Rammeavtale
Rammeavtale
Elektriske bårer til ambulansetjenesten
Mellom
Helse Midt-Norge RHF
og
Emergency Norway AS
Varighet: gjeldende 2 år fra 20.01.19
(Opsjon: 1 + 1 år)
Avtalenummer | 200891 | |
Saksnummer | 2019/1331 | |
Versjonsnummer | 2.3 |
Avtalens parter:
Kunde | Leverandør | ||
Selskap | Helse Midt-Norge RHF | Selskap | Emergency Norway AS |
Org. nr. | NO 0938658776 | Org. Nr. | 889867922 |
Adresse | Xxxxxxx xxx 00 0000 Xxxxxxxx | Adresse | Xxxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxx |
Tlf. nr. | 00 00 00 00 | Tlf. nr. | 00000000 |
E-post | E-post | ||
Har opprettet rammeavtale for kjøp av: Elektriske bårer til ambulansetjenesten i HMN RHF.
Ikrafttredelsestidspunkt er angitt på avtalens første side
Kunde | Leverandør |
Helse Midt-Norge RHF | Emergency Norway AS |
Dato og underskrift | Dato og underskrift |
Xxxxxxx Xxxxxxxx Direktør for stab og prosjektstyring | Xxxxx X. Xxxxxxxx Xxxxxx leder |
Avtalen er ikke inngått før avtaledokumentet er undertegnet av begge parter.
Innholdsfortegnelse
1.8 Oppsigelse av rammeavtalen 8
2 Bestilling og levering av varer 8
4.2 Levering av erstatningsprodukter 10
4.3 Endring av produkter i sortimentet 10
4.5 Teknisk bistand og service 11
5.2 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår 11
5.4 Lønns- og arbeidsvilkår 11
6.3 Brudd på avtalens punkt om etisk handel og ansattes rettigheter 13
6.6 Bruk av underleverandører 14
7.3 Elektronisk varekatalog 15
7.4 Forsinkelser ved utarbeidelse av Katalog 15
7.5 Krav til katalogens kvalitet og innhold 15
9 Plikter som gjelder kunde og leverandør 17
9.1 Omdømmelojalitet og samarbeid innenfor avtaleområdet 17
10 Leverandørens mislighold 18
10.1 Hva anses som mislighold 18
10.4 Sanksjoner ved mislighold 18
10.4.1 Tilbakehold av betaling 18
10.4.3 Heving av bestilling/avrop 19
10.5.1 Erstatningsbegrensning 19
10.5.4 Heving av rammeavtalen ved vesentlig mislighold 19
10.5.5 Heving av rammeavtalen i forbindelse med konkurs m.m 20
11.1 Hva anses som mislighold 20
11.2 Begrensning i leverandørens tilbakeholdsrett 20
13.4 Domstols- eller voldgiftsbehandling 21
Helse Midt-Norge RHF - heretter kalt Oppdragsgiver – inngår med dette rammeavtale på levering av Akuttsekker til ambulansebruk for Ambulansetjenesten i Midt-Norge.
Rammeavtalen kan benyttes av alle 67 stasjoner, tilhørende Ambulanse Midt‐Norge HF: Orgnr: 998 308 615
Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av Oppdragsgiver jf § 50 i helseforetaksloven, vil rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Det samme gjelder dersom det i avtaleperioden etableres nye foretak/selskap helt eller delvis eid av Oppdragsgiver
Sykehusinnkjøp HF er avtaleforvalter på vegne av kundene.
Leverandør kan ikke overdra sine rettigheter og plikter etter avtaleinngåelse uten Kundens skriftlige samtykke. Slikt samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.
Hver av partene skal ved inngåelsen av rammeavtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i alle saker som angår rammeavtalen.
Avtaleforvalter i avtaleperioden for Kunden: Navn: Xxxxx X. Xxxx
Adresse: Sykehusinnkjøp HF, Divisjon Midt-Norge, Abels gt. 5, 7030 Trondheim
Tlf.: 00000000
Epost: xxxxx.x.xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
Kontraktsansvarlig kontaktperson i avtaleperioden for Leverandør: Navn: Xxxxx X. Xxxxxxxx
Adresse: Xxxxxxxxxxx 0
Tlf.: 00000000
Epost: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Produktansvarlig kontaktperson i avtaleperioden for Leverandør: Navn: Xxxxx X. Xxxxxxxx
Adresse: Xxxxxxxxxxx 0
Tlf.: 00000000
Epost: xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Alle henvendelser i forbindelse med rammeavtalen skal stiles til ovenfor nevnte personer.
Formålet med rammeavtalen er å fastsette vilkårene for avrop som skal foretas i avtaleperioden.
Avtalen omfatter levering av elektriske bårer til ambulansetjenesten. Betingelser i AKS2003 Kjøpsavtale legges til grunn for alle kjøp med godkjenningsprotokoll.
For videre spesifikasjon, se Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon, Vedlegg 3- Prisskjema, og Vedlegg - Endringsbilag.
For forhold som ikke dekkes av avtalen, gjelder Lov om Kjøp av 13. mai 1988 nr. 27.
Kunden og øvrige oppdragsgivere er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde varer i rammeavtaleperioden. Kunden blir først økonomisk forpliktet i forbindelse med det enkelte avrop på avtalen.
Omfanget og gjennomføring av leveranse av varer er nærmere beskrevet i rammeavtalens bilag.
Som en del av avtalen følger:
Bilag 1: Oppdragsgivers konkurransegrunnlag | ikke vedlagt |
Bilag 2: Utfylt kravspesifikasjon | vedlagt |
Bilag 3: Leverandørens tilbudsbrev | vedlagt |
Bilag 4: Prisskjema | vedlagt |
Bilag 5: Egenerklæring etisk handel | ikke vedlagt |
Bilag 6: Endringsprotokoll | vedlagt |
Bilag 7: Samhandlingsavtalen | vedlagt |
Dokumentrang:
1. Signert endringsprotokoll
2. Dette avtaledokumentet
3. Oppdragsgivers konkurransegrunnlag med alle vedlegg og bilag
4. Leverandørens tilbud
Bestemmelser i de øvrige konkurransedokumenter og tilbudsdokumenter vil gjelde dersom den generelle avtaleteksten eller bilagene ikke omhandler forholdet.
Ved forhold som ikke dekkes av rammeavtalen, gjelder Lov om kjøp av 13. mai 1988 nr. 27 (kjøpsloven).
Rammeavtalens varighet er 2 år og gjelder fra det tidspunkt som er angitt på avtalens forside.
Kunden har rett til å forlenge rammeavtalen med ytterligere ett år av gangen i 1 + 1 år. Opsjonene utløses med likelydende vilkår automatisk med mindre Kunden tar andre initiativ. Oppdragsgiver har en varslingsplikt på 30 dager, dersom avtalen ikke skal prolongeres videre.
Dersom utviklingen i den opprinnelige avtaleperioden tilsier det (dvs. at vilkårene ikke lenger oppfattes som konkurransedyktige) vil Xxxxxx kunne stille krav om at det foretas forbedringer av vilkårene som en forutsetning for å utløse opsjonen. Leverandøren vil kunne velge å motsette seg dette, men vil ikke kunne motsette seg en forlengelse på avtalens opprinnelige vilkår.
Avrop under rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens periode. Hvert avrop innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, og da slik at bestemmelser i rammeavtalen som angår det enkelte avrop gjelder tilsvarende også etter rammeavtalens opphør.
De første 6 måneder av avtaleperioden er prøvetid. Xxxxxx har en ensidig rett til å forlenge denne til 9 måneder. Dersom avtalen etter Kunden vurdering fungerer tilfredsstillende fortsetter avtalen fram til utløp. I motsatt fall kan Xxxxxx si opp avtalen med 30 dagers varsel. Oppsigelse av avtalen skal skje skriftlig og skal senest sendes fra Kunden den dag som prøvetiden utløper.
1.8 Oppsigelse av rammeavtalen
Kunden har en ensidig rett til å si opp avtalen uten begrunnelse med virkning fra seks måneder etter at skriftlig varsel er sendt med mindre annet er angitt i bilag 1.
Dersom Kunden erfarer at kvaliteten på Leverandørens produktgruppe eller et produkt ikke vurderes som tilfredsstillende i den virkelige brukssituasjon forbeholder Kunden seg retten til å si opp avtalen med øyeblikkelig virkning for gjeldende produktgruppe eller produktet. Årsak til dette skal begrunnes skriftlig.
Ved ny teknologi eller nye produkter fra andre leverandører som gir Kunden mulighet for å oppnå vesentlige forbedringer, forbeholder Kunden seg retten til å si opp avtalen for gjeldende produktgruppe eller produktet. Oppsigelse skal begrunnes skriftlig og oppsigelsen vil da ha virkning fra tre måneder etter at skriftlig varsel med begrunnelse er sendt til Leverandøren. Eventuelle resterende produkter i avtalen skal ikke prisjusteres som følge av at eventuelle produkter tas ut av avtalen. Oppsigelse kan gjøres gjeldende av den enkelte Kunde på avtalen.
2 Bestilling og levering av varer
Kunden forpliktes kun av gyldig skriftlig eller elektronisk bestilling.
Leverandøren skal oversende ordrebekreftelse til Kunden straks bestilling er mottatt, med akseptert leveranse i henhold til bestilling. Bestilling skal, minimum inneholde følgende informasjon:
• Bestillingsnummer
• Navn på bestillende enhet/ kontaktperson for bestillingen.
• Kundenummer
• Leveringssted
• Antall enheter
Kunden skal, i samarbeid med Leverandøren, utarbeide bestillingsrutiner som ivaretar hensynet til begge parter.
Dersom leveranse ikke kan utføres i henhold til bestillingen, skal Leverandøren informere Xxxxxx om dette uten ugrunnet opphold etter mottak av bestilling.
Levering skal, om ikke annet er angitt skje etter følgende betingelser:
• Levering skal foretas fritt levert lager hos Kunden (adresse som fremkommer av bestillingen) i henhold til DDP INCOTERMS 2010.
• Leveringssted skal fremkomme av bestillingen.
• Levering skal skje i virksomhetens arbeidstid, definert til mellom 08.00 og 15.30, og i samsvar med distribusjonsplan der slik forefinnes.
• Dersom bestillingen ikke inneholder noe bestemt leveringssted, skal levering foretas på Kundens forretningsadresse.
• Leverandøren skal sende alle varer som er omfattet av avtalen innen 48 timer og være levert mottaker senest 3-5 virkedager etter bestilling. Dette gjelder for alle virksomheter hos Kunden. Ved hastebestillinger skal maksimal leveringstid være 24 timer. Det er en forutsetning at bestilling er gjort i samsvar med den til enhver tid gjeldende distribusjonsplan der slik er avtalt. Krav til leveringsdyktighet av antall varelinjer er minimum 97 %.
• Restleveranse skal leveres med påfølgende leveranse, senest innen 1 uke. Leverandøren skal gi melding om eventuell restleveranse i forbindelse med varebestilling.
• Må varene, grunnet forsinkelse/manglende levering, kjøpes fra en annen leverandør er Leverandøren ansvarlig for de økonomiske tap/merutgifter dette påfører Xxxxxx. Før slikt dekningskjøp foretas, skal Kunden varsle Leverandøren. Kunden og Leverandøren skal i fellesskap bli enige om hvem av partene som skal utføre det praktiske arbeidet for å skaffe varene som Leverandøren ikke klarer å levere. Oppnås ikke slik enighet, påhviler ansvaret Kunden.
Kunden har anledning til å returnere ubrukte varer etter nærmere avtale, dog forutsatt at varene er i originalemballasjen og forøvrig i fullgod stand og salgbare.
Prisene på varer som omfattes av avtalen går fram av bilag 4. Alle priser skal være i norske kroner, eksklusive merverdiavgift og inklusive alle øvrige kostnader, skatter, avgifter, toll og gebyrer.
Tilbud fra Leverandøren i perioden som er gunstigere enn avtaleprisene, gjelder automatisk for Kunden. Leverandøren er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent for den enkelte Kunde som omfattes av avtalen.
Varen skal på tidspunktet for inngåelse av avtalen tilfredsstille gjeldende krav i lover og forskrifter. Blir forandringer i slike bestemmelser satt i kraft etter dette, kan Xxxxxx før avtalt leveringsdag kreve at leveransen blir endret for å etterkomme nye regler. Både Xxxxx og Leverandør har en gjensidig plikt å underrette hverandre om forandringer i regler som man mener kan ha betydning for kjøpet.
Nye produkter som tilkommer i kontraktsperioden, skal tilbys til samme kalkyle som for øvrige produkt i avtalen. Utvikler prisene fra Leverandøren seg ugunstig i forhold til konkurrentene, har Xxxxxx rett til forhandlinger.
Prisene skal være faste i de to første avtaleårene. Det kan fremsettes krav om prisendring fra begge parter i tredje avtaleår (og eventuelt 4. avtaleår dersom Xxxxxx benytter sin opsjon).
Prisendringen baserer seg kun på endring i pris i inneværende avtaleår og kan maksimalt utgjøre 80 % av endringer av konsumprisindeksen fra tilbudsfrist utgitt av Statistisk sentralbyrå. Kravet må
fremsettes samlet innen 60 dager før inngangen til nytt avtaleår, og må skriftlig begrunnes, dokumenteres og godkjennes. Krav som fremsettes etter dette tidspunkt vil ikke bli tatt hensyn til.
Ved offentlige avgiftsendringer som direkte påvirker prissettingen, har Leverandøren rett å endre prisene tilsvarende. Prisendringer som følge av offentlige avgiftsendringer skal fremmes skriftlig minst tre måneder før ikrafttredelse. Kunden kan kun nekte å akseptere prisendringen dersom man mener at vilkårene for prisregulering etter denne bestemmelsen ikke er oppfylt.
Produktene omfattet av avtalen er angitt i bilag 4.
4.2 Levering av erstatningsprodukter
Leverandøren skal sikre at produktene ikke utgår av Leverandørens sortiment.
Leverandøren har rett til å tilby like eller tilsvarende produkter, dersom varene i den opprinnelige avtalen ikke lenger produseres, ikke lenger er godkjent av offentlige myndigheter, eller det foreligger forhold som nevnt i punktet om force majeure.
I øvrige tilfeller kan Leverandøren tilby like eller tilsvarende produkter dersom særlige forhold gjør det rimelig.
Produktene som blir tilbudt i henhold til dette punktet, skal ha samme pris som det opprinnelige produktet, dog slik at gunstigere priser skal komme Kunden til gode. Produkter tilbudt i henhold til dette punktet må godkjennes skriftlig av Kunden.
Før Kunden kan godta produktendringen, skal Leverandøren dokumentere spesifikasjonene til det nye produktet, herunder på hvilken måte produktets egenskaper tilsvarer det produkt som erstattes.
Det nye erstatningsproduktet skal tilfredsstille de miljø- og produktkrav som er satt for inngått avtaleprodukt.
Kunden kan ikke godkjenne endringer i produktutvalget dersom det vil stride mot regelverket om offentlige anskaffelser. Kunden er heller ikke forpliktet til å godkjenne endringer i produktutvalget dersom dette vil medføre praktiske eller økonomiske ulemper for Kunden.
4.3 Endring av produkter i sortimentet
Dersom det i avtaleperioden oppstår et behov for Kunden til å foreta mindre endringer av produktutvalget i sortimentet, kan Leverandøren tilby andre produkter med en pris iht til samme kalkyle som for øvrige produkt i avtalen.
Slike endringer kan ikke foretas dersom det vil stride mot regelverket om offentlige anskaffelser. Ved endring av sortiment skal nye produkter tilfredsstille de miljøkrav og produktkrav som er satt for avtaleprodukt.
Kunden forbeholder seg retten til å prøve ut nye produkter, samt å gjennomføre utprøving av nyutviklede produkter fra andre leverandører. En eventuell utprøving av nye produkter skal gjøres i samråd med Kundens kontraktsansvarlig/avtaleforvalter. Utprøving av nye produkter medfører ingen kjøpsplikt for Kunden.
4.5 Teknisk bistand og service
Leverandøren plikter å yte service og teknisk bistand til Kunden for produktene som angitt i bilag 4.
Leverandøren skal i samarbeid med Kunden og uten ekstra kostnader for Kunden, gi nødvendig informasjon og brukeropplæring både før Kunden tar varene i bruk og i løpet av avtaleperioden. Opplæringen skal gi Kunden tilstrekkelig kunnskap til riktig bruk av varen.
Leverandøren er ansvarlig for at leveransen til enhver tid dekker kravene som er angitt i bilag 2 og 4. Leverandøren er ansvarlig for at produktene til enhver tid er godkjent i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Dersom ikke annet er angitt, skal produktene leveres i forsvarlig emballasje og i den forpakningsstørrelsen som angitt i bilag 4. I tillegg skal produktene være ledsaget av nødvendig informasjon om produktenes beskaffenhet og korrekt bruk. Informasjonen skal foreligge på norsk.
Dersom produktene ikke oppfyller kravene i dette punktet, anses produktene som mangelfulle.
5.2 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale kontraktsvilkår
a) I kontraktsperioden har Xxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene
b) Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter
c) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Kunden fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Kunden og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxx vil kunne heve kontrakten
d) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:
• Timelister - Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/uke/måned og hvilken periode arbeidet er utført.
• Lønnsslipper - Lønnslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført
• Oppdragsavtale for vikaren
• Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes
Leverandør som er hjemmehørende i utlandet, eller leverandør som benytter arbeidskraft av person bosatt i utlandet til å utføre oppdraget i Norge, plikter å overholde rapporteringsplikten etter Lov om ligningsforvaltning av 13.06.1980 nr. 24 (ligningsloven) § 5-6, jf. samleforskrift om tredjeparters opplysningsplikt av 17.09.2013 § 5-6-5. Manglende oppfyllelse vil kunne medføre erstatningsansvar.
Leverandør skal oppfylle Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter § 5.
Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Dersom Leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har Xxxxxx rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare to ganger innsparingen for firmaet.
Leverandøren forplikter seg til å følge krav til etisk handel.
Våre leverandører skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstaker- rettigheter og miljø i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Varer som levers til Helse Midt-Norge skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN-konvensjoner, ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet.
Kravene angir minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Dersom leverandør bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, plikter leverandør å påse at underleverandører etterlever samme krav.
ILOs kjernekonvensjoner
Leverandøren plikter å påse at ILOs kjernekonvensjoner etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr:
Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjonen nr. 138 og 182)
• Barn har rett til å bli beskyttet mot økonomisk utnytting i arbeid, og mot å utføre arbeid som kan svekke utdannings- og utviklingsmuligheter.
• Minstealderen må ikke i noen tilfelle være under 15 år (14 og 16 år i visse land)
• Barn under 18 år skal ikke utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid.
• Dersom det foregår slikt arbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.
Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjonen nr. 29 og 105)
• Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid.
• Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.
Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr. 100 og 111)
• Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet.
Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr. 87 og 98)
• Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og å forhandle kollektivt.
• Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne.
Bestemmelse i nasjonal lovgivning:
Leverandøren plikter å påse at arbeidsretten og arbeidslovgivningen etterleves i egen virksomhet, og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Dette betyr at lover og reguleringer knyttet til; 1.) lønns og arbeidstidsbestemmelser; 2.) helse, miljø og sikkerhet; 3.) regulære ansettelser; 4.) brutal behandling; og 5.) lovfestede forsikringer og sosiale ordninger, skal etterleves.
Leverandør skal påse at punktet om ansattes rettigheter etterleves i egen virksomhet og hos den eller de underleverandører som medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. På oppfordring fra Kunden skal dette dokumenteres ved:
• Egenrapportering og/eller
• Oppfølgingssamtaler og/eller
• En uavhengig parts kontroll av arbeidsforholdene og/eller
• 3. partssertifisering som SA8000 eller tilsvarende
6.3 Brudd på avtalens punkt om etisk handel og ansattes rettigheter
Brudd på punktene Etisk handel eller Ansattes rettigheter innebærer kontraktbrudd. Ved kontraktsbrudd plikter leverandør å rette opp i de påpekte manglene innen den tidsfrist som Kunden bestemmer, så lenge denne ikke er usaklig kort.
Rettelser skal dokumenteres skriftlig og på den måten Kunden bestemmer.
Manglende utbedring er å anse som et vesentlig mislighold og Xxxxxx vil kunne heve kontrakten.
Leverandør er i kontraktsperioden forpliktet til å levere et egenrapporteringsskjema om etisk handel (bilag 5) innen 4 uker fra Kundens forespørsel.
Leverandøren skal oppfylle miljøkrav angitt i kontraktens bilag og krav i gjeldende miljølovgivning. Varene som leveres skal være godkjent, sertifisert, registrerte eller lignende dersom slik godkjenning er pålagt i lover, forskrifter eller direktiver. For kjemikalier og alle helsefarlige stoffer skal Leverandøren
sørge for at deltakende virksomheter til rammeavtalen har HMS-produktdatablad tilgjengelig på norsk til enhver tid.
Leverandøren skal aktivt arbeide for at emballasjen reduseres til et nødvendig minimum. Emballasjen skal så langt det er mulig være resirkulerbar. Polyvinylclorider (PVC) bør ikke benyttes.
Leverandøren skal aktivt arbeide for å minske miljøbelastningen uten at det går utover eller skader produktene ved oppfyllelse av avtalen.
Dersom det er relevant for anskaffelsen, er Leverandøren forpliktet til enhver tid å ha returordning for alle brukersteder i henhold til gjeldende offentlige bestemmelser og forskrifter.
Dersom Leverandøren er norsk (produsent eller importør) og benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelsen fremlegges dokumentasjon for at Leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig måte (Grønt punkt Norge AS eller tilsvarende returordning).
Dersom Leverandør i avtaleperiode ønsker å benytte/skifte underleverandør kan dette ikke gjøres uten Kundens skriftlige godkjenning.
Leverandøren er fullt ut ansvarlig for oppfyllelse av avtalen, herunder også underleverandørens utførelse av arbeidet.
Det vises til Helse Midt-Norges krav til faktura, som til enhver tid må innfris, se link: xxxxx://xxxxx- xxxx.xx/xx-xxx/xxx-xxxxxxxxxxxx
Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg ved fakturering. Dersom ikke annet er avtalt sendes en faktura per bestilling. Faktura og fakturagrunnlag skal være oppsatt iht. prisbetingelser i avtalen og på en måte som gjør det kontrollerbart uten vesentlig ressursbruk fra Kundens side.
Dersom Kunden ikke godkjenner fakturaen, skal dette meddeles Leverandøren uten unødig opphold og Kunden har krav på ny faktura med nytt forfall.
Vesentlige og/eller gjentatte feil ved fakturering ansees som mislighold av avtalen.
Fakturaen skal tilfredsstille Bokføringsforskriftens § 5-1 som omhandler krav til salgsdokumentets innhold.
Leverandøren skal kunne levere faktura og kreditnota elektronisk slik at Kunden mottar dokumentet i
samsvar med standarden” Elektronisk handelsformat” (EHF). Se link:
xxxxx://xxxxx-xxxx.xx/xx-xxx/xxx-xxxxxxxxxxxx
Kunden har tatt i bruk elektronisk handel for å effektivisere transaksjonshåndteringen mellom Kunden og leverandør. Kunden har fokus på å få mottak av faktura, kreditnota over på elektronisk format. EHF er det vedtatte standardformatet for elektronisk faktura i Norge. Helse Midt-Norge har lagt ut informasjon om EHF-faktura her: xxxxx://xxxxx-xxxx.xx/xx-xxx/xxx-xxxxxxxxxxxx
Helse Midt-Norge er også i gang med å innføre e-handel som omfatter utveksling av andre dokument enn EHF-faktura. Informasjon om dette er lagt her: xxxxx://xxxxx-xxxx.xx/xx-xxx/xxx-xxxxxxxxxxxx. Leverandøren forplikter seg til å ta i bruk Kundens systemer ved avtalestart.
Den elektroniske varekatalogen (heretter Katalogen) skal leveres på det format definert i Samhandlingsavtalen og tilhørende dokumenter
Leverandør plikter å utarbeide og oversende Katalog når minst ett av følgende kriterier er tilfredsstilt:
• Ny avtale er signert.
• Endringsavtale som regulerer sortiments- eller prisendringer er signert.
7.4 Forsinkelser ved utarbeidelse av Katalog
Kunden har rett til å kreve dagmulkt ved forsinkelse.
Ved forsinkelse som ikke skyldes Kunden eller som ikke kan henføres under force majeure, kan Kunden kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot) uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkten skal utgjøre NOK 500 per arbeidsdag etter utløp av frist gitt av Kunden.
Ved sortimentsendringer der nye artikler erstatter utgåtte artikler skal Leverandøren i tillegg til Katalog også utarbeide detaljert konverteringsliste i regnearkformat.
7.5 Krav til katalogens kvalitet og innhold
• Katalogen skal inneholde komplett avtalesortiment per aktive avtale mellom Leverandøren og Kunden.
• Katalog skal kun inneholde artikler som er på gyldig, aktiv avtale. Katalogen anses ikke om levert før den er komplett og korrekt.
• Dersom Leverandør ikke leverer Katalog i henhold til disse krav er dette å regne som en mangel.
Kunden forplikter seg til å oversende elektronisk innkjøpsordrer til leverandør i henhold til Samhandlingsavtalen. Leverandøren skal levere elektronisk ordrebekreftelse til Kunden uten ugrunnet opphold etter mottak av elektronisk bestilling på det format avtalt mellom partene.
Leverandøren er i henhold til lov av 23. desember 1988 nr. 104 om produktansvar og gjeldende norsk rett, ansvarlig for Kunde for den skade som produkt påfører Kunde, Kundes eiendom og/eller ansatte.
Leverandøren er pliktig til å holde Kunde skadesløs for ethvert krav, herunder krav om saksomkostninger, som tredjemann fremmer mot Kunde og som skyldes feil eller mangler ved produktet, Leverandørens mislighold eller Leverandørens skadevoldende atferd.
Leverandøren skal i hele avtaleperioden for egen regning tegne og opprettholde forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke krav fra Kunden eller tredjemann som følge av Leverandørens ansvar eller risiko i henhold til avtalen.
Leverandøren plikter å utarbeide kvartalsvis statistikk, uten ekstra kostnad for Kunden eller Sykehusinnkjøp HF. Kvartalsvis statistikk utarbeides pr 20.04 (Q1). 05.08 (Q2), 20.10 (Q3) og 20.01 (Q4). Statistikken skal oversendes Sykehusinnkjøp HF uoppfordret innen disse fristene. Statistikk skal vise forbruk og omsetning eks. mva pr. produkt fordelt på de ulike Kunder. Statistikken skal leveres på den enhver tids gjeldende mal utarbeidet av Sykehusinnkjøp HF. Statistikken skal dekke alle varer som er solgt, uavhengig av om produktet kjøpes i henhold til eller utenfor rammeavtale.
Statistikk leveres via Sykehusinnkjøp HF sin portal for statistikkinnlevering (xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx). Brukernavn og passord fås ved henvendelse til xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. Leverandøren skal i god tid før første innlevering av statistikk sørge for at egen statistikkansvarlig får brukernavn og passord for pålogging. Leverandøren skal straks gjøre seg kjent med portalen og rutinene knyttet til denne, og har selv ansvaret for at innrapporteringen er i tråd med kravene som er stilt. Leverandøren skal oppdatere og holde vedlike kontaktinformasjon slik det fremgår av portalen. Leverandør som er part på flere avtaleområder, skal selv sørge for at rapporteringen pr. avtaleområde blir korrekt.
Det skal være mulig å kontrollere innlevert salgsstatistikk mot avtalepriser. Leverandøren må sørge for at statistikk som leveres inneholder artikkelnummer i henhold til prisskjema utfylt av leverandør. Dersom det skjer endringer i artikkelnummer må dette meldes til Sykehusinnkjøp HF.
Ved forsinket oversendelse av statistikk som ikke kan henføres under Force Majeure, kan Sykehusinnkjøp HF kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkt utgjør kr. 1.000,- per arbeidsdag etter avtalt innsendingsfrist.
Kunden har rett til å foreta revisjon av Leverandørens systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter som er forbundet med leveransen. Revisjonsretten starter ved avtaleinngåelse og er begrenset til avtaleperioden. Ved revisjon skal Leverandøren vederlagsfritt yte rimelig assistanse.
Leverandøren skal innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Kunder dersom Leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å utgi informasjon om avtaleforholdet eller benytte Kundens navn og logo.
Betalingsbetingelse er fri leveringsmåned + 30 dager, etter at korrekt faktura er mottatt.
Det skal ikke beregnes noen form for gebyr eller tillegg, i form av ordre-, faktura-, ekspedisjonsgebyr etc. Eventuell morarente skal beregnes etter Lov om renter ved forsinket betaling.
Faktura skal sendes til Kunden. Det er en forutsetning for betaling i rett tid at faktura er kommet fram til virksomheten senest 4 dager etter fakturadato og at fakturerte varer er mottatt og godkjent av virksomheten. En leveranse skal ikke faktureres før alle ordrelinjer er levert og mottatt hos Kunden.
For betaling som ikke finner sted til rett tid, gjelder bestemmelsene i Lov om renter ved forsinket betaling mv. av 17.desember 1976, med tilhørende forskrift.
Kunden skal yte nødvendig medvirkning slik at Leverandøren er i stand til å oppfylle sin leveringsplikt.
Dersom Kunden ikke kan motta leveringen, skal dette uten opphold opplyses om. Leverandøren skal oppbevare produktene for Kundens regning inntil levering kan skje.
9 Plikter som gjelder kunde og leverandør
9.1 Omdømmelojalitet og samarbeid innenfor avtaleområdet
Leverandør skal xxxxxxx Xxxxxxx interesser i gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal i avtaleperioden ikke utøve virksomhet som svekker Kundens omdømme. Partene skal heller ikke omtale avtalens premisser eller innhold på et slikt vis at dette kan skade den annen parts omdømme eller forhold til 3.parter. Leverandør skal ikke ta stilling til eller kommentere synspunkter eller misnøye fra pasienter eller andre som retter seg mot Kunde, men opplyse om at slike henvendelser skal rettes til Kundens kontaktperson i avtalen.
Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til rammeavtalens gjennomføring. Henvendelser fra den annen part skal besvares uten ugrunnet opphold.
Partene skal uten ugrunnet opphold varsle hverandre om forhold de forstår eller bør forstå kan få betydning for rammeavtalens gjennomføring.
Leverandøren og Kunden skal møtes regelmessig ved behov for å følge opp alle sider av avtalen. Leverandøren skal holde Xxxxxx løpende underrettet om arbeidets fremdrift, de resultater som er oppnådd og oppfyllelse av kontrakten. Begge parter kan innkalle til oppfølgingsmøter.
Leverandøren er forpliktet til å holde tilgjengelig nødvendig personell for disse møtene.
Partene har taushetsplikt etter Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) §§ 13 flg. Hver part skal bl.a. sørge for at andre ikke får kjennskap til opplysninger om andres forretningsmessige eller personlige forhold.
Taushetsplikt etter forvaltningsloven er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av Lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis.
Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder.
Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon.
Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for
gjennomføringen av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt.
Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen.
Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører fem år etter utløpet av rammeavtalen, med mindre annet følger av lov eller forskrift.
Det foreligger mislighold fra Leverandørens side dersom Leverandøren ikke leverer i samsvar med de avtalte krav og frister, herunder dersom Leveransen (kvalitativt eller kvantitativt) ikke er i samsvar med det som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom Leverandøren ikke oppfyller øvrige plikter etter rammeavtalen.
Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Kundens forhold eller force majeure.
Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget.
I tilfeller av mislighold, skal Leverandøren så raskt som mulig gi Kunden skriftlig varsel om dette. Varselet skal angi årsak til misligholdet, og så vidt mulig angi når mislighold kan forventes opphørt. Tilsvarende gjelder dersom det antas ytterligere mislighold etter at første varsel er gitt.
Leverandøren skal påbegynne og gjennomføre arbeidet med å avhjelpe misligholdet uten ugrunnet opphold.
Det er et mål for avhjelpen at Leveransen skal oppfylle de avtalte krav og spesifikasjoner. Avhjelpen kan for eksempel skje ved utbedring, omlevering eller tilleggslevering.
Kunden kan motsette seg avhjelp dersom avhjelp vil innebære en uforholdsmessig ulempe for Kunden. Avhjelp skal gjennomføres uten kostnader for Kunden.
I den utstrekning avhjelp ikke ytes, kan Xxxxxx kreve forholdsmessig prisavslag eller heve bestillingen/avropet i henhold til vilkårene om prisavslag og heving.
Hvis Leverandøren ikke har avhjulpet misligholdet innen forutsatt eller avtalt tidsfrist, eller dersom vilkårene for heving foreligger, skal Leverandøren dekke Kundens utgifter ved avhjelp fra tredjepart.
Kunden skal varsle Leverandøren skriftlig før Kunden engasjerer tredjepart.
10.4 Sanksjoner ved mislighold
10.4.1 Tilbakehold av betaling
Ved mislighold kan Xxxxxx holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det som er nødvendig for å sikre Xxxxxxx krav som følge av misligholdet.
Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel, kan Xxxxxx kreve forholdsmessig prisavslag av bestillingen/avropets verdi. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning og dagmulkt.
10.4.3 Heving av bestilling/avrop
Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan Xxxxxx etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve bestillinger/avrop med øyeblikkelig virkning. En forsinkelse vil anses som et vesentlig mislighold der levering ikke er skjedd når maksimal dagbot er nådd, eller etter utløpet av en tilleggsfrist hvis den utløper senere.
Kunden kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til forsinkelse, mangel eller annet mislighold fra Leverandørens side, med mindre Leverandøren godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Leverandøren.
Dagbøter kommer til fradrag i eventuell erstatning for samme forsinkelse.
Erstatning for indirekte tap kan ikke kreves.
Samlet erstatning i avtaleperioden er begrenset til et beløp som tilsvarer bestillingen/avropets verdi eks. mva.
Har Leverandøren eller noen denne svarer for utvist grov uaktsomhet eller forsett gjelder ikke de nevnte erstatningsbegrensningene.
Dersom bestillingen/avropet heves kan Kunden foreta dekningskjøp hos en annen leverandør. Dekningskjøpet skal foretas på en forsvarlig måte og innen rimelig tid etter hevingen. Ved dekningskjøp skal ytelsens art og egenskaper være likeverdige med ytelsen i det kjøpet som heves. Kunden kan kreve erstatning for prisforskjellen mellom kjøpesummen og prisen etter dekningstransaksjonen.
Kunden kan kreve dagbøter uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen, og uten hensyn til om andre sanksjoner er gjort gjeldene ovenfor Leverandøren. Dagboten skal utgjøre 1 %, regnet av den avtalte pris av det totale avropet som på grunn av den forsinkede varen ikke kan tas i bruk som forutsatt, eller kr. 1000,- (satsen som blir den totalt høyeste for Kunden skal benyttes). Dagmulkt beregnes per arbeidsdag etter avtalt leveringstid. Dagbøter løper fram til ordren/levering er mottatt av kunden. Dagbotperioden er begrenset til 100 (hundre) virkedager.
10.5.4 Heving av rammeavtalen ved vesentlig mislighold
Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan Xxxxxx etter å ha gitt Leverandøren skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve rammeavtalen med øyeblikkelig virkning.
Som vesentlig mislighold regnes blant annet at Leverandør misligholder sine forpliktelser som følger av denne rammeavtalen i et omfang som er vesentlig og/eller byrdefullt for Kunde. Gjentatte forsinkelser av enkeltstående leveranser som ikke skyldes Force Majeure innebærer vesentlig mislighold av avtalen.
Ved mislighold fra Leverandørens side overfor en av de deltakende Kunder som gir grunnlag for heving av avtalen, vil en heving av avtalen gjelde for samtlige Kunder.
Ved heving av rammeavtalen kan Xxxxxx kreve erstatning for øvrig tap som ikke kan kreves dekket etter reglene om misligholdsanksjoner for foretatte avrop.
10.5.5 Heving av rammeavtalen i forbindelse med konkurs m.m.
Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs, eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve rammeavtalen med øyeblikkelig virkning.
Det foreligger mislighold fra Xxxxxxx side hvis Xxxxxx ikke oppfyller sine plikter etter avtalen.
Det foreligger likevel ikke mislighold hvis situasjonen skyldes Leverandørens forhold, eller forhold som anses som force majeure. Leverandøren skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget.
11.2 Begrensning i leverandørens tilbakeholdsrett
Leverandøren kan ikke holde tilbake ytelser som følge av Xxxxxxx mislighold, med mindre misligholdet er vesentlig og Kunden skriftlig har erkjent misligholdet eller misligholdet er fastslått gjennom en av tvisteløsningsmekanismene kapittel om tvister.
Ved betalingsmislighold kan Leverandøren heve bestillingen/avropet dersom Xxxxxx ikke har gjort opp forfalt vederlag innen 60 kalenderdager etter at Kunden har mottatt Leverandørens skriftlige varsel. Gjentatte brudd anses som vesentlig mislighold som gir rett til heving av hele eller deler av rammeavtalen.
Ved annet vesentlig mislighold kan Leverandøren sende Xxxxxx skriftlig varsel om at bestilling/ avrop eller rammeavtalen vil bli hevet dersom Xxxxxx ikke innen 60 kalenderdager etter at Kunden mottok varselet har avsluttet misligholdet. Heving kan ikke skje dersom Xxxxxx kommer ut av misligholdssituasjonen før fristens utløp.
Leverandøren kan kreve erstattet ethvert direkte tap som med rimelighet kan tilbakeføres til misligholdet, med mindre Kunden godtgjør at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke skyldes Xxxxxx.
Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraft-forsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning.
Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning oppfyllelse av den er forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende.
Partene skal umiddelbart ved situasjonens inntreden skriftlig underrette den annen part om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å begrense/avhjelpe virkningen av situasjonen. Partene skal uten ugrunnet opphold dokumentere at den manglende oppfyllelse skyldes force majeure.
I tilfelle av force majeure skal hver av partene dekke sine omkostninger som skyldes force majeure- situasjonen.
Partenes rettigheter og plikter etter denne rammeavtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett.
Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av rammeavtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger.
Dersom en tvist i tilknytning til denne rammeavtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling.
Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten.
Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene.
13.4 Domstols- eller voldgiftsbehandling
Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler.
Kundens hjemting er verneting.
Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge i henhold til Lov 14. mai 2004 nr. 25 om voldgift (voldgiftsloven)
Bilag 6 - Endringsprotokoll
Elektriske bårer til ambulansetjenesten Helse Midt-Norge RHF
Her skal endringer gjort etter kontraktsinngåelse vedlegges.
Endringene skal som et minimum inneholde:
Hvilke endringer som er gjort, dato fra når dette gjelder, ev. henvisning til kontrakts punkt som er endret. Endringene skal signeres av begge parter