele avtaleperioden inkl. evt. prolongeringer NOK 42. mill. eks. mva.
Total volum i kroner:
Buskerud fylkeskommune ca. kr 1,9 mill. pr. år. inkl. tannklinikker Østfold Fylkeskommune ca. kr 1,6 mill. pr år, inkl. tannklinikker
Akershus Fylkeskommune ca. kr 4,9 mill. pr. år. inkl. tannklinikker totalt, hvorav de 6 skoler og 5 tannklinikkene som skal delta på rammeavtalen utgjør ca. kr. 860.00,-
Kjøpsvolum totalt er hentet fra statistikker og på grunn av manglende informasjon i statistikkene vil volumet være retningsgivende og varierer fra år til år og forplikter ikke oppdragsgiver.
Vedlegg 8 viser adresselister til virksomhetene.
Vedlegg 9 viser kjøpsomfang som vil fremkomme av vedlagte prisskjema.
2.1.5 Tiltredelse til avtalen
Østfold vil tiltre avtalen ved oppstart av avtalen ihht. implementeringsplanen.
Buskerud vil også tiltre avtalen ved oppstart ihht. implementeringsplan, med unntak av tannklinikker.
Akershus vil tiltre avtalen med 6 skoler og 5 tannklinikker. Virksomhetene vil tiltre avtalen etter hvert som eksisterende avtaler utløper. Øvrige virksomheter i Akershus fylkeskommune skal ha muligheten til å tiltre avtalen med 2 mnd. varsel.
Tannklinikkene som ikke tiltrer avtalen på avtaletidspunktet har hver for seg en rett til å tiltre avtalen jfr. pkt. 2.1.6 nedenfor.
Dersom det foreligger sammenfallende avtaler med andre leverandører som ikke kan sies opp, og som løper utover sammenslåingstidspunktet, vil tiltredelsestidspunktet bli forskjøvet i samsvar med deres opprinnelige avtalte utløpsdato på virksomhetene.
2.1.6 Rammeavtalens virkeområder/rettsområder
Akershus, Buskerud og Østfold fylkeskommune skal slås sammen til Viken fylkeskommune fra 1.1.2020.
Kontrakten vil bli videreført til ny juridisk enhet, Viken fylkeskommune, i løpet av avtaleperioden. Det kreves ikke samtykke fra leverandør. Kontrakten videreføres på samme vilkår som fremgår av
konkurransebetingelsen for denne avtalen.
Virksomheter ved oppdragsgiver kan tiltre avtalen med 2 måneders skriftlig varsel på ethvert tidspunkt i avtaleperioden. Eventuell tiltredelse skal skje på samme vilkår som gjelder etter denne kontrakten, for den sone de tilhører.
Dersom noen av oppdragsgiverne i løpet av avtaleperioden skulle skille ut deler av driften til egne rettssubjekter (f. eks aksjeselskap, stiftelse el) i løpet av avtaleperioden, skal disse ha opsjon innen en rimelig tid til å kunne tilknytte seg inngått avtale på opprinnelige vilkår. Eventuell utskillelse vil kunne endre leveransens omfang. Østfold interkommunale arkivselskap er et interkommunalt selskap som har en valgfri mulighet til å benytte seg av avtalen.
Samtlige virksomheter og avdelinger som er en del av oppdragsgiverne som juridisk enhet skal kunne benytte denne rammeavtalen. Dersom nye virksomheter kommer til i avtaleperioden skal disse kunne tilslutte seg rammeavtalen.
"Rammeavtalen skal kunne benyttes i alle samarbeidsprosjekt/interessefellesskap mm.
der oppdragsgiverne deltar, og der oppdragsgiverne har en utførende rolle i prosjektet/er vert for samarbeidet mm."
2.1.7 Kjøp utenfor rammeavtale
Avtalen er bindende for begge parter slik at virksomhetene som avtalen omfatter plikter å foreta sine innkjøp hos den leverandør det er inngått avtale med såfremt denne er leveringsdyktig i samsvar med avtalte betingelser.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kjøpe tjenester utenfor rammeavtalen og i henhold til regelverket for offentlig anskaffelser i følgende tilfeller:
Der oppdrag inngås i et samarbeid med andre oppdragsgivere forbeholder oppdragsgiver seg retten til at tjenesten kan bli levert av en annen leverandør.
I de tilfeller hvor oppdragsgiver leier areal (leiekontrakter som inkluderer felleskostnader som renovasjon/renhold).
I forbindelse med leie og service av amalgam utskillere, hvor Xxxxxxx rester blir avhendet i forbindelse med filterskifte.
I bygningsmessige situasjoner der det er kontrakt med entreprenør, skal entreprenør stå fritt i valg av egen leverandør for lignende tjenester.
2.1.8 Språkkrav
Norsk skal benyttes under gjennomføringen av kontrakten.
2.1.9 Forbehold om budsjett og endring i andre rammefaktorer
Det tas forbehold om at endringer i budsjett, aktiviteter og politisk styring kan påvirke premisser og forutsetninger for oppdragets omfang. Lovpålagt endringer av innsamling/håndtering av avfall eller lignende.
2.1.10 Kontraktsperiode
Rammeavtalen for kjøp av gjenvinningstjenester skal gjelde i tre (3) år fra kontraktsinngåelse. For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 + 1 år på uendrede vilkår.
2.2 Spesielle krav for denne anskaffelsen/”skal” krav
2.2.1 Fullsortimentsleverandør
Leverandøren skal være en fullsortimentsleverandør innenfor renovasjon og avfallshåndtering.
Med fullsortimentsleverandør menes leverandør som kan tilby de produkter som er spesifisert i tilbudsskjemaet, samt øvrig sortiment som er naturlig å inkludere innenfor området til oppdragsgiver.
Øvrig sortiment og/eller nye fraksjoner skal ha samme prisstruktur (samme rabatt/fortjenestemargin på veiledende priser) som produktene i prisskjema. Oppdragsgiver kan be om innsyn i hvordan tilbyder har kalkulert sine priser/rabatter/påslag.
Oppdragsgiver krever at utstyret som tilbys kan plasseres ut uten øvrige tilpasninger av omgivelsene. For eksempel skal leverandøren i utgangspunktet finne løsninger som ikke krever utbedring av sluker, sikring mot forurensning av grunn osv.
Tilbyder bekrefter at kravene til utstyr er oppfylt
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.2 Sikkerhetskrav fra forsikringsselskap
Orden og renhold
Det skal være etablert faste rutiner for avfallshåndtering. Avfall og brennbart materiell skal håndteres og oppbevares på en slik måte at det ikke medfører påtenningsfare, selvantenningsfare eller brannspredningsfare, verken innendørs eller utendørs. Spesialavfall skal håndteres etter gjeldende forskrifter. Avfall som kan selvantenne og avfall som kan avgi brennbare gasser skal straks fjernes til betryggende sted eller legges i dertil godkjent beholder.
Utendørs oppbevaring av avfall
Brennbart avfall som uten permanent tilsyn ligger i eller utenfor container/oppbevaringsenhet, skal plasseres slik at brann ikke kan smitte til byggverk (bygning, konstruksjon, anlegg). Plasseringen skal ikke skje under tak/halvtak, inntil/under vindu- eller ventilasjonsåpning eller på overdekket lasterampe. Avstanden fra brennbar yttervegg skal være minst 5 meter. Mobile enheter skal låses fast.
Brennbart avfall kan likevel plasseres nærmere bygning hvis det er oppbevart i lukket og låst container/oppbevaringsenhet konstruert slik at brann ikke kan spre seg fra enheten. Det gjøres unntak for plassering av brennbart avfall og brennbart materiale for bygninger for boligbruk (ikke institusjonsbygg) som følger:
- Boliger i rekke/kjede med maksimalt 4 boenheter
- Frittliggende bolighus med maksimalt 4 boenheter
Lagring av brennbart materiale
Utendørs lagring av brennbart materiale, eksempelvis trelast, trepaller, flis, plast, papir og lignende, skal plasseres minst 8 meter fra byggverk (bygning, konstruksjon, anlegg). Lagring med høyde over 4 meter eller areal større enn 200 m2 skal plasseres minst 25 meter fra byggverk.
Det tas forbehold om endringer i kravene fra vårt forsikringsselskap.
Tilbyder bekrefter oppfyllelse av sikkerhetskrav fra forsikringsselskap
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.3 1.3.4 Midlertidig situasjoner denne rammeavtale Midlertidige situasjoner (for eksempel opprydning, oppussing, ombygging og lignende), i begrenset omfang, skal dekkes under samme pris som i tilbudsskjema.
Den enkelte skole/virksomhet skal kunne stanse henting av avfall i sommerferier og andre (skole)ferier. I den perioden skal virksomheten bare betale for leie av det utstyret som fortsatt står utplassert på virksomheten.
Tilbyder bekrefter oppfyllelse av midlertidige situasjoner
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.4 Responstider Containere og beholdere som ikke tømmes regelmessig eller har annen varsling skal tømmes på oppfordring fra kunden.
Ved bestilling før kl. 12.00 stiller oppdragsgiver krav til at tømming av slike containere og beholdere skal være utført i løpet av 2 arbeidsdag for de fleste fraksjoner, for olje og farlig avfall er responstiden 7 arbeidsdager. Responstider skal klart komme frem i kundekatalogen.
Tilbyder bekrefter oppfyllelse av responstider
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.5 Lærlinger Oppdragsgiver setter som betingelse for gjennomføringen for denne kontrakten at leverandøren skal være/bli tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning.
Dersom det i kontraktsperioden oppstår behov for lærlingeplass skal leverandør benytte minst en lærlinger i renovasjonsfaget, logistikkfaget eller yrkessjåførfaget i gjennomføringen av kontrakten.
Dersom leverandøren pr i dag ikke er godkjent lærebedrift, henviser oppdragsgiver til søknadsprosedyrer og utfyllende informasjon fra opplæringsavdelingen(e) for:
Østfold Fylkeskommune på følgende link: Søknad og informasjon om lærebedrift
Akershus Fylkeskommune på følgende link:
xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx-x-xxxxxxx/xxxxxxxxxxx/
Buskerud Fylkeskommune på følgende link:
xxxx://xxx.xxx.xx/Xxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx0/Xxx-xx-xxx-xxxxxxxxxxx/
Leverandøren(e) og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere at krav til lærlinger som nevnt ovenfor er oppfylt.
Utenlandske leverandør kan ved utførelsen av oppdraget oppfylle lærlingekravet ved å benytte personer hvis arbeid inngår som ledd i aktuell fagutdanning i annet EU/EØS- land. Dersom leverandøren kan dokumentere at det er gjennomført hensiktsmessige tiltak for å fremskaffe lærlinger som ikke har ført frem, kan leverandøren anmode oppdragsgiver om bistand til å fremskaffe lærlinger. Dersom oppdragsgiver ikke kan bistå, bortfaller lærlingekravet.
Dersom tilbyderen(e) allerede er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning for det aktuelle fagområdet (ene), kan dere legge ved dokumentasjon på offentlig godkjent lærlingeordning, skal dette lastes opp i neste trinn.
Tilbyder skal bekrefte at han er eller vil bli tilknyttet offentlig lærlingeordning ved kontraktinngåelse.
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.6 Regelverk og praksis Leverandør skal til enhver tid følge aktuelle regelverk/lovverk på området, og står således ansvarlig for at sin leveranse alltid samsvarer med de aktuelle bestemmelsene.
Det er i dag noe ulik praksis med tanke på renovasjonsløsninger i de ulike virksomhetene og da spesielt når det gjelder sortering i ulike fraksjoner. Den eller de leverandørene som velges til oppdraget skal kunne tilpasse seg dette.
Tilbyder bekrefter oppfyllelse av regelverk og praksis
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.7 Kundeportal/ Servicesenter/ Kundekatalog
Alle kontaktpersoner på den enkelte skole/virksomhet samt de som sitter med overordnet ansvar til avtalen skal ha tilgang til kundeportalen. Kundeportalen skal dekke løsning til daglige oppgaver som er relevant for oppdraget, slik som bestille/avbestille leie av containere, oversikt over type og størrelse på containere, bestille/avbestille tømming, statistikk over leverte fraksjoner osv. Leverandøren skal også ha et servicesenter som er
bemannet i normal arbeidstid (8:00-15:00) for bestilling/avbestilling av tømming, utsetting/henting av containere osv.
Kundekatalog
Valgte leverandør(er) skal i samarbeide med oppdragsgiver utarbeide en kundekatalog. Leverandøren dekker kostnader ved produksjon samt ajourhold av katalogen. Katalogen skal være i PFD format. (kundekatalogen skal lagres på oppdragsgivers avtalekatalog slik at alle brukere får tilgang)
Katalogen skal minimum inneholde: Overordnet miljøprofil
Informasjon om sortering (elever og ansatte)
Oversikt over utsyr som kan leie / kjøpes. Bestillingsrutiner / Responstider Reklamasjon / avviks rutiner Kontaktpersoner
I tillegg skal leverandøren tilrettelegge for en kort informasjon som ovenfor som gjøres tilgjengelig på oppdragsgivers intranettsider
Tilbyder bekrefter oppfyllelse av Kundeportal/Servicesenter/Kundekatalog
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.8 Oppsamling og deklarering av farlig avfall Oppdragsgiver har behov for å kunne sortere og tømme ulike grupperinger av farlig avfall/kjemiske stoffer. Oppdragsgiver estimerer at disse beholderne (kjemisk avfall) må hentes en til fire ganger i året
fra de forskjellige skoler/virksomheter. (gjelder ikke alle skoler/virksomheter)
Leverandør skal kunne levere beholdere (eksempelvis 1 ltr. eller 2 ltr. beregnet for farlig avfall, røde og gule) til dette formål, og stå for henting og deklarering av dette innholdet.
Tilbyder bekrefter oppfyllelse av Oppsamling og deklarering av farlig avfall
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.9 Øvrige sortiment
Øvrig sortiment utover avtaleprodukter skal også kunne kjøpes over avtalen. (Poser/sekker osv.)
Øvrig sortiment skal ha samme prisstruktur (samme rabatt/fortjenestemargin på veiledende priser) som produktene i prisskjema.
Tilbyder bekrefter oppfyllelse av øvrig sortiment
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.10 Krav til kjøretøy
Oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig og egnede kjøretøy til gjennomføringen av oppdraget. Det kreves kjøretøy som benytter bensin og diesel skal tilfredsstiller minimum Euroklasse 5. Dette krav gjelder fra oppstart av avtalen.
Minst 30% av oppmøtene skal skje med kjøretøy på Elektrisk, hydrogen eller biogass. Disse krav gjelder i alle soner, A,B og C. Oppdragsgiver aksepterer en unntaksperiode på de 6 første mnd. fra oppstart av avtalen til dette kravet skal være på plass. Leverandøren skal informere om dette i implementeringsplanen. Leverandøren må selv kunne dokumentere at minst 30% av alle oppmøter har skjedd med kjøretøy på elektrisk, hydrogen eller biogass i årlige rapporter.
Tilbyder bekrefter krav til kjøretøy
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.11 Krav til vedlikehold av utstyr
Utstyr skal være uten rust og lukene/dørene på beholderne skal være i orden/god teknisk stand.
Nødvendig maling/ lakkering av containere, fjerning av tagging osv. skal være inkludert i den tilbudte leieavtale. Ved rullering av materiell skal alt materiell ha samme standard. Utstyr som skal brukes innomhus skal ha en standard og renhet som er egnet for det.
Merking av avfallstype skal være godt synlig og i god standard. Dette er til enhver tid leverandørens ansvar. Leverandøren skal kunne levere nødvendig merking til beholdere og containere kostnadsfritt til oppdragsgiver.
Tilbyder bekrefter krav vedlikehold av utstyr
Ja/Nei. Ja kreves
2.2.12 Klima og Miljø
Oppdragsgiver jobber etter prinsippet om at avfall i første omgang skal reduseres og at tiltak skal settes i verk før det klassifiseres som avfall. Det som gjenstår, skal så langt som mulig gå til material gjenvinning i egnede fraksjoner for mest mulig klima/miljøeffekt. Organisk avfall ønskes behandlet til biogass. Det som ikke kan sorteres eller gjenvinnes kan gå til deponering.
Når avfall gjenvinnes utnyttes ressursene i avfallet, enten gjennom materialgjenvinning, biologisk behandling eller forbrenning med energiutnyttelse. Oppdragsgiver ønsker å øke materialgjenvinningen betydelig. Det er satt høye mål til gjenvinningsgrad.
Forurensingsloven og Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (Avfallsforskriften) skal følges.
Oppdragsgiver jobber for en fossilfri transportsektor og omlegging til utslippsfrie alternativer og biogass. Det ønskes derfor at mest mulig av oppdraget skal utføres av kjøretøy på fossilfritt drivstoff, fortrinnsvis elektrisitet, biogass og hydrogen.
På forespørsel må leverandør kunne dokumentere at avfallet håndteres på en forsvarlig og godkjent måte. Ved eventuelle avvik fra lover og forskrifter skal forholdet utbedres uten ekstrakostnad for oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan stoppe avtalen og benytte annen leverandør inntil avvikene er utbedret. Eventuelle merkostnader faktureres leverandør.
2.2.13 Statistikk
Valgte leverandør(er) skal uoppfordret levere gjenvinnings statistikk til oppdragsgiver over hentede fraksjoner hvert år. Statistikken skal leveres som en Excel fil, og være utarbeidet i henhold til flg. behovslister:
Hentet avfall på den enkelte virksomhet, i kvantum (kg) og kr pr. fraksjon og totalt.
Hentet avfall for oppdragsgivers totale renovasjons behov, i kvantum (kg) og kr pr. fraksjon Utstyrsliste pr virksomhet og summert totalt for oppdragsgiver.
Hentefrekvens, antall oppmøter og antall tømminger pr virksomhet og summert totalt for oppdragsgiver
Antall oppmøter fordelt på kjøretøyenes drivstofftype og euroklasse Avviksrapporter pr lokasjon og totalt
Klimaregnskap som viser utslipp av klimagasser fra transportene av avfallet Oppdragsgiver kan be om hyppigere rapporteringer.
2.2.14 Oppfølging av avtalen
Oppdragsgiver innenfor den enkelte sone (A-B-C) som vil ha ansvaret for oppfølging av rammeavtalen på administrativt nivå, herunder arrangere statusmøter med leverandør og fungere som felles kontaktpunkt mellom oppdragsgiverne og leverandør. Øvrige deltagere vil kunne delta på statusmøter.
2.2.15 Statusmøte
I avtaleperioden skal det avholdes minst 1 statusmøte pr. år. Partene stilles fritt til å avtale hyppigere møter. Leverandør skal innkalle til statusmøte.
På statusmøte skal ha disse agendapunktene:
• avtalen evalueres
• status hittil i avtaleperioden
• korrigering av produktspekter
• statistikker, 2.2.13 skal presenteres og gjennomgås
• nyheter presenteres / innovative løsninger
• opplæringsbehov drøftes, ev. opplæringsplan utarbeides.
• Eventuelt
Oppdragsgiveren v/innkjøpsseksjonen oppnevner brukergruppe for avtalen. Brukergruppen skal møte på statusmøter mellom oppdragsgiveren og leverandøren, og er med på å kvalitetssikre dynamikken i anskaffelsesprosessen til oppdragsgiveren.
2.2.16 Pris og kostnader
Priser skal inkludere alle kostnader som fremkommer som følge av de krav som er satt i konkurransegrunnlagets Del 2 ( Krav til produkter/Ytelsesbeskrivelsen) og samtlige bilag og vedlegg, samt leverandørens tilbud.
Prisene skal oppgis eksklusive mva. og skal inkludere alle leverandørens øvrige kostnader (bom- og fergeavgift, gebyrer, levering, emballasje, reisekostnader, montering, frakt, godtgjørelser og alle andre kostnadselementer)
Oppdragsgiver har oppgitt noe utstyr som vi selv eier, antall eide enheter er det noe usikkerhet
til. Oppdragsgiver har derfor sagt at alt utstyr som står på regnearket skal prises og betraktes som utstyr som skal leies av leverandøren.
NB! Oppdragsgiver forutsetter at oppmøtepris, tømme pris og pris pr. kg fraksjon vil være den samme selv om vi eier utstyr.
Ingen form for gebyrer aksepteres.
2.2.17 Krav til faktura
Krav til faktura ref. kontrakten punkt 16.2 vil bli justert for å omhandle Akershus fylkeskommune og Buskerud fylkeskommune ved kontraktstildeling.
2.2.18 Fastpris og prisregulering
Avtaleprisene er fast for første avtale år.
Leverandøren må kreve endring og dette må skje skriftlig senest 2 måneder før ikrafttredelsen.
Prisene kan reguleres første gang 1.8.2020
Utgangspunkt i SSB konsumprisindeks, KPI totalindeks for året før. Regulering 1.8.2020 baseres på indeksens endringer 2019M04 -2020M04 Regulering 1.8.2021baseres på indeksens endringer 2020M04 - 2021-M04 Osv.
Det er leverandørens ansvar å fremme krav om regulering. Leverandøren skal ved krav om indeksregulering sende en oversikt til oppdragsgiver hvor indeks og beregningsgrunnlag vises. Dersom indeksreguleringen uteglemmes, kan regulering av priser ikke ha mer enn 3 måneders tilbakevirkende kraft etter at kravet er fremmet.
Prisregulering for lærlinger skal følge gjeldende tariff avtale på fagområde.
2.3 Tildelingskriterier
2.3.1 Tildeling
Tildelingen skjer på grunnlag av: Det beste forholdet mellom:
Laveste pris 45 %
Klima/miljø. 35 %
Service/Implementering 20 %
2.3.2 Presentasjon av tilbud
Oppdragsgiver vil vurdere - etter nærmere avtale - invitere tilbyderen til en presentasjon av tilbudet sitt (anslagsvis 1 time) av sin beskrivelse/ redegjørelse under punktene ovenfor. Tilbyderen vil stå fritt til hvordan han legger opp denne presentasjonen, men fokus skal være på allerede innlevert beskrivelse. Oppdragsgiver vil også kunne stille avklarende spørsmål til hele tilbudet i denne presentasjonen.
2.3.3 Priser Vektes 45%
Pris vil bli evaluert ut i fra vedlagte prisskjema/tilbudsskjema (Bilag 9 til konkurransereglene), samt tilleggspris pga. eventuelle forbehold og avvik som lar seg prisberegne.
Den tilbyder som har den laveste pris får den maksimale poengsummen 10. De øvrige tilbudene vil få poeng som gjenspeiler forskjellene i tilbudene. Poengene avrundes normalt til en desimal, men ved liten prisforskjell benyttes så mange desimaler som er nødvendig for å skille mellom tilbudene.
Tilbyder skal fylle ut prismatrisen nedenfor.
Tilbyder skal fylle ut og legge ved vedlagte prisskjema.
Vedlagt fil
2.3.4 Klima/Miljø
Klima/miljø vil blir evaluert ut fra vedlagte skjema på kjøretøy og behandlingsmetode. (vedlegg 10)
a. LAVERE UTSLIPP FRA KJØRETØY
Kjøretøy som blir brukt i kontrakten som er bedre enn EURO V
b. BEHANDLINGSMETODE:
Jo større andel av avfallet som går til materialgjenvinning, biologisk behandling (ved kompostering eller i biogassanlegg) eller forbrenning med energiutnyttelse, jo høyere poengsum vil leverandøren oppnå på kriteriet Behandlingsmetode.
Evaluering av tildelingskriterier Klima/Miljø:
Evalueringen av kriteriene baseres på en helhetsvurdering hvor de momenter som er spesifisert i vedlegg 8 legges til grunn. Det gis poeng på en skala fra 0 til 10, der 10 er best. Det tilbud som
vurderes som best for hvert kriterium oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet.
a. Tilbyder skal fylle ut og legge ved vedlagte Klima/Miljø skjema
Vedlagt fil
b. Oppdragsvurdering av klima/miljø
Lineær skala. 0 - 10 poeng
35 p.
2.3.5 Service / Implementering - Implementeringsplan og plan for oppfølging av avtaleperiode
Xxxxxxxx bes beskrive en forpliktende implementeringsplan, med blant annet vekt på:
oppstart og implementeringsplan
bruk av ny teknologi, slik som sensorovervåkning osv. hvordan gjøre skolene/virksomhetene bedre til å sortere
(maks 2 sider besvarelse) Vi ber tilbyder besvare punktvis.
Lesbar font størrelse mellom 10-12 (Calibri) Linjeavstand (enkel linjeavstand) - 0 mellom og 0 før. Marger 2,5 cm i alle retninger.
Teksten skal være uten vedlegg og linker.
Evaluering av tildelingskriterier Service/Implementering - Implementeringsplan og plan for oppfølging av avtaleperiode:
Evalueringen av kriteriene baseres på en helhetsvurdering hvor de momenter som er spesifisert i vedlegg 8 legges til grunn. Det gis poeng på en skala fra 0 til 10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for hvert kriterium oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet.
a. Det skal redegjøres service / implementering
Vedlagt fil
b. Oppdragsvurdering av Service/implmentering
Lineær skala. 0 - 10 poeng
20 p.