Innholdsfortegnelse
Innholdsfortegnelse
2.1. Fokusområde: Kvalitet og kompetanse 3
2.1.1. Delmål: Tilpassede anbudsprosesser 3
2.1.2. Delmål: Xxxxxx xxxxxxxxx xx xxxxxxxxxxxx 0
2.1.3. Delmål: Proaktiv kontraktsoppfølging og rapportering 4
2.2. Fokusområde: Organisering og kontroll 4
2.2.1. Delmål: Klare ansvarslinjer og tydelig rollefordeling 5
2.2.2. Delmål: Brukerorientert oppfølging 5
2.2.3. Delmål: Effektiv kontraktsoppfølging 5
2.3. Fokusområde: FN bærekraftsmål 6
2.3.1. Delmål: Stille krav om bærekraftsmål 6
Oslo, 23 november 2021
1. Bakgrunn
KS fattet vedtak om å anvende regelverket for offentlige anskaffelser i 2021. KS samlede virksomhet vil følge regler for offentlige anskaffelser (inkludert regionene og all prosjektrelatert virksomhet).
KS’ datterselskaper er som utgangspunkt ikke omfattet av regelverket, men forvaltes det offentlige midler som tilskudd, skal regelverket likevel følges. Datterselskaper vil få tilbud om å tiltre relevante rammeavtaler som KS inngår. KS hadde i 2020 ordinære driftskostnader på mer enn 230 mill. Møte- og reisevirksomhet, IKT-drift, konsulenttjenester og innkjøp av rekvisita utgjør vesentlige kostnadsgrupper.
Anskaffelsesstrategien skal gi føringer til organisering og utførelsen av anskaffelsesfunksjonen. Økonomiavdelingen vil ha det overordnede ansvaret for anskaffelsesfunksjonen. Dette inkluderer også ansvaret for etableringen av et nettverk av KSI-sertifiserte medarbeidere.
Anskaffelsesprosessen må tilrettelegges med god veiledning, opplæring og maler. Regelverket for offentlige anskaffelser er omfattende, men er samtidig godt strukturert og -utprøvet. Dette gir KS en god mulighet for å tilrettelegge for konkurranse i markedet, som vil kunne sikre rett pris og kvalitet. En offensiv og profesjonell tilnærming til leverandørmarkedene, vil også kunne styrke KS sitt profesjonelle omdømme. I dette ligger også krav om å tilstrebe FNs bærekraftsmål.
Anskaffelsesregelverket er basert på de grunnleggende prinsippene i loven:
1. konkurranse
2. likebehandling
3. forutberegnelighet
4. etterprøvbarhet
5. forholdsmessighet
Forholdsmessighet eller proposjonalitet tilsier at det stilles strengere formkrav til større anskaffelser, og at det skal være enklere prosesser for mindre anskaffelser. I forskriften er anskaffelser kategorisert som del I, del II og del III anskaffelser etter terskelverdi (samlet verdi av kontrakten), og hvor del III krever full EØS-utlysning og del II krever nasjonal utlysning og del I ikke krever utlysning.
2. Målstruktur
KS’ overordnete strategier fokuserer på aktiviteter mot medlemskommunene. Kommunene er meget profesjonelle aktører innen offentlige anskaffelser og det er viktig for KS å kunne vise samme profesjonelle nivå.
Anskaffelsesstrategien til KS beskrives i det følgende som - fokusområder, delmål og tiltak.
2.1. Fokusområde: Kvalitet og kompetanse
Anskaffelsesprosesser skal gjennomføres i tråd med regelverket, skal utføres profesjonelt og i tråd med god forretningsskikk, og med en høy etisk standard. KS skal anvende regelverkets muligheter og handlingsrom til beste for et godt resultat. Anskaffelser skal legge stor vekt på å benytte «klarspråk» i dialog med både
leverandører og KS’ egne behovshavere.
KS’ behov og krav kan fremsettes ulike steder i konkurransegrunnlaget til anskaffelsen. Enkelte krav retter seg direkte mot leverandøren som kvalifikasjonskrav, mens minstekrav og tildelingskriterier knyttes til selve leveransen.
KS’ behov beskrives i kravspesifikasjonen og inngår som vedlegg til kontrakten. Her gir KS på et overordnet nivå en beskrivelse av hvilke behov som skal dekkes, hvilke resultater som skal leveres, og hvordan leveransen skal følges opp i hele kontraktens levetid. KS skal tilstrebe seg å spesifisere åpent ved å beskrive behovet og krav til ytelsen, og ikke ved detaljerte beskrivelser av konkrete løsninger.
KS skal anvende DFØs (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) maler og Statens standardavtaler (SSA) eller Norsk Standard (NS). I andre tilfeller skal KS utvikle egne standard kontraktsvilkår.
Etter at en kontrakt er signert, skal kontrakten følges opp av Kontraktsforvalter. Kontraktsoppfølgingen skal være proaktiv, konstruktiv og målrettet. Oppfølgingen skal være basert på en risikovurdering av hvilke kontrakter som bør gis spesiell oppmerksomhet ut ifra vurderinger om volum, viktighet og omdømme.
Bestillere i KS skal bidra til god kontraktsoppfølging ved å melde avvik i leveransene til Kontraktsforvalter.
KS skal ha rutiner og verktøy som muliggjør en systematisk og proaktiv oppfølging av kontrakter. Det skal rapporteres både fra leverandør og bruker. Kontrakter kan justeres i takt med nye muligheter og endrede behov. KS skal utvise høy grad avtalelojalitet og avvik i forhold til dette skal rapporteres via regnskap.
2.1.1. Delmål: Tilpassede anbudsprosesser
Tiltak:
1. Anskaffelsesprosesser gjennomføres ut fra et forholdsmessighetsprinsipp og en risikovurdering av anskaffelsens art, verdi og betydning
2. Det gjøres en faglig vurdering om en leveranse skal skje i egenregi eller som en ekstern anskaffelse
3. KS skal legge til rette for at små og mellomstore bedrifter gis reell mulighet til å bli tildelt kontrakt
4. KS skal legge til rette for innovative anskaffelser
2.1.2. Delmål: Xxxxxx utførelse av anskaffelsen
Tiltak:
1. Anskaffelsesprosesser gjennomføres i tråd med regelverket (LOA/FOA)
2. Kompetanseløft om regelverket til offentlige anskaffelser (Kompetanseplan)
3. Kompetanseløft knyttet til systemene som nyttes (KGV/KAV)
4. KS skal ha god kjennskap til de relevante leverandørmarkeder
5. KS skal benytte forutsigbare- og balanserte kontraktsvilkår (KS Advokatene)
2.1.3. Delmål: Proaktiv kontraktsoppfølging og rapportering
Tiltak:
1. Avvik i leveranser skal meldes til Kontraktsforvalter, som følger opp mot leverandørene
2. Kontraktsforvalter gjennomfører proaktivt, konstruktivt og målrettet oppfølging av kontrakter mot leverandørene
3. Økonomiavdelingen gir en felles rapport på anskaffelser (spend analyse) med prioriteringer av kontraktsoppfølgingen på bakgrunn av risiko og volum
2.2. Fokusområde: Organisering og kontroll
Anskaffelsesområdet skal organiseres på en måte som sikrer effektive prosesser, med klare ansvarslinjer og god kontroll i alle ledd. Økonomiavdelingen har det faglige ansvaret og vil tilrettelegge for felles rammeavtaler. Avdelingsledere har selv ansvar for utførelse av egne anskaffelser.
Avdelingsledere skal ha kunnskap om regelverket og organiseringen i KS. Den enkelte avdelingen må selv ta ansvar for egne anskaffelser og må aktivt tilrettelegge anskaffelsesprosessen, utarbeide en anskaffelsesplan med mål og behovsbeskrivelse, utarbeide en detaljert kravspesifikasjon, definere kvalitetskriterier for leverandøren og for leveransen, vurdere miljøkrav, sjekke budsjettfullmakter og eventuelle mva refusjoner, og til sist utpeke Kontraktsforvalter som har ansvar for oppfølging og rapportering.
Sammensetting av faggrupper i en anskaffelse kan være et viktig suksesskriterie. Prosessleder foretar egne vurderinger av hvilken type kompetanse faggruppen bør besitte, og vil initiere endringer i faggruppen dersom prosessen tilsier at dette kan være hensiktsmessig.
Prosessleder skal sikre at ansatte med behov, skal ha enkel tilgang til de enkelte kontraktene, både gjennom egnet fagsystem og gjennom KS’ sak-/arkivsystem. Kontrakter som er unntatt offentlighet, enhetspriser og andre detaljer rundt avtaleforholdet er konfidensielle.
KS skal ha god oversikt over egne kontrakter og innkjøp. KS må ha sikker kunnskap om hva vi kjøper, hvem som kjøper, hvor mye som kjøpes og hvem vi kjøper fra. Ved å ta i bruk nye digitale verktøy kan KS oppnå sikrere forbruksanalyser (spendanalyser), bedre oversikt over besparelser knyttet til innkjøp og bedre grunnlag for å angi historisk volum og forbruksmønster. Sikre analyser gir KS relevant styringsinformasjon som gjør oss i stand til å gjøre riktige anskaffelsesstrategiske valg. Resultat fra analysearbeid benyttes som grunnlag for oppfølging av leverandører og bestillere, samt realisering av gevinster.
2.2.1. Delmål: Klare ansvarslinjer og tydelig rollefordeling
Tiltak:
1. Avdelingsdirektør er ansvarlig for egne anskaffelser og må inneha nødvendig kompetanse om offentlige anskaffelser
2. Alle avdelinger/regioner utpeker en kontaktperson for anskaffelser
3. Roller knyttet til anskaffelsen er tydelig definerte i Anskaffelsesplanen:
a. Kontraktseier (oppdragsgiver, budsjettansvar)
b. Prosjektleder (prosessleder, gjennomfører anskaffelsen, utpekes av kontraktseier)
c. Anskaffelsesteam (fagpersoner utarbeider kravspesifikasjon og gjennomfører evaluering av tilbudene)
d. Kontraktsforvalter (ansvar for den løpende kontraktsoppfølgingen overfor brukere og leverandør)
2.2.2. Delmål: Brukerorientert oppfølging
Tiltak:
1. Til enhver anskaffelse utpekes en Kontraktsforvalter
2. Xxxxxxx rapporterer endringsbehov og avvik i leveranser til Kontraktsforvalter
3. Kontraktsforvalter følger opp avvik løpende mot leverandør og gir tilbakemelding til brukere
2.2.3. Delmål: Effektiv kontraktsoppfølging
Tiltak:
1. Til enhver anskaffelse utpekes en Kontraktsforvalter
2. Kontraktsforvalter følger opp løpende avtaler systematisk og periodisk med leverandør
3. Kontraktsoppfølgingen dokumenteres gjennom fagsystemet for kontraktsarkiv (KAV)
4. Kontraktene gjennomgås på bakgrunn av kundestatistikk, avtalelojalitet og tilbakemelding fra brukerne
5. Det gjøres en risikovurdering av avtalen ut i fra volum, leveringssikkerhet, miljø og omdømme
2.3. Fokusområde: FN bærekraftsmål
FN bærekraftsmål skal være ledetråd for alle anskaffelser. Det er særlig bærekraftsmål knyttet til klima, miljø og arbeidsvilkår som er mest relevante.
2.3.1. Delmål: Stille krav om bærekraftsmål
Tiltak:
1. KS stiller miljøkrav i kvalifikasjonskrav og i tildelingskriterier
2. KS stiller krav om miljørapportering i kontraktsoppfølgingen
3. KS stiller krav til dokumentasjon knyttet til miljøledelse, miljømerking og klimaregnskap
4. KS stiller krav til dokumentasjon knyttet til lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens verdikjede med underleverandører
5. KS vil søke samarbeid med norske kompetansemiljøer innen bærekraftsmål, miljømerking og - sertifisering
3. Stikkord til strategien
− Økonomiavdelingen har det overordnede ansvaret for anskaffelser i KS
− Økonomiavdelingen har systemansvar for anskaffelsesverktøy (KGV/KAV)
− Økonomiavdelingen vil tilrettelegge for felles rammeavtaler
− Avdelingsledere har ansvaret for egne anskaffelser
− Avdelingsledere skal ha kunnskap om regelverket offentlige anskaffelser
− Avdelingsledere skal ha kunnskap om anskaffelsessystemet
− Anskaffelsesplan gir viktige føringer for anskaffelsesprosessen
− Kontraktseier er oppdragsgiver og har budsjettansvaret
− Kontraktsforvalter har ansvaret for kontraktsoppfølgingen
− KS bruker DFØ standard maler og kontrakter (SSA)
− KS stiller krav om bærekraftsmål, miljømerking og sertifisering
4. Rettskilder
− Lov om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven/LOA)
− Forskrift om offentlige anskaffelser(anskaffelsesforskriften/FOA)
− Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
− Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven)
− Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova). KS er ikke omfattet av offenlighetsloven, men loven vil likevel være retningsgivende. Leverandører som har deltatt i konkurransen gis likevel rett til innsyn i medhold prinsippene om etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i anskaffelsesloven.