KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE ETTER FORSKRIFTENS
DEL I OG II
SAK nr. 2017/41
Diverse dentalt utstyr til TkMN - forskningsprosjekt HUNT4 tannhelse
Tilbudsfrist: 16.05.2017 kl. 12.00.
INNHOLD
1.2 Om Oppdraget – anskaffelsens formål og omfang 3
1.3 Kort om Oppdragsgivers kriterier for valg av tilbud 4
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUDET 5
2.4 Oversikt over eventuelle underleverandører 5
2.5 Tilbud på deler av leveransen 5
2.8 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 5
2.11 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 6
3. AVVISNINGSGRUNNER OG KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN 6
3.1 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 6
3.2 Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremgår av ESPD-skjemaet 6
4. TILDELINGSKRITERIER OG BEHANDLING AV TILBUDET 7
5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 8
5.3 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud 8
5.4.1 Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering 8
5.4.2 Test av elektronisk signatur 8
5.5 Tilbudets utforming ved levering 8
6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling 10
6.2.1 Tiltredelse og varighet 10
6.2.3 Service- og vedlikeholdsavtale 10
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Tannhelsetjenestens kompetansesenter for Midt- Norge IKS (TkMN).
Tannhelsetjenestens kompetansesenter for Midt Norge, TkMN, dekker regionen Møre og Romsdal, Sør- og Nord-Trøndelag, og er eid av disse fylkeskommunene.
TkMN har administrativ koordinerende enhet i Trondheim.
TkMN skal bidra til å heve kompetansen innen den offentlige og private tannhelsetjenesten i regionen. Videre skal selskapet bidra til å gi befolkningen bedre tilgang til spesialisttjenester, og en desentralisert modell skal sikre god geografisk fordeling innen regionen.
Senteret skal utvikle og levere tjenester med høy faglig kvalitet på følgende områder:
• Spesialistbehandling og utredning
• Etterutdanning
• Rådgivning
• Videre- og spesialistutdanning
• Forskning
Investeringskostnadene fordeles mellom stat og TkMN etter fordelingen av areal mellom ren klinisk pasientvirksomhet, og forskning, veiledning av spesialistkandidater. Helsedepartementet har i avtale akseptert arealfordelingen som utgangspunkt for kostnadsfordeling mellom stat og TkMN på investerings og driftskostnad, dvs. 60 % på stat og 40 % på TkMN.
1.2 Om Oppdraget – anskaffelsens formål og omfang
Møre og Romsdal fylkeskommune inviterer på vegne av Tannhelsetjenestens kompetansesenter for Midt-Norge IKS (TkMN) til konkurranse for å inngå en avtale for levering av OPG m/ software, Intraoral sensorer til bitewings og apikalbilder (sett), sensorhengere, patchkabler, holdersett for sensor, autoklav, desinfektor.
1.2.1 Om prosjektet
TkMN er nå i gang med å planlegge tannhelsestudier som del av den fjerde tannhelse- undersøkelsen i Nord-Trøndelag, HUNT4. Datainnsamlingen vil starte i september 2017.
Den kliniske tannhelseundersøkelsen skal gjennomføres over 18 måneder i Nord-Trøndelag. Datainnsamling planlegges på to store «feltstasjoner» som flyttes nordover i hver halvårsperiode.
Tannhelseundersøkelsen inkluderer klinisk screening av et utvalg av alle som møter opp til basisundersøkelse. Ca. 3.000 innbyggere over 19 år fra Nord-Trøndelag skal delta i undersøkelsen.
Det skal være to tannlegekontor som skal inneholde to værelser: et undersøkelsesrom (10-15 kv m) og et røntgenrom (8-10 kv m). Disse skal «bygges og utstyres» per halvår, og flyttes og bygges på nytt etter endt periode.
TkMN legger opp til følgende kjøreplan:
• Første halvår: Stjørdal og Levanger.
• Andre halvår: Verdal og Steinkjer.
• Tredje halvår: Namsos og Kolvereid.
De kliniske målingene er rettet mot å kartlegge oral helsen. Det vil for samtlige deltakere bli tatt panoramarøntgen (OPG) og intraoral røntgen av tenner. I tillegg vil det bli tatt 2-4 bitewing- røntgen (med sensor) på alle.
1.2.2 Om leveransen
TkMN har behov for følgende utstyr:
RØNTGENUTSTYR
• 2 stykk OPG røntgenapparat inkludert digitale sensorer
• 2 stykk Intraorale sensorer (størrelse 2) til bitewings og apikalebilder, inklusiv eventuelle overganger, kontrollbokser, patchkabler for tilknytting til internt LAN mv.
• 2 stykk holdersett for sensor
UTSTYR TIL STERILROM
• 2 stykk Autoklaver
• 2 stykk Desinfektorer
OPSJON
Oppdragsgiver ønsker opsjon på kjøp av 2 stykk Intraorale sensorer (størrelse 2) til bitewings og apikalebilder, inklusiv eventuelle overganger, kontrollbokser, patchkabler for tilknytting til internt LAN mv.
1.3 Kort om Oppdragsgivers kriterier for valg av tilbud
• se utfyllende beskrivelse punkt 4
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er best basert på tildelingskriterier som er beskrevet i kapitel 4.2.
Leverandøren vil bli vurdert i forhold til kvalifikasjonskravene som oppstilles i ESPD-skjemaet. Tilbudene fra de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil bli evaluert.
Tilbudene vil bli vurdert om de oppfyller de stilte minimumskravene, «kategori A», og vil bli evaluert etter kravene merket «kategori B» i kravspesifikasjonen.
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget *) | 08.05.2017 kl. 15:00 |
Frist for å levere tilbud | 16.05.2017 kl. 12.00 |
Evaluering | Uke 20 - 22 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Uke 22 |
Utløp av karensperiode | Uke 22 - 23 |
Kontraktsinngåelse | Uke 24 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 31.08.2017 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene, etter åpning av tilbudene, er veiledende og ikke bindene. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
*) Eventuelle spørsmål skal rettes til Oppdragsgiver i kommunikasjonsmodulen i Mercell.
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUDET
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. del I og del II.
Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen tilbudskonkurranse jfr. FOA § 8-3.
Det forutsettes at leverandører har tilstrekkelig kjennskap til dette regelverket.
Xxxxxxxxxxxxx planlegger å velge tilbud på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Dialog i form av avklaringer eller korrigeringer vil bli gjennomført i henhold til de behov som eventuelt oppstår.
Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom Xxxxxxxxxxxxx etter at tilbudene er mottatt vurderer dette som formålstjenlig. Utvelgelsen av hvem det eventuelt skal forhandles med, vil i så fall skje etter en vurdering av tildelingskriteriene.
Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud.
Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk.
Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud.
2.4 Oversikt over eventuelle underleverandører
Oppdragsgiver aksepterer ikke bruk av underleverandører.
2.5 Tilbud på deler av leveransen
Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen.
Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av konkurransegrunnlaget. Alternative tilbud vil ikke bli tatt hensyn til i evalueringsprosessen.
Det er ikke anledning til å gi parallelle tilbud i tillegg til det som fremgår av konkurransegrunnlaget. Parallelle tilbud vil ikke bli tatt hensyn til i evalueringsprosessen.
2.8 Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Mercell.
Der hvor Leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørsels- dokumentene, plikter han straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette, via kommunikasjonsmodulen i Mercell.
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell.
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA § 7-4, jf. forvaltningsloven § 13.
2.11 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.
3. AVVISNINGSGRUNNER OG KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN
3.1 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)
3.1.1 Generelt om ESPD
Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, at det ikke foreligger avvisningsgrunner skal leverandøren fylle ut ESPD-skjema.
Skjemaet fylles ut elektronisk i Mercell portalen og skal leveres sammen med tilbudet.
Den eller de leverandørene som blir innstilt til kontraktsinngåelse, må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
3.2 Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav fremgår av ESPD- skjemaet
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjemaet om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er oppgitt i ESPD-skjemaet.
Det presiseres at kvalifikasjonskravene ikke er beskrevet andre steder i konkurransegrunnlaget.
4. TILDELINGSKRITERIER OG BEHANDLING AV TILBUDET
De tilbudene som ikke aksepterer de stilte minimumskravene (kategori A) i kravspesifikasjonen (blir vurdert til ikke å oppfylle minimumskravene), vil bli avvist.
Leverandør aksepterer de stilte minimumskrav ved å levere signert tilbudsbrev.
Minimumskrav som krever dokumentasjon, jf. kravspesifikasjon, vil bli kontrollert. Dersom dokumentasjon ikke understøtter oppfylles av stilte minimumskrav, vil tilbudet bli avvist.
De innkomne tilbud vil bli evaluert, og tildeling vil skje, basert på følgende tildelingskriterier:
Tildelingskriterium | Vekt | Dokumentasjonskrav |
1. Pris | 30 % | Prisskjema |
2. Kvalitet | 40 % | Kravspesifikasjonen |
3. Gjennomføringsevne | 30 % | Kravspesifikasjonen |
4.2.1 Priskriteriet
Prisene skal fylles ut under steget “Produkter” i Mercell‐portalen og skal i tillegg spesifiseres i vedlagt prisskjema.
Evaluering av pris vil bli gjort på grunnlag av kontrollregnet, evt. korrigert tilbudssum som fremgår i Mercell.
Tilbud med ufullstendige utfylte prisskjema eller priser gitt i andre deler av tilbudet blir avvist.
4.2.2 Kvalitet
De enkelte kravene tilkjennegitt som «kategori B» i kravspesifikasjonen danner grunnlag for evaluering av dette tildelingskriteriet.
4.2.3 Gjennomføringsevne
De enkelte kravene tilkjennegitt som «kategori B» i kravspesifikasjonen danner grunnlag for evaluering av dette tildelingskriteriet.
Ved evalueringen vil det for tildelingskriteriene, jf. pkt. 4.2, bli satt karakter. I karaktersettingen blir det benyttet en karakterskala fra 1‐10, der 10 er beste score. Karakteren som blir gitt for hvert tildelingskriterium, multiplisert med vekt, blir til kriteriets poengsum.
Karaktersettingen av kriteriet pris blir satt etter en lineær modell. Evalueringen blir dessuten gjennomført på en slik måte at karaktersettingen sikrer at relevante prisforskjeller mellom tilbudene blir gjenspeilet i de poengene som tilbudene får.
Evalueringen av det kvalitative tildelingskriteriene blir gjort skjønnsmessig.
Åpningen vil bli gjort elektronisk i Mercell av minst to representanter fra Oppdragsgiver. Tilbyderne har ikke anledning til å være tilstede under tilbudsåpningen.
Gjennomgang av mottatte tilbud i forbindelse med evaluering vil gjort i samsvar med regelverket vedr. avvisning, avklaring, retting, etc.
5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Alle andre henvendelser (e-post, telefon, etc.) vil ikke bli besvart.
Dette for at all kommunikasjon skal loggføres.
Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til Tilbudet skal være på norsk.
Det er adgang til levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk.
5.3 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud
Leverandør bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx, innen tilbudsfristen. Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp. Leverandør har risiko for at Tilbudet er levert innen fristen.
5.4.1 Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering
Leverandør vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet.
5.4.2 Test av elektronisk signatur
Leverandør kan teste sin elektroniske signatur ved å benytte lenken nedenfor: xxxxx://xx.xxxxxxx.xxx/x/XxxxxxxXxxxxxxxx/Xxxx.xxxx?
5.5 Tilbudets utforming ved levering
Etterspurte dokumenter skal legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold: NB! Vennligst lever dokumentene med de filnavn som står i denne tabellen.
Kvalifikasjonskrav bekreftes ved å levere ESPD skjema i Mercell.
Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet «Dokumenter» i Mercell‐portalen:
Tilbudsdokumenter | Dokumenter som skal fylles ut |
Dok 01 - Tilbudsbrev | Fyll ut Vedlegg 1, Tilbudsbrev |
Dok 02 - Kravspesifikasjon | Fyll ut Vedlegg 2, Kravspesifikasjon |
Dok 03 - Pristilbud | Fyll ut Vedlegg 3, Prisskjema |
Dok 04 - Bilag til SSA-v-lille 2013 | Fyll ut Vedlegg 6, Bilag til SSA-v-lille 2013 |
Dok 05 - Sladdet tilbud | Komplett tilbud i PDF |
Prisskjema skal leveres i Excel- og PDF-format. Alle PDF-filer skal leveres i format der tekst kan kopieres.
Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet LOV‐2006‐05‐19‐16 § 3 pålegger Oppdragsgiver å gi innsyn i anskaffelsesprosesser. § 5 gir unntak for innsyn i tilbud, protokoller og andre strategiske dokumenter fram til evaluering og valg av leverandør er foretatt.
Forvaltningslovens § 13, første ledd nr. 2 og anskaffelsesforskriftens § 3.6 pålegger Oppdragsgiver taushetsplikt om forhold som er å anse som forretningshemmeligheter. Patenterte prosesser, beregningsmodeller og kalkyler av strategisk betydning er eksempler på informasjon som kan unntas offentlighet.
Samlet tilbudspris vil være å finne i anskaffelsesprotokollen og er dermed offentlig.
Sladdingen må ikke være så omfattende at det ikke er mulig å forstå sammenhengen i tilbudet.
I samband med sladdingen skal det anføres hvilen type informasjon som er sladdet og årsaken til at informasjonen er unntatt offentlighet.
Oppdragsgiver vil på selvstendig grunnlag vurdere om sladdingen er i tråd med reglene og kan både sladde mer eller åpne for mer innsyn.
Leverandør skal levere en sladdet elektronisk utgave av tilbudet.
Sladdingen skal være gjort slik at teksten ikke kan rekonstrueres elektronisk. I forbindelse med sladding skal det ikke fjernes tekst i tilbudet. Det slettede innholdet skal erstattes med for eksempel en skravert boks av ca. samme størrelse som det fjernede innholdet.
Eventuelle forbehold må tydelig fremgå i Tilbudsbrevet, og skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Xxxxxxxx.
Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at Tilbudet ansees som ufullstendig og kan bli avvist.
Oppdragsgiver kan innenfor rammen av gjeldende forskrift om offentlige anskaffelser anmode tilbyderne om å supplere eller utdype de fremlagte attester og dokumenter.
6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling
Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten.
Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget, i samsvar med kunngjort frist, for tilbyderne til eventuelt å klage over beslutningen.
Kontrakt vil bli inngått etter at eventuelle klager er sluttbehandlet.
Det vil bli inngått avtale mellom Oppdragsgiver og leverandør for levering av de tjenestene som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
6.2.1 Tiltredelse og varighet
Avtalen skal tiltres i løpet av våren 2017 og varer frem til valgt utstyr er overlevert til og godkjent av Oppdragsgiver.
Service- og vedlikeholdsavtalen trer i kraft etter at Oppdragsgiver har overtatt valgt utstyr og vil ha en varighet på 1,5 år.
6.2.2 Kontraktsbetingelser
Avtalen som blir inngått vil være basert på Utkast til kontrakt som ligger vedlagt denne konkurransen.
Avtalen vil i tillegg til selve avtaledokumentet med partenes underskrifter, inneholde følgende dokumenter:
• Protokoll fra kontraktsmøte
• Konkurransegrunnlaget
• Leverandørens tilbud
6.2.3 Service- og vedlikeholdsavtale
Avtalen som blir inngått vil være basert på statens standardavtale for vedlikehold og service,
Service- og vedlikeholdsavtale (SSA-v-lille 2013) som ligger vedlagt denne konkurransen.
Avtalen vil i tillegg til selve avtaledokumentet med partenes underskrifter, inneholde følgende dokumenter:
• Konkurransegrunnlagets vedlegg 6, Bilag til SSA-v-lille 2013
Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i forespørselsdokumentene, som består av:
• Dette konkurransegrunnlaget
• Vedlegg 1: Tilbudsbrev
• Vedlegg 2: Kravspesifikasjon
• Vedlegg 3: Prisskjema
• Vedlegg 4: Utkast til avtale
• Vedlegg 5: Service- og vedlikeholdsavtale (SSA-v-lille 2013)
• Vedlegg 6: Bilag til SSA-v-lille 2013