Åpen tilbudskonkurranse

Innlandet fylkeskommune (oppdragsgiver) har hatt en avtale med begrenset varighet med Glasspaper Learning AS på XtraMile e-læringsplattform. Denne avtalen utløper 1. april 2021, og det er derfor behov for å gjennomføre en anskaffelse for å etablere ny avtale på e-læringsplattform.

Oppdragsgiver skal være i stand til å tilby e-læringstjenester til interne og eventuelle eksterne brukere, som politikere, på en effektiv, brukervennlig og sikker måte.

Bruk av e-læring skal bidra til

• Sparing av tid, penger og miljø

• Tilpasset og skalerbar opplæring

• Læring som «sitter»

• Konsistent, enhetlig og standardisert opplæring

• Kompetanseutvikling og oppnådde læringsmål

• Et inkluderende arbeidsliv

1.2 Omfang ‌

Programvaren skal leveres som en tjeneste (SaaS) som skal dekke bruksrettigheter, drift, vedlikehold og innføring av en ferdig utviklet løsning i bruk i det norske markedet. Innføringen skal omfatte tjenester som konfigurering, integrasjon, test og opplæring.

Løsningen skal omfatte funksjonalitet for

• Produksjon av kurs

• Publisering og distribuering av kurs

• Administrasjon og enkel oppfølging av kursgjennomføring

• Rapportering

I tillegg omfatter anskaffelsen tilgang til eventuelle ferdig utviklede standardkurs samt et begrenset antall timer konsulentbistand.

Anskaffelsen omfatter ikke et komplett LMS.

Det anslås et omfang på 15 brukere/administratorer som skal utvikle kurs knyttet til områder som nyansettelser, personvern, informasjonssikkerhet, HMS og bruk av sentrale administrative løsninger (som Visma Enterprise og Elements).

Alle ansatte skal kunne gjennomføre kurs som er publisert og distribuert i plattformen.

Avtalen gis en varighet på ett og ett år av gangen i inntil tre år og har en anslått verdi på maksimalt 1,1 MNOK.

1.3 Kort om oppdragsgiver ‌

Innlandet fylkeskommune er en stor og mangfoldig organisasjon, og er en av fylkets største kompetansearbeidsplasser med cirka 4000 ansatte. Vi eier og driver 23 videregående skoler, 41 tannklinikker, nesten 7000 kilometer fylkesveger og står for kollektivtrafikken gjennom Innlandstrafikk. Vi gir økonomisk og faglig støtte innen mange ulike områder – til kommuner, bedrifter, lag og organisasjoner samt privatpersoner.

De fylkeskommunale tjenesteområdene er:

• Administrasjon og politisk ledelse

• Kompetanse og tannhelse

• Næring og internasjonalt samarbeid

• Samferdsel

• Kultur

• Samfunnsutvikling

Se også xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx .

Under er organisasjonskartet for Innlandet fylkeskommune.

2. Konkurransegrunnlaget‌

Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter:

Del	Beskrivelse
I	Konkurransebestemmelser; dette dokumentet
II	Avtale om løpende tjenestekjøp over internett (SSA-L 2018-versjonen) med bilag: - Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon - Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tjenesten - Bilag 3: Plan for etableringsfasen - Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner - Bilag 5: Administrative bestemmelser - Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser - Bilag 7: Endringer i den generelle avtaleteksten - Bilag 8: Endringer av avtalen etter avtaleinngåelsen - Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser
Vedlegg	1. Mal – Tilbudsbrev 2. Mal – Forpliktelseserklæring 3. Mal – Databehandleravtale

3. Regler for gjennomføring av konkurransen ‌

3.1 Kunngjøring av anskaffelsen ‌

Anskaffelsen er kunngjort på Doffin (xxxxx://xxxxxx.xx/).

3.2 Anskaffelsesprosedyre ‌

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov nr. 73 av 17. juni 2016 om offentlige anskaffelser og forskrift nr. 974 av 12. august 2016 om offentlige anskaffelser del I og II som åpen tilbudskonkurranse.

Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene.

Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov.

3.3 Tidsplan ‌

Det er planlagt med følgende fremdrift for prosessen:

Nr	Milepæl	Tidspunkt
MP1	Konkurransen er kunngjort i Doffin	17.03.2021
MP2	Tilbudsfrist	13.04.2021 kl 12:00
MP3	Evaluering og eventuelt dialog/forhandlinger	Uke 15-17
MP4	Innstilling på valg av leverandør	30.04.2021
MP5	Tildeling er meddelt leverandørene	30.04.2021
MP6	Utløp karensperiode	06.05.2021
MP7	Kontrakten er signert	07.05.2021

3.4 Tilbud på deler av omfanget ‌

Det er ikke anledning til å gi tilbud på kun deler av omfanget.

3.5 Taushetsplikt / konfidensialitet ‌

Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde.

3.6 Innsyn ‌

For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 2006-05-19 nr. 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Tilbud og anskaffelsesprotokoll vil bli unntatt fra innsyn frem til leverandør er valgt. Etter dette tidspunkt kan dokumenter knyttet til

offentlige anskaffelser bli gjenstand for innsynsbegjæring. Det er oppdragsgiver som avgjør hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.

3.7 Særlig om forbehold og avvik ‌

Forbehold eller avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet.

Forbehold/avvik skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris og andre forhold.

Tilbud som inneholder vesentlige avvik skal avvises. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige

Avvik fra konkurransegrunnlaget vil bli vurdert ut fra viktigheten av forholdet det avvikes fra, vesentligheten av avviket, avvikets betydning for oppdragsgiver samt avvikets betydning for konkurransesituasjonen. En samlet vurdering av avvik vil kunne resultere i en avvisningsrett eller plikt for å sikre at oppdragsgivers behov faktisk dekkes og at evalueringen baseres på sammenlignbare tilbud.

3.8 Feil eller uklarheter ‌

Dersom det oppdages feil eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgiver.

3.9 Kommunikasjon ‌

All kommunikasjon i prosessen skal foregå skriftlig via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal dokumenteres.

Hvis spørsmål angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon.

3.10 Rettelser, suppleringer og endringer ‌

Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.

Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli tilgjengeliggjort for alle som har meldt sin interesse i Xxxxxxx.

3.11 Avlysning av konkurransen ‌

Oppdragsgiveren kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.

4. Krav til leverandøren ‌

4.1 Generelt om ESPD ‌

Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner, skal leverandøren fylle ut ESPD-skjema. Dette skjemaet er integrert i Mercell under arkfanen «ESPD Avvisningsgrunner» og «ESPD Kvalifikasjonskrav».

I denne konkurransen kan leverandørene i «ESPD Kvalifikasjonskrav» gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer i punkt 4.4.

Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene.

4.2 Nasjonale avvisningsgrunner ‌

I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 9-5 og § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene.

Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:

• §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.

• 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.

4.3 Skatter og avgifter ‌

Krav

Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling.

Dokumentasjonskrav:

• Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen (kun norske tilbydere). Attesten kan hentes på Altinn.

4.4 Kvalifikasjonskrav‌

Registrert foretak

Det kreves at leverandøren er registrert i et foretaksregister i medlemsstaten som leverandøren er etablert i. Som beskrevet i bilag XI til direktiv 2014/24/EU; leverandører fra visse medlemsstater kan være nødt til å oppfylle andre krav i nevnte bilag.

Dokumentasjonskrav:

• Norske selskaper: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. For norske selskaper dokumenteres kravet med Firmaattest.

• Utenlandske selskaper: Utenlandske selskaper skal kunne godtgjøre at selskapet er registrert i

bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert

Leverandørens økonomiske og finansielle stilling

Det kreves som et minimum at tilbyder ikke er konkurs, under gjeldsforhandling, avvikling eller har innstilt sin virksomhet. Det kreves tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling for å kunne gjennomføre kontrakten.

Dokumentasjonskrav:

Xxxxxxxx skal ikke levere dokumentasjon. Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering/ regnskapsdata.

Dersom tilbyder ikke er kredittvurdert eller hvis tilbyder ønsker å dokumentere at kredittvurderingen gir et misvisende bilde av den økonomiske situasjon, kan den økonomiske og finansielle stilling godtgjøres med annen egnet dokumentasjon. Tilbyder skal særlig begrunne hvorfor kredittvurdering ikke foreligger eller hvorfor den gir et misvisende bilde.

For foretak uten score i Bisnode-basen vil Oppdragsgiver vurdere regnskapstall, eventuelt innhente ekstern hjelp for å vurdere tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Tilbydere med midlertidig redusert kredittverdighet pga. meldt fisjon/fusjon eller lignende tilfeller, vil kunne godkjennes.

Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

a. Det kreves at leverandøren har gjennomført tilsvarende leveranse tidligere og at tjenesten/løsningen som er levert er tatt i bruk og er i drift.

Dokumentasjonskrav:

• Tilbyder skal gi en liste over de viktigste relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn og e-post). Referanser vil kun bli kontaktet ved behov.

b. Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig evne og kapasitet for gjennomføring av kontrakten.

Dokumentasjonskrav:

• Redegjørelse for leverandørens organisering og antall ressurser innen relevante kompetanseområder/funksjoner for gjennomføring av kontrakten.

4.5 Bruk av andre foretaks ressurser ‌

Krav

Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansiell/økonomisk styrke og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom leverandør og underleverandør. Foretaket må også dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

Dokumentasjonskrav:

• Tilbyder må legge ved en forpliktelseserklæring fra det/de aktuelle foretak(et/ene) eller annet bevis som dokumenterer at han har rådighet over tilbudte ressurser.

• Tilbyder må ved utfylling av ESPD angi bruk av underleverandør, og det skal leveres selvstendig

ESPD også for underleverandør(er).

5. Krav til tilbudet ‌

5.1 Språk ‌

Tilbudet skal være utformet på norsk.

5.2 Alternative tilbud ‌

Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Tilbudet skal relateres til de beskrivelser og krav som er oppstilt i konkurransegrunnlagets del II.

5.3 Vedståelsesfrist ‌

Tilbudet skal vedstås som angitt i kunngjøringen eller frem til kontrakt er inngått dersom dette inntreffer tidligere.

5.4 Tilbudets innhold og struktur ‌

Tilbudet skal bestå av de dokumenter som er angitt nedenfor, primært i søkbart pdf-format. Prisskjema ønskes levert i redigerbart excel-format. Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at tilbudet er komplett og korrekt.

Del	Beskrivelse
1	Tilbudsbrev
2	Utfylt egenerklæringsskjema (ESPD) i Mercell – også for eventuelle samarbeidende foretak
3	Signert forpliktelseserklæring fra eventuelle samarbeidende foretak
4	Utfylte/besvarte bilag til SSA-L: Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tjenesten Bilag 3: Plan for etableringsfasen Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner Bilag 5: Administrative bestemmelser Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 7: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser
5	Databehandleravtale. Utfylt. Basert på konkurransegrunnlagets mal.
6	Dokumentasjon av styringssystem for informasjonssikkerhet
7	Eventuelle øvrige vedlegg. Standard brosjyrer eller reklamemateriell skal kun vedlegges dersom det har relevans for besvarelsen.

5.5 Innlevering av tilbud ‌

Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Merk at systemet ikke tillater å sende inn tilbud etter tilbudsfristens utløp, heller ikke hvis innlevering er påbegynt.

Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.

Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan tilbyder gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.

6. Evaluering og tildeling ‌

6.1 Tildelingskriterier ‌

Tildeling vil skje til det tilbudet med det beste forholdet mellom pris og kvalitet basert på følgende kriterier:

Kriterium	Vekt	Beskrivelse
Kvalitet på tilbudt tjeneste og løsning	45 %	Under dette kriteriet vil tjenestens egnethet for å oppfylle formålet, samt tjenestens og løsningens funksjonelle, tekniske og sikkerhetsmessige egenskaper bli vurdert. Kravene til dette er beskrevet i bilag 1 kap 2 til 9.
Kvalitet på etablering av tjenesten	10 %	Under dette kriteriet vil de ulike tilbudte aktivitetene for å etablere tjenesten hos kunden samt administrative bestemmelser bli vurdert. Kravene til dette er beskrevet i bilag 1 kap 10 og 11.
Kvalitet på tilbudt drift og vedlikehold	15 %	Under dette kriteriet vil graden av oppfyllelse av krav til brukerstøtte, feilretting, tjenestenivå og nye versjoner angitt i bilag 1 kap. 12 bli vurdert.
Pris	30 %	Priser angitt i bilag 6 og prisskjemaet sammenstilles med utgangspunkt i etablering av tjenesten med påfølgende ytelser i 3 år. Anslått volum som oppgitt i prisskjemaet legges til grunn for beregningen av kostnadene.

6.2 Evaluering ‌

GRIPs evalueringsverktøy vil bli benyttet i evalueringen av tilbudet. Modellen kan lastes ned her: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxx/

Kriteriene over med prosentvekter vil bli lagt inn i GRIP-modellens fane «Tildelingskriterier».

Vurderingskrav vil bli lagt inn i GRIP-modellens fane «Tildelingskriterier», avhengig av hvilket kriterium de tilhører. Ved evaluering gis det en score på 0-5 basert på Oppdragsgivers vurdering av besvarelsen.

Krav av type A som kun skal besvares med aksept, uten ytterligere beskrivelse og vurdering, vil i GRIP-modellen bli vurdert i fanen «Kravspesifikasjon» som oppfylt/ikke oppfylt. Disse kravene gis ikke en score.

GRIP-modellen er endogen. Det betyr at den besvarelsen som for et gitt svarpunkt anses som best, får høyest score, vanligvis topp score, og øvrige tilbyderes besvarelser for samme svarpunkt får score relativt til denne.

Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra tilbyderen. Dersom de ikke vurderes som vesentlige, vil de skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet "Kostnad" om de antas å ha økonomisk betydning, eventuelt under de øvrige kvalitetskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse.

Document Metadata

Table of Contents

Åpen tilbudskonkurranse

Document Metadata