VEDTEKTER COOP SVALBARD SA.

VEDTEKTER COOP SVALBARD SA.

Vedtatt på stiftelsesmøte den 8.september 1995, med endringer på årsmøtet

16.3.1997 – 19.3.2000 -18.3.2001 - 25.3.2010 - 24.3.2011 - 27.3.2014, 30.03.2017 og

05.04.2018, som gjelder vedtekter for laget og som grunnlag for medlemskapet i Coop Norge.

§ 1. Samvirkeprinsippene

Coop Svalbard er et samvirkeforetak for forbrukere. Laget har vekslende medlemstall og vekslende andelskapital, og bygger sin virksomhet på samvirkeprinsippene.

- Alle som er enige i Coop Svalbards formål, godtar Coop Svalbards vedtekter, og er bosatt på Svalbard, har rett til å bli medlemmer mot å betale det fastsatte ansvarsinnskuddet.

- Coop Svalbard ledes etter demokratiske regler og er partipolitisk nøytralt. Ingen medlemmer har mer enn én stemme.

- Coop Svalbards overskudd, den delen som ikke benyttes til felles goder eller avsettes til å styrke Coop Svalbard, fordeles etter det enkelte medlemmets kjøp, og til samfunnsnyttige formål på Svalbard. Renten på andelsinnskudd er begrenset.

- Coop Svalbard gir informasjon om, og opplæring i kooperativ virksomhet, og fremmer samarbeid med andre samvirkeorganisasjoner både lokalt, nasjonalt og internasjonalt.

- Coop Svalbard arbeider for en bærekraftig utvikling etter retningslinjer vedtatt av medlemmene.

§ 2. Formål

Coop Svalbards formål er å forsyne medlemmene med gode og hensiktsmessige varer og tjenester til konkurransedyktige priser til fremme for deres interesser som forbrukere.

Coop Svalbard skal tjene som en interesseorganisasjon for medlemmene, der disse gjennom sin innflytelse i de valgte organene kan søke å ivareta sine interesser som forbrukere.

Medlemmene er medeiere i Coop Svalbard med de rettigheter, begrensninger og plikter som følger av vedtektene.

Coop Svalbard skal utøve aktivt eierskap i Coop Norge.

§ 3. Ansvar, rolle og forretningskontor.

1. Svalbardbutikken skal innrette virksomheten på en effektiv og rasjonell måte til beste for medlemmene. Coop Svalbard skal drives slik at alle kostnadene ved driften blir dekket, og slik at det skapes tilstrekkelig overskudd til å styrke lagets egenkapital.

2. Samvirkelaget skal arbeide for forståelse for sparingens betydning, oppfordre medlemmene til å sette sine sparepenger inn som låneinnskudd for å gjøre laget økonomisk uavhengig, og forvalte slike låneinnskudd med sikte på å trygge og utvikle virksomheten.

3. Laget har forretningskontor i Longyearbyen, Svalbard.

§ 4. Medlemmer

1. Den som er bosatt på Svalbard, kan bli medlem. Søkeren fyller ut innmeldingsskjema og får utstedt medlemsbevis. Medlemmene er medeiere i laget med de rettighetene, begrensningene og pliktene som følger av vedtektene.

2. Selskaper, foreninger, stiftelser, samt kommuner og andre offentlige innretninger kan bli medlemmer på samme vilkår som nevnt i første ledd, men deres representanter har ikke stemmerett og kan heller ikke velges til tillitsverv.

3. Styret kan avslå søknad om medlemskap og utelukke medlemmer som på grunn av stilling, opptreden eller andre forhold antas å kunne skade laget. Butikktyveri er utelukkelsesgrunn. Et medlem som utelukkes som følge av vesentlig mislighold av sine medlemsforpliktelser kan etter styrets nærmere beslutning nektes rett til etterbetaling/kjøpeutbytte som ikke er avregnet.

4. Det er ikke anledning til å tegne felles medlemskap.

5. Medlemmer som ønsker å melde seg ut, må gi skriftlig melding om dette til laget.

6. Coop Svalbard skal føre medlemsregister som kan være elektronisk. Medlemsregisteret skal inneholde medlemmenes navn, adresse og fødselsnummer, elleve siffer, og oppbevares i henhold til Lov om behandling av personopplysninger . Videre skal tillitsverv fremgå av medlemsregisteret. Medlemmene plikter å melde adresseforandring til Coop Svalbard.

7. Coop Svalbard skal ha rutiner for registrering av det enkelte medlemmets samlede kjøp gjennom året. Medlemmenes kjøpeutbytte/etterbetaling registreres i eget samvirkelag.

§ 5. Samvirkelagenes rettigheter og plikter i forhold til Coop Norge.

1. Xxxx Svalbard er medlem og medeier av Coop Norge med de rettighetene og pliktene som følger av dette. Både Coop Norge og Coop Svalbard skal arbeide for å oppnå et godt og tillitsfullt samarbeid til beste for lagets medlemmer.

2. Coop Svalbards rettigheter:

a) Coop Norges overskudd, den delen som ikke benyttes til felles goder eller avsettes for å styrke Coop Norge, fordeles etter det enkelte samvirkelagets kjøp.

b) Coop Svalbard utøver, gjennom Coop Norges organer, innflytelse på hovedprinsippene for virksomheten i Coop Norge.

c) Coop Svalbard skal på forespørsel få nødvendig bistand fra Coop Norge til utvikling av sin forretningsdrift. Dette omfatter også råd og veiledning i drifts-, investerings- og finansieringsspørsmål, samt eventuell medvirkning til gjennomgang og evaluering av lagets totale virksomhet eller utvalgte deler av denne.

d) Coop Svalbard har rett til å delta i de butikkjedene som er basert på Coops butikkprofiler. Dette forutsetter at Coop Svalbard oppfyller de kravene konseptene og kjedene stiller til slik deltagelse, og at laget inngår avtale med Coop Norge om dette.

e) Coop Svalbard skal ha del i de fordelene som skapes når Coop Norge på vegne av lagene inngår avtaler med leverandører av varer og tjenester.

f) Coop Svalbard skal få nødvendig råd og veiledning til å videreutvikle det økonomiske demokratiet, utarbeide konkrete medlemsfordeler og drive aktiv miljøpolitikk.

g) Normalt vil Coop Svalbard bli belastet for assistanse som gis i samsvar med pkt. c og f.

3. Coop Svalbard plikter

a) å drive sin virksomhet i nært og åpent samarbeid med Coop Norge for å styrke Coop i alle ledd.

b) å innrette sitt varesortiment etter de hovedavtaler Coop Norge inngår på vegne av Coop, og skal for øvrig dekke sitt vare- og tjenestebehov gjennom Coop Norge, såfremt Coop Norge etter en samlet vurdering er konkurransedyktig. Videre skal laget følge de avtalene, systemene og rutinene som benyttes i samarbeidet mellom S-lagene og Coop Norge.

c) å dekke andelsinnskudd i Coop Norge i samsvar med de reglene som til enhver tid er fastsatt i vedtektene for Coop Norge.

d) å innrette sin regnskapsførsel og revisjon etter de reglene lovgivningen til enhver tid fastsetter og i samsvar med de anvisningene Coop Norge gir.

e) å la virksomheten kontrolleres av Coop Norge og behandle de kontrolltiltakene Coop Norge finner å foreslå, derunder medvirke til gjennomgang og evaluering av lagets totale virksomhet eller utvalgte deler av denne.

f) å være tilsluttet Samvirkelagenes Garantifond A/L dersom laget tar imot låneinnskudd fra medlemmene.

g) omgående å sende Coop Norge avskrift av ethvert regnskapsoppgjør med tilhørende balanse og årsberetning, alle rapporter og opplysninger Coop Norge ber om, samt meldinger om vedtektsendringer. Vedtektsendringer trer i kraft når de er godkjente av styret i Coop Norge.

h) å vedta som en del av Coop Svalbards vedtekter de vilkår for medlemskap som årsmøtet Coop Norge til enhver tid fastsetter.

i) Å søke råd hos Coop Norge når årsresultatet fratrukket evt. kjøpeutbytte er negativt, Coop Svalbard har svak likviditet eller siste regnskapsår har hatt negativ utvikling som over tid må antas å medføre risiko for tap av betydelige balanseverdier. Styret plikter i tilfelle som nevnt å treffe tiltak som kan bedre Coop Svalbard`s drift, samt på anmodning forelegge Coop Norge tiltaksplan.

4. Dersom Coop Svalbard mottar låneinnskudd fra medlemmene, plikter de å forelegge for Coop Norge beslutninger

a) som innebærer investeringer som overstiger 10% av siste års balansesum og fører til at den bokførte eller verdijusterte egenkapitalen i laget synker til under 20% av balansesummen.

b) om helt eller delvis å overføre lagets eiendommer til eget datterselskap.

c) Om salg eller pantsetting av eiendommer eller lagets aksjer/andeler i eiendomsselskap

5. Dersom samvirkelaget misligholder en eller flere av de plikter som er nevnt i denne paragraf, kan Styret Coop Norge helt eller delvis holde tilbake, eventuelt frata laget etterbetaling, kjøpeutbytte og eller andre økonomiske fordeler. Det samme gjelder lag som misligholder inngåtte avtaler eller opptrer i strid med egne vedtekter eller vedtekter for Coop Norge. Styret Coop Norge kan delegere sin myndighet etter dette punkt til administrerende direktør Coop Norge, men da slik at dennes avgjørelser kan bringes inn for styret etter klage. Ved eventuell delegasjon av myndighet skal styret utarbeide retningslinjer for saksbehandlingen og kan fastsette grenser for klageadgangen.

Styret Coop Norge kan ved vesentlig mislighold av en eller flere av de samme plikter utelukke laget fra medlemskap i Coop Norge.

6. Dersom Coop Svalbard og Coop Norge inngår drifts- og samarbeidsavtale og Coop Norge yter lån, ansvarlig lån og/eller stiller garanti til fordel for laget, kan det avtales at Coop Norge på fritt grunnlag oppnevner to medlemmer av lagets styre, hvorav den ene eventuelt blir styreleder. En slik avtale må godkjennes av lagets årsmøte. Godkjenning krever tilslutning fra mer enn halvparten av årsmøtets tilstedeværende representanter / flertall av stemmene på åpent årsmøte.

7. Styret Coop Norge kan, dersom det foreligger særskilte grunner, kreve at styret innkaller til ordinært/ekstraordinært årsmøte hvor en representant for Coop Norge har rett til å være til stede med tale- og forslagsrett.

8. I lag som har negativt resultat eller en negativ resultatutvikling, som over tid må antas å medføre risiko for tap av balanseverdier, har Styret Coop Norge, etter å ha rådført seg med laget, rett til på fritt grunnlag å utpeke en observatør til samvirkelagets styre. Observatøren har møte-, forslags- og talerett, men ikke stemmerett. Så snart observatør er utpekt skal gjenpart av innkallinger til og protokoller fra lagets styremøter sendes vedkommende.

9. I lag hvor egenkapitalen er under 20% av balansesummen eller hvor gjennomgang viser at verdijustert egenkapital er under 20% av balansesummen, kan Styret Coop Norge på fritt grunnlag, etter å ha rådført seg med laget, kreve å få utpeke et antall medlemmer til styret som må utgjøre færre enn halvparten av de årsmøtevalgte styremedlemmene. De utpekte tiltrer styret i forbindelse med at det avholdes (ekstraordinært) årsmøte. Antall styremedlemmer og sammensetningen av styret avgjøres som før av §15.

10. Opphør av medlemskap i Coop Norge:

Lag kan melde seg ut av Coop Norge når vedtak treffes med 2/3 flertall i to på hverandre følgende ordinære årsmøter med minst 11 måneders mellomrom. Disse regler gjelder ikke når laget blir oppløst eller fusjonerer med annet lag tilmeldt Coop Norge.

Lag som vil fremme forslag om utmelding plikter å varsle Coop Norge skriftlig om dette i rimelig tid før avholdelse av årsmøte der utmelding står på dagsorden. Coop Norge har rett til å delta i slikt årsmøte med talerett. Slikt varsel er vilkår for gyldig utmelding.

For øvrig gjelder bestemmelsene om opphør av medlemskap i Coop Norges vedtekter

§ 7slik de til enhver tid lyder.

§ 6. Andels - og låneinnskudd

1. Hvert medlem hefter for kr 300,- som er andelsinnskuddet. Andelsinnskuddet innbetales ved innmelding og kan ikke overdras. Renter av andelsinnskudd godskrives medlemmene, men bare når overskuddet tillater det.

2. Renter av andelsinnskudd, kjøpeutbytte, etterbetaling og medlemsrabatter godskrives medlemmene som låneinnskudd.

3. Låneinnskudd forrentes med de satsene styret til enhver tid fastsetter. Rentesatsen skal være godkjent av Samvirkelagenes Garantifond A/L før den gjøres gjeldende for innskuddene. Renter tilføres ved årets utløp, og beregnes fra og med dagen etter at beløpet er satt inn til og med dagene beløpet tas ut. Coop Svalbard kan slutte å forrente låneinnskudd som har stått udisponert og ikke blitt godskrevet kjøpeutbytte, etterbetaling eller rabatter i Coop Svalbards regnskap eller i kontoutskrift tilstilet medlemmet de siste 10 år. Dette såfremt Coop Svalbard har gitt melding ved rekommandert brev til medlemmets eller arvingenes sist kjente adresse. Den må opplyse om at foreldelsesfristen begynner å løpe fra meldingen, at foreldelsesfristen er 20 år og at fristen avbrytes ved at fordringshaver melder seg for Coop Svalbard eller at kontoen disponeres ved uttak eller kreditering derunder tilførsel av kjøpeutbytte, etterbetaling eller rabatter.

4. Coop Svalbard kan utøve tilbakeholdsrett og motregne forfalte fordringer på det enkelte medlemmet i vedkommendes låneinnskudd dersom det forfalte kravet springer ut av kontoavtalen eller dersom kravet har oppstått som følge av et straffbart forhold. Ved utmelding (se § 7) kan motregning skje både i andels- og låneinnskudd.

5. I balansen skal andels- og låneinnskudd føres opp hver for seg.

§ 7. Utmelding - tilbakebetaling av innskudd, kjøpeutbytte, etterbetaling m.v.

1. Andelsinnskuddet tilbakebetales når et medlem melder seg ut. Styret kan i ekstraordinære situasjoner sette denne regelen ut av kraft. Ved dødsfall tilbakebetales andelsinnskuddet etter varsel fra arvingene eller fra dødsboet. Felleseid andelskapital dannet ved avsetning av lagets overskudd, kan ikke utbetales medlemmene. Bare de som er medlemmer på tidspunktet for vedtak om etterbetaling har krav på etterbetaling.

2. Låneinnskudd utbetales i henhold til de reglene styret til enhver tid fastsetter for de ulike innskuddsformene. Forhåndsgarantert kjøpeutbytte opptjent i utmeldingsåret avregnes endelig ved utmeldingen i henhold til siste oppdatering.

3. Tilbakebetaling av innskudd skjer mot medlemmets ”kvittering”. Coop Svalbard er ikke ansvarlig for andres urettmessige uttak eller annen belastning med mindre den som har foretatt disposisjonen har legitimert seg i samsvar med reglene i kontoavtalen, og belastningen har vært mulig som følge av forsett eller grov uaktsomhet fra medlemmet eller noen som etter kontoavtalen har rett til å belaste kontoen.

4. Låneinnskudd som har stått udisponert i 20 år etter at melding nevnt i § 6 nr. 3 er gitt og ikke er blitt godskrevet kjøpeutbytte, etterbetaling eller rabatter i Coop Svalbards regnskap eller i kontoutskrift tilstilet medlemmet, på sist kjente adresse, er foreldet.

5. Renter som ikke er godskrevet medlemmene i Coop Svalbards regnskap eller i kontoutskrift tilstilet medlemmet på sist kjente adresse, foreldes etter 3 år.

§ 8. Stemmerett

1. Stemmerett har medlemmer som er myndige, og har betalt andelsinnskuddet.

2. Ingen kan avgi mer enn en stemme eller avgi stemme etter fullmakt med mindre annet følger av denne § 8, nr.3

3. Et medlem har rett til å la sin ektefelle, registrerte partner eller samboer avgi stemme i sitt sted etter fullmakt. Det samme gjelder samboere når begge har meldt felles adresse til befolkningsregisteret på Svalbard.

4. For ansattes valg av representanter til Styret og Årsmøtet gjelder følgende:

Alle som på valgdagen er ansatt i foretaket har stemmerett. Ansatte i hovedstilling har en hel stemme, ansatte i deltidsstilling (mindre enn 50% arbeidsuke) har en halv stemme.

§ 9. Valgbarhet

1. Til tillitsverv kan bare velges myndige personer som er medlemmer i laget, har betalt hele sitt andelsinnskudd, og har handlet for minst kr. 10.000,- de siste 6 månedene eller minst kr. 20.000,- de siste 12 månedene. Kjøp foretatt av ektefelle som selv er medlem likestilles i denne sammenheng med medlemmets eget kjøp.

2. Begge ektefeller/registrerte partnere kan velges til tillitsverv når begge er medlemmer og kravene til valgbarhet er oppfylt, men ektefellene kan ikke samtidig være medlemmer av samme organ. Ansattes ektefelle kan ikke velges som medlem av styret. De reglene for valg som gjelder ektefelle og registrert partner, gjelder tilsvarende for samboer når begge har meldt felles adresse til Sysselmannen på Svalbard.

3. Til tillitsverv kan ikke velges et medlem som

a) driver eller er ansatt i bedrift som står i betydelig konkurranseforhold til Coop Svalbard.

b) står i betydelig kontraktsforhold til laget, eller er fast, større leverandør til laget.

c) er ansatt i lagets tjeneste, med mindre vedkommende er valgt av de ansatte, jf.§ 14 og 17. Det samme gjelder når medlemmets ektefelle, registrerte partner eller samboer med felles adresse omfattes av punkt a-c ovenfor.

4. En tillitsvalgt kan ikke samtidig ha verv i flere av lagets organer, jf§ 12 Unntatt herfra er medlemmer av kretsutvalgene, disse kan samtidig inneha verv i et av lagets øvrige organer.

5. Det skal tilstrebes en kjønnsmessig likeverdig presentasjon i alle lagets valgte organer. For lag med mer enn 1000 medlemmer er det lovbestemt krav om at begge kjønn skal være representert i styret jfr § 14.

6. Inntrer en utelukkelsesgrunn etter denne paragraf, eller er vedkommende utelukket fra laget i henhold til § 4.3, opphører den tillitsvalgtes funksjon. Det tilligger lagets styre å konstatere at en utelukkelsesgrunn har inntrådt. Når særlige grunner foreligger, har en tillitsvalgt rett til å tre tilbake før funksjonstiden er ute. Det skal det gis rimelig forhåndsvarsel til styret og årsmøtet om tilbaketreden.

7. Varamedlemmer velges i numerisk rekkefølge, med mindre annet følger av særskilte valgregler.

§ 10. Inhabilitet

Medlemmer av styret, valgte årsmøterepresentanter og virksomhetens daglige leder må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål som har slik betydning for vedkommende selv eller nærstående at medlemmet må anses å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.

§ 11. Taushetsplikt

1. Tillitsvalgte i laget plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med sitt verv får vite om noens personlige forhold, drifts- eller forretningsforhold samt tekniske innretninger og fremgangsmåter som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til Coop Svalbard. Styrets representanter plikter å undertegne taushetserklæring som ivaretar bestemmelsene ovenfor.

2. Taushetsplikten gjelder ikke for opplysninger som tillitsvalgte i laget plikter å gi etter bestemmelser i lov eller forskrift, når tillitsvalgt avgir forklaring for påtalemyndighet eller domstol eller når laget samtykker i at taushetsplikten ikke skal gjelde.

3. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har fratrådt sitt verv. Vedkommende kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragrafen i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.

§ 12. Coop Svalbards organer

Coop Svalbards organer er:

a) Årsmøte

b) Styret

§13.Årsmøtets oppgaver

1. Gjennom årsmøtet utøver medlemmene den øverste myndighet i Coop Svalbard. Årsmøtet skal påse at laget blir ledet og at formålet fremmes i samsvar med den alminnelige lovgivningen, lagets vedtekter, samt årsmøtets beslutninger. Årsmøtet kan ikke overprøve styrets vedtak i enkeltsaker utover det som fremgår av denne paragrafen.

2. Årsmøtets oppgaver:

a) Sette opp liste over alle møtende representanter/medlemmer og godkjenne representantenes/medlemmenes fullmakter.

b) Godkjenne årsmelding og regnskap og treffe bestemmelse om anvendelse av årsoverskuddet. Revisjonsberetning skal refereres. Årsmøtet kan ikke beslutte høyere etterbetaling enn det styret har foreslått. Årsberetning og årsregnskap skal forelegges årsmøtet innen 10 april.

c) Xxxxxxxxx godtgjørelse til tillitsvalgte etter forslag fra valgkomiteen.

d) Behandle investeringer som etter styrets vurderinger er av betydelig omfang av lagets ressurser.

e) Godkjenne styrets forslag til retningslinjer for lagets langsiktige virksomhet.

f) Velge styre og andre utvalg årsmøtet finner nødvendig, likevel med de begrensningene som følger § 5.6 og 5.8.

De ansatte har ikke forslagsrett ved valg av medlemmer til styret – kun stemmerett.

g) Velge delegater til årsmøtet Coop Norge distrikt. Oppgaven kan delegeres til styret.

h) Vedta vedtekter (jf. § 24).

i) Fastsette regler for valg av de ansattes medlemmer i styret og/eller årsmøtet.

j) Velge valgkomité som skal bestå av 3 medlemmer og 2 varamedlemmer. Funksjonstiden er 2 år. Komiteens leder velges det ene året og 2 medlemmer det neste. Varamedlemmene velges for et år av gangen. Valgkomiteens medlemmer kan ikke gjenvelges for flere enn 3 valgperioder.

k) Velge revisor og fastsette revisors honorar

§ 14. Styrets sammensetning

1. Styret består av 7 medlemmer og minst to fra hvert kjønn skal være representert.

2. Xxxxxxx leder og nestleder velges av årsmøtet ved særskilt valg. Disse kan ikke være ansatt i lagets tjeneste. Årsmøtet velger videre 3 medlemmer med 3 vararepresentanter. 2 medlemmer og 4 vararepresentanter velges av og blant de ansatte. Forretningsfører kan velges som medlem av styret.

3. Xxxxxxx leder og 2 styremedlemmer står på valg det ene året og nestleder og 1 styremedlem det andre året. Alle valg gjelder for 2 år. De ansattes medlemmer og varamedlemmer har en funksjonstid på 2 år.

4. Xxxxxxx leder og 1 styremedlem står på valg det ene året og nestleder og 1 styremedlem det annet år. Alle valg gjelder for 2 år. De ansattes medlem og varamedlemmer har en funksjonstid på 2 år.

§ 15. Styret og styrets leder

1. Styret holder møte så ofte det er nødvendig, men minst 6 ganger i året og ellers når tre styremedlemmer krever det.

2. Styrets leder innkaller til møte.

3. Styrets møter holdes fortrinnsvis som fysiske møter, men kan dersom styrets leder finner det hensiktsmessig og forsvarlig, avholdes ved sirkulasjon av dokumenter eller som telefon/videokonferanse. Årsregnskap og årsmelding må alltid behandles ved fysisk styremøte. Styremedlemmer og daglig leder kan alltid kreve at et møte avholdes som fysisk møte.

4. Styret er beslutningsdyktig når flere enn halvparten av styremedlemmene er tilstede. For at gyldig vedtak kan fattes, må flere enn halvparten være enige. Ved valg og ansettelser anses den valgt eller ansatt som får flest stemmer. Styret kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemming dersom ingen får flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet gjelder det som styrets leder, eller vedkommendes stedsfortreder har stemt for. Styrets medlemmer er ansvarlige for et hvert vedtak hvis ikke uenighet er ført til protokollen.

5. Styrets leder, nestleder og forretningsfører, to av disse i fellesskap forplikter laget ved sin underskrift. Styret kan meddele prokura.

6. Styrets leder skal følge virksomheten og arbeide for dens utvikling. Xxxxxxx leder skal påse at styret løser sine oppgaver i henhold til § 16. Daglig leder forbereder og skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret og påse at alle vedtak blir gjennomført.

§ 16. Styrets ansvar

Styrets oppgaver:

a) Sørge for en tilfredsstillende organisering av virksomheten, herunder ansettelse og oppsigelse av forretningsfører, samt fastsette dennes lønns- og arbeidsvilkår. Styret utarbeider retningslinjer for øvrige ansettelser og oppsigelser, og behandler tariffavtaler for ledende personale i Coop Svalbard. Ved ansettelse av forretningsfører skal Coop Svalbard rådføre seg med Coop Norge.

b) Forestå forvaltningen av lagets virksomhet, herunder ha løpende tilsyn med lagets drift, behandle drifts- og finansregnskap og påse at laget har tilfredsstillende intern kontroll.

c) Påse at bokføring og formuesforvaltning er i samsvar med gjeldende lov og med retningslinjer fastsatt av Coop Norge. Styret skal sørge for at årsmelding og regnskap utarbeides til rett tid.

d) Forelegge for årsmøtet betydelige investeringer, jfr. § 13.2d.

e) Avgjøre garantistillelser, deltakelse i andre selskaper og kjøp og salg av fast eiendom, samt nedleggelse av avdelinger og bedrifter. For samvirkelag med kjøpeutbytte skal styret beslutte å forhånds garantere kjøpeutbytte.

Styret kan maksimalt forhånds garantere kjøpeutbytte med 1% hvis egenkapitalen er lavere enn 20%.

f) Vedta budsjett og planer for Coop Svalbards fremtidige virksomhet.

g) Godkjenne avtaler av større økonomisk betydning eller av prinsipiell karakter.

h) Xxxxx planer for opplæring og rekruttering av personale. Vedta planer for opplæring og rekruttering av Coop Svalbards tillitsvalgte og for opplysningsvirksomheten i laget.

i) Fremme saker for årsmøtet og påse at årsmøtets vedtak blir iverksatt.

j) Styret skal videre sørge for at Coop Svalbards valgkomité innkalles til møte og kommer i gang med sitt arbeid. Valgkomiteen innstiller til valgene.

k) Behandle saker som ikke hører inn under andre organer, og påse at Coop Svalbard ledes i samsvar med lov og vedtekter.

l) Sørge for at Coop Svalbard ivaretar sine forpliktelser ovenfor Coop Norge i henhold til § 5.

m) Dersom årsresultatet er negativt (underskudd), skal styret i årsberetningen redegjøre for hvordan underskuddet skal dekkes. Dersom Coop Svalbards bokførte eller verdijusterte egenkapital etter årsoppgjøret er mindre enn 20% av totalkapitalen, plikter styret omgående å treffe tiltak som kan bedre Coop Svalbards drift. Det samme plikter styret å gjøre dersom Coop Svalbard har innført Coops medlemskort og resultatene ikke er tilstrekkelige til å oppfylle forpliktelsene om kjøpeutbytte og/eller hvor det er risiko for tap av betydelige balanseverdier.

n) Dersom låneinnskuddene overstiger 75% av lagets totalkapital, skal det overskytende settes inn på sperret konto i Coop Norge eller annen norsk bank. Etter søknad til Garantifondets styre kan beløpet frigis for investering i anleggsmidler.

§ 17. Daglig leder.

Daglig leder forestår den daglige ledelsen i samsvar med vedtektene og instruks vedtatt av styret. Daglig leder er ansvarlig for gjennomføring av styrets vedtak. Daglig leder er videre ansvarlig for alle arbeidsoppgaver som ikke er tillagt årsmøtet og styret i henhold til § 13 og16 og for oppgaver som styret har delegert.

Daglig leder har rett og plikt til å delta i styremøtene, men har ikke stemmerett med mindre vedkommende er valgt som styremedlem.

§ 18. Årsregnskap og Årsberetning.

1. Styret er ansvarlig for at det ved utløpet av hvert kalenderår foretas fullstendig årsoppgjør i samsvar med gjeldende lovgivning og vedtekter.

2. Årsregnskapet skal utarbeides med god regnskapsskikk og være i samsvar med Coop Norges regler for regnskapsavslutning m.v. i samvirkelagene.

3. Årsresultatet nyttes etter styrets nærmere bestemmelser til følgende avsetninger:

a) Etterbetaling jfr. Samvirkeloven.

b) Etterbetaling jfr. Samvirkeloven

c) Renter av andelsinnskudd.

d) Xxxxx egenkapital.

4. Etterbetalingsfondet kan brukes til utbetaling av etterbetaling ut over det som kan disponeres til etterbetaling av årsresultatet. Oppbyggingen av etterbetalingsfondet skal

fortsette til fondet har en størrelse minst lik to ganger siste års etterbetaling. Samvirkelag kan maksimalt vedta etterbetaling på 1% hvis egenkapitalen i laget er lavere enn 20%.

Utdeling fra etterbetalingsfond skjer med utgangspunkt i medlemmets kjøp siste kalenderår.

5. Kjøpeutbytte og etterbetaling godskrives medlemmenes konto påfølgende år med valutering fra 1. januar. Styret kan bestemme at enkelte varer, varer solgt på bestemt måte eller fra bestemte avdelinger, helt eller delvis, skal unntas fra kjøpeutbytte/etterbetaling. Medlemmene underrettes om dette på forhånd.

Utbetaling av etterbetaling kan ikke foretas før Xxxxxxxx har godkjent årsregnskapet og etterbetaling.

6. Renter av andelsinnskudd kan bare vedtas dersom årsresultatet er høyere enn summen av etterbetalingen og renter av andelsinnskudd. Renter av andelsinnskudd godskrives medlemmenes konto etter årsmøtet påfølgende år med valutering fra 1. januar.

§ 19. Protokollasjon og avstemningsregler

1. I alle møter føres protokoll. Alle deltakende medlemmer av styret underskriver protokollen. (For årsmøtet, se § 13.2b.)

2. Ved valg og andre avgjørelser nyttes åpen avstemming dersom ikke skriftlig avstemming vedtas.

3. For gyldig valg kreves mer enn halvparten av de avgitte stemmene (absolutt flertall). Ved stemmelikhet foretas omvalg og deretter, om nødvendig, loddtrekning.

4. Møteledelsen skal påse at de medlemmene som deltar i valg og andre avgjørelser godtgjør at de er stemmeberettigede.

5. Dersom forretningsførerens stedfortreder møter for forretningsføreren, har vedkommende samme rettigheter og plikter som forretningsføreren.

§ 20. Anbringelse av lagets midler

Den delen av lagets midler som ikke anvendes i virksomheten, anbringes i Coop Norge eller som bankinnskudd i norsk bank.

§ 21. Klager

Klager over pris og kvalitet, kundebehandling, manglende service eller andre forhold, sendes Coop Svalbards administrasjon. Klagen må være undertegnet og adresse oppgitt. Coop Svalbards administrasjon plikter å gi klageren svar. Hvis klageren ikke finner dette tilfredsstillende, kan saken kreves forelagt styret.

§ 22. Voldgift

1.Alle tvister mellom Coop Norge og samvirkelag skal først søkes løst gjennom forhandlinger. Om forhandlinger ikke fører frem skal tvisten løses ved voldgift i henhold til lov om voldgift.

2.Tolking av disse vedtektene og tvister mellom Coop Svalbard og et medlem om hvordan vedtektene skal forstås, kan ikke bringes inn til prøvelse for de ordinære domstolene.

Tvister av denne arten avgjøres av en voldgiftsrett bestående av 3 medlemmer. Sysselmannen på Svalbard oppnevner voldgiftsrettens leder. Xxxx Svalbards styre og vedkommende medlem som er part i tvisten, oppnevner ett medlem hver.

3.En tvist må innbringes for voldgiftsrettens leder innen en måned regnet fra det tidspunktet da vedkommende medlem fikk skriftlig melding om Coop Svalbards standpunkt.

4.Voldgiftsretten avgjør tvisten med endelig virkning for partene.

§ 23. Vedtektsendringer

1. Forslag til endringer av vedtektene sendes styret innen 1. januar. Styret avgir innstilling og sender forslaget om vedtektsendringer til kretsene/regionene.

2. Kretsene/regionene avgir uttalelse på kretsårsmøtet/regionrådsmøtene. Uttalelse fra kretsene/regionene blir forelagt styret som avgir innstilling til årsmøtet.

3. Årsmøtet skal ha seg forelagt uttalelsene fra kretsene/regionene og innstillingen fra styret. Årsmøtet avgjør deretter forslaget. For at vedtaket skal være gyldig kreves det minst 2/3 flertall av de avgitte stemmer (kvalifisert flertall).

4. Etter at normalvedtektene er vedtatt av årsmøte Coop Norge, plikter Coop Svalbard å ta sine vedtekter opp til revisjon og behandling i årsmøtet. Forslag om endringer i vedtektene for å bringe disse i samsvar med normalvedtektene trenger ikke å forelegges kretsene/regionene før vedtak i årsmøtet. Etter behandling i årsmøtet skal lagets vedtekter straks innberettes til styret Coop Norge som må godkjenne vedtektenes også §5.3g.

§ 24. Oppløsning

Årsmøtet/ekstraordinært medlemsmøte kan med minst 2/3 flertall av de avgitte stemmene (kvalifisert flertall) vedta å oppløse Coop Svalbard. Ved oppløsning blir Coop Svalbards midler utover ansvarskapitalen overført til Longyearbyen lokalstyre for utdeling til korkpengeordningen.