AVTALE


AVTALE

Mellom

NORGES SKISKYTTERFORBUND (heretter NSSF)

og

Fyll inn arrangørklubben(e)
(heretter Arrangøren )

vedr. «DNB Cup fyll inn tallet / Statkraft Junior Cup fyll inn tallet»



1. Formål
Formålet med denne avtalen er å sikre en optimal gjennomføring av arrangementet «NM JUNIOR og NM SENIOR normal, DNB Cup fyll inn tallet / Statkraft Junior Cup fyll inn tallet» («Arrangementet»), samt å fordele de nærmere rettigheter og forpliktelser mellom partene.

Arrangøren skal besørge organisering og gjennomføring av Arrangementet, og herunder inneha det fulle arrangementsansvar. Med arrangementsansvar menes i denne sammenheng det fulle og hele praktiske, juridiske, og økonomiske ansvar for Arrangementet og de forpliktelser som oppstår i tilknytning til dette.

2. Tildeling
Ved tildeling av ovennevnte arrangement og signering av denne avtalen, forplikter Arrangøren seg til å gjennomføre Arrangementet iht. NSSFs til enhver tid gjeldende regelverk og arrangørhåndbok på xxxxxxxxxx.xx.

Arrangementet skal hete «NM JUNIOR og NM SENIOR normal, DNB Cup fyll inn tallet / Statkraft Junior Cup fyll inn tallet» og NSSF fastsetter tidspunktet for arrangementet. Øvelsene er fyll inn øvelser pr dag.

3. NSSFs rettigheter

3.1 Kommersielle rettigheter: NSSF innehar alle medierettighetene (rett til å oppta, overføre eller videreformidle lyd, bilde, tekst eller lignende via tv, radio, internett eller på annen måte) til Arrangementet.


3.2 Kommersielle rettigheter: NSSF innehar to synlighetspakker til Arrangementet. Disse to pakkene som til en hver tid har rettighetene og de har eksklusivitet innenfor sin bransje. NSSF har rettigheter til synlighet for en bilpartner, denne partneren har ikke eksklusivitet. Se vedlegg 1 for mer utfyllende detaljer.


3.3 NSSFs administrasjon, styret, trenere, støtteapparat, innleid personell til å betjene storskjerm, TDer og evt andre som er sentrale for å arrangementsavviklingen, skal få tildelt gratis parkering av arrangøren gjennom hele arrangementet.


4. Arrangørens rettigheter
4.1 Arrangøren innehar synlighetspakker både på startnummer, arenareklame med mer, beskrevet i vedlegg 1. Arrangøren har alle rettigheter til salg, med unntak av de bransjene beskrevet i § 3.2, som har eksklusivitet. Arrangøren har dog rett til synlighet på fastmontert reklame som står permanent i anlegget innenfor bransjene beskrevet i § 3.2. Fra målstreken og hele målgården skal dog være fri for fastmontert arenareklame. NSSF sine samarbeidspartnere skal tilbys synlighetspakker først, før det tilbys noen andre innenfor samme bransje. Liste over NSSFs samarbeidspartnere sendes ut etter forespørsel fra Arrangøren.

4.2 Øvrige inntekter: Arrangøren beholder alle inntekter knyttet til salg av VIP-pakker, startkontingent, utleie av smøreboder og oppstillingsplasser for smøre-vogner/busser, samt parkering. Se vedlegg 2 for priser. Arrangøren beholder alle inntekter knyttet til salg i kiosk og andre serveringssteder.

5. NSSFs forpliktelser
5.1 NSSF forplikter seg til å delta på utvalgte møter i organisasjonskomiteen og rennkomiteen før, under og etter Arrangementet.

5.2 NSSF oppnevner to TD’er til Arrangementet. NSSF dekker kostnader knyttet til den ene TD’en og arrangør til den andre TD’en.

5.3 Arenaproduksjon: NSSF plikter å organisere leveranse av storskjerm, storskjermproduksjon, leverandør av streaming og leverandør av liveresultater. For nærmere beskrivelse i vedlegg 3.

5.4 NSSF oppnevner en offisiell representant fra NSSFs styre. Vedkommende har ulike oppgaver knyttet til Arrangementet og NSSF/arrangør skal koordinere vedkommende sitt arbeid i god tid før Arrangementet.


5.5 NSSF tar alle kostnader ifm produksjon av medaljer og diplomer til mesterskapet.


6. Arrangørens forpliktelser
6.1 Arrangøren skal sammensette en organisasjonskomité og en rennkomité og herunder besørge nødvendig fremdrift i planleggings- og gjennomføringsfasen. Det skal lages en møteplan senest 1. mai fyll inn årstall for å sikre høyest mulig deltagelse på møtene.

6.2 Arrangøren skal besørge at all infrastruktur (strøm, vann og avløp, IKT, bredbånd, lokaler og parkeringsplass) er iht til en hver tid gjeldende krav. Se vedlegg 3 og 5 for nærmere beskrivelse.

6.3 Arrangøren skal tilrettelegge for funksjonshemmede (parkering, toalett og egnet tribuneplass).

6.4 Arrangøren skal sende alle relevante møtereferater til NSSF og TD’er som omfatter det renntekniske. Alle parter skal ha god og tett dialog.

6.5 Arrangøren skal opprette og bekoste en hjemmeside til Arrangementet med følgende domene: fyll inn domene. Hjemmesiden skal opprettes minimum 8 måneder før arrangementet og skal blant annet inneholde opplysninger om overnattingstilbud, program, ulike type lister som start- og resultatlister, info om arrangøren og ulike type kart, samt nyheter og reportasjer fra konkurransedagene. Sponsorer iht §3.2 skal synliggjøres, se vedlegg 1.

6.6 Arrangøren skal i samråd med NSSF utvikle en arrangementslogo som begge har rettigheter til å benytte i kommersiell sammenheng ifm Arrangementet.

6.7 Arrangøren skal i samråd med NSSF lage et akkrediteringssystem som gjelder for hele arrangementsperioden. NSSFs lagledervester skal benyttes i laglederbåsen og mal for utdeling av dette er beskrevet i Arrangørhåndboka.

6.8 Arrangøren skal tilrettelegge for gode arbeidsforhold for pressen. Dette innebærer at de lokalene pressen skal jobbe i, skal være nært knyttet til stadion og det skal være minimum 3 stk arbeidsplasser. Det skal være bredbåndskapasitet som tilfredsstiller gjeldende krav, se vedlegg 3.

6.9 Premier og seremonier skal gjennomføres iht NSSFs konkurransereglement, samt veileder beskrevet i Arrangørhåndboka.

6.10 Familiecamp: NSSF skal utforme en konseptskisse for aktiviteter for barn og unge i det henseende å skape en god aktivitet for personer i alle aldre, samt rekruttere nye skiskyttere lokalt. Arrangøren står ansvarlig for opp- og nedrigging av familiecampen, samt gjennomføring av aktivitetene iht konseptskissen. Arrangøren skal også stille utstyr til disposisjon slik at man får laget aktivitetene på best mulig måte, herunder f eks tråkkemaskin.

6.11 Arrangørkonferansen: Arrangøren skal delta på den årlige Arrangørkonferansen som vanligvis avholdes i månedsskiftet oktober/november.

6.12 Markedsføring: Arrangøren står for all markedsføring, produksjon av materiell og kostnader knyttet til dette ifm Arrangementet. Arrangøren plikter å bruke NSSF til en hver tid gjeldende profilmanual. Arrangøren plikter å få skriftlig forhåndsgodkjenning av NSSF før noe materiell blir markedsført.

6.13 Arrangøren forplikter å tilrettelegge for overnattingstilbud for leverandører av ski- og smøreprodukter i nær tilknytning til stadion.

6.14 Arrangøren forplikter å tilrettelegge for storskjerm og storskjermproduksjon. Arrangøren Se vedlegg 3 for nærmere beskrivelse.

6.15 Arrangøren forplikter å benytte NSSFs leverandør av tidtakerutstyr (p.t. EQ Timing), se nærmere beskrivelse i konkurransereglementet og Arrangørhåndboka.

6.16 Arrangøren forplikter å ha nattevakt i arenaen gjennom hele arrangementsperioden, beskrevet i §7.

6.17 Arrangøren legger inn rennsøknad på xxx.xxxxxxxx.xx innen 1. juli fyll inn årstall.

6.18 Arrangøren plikter å ha en beredskapsplan ift ulykker, salting av løyper og annet relevant ift arrangementet.

6.19 Testrenn: Arrangøren plikter å teste ut alt utstyr i et fullskala arrangement før Arrangementet starter og i god tid til å gjøre evt utbedringer.

7. Kontraktens varighet
Denne avtalen er inngått for gjennomføring av Arrangementet fra dags dato og gjeldende til Arrangementets slutt. Arrangementet finner sted i perioden fyll inn dato og årstall.

Partene skal etter endt arrangement evaluere Arrangementet og gjennomføringen av dette, samt at Arrangøren skal sende inn til NSSF en skriftlig rapport innen 15. oktober fyll inn årstall og som minimum skal inneholde følgende: Evaluering av de ulike seksjonene i organisasjons- og rennkomitéen, program, økonomi (budsjett og regnskap), forslag til evt endringer knyttet til arrangementet.

8. Økonomi
8.1 Alle kostnader med Arrangementet er arrangørens ansvar og dekkes og betales av arrangøren. NSSF skal ikke holdes ansvarlig for noen kostnader.

8.2 NSSF skal til en hver tid ha innsyn i alle budsjetter og regnskap under og etter Arrangementets slutt. Med det menes et prosjektregnskap for dette Arrangementet. NSSF har for øvrig innsynsrett i avtaler og dokumenter knyttet til Arrangementet, jf. NIFs lov § 14-2 (4).

8.3 Arrangøren beholder alle inntekter som oppnås i form av offentlige eller andre tilskudd, gaver, donasjoner eller salg til arrangørens sponsorer iht pkt.4 Se vedlegg 2 for nærmere beskrivelse.

9. Avlysning / flytting og forsikringer
9.1 Avlysning/flytting: Dersom Arrangementet må avlyses eller flyttes, skal Arrangør og TDer sammen med NSSF, beslutte om at Arrangementet skal/kan flyttes til et annet sted og/eller gjennomføres av en annen arrangør. Denne avgjørelsen skal tas iht frister beskrevet i vedlegg 4 og Arrangøren plikter å holde TDene og NSSF fortløpende orientert. Arrangøren plikter å tegne avtale med en reservearrangør innen 1. juli fyll inn årstall. Se vedlegg 4 for nærmere beskrivelse.

Hver av partene bærer risikoen for egne tap ved avlysning eller flytting av Arrangementet som ikke skyldes mislighold (jf. punkt 10), herunder f eks ved snømangel eller ved force majeure-begivenheter.

9.2 Forsikring: NSSF har tegnet forsikring som omfatter følgende punkter:

  • Skade på publikum ifm Arrangementet

  • Skade på frivillige ifm Arrangementet



Arrangøren plikter å tegne forsikring knyttet til skade eller tap av utstyr eller innleid utstyr (eks tidtakerutstyr, skytebaneutstyr osv). Arrangøren oppfordres også å tegne forsikring på avlysing eller flytting av arrangement.

10. Mislighold
Ved vesentlig mislighold, eller dersom en av partene unnlater å rette opp et mislighold av denne avtalen innen rimelig tid etter å ha blitt oppfordret til det ved skriftlig varsel, kan den annen part heve avtalen.

Som vesentlig mislighold regnes blant annet:

  • Salg av rettigheter som ikke disponeres av Arrangøren uten samtykke fra NSSF

  • Manglende planlegging, forberedelse og/eller gjennomføring av arrangementene iht. Arrangørens forpliktelser.

Ovennevnte bestemmelser avskjærer ikke partenes rettigheter til å gjøre gjeldende andre misligholdsbeføyelser (krav om retting, omlevering, erstatning mv.) som følge av at en av partene har misligholdt sine forpliktelser etter avtalen. Arrangøren skal herunder holde NSSF skadesløs for tap som NSSF påføres som følge av mislighold fra Arrangørens side og NSSF skal holde Arrangøren skadesløs for tap som påføres Arrangøren som følge av mislighold fra NSSFs side.

11. Tvisteløsning
Enhver tvist eller uoverensstemmelse vedrørende denne avtalen skal søkes løst i minnelighet. Partene skal lojalt og etter beste evne søke å bidra til at løsningen skjer ved forhandlinger. Dersom løsning ikke oppnås i minnelighet innen 30 dager etter at en av partene har krevd forhandlinger, jf. avsnittet ovenfor, skal tvisten løses ved de sivile domstoler. Vernetinget avtales til å være i Oslo.

12. Administrasjon
Hver av partene skal ha minimum en kontaktperson som sørger for at planlegging, gjennomføring og evaluering av Arrangementet blir fulgt opp. Pr. dags dato er dette følgende personer:

NSSF: Xxxxx Xxxxxxxx xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 976 93 662

Arrangøren: NN e-post: mobil:

13. Avtalens vedlegg
Følgende vedlegg inngår som en del av denne avtalen:

1 Kommersielle rettigheter i forholdet mellom NSSF og Arrangør.
2 Økonomi
3 Krav til arenaproduksjon og storskjerm
4 Kontrakt mellom Arrangør og reservearena
5 Krav til strøm

Denne avtalen er utferdiget og undertegnet i to eksemplarer, ett til hver av partene.

















Sted / Dato _______________________________




NORGES SKISKYTTERFORBUND ARRANGØREN


_______________________ ___________________________

Xxxxx Xxxxxxx NN

Generalsekretær Leder Organisasjonskomiteen

__________________________

NN

Leder av Arrangørklubb





















Vedlegg 1

1 Kommersielle rettigheter i forholdet mellom NSSF og arrangør

1.1 NSSF forestår salget av sine sponsorrettigheter for Arrangementet. Følgende av NSSFs to samarbeidspartnere har rettigheter knyttet til dette Arrangementet.

DNB:

  • Eget startnummer på første konkurransedag for seniorer

  • Logo lårnummer på alle konkurransedager for seniorer

  • Arenareklame: Eksklusivitet fra målstreken og hele målgården

  • DNB halvportal, en på hver side av målstreken som markerer mål

  • DNB start gate som benyttes som startboks på sprinten

  • Logo (først i rekken) på seremonivegg og intervjuvegg for storskjerm

  • Logo på arrangørens hjemmeside (øverst/først i rekken)

  • Logo på alt offisielt materiell

  • Logo på start- og resultatliste (logorekkefølge blir tilsendt fra NSSF)

  • Gul ledertrøye til lederen av DNB Cup

  • Logo på alle startnummer knyttet til offisielle treninger

  • Logo på storskjerm, samt filmsnutter

  • Logo oppe på akkrediteringsvest i laglederbås

  • DNB familiecamp, en aktivitetskamp for barn og unge på et sentralt område i arenaen



Statkraft:

  • Eget startnummer for alle juniorklassene, første konkurransedag

  • Logo lårnummer på alle konkurransedager for juniorer

  • Arenareklame: Minimum 8 x 4 meter og en eksklusiv posisjon i tilknytning til et storskjermkamera.

  • Logo på arrangørens hjemmeside (nest øverst/ nest først i rekken)

  • Logo på alt offisielt materiell

  • Logo på start- og resultatliste (logorekkefølge blir tilsendt fra NSSF)

  • Gul ledertrøye til lederen av Statkraft Junior Cup

  • Logo på storskjerm, samt filmsnutter

  • Logo nede på akkrediteringsvest i laglederbås



Bilpartner

  • NSSF har rettighet til å plassere sin bilpartner (p.t. BMW) på et strategisk sted hvor publikum ferdes i arenaen. Plassering blir avklart på et tidlig tidspunkt mellom Arrangør og NSSF. Bilpartneren har ikke bransje eksklusivitet og har ingen andre rettigheter enn synlighet i arenaen.



NSSF sponsorer og NSSFs logo skal fremvises på alt offisielt materiell. Med det menes blant annet Arrangørens hjemmeside, alt materiell som trykkes (parkeringskort, invitasjoner, plakater, akkrediteringskort, program, avis m.m.)

Storskjerm: NSSF har solgt pakker til våre samarbeidspartnere og disse kan fritt vises på storskjermen gjennom hele arrangementsperioden. Arrangøren kan vise sine sponsorer og må sende inn sine logoer i prioritert rekkefølge senest en uke før arrangementsstart. Hver logo blir fremvist i 5 sekunder før neste logo vises, maks 15 lokale sponsorlogoer. Det kan også spilles av videoer med lyd, maks lengde på videoer bør være 45 sekunder. Logoer skal sendes i filformatet eps eller ai og video skal sendes som mp4 eller mov. Storskjermen har et 16:9 (widescreen) størrelsesformat.

1.2 Følgende rettigheter har Arrangør sine sponsorer knyttet til dette Arrangementet:

Startnummer:

  • Logo oppe og nede på startnummer på alle startnummer som ikke er beskrevet i vedlegg 1, pkt 1.1.


Arenareklame

Se vedlegg 1, pkt 1.1.hvor NSSF har rettigheter. Plasser utover dette disponerer Arrangøren. Beachflagg og andre type arenareklame skal ikke tildekke annen arenareklame.

Alle skisser skal godkjennes av NSSF før det produseres.

1.3 Arrangøren skal kostnadsfritt stille følgende materiell til eksponering av arenareklame (gjerder, rammer m.v.) til rådighet for NSSF. Arrangøren og NSSF skal gå igjennom planer for eksponering av reklame i god tid før Arrangementet. Arrangøren stiller med mannskap og utstyr for tilrettelegging av dette punktet.

1.4. Arrangøren skal rigg opp og ned reklamen, etter maler og koordinerte møter med NSSF.









Vedlegg 2 - Økonomi

1 Priser knyttet til Arrangementet
1.1 Prisliste knyttet til dette arrangementet:

  • Parkeringsplass for utøvere/lagledere: 50 kroner pr. dag (fri parkering på treningsdager)

  • Oppstillingsplass for smørevogn/buss: 1500 kroner totalt for arrangementet

  • Leie av smørebod: 2500 kroner totalt for arrangementet

  • Leie av smørebod ved innleid brakke: 4000 kroner totalt for arrangementet


1.2 Arrangøren dekker kostnader knyttet til frakt og gravering av medaljer.


































Vedlegg 3

1. Arenaproduksjon og storskjerm
1.1 For dette arrangementet skal det benyttes storskjerm med streaming av produksjonen, samt web-basert med liveresultater. Videre skal Arrangøren påse at speakerteamet er av en tilfredsstillende kvalitet.

1.2 NSSF sine forpliktelser:

  • NSSF plikter å dekke alle kostnader knyttet til en leverandør av streaming av produksjonen på storskjerm, unntagen overnatting.

  • NSSF plikter å dekke alle kostnader knyttet til en leverandør av liveresultater, unntagen overnatting.

  • NSSF plikter å dekke alle utgifter knyttet til reisekostnader og lønn for bildeprodusent og grafikkoperatør.

  • NSSF plikter å dekke transport av skjermen kostnadsfritt til og fra arrangementsstedet.

  • NSSF forplikter seg til å stille med minimum fire kameraer, inkludert kabler på opptil 300 meter og kamerastativ. NSSF stiller også med speaker-monitor og radiokommunikasjon til inntil 6 personer mellom storskjermproduksjon og kamerapersonell.

  • NSSF dekker alle utgifter vedrørende lisens til grafikk på storskjerm



1.3 Arrangøren sine forpliktelser

  • Arrangøren må stille med minimum tre personer til opp- og nedrigg av skjermen og trekking av kabler. Det er krav til at arrangør stiller med riktig utstyr for å frakte storskjerm til avtalt posisjon (tråkkemaskin, traktor el.)

  • Arrangøren skal tilrettelegge på best mulig måte trekkerør og evt. andre installasjoner som gjør jobben med kabeltrekking på en best mulig måte.

  • Arrangøren må stille med kvalifiserte personer som kan filme med kameraene, minimum seks personer.

  • Arrangøren plikter å servere inntil fire personer med mat og drikk, hvorav et av måltidene er varmmat pr. dag de er i arenaen.

  • Arrangøren dekker overnatting for bildeprodusent, grafikkoperatør og inntil to personer til å betjene liveresultater/streamingtjenester, totalt overnatting for inntil 4 personer.

  • Arrangøren stiller med lokaler til disposisjon hvor det kreves tre pc-plasser for avvikling av produksjon. Produsent for storskjerm må være sammen med speakerteamet. Lokalet må stå klart med stoler og bord ved ankomst.

  • Arrangøren sørger for strøm og den krever inntil 30 KW ved oppstart og gjennomsnittlig bruk er 9 KW. Kravet er 400 Volt og 63 amper, sikring er av type D. Storskjermen krever konstant strøm fra ankomst til avreise. Skjermen leveres med 25 meter strømkabel, 3 fas 5 leder-system, arrangøren må stille med strømkabler ut over dette. Arrangøren skal sørge for at adkomst til der skjermen skal stå er klargjort i god tid før storskjerm ankommer stadion. Strøm skal være klargjort etter krav fra leverandør av storskjerm.



1.4 Økonomi
Pris for leie av storskjerm, storskjermprodusenter og tjenestene streaming og liveresultater er kroner fyll inn tall 000 eks. mva. Arrangøren kan leie inn kameraperson om ønskelig til kroner 5000,- pr. 8 timers arbeidsdag. Reise, overnatting og diett kommer i tillegg.

1.5 Forsikring
Leverandør av storskjermen, To-be-more AS, har forsikret storskjermen mot tyveri, skade eller hærverk på storskjermen og annet utstyr levert av To-be-more. Egenandelen ved denne forsikringen, på arrangørstedet, er kroner 8000 eks mva for arrangøren. Arrangøren står fritt til å tegne egen forsikring hvis arrangøren ønsker det.

1.6 Plassering av storskjerm
Plasseringen av storskjermen skal være til høyre for skive 1, dog ikke at den sjenerer for utøvere på standplass. Nøyaktig plassering skal bestemmes av arrangør og NSSF på en tidlig befaring, med mindre annet er avtalt. Arrangøren skal sørge for at på posisjonen hvor storskjermen skal stå enten er brøytet for snø eller sørge for at det er hardpakket med snø.

1.7 Speakerteam
Arrangør besørger for speakerteam (hovedspeaker, assistent for speaker, utegående speaker, egen lydmann som styrer musikk og teknikken) og alle kostnader knyttet til dette. Det er et krav at hovedspeaker har gjennomført kurs i regi av NSSF.

1.8 Lyd
Speaker og utegående speaker bør ha hver sin trådløse mikrofon med mulighet for egen MUTE knapp i tillegg til AV/PÅ. Utegående må ha en håndholdt mikrofon, speaker inne bør ha en bøylemikrofon slik at hendene er frie.

Lydmikseren må ha følgende innganger:

  • Minimum to mikrofoninnganger

  • Musikk fra PC

  • Lyd fra storskjerm på reklamefilmer (jack)

  • En jack til NSSF sin lyd pad for seremonilyd og andre effekter

  • Lydmikseren må ha utganger nok til å levere utgangssignalet til streaming (jack eller XLR), opptak av storskjerm (jack eller RCA) og til hodetelefoner for lydteknikker og speaker.

  • Det anbefales å benytte balanserte XLR kabler til alle signaler.

Det bør også være radiokommunikasjon mellom speaker/lydmann og utegående speaker. Det anbefales å ha flere mindre høyttalere rundt omkring i arenaen enn få store for å oppnå jevnere lydnivå i området. Høyttalerne bør plasseres slik at man unngår å høre forsinket lyd fra et annet område.

1.9 Bredbåndskapasitet
Arrangøren plikter å levere tilstrekkelig bredbåndskapasitet, totalt minimum 20 Mbits/s opp- og nedlastet. Denne kapasiteten skal fordeles som følger:


  • Streaming av storskjermproduksjon kreves det minimum 10 Mbits/s utgående kapasitet og denne kapasiteten kan ikke deles med publikum, arrangøren eller andre funksjoner.

  • Det skal legges til rette for minimum 5 Mbits/s for pressen og dette bredbåndet skal være passordbelagt.

  • Det skal legges til rette for minimum 5 Mbits/s disponibelt for arrangøren, NSSF og storskjermproduksjon, men mindre det er avtalt mindre kapasitet med NSSF


































Vedlegg 4

1. Kontrakt mellom Arrangør og reservearena

  1. Arrangør er ansvarlig for å ha avtalt med en reservearena ved søknad på ett av NSSFs arrangement og navnet på reservearena skal stå i søknaden.

  2. Arrangør er ansvarlig for å få tilleggsavtalen mellom arrangør og reservearena signert samtidig som kontrakt signeres med NSSF. Xxxx av signert tilleggsavtale sendes NSSF sammen med signert arrangørkontrakt.

  3. Arrangør er ansvarlig for å ha en god kommunikasjon med kontaktperson for reservearenaen inn mot arrangementet, slik at reservearena kan være best mulig forberedt ved en evt. overtakelse. Arrangør skal videre avgi rapport til NSSF, TD og reservearena 21 dager før første konkurransedag på generelle forhold, og snø- og værforhold spesielt. Dersom snø- og værforhold er slik at flytting /avlysing kan bli aktuelt, skal arrangør holde NSSF, TD og reservearena daglig oppdatert om situasjonen.


Dersom vær- og snøforholdene på reservearenaen ikke er tilfredsstillende 21 dager før første konkurransedag, skal arrangør opprette kontakt med en annen reservearena for mulig overtakelse av arrangementet.

  1. Senest 14 dager før første konkurransedag skal Arrangøren og TDene sammen med NSSF vedta avlysing eller flytting til reservearena dersom flytting til reservearena medfører endrede reiseopplegg for deltakerne. Arrangør skal umiddelbart informere reservearena, samt sende ut pressemelding på flytting av arrangementet med de nødvendige opplysninger, samt legge ut informasjon på hjemmesiden for arrangementet.

Dersom flyttingen finner sted innen fastsatte frister har arrangør ingen plikt til dekke ekstra utgifter.

Dersom flyttingen finner sted etter de fastsatte frister må arrangøren dekke ekstra transport- og oppholdsutgifter for deltakerne.

  1. Dersom flytting av arrangementet ikke medfører endringer på reiseopplegg eller bosted for deltakerne, kan Arrangør og TDene sammen med NSSF vedta flytting 10 dager før første konkurransedag.

  2. Arrangørens og reservearenaens forpliktelser vedrørende økonomi og personell fordeles som følger:

  1. Økonomi

  • Arrangør betaler reservearena fast sum kr. xx.000,- (+ evt. mva) ved flytting av mesterskapet.

  • Fast sum dekker reservearena sine utgifter til klargjøring og preparering av løyper og standplass, samt rennteknisk avvikling og personellinnsats ved flytting

  • Reservearena får i tillegg inntekter fra kiosksalg og billetter under arrangementet

  • Arrangør beholder startkontingent, inntekter fra salg av artikler, sponsorer og rettigheter knyttet til disse

  • Arrangør tar alle kostnader knyttet til flytting av eget materiell og personell

  1. Tidsplan og frister ved evt. beredskap/flytting

  • Godkjenning avtale reservearena: …………….

  • Melding til reservearena om å iverksette beredskap: …………….

  • Melding til reservearena om flytting av arrangement: …………….

  1. Personell- og ressursinnsats ved flytting

  • Arrangør stiller nøkkelpersonell til følgende funksjoner:

    • Rennsekretariat, x personer

    • Tidtaking, dersom bruk av eget utstyr tilstrekkelig personell, dersom utstyr levert gjennom NSSF/EQ Timing, x personer

    • Premier/seremoni, x personer

    • Andre nøkkelpersonell etter nærmere avtale, maks x personer per funksjon

  • Arrangør sørger for frakt av alt utstyr startnummer, reklameskilt, premier og lignende

  • Reservearena stiller med øvrig personell til standplass/skyting, løype, arena, speaker, salg/service, trafikk og til eventuelle innslag på seremonier

  • Reservearena organiserer innkvartering ved evt. flytting



______________________________­­­­­­­­­­­­­__

Sted/dato


___________________ _____________________

Leder av org. komité for arrangør Repr. for reservearena



Vedlegg 5 Strøm

Arrangøren skal tilrettelegge for god nok strømkapasitet for storskjerm smøreboder/-vogner og smøretrailere.

  • Behov for storskjerm er beskrevet nærmere i vedlegg 3

  • Xxxxx for strøm til smøreboder og smørevogner er nærmere beskrevet i arrangørhåndboka og arrangøren får tilsendt en samlet bestillingsliste fra NSSF i god tid før arrangementet.


1


Document Metadata

Filed: September 12th, 2015