KONTRAKT - BILDELINGSTJENESTER - TILLEGGSAVTALER
KONTRAKT - BILDELINGSTJENESTER - TILLEGGSAVTALER
mellom
Trondheim kommune og (fyll inn leverandørens navn)
(Org nummer 942110464) (fyll inn leverandørens xxx.xx.)
Om avtalepartene:
Se informasjon om organisasjonsnummer, kontaktpersoner etc. i Mercell-portalen.
Vedlegg til avtalen:
Vedlegg 1 - Tilbudsskjema.
Avtale undertegnet:
Dette avtaledokumentet signeres elektronisk i Mercell.
INNHOLDSFORTEGNELSE
1 Generelt om avtalen 3
2 Definisjoner 3
3 Avtaleperiode 3
4 Språk 3
5 Om avtalen 3
5.1 Omfang og innhold 3
5.2 Parallelle rammeavtaler og fordeling av kontrakter 4
6 Lønns- og arbeidsvilkår 4
7 Etisk handel 4
8 Administrative bestemmelser 4
9 Leverandørens forpliktelser 5
9.1 Leveringsbetingelser 5
9.2 Leveringsgaranti 5
9.3 Forsikringer 5
9.4 Miljø 6
9.5 Møter og seminarer i kontraktsperioden 6
9.6 Statistikk og informasjon 6
10 Retur og feilleveranse 6
11 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd 7
11.1 Timebot 7
11.2 Brudd på arbeids- og lønnsvilkår 7
11.3 Brudd på administrative frister 7
11.4 Brudd på bestemmelser i avtalen 7
12 Heving 7
13 Pris 8
13.1 Regulering av prisen 8
14 Fakturering 9
14.1 E-faktura (elektronisk faktura) 9
14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse” 9
14.1.2 Vedlegg til EHF-faktura 9
14.1.3 Aksesspunkt 9
15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 9
15.1 Generelt 9
15.2 Statusmøter 10
15.3 Avvik 10
15.4 Kommunikasjon 10
16 Kontraktsbetingelser 10
16.1 Transport av avtalen 10
17 Endringer i Leverandørs organisasjon m.v. 10
1 Generelt om avtalen
På bakgrunn av konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som Leverandør av Bildelingstjenester - hovedavtale.
Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
2 Definisjoner
I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.
3 Avtaleperiode
Rammeavtalen med leverandøren gjelder fra 01.04.2024 - 31.03.2026 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår.
Dersom avtalens maksimale verdi nås før ovenstående, kan Oppdragsgiver si opp avtalen når avtalens maksimale verdi er nådd. Avtalens maksimale verdi er oppgitt i konkurransegrunnlaget.
4 Språk
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.
5 Om avtalen
5.1 Omfang og innhold
Denne avtalen regulerer berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.
Avtalen gjelder levering av bildelingstjenester som beskrevet i kravspesifikasjonen. Avtalen omfatter:
● timeleier (inkl. døgnleier dersom prisen på døgnleie blir lavere enn totalprisen for timeleie for det antall timer leien skal foregå)
Avtalen gjelder ikke korttidsleie av biler (tradisjonelle døgn- og månedsleier) eller leasing, administrasjon og forsikring av kjøretøy og maskiner.
Avrop/bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen.
Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge å ikke benytte seg av avtalen.
5.2 Parallelle rammeavtaler og fordeling av kontrakter
Det er inngått rammeavtale med 1 leverandør på delkontrakt 1 - Bildelingstjenester - hovedavtale. I tillegg er det inngått rammeavtale med opptil 5 leverandører på delkontrakt 2
- Bildelingstjenester - tilleggsavtaler.
Bestiller velger fortrinnsvis bil fra hovedavtalen. Dersom det ikke er tilgjengelig bil i hovedavtalen, står bestiller fritt til å booke bil fra den av Leverandørene i tilleggsavtalene som har ledig/tilgjengelig bildelingsbil som bestiller vurderer er hensiktsmessig.
6 Lønns- og arbeidsvilkår
Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
7 Etisk handel
Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.
8 Administrative bestemmelser
1. I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.
2. Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.
3. Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.
4. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:
a. Timelister
b. Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
c. Lønnsslipper
d. Lønnsslippen skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.
e. Oppdragsavtale for vikaren
f. Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.
9 Leverandørens forpliktelser
9.1 Leveringsbetingelser
Levering skal skje i henhold til oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere leveringstid kan avtales for det enkelte avrop. For leveringssteder som ønsker det, skal det avtales faste leveringstidspunkter.
Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen leverandør.
9.2 Leveringsgaranti
Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter, og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Når Oppdragsgiver har behov for de tjenester det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen, med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
9.3 Forsikringer
Dersom det er avtalt at Leverandøren skal tegne forsikring for leveransen, skal han på Oppdragsgivers anmodning fremlegge forsikringsbevis for Oppdragsgivers kontroll.
Oppdragsgivers kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen for at forsikringen er dekkende.
9.4 Miljø
Leverandør garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.
9.5 Møter og seminarer i kontraktsperioden
Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere bestillerne hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgivers kontaktperson.
9.6 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og eventuelt andre enheter. All statistikk skal presenteres på regneark Excel eller Google regneark, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Følgende skal rapporteres minimum hvert kvartal:
● Omsetning i avtalen (mengde og beløp) for foregående kvartal
● Omsetning i avtalen (mengde og beløp) siden kontraktsoppstart (akkumulert)
I tillegg er følgende statistikker er aktuelle:
● Xxxxxx leier, inkl. tidspunkt (til og fra), leietid, kjørte km, type bil, brukers navn og brukers enhet
● Genererte kostnader, inkl. enhet og type kostnad
Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov.
På forespørsel skal leverandøren kunne utarbeide annen statistikk.
10 Retur og feilleveranse
Oppdragsgiver/ Bestiller skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved leveransen. Defekte varer og feilleveringer skal returneres uten omkostninger, og skal erstattes hurtigst mulig.
Ved feilleveranse på grunn av feil i avrop fra Oppdragsgiver, krediteres hele beløpet minus Leverandørs returavgifter/-frakt.
11 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd
11.1 Timebot
Dersom bil er bekreftet booket i bestillingssystemet, men forsinkelse i levering likevel oppstår, og dersom dette ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, erstattes dagmulktsatsene i AIK tjenester 2017 av følgende satser:
Timebot = 50 kr per påbegynt halvtime inntil levering finner sted.
11.2 Brudd på arbeids- og lønnsvilkår
Dersom Leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilsvarende gjelder dersom Leverandør på forespørsel ikke overleverer etterspurt dokumentasjon.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ytterligere sanksjoner dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, se om heving av kontrakt.
11.3 Brudd på administrative frister
Ved overtredelse av avtalte frister, f.eks. i statusmøter, som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, kan Oppdragsgiver kreve dagmulkt uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulktsatsene i AIK varer 2020 erstattes avfølgendesatser: 500 kr per angitte oppgave per hverdag inntil levering finner sted.
11.4 Brudd på bestemmelser i avtalen
Ved vesentlige brudd på bestemmelser i avtalen, herunder kontraktskrav, minimumskrav og bestemmelser i tilbudet, som ikke er vesentlig mislighold etter punktet om heving eller som ikke har egne sanksjoner, og som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres til force majeure, gjelder satsene i AIK Varer 2020.
12 Heving
Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning.
Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold:
● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-9 , § 14-5 , § 14-6 , § 14-8 , § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver
● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid
● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.
● Forhold som gir avvisningsrett iht FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen
13 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud, jf. kontraktens vedlegg 1 - Tilbudsskjema.
13.1 Regulering av prisen
Prisene er faste første avtaleår. Prisjusteringer kan deretter skje 1 gang per år i avtaleperioden, etter følgende prinsipper:
● Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst en (1) måned før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Innkjøpstjenesten har godkjent prisendringen. Begrunnelsen for prisendringen skal alltid dokumenteres.
● Prisene skal reguleres på bakgrunn av SSB tabell 03013 KPI (2015=100) Hovedgruppe 07 Transport.
● Prisregulering skal skje ved hjelp av prisreguleringsformelen inntatt under
Prisreguleringsformel: P1= P0+(P0*((I1-I0)/I0))
● P1= Prisen som skal betales (eksklusive mva).
● P0= Basispris (eksklusive mva), dvs. tilbudspris for tidspunkt I0.
● I0 = Indeks for tidspunktet basisprisen er fra, dvs. siste kjente indeks før tilbudsfristens utløp(startindeks). Indeksen var da (fylles inn før kontraktsinngåelse)
● I1 = Indeks for tidspunktet prisjustering skal skje = I0 + hhv. 12, 24 og 36 mnd.
Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.
Dersom Leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.
14 Fakturering
14.1 E-faktura (elektronisk faktura)
Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse”
Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.
Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.
14.1.2 Vedlegg til EHF-faktura
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.
14.1.3 Aksesspunkt
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden
15.1 Generelt
Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
15.2 Statusmøter
Det skal avholdes opptil 4 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Oppdragsgiver har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.
15.3 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Oppdragsgiverens kontaktperson skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.
15.4 Kommunikasjon
Oppdragsgiver bruker Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden fra Mercell, i avtaleoppfølgingen. Overordnet kommunikasjon/avtaleoppfølging skal skje via KAV.
Ved utsendelser/reklame til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Oppdragsgiver ved avtaleforvalter i forkant.
16 Kontraktsbetingelser
På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.
Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:
● Kontrakt
● Konkurransegrunnlag( Vurder: og evt. prekvalifiseringsdokument/møtereferat/andre dokumenter )
● Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester (AIK varer 2017)
● Leverandørens tilbud.
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
16.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.
17 Endringer i Leverandørs organisasjon m.v.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.
Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.