SØKERVEILEDNING
Kolarctic ENPI CBC 2007-2013
Europeisk Naboskaps- og Partnerskapsintrument
SØKERVEILEDNING
for hovedsøkere og medsøkere i Nordland, Troms, Finnmark
Ved uklarheter gjelder engelsk originalversjon: ”Guidelines for grant applicants” foruten de unntakene som gjelder norske deler av prosjektene.
Gjelder utlysingsperiode 16.01.2012 – 16.04.2012 (92 dager) Søknadsfrister overfor Forvaltningsmyndighet i Rovaniemi: Elektronisk versjon: mottatt seinest 16.04.2011
Papirversjon: poststemplet seinest 16.04.2011
Begge versjoner trengs
Forvaltningsmyndighet for programmet: Lapplands forbund, Rovaniemi
Kolarctic Norge
Fylkeshuset
N-9815 Vadsø
789 63123: Xxx Xxxxxxx (Operasjonell Enhet)
789 63092: Xxxxx Xxxxxx (Finansiell Enhet) xxxx@xxxxxxxxx.xx
INNHOLDFORTEGNELSE:
1 PROGRAMMET KOLARCTIC ENPI CBC 2007-2013 4
1.1 BAKGRUNN 4
1.2 MÅL FOR PROGRAMMET OG INNSATSOMRÅDER 4
1.3 FINANSIERING FRA JMA (FORVALTNINGSMYNDIGHET) 5
1.4 DOKUMENTER TIL INFORMASJON FOR UTLYSNINGA 6
2 REGLER FOR DENNE SØKNADSUTLYSNINGA 8
2.1 KRAV 8
2.1.1 Krav til hovedsøker: Hvem kan søke? 8
2.1.2 Partnerskap og krav til samarbeidsparter 9
2.1.3 Aktiviteter som kan inkluderes i en søknad 11
2.1.4 Gyldige prosjektkostnader i søknaden 11
2.2 HVORDAN SØKE 13
2.2.1 Søknadsskjema 13
2.2.2 Signering av søknaden og sending til sekretariatet 13
2.2.3 Søknadsfrist 14
2.2.4 Nærmere informasjon for søkere 14
2.2.5 Medfinansiering fra Finland, Sverige, Russland, Norge 15
3 SAKSBEHANDLING OG SØKNADSUTVELGELSE 18
3.1 BEHANDLING AV SØKNADENE 18
3.2 BESLUTNING OG KONTRAKTINNGÅELSE 19
3.2.1 Beslutning i Overvåkningskomiteen (JMC) 19
3.2.2 Finansieringskontrakten 20
3.3 INDIKATIV TIDTABELL 20
4 ANDRE MOMENTER I PROSJEKTPLANLEGGINGA 21
4.1 STYRINGSGRUPPE FOR PROSJEKTET 21
5 KONTAKTINFORMASJON 22
6 HVORDAN FYLLE UT SØKNADSSKJEMAET I "EMOS" 23
DEL I: Søknadsskjema 25
DEL II: Søkererklæring 25
DEL III: Handinga i prosjektet (Aktivitetene) 26
DEL IV: Budsjett og finansiering 30
DEL V: Xxxxxxxxxx 00
DEL VI: Medsøkere/Partnere 37
DEL VII: Medaktører 38
DEL VIII: Vedlegg 38
7 EKSEMPLER FOR TABELLENE I 1.7 OG 2.1 41
8 DEFINISJON AV INDIKATORENE 43
Begrepsforklaringer:
JMC = Joint Monitoring Committee = Overvåkningskomite som beslutter og kontrollerer programmet JSC = Joint Selection Committee = Utvelgelseskomite som vurderer og velger ut prosjekter/saker RAG = Regional Assessors Group = Ekspertgruppe som behandler søknadene
JMA = Joint Managing Authority = Forvaltningsmyndighet mht formalia, sekretariat mht annet arbeid
Filial = Filial av sekretariatet (Branch office/BO. Norsk filial har i tillegg samme delte oppgaver som sekretariatet)
PraG = Practical Guide to Contract procedures for EC external actions = veiledning for støtte til EU ekstern-tiltak
Kombinerte programfinansiering = Den totale finansieringa for prosjektet i Finland og Russland, som inkluderer både EU-finansiering og den statlige medfinansieringa (se pkt 1.3).
Gyldige kostnader: Grunnlag for støtteberegning etter prosjektbudsjett (eligible costs)
Godkjente kostnader: Grunnlag for utbetaling etter prosjektregnskap, må være gyldige kostnader fra budsjettet Medfinansiering: Her den prosjektfinansieringa som ikke er sentral programfinansiering (EU- eller "norsk") Lead Partner : Den som mottar EU-midlene i prosjektet. Kan også brukes ikke-økonomisk tilsv. 'hovedsøker'.
Økonomisk kan det på norsk side brukes om den norske hovedpartneren ('Partner1'), evt mottaker av EU-midler.
Hovedsøker : Norsk term for søkeren på den norske Kolarctic-finansieringa i et bilateralt prosjekt (prosjekteier). Innen norske termer kan det også vise til begrepet "Lead Partner" når EU-hovedsøker omtales.
Partner: Mht økonomi samarbeidspart likestilt med Lead Partner. På norsk side generelt én. ('Partner1'). Øvrige norske samarbeidspartene i prosjektet er i utgangspunktet medaktører (se under!), evt med utvida roller.
Medsøker : Norsk term for søker på Kolarctic-finansieringa i multiateralt prosjekt (norsk hovedsøker/'Partner1'). Kan kun være én medsøker på norsk side. De øvrige blir overfor norske Kolarctic-midler medaktører (se under!).
Associate : Medaktør (se under!), som deltar gjennom å dekke egne kostnader, kan være fra andre områder.
Medaktør : Norsk term, egentlig "Associate", men kan registreres som "Partner", eller ha tilsvarende funksjon. Kan være flere medaktører, på norsk side evt med avtale om bl.a kostnadsdekking utover standarden reiser.
Subcontractor : Underleverandør av varer eller tjenester i prosjektet, etter anbudsregler. Kan være presisert.
Large Scale Projects (LSP): Stor-skala prosjekter (med annen beslutningsprosedyre enn vist her)
1 PROGRAMMET KOLARCTIC ENPI CBC 2007-2013
1.1 BAKGRUNN
Kolarctic ENPI CBC 2007-2013 fortsetter å fremme grensekryssende samarbeid mellom Nordkalotten og Nordvest-Russland. Den Europeiske Union finansierer programmet fra Det Europeiske Naboskaps- og Partnerskapinstrumentet (ENPI). Finansiering blir gitt til felles-prosjekter som bidrar til de mål og strategier godkjent av Finland, Sverige, Norge og Russland.
EU-finansieringa til programmet for perioden 2007-2013 er totalt € 28,2 mill. I tillegg består programramma av norsk Kolarctic-finansiering på € 7 mill og offentlig medfinansiering fra Russland, Finland, Sverige og Norge på € 35,2 mill. Den totale prosjektfinansiering er totalt på € 70 mill.
Målet med disse retningslinjene er å gi søkerne til programmet Kolarctic ENPI CBC grunnleggende informasjon om utlysningsprosessen. Dette inkluderer informasjon om utlysningsperiode, innsatsområder, prosjektfinansiering og instruksjoner for utfylling av skjemaet. All informasjon er med utgangspunkt i programdokumentet for Kolarctic ENPI CBC 2007-2013, Finansieringsavtalen mellom Føderasjonen Russland og EU-kommisjonen signert 18.november 2009 (med tillegg 3.september 2010), PraG-dokumentet fra EU-kommisjonen (se original: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxx_xx.xxx), samt ENPI-gjennomføringsreglene i Kommisjonsregulativ 951/2007 (jf engelsk original søkerveiledning).
Årlig handlingsplan, prosjektutvelgelseskriterier og størrelsen på søknadssum bestemmes i handlingsplanen som godkjennes årlig av JMC.
Alle dokumenter, veiledninger og programdokumentet kan skrives ut fra programmets internettside xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx eller xxx.xxxxxxxxx.xx spesielt for norske interessenter. Prosjektveiledning og søknadsbehandling skjer ved sekretariat i Rovaniemi ved Lapplands Forbund, samt ved filialene i Russland, Sverige og Norge. Filial som betjener Nordland, Troms og Finnmark er ved Kolarctic Norge under Finnmark fylkeskommune i Vadsø; epost: xxxx@xxxxxxxxx.xx eller telefon 000 00000 (Operasjonell Enhet) eller 789 63092 (Finansiell Enhet).
1.2 MÅL FOR PROGRAMMET OG INNSATSOMRÅDER
Den overordnai målsettinga med programmet er å redusere den perifere statusen til landenes grenseområder, og fremme multilateralt grensekryssende samarbeid. Programmet skal hjelpe regionene i programområdet til å utvikle deres grensekryssende økonomiske, sosiale og miljømessige potensiale gjennom å støtte innovative grensekryssende aktiviteter, tilgjengelighet og bærekraftig utnyttelse av naturressurser, lokalsamfunn og kulturarv.
For å nå disse målene er programmet inndelt i følgende tre innsatsområder som dekker, styrker og utfordringer i programområdet:
1 Økonomisk og sosial utvikling 2 Felles utfordringer
3 Folk-til-folk samarbeid og identitetsbygging
Enhver søknad må falle inn under ett av innsatssområdene. Eksempler på de operative målene for de enkelte innsatsområdene og på støtteberettiga aktiviteter er tilgjengelig i programdokumentet.
1.3 FINANSIERING FRA JMA (FORVALTNINGSMYNDIGHET)
Forklaringer på faguttrykk (fra engelsk original):
1 Offentlig finansiering (Public financing): All offentlig finansiering som inngår i prosjektet, inkludert EU finansiering, norsk Kolarctic-finansiering, statlig medfinansiering og annen finansiering fra offentlige instanser/organisasjoner.
2 Kombinert programfinansiering (Combined Programme Financing): Programfinansiering + Statlig finansiering fra Finland og Russland (gjelder ikke Norge*).
a Programfinansiering = EU finansiering (Community financing = EU financing): Finansiering fra EU-budsjettet til prosjektene via Forvaltningsmyndighet (gjelder ikke Norge*).
b Statlig medfinansiering i Finland og Russland (National state co-financing in Finland and Russia): Finansiering til programmet fra statsbudsjettet, nasjonalt i Finland og føderalt i Russland som bevilges prosjektene via Forvaltningsmyndighet (gjelder ikke Norge*).
3 Norsk Kolarctic finansiering (Norwegian Kolarctic financing) fra Statsbudsjettet gjennom den norske filialen i Vadsø for de norske partnerne i samsvar med felles finansieringa til prosjekt.
4 Offentlig medfinansiering (Public national co-financing) inkluderer statlig finansiering og annen offentlig medfinansiering. I tillegg til statsbudsjettet, kan offentlig medfinansiering komme fra budsjettet i offentlige organisasjoner, og finansiering kan opprinnelig være fra staten, kommuner, fylkeskommuner eller andre offentlige kilder.
5 Privat finansiering (Private financing) kommer fra private organisasjoner.
ENKEL STRUKTUR: TYPER OFFENTLIG FINANSIERING (1) I KOLARCTIC-PROSJEKTER
Finland/Russland | Sverige | Norge |
2a EU-finansiering | 2a EU-finansiering | 3 Norsk Kolarctic-finansiering |
2b Statlig medfinansiering | ||
4 Xxxxx offentlig medfinansiering | 4 Offentlig medfinansiering | 4 Offentlig medfinansiering |
Den totale indikative kombinerte programfinansieringa gjennom programmet Kolarctic ENPI CBC i denne søknadsutlysninga er € 8 450 000 og norsk Kolarctic finansiering anslått til € 2 000 000.
Forvaltningsmyndighet forbeholder seg også retten til ikke å tildele alle tilgjengelige midler i denne
utlysningsomgangen. Tilsvarende gjelder norsk side. Utlysningsperioden begynner 16.01.12 og slutter 16.04.12.
JMC har ikke fastsatt maksimums- eller minimumsbeløp for midlene som det kan søkes om. Utfra den lange søknadsprosessen for grensekryssende prosjekter rådes søkere til å fokusere på kostnadseffektiviteten i prosjektene, uten å søke om småbeløp.
Prosjektfinansiering består av både offentlig og privat finansiering. Den offentlige finansieringa fra landene i samarbeidet kan inneholde EU-finansiering eller norsk Kolarctic finansiering, samt offentlig medfinansiering (herunder "statlig medfinansiering" fra Finland og Russland). Privat finansiering regnes ikke inn i den offentlige medfinansieringa, men heller som ei ekstra finansiering i prosjektene. Mer informasjon om offentlig medfinansiering blir presentert under punkt 2.2.5.
Minst 10 % av finansieringa i hvert prosjekt skal komme fra egne ressurser fra Hovedsøker og/eller parter/medsøkere. Egenfinansieringa regnes enten som offentlig eller privat medfinansiering (På norsk side kan egenfinansieringa i enkelttilfeller oppdeles i to like deler, hhv privat og offentlig).
Overvåkningskomiteen for Kolarctic ENPI CBC Programmet har satt grenser for maksimum andel programfinansiering til ett prosjekt, som avhenger av hvilket innsatsområde prosjektet faller inn under, prosjekttype og hvilke organisasjoner som er involvert. Se tabellen under:
Innsatsområder | Maks. sum for finansiering | Andre krav |
1: Økonomisk og sosial utvikling (Economic and Social Development) | 70% for prosjekter som retter seg mot økonomisk utvikling og hvor private bedrifter er interessenter og opptrer som hovedsøker/medsøker 90% for andre prosjekter. | - Maks sum for finansiering avhenger også til det enkelte lands lover - Finansiering for små-skala investeringer kan ikke overskride maksimalbeløpet i nasjonale lover i det landet som investeringene gjøres. Xxxxxxxx sum finansiering for små investeringer er uansett alltid 70%, inkludert EU finansiering og offentlig medfinansiering. |
2: Felles utfordringer (Common challenges) | 90% | |
3: Folk-til-folk samarbeid (People to people co-operation and identity building) | 90% |
Prosjekter kan inkludere små-skala investeringer (høyeste sum for investering er 50 % av det totale budsjettet og € 2 millioner). I de tilfeller der det finnes små-skala investeringer, skal summen av EU- finansiering alltid kompletteres med offentlig medfinansiering.
I henhold til nasjonale lover i deltakerlandene kan offentlig medfinansiering ikke brukes til å delfinansiere investeringer utafor landets grenser. I Kolarctic betyr disse lovforholdene at den finansielle strukturen for investeringer må differensieres utfra hvor investeringer lokaliseres.
1.4 DOKUMENTER TIL INFORMASJON FOR UTLYSNINGA
MERK! Vedlegg finnes på programmets hjemmeside xxx.xxxxxxxxx.xx og xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx
Informasjon til søkere:
- Programdokumentet Kolarctic ENPI CBC 2007-2013
- Finansieringsavtalen mellom Russland og EU signert 18.november 2009
- Programmets handlingsplan for 2012
- PraG 2010 (praktisk veiledning for kontraktsprosedyrer for eksterne EU-tiltak, av mars 2011)
- Søkerveiledning 16.01.2012 – 16.04.2012
o Vedlegg I: Standard finansieringskontrakt m/særvilkår (Standard Grant Contract and special condition)
o Vedlegg II: Generelle vilkår for finansieringskontrakter i eksterne EU-virkemidler (General Conditions applicable to European Community-financed grant contracts for external actions)
o Vedlegg III: Evalueringsskjema ekspertgruppa (RAG)
o Vedlegg IV: Bedriftsattest for mottakere av eksterne EU-virkemidler (Procurement by grant Beneficiaries in the context of the European Community external actions)
o Vedlegg V: Utbetalingsanmodning (Request for payment)
o Vedlegg VI: Midtveisrapport (Interim narrative report)
o Vedlegg VII: Kostnadsspesifikasjon (Expenditure verification)
- Informasjon og synliggjøring av aktivitetene for prosjekter under Kolarctic ENPI CBC
Dokumenter som må leveres til sekretariatet før søknadsfristens utløp:
- Kolarctic ENPI CBC 2007-2013 Søknadsskjema (Grant Application Form)
Vedlegg A: Budsjettspesifikasjon (Budget spesification) Vedlegg B: Logisk rammeverk (Logical Framework) (valgfritt om søkt EU-midler under € 100 000) Vedlegg E: Prosjektplan (Project Plan)
Vedlegg F: Foretaksattest for hovedsøker (The registration certificate of the Lead Partner)
Vedlegg G: Partnerskapserklæring (Partnership statement)
Vedlegg H: Sjekklista (Checklist)
Norsk "Partner1" fyller også ut det ett-sides skjemaet om norsk Kolarctic-finansiering (samme skjema som brukes i søknad om statlig medfinansiering fra Finland eller Russland)
Dokumenter som søker må levere til sekretariatet før signering av kontrakt:
Vedlegg C: Finansierings identifikasjonsskjema (Financial identification form)
Vedlegg D: Bekreftelse som juridisk enhet (Legal Entity File)
Vedlegg F: Foretaksattest for medsøkere (The registration certificate of the Partners)
- Kopi av evt norsk Kolarctic-tilsagn
- Kopi av beslutningene om offentlig medfinansiering fra Russland, Finland, Sverige, Norge (utenom for statlig medfinansiering fra Finland eller Russland)
(Copies og the grant decisions of the national co-financing of Russia, Finland, Sweden and Norway, except for Finnish and Russian national state co-financing)
- Kopi av beslutninger om privat finansiering
(Copies of the grant decisions of the private Financing)
- MVA-bekreftelse i tilfelle søker ikke har rett til momsfritak (VAT certificate in those cases where the applicant is not entitled do deduct value-added tax from the projects costs)
- Inntekt og regnskap for siste to regnskapsår (hvis søker er ei sammenslutning eller privat foretak) (Income statement and balance sheet of the past two final accounts of the Lead Partner, only when the Lead Partner is an association or private company)
MERK! Svensk eller norsk medsøker må fremlegge bindende bekreftelse på medfinansiering fra Sverige og Norge overfor JMA før møtet i Overvåkningskomiteen (JMC). Dette gjelder ikke den statlige medfinansieringa fra Finland eller Russland, som er inkludert i Kolarctic-vedtak og –tilsagn.
2 REGLER FOR DENNE SØKNADSUTLYSNINGA
MERK! All informasjon for utfylling av søknadsskjema kommer frem i kap 7 i dette dokument.
Alt av materiale som gjelder denne søknadsutlysinga finnes på programmets hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx samt evt xxx.xxxxxxxxx.xx for søkere fra norsk side.
Denne veiledninga beskriver reglene for innsending, utvelgelse og gjennomføring av aktiviteter som finansieres gjennom denne utlysninga, i samsvar med Praktisk veiledning for eksterne EU- virkemidler der disse regulerer relevante forhold for søknadsutlysninga (tilgjengelig på internett: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx_xx.xxx).
2.1 KRAV
Tre typer krav til støtteberettigelse (gyldighet) stilles i forhold til:
- søkere til Kolarctic-finansiering (2.1.1) og deres samarbeidsparter (2.1.2),
- støtteberettiga aktiviteter (2.1.2), og
- gyldige kostnader (2.1.3).
2.1.1 KRAV TIL HOVEDSØKER: HVEM KAN SØKE?
Som hovedregel skal et prosjekts hovedsøker og partnere være lokalisert enten i programområdet eller tilgrensende område (se definisjon av programområde i kap. 2.1.3 ’Geografisk område’). I spesielle tilfeller, der det trengs for å oppnå målene i prosjektene, kan et prosjekt ha aktiviteter utafor programområdet. Disse unntakene bestemmes fra prosjekt til prosjekt av Overvåkningskomiteen.
Hovedsøker sender søknaden om støtte til Forvaltningsmyndighet. Hovedsøker blir også den som blir mottaker den kombinerte programfinansieringa eller norsk Kolarctic-finansiering og fungerer da som bindeledd mellom Forvaltningsmyndighet og medsøkerne i prosjektet. De planlegger prosjektet sammen med medsøkere og medaktører og er ansvarlig overfor Forvaltningsmyndighet for implementering og ledelsen av prosjektet. Søker stiller alle nødvendige dokumenter og informasjon til Forvaltningsmyndighet før prosjektstart og i prosjektperioden.
MERK! En hovedsøker fra enten Sverige eller Norge kan bare motta EU-finansiering og finsk offentlig medfinansiering hvis statlig medfinansiering fra Russland er bevilget til en partner der.
For å være støtteberettiga må søkere (hovedsøker):
- være en juridisk person og
- være registrert i Finland, Sverige, Russland eller Norge og
- være direkte ansvarlig for forberedelse og styring av prosjektet sammen med partnerne; ikke opptre som en mellommann.
Hovedsøker og partnere kan være enten statlig, regional eller lokal offentlig myndighet, organisasjon, kommune, regionråd, statlig/offentlig foretak, handelskammer, sammenslutning,
universitet/høyere utdanningsinstitusjon, forskningsinstitutt, privat foretak eller foretaksnettverk (EC- regulation no.1638/2006 of the European Parliament and of the Coucil of 24 October 2006 laying down the general provisions establishing a European Neighbourhood and Partnership Instrument, Article 14).
Merk at sjøl om et privat foretak fungerer som hovedsøker eller partner i et prosjekt, skal ikke prosjektet være profittgivende eller gi konkurransefordeler.
Hovedsøker skal også sikre at samarbeidspartene har søkt offentlig medfinansiering før søknaden sendes Forvaltningsmyndighet.
Xxxxxxxxxx og partnere blir ekskludert fra deltakelse i utlysinga og tilsagn blir ikke gitt hvis:
a) de går konkurs i løpet av søknadsprosessen, eller de blir satt under administrasjon, eksempelvis av retten, har inngått gjeldsforhandlinger med kreditorer, har stoppet forretningsdrifta, eller er gjenstand for granskning for lignende forhold som hjemles i statlig lov og regulering
b) de er dømt med virkning som res judicata (uankbar) for overtredelse av egne profesjonskrav.
c) de er skyldig i grov tjenesteforsømmelse av noen slag, som sekretariatet kan bedømme
d) de har ikke oppfylt krav om sosiale ytelser eller skatter i det land de der foretaket er registrert.
e) de har blitt gjenstand for en dom som har kraft av res judicata for bestikkelse, korrupsjon, deltakelse i kriminelle organisasjoner eller annen ulovlig virksomhet i motstrid med EU/Norge/Russland sine finansielle interesser, eller for alvorlig kontraktsbrudd i prosedyrer angående tilskudd direkte eller indirekte fra EU-budsjettet
f) de er kjent skyldig i kontraktsbrudd i et fullmaktsforhold, finansiert av EU-kommisjonens budsjett eller annen støtte (se Article 96 (1) of the Financial Regulation/BUDGET/Article 99 of the Financial Regualtion (10th EDF).
Ved å signere søknadsskjemaet og søkererklæringa forsikrer søkeren at han ikke er/eller vil bli involvert i ovennevnte forhold.
2.1.2 PARTNERSKAP OG KRAV TIL SAMARBEIDSPARTER
Hovedsøker må samarbeide med partnerskapsorganisasjoner som spesifisert her. Prosjektet må ha minst én partner fra et EU-land (Sverige eller Finland) og én partner fra Russland, hvorav en av dem er hovedsøker. Programmet prioriterer prosjekter med partnere fra flere enn to land.
Programområdet dekker følgende regioner:
- Russland: Murmansk fylke, Arkhangelsk fylke og Nenets Autonome Område
- Finland: Lappland
- Sverige: Norrbotten
- Norge: Finnmark, Troms og Nordland fylker
Programmet omfatter også tilgrensende områder. Hovedsøker eller partnere/medsøkere kan være fra tilgrensende områder hvis deres deltakelse i prosjektet kan forsvares og deres ekspertise eller ferdigheter ikke er tilgjengelig i det egentlige programområdet. I de tilfeller må prosjektet være multilateralt (aktører fra minst tre land), nasjonalt og internasjonalt betydningsfullt, og understøtte utviklinga i det egentlige programområde.
Tilgrensende områder i programmet er:
- Russland: Republikken Karelia, Leningrad fylkes og St.Petersburg by
- Finland: Nord-Østerbotten
- Sverige: Västerbotten
Som hovedregel kan samarbeidsparter utenom programområdet delta i prosjektet som medaktører. Kostnadene til medaktører er ikke gyldige, dvs de dekker sjøl sine kostnader (se krav til hovedsøker
pkt 2.1.1). Medaktørene sine kostnader i prosjektet er ikke støtteberettiga, disse må sjøl dekke sine kostnader utenom reiser (se definisjon av medaktør under).
En nasjonal eller internasjonal organisasjon som ikke har hovedkvarter eller kontor i programområdet eller tilgrensende område kan være hovedsøker hvis prosjektet gavner programområdet eller tilgrensende område. I tillegg kreves da at prosjektet ikke kan gjennomføres uten den aktuelle organisasjonen, og den bringer ekspertise til prosjektet som ikke er tilgjengelig i programområdet.
Også i sånne tilfeller må prosjektaktivitetene være i programområdet, i likhet med forventa resultater.
Medsøkere fra utenom programområdet og tilgrensende område er mulig om de bringer ekspertise og kompetanse til prosjektet som ikke finnes i programområdet.
Hvis kostnadene til en ordinær norsk medaktør fra det egentlige programområdet er inkluderte i prosjektbudsjettet, og deres samarbeid er sannsynliggjort, kan disse dekkes fra prosjektets norske delregnskap.
EU-finansiering blir ikke gitt til bilaterale prosjekter mellom Norge og Russland. Likevel kan bilaterale prosjekter finansieres fra innsatsområde 1 (Økonomisk og sosial utvikling), hvis man ikke finner relevante samarbeidsparter i Sverige og Finland. Finansieringa til den norske parten kommer da fra norske side, på samme måten som til norske medsøkere i multilaterale prosjekter.
En "Partner" (norsk side: norsk 'hovedsøker' eller 'medsøker') er en samarbeidsorganisasjon med samme status som "Lead Partner" (norsk side: 'Hovedsøker' betegner søker på og mottaker av norsk Kolarctic-finansiering, "Lead Partner kun ved part som forvalter EU-midlene i prosjektet på vegne av EU-sida). I økonomisk henseende gjelder termen Partner og Lead Partner EU-midlene. Med hensyn på de norske Kolarctic-midlene kan kun én norsk 'hovedsøker' eller 'medsøker' motta disse.
En "Partner"/medsøker er en organisasjon som har samme status som hovedsøker. Partneren må være fra programområdet eller tilgrensende områder. Kostnadene for partnere er gyldige for EU- finansiering og norsk Kolarctic-finansiering på samme måte som for hovedsøker. De samme kriteriene for støtteberettigelse gjelder for hovedsøker og partnere. Partnere og hovedsøker deltar i prosjektplanlegginga på like vilkår. Med hensyn på de norske Kolarctic-midlene kan kun én "Partner" stå som 'hovedsøker' eller 'medsøker' på disse. Alle "Partnere" (medsøkere) må signere partnerskapserklæringa og søknadsskjemaet.
Følgende er ikke partnere og trenger ikke å signere Partnerskapsavtalen:
Medaktører (Associates): Et prosjekt kan også inkludere medaktører. De kan delta i prosjekt- gjennomføringa, men er ikke mottakere av den kombinerte EU-finansiering, norsk Kolarctic- finansiering, eller annen offentlig medfinansiering foruten reisekostnader. Medaktører deltar i prosjektet med egenfinansiering og trenger ikke fylle støttekriteriene eller signere Partnerskapsavtalen. For at en norsk medaktør kan få dekket kostnader utover reisekostnader, må denne fylle støttekriteriene ved å være fra programområdet, ha formalisert prosjektsamarbeidet, og være inkludert i det norske delbudsjettet i prosjektet.
Underleverandører (Subcontractors): Støttemottakerne kan tildele oppdrag til underleverandører. Underleverandører er verken partnere eller medaktører og omfattes av anbudsreglene i Vedlegg IV i finansieringskontrakten. Private foretak kan opptre som underleverandører i prosjektet når deres deltakelse er begrensa og klart definert. Inntil 50 % av prosjektets gyldige kostnader kan være i form av underleveranser (MERK at dette ikke gjelder investeringer).
Likevel er underleveranser ikke gyldige kostnader for medfinansiering, hvis kostnadene for aktivitetene økes uten at prosjektet får tilsvarende økt merverdi. Underleveranser er også ugyldige kostnader når betaling av underleveransene er definert i prosent av totalprisen for aktiviteten, så fremt ikke betalinga er dokumentert av den endelige støttemottakeren med henvisning til den reelle verdien av arbeidet eller tjenesten som er levert.
2.1.3 AKTIVITETER SOM KAN INKLUDERES I EN SØKNAD
Prioriteringer og/eller temaer som kan støttes
Denne utlysninga er åpen, så søknadene som godkjennes er ikke avgrensa til noe gitt tema eller prioritering. Alle søknader vurderes på samme likeverdige måte i beslutningsprosessen, uavhengig av tematikk. Søknadene kan dekke ethvert av de tre innsatsområdene i programmet (jf kap.1.2).
Prosjekttyper
Følgende prosjekttyper kan finansieres fra programmet:
1. Integrert prosjekt, der alle partnerne i prosjektet utfører deler av tiltakene i fellesprosjektet på eget lands territorium.
2. Symmetrisk prosjekt, der like aktiviteter utføres parallelt i medlemslandene (Sverige, Finland), i partnerlandet (Russland), og i Norge.
3. Prosjekt (enkelt prosjekt) som gjennomføres helt eller delvis i ett land i programmet, men med effekt for alle landene involvert i prosjektet.
De felles grensekryssende målene for Kolarctic gjør at integrerte prosjekter blir prioriterte.
Prosjektperiode
Prosjektets lengde avhenger av planlagte aktiviteter, maksimalt 36 måneder, uten nedre grense. Et prosjekt kan starte når JMA og hovedsøker har signert finansieringskontrakten. Kostnadene i prosjektet er gyldige tidligst fra og med første dag etter at finansieringskontrakten er signert av
Forvaltningsmyndighet (JMA) og hovedsøker. Prosjektperiode må være registrert i søknaden med måneder, ikke datoer. Alle prosjekter som finansieres fra Kolarctic-programmet må være sluttførte innen 31 desember 2014.
Geografisk støtteberettigelse for prosjekter - Hvor kan prosjekt gjennomføres?
Alle aktivitetene som er planlagte og gjennomførte i prosjektet må gi effekt i det geografiske området for programmet Kolarctic ENPI CBC.
Følgende aktiviteter er ikke støtteberettiga:
- Aktiviteter som helt eller hovedsaklig gjelder individuell sponsing for deltakelse i arbeidsgrupper, seminarer, konferanser, kongresser.
- Aktiviteter som helt eller hovedsaklig gjelder individuelle stipender for studier eller opplæring.
- Aktiviteter som gjelder forskning uten at dette er av spesiell interesse for utvikling av programområdet
- Aktiviteter som gir profitt eller gir konkurransefordeler til deltakende private foretak
2.1.4 GYLDIGE PROSJEKTKOSTNADER I SØKNADEN
Bare gyldige kostnader kan godkjennes i et tilskudd, som spesifisert under. Budsjettet er derfor både et kostnadsestimat og et tak for 'gyldige kostnader'. Merk at gyldige kostnader må være basert på reelle kostnader utfra underliggende dokumentasjon.
Overvåkningskomitéen (JMC) kan be hovedsøker endre prosjektbudsjettet hvis det ansees nødvendig før signering av finansieringskontrakten. Dette er mulig sjøl om JMC har innvilget finansiering til et prosjekt. Imidlertid kan ikke budsjett eller den kombinerte programfinansieringa godkjent av JMC overskrides.
Det er derfor i søkerens interesse å planlegge prosjektet nøye med realistisk og kostnadseffektivt prosjektbudsjett.
Gyldige direkte kostnader
Kun kostnader påløpt hos hovedsøker og hos partnere, kan være gyldige (men jf noen unntak for medaktører norsk side pkt 2.1.2). For å være gyldige, må kostnadene være i henhold til seksjon 14 i vedlegg II, og dermed oppfylle følgende krav, dvs være:
- oppstått i løpet av prosjektperioden som presisert i finansieringskontrakten
- indikerte i søknaden og budsjettet
- nødvendige for prosjektgjennomføringa
- identifiserbare og verifiserbare i prosjektregnskapet
- fornuftige og kostnadseffektive
Utfra dette og når relevant i henhold til retningslinjene i Vedlegg IV (anbudsregler for mottakere av EU eksternvirkemidler), skal anbudsreglene følges, og da kan også følgende kostnader være godkjente:
- lønnskostnader for prosjektpersonell inklusiv sosiale kostnader, når de ikke overskrider normalsatser i organisasjonen
- reisekostnader
- utstyreleie, forsyninger og tjenester, såfremt markedspriser
- underleverandørkostnader
- kostnader ifbm kontraktsinngåelser (informasjon, evaluering, oversetting, forsikring o.l.)
Uforutsette kostnader (Contingency reserve)
En reserve for uforutsette kostnader kan brukes for å dekke utgifter til plutselig økning i budsjetterte kostnader, som ikke kunne forutsees når budsjettet ble laget. Uforutsette kostnader kan ikke ugjøre mer enn 5 % av prosjektets gyldige kostnader. De kan kun brukes etter skriftlig forhåndsklarering fra JMA.
Administrative kostnader (overhead)
Inntil 7 % av totalt gyldige kostnader, som beregna av JMA i finansieringskontrakten, kan regnes som gyldige indirekte kostnader for å dekke administrative kostnader for prosjektgjennomføringa. Administrative kostnader trenger ikke å støttes av regnskapsdokumenter.
Ikke-pengefinansiering ("Money-in-kind"/"Contribution in kind")
Indirekte bidrag som ikke dekkes av pengefinansiering utgjør ikke reelle kostnader og er derfor IKKE gyldige. Indirekte bidrag kan derfor ikke beregnes som medfinansiering til prosjektet for hovedsøker eller partnere. Indirekte bidrag til prosjektet skal likevel spesifiseres i søknaden.
Lønnskostnader for personell i organisasjonene som er med i prosjektgjennomføringa er ikke indirekte bidrag, men gyldige lønnskostnader. I så tilfelle må de ikke overskride
a) normalt lønnsnivå i organisasjonen.
b) aktuell kostnad, og de må klart underbygges i regnskapsdokumenter.
Ugyldige kostnader
Følgende kostnader kan ikke inkluderes i prosjektbudsjettet:
- gjeld og tapskostnader
- gjeldsrenter
- gjenstander/tjenester som allerede er finansiert i annen sammenheng
- tilegnelse av bygning eller eiendom, unntatt når nødvendig for prosjektgjennomføringa.
I så tilfelle må eierskapet overdraes til de endelig tilgodesette og/eller lokale partnere ihht søknaden, før prosjektet avsluttes.
- valutatap (utfra kursendringer, vekslinger o.l.)
- skatter og avgifter (MVA er støtteberettiga hvis det er en endelig kostnad for søker).
- kreditter til tredjeparter
2.2 HVORDAN SØKE
2.2.1 SØKNADSSKJEMA
Søknader må lages på programmets offisielle elektroniske søknadsskjema, som er tilgjengelig i programmets overvåkningssystem EMOS (xxx.xxxx.xx). Skjemaet brukes for søknad om den kombinerte EU- programfinansieringa, norsk Kolarctic-finansiering og offentlig medfinansiering i Sverige og Norge. I tillegg kan enkelte offentlige medfinansiører kreve andre skjemaer, noe som søker må sjekke. I Norge kan ikke Kolarctic-søknadsskjemaet kreves brukt overfor medfinansiører. Bruken må isåfall avtales særskilt.
Søknaden skrives på engelsk!
Søknadsskjemaet må utfylles nøye og alt bevares nøyaktig. En utilstrekkelig, inkonsekvent søknad kan avslåes allerede i den administrative kontrollen. Hovedsøker kan bli bedt om å supplere søknaden i løpet av søknadsperioden. Vedlegg som ikke forespørres skal ikke tillegges søknaden.
2.2.2 SIGNERING AV SØKNADEN OG SENDING TIL SEKRETARIATET
Hovedsøker skal fylle ut søknaden i elektronisk form i programmets kontrollsystem (EMOS), med adresse xxx.xxxx.xx. Handskrevne søknader godkjennes ikke. Bare i helt spesielle tilfeller kan søknader i annen form enn gjennom EMOS-systemet tillates, dette forhåndsgodkjennes av JMA. Dette kan gjelde i situasjon der internett eller kommunikasjoner har brutt sammen.
En ferdigutfylt søknad sendes til sekretariatet før søknadsfristens utløp. Etter at den er sendt kan den ikke endres. Søknaden kan skrives ut etter at den er sendt. Hovedsøker mottar en egen autorisasjonskode for utskrift fra systemet og må formidle denne til prosjektpartnerne.
Det er alltid hovedsøker som signerer EU-støtteskjemaet (side 2 i søknadsskjemaet). For instruksjoner om hvordan søke offentlig medfinansiering se pkt 2.2.5.
Xxxxxxxxxx skriver ut søknadsskjemaet og signerer hovedsøker-erklæringa (Lead Partner Declaration). Prosjektpartnerne skriver også ut søknadsskjemaet, signerer deres partnerskapserklæringer (Partnership Statements) i del VI av søknadsskjemaet, og sender dette til hovedsøker enten i original eller scanna kopier. Hovedsøker vedlegger partnerskapsavtalene til søknadsskjemaet, og sender dem til sekretariatet i en lukket konvolutt. Betegnelsen på søknadsutlysninga (på forsida i søknadsskjemaet) må skrives på konvolutten, sammen med navn og adresse til hovedsøker óg den finske teksten "EI SAA AVITA" (må ikke åpnes). Søknaden sendes i
posten, men hvis den leveres med egen kurér eller personlig må søker kreve en signert og datert kvittering på innleveringa.
Søker fyller ut sjekklista som vedlegg til søknadsskjemaet for å sikre at alle deler av søknaden er utfylt. Sjekklista, søkererklæringa, samt original eller kopi av partnerskapserklæringa, skal sammen med øvrige vedlegg legges i konvolutten, men ikke stiftes til søknadsskjemaet (se pkt 1.4 for vedleggsliste).
Den originale stifta søknaden og en kopi av påkrevde vedlegg sendes sekretariat i samme konvolutt. Søknader som sendes pr post sendes til sekretariatet på adresse:
Lapin liitto/Kolarctic ENPI CBC -ohjelman hallintoviranomainen PL 8056
FIN-96101 ROVANIEMI
Søknader som leveres med kurèr eller direkte leveres på JMA gateadresse:
Lapin liitto/Kolarctic ENPI CBC -ohjelman hallintoviranomainen Hallistuskatu 20 B
FIN-96101 ROVANIEMI
Søknader som overbringes til sekretariatet på annen måte (f.eks fax eller e-post) eller etter fristen, vil avvises, noe som også gjelder søknad i uforsegla konvolutt.
2.2.3 SØKNADSFRIST
Søknadsfristen er 16 april 2012 kl 17.00 norsk tid. Dette betyr at den elektroniske søknaden må være sendt før dette klokkeslett gjennom EMOS-systemet. Etter dette klokkeslettet er systemet stengt.
MERK at den originale underskrevne søknaden med vedlegg må også være levert innen samme tidsfrist. Dokumentasjon er kvittering, poststempel eller kvittering fra rekommandert sending med påført klokkeslett når denne er levert inn. Ved personlig levering er fristen kl 1500 norsk tid, da sekretariatet stenger. En søknad som leveres til sekretariatet etter fristen vil bli overført til neste søknadsfrist.
2.2.4 NÆRMERE INFORMASJON FOR SØKERE
Sekretariat med filialer vil gjennomføre informasjonsmøter om søknadsprosessen i hvert land.
Mer informasjon om tidtabeller og datoer for informasjonsmøter vil bli publisert på programmets hjemmesider i begynnelse av utlysningsperioden.
Søkere har rett til å få generell informasjon om prosessen og prosjektutvelgelsen fra JMA og filialene i løpet av søknadsutlysninga. Spørsmål kan i tillegg sendes på e-post (xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx eller xxxx@xxxxxxxxx.xx) eller fax seinest 21 dager før søknadsfristen. Hvilken søknadsutlysning det gjelder skal indikeres klart i meldinga. Spørsmål av teknisk karakter om søknadsprosedyrene kan likevel besvares inntil søknadsfristen.
For kontaktdetaljer til JMA og dets filialer - se kapittel 5.
Svar på spørsmålene blir gitt seinest 11 dager før søknadsfristen.
Av hensyn til likebehandling kan ikke sekretariatet eller filialene gi noen forhåndsvurdering av gyldighet for søker, partnere eller aktiviteter. Teknisk informasjon er tilgjengelig til søknadsfristen.
På programmets felles internettside xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx vil spørsmål og svar som kan være relevante også for andre søkere publiseres.
2.2.5 MEDFINANSIERING FRA FINLAND, SVERIGE, RUSSLAND, NORGE
EU-finansieringa må suppleres av annen offentlig medfinansiering (regional eller sentral). Hvis offentlige myndigheter, foretak eller organisasjoner deltar i prosjektet som hovedsøker eller partnere, kan egenfinansiering som øremerkes til prosjektet regnes som annen offentlig medfinansiering eller som egenfinansiering eller begge deler. Hvilken kategori finansieringa hører inn under skal være spesifisert i søknaden.
Xxxxxxxxxx og partnere søker relevant offentlig medfinansiering i eget land. I Finland og Russland søkes også offentlig medfinansiering fra Forvaltningsmyndighet sammen med den kombinerte
EU-finansieringa i programmets søknadsskjema.
Hovedsøker er alltid den som søker om offentlig medfinansiering i eget land. Partnere fra andre land enn hovedsøkerens, må avtale hvem av dem som søker offentlig medfinansiering på vegne av de andre i sitt aktuelle land.
Det må søkes om offentlig medfinansiering før, eller sammen med søknaden på programfinansieringa innen søknadsfristen. En finansieringskontrakt kan ikke inngåes før offentlig medfinansiering er bekreftet. Medfinansiering fra en offentlig organisasjon som deltar i prosjektet som partner må indikere hvorvidt medfinansieringa er i form av kapital eller eget arbeid. Statlig medfinansiering fra Finland og Russland bekreftes av JMA sammen med bekreftelsen på EU-finansieringa.
Privat finansiering fra selskaper regnes som tilleggsfinansiering i prosjektet, ikke som medfinansiering til EU-finansieringa.
Finland:
Finsk statlig medfinansiering er en del av den kombinerte programfinansieringa og søknad om denne rettes til JMA ved å bruke programmets offisielle søknadsskjema. Hvis hovedsøker er fra Finland er også søknadsskjemaet samtidig en søknad om finsk statlig medfinansiering. I de tilfeller der hovedsøker er fra et annet land enn Finland, er det den finske parten som skal fylle ut skjemaet om offentlig medfinansiering (“Applicant of the national co-financing”).
Finsk offentlig medfinansiering kan i tillegg ytes av de offentlige organene nevnt under. Søker bør sjekke med relevant organisasjon hvorvidt søknad om medfinansiering må være på annet skjema enn programmets offisielle søknadsskjema.
- Kommuner og regionråd i Lappland og Nord-Østerbotten
- Utdanningsinstitusjoner i Lappland og Nord-Østerbotten
- Ministerier
- Statlige sentralbyråer
- Offentlige foretak og bedrifter
- Spesielle fond og offentlighetsorganisasjoner
NB: Bekreftelse på bindende offentlig medfinansiering fra andre kilder i Finland enn den statlige medfinansieringa eller egenfinansieringa, må leveres JMA før møtet i Overvåkningskomitéen (JMC). Partnerskapserklæringa gjelder som forpliktende egenfinansiering.
Sverige:
En svensk hovedsøker eller partner kan søke svensk offentlig medfinansiering fra eksempelvis offentlige organisasjoner som er listet under. Hvis hovedsøker ikke er fra Sverige søker én av partnerne om svensk offentlig medfinansiering på vegne av de andre. Søker bør sjekke med relevant organisasjon hvorvidt søknad om medfinansiering må være på annet skjema enn programmets offisielle søknadsskjema. MERK! Svenske parter som er involvert i prosjekter skal levere en bindende avtale om offentlig medfinansiering fra Sverige til JMA før møtet i JSC.
- Länsstyrelser i Norrbotten eller Västerbotten
- Regionale statlige organisasjoner
- Kommuner i Norrbotten eller Västerbotten
- Utdanningsinstitusjoner og universiteter i Norrbotten eller Västerbotten
- Ministerier
- Kommunale foretak
- Statlige sentralbyråer
- Offentlige foretak og bedrifter
- Spesielle fond og offentlighetsorganisasjoner
NB: En svensk prosjektpartner skal levere bekreftelse på bindende offentlig medfinansiering fra andre kilder enn egenfinansieringa, til JMA før møtet i Overvåkningskomitéen (JMC).
Partnerskapserklæringa gjelder som forpliktende egenfinansiering.
Russland:
Statlig medfinansiering fra Russland er en del av den kombinerte programfinansieringa og rettes til JMA på programmets offisielle søknadsskjema. Hvis hovedsøker er fra Russland er også søknadsskjemaet samtidig en søknad om statlig medfinansiering fra Russland. Hvis hovedsøker ikke er fra Russland søker én av partnerne fra Russland om statlig medfinansiering på vegne av de andre.
Offentlig medfinansiering fra Russland kan forøvrig ytes av de offentlige organene nevnt under. Søker bør sjekke med relevant organisasjon hvorvidt søknad om medfinansiering må være på annet skjema enn programmets offisielle søknadsskjema.
- Regionale administrative myndigheter
- Bykommuner og distriktskommuner
- Kommunale foretak
- Offentlige tjenestetilbydere
- Offentlige utdanningsinstitusjoner og universiteter
- Offentlige forskningsinstitusjoner
NB: Bekreftelse på bindende offentlig medfinansiering fra andre kilder i Russland enn den statlige medfinansieringa eller egenfinansieringa, må leveres JMA før møtet i Overvåkningskomitéen (JMC). Partnerskapserklæringa gjelder som forpliktende egenfinansiering.
Norge:
Norsk Kolarctic-finansiering
Norsk Kolarctic-finansiering korresponderer med EU-finansieringa overfor norske prosjektaktører. Merk at hvis hovedsøker er fra Norge i et multilateralt prosjekt vil denne også være ansvarlig for å søke om og forvalte EU-finansieringa i prosjektperioden, tiltross for at EU-midlene ikke kan brukes til å dekke egne kostnader. Norsk Kolarctic-finansiering utgjør inntil 50 % av den totale norske offentlige prosjektfinansieringa, mens 50 % skal utgjøre den offentlige medfinansieringa.
Søknad om norsk Kolarctic-finansiering er gjennom programmets offisielle søknadsskjema. Hvis hovedsøker i et multilateralt prosjekt er fra Norge vil denne stile søknaden om EU-midler til JMA. Bilaterale prosjekter uten EU-finansiering vil bli behandlet på samme måte. Hvis hovedsøker er fra et annet land enn Norge vil én av partnerne fra Norge søke om norsk Kolarctic-finansiering på vegne av de andre norske medsøkerne.
Norsk offentlig medfinansiering
Norsk Kolarctic-finansiering må alltid suppleres av norsk offentlig medfinansiering. Hvis offentlige myndigheter, foretak eller organisasjoner deltar i prosjektet som hovedsøker eller partnere kan ei hver egenfinansiering de måtte rette til prosjektet regnes som annen offentlig medfinansiering. Norsk offentlig medfinansiering kan ytes av offentlige organer som:
- Finnmark fylkeskommune
- Troms fylkeskommune
- Nordland fylkeskommune
- Fylkesmannen i Finnmark
- Fylkesmannen i Troms
- Fylkesmannen i Nordland
- Innovasjon Norge
- Det norske Barentssekretariatet
- Departementer
- Kommuner
- Utdanningsinstitusjoner i Nordland, Troms og Finnmark
- Sametinget
Søker bør sjekke med relevant organisasjon hvorvidt søknad om medfinansiering må være på annet skjema enn programmets offisielle søknadsskjema.
MERK! Norsk hoved- eller medsøker i prosjekter skal levere en bindende avtale om offentlig medfinansiering utover egenfinansiering til JMA før møtet i Overvåkningskomitéen (JMC). Den signerte partnerskapserklæringa gjelder som forpliktende egenfinansiering.
JMA skal ha tilsagn fra alle norske finansiører til prosjektet før kontrakten kan underskrives.
3 SAKSBEHANDLING OG SØKNADSUTVELGELSE
3.1 BEHANDLING AV SØKNADENE
Alle søknader vil bli vurdert etter følgende steg og kriterier:
STEG 1: ÅPNINGSPROSEDYRE
JMA har en åpningsprosedyre straks søknadsfristen er utløpt og alle søknader er registrert.
Sekretariatet tar en administrativ sjekk av søknadene som inkluderer sjekk om søknaden passer inn i programmet. Følgende spørsmål vil bli sjekket:
- originalt søknadsskjemaet er brukt, og at søknaden er sendt innen tidsfristen
- alle punkter er fylt ut og vedleggene lagt ved:
• utfylt dokument "budsjettspesifikasjoner pr land" (budgetspecification )
• kopier av offisielle dokumenter (f.eks Brønnøysundregisteret, Skatteetat) fra både hovedsøker og medsøkere. Dokumentasjonen må vise foretaksnavn, adresse og xxx.xx. for hovedselskapet.
• utfylt dokument Logisk rammeverk (Logical framework) frivillig der søkt støtte fra EU er € 100 000 eller mindre
• prosjektplanen
- søknadsskjema er utfylt på engelsk.
- en original og en kopi av søknaden er lagt ved
- originale signaturer er påført
- kostnader, budsjettspesifikasjoner og finansieringsplan er i riktige formater og i euro (€).
- kostnadsbudsjett og finansieringsbudsjett har samme sum
- gjennomføringsperioden er 36 måneder eller mindre (36 mnd er maximum tid)
- søkt sum fra EU eller Norsk Kolarctic er lik eller lavere enn 50 % av totalbudsjettets godkjente kostnader (for finske, svenske og russlandske hovedsøkere og medsøkere)
- hovedsøkererklæringa er fylt ut og signert
- medsøker (partnere) erklæringa(-ene) med vedlegg er fylt ut og signert. Originalversjon av medsøkererklæringa med originale signaturer skal være sende JMA før møtet i JMC som behandler søknaden.
- hovedsøker, medsøker og partnere er godkjent (kriteriene se kap 2.1.1 og 2.1.2 i dette dokument)
- bekreftelse på at det er søkt om offentlig medfinansiering til prosjektet.
Xxxxxxxxxx søknad kan bli avvist allerede i første tekniske kontroll. Etter administrative sjekk, kan JMA likevel be om informasjon fra Hovedsøkeren om eventuelle mangler i søknaden.
Etter den administrative sjekken og vedtaket i Utvelgelseskomiteen vil JMA informere hovedsøkeren skriftlig om følgende:
- søknaden er godkjent i den administrative sjekken og er gått videre i systemet for realitetsbehandling, eller
- søknaden er ikke godkjent i den administrative sjekken og kommer ikke til å sendes videre for behandling
STEG 2: BEHANDLING AV SØKNADEN
Joint Managing Authority (JMA)
JMA (Forvaltningsmyndighet ved sekretariatet) leder den administrative sjekken av søknadene.
Regional Assessors Group (RAG)
Det er ei ekspertgruppe fra hvert av landene som deltar i programmet (fire grupper). Disse gruppene skal vurdere kvaliteten til alle søknadene i sammenheng med evalueringskriteriene (Vedlegg III) som er godkjent av JMC. Evalueringskriteriene dekker søkers kompetanse og evne til å delta i prosjektet både finansielt og kapasitetsmessig, horisontelle mål, relevans for området, metodologi, budsjett og kostnadseffektivitet og bærekraftighet etter prosjektperioden.
JMC har pekt ut fire grupper med permanente medlemmer (organisasjonsrepresentanter) fra hvert land. Sektorene som organisasjonene skal representere er:
1) Forretningsliv og sysselsetting
2) Forskning, utdanning og kultur
3) Sosial og velferd
4) Miljø
5) Urfolk
I tillegg til to faste medlemmer kan JMC peke ut 2-4 eksperter til hver gruppe basert på kandidater fra hvert land, og som kan inviteres til saksforberedelsesmøter når det er søknader på deres fagfelter.
RAG-anbefalinga sendes til JMA, som sender samlet anbefaling fra alle fire RAG'ene til JSC.
Medlemmer fra ekspertgruppene kan delta i møtene til JSC som observatør, for å presentere resultater fra deres vurdering og svare på eventuelle spørsmål fra medlemmer i JSC.
Joint Selection Committee (JSC)
JSC som er utpekt av JMC gir anbefaling i søknadene på bakgrunn av poenggivinga fra RAG. JSC kan godta disse eller lage alternative poenggivinger for prosjektet. Utvelgelseskomitéen enten aksepterer vurderingene fra ekspertene, eller utarbeider en ny vurderingstabell for prosjektet. JSC anbefaler støtte overfor JMC eller avslag.
JSC diskuterer også søknadene som ble avslått i administrativ sjekk og gir anbefalinger til JMC. Beslutningene i JSC er kollektive og vurderingene er konfidensielle.
3.2 BESLUTNING OG KONTRAKTSINNGÅELSE
3.2.1 BESLUTNING I OVERVÅKNINGSKOMITEEN (JMC)
JMC er utpekt av regjeringer/departmenter i deltakerlandene. JMC bestemmer summen hvert prosjekt skal innvilges eller om søknaden skal avslåes, på bakgrunn av anbefalingene fra JSC.
Hvis JMC ikke følger alle anbefalinger fra JSC i søknadsbehandlinga, eller bevilgningssum, skal beslutninga grunngies. Vedtaket sendes via JMA til EU-kommisjonen for godkjenning. EU- kommisjonen sender sine merknader til JMA innen 15 arbeidsdager.
Etter at den endelige avgjørelsen på bevilgningssum er godkjent, skal JMC forelegge vedtaket til søkere som har fått tilsagn innen 15 arbeidsdager, og til de som har fått avslag innen ytterligere 15 arbeidsdager. Beslutninger fra Lapplands forbund i kraft av regional utviklingsmyndighet kan ankes ihht loven om lokalt sjølstyre (Kuntalaki) (365/2005) i forbindelse med forespørsel om rektifisering og kommunal anke (Art. 32 of the Regional Development Act).
Etter møtet i JMC kan søker bli bedt om å gjøre endringer eller komme med flere vedlegg i hht JMC-beslutninga. Tilleggene må sendes til JMA før finansieringskontrakten kan skrives.
3.2.2 FINANSIERINGSKONTRAKTEN
Etter at JMC har innvilget EU-finansiering og norsk Kolarctic-finansiering, og hovedsøker har gjort eventuelle endringer og lagt ved de vedlegg som JMC har bedt om, kan JMA starte forberedelsene for utferdigelse av finansieringskontrakten og forhandle med hovedsøker. Finansieringskontrakten er en standardkontrakt (vedlegg I i Søkerveiledninga). Endringer i kontrakten kan skje hvis:
- det er feil i prosjektsummen eller det er ugyldige kostnader
- det er andre avklaringer eller mindre justeringer av prosjektbeskrivelsen eller budsjett som JSC og/eller JMC har/hadde med i sitt vedtak og det som eventuelt er gjort av endringer etter søknadsfristen. Eventuelle budsjettendringer må ikke medføre overskridelse av totalkostnadene eller fordelinga av Kolarctic-finansiering eller annen offentlig medfinansiering som er godkjent av JMC.
JMA må få skjemaet 'finansiell identifisering' (Vedlegg C) rett utfylt og i tide før finansieringskontrakten kan underskrives. Også partnere fra Finland og Russland som er søkere til statlig medfinansiering fra Finland eller Russland må sende inn finansieringsskjemaet (vedl. C).
Det anbefales at partnerskapskontrakten må være underskrevet av partnerne og lagt ved søknaden til sekretariatet før finansieringskontrakten kan signeres. I partnerskapskontrakten skal finansieringsansvaret og fordelinga av ansvaret for aktiviteter være avklart mellom hovedsøkeren og partnerne i prosjektet.
JMA sender finansieringskontrakten til hovedsøker i tre eksemplarer. Hovedsøker må signere kontrakten innen 30 dager etter mottak og returnere to originale signerte eksemplarer til JMA.
3.3 INDIKATIV TIDTABELL
Dato | Tid | |
Informasjonsmøter | jan/feb 2012 | |
Frist for å be om avklaringer fra sekretariat/filialer | 27.03.2012 | kl 15:00 norsk tid |
Frist for JMA til å svare | 06.04.2012 | |
Søknadsfrist | 16.04.2012 | Elektronisk søknadsskjema sendes innen kl 1700 norsk tid. Ved kurèr- eller direktelevering er fristen kl 15:00, post-konvolutt stemples innen 16.04.12. |
Info til søkere om resultatet av adm. sjekk | mai 2012 | - |
Møte i RAG'ene | mai 2012 | |
Møte i JSC | jun 2012 | |
Møte i JMC | jun 2012 | |
Informasjon til søkerne om JMC-beslutninga | jul 2012 | |
Lage/signere finansieringskontrakt sekr./søker | -sep 2012 | - |
4 ANDRE MOMENTER I PROSJEKTPLANLEGGINGA
4.1 STYRINGSGRUPPE FOR PROSJEKTET
Mandat
Finansieringskontrakten forutsetter at prosjektet har ei styringsgruppe før kontrakt signeres. Styringsgruppa har ikke juridisk ansvar for prosjektaktiviteter, noe hovedsøkeren har.
Hovedsøker er ansvarlig for prosjektgjennomføring og -styring ihht kontrakten.
Utvelgelse og sammensetning
Hovedsøker peker ut ei internasjonal styringsgruppe, for å få til så bred kompetanse og erfaring som mulig i prosjektgjennomføringa. Styringsgruppa skal ha minst én fast representant fra hvert land. I tillegg skal gruppa ha en ekstern ekspert utenom prosjektet og en representant fra målgruppa. Styringsgruppa kan invitere andre eksperter til møtene. Sekretariatet og/eller en representant fra filialene skal være finansiør-representant i styringsgruppa. Partnere fra samme land kan lage egne arbeidsgrupper for å koordinere prosjektet, men som ikke er styringsgrupper.
Hovedsøker peker ut medlemmene til styringsgruppa etter forhandlinger med partnere. Styringsgruppa konstituerer seg sjøl ved å velge leder og nestleder blant medlemmene. Sekretariatsfunksjonen er som regel tillagt prosjektleder. Sammensetninga skal godkjennes av sekretariatet sin kontaktperson. Protokoll fra møtene i styringsgruppa skal journalføres og oppbevares for bruk i forbindelse med utbetalinger til prosjektet.
Oppgaver
Styringsgruppa skal påse at prosjektplanen gjennomføres og at aktivitetene i henhold til finansieringskontrakten gjennomføres. Prosjektet og styringsgruppa bør ha tilgang til et system for internevaluering av prosjektgjennomføringa, for å kunne korrigere kursen. Hvis alt fungerer etter intensjonene skal styringsgruppa støtte og utvikle prosjektet, og kombinerer dette med effektuering av andre strategier. I tillegg skal den bidra til ekstern informasjon om prosjektet, og sikre at resultater fra prosjektet kan brukes etter prosjektslutt.
5 KONTAKTINFORMASJON
Sekretariatspersonell som kan gi nærmere informasjon om programmet Kolarctic ENPI CBC, samt gi praktiske råd i forbindelse med utfylling av søknadsskjemaet (hhv telefon og epost):
Filialene i Murmansk og Arkhangelsk - Kolarctic Russland
Xxxxx Xxxxxxxxxx (Xxxx Xxxxxxxxx) koordinator for Murmansk oblast
x0 000 0000 000
Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx (Xxxxxx Xxxxxxxxxx) koordinator for Arkhangelsk oblast
x0 000 000 0000
Filialen i Norge - Kolarctic Norge c/o Finnmark fylkeskommune, Vadsø xxxx@xxxxxxxxx.xx
Xxx X. Xxxxxxxxxx Xxxxxxx programkoordinator (Operasjonell Enhet)
x00 000 00000 (mob.: x00 000 00000)
Xxxxx Xxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx (Finansiell Enhet)
x00 000 00000 (mob. x00 000 00000)
Filialen i Sverige - Kolarctic Sverige c/o Länsstyrelsen i Norrbotten, Luleå Xxxx Xxxxxx
programkoordinator
x00 000 000 00
Kolarctic-sekretariatet
Lapplands forbund, Rovaniemi, Finland
Xxxxx Xxxxxx programdirektør
x000 000 000000
Xxxxx Xxxxxxxxx seniorrådgiver
x000 00 000 0000
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx seniorrådgiver
x000 00 000 0000
xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Xxxxxx Xxxxxxxxxxx rådgiver
x000 00 000 0000
xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Finansiell Enhet
Xxxxx Xxxxx-Xxxxxxxx sjef
x000 00 0000000
xxxxx.xxxxx-xxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Xxxxxx Xxxxxx rådgiver
x000 00 000 0000
S E K R E T A R I A T / J M A F I L I A L E R :
6 HVORDAN FYLLE UT SØKNADSSKJEMAET I "EMOS"
Gjennomles hele instruksjonen før dere starter utfylling av søknadsskjemaet!
Søknadsskjemaet skal brukes ved søknad om EU-finansiering eller Norsk Kolarctic-finansiering i programmet Kolarctic ENPI CBC 2007-2013. Det skal også brukes når man søker på finsk, svensk eller norsk offentlig medfinansiering fra programmet, eller finansiering for Russland.
Imidlertid kan andre offentlige finansiører forlange at andre søknadsskjemaer brukes. Hovedsøker fyller ut søknadsskjemaet elektronisk i EMOS systemet (xxx.xxxx.xx)
Søknaden skal skrives på engelsk!
Man må merke seg spesielt at antall bokstaver man kan fylle inn i de forskjellige rubrikkene er forskjellig, det kommer an på hvor man befinner seg i søknadsskjemaet.
Man kan skrive ut søknadsskjemaet når man vil. Sidene som omhandler signatur kan bare skrives ut når søknadskjemaet er ferdig skrevet og låst.
Man kan ta utskrift av enkeltsider ved å trykke på “change to print mode”.Hvis man vil ha utskrift av hele søknaden må man gå til “Grant application form” og trykke på “change to print mode”, så “Print all pages”.
Hver søknad får sin unike brukerkode som hovedsøker får. Hvis det er nødvendig at andre enn hovedsøker må fylle inn noe i søknadsskjemaet, må hovedsøker gi brukerkoden til sine partnere/medsøkere. Flere brukere kan være logget inn på samme tid, men vær oppmerksom på at kun den brukeren som har logget seg først på, kan lagre teksten.
Skjemaet kan utfylles i ubegrensede antall arbeidsøkter, men husk å lagre hver side før utlogging.
HVORDAN SØKE OFFENTLIG MEDFINANSIERING MED DETTE SØKNADSSKJEMAET
Hovedsøker fra Finland eller Russland søker alltid statlig medfinansiering fra eget land på vegne av de øvrige prosjektsamarbeidspartene fra sitt land, med dette skjemaet. Norsk hovedsøker
bruker det samme skjemaet for å søke den norske Kolarctic-finansieringa, men norske offentlige medfinansiører kan ikke pålegges å bruke det ved søknad om offentlig medfinansiering.
Hvis prosjektpartnere ("Partner") bruker søknadsskjemaet for å søke statlig medfinansiering for Finland eller Russland -eller norsk Kolarctic-finansiering- skal også vedlegget fra programmets internettside xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx 'Søker til statlig medfinansiering' (Applicant of national co- financing) fylles ut.
Når det søkes finsk eller russlandsk statlig medfinansiering skal partneren enten
1) fylle ut vedlegget som nevnt over og sende det sammen med kopi av søknaden til JMA før fristen. Hovedsøker kan skrive ut det elektroniske skjemaet og sende til partneren på epost.
2) sende vedlegget "Applicant of national co-financing" til hovedsøker, som vedlegger det sammen med selve søknadsskjemaet som sendes til sekretariatet/JMA.
Informasjon om å søke statlig medfinansiering finnes i pkt 2.2.5 i dette dokumentet.
HVORDAN LOGGE INN I EMOS-SYSTEMET
På internettsida xxx.xxxx.xx logger man inn i EMOS-systemet.
Hvis oppdukkende bilder ("pop-up") er forhindret i nettleseren må disse tillates midlertidig for å kunne åpne søknadsskjemaet.
Fra startsida velges Kolarctic-programmet.
FORSIDA
1) Klikk knappen “Call for proposals” for å finne eventuelle åpne utlysinger. Velg aktuell søknadsutlysing
2) Klikk “New application”
3) Skriv din e-post adresse og klikk “Send”
4) Deretter mottar dere brukerkoder på e-post. Med disse kodene kan dere logge inn på EMOS-systemet for å opprette ny søknad. For sikkerhet skyld gjør første innlogging samme dag som dere mottar koden, da brukerkoder ikke er gyldige i mange dager.
5) Gå tilbake til hovedsiden for EMOS og klikk “login”. Fyll i “login” og “password” med de mottatte brukerkodene. Klikk ‘enter’. (Ingen vits å lagre det mottatte passordet siden dere må endre det ved innlogging.
6) Systemet gir melding om å endre passordet til et nytt, egenbestemt ett. Da oppretter man en ny søknad og husker brukernavn (søknadsnummer) og kode til seinere pålogging.
UTFYLLINGSINSTRUKSJONER
“Save” - knappen: Lagre tekst som er skrevet
“Refresh-no save” - knappen: Sletter ulagret tekst
“Log-out – no save” – knappen: Logge ut uten å lagre det ikke er valgt å “lagre”. Det som da ikke er lagra blir slettet.
“Remove this application and you account KO…” - knappen: Slette hele søknaden ved å klikke på det og i tillegg “Confirm the removal of this application and your account KO…” – knappen (bekreft slettingа).
“Lock application data for printing, signing, stamping and sending” – knappen: Xxxxxx bare til slutt når søknaden er helt ferdig skrevet, og gjør at innholdet ikke kan endres. Søknaden blir da sendt elektronisk til JMA. Når dette er gjort, kan det taes utskrift av signatursidene.
Husk alltid å lagre før utlogging!
Fyll først ut punktene 5 (Lead Partner) og 6 (Partners of the project) og 7 (Associates of the project)! NB: Noen av opplysningene fra disse punktene overføres nemlig automatisk til andre deler av søknadsskjemaet (og kan utgjøre et grunnlag for disse).
INNHOLDET I SØKNADSSKJEMAET
1 Søknadsskjema (Grant Application Form)
2 Søkererklæring (Applicant Declaration)
3 Prosjektet/handlinga (The Action)
4 Budsjett og finansiering (The Budget and Financing)
5 Hovedsøker (The Lead Partner)
6 Prosjektets partnere (Partners of the Project)
7 Medaktører i prosjektet (Associates of the Project. Se bl.a pkt 2.1.2 for norsk side) 8 Vedlegg (Attachments)
DEL I: SØKNADSSKJEMA (Grant Application Form)
Utfylles automatisk når hele søknadsskjemaet er ferdig utfylt.
I denne seksjonen kan dere skrive ut/lese alle sidene i søknaden. Klikk “Change to print mode”, så “Print all pages”. Nu vises hele søknaden ved å rulle nedover skjermen og utskrift alle sidene mulig.
I andre seksjoner av søknadsskjemaet kan dere bare skrive ut den aktuelle sida.
DEL II: SØKERERKLÆRING (Applicant declaration)
Myndighet hvor søknaden sendes.
Utfylles automatisk.
Hva søknaden gjelder
Fyll ut den finansiering som søkes. Med denne søknaden kan man;
- søke EU-finansiering
- for hovedsøker fra Finland og Russland søke statlig medfinansiering fra eget land
- for hovedsøker fra Norge søke norsk Kolarctic-finansiering
Partnere kan også bruke skjemaet for å søke offentlig medfinansiering fra andre kilder, noe som da meddeles. Norsk side kan ikke automatisk påregne bruk av skjemaet overfor medfinansiører.
Søker
Dette fylles ut automatisk. Hvis ikke betyr det at dere ikke har fylt ut informasjon om hovedsøker og andre partnere i punktene 5-7, noe som da gjøres før man fortsetter.
Kun én partner med status hovedsøker (Lead Partner) går an pr søknad.
Fra hvilke offentlige myndigheter søker hver partner om offentlig medfinansiering?
(From which public body will each partner apply/has applied for national co-financing)
Skal bare fylles inn av hovedsøker! Hovedsøker skriver i tabellen navnet på alle partnere og hvilken organisasjon som prosjektet har søkt offentlig medfinansiering fra, og søknadsdato.
Sletting av søknadsskjemaet
Skjemaet kan slettes før det har blitt låst. Følg instruksjonen! Om en søknad er sletta kan ikke brukerkodene dere har mottatt brukes lengre.
NB: RESTEN AV AVSNITTET "APPLICANT DECLARATION" (hovedsøker-erklæring) SKAL IKKE FYLLES UT FØR RESTEN AV SKJEMAET ER UTFYLT
Låsing av skjemaet og oversending til JMA
“Lock application data for printing, signing, stamping and sending” - knappen
NB: Ikke lås søknadsskjemaet før det er fullstendig utfylt. Når skjemaet er låst kan det skrives ut også med signatursida og hovedsøker-erklæringa.
En elektronisk søknad må sendes til JMA via EMOS før fristen. Utskrevet original signeres, frankeres og sendes til JMA (se pkt 2.2.2 i dette dokument).
Hovedsøkers egenerklæring (Lead Partner Declaration)
Leses nøye! Skriv forespurt informasjon og signér det ferdige utskrevne eksemplaret.
Signatur
Søknaden skal underskrives av den ansvarlige personen i søkerorganisasjonen.
DEL III: HANDLINGA I PROSJEKTET (AKTIVITETENE) (The Action)
NAVN OG STEDER (NAME AND LOCATIONS)
Navn på prosjekt (Name of the project)
Prosjektnavnet skal være kort (maks 100 tegn) og informativt. Navnet kan ikke endres etter at søknad er sendt inn.
Innsatsområde (Priority)
Velg ett innsatsområde som søknaden hører inn under.
Programmet har tre innsatsområder, som dekker styrkene og utfordringene i programområdet:
1. Økonomisk og sosial utvikling (bidra til bærekraftig økonomisk og økologisk utvikling f.eks: prosjekter som fremmer handelssamarbeid, forskningssamarbeid, bedriftsutvikling)
2. Felles utfordringer (f.eks: prosjekter som bidrar til bedre miljø, helseforhold, enklere grensepassering, sikkerhet, utdanning, forskning osv)
3. Folk-til-folk samarbeid og identitetsbygging (f.eks: prosjekter som fremmer kultursamarbeid og felles sportsarrangementer, samarbeid mellom ulike institusjoner eller utvikling av felles utdanningsprogrammer osv)
Prosjekttype (Project type)
Velg prosjekttype. Følgende prosjekttyper er brukt innen Kolarctic ENPI CBC programmet:
1. Integrert prosjekt – der partnere i prosjektet utfører deler av tiltakene i fellesprosjekt i eget land.
2. Symmetriske prosjekt – der like aktiviteter utføres parallelt i medlemslandene (Sverige, Finland), i partnerlandet (Russland), og i Norge.
3. Prosjekt (enkelt prosjekt) som gjennomføres hele eller delvis i ett land i programmet, men med effekt for alle landene involvert i prosjektet, f.eks bygging av grensestasjon, tilrettelegging og veier dit.
De felles grensekryssende målene for Kolarctic tilsier at integrerte prosjekter blir prioriterte.
Prosjektstatus (Status of the project)
Dato for siste oppdatering (Date of last update)
Løpenummer (Dossier no)
Versjon (Version)
Fylles ut av JMA.
Steder/områder (Locations)
Kryss av for de regioner prosjektet gjennomføres i.
OMSØKT FINANSIERING (Requested financing)
Her skal være oppsummering av kostnadene og finansieringa i prosjektet, noe som opphentes automatisk fra avsnittet om budsjett og finansiering.
OPPSUMMERING (Summary)
Det er enklest å fylle ut oppsummeringa etter at resten av punkt 3 (The Action) er utfylt.
Skriv ei kort oppsummering av prosjektinnholdet! Opplysningene vil bli publisert på programmets web-sider hvis prosjektet blir godkjent. Husk å inkludere informasjon som dere mener er relevant for å gi ei god oversikt av innhold og forventa resultat i prosjektet.
Prosjektets varighet (Duration of the project)
Her skal prosjektperiode i antall måneder fylles ut, ikke angi datoer.
Målgruppe(r) og endelige støttemottaker(r) (Target group/s and finan beneficiary/ies) Målgrupper kan bestå av enkeltpersoner, grupper eller enheter som kan forventes å bli påvirket av de prosjekterte tiltakene/planene. Målgruppa f.eks for et prosjekt som produserer nytt undervisningsmateriell, kan være studenter og lærere.
Målgruppa er de som nyter godt av prosjektet!
Endelige støttemottaker er de som har nytte av prosjektet på lang sikt, enten på det sosiale plan eller i spesiell sosial sektor. I det nevnte tenkte eksempelet, vil de som nyter godt av prosjektet kunne være elevene til fremtidas lærere, deres foreldre og til slutt samfunnet som helhet.
De endelige støttemottakerne (de tilgodesette) er det overordna målet for prosjektet!
Beskriv kort mål, hovedaktiviteter og forventa resultat av prosjektet (Briefly indicate the objectives, main activities and main outputs of the project)
Hva menes med mål? Et mål er en positiv endring som prosjektet skal bidra til.
Et overordna mål? Et prosjektmål som tar hensyn til et bredt spekter av utfordringer som prosjektet skal handtere i et langtidsperspektiv.
Et spesifikt mål? Endring man vil oppnå gjennom prosjektet til å nå de spesifikke målene.
Hva menes med aktiviteter? De konkrete oppgaver som prosjektet skal gjøre for å oppnå de direkte resultatene man vil (output).
Hva menes med “output”? Direkte konkrete konsekvenser av aktivitetene, sånt som f.eks utdanningsplaner/programmer, publikasjoner, signerte kontrakter, nye forskningsresultater, planer og strategier, forretningsverk etc.
MÅLENE (Objectives)
Se forklaringa på de forskjellige målene over og besvar underspørsmålene!
BEGRUNNELSE (Justification)
Svar på underspørsmålene.
AKTIVITETER (Activities)
Beskriv aktivitetene og planen.
Aktivitetene i prosjektet (Activities of the project)
Definer prosjektaktivitetene ved å bruke korte, logiske titler og før dem inn i ’Title’-kolonna i tabellen. Fyll ut beskrivelsen av aktiviteten under ’description’, her skal man forklare bakgrunn for behovet for aktiviteten, når den skal gjennomføres og hvilke prosjektdeltakerne som skal delta. Til slutt hva man forventer som resultat som skal leveres når aktiviteten er avsluttet.
Aktivitetene skal være korte og spesifiserte med klar tidsramme. Da vil handlingsplanen bli funksjonell. OBS! titlene i aktivitetsplanen blir automatisk flyttet til Handlingsplanen.
HANDLINGSPLAN (Action plan)
Fyll inn tabellen i handlingsplanen. Titlene på aktivitetene vil automatisk bli flyttet over til kolonna ’Activity’ i tabellen. Den første kolonna regnes som det første året (12 mnd) i prosjektet og den andre kolonna resten av tida til prosjektet (i 6 mnd perioder).
Handlingsplanens første år må være detaljert for å få overblikk over hvordan forberedelsene og gjennomføring av prosjektet og den enkelte aktivitet skal foregå.
Før inn i planen hvilken måned hver enkelt aktivitet skal starte (implementeres). Skriv inn navnet på aktøren (hovedsøker, medsøker, partner, medaktør, underleverandør) som skal stå ansvarlig for aktiviteten i kolonnen ’Implementing body/bodies’.
Skriv inn tida når resten av prosjektet skal gjennomføres i tidtabellen. Handlingsplan for resten av prosjektperioden bør skrives mer generelt innen tidsramme på seks måneder (ett semester =seks måneder). Skriv inn hvem som skal være ansvarlige aktører, på samme måte som i avsnittet over. En mer detaljert plan for påfølgende år må være planlagt før man ber om delutbetaling.
Husk at alle aktiviteter som er tatt med i handlingsplanen skal gjennomføres!
METODISK MODELL / METODOLOGI (Methodology)
Alle spørsmål må besvares.
Hva menes med metodologi (What is meant with methodology?) refererer til de midler og metoder som de planlagte resultatene kan fremskaffes gjennom.
Mer informasjon om styringsgrupper finnes i kap. 4.1 i dette dokumentet.
Beskriv metodene for oppfølging og gjennomføring av prosjektmål, samt hvordan prosjektet skal evalueres både internt og eksternt. Meninga med evalueringa og oppfølginga av prosjektet er å sikre at målet med prosjektet ble oppnådd. Xxxx at hvis ei ekstern evaluering blir gjort, må dette taes med i prosjektbudsjetteringa.
Forklar hvordan de kvantitative resultatindikatorene vil bli fulgt opp (se pkt. 2.4). Metoder for registrering av resultater og hvem vil sørge for at dette gjøres (her trenger man ikke fylle inn navn).
MILJØMESSIGE KONSEKVENSER (Environmental impact assessment)
Kryss av i rubrikkene og forklar om nødvendig.
Et mål med Kolarctic-programmet er å medvirke til bærekraftig utvikling gjennom å fremme grensekryssende samarbeid. Søkeren må sjekke om prosjektet har noen påvirkning på f.eks: naturressursene, energikilder, forbruk, kommunikasjoner, trafikk eller mennesker.
Miljøutredninga må tilpasses prosjekttype, områdets og de lokale forutsetninger generelt.
Meninga med å undersøke de miljømessige konsekvenser er å gi oversikt over prosjektets påvirkning på naturlige og kulturelle verdier, miljøet, naturressursene og bærekraftig utvikling.
FORVENTA SLUTTRESULTAT (Expected results)
Hva menes med sluttresultater? (What is meant by results) - det er konsekvensene av de direkte resultater på målgruppene og de endelige støttemottakerne.
Innvirkning på målgruppa(/-ene) (Impact of target group)
Effektene av resultatene av aktivitetene hentes automatisk fra punktet Aktiviteter (Activities). Beskriv effekta av resultatene til aktivitetene.
Forklar i skjemaet hvilke direkte effekter som aktivitetsresultatene har å si for målgrupper.
Aktivitetsresultatene sine effekter på de tilgodesette (Impacts of outputs on the final beneficiaries)
Forklar hvilken type effekt som resultater av aktivitetene vil ha på de endelige støttemottakerne som helhet, uten nødvendigvis å omtale aktivitetresultatene enkeltvis.
Multiplikatoreffekt (Multiplier effects)
Indiker eventuelle resultater som er tilgjengelig til mottakere utenom målgruppa. Kan prosjektresultatene bli benyttet i samfunnet for øvrig. Hvordan?
Bærekraftighet (Sustainability)
Svar på underspørsmålene angående bærekraftighet av resultater.
Svar på om strukturen som gjelder aktiviteter, planer og prosesser, fortsetter etter prosjektperioden. Har resultatene lokalt eierskap etter prosjektperioden? F.eks, vil aktivitetene og resultatene som er kommet ut av prosjektet føre til en varig virksomhet av lokal organisasjon etter at prosjektperioden er avsluttet? Forklar hvordan og av hvem aktivitetene generert ut av prosjektet vil fortsette etter at prosjektperioden er avsluttet. Kommer prosjektet til å ha en påvirkning av politikken på området prosjektet har arbeidet innafor, f.eks, vil prosjektet føre til av utvikling av nye lover, regler eller prosedyrer?
INDIKATORENE (INDICATORS)
Meninga med å indikere forventa resultat er å måle forventa kvantitative resultater ved gjennomføringa av prosjektet.
Skriv inn forventa tallresultat i indikatortabellen. Sjøl om forventa resultat er null, skal dette føres inn i tabellen. Programindikatorene gjelder alle prosjekter og må bestemmes i søknaden.
Innsatsområdespesifikke indikatorer (Innsatsområde 1, 2 og 3) fokuserer kun på det aktuelle innsatsområde som prosjektet faller inn under. Fyll kun inn indikator-detaljer om det innsatsområdet prosjektet hører inn under. Se definisjonene av indikatorene under kapittel 8 i dette dokumentet!
Andre, egne indikatorer (Other, own indicators). Her kan søkerne skrive inn egne forventa resultater som måtte være definert i prosjektet. Lag en definisjon av indikatorene og de forventa resultatene.
DEL IV: BUDSJETT OG FINANSIERING (The budget and financing)
Prosjektkostnader og finansieringsplan skal presenteres i Euro. Den offisielle kursen er fastsatt av EU-kommisjonen på månedlig basis. Vekslingskursen er tilgjengelig på internett på xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx
Anbudsregler (Tender procedures)
Alle innkjøp (utstyr, materiell, eksterne tjenester) må legges ut på anbud ihht gjeldende regelverk og føres inn i vedlegg IV ("Annex IV – Procurement by grant Beneficiaries in the context of the
European Community external actions"). For kontrakter som overstiger € 10 000, må det alltid sendes ut tilbud til minimum 3 leverandører som kan konkurrere på pris og kvalitet. Nasjonale anbudsregler skal også taes med i betraktning, der det som regel er satt et beløp. Kontrakter under € 10 000 må være rasjonelle og kostnadseffektive. Fornuftig pris avklares med en enkel forespørsel f.eks en e-post.
Anbudsprosessen må kunne dokumenteres.
Merverdiavgift (Value-added tax)
Merverdiavgift (mva) skal kun inkluderes i budsjettet hvis det representerer en reell kostnad for søkeren eller prosjektpartnerne. Hvis finansieringa er ment å dekke inn mva som en godkjent kostnad, må søkeren legge ved en bekreftelse som er verifisert av skattemyndighetene eller ei annen kompetent myndighet og som indikerer at mva kommer som ei ekstra utgift for søkeren.
Skjema for budsjettspesifikasjon, vedlegg A (Budget specification forms, Annex A) Kostnadene som skal inkluderes i kostnadsbudsjettet skal oppføres punktvis i Budget Spesification forms (Annex A). Dette skjemaet finner dere på programmets hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx og xxx.xxxxxxxxx.xx. Kostnadene skal også spesifiseres for hvert land. Kostnadene skal fylles inn i det separate budsjettet for budsjettspesifikasjon før det fylles ut i søknadsskjemaet. Kontrollèr at summene stemmer med tabellene i totalt prosjektbudsjett (Total budget for the Action) i søknadsskjemaet.
Kostnadene skal spesifiseres per år, de første 12 månedene skal fylles inn i year 1. 1’) Kostnadene deles opp i følgende typer:
1) Personalkostnader
2) Reisekostnader
3) Innkjøp av materiell og utstyr
4) Kontorkostnader
5) Ekstern konsulenttjenester, underleverandører
6) Netto gyldige kostnader
7) Administrative kostnader 7 %
8) Uforutsette kostnader 5 %
9) Total gyldige kostnader
10) Prosjektinntekter
11) Netto gyldige kostnader
Kostnadstypene spesifiseres seinere i dette dokumentet!
TOTALKOSTNADER (Total budget for the action)
Tabellen indikerer totalbudsjettet til prosjektet, inkludert kostnadene i Finland, Sverige , Russland og Norge. Tabellen indikerer også totalt gyldige kostnader for hovedsøker og andre partnere både pr år og kostnadstype.
Denne sida utfylles automatisk!
EU GYLDIGE KOSTNADER PR TYPE (EU eligible costs)
Indikerer de samla kostnadene for hovedsøker fra Russland, Finland eller Sverige, samt deres medaktører per år og per type kostnader.
Merk: Kostnadene pådratt av hovedsøker fra Norge og deres medaktører ER IKKE EU-gyldige kostnader, og må derfor ikke føres inn i denne tabellen.
GYLDIGE KOSTNADER FINLAND (Eligible costs…) GYLDIGE KOSTNADER SVERIGE (Eligible costs…) GYLDIGE KOSTNADER RUSSLAND (Eligible costs…) GYLDIGE KOSTNADER NORGE (Eligible costs…)
Før gyldige kostnader til hovedsøker og samarbeidsparter fra hvert respektive land inn i denne tabellen, f.eks de finske kostnadene inn i tabell "Eligible costs in Finland by cost type" og de norske kostnadene inn i tabellen "Eligible costs in Norway by cost type". Alle tall kan hentes fra "Budget spesification forms" (budsjettspesifikasjon).
Hvordan fylle ut vedlegg A - budsjettspesifikasjoner ("Budget Specifications")
Flere rader kan legges til under rubrikkene når kostnadstyper spesifiseres. Sjekk at radene som legges inkluderes i beregninga! Norske søkere avklarer dette punkt med Kolarctic Norge.
Nøyaktige og oppdaterte regler for EU-finansieringa i dette punkt er i engelsk original.
Kostnadstype 1: Personalkostnader (Personnel)
1.1 Lønn
Lønnskostnader (Salaries) inkludert feriepenger, gjelder for de personer som er ansatt i prosjektet av hovedsøker eller partnere med en arbeidskontrakt. Denne personen (eller disse personene) kan være ansatt i hovedsøkerens organisasjon eller leid inn spesielt til dette prosjekt. Konsulenter mottar ikke lønn fra prosjektet og skal føres under pkt. 5 External services. Det skal føres spesifisert lister over personer som jobber full tid med prosjektet og de som jobber i prosjektet på deltid, og hvilke oppgaver den enkelte har inn i Budget specification (Annex A).
Legg til flere linjer for å spesifisere den enkeltes oppgave, hvor mange måneder den enkelte får dekket lønnskostnader gjennom prosjektet, f.eks Prosjektleder, 24 mnd, € 2,500
Lunsj, telefon, bil etc. er ikke gyldige kostnader.
1.2 Sosiale kostnader
Sosiale kostnader (Social costs) som er lovfesta i de enkelte landene dekkes av arbeidsgiver og inkluderes i administrative kostnader.
Sosiale kostnader skal fremkomme som total månedlig sum og totalt for hele prosjektet.
Kostnadstype 2: Reisekostnader (Travel)
Reisekostnadene inkluderer de kostnadene som prosjektpersonale og andre personer som har deltatt i prosjektaktiviteter, sammen med refusjoner av medgåtte kostnader. Reisekostnadene inkluderer også reiseutgiftene til styringsgruppa i prosjektet og arbeidsgruppa så vel de kostnadene som partnerne har pådratt seg, hvis de finnes.
Gyldige reisekostnader følger de lovene og kriterier som gjelder for hvert enkelt land. Per diem regnes ikke som gyldige kostnader.
Reisekostnadene for deltakerlandene (Russland, Finland, Sverige og Norge) og utafor deltakerlandene (og andre) må spesifiseres separat. Reiser utafor deltakerlandene må godkjennes spesifikt av sekretariatet. Reiseutgifter inkluderer togbilletter, flybilletter, kvittering for leie av bil og drivstoff, kvittering for overnatting, kostpenger og bilgodtgjørelse.
Kostnadstype 3: Innkjøp av materiell og utstyr (Equipment and purchases)
Indikerer her kostnader som kommer av innkjøp og leie av utstyr (datamaskiner, telefoner, kontormaskiner) og andre mindre gjenstander. Inkluderer også kostnader for trykt materiale som produseres eller kjøpes inn til prosjektet.
Kostnadstype 4: Kontorkostnader (Local office)
Menes her kontorkostnader som er nødvendig for gjennomføring av prosjektet og direkte prosjekt kostnader. Dette inkluderer også kostnader som kommer av bruk av telefon og datamaskinutstyr, portokostnader, kopieringskostnader (verifisert av revisor), husleie og bruk av eiendom, og kontorutstyr.
Med kostnadene som kommer av telefonbruk og datautstyr, er det BARE de personer som er 100 % tilsatt i prosjektet som kan inkluderes.
Kostnadene for de som er deltidsansatte i prosjektet skal ikke vurderes i forhold til sin tilsettingsprosent, disse kostnadene skal inkluderes inn i administrative kostnader pkt. 7 Administrative costs 7 %. Kostnader som presenteres i prosent er ikke godkjent men de er inkludert i administrative kostnader.
Merk: Leiekostnader er inkludert inn i kostnadstypen bare der man leier lokaler spesifikt til prosjektet, leiekostnader dekkes ikke som kontorkostnader, hvis hovedsøker eller partner bruker de lokalene man vanligvis bruker til sin virksomhet eller eier bygninga.
Hvis hovedsøker eller partnere allerede leier for vanlig drift, er rentekostnadene inkludert i administrative kostnader. Internleie mellom aktørene er ikke gyldige kostnader.
Kostnadstype 5: Ekstern konsulenttjenester, underleverandør (External services, subcontracting) Viser her til konsulenttjenester, plantjenester og andre spesialist tjenester som er kjøpt inn som eksterne tjenester. Utgiften til konsulentselskapet/konsulenten, inkludert refusjon av direkte kostnader, er inkludert i kostnadene pådratt seg ut av disse tjenestene.
Legg til ei linje for hvert konsulentfirma/organisasjon.
Her er også revisjonskostnadene inkludert.
Når revisjonskostnadene budsjetteres, skal avtalen mellom revisor og hovedsøker/partner legges ved hver utbetaling (Verification of Expenditure, Annex VII), for å få frem hvilke kriterier som ligger til grunn for revisjonsrapporten. Avtalen skal være med i sluttrapporten fra alle partene.
Revisorer velges ut fra anbudsprinsippet, enten i hvert land eller av hver av partnerne. Hovedsøker/partnere kan bruke revisor som allerede er tilknyttet dem hvis dette er mulig. Revisoren kan bare sjekke kostnadene til den aktøren som hører til det landet som revisoren kommer fra, så revisjonskostnadene må legges inn i budsjettet til alle land som er med i prosjektet.
Når man ber om delutbetaling må hver partner rapportere inn kostnader og revisorrapport til hovedsøker, som forbereder utbetalingsanmodning og summerer sammen alle rapporter til JMA eller filialen i Vadsø.
Eksterne konsulenttjenester må velges ut etter at prosjektet er startet ved utlysning og konkurranse, så de som skal utføre tjenestene ikke trenger å nevnes ved søkertidspunktet.
Kostnadstype 6: Sum gyldige kostnader (Subtotal eligible direct costs of the project)
Summér kostnadstypene 1, 2, 3, 4 og 5.
Kostnadstype 7: Administrasjonskostnader (Administrative costs)
Her må hovedsøker og partnere budsjettere utgifter som blir pådratt gjennom administrasjonen og som ikke er inkludert under kostnadstype 4: kontorkostnader. Det må være mulig å verifisere administrasjonskostnader etterpå med kostnadene som man har tatt med i søknaden, og som ikke overstiger de faktiske utgiftene. Kostnadene kan ikke overstige 7 % av gyldige kostnader.
Administrasjonskostnader inkluderer indirekte kostnader (overheads costs) for administreringa av prosjektet, f.eks støttefunksjoner for IT-utstyr, kontorkostnader og andre kostnader som ikke er direkte påført som en utgift i prosjektet. Kontorkostnader (telefon, pc) til de deltidsansatte i prosjektet kan kalkuleres inn som administrative kostnader.
Kostnadstype 8: Reserver til utforutsette utgifter (Reserve of unforeseen costs, Contingency reserve)
Til uforutsatte utgifter kan det ikke avsettes mer enn 5 % av totalbudsjettet, sånn som endring i valutakurs, som man ikke kunne vist om ved prosjektstart, når budsjettet ble laget, dette krever tillatelse fra finansiør.
Kostnadstype 9: Totale gyldige kostnader (Total eligible costs)
Her skal man summere kostnadstypene 6, 7 og 8.
Kostnadstype 10: Prosjektinntekter (Project revenues)
Eventuelle prosjektinntekter skal føres her. Prosjektinntektene skal inkludere inntekter av salg av materiell produsert i prosjektet, renteinntekter, salg av tjenester, inngangsbilletter, deltakeravgifter og lignende.
Prosjektinntekter regnes som ekstern finansiering i forhold til den godkjente finansieringsplan.
Kostnadstype 11: Netto gyldige kostnader (Net eligible costs, total)
Indikerer de totale gyldige nettokostnadene, ved å trekke fra prosjektinntektene (pkt. 10) fra totalsummen (pkt. 9).
Når budsjettspesifikasjonene er fylt inn, overfør dette til Søknaden.
FINANSIERINGSPLAN I € (Financing plan = requested financing)
Finansieringsplan = søkt finansiering
Husk alltid å få med navn på finansiørene i søknadsskjemaet.
EU-finansiering (EU-financing)
Hovedsøker og partnere fra Russland, Finland og Sverige kan søke om og bruke EU-finansiering til å dekke sine gyldige kostnader. En hovedsøker eller medsøker fra Norge får eventuelt dekket sine kostnader gjennom den norske Kolarctic-finansieringa.
Hovedsøker søker EU-finansiering for hele prosjektet fra JMA i Rovaniemi. EU-finansiering betales bare ut til hovedsøker, som videre betaler ut til sine partnere i henhold til
prosjektplanen og partnerkontraktene. Hovedsøker er ansvarlig overfor JMA for hele summen som er utbetalt av EU-finansieringa.
EU-finansieringa (eller norsk Kolarctic-finansiering) må ikke overstige 50 % av prosjektets totale offentlige finansiering, resten blir annen "offentlig medfinansiering".
Offentlig medfinansiering (Public national co-financing)
EU-finansiering må suppleres med statlig og/eller øvrig offentlig medfinansiering. Vedtak om offentlig medfinansiering må dokumenteres overfor JMA før JSC sitt møte etter søknadsfristen (gjelder ikke den finske og russlandske statlige medfinansieringa).
Refererer til punkt 2.2.5 i dette dokumentet.
Privat finansiering (Private financing)
Privat finansiering fra firmaer regnes som prosjektfinansiering som kommer i tillegg, og kan ikke regnes som medfinansiering til programfinansiering eller norsk Kolarctic-finansiering. Hvis privat finansiering også er inkludert som egen finansiering, skriv “own contribution” etter navnet til finansiøren (eks. Company Alfa Ltd, own contribution).
Oppgi de private finansierende foretak eller organisasjoner pr land og pr år. Oppgi norsk privat finansiering i tabellen ”Financing Norway” (finansiering fra Norge).
Prosjektkostnader og finansieringsplan skal presenteres i Euro! Vekslingskursen finner man i Europakommisjonens web-sider i månedlige gjennomsnittskurser, på web-sida xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxx
Man bør merke seg at rammene i kostnadsbudsjettet skal stemme med finansieringsbudsjettet og de årlige kostnader og årlig finansieringsplan skal være konsistent og etterprøvbare. F.eks, tabellen ”Financing EU countries+Russia” må stemme med tabellen ”EU eligible costs of the project by type”. I tillegg må tabellen ”Eligible costs in Norway by type” og tabellen ”Financing EU countries, Russia+Norway” stemme med tabellen ”Total eligible cost of the project by type”.
Det elektroniske søknadsskjemaet kontrollerer automatisk at de totale prosjektkostnadene er lik total finansiering. Om feilmeldinga "Error in the total costs and total financing" (feil i totalkostnader og finansiering) dukker opp i sekvensen totalt prosjektbudsjett ("Total budget for the Action") eller totalfinansiering ("Total financing") må feilen finnes og rettes.
Finansiering for EU og Russland (EU-financing and Russian financing)
I tabellen "Financing EU countries + Russia" vises søkt EU-finansiering til prosjektet, inklusiv finansiering for russlandsk, finsk og svensk offentlig medfinansiering og landenes private finansiering. Også offentlige medfinansiører pr land og deres årlige bidrag, så vel som
privat finansiering hvert år. Systemet regner prosenten automatisk fra tallene.
Hvis egenfinansieringa fra hovedsøker også er offentlig medfinansiering (f.eks offentlige foretak og flere organisasjoner) skrives "including own contribution" etter den aktuelle finansiøren.
NORSK FINANSIERING
Norsk Kolarctic-finansiering (Norwegian Kolarctic financing)
Før opp søkt Kolarctic-finansiering per år, systemet regner ut prosenten automatisk. Norsk Kolarctic-finansiering kan ikke overstige 50 % av prosjektets totale norske offentlige finansiering, den andre delen må dekkes opp av øvrige norske offentlige finansiører på enten regionalt eller nasjonalt nivå.
Man må merke seg at norsk hovedsøker blir ansvarlig for rapportering og distribuering av
EU- finansieringa sjøl om denne ikke har anledning til å bruke av disse midlene for å dekke egne kostnader.
Refererer til punkt 2.2.6, i dette dokumentet.
Finansiering for tilgrensende områder (Financing targeted to adjancent areas)
Finansiering = kostnader.
Før inn den offentlig finansieringa (EU + offentlig finansiering) separat for hvert land til de tilgrensende områder i Finland, Sverige og Russland. Før også inn den totale summen for dette området. Alle tall må være i Euro.
"IN KIND" (In kind contribution)
Før inn det ikke støtteberettiga bidraget som tilføres prosjektet, hvis det finnes noe. Før også inn partnerne som vil pådra seg kostnader i prosjektet, alt skal føres inn i Euro. Dette skal dekkes av de partnere som er med i prosjektet sjøl.
DEL V: HOVEDSØKER (The lead partner)
Hovedsøker er den som søker om Kolarctic-finansiering og offentlig medfinansiering fra eget land, og sender Kolarctic-søknaden med nødvendige vedlegg til JMA.
Hovedsøkeren er også ansvarlig overfor JMA at prosjektet gjennomføres og for drifta, i tillegg opptre som bindeledd mellom prosjektpartnerne og JMA.
Hovedsøker skal være fra det egentlige programområdet eller tilgrensende område. Ett prosjekt kan bare ha èn hovedsøker. Andre prosjektaktører er enten medsøkere (Partner) eller medaktører.
IDENTITET (Identity)
Før i tabellen de nødvendige data om hovedsøkeren. Hovedsøkerens juridiske navn, organisasjonsform, tid og sted for når organisasjonen/firmaet ble etablert (Xxx.xx i Norge). Det
skal også føres inn organisasjonstype, og om organisasjonen har krav på refusjon av merverdiavgift i prosjektet, offisiell adresse, postadresse, internettadresse, og hvilken rolle organisasjonen kommer til å ha i forberedelsen og gjennomføringa av prosjektet. Navn på den personen som er ansvarlig for prosjektet i organisasjonen.
Har Hovedsøker rett til å trekke fra merverdiavgiften (MVA) i prosjektet? (se pkt. 2.1.3 i dette document (Is the Lead Partner entitled to deduct value-added tax from the project costs?
Svar ”ja” eller ”nei” på om hovedsøker har rett til å inkludere merverdiavgiften (mva) i kostnadsbudsjettet. MVA er en gyldig kostnad, så lenge det er en reell kostnad for hovedsøkeren.
Hvis svaret er ”nei skal kopien av MVA registreringsdokumentet sendes til sekretariatet før finansieringskontrakten skrives.
Person som er ansvarlig for prosjektet (Contact person for this project)
Før inn kontaktdata for den personen i organisasjonen som er ansvarlig for prosjektet. Kontaktpersonen må være autorisert til å anvise og underskrive utbetalingsanmodninger og tilhørende rapporter (regnskapsrapport og verbal rapport) på vegne av hovedsøkeren.
Kontaktpersonen skal altså opptre som kontaktperson som JMA kan kontakte for å innhente informasjon om prosjektet, informasjon om utbetalingsanmodninger o.l..
BESKRIVELSE AV FUNKSJON TIL HOVEDSØKER (Description of functions of the Lead Partner)
Svar kort på hovedsøkers funksjoner og kompetanse innen internasjonalt samarbeid. Bare internasjonal aktiviteter fra de siste 3 år på det aktuelle området bør nevnes her.
ANNEN OFFENTLIG STØTTE (Other public grants) Xxxxx offentlig støtte på samme område som denne søknaden (Other public grants in the field of this application)
Før inn all støtte som hovedsøker har fått på det aktuelle området fra EU-programmer eller land som deltar i Kolarctic ENPI CBC programmet i løpet av de siste 36 månedene. Nevn også søknader innen samme område som er sendt inn nylig eller vil bli sendt i nær framtid.
Skriv støtteprogrammet/kilden i den første kolonnen, navn på prosjekt som ytelsen angår i kolonne to, søkt støttebeløp i tredje kolonne og gitt støttebeløp i den siste kolonna.
Offentlig finansiering som angår "de minimis-regelen"
(Public financial support subject to de minimis regulation)
Dette punktet gjelder kun søkere fra privat sektor!
Total offentlig støtte som angår de minimis regelsen gitt til enkelt foretak skal ikke overstige
€ 200.000 de siste 3 regnskapsår. For godstransportselskaper langs vei, skal ikke summen overstige € 100.000.
All offentlig finansiering som hovedsøkeren har mottatt i inneværende regnskapsår og de to foregående må bekreftes. Før inn navnet på organisasjonen som har mottatt offentlig finansiering
i første kolonne, navnet på organisasjonen som bevilget beløpetet i den andre kolonnen, dato for bevilgninga i tredje kolonne og summen i fjerde kolonne.
DEL VI: MEDSØKERE/PARTNERE (Partners of the project)
All partnere må fylle inn denne delen! Etter at dere har lagret informasjon om den første partneren, kan dere legge til så mange partnere dere vil med knappen “Insert x partner”.
Partnere og hovedsøker er likeverdige i prosjektet. Et prosjekt må ha én eller flere partnere. Partnerne må være fra programområdet eller tilgrensende områder og kan motta
EU finansiering (en norsk partner – norsk Kolarctic finansiering) til å dekke gyldige kostnader i prosjektet. Se også pkt 2.1.2 for norske søkere.
Identitet (Identity)
Før inn opplysninga om partnerne i skjemaet.
Skriv inn partnernes fulle juridiske navn, navnet på avdeling som partnerne rapportere til, organisasjonsnummer (Xxx.xx i Norge). Følg utfyllingsinstruksjonen ovenfor (The Lead Partner, Identity).
Kontaktperson i prosjektet (Contactperson for this action)
Skriv inn navn og kontaktdetaljer til personen i organisasjonen som har hovedansvaret for prosjektet. Denne personen er ansvarlig overfor hovedsøker for organisasjonens forpliktelser i prosjektet og fungerer som kontaktperson overfor hovedsøker.
Andre offentlige tilskudd til prosjektet på området som søknaden omfatter
(Other public grants in the field of this application)
Se forklaringa under “Hovedsøker” (“The Lead Partner”).
Xxxxx offentlig finansiering som faller inn under de minimis regelen
(Public financial support subject to de minimis regulation)
Alle private selskaper som deltar som partnere i prosjektet (mottar EU støtte) skal fylle inn denne delen.
DEL VII: MEDAKTØRER (Associates of the project)
Skjema IV skal fylles inn for hver medaktør. Ta så mange kopier som det er medaktører i prosjektet.
Medaktøren er en prosjektpartner i prosjektet som dekker egne kostnader. Dette er ikke kostnader som kan dekkes av EU-finansieringa eller norsk Kolarctic-finansiering, gitt unntakene for norsk forpliktende medaktør fra programområdet, omtalt annet sted. Aktører utenom programområdet kan være med som medaktører.
DEL VIII: VEDLEGG (Attachments – Annexes)
Her kan dere legge ved alle vedleggene til søknaden.
Nye vedlegg i form av filer hentes sånn:
Legg til søknaden nødvendige vedlegg fre egne filer ved å klikke på knappen "load" (legg til/importér). Velg fil og legg den til. Systemet vender tilbake til søknadsskjemaet. Lagre fila ved å klikke "save" (lagre). Legg til filer til det holder!
Etter at de er lagt til kan filene navngis. Velg fil, angi navn i kolonna "Title" (navn) og lagre.
Velg ei ny fil fra neste rad, gi den navn osv. Fjerning av filer gjøres med "remove file" (fjern fil). Gi navn til alle filer.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
NÅR ALLE PUNKTER I SKJEMAET ER UTFYLT, RETURNÉR TIL AVSNITT 2 "APPLICANT DECLARATION" ('SØKERERKLÆRINGA') FOR Å LÅSE OG SENDE INN SØKNADEN
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VEDLEGG SOM SKAL FYLLES UT
Vedlegg A: Budsjettspesifikasjon (Budget specification)
Obligatorisk vedlegg til søknaden!
Lagre skjemaet til egne filer, fyll ut og vedlegg til søknaden. Spesifiser estimerte kostnader i prosjektet, hvert land hver for seg, partnere for seg, som er involvert i prosjektet (Tabellene er på ulike ark i samme Excel-fil). Husk at undersummen og totalsummen på ulike kostnadstyper må være konsistent med tallene i tabellen ("Total budget for the action and Total financing") i søknadsskjemaet.
Vedleggene finnes på xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx som er programmets hjemmeside.
Vedlegg B: Logisk rammeverk (Logical framework)
Rammeverket må fylles inn for alle prosjekt der EU-finansieringa overstiger € 300 000. Det er anbefalt at rammeverket brukes også for mindre prosjekter.
Vedlegget finnes på xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxx/ dit det er lenke også fra programmets hjemmeside.
Vedlegg C: Finansieringsidentifikasjonsskjema ("Financial IdentificationForm")
(Må sendes inn før finansieringskontrakt kan inngåes)
Hovedsøker fyller ut og får bekrefta identifikasjonsskjemaet av sin bank. Dette må være kontrollert av sekretariatet før finansieringskontrakten underskrives. Samarbeidspartnere som søker om offentlig medfinansiering fra Finland og Russland skal også fylle ut skjemaet og sende det til sekretariatet på lik linje med hovedsøkeren. Samarbeidspartner som søker om offentlig medfinansiering fra Sverige eller norsk Kolarctic-finansiering eller norsk offentlig medfinansiering må sende dette til relevante myndigheter.
Vedlegget finnes på xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxx/ dit det er lenke også fra programmets hjemmeside.
Fyll inn nødvendig informasjon og skriv ut og signér blanketten.
Signert versjon må være JMA i hende innen finansieringskontrakt kan inngåes.
Vedlegg D: Bekreftelse som juridisk enhet ("Legal Entity File")
(Må innsendes før finansieringskontrakt kan inngåes)
Blankett for juridisk person fylles ut og sendes med kopi av eventuelt momsregistreringsbevis, samt kopi av dokument som bekrefter navnet på den juridiske personen, adresse til hovedkontor, registreringsnummer (f.eks fra norsk Foretaksregister el.l), og innsendes innen fristen. Relevant blankett fylles ut avhengig av organisasjonstype.
Signeres og sendes i original så den er JMA i hende innen signering av finansieringskontrakten. Også mulig å scanne og legge ved som søknadsbilag. Se også vedlegg F her.
Vedlegget finnes på xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxx/ dit det er lenke også fra programmets hjemmeside.
Vedlegg E: Prosjektplan ("Project plan")
En god prosjektplan er et godt verktøy når prosjektet skal gjennomføres! Derfor er det en fordel at dette arbeidet gjøres nøye.
En prosjektplan må lages for hvert prosjekt og legges ved prosjektsøknaden. Prosjektplanen skal være et informativt dokument som viser hvordan prosjektet skal gjennomføres.
Prosjektbeskrivelsen må beskrive bakgrunnen, målet, aktivitetene, direkte resultater og tidsplan for gjennomføringa. Rollene til hver prosjektpartner må også klargjøres i prosjektplanen og hvem som skal være med i gjennomføringa av prosjektet.
Vedlegg F: Registreringsbevis for hovedsøker
("The registration certificate of the Lead Partner and the Partner") (obligatorisk vedlegg til søknaden)
Hovedsøker og øvrige partnere må sende inn et offisielt dokument (utdrag fra Foretaksregisteret eller tilsvarende) som viser navnet på den juridiske personen, adresse til hovedkontoret, samt registreringsnummer (i Norge fra Brønnøysundregistrene). Dokumentet vedlegges søknaden og sendes til JMA innen fristen.
Vedlegg G: Partnerkapserklæring ("Partnership statement")
(obligatorisk vedlegg til søknaden)
Alle prosjektpartnere må fylle ut og signere partnerskapserklæringa som vedlegges søknaden. På nettside xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx kan skjemaet kopieres til egne filer og fylles ut. Øvrige partnere må sende inn utfylt original eller scanna kopier til hovedsøker, som vedlegger denne til søknaden og sender inn.
Den originale signerte Partnerskapserklæringa skal være JMA i hende før finansieringskontrakten skrives ferdig.
Vedlegg H: Sjekkliste ("Checklist")
(obligatorisk vedlegg til søknaden)
Før søknaden sendes inn, må søker gå gjennom sjekklista for å forsikre seg om at alle opplysninger som kreves er fylt inn i skjemaet, og at alle vedlegg er fylt ut og lagt ved. Sekretariatet foretar den administrative sjekken på bakgrunn av sjekklista.
Sjekklista finnes på xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx som er programmets internettside. Kopieres til egne filer, fyll ut og legg som vedlegg til søknaden.
*****
Blankett for søknad om statlig medfinansiering (Applicant of the national co-financing form)
Blanketten brukes når en partner søker finsk eller russlandsk statlig medfinansiering eller norsk Kolarctic-finansiering fra JMA på vegne av øvrige parter fra samme land (når hovedsøker er fra et annet land). Partneren (medsøker) sender dette bilaget og en kopi av søknadsskjemaet til JMA. Blanketten finnes på xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxxx som er programmets internettside.
Partnerskapskontrakter ("Partnership contracts")
Hovedsøkeren skal signere samarbeidskontrakt med alle partnere i prosjektet. I kontrakten skal det være nedfelt hvordan finansiering og aktivitetsfordelinga skal foregå. Samarbeidskontraktene må underskrives før finansieringskontrakten underskrives. Den sendes til JMA.
Hovedsøker-organisasjonen kan utarbeide en avtale med øvrige prosjektparter i henhold til egne premisser.
7 EKSEMPLER FOR TABELLENE I 1.7 OG 2.1
Viktig: Teksten under er ikke en reell sak, men er ment å illustrere logikken i tabellen. Teksten må ikke kopieres eller brukes i en søknad!
Beskrivelse av et tenkt prosjekt (Description of the imaginary project)
Målgruppe (Target group): Familien som bor i leiligheta Spesifikt mål (Specific objective): Renovere leiligheta
Endelige støttemottakere og hovedmål (Final beneficiares and overall objective): Det er ikke rimelig å definere det i dette tenkte prosjektet
Xxxxxxxxxx (Lead Partner): Faren til ektemannen i huset (Partner A) Medsøker (Partner): Faren til fruen i huset (Partner B)
Tabell 1.7.1 - Aktivitetene i prosjektet (Activities of the project)
Aktivitet (Activity) | Tittel (Title) | Beskrivelse (Description) | Direkte resultat (Output) |
Aktivitet 1 | Utvelgelse av snekkerfirma til å gjøre jobben | Utvelgelse av snekkerfirma som skal levere jobben/varene til renovasjon er viktig, for at kvaliteten blir best mulig og kostnadene ikke blir for høye. Anbud vil bli sendt til tre forskjellige firmaer. Partner A vil lede denne prosessen. | Kontrakt med det snekkerfirmaet som vinner anbudsrunda. |
Aktivitet 2 | Lage plan for renoveringa | Renovasjon av golv og bad vil bli planlagt sammen med Partner A, Partner B og snekkerfirmaet (underlevererandør). | Felles forestilling av hva som skal gjøres og hvordan resultat skal bli. |
Aktivitet 3 | Legge parkett på golvene | Det gamle golvet må fjernes og skal erstattes med fint treparkett golv. Dette skal gjøres av snekkerfirmaet med assistanse av Partner B. | Nytt treparkett på golvene. |
Aktivitet 4 | Renovering av bad | Baderommet er gammelt, med en svak lukt av mugg og en del av veggene er allerede ødelagt. Renovasjon av badet har mye og si for trivselen ved å bo i leiligheta. Alt av gammelt golv og vegger vil bli fjernet, badet skal tørkes, nye golv og vegger skal lages og ny baderomsinnredning skal monteres. Snekkerfirmaet og partner A skal gjøre hver sin halvdel av jobben. | Nytt komfortabelt bad |
Aktivitet 5 | Vasking av leiligheta | Partner B vasker hele leiligheta, fjerner søppel og leverer dette til gjenvinningsanlegget. | Rein leilighet |
Aktivitet 6 | Siste inspeksjon | Inspeksjonen vil bli gjort av alle partnerne i fellesskap. Det er viktig å gå gjennom hele planen sammen sånn at alle er fornøyd med resultatet. | Ferdigattest på renoveringa, signert av snekkerfirmaet og Partner A og B. |
Utfyllende tekst i engelsk versjon.
Tabell 1.7.2 - Handlingsplan (Action plan)
År 1 | |||||||||||||
Semester 1 | Semester 2 | ||||||||||||
Aktivitet | Måned 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | Gjennomføring av prosjektet – hvem gjør hva |
Utvelgelse av snekkerfirma | X | Partner A | |||||||||||
Handlingsplan | X | X | Partner A, B og snekkerfirma | ||||||||||
Legge parkett | X | X | Partner B og snekkerfirma | ||||||||||
Renovering av bad | X | X | X | X | Partner A og snekkerfirma | ||||||||
Vasking av leilighet | X | X | Partner B | ||||||||||
Inspeksjon | X | Partner A, B og snekkerfirma | |||||||||||
Tabell 2.1
Direkte resultat (Output) | Innvirkning på målgruppa (Impact) |
Kontrakt med det snekkerfirmaet som vinner anbudsrunda | Kontrakten mellom partnerne og snekkerfirmaet garanterer familien at kvaliteten på renoveringa av leiligheta skal holde høy standard. |
Felles forståelse av hva som skal gjøres og hvordan resultat skal bli. | Felles forestilling om hvilket ønskelig resultat av renovasjonen mellom familiemedlemmer og partnere som minsker risikoen for konflikter. Felles forestilling og handlingsplan med snekkerfirmaet som skal sikre at renovasjon av leiligheta blir en suksess. |
Nytt treparkett på golvene. | Nytt golv i treparkett gjør leiligheta lysere og er bedre for beina. |
Nytt komfortabelt bad | At lukta av mugg blir borte og komforten blir bedre gjør risikoen for å bli syk mindre. |
Rein leilighet | At leiligheta er reingjort gjør innflyttinga til nyrenovert leilighet kjappere. |
Ferdigattest på renoveringa, signert av snekkerfirmaet og Partner A og B. | At ferdigattesten fra snekkerfirmaet sikrer familien mot eventuelle feil og reklamasjoner blir fikset i løpet av de neste 5 årene. |
8 DEFINISJON AV INDIKATORENE
Det er nødvendig å føre inn kvantitativ informasjon av forventa aktivitet, utkomme og resultat av prosjektet. Estimér hva som forventes av hver aktivitet i prosjektet på en realistisk måte!
For høye tall har ikke noen positiv effekt i utvelgelsesprosessen. Ta med forventa resultat og utkomme som vil bli generert som et resultat av og i løpet av prosjektet.
Mange forskjellige typer prosjekter skal bruke de samme tabellene, det blir derfor sånn at mange av indikatorene ikke vil være relevante for nettopp deres prosjekt, på disse fører dere inn null (0) i forventa resultat-rubrikken.
Underveis i prosjektet og etter prosjektslutt skal de eksakte tallene som ble utkomme og resultat føres inn i skjemaet. Prosjektaktørene må tenke gjennom og ha en plan for hvordan disse opplysningene skal samles inn i prosjektet.
Programindikatorer for prosjekter i alle tre innsatsområdene
Bærekraftig utvikling (Sustainable development) | |
Hvor mange grensekryssende nettverk med bakgrunn i miljøspørsmål er opprettet | Med denne indikatoren vil vi finne ut hvor mange grensekryssende nettverk som er direkte resultat av prosjektet. Ett nettverk skal bestå av mer enn to medlemmer, de skal ha felles mål, og f.eks gjøre noen felles operasjoner, eller dele og søke opp felles data. |
Hvor mange tekniske miljøløsninger ble oppfunnet | Hvor mange tekniske løsninger har prosjektet kommet opp med som har en positiv effekt på miljøet? Med dette menes løsninger som blir tatt i bruk i løpet av prosjektperioden – og ikke bare løsninger som er utviklet eller oppfunnet gjennom prosjektet. |
Hvor mange aktiviteter ble tilrettelagt for å forhindre miljøendringer | Hvor mange mål vil bli satt ut i livet som har en positiv effekt på miljøendringer. |
Ungdom (Youth) | |
Hvor mange menn/kvinner <29 år har deltatt i aktivitetene | Hvor mange menn/kvinner vil delta i aktivitetene i prosjektet, som er under 29 år. Før inn et estimert tall. |
Likestilling mellom kjønn (Gender Equality) | |
Hvor mange menn/kvinner har deltatt i aktivitetene | Hvor mange menn/kvinner vil delta i aktivitetene i prosjektet. Før inn et estimert tall. |
Kompetanseutvikling (Development of competence) | |
Hvor mange mennesker har deltatt i utdanningsaktiviteter | Denne indikatoren vil finne ut hvor mange mennesker som vil delta i utdanningsaktiviteter arrangert gjennom prosjektet. Deltakelse av prosjektpersonell i utdanning arrangert av andre organisasjoner eller prosjekt skal ikke telles med her. Prosjektpersonale skal heller ikke telles med som deltakere. |
Hvor mange utgitte forskningsrapporter eller studier | Xxxx mange forskningsrapporter eller studier forventes det at prosjektet kommer til å publisere? Tallet skal kun inneholde studier som er gjort i prosjektet. |
Hvor mange utdanningsprogrammer er implementert | Hvor mange utdanningsprogrammer vil bli implementert i prosjektet. Med et utdanningsprogram menes utdanning som vil gi studenten ei klart definert utdanning eller kvalifikasjon (offentlig godkjent utdanning) |
Hvor mange mennesker har deltatt i: lengre studie aktiviteter konferanser, seminarer, utdanning etc. | A: Hvor mange mennesker har dere estimert vil delta i studie-aktiviteter som varer lengre enn f.eks 1-3 dagers seminarer B: Hvor mange mennesker vil delta i korte seminarer, konferanser, korte små studier etc. |
Innsatsområde-spesifikke indikatorer (Priority specific indicators)
De etterfølgende indikatorer er forskjellig for hvert innsatsområde. Med dette menes at man skal fylle ut tabellen for det innsatsområde søknaden ligger innafor, enten 1, 2 eller 3.
Innsatsområde 1 – Økonomisk og sosial utvikling (Economical and social development) | |
Hvor mange grensekryssende nettverk mellom SMB | Hvor mange grensekryssende nettverk mellom SMB vil bli etablert som et resultat av prosjektet? |
Hvor mange grensekryssende forretningsforbindelser er det opprettet mellom SMB | Hvor mange operative forretningsforbindelser mellom SMB vil bli etablert som et resultat av prosjektet? En operativ forretningsforbindelse er en som inkluderer forhandling eller forberedelser til senere samarbeid, forberedelse til kontraktskriving, eller handel mellom SMB |
Hvor mange SMB har deltatt i nettverk eller i forretnings relaterte prosjekt | Hvor mang SMB vil delta i prosjektet? Med dette menes tall på SMB som har deltatt som medsøker i et prosjekt OGSÅ de SMB som har deltatt som en partner , eller de SMB som har deltatt i ett enkelt evenement etc. |
Hvor mange SMB/utdannings- institusjoner har deltatt i planlegging av nye felles utdanninger | Hvor mange SMB og utdanningsinstitusjoner kommer til å delta i felles planlegging av utdanninger? |
Hvor mange menn/kvinner har deltatt i felles utdanningsprogram | Hvor mange menn og/eller kvinner kommer til å delta i felles utdanningsprogram som et resultat av prosjektet? |
Hvor mange utdannings- og informasjons evenementer ble arrangert | Hvor mange utdannings- og informasjonsevenementer kommer prosjekter til å arrangere, som gir SMB større forståelse for grensekryssende samarbeidsprosjekter og arbeidsmuligheter? |
Hvor mange nye kommunikasjons | Hvor mange nye kommunikasjonsmetoder vil prosjektet |
metoder er utviklet på bakgrunn av flytting av mennesker og varer | skape eller ta i bruk, som gir fordel for personellmobilitet og import/eksport av varer som tar hensyn til ei bærekraftig utvikling |
Antall løsninger som er implementert i bruken av fornybar energi eller aktiv energisparing | Hvor mange løsninger er blitt implementert som øker bruken av fornybar energi eller aktiv energisparing? |
Antall kommersielle produkter som er blitt utviklet i samarbeid mellom forretningsorganisasjoner og urbefolkninga | Hvor mange kommersielle produkter vil bli utviklet i prosjektet i samarbeid mellom forretningsorganisasjoner og urbefolkninga? |
Antall aktiviteter som blir gjennomført for å få til økt arbeidsmobiliteten | Hvor mange aktiviteter vil bli gjennomført i prosjektet for økt arbeidsmobilitet? |
Antall nye tilbud som er utviklet for befolkninga i samarbeid mellom det private næringsliv og offentlige organisasjoner | Hvor mange nye tilbud vil bli utviklet for befolkninga i området for å øke samarbeidet mellom det private næringsliv og offentlige organisasjoner? |
Antall kommuner som har deltatt i grensekryssende samarbeid | Hvor mange kommuner kommer til å delta i grensekryssende samarbeid? |
Innsatsområde 2 – Felles utfordringer (Common challenges) | |
Antall avtaler eller aktiviteter og operasjonelle modeller som blir avviklet i prosjektet | Hvor mange planer, avtaler og operasjonelle modeller blir avviklet i prosjektet (ikke bare planlagt eller signert i prosjektet)? |
Antall informasjonsaktiviteter om felles utfordringer | Hvor mange informasjonsaktiviteter (seminarer, brosjyrer, internett-sider etc) om våre felles utfordringer er gjennomført i prosjektet? |
Antall publisert materiale om miljøspørsmål | Hvor mange publikasjoner om miljøspørsmål vil bli publisert i prosjektet? |
Antall hektar vannsystemområder vil bli gjennopprettet | Hvor mange hektar vannsystemområder vil bli gjennopprettet i prosjektet? |
Antall hektar landområder vil bli gjennopprettet | Hvor mange hektar landområder vil bli gjennopprettet i prosjektet? |
Antall aktiviteter i overvåkning av miljø | Hvor mange aktiviteter er startet i prosjektet for å overvåke miljøtilstanden? |
Antall gjennomførte planer med miljøaspekter | Hvor mange planer som inneholder miljøaspekter vil bli gjennomført i prosjektet? |
Antall utdannings- og informasjons utvekslinger mellom grensemyndigheter | Hvor mange multilaterale (med deltaker fra mer enn to land) utdannings- og informasjons utvekslinger mellom grensemyndigheter vil bli gjennomført i prosjektet? |
Antall grensemyndigheter har deltatt i aktiviteter | Hvor mange menn/ kvinner kommer til å delta i utdannings- og informasjonsutvekslingsaktiviteter mellom grensemyndigheter? |
Antall aktiviteter som er gjennomført for å korte ned grensepasseringer | Hvor mange aktiviteter vil bli gjennomført for å korte ned grensepasseringer mellom Nordkalotten og Russland? |
Innsatsområde 3 – Folk til folk samarbeid og identitetsbygging (People to people cooperation and identity building) | |
Antall nye felles kultur/sport arrangementer eller felles møteplasser | Hvor mange nye felles kultur/sport arrangementer eller felles møteplasser vil bli etablert i prosjektet? |
Antall mennesker deltok i felles kultur/sportsarrangementer eller møteplasser | Hvor mange menn og hvor mange kvinner kommer til å delta i nye felles kultur/sportsarrangementer eller besøke nye møteplasser i løpet av prosjektperioden? |
Antall publikasjoner som øker folks forståelse om programområdet | Hvor mange publikasjoner som øker folks forståelse om programområdet vil bli publisert som et resultat av prosjektet? Denne indikatoren viser til et produkt som er en vesentlig del av prosjektresultatet: større artikler, bøker, filmer. Det vanlige avis-/ magasinartikler som lages i nesten alle prosjekter skal ikke telles med her. |
Antall nettverk mellom institusjoner | Hvor mange nettverk vil det bli mellom organisasjoner? Et nettverk skal alltid inneholde mer enn to medlemmer, de skal ha et felles mål, f.eks en felles operasjon eller dele opplysninger med hverandre. |
Antall utdanningsinstitusjoner, frivillige organisasjoner og kulturorganisasjoner som deltar i samarbeid | Hvor mange utdanningsinstitusjoner, frivillige organisasjoner og kulturorganisasjoner kommer til å delta i samarbeidsprosjektet? |
Antall mennesker deltok i aktiviteter som støtter kulturelt mangfold | Hvor mange mennesker vil delta i prosjektets aktiviteter som bidrar til kulturelt mangfold? |
Antall aktiviteter som blir arrangert som støtter kulturelt mangfold | Hvor mange aktiviteter (seminarer, festivaler etc) som støtter kulturelt mangfold arrangeres gjennom prosjektet? |