Konkurransegrunnlag
Inkasso Fjellinjen AS
Saksnummer 2018 – 03
Tilbudsfrist 28.mai 2018, kl. 12:00.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang 2
1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsen 2
2.4 Fordeling av oppdragets omfang 4
3 REGLER SOM GJELDER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4
3.5 Krav om lønns- og arbeidsforhold 5
3.7 Tilleggsopplysninger, rettelser og suppleringer til konkurransegrunnlaget 5
3.8 Spørsmål til oppdragsgiver 5
3.9 Deltilbud og alternative tilbud 5
4 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD) 6
5.1 Generelt om kvalifikasjonskravene 6
5.2 Nærmere om kvalifikasjonskravene 6
6.TILDELINGSKRITERIER (kriterier for valg av tilbud) 7
8.5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 10
9. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN – MEDDELELSE OM TILDELING 11
10. VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 11
1. GENERELL BESKRIVELSE
1.1 Om Oppdragsgiveren
Fjellinjen AS, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av inkassotjenester. Ved kontraktstildeling vil inkassoselskapet (heretter kalt leverandøren) bli gitt en rett til å innfordre utestående fordringer på vegne av bompengeselskapet.
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser og forskrift om konsesjonskontrakter (F.12.08.2016 nr. 976).
Oppdragsgiver ble etablert 13.2.1986 med formål å finansiere E-18 gjennom Oslo sentrum med Oslo kommune som eneaksjonær.
Ved Stortingsvedtak av 8.6.1988, St.prp. nr. 96 (1987-1988) ble selskapets ansvarsområde utvidet til å omfatte delfinansieringen av hovedveiutbyggingen i Oslo og Akershus, (Oslopakke 1). Samtidig ble det vedtatt en bompengering som grunnlag for finansieringen.
Akershus fylkeskommune kom inn som aksjonær i 1990 og eier i dag 40 % av aksjene, Oslo kommune eier de øvrige 60 % av aksjene.
I 2008 kom Oslopakke 3, en finansieringspakke for å finansiere utbygging av hovedveinettet og kollektivnettet i Oslo og Akershus. Pakken ble i 2012 forlenget med 5 år til 2032 med 56,4 mrd. kroner i bompengefinansiering.
For mer informasjon om Oppdragsgiver, se xxx.xxxxxxxxxx.xx Oppdragsgivers kontaktperson er: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx
xxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Tillatt kommunikasjon i denne konkurransen reguleres i punkt 3.6.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang
For å effektivisere driften av selskapet har oppdragsgiver behov for å knytte til seg to leverandører som kan yte inkassotjenester.
Oppdragsgiver har signert ny bompengeavtale med Staten. Et ledd i denne avtalen er at en del av virksomheten i dagens selskap skal skilles ut i et nytt selskap ved fisjon. De to hovedtyper krav (ref. punkt 2.1 Ytelsen) som vil inngå i kontrakten vil bli splittet til hvert sitt selskap etter fisjonen. Det er derfor en forutsetning at leverandøren har løsning for å håndtere innfordringen både før og etter fisjonen. For det tilfellet at det nye selskapet som skilles ut skal være ansvarlig for innfordring av krav, vil denne kontrakten kunne benyttes av dem på like vilkår som oppdragsgiver. Leverandøren må innrette seg etter at det kan bli aktuelt å forholde seg til begge selskaper, både oppdragsgiver og et nytt selskap ansvarlig for innfordring mv.
1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsen
Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen:
Planlagt uke/dato | Aktivitet |
26.april 2018 | Kunngjøring av konkurranse på xxxxxx.xx/XXX. |
00.xxx 2018 kl. 12:00 | Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget. |
28.mai 2018 kl.12:00 | Frist for å levere tilbud |
Uke 22-24 | Eventuelle forhandlinger |
Uke 22-24 | Utsendelse av tildelings- og meddelelsesbrev |
27.juni kl. 23.59 | Utløp av karenstid |
August 2018 | Kontraktsinngåelse |
1.oktober 2018 | Vedståelsesfrist utløper |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene, bortsett fra utløp av vedståelsesfrist, er veiledende.
2 KONTRAKTENE
2.1 Ytelsen
Det vil bli inngått to parallelle kontrakter med to ulike leverandører. Se nærmere om fordeling av volum mellom leverandørene under i pkt. 2.4.
Kontrakten vil gi leverandørene en rett til å forestå inndrivelse av ikke betalte krav fra norske kjøretøy. Kontraktene består av to hovedtyper krav som skal innfordres:
1. Inkasso av ubetalte passeringer uten AutoPASS avtale. Som ubetalte passeringer uten gyldig AutoPASS regnes (i) passeringer der det ikke er inngått AutoPASS-avtale, (ii) passeringer etter at gyldig AutoPASS-avtale er terminert. Denne typen passeringer innbefatter ikke saker mot utenlandske biler, når disse passeringene styres av en egen avtale.
2. Inkasso av krav overfor kunder med AutoPASS avtale for krav som har oppstått før kontrakten er terminert. Dette innebefatter også utenlandske kunder som har hatt en AutoPASS avtale med Fjellinjen.
Det vil ikke bli utbetalt vederlag fra oppdragsgiverne i forbindelse med utførelsen av konsesjonskontrakten da dette er en konsesjonskontrakt og det på ordinært vis kan ilegges salærer jf. lov om inkassotjenester, se vedlegg 2 Kontrakten.
En nærmere beskrivelse av kontraktytelsen fremgår av vedlegg 1, Kravspesifikasjon. Det er kun nye saker som skal behandles under kontraktene. Tidligere oversendte saker til inkasso vil bli behandlet under eksisterende inkassoavtaler.
2.2 Erfaringstall
I 2017 oversendte Fjellinjen 149 709 saker til inkasso. Hovedstolen til disse var NOK 154 751 068,-. Løsningsgraden etter 60 dager på den totale porteføljen fra 2014-2017 er pr. 30.09.2017; 82 % for kunder med AutoPASS avtale og 56 % for passeringer uten AutoPASS avtale. 3475 av sakene mot kunder med AutoPASS avtale som er terminert var mot utenlandske kunder. Dette innbefatter land som Poland, Turkey, Bulgaria, Romania, Sverige, Lithauina, Russia, Germany, Estonia, Netherlands, Chech Republic, Ukraine, Spaine, Slovenia og Belgium
Digital andel utsendelse av fakturaene er henholdsvis 75 % for AutoPASS avtaler og 36 % for passeringer uten AutoPASS avtale.
Erfaringstallene forplikter ikke Bompengeselskapet i noen sammenheng når det gjelder omfanget av kontraktens ytelser. Det gjøres spesielt oppmerksomt på at tidligere ordning med ileggelse av tilleggsavgifter er opphørt. Videre er det innført rush og miljødifferensierte takster. Dette kan påvirke omfanget av saker til inkasso og en økning på hovedstolens størrelse.
Erfaringstallene vil bli benyttet ved evalueringen av tilbudene.
2.3 Varighet / opsjoner
Avtalen skal gjelde i 2 år fra kontraktsignering, med opsjoner på forlengelse tre ganger, ett år ad gangen på samme vilkår. Det er opp til Xxxxxxxxxxxxx å avgjøre om opsjonene skal benyttes.
Ved opphør av bompengeinnkrevingen for, eller avvikling av Fjellinjen AS, har Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve kontrakten uten noen form for vederlag for tjenester som ikke allerede er utført. Det samme gjelder dersom det skjer endringer i lover eller forskrifter som medfører at betingelsene i avtalene vesentlig forrykkes, eller at avtalens intensjoner ikke lar seg operasjonalisere.
Oppdragsgiver har rett til å pålegge leverandør å sluttføre saker som er oversendt inkassoselskapet i avtale- og ev. opsjonsperioden på samme betingelser som i kontraktsperioden.
2.4 Fordeling av oppdragets omfang.
Fjellinjen har til hensikt å inngå kontrakt om inkassotjenester med to leverandører. Tildeling av krav til leverandørene vil skje på følgende måte:
(i) I en oppstartsperiode på 3 mnd., vil den leverandøren som skårer høyest på tildelingskriteriene få tildelt alle krav som knytter seg til ubetalte passeringer uten AutoPASS avtale.
(ii) Krav som knytter seg til mislighold av AutoPASS avtale vil i utgangspunktet fordeles med en
½-part på hver.
(iii) Tildeling av volum vil endres månedlig i kontraktsperioden på bakgrunn av oppnådd løsningsgrad siste 60 dager.
(iv) Tildelt volum vil i kontraktsperioden likevel ikke bli lavere enn 20 % av totalvolum.
Se nærmere om fordeling av oppdrag i kontraktsbestemmelsene, vedlegg 2 pkt. 8.
3 REGLER SOM GJELDER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
3.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 17. juni 2016 nr. 73 og forskrift om konsesjonskontrakter (konsesjonskontraktforskriften) av 12. august 2016 nr. 976. Anskaffelsen foretas etter konsesjonskontraktforskriften del I og II (over EØS-terskelverdi).
En konsesjonskontrakt er en tjenestekontrakt der vederlaget består enten utelukkende av retten til å utnytte tjenesten, eller av en slik rett sammen med betaling. Hva som utgjør en tjenestekontrakt er nærmere regulert i konsesjonskontraktforskriften § 4-1.
Konsesjonskontrakter kjennetegnes ved at det er leverandøren som bærer utgiftene ved å etablere tjenesten. Inntektene til leverandøren sikres gjennom en rett til kommersiell utnytting av tjenesten og/eller ved en delvis betaling fra oppdragsgiver.
3.2 Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i TED- og DOFFIN databasen, se xxx.xxxxxx.xx. Fjellinjen benytter Mercell som elektronisk verktøy for levering av tilbudet.
3.3 Kontraktsbestemmelser
Avtaleforholdet med Fjellinjen AS vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser, se vedlegg 2.
3.4 Taushetsplikt
Leverandør og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til taushetsbelagte opplysninger herunder personopplysninger, opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. konsesjonskontraktforskriften § 7-2, jf. forvaltningsloven § 13.
3.5 Krav om lønns- og arbeidsforhold
Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår etter reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Se nærmere om dette i kontraktbestemmelsene, se vedlegg 2 punkt 10.
3.6 Etiske krav
Leverandøren plikter å overholde grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Se vedlegg 3, punkt 4.
3.7 Tilleggsopplysninger, rettelser og suppleringer til konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, supplering og endring av konkurransegrunnlaget. Disse endringene vil bli distribuert via Doffin til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle opplysninger som gis på forespørsel fra en leverandør vil også bli gitt til alle de øvrige som har registrert sin interesse for anskaffelsen.
Dersom rettelser, suppleringer eller endringer som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil i så fall bli varslet om forlengelsen.
Dersom det oppdages feil, uklarheter eller ufullstendigheter i konkurransegrunnlaget, bes dette formidlet skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson som nevnt i punkt 3.8.
3.8 Spørsmål til oppdragsgiver
Oppdragsgivers kontaktperson er: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxx
Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen via kommunikasjonsmodulen i Mercell.
Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson.
Siste frist for å stille spørsmål til konkurransen settes til 10 dager før tilbudsfristen. På den måten vil det være mulig å overholde fristen for kunngjøring av spørsmål og svar innenfor 6 dagers fristen som følger av konsesjonskontraktforskriften § 8-2 (7). Spørsmål som stilles etter dette, kan ikke påregnes å bli besvart.
All kommutasjon skjer i henhold til konsesjonskontraktforskriften bestemmelser i forskriftens kapittel 10.
3.9 Deltilbud og alternative tilbud
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud.
4 DET EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMAET (ESPD)
4.1 Generelt om ESPD
Som en foreløpig dokumentasjon på (i) oppfyllelse av kvalifikasjonskrav, (ii) at det ikke foreligger avvisningsgrunner og (iii) oppfyllelse av utvelgelseskriterier, skal leverandøren fylle ut ESPD skjema som ligger i Mercell modulen. Skjemaet skal leveres sammen med tilbudet.
De leverandører som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås, dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav.
5 KVALIFIKASJONSKRAV
5.1 Generelt om kvalifikasjonskravene
Oppdragsgiver vil på bakgrunn av innsendt dokumentasjon vurdere hvorvidt tilbyder innehar de nødvendige kvalifikasjoner til å delta i konkurransen.
Dokumentasjon angitt i kolonne C under skal vedlegges tilbudet.
5.2 Nærmere om kvalifikasjonskravene
A: Kriterier | B: Krav | C: Dokumentasjon |
Organisatorisk og juridisk stilling | Foretaket skal være lovlig registrert. | Norsk firma: Firmaattest Utenlandsk firma: Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. |
Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter. | Norsk firma: Attest(er) for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn seks måneder fra tilbudsfristens utløp. Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemland som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatt og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i det land leverandøren er etablert. | |
Økonomisk og finansiell stilling | Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. | - Årsregnskap for de siste to regnskapsår og/eller - Kredittvurdering/-rating, ikke eldre enn seks måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan godtgjøre sin økonomiske stilling i tråd med ovennevnte dokumentasjonskrav, vil Bompengeselskapene vurdere annen egnet dokumentasjon, for eksempel erklæring fra finansinstitusjon om selvskyldnerkausjon. |
Tekniske og faglige kvalifikasjoner | Det kreves at leverandøren har inkassobevilling. | Kopi av leverandørens inkassobevilling. |
Det kreves relevant erfaring med inkassovirksomhet. For å betraktes som relevant må foretaket ha hatt enkeltoppdrag som har et volum som etter oppdragsgivers skjønn er å betrakte som relevant erfaring. | En liste med oversikt over minimum 3 av foretakets viktigste leveranser (de siste tre år) for de tjenester konkurransegrunnlaget omfatter, herunder leveransenes verdi og tidspunkt og angivelse av om det er offentlige eller private mottakere. For minimum to av leveransene skal det redegjøres nærmere for kontraktens innhold og omfang (antall krav/verdi), samt opplyses om kontaktperson (inkl. telefonnr.) hos oppdragsgiver i disse leveransene. Kontaktpersoner vil kunne kontaktes av Xxxxxxxxxxxxx. Se vedlegg 7, fane 7.1. Det er ikke anledning til å benytte Oppdragsgiver som referanse i denne konkurransen. | |
Det kreves tilstrekkelig kapasitet/ god gjennomføringsevne. | - Oversikt over foretakets totale bemanning, samt en beskrivelse av leverandørens organisasjon. Det skal legges ved organisasjonskart med angivelse av årsverk. Dersom firmaet er avhengig av å støtte seg på ressurser hos underleverandører for å bli kvalifisert, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og underleverandør vedlegges tilbudet. | |
Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold. | Attest eller annen dokumentasjon for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, ISO 9001 eller tilsvarende. | |
Leverandøren skal ha et velfungerende system for ivaretakelse av informasjonssikkerhet | Attest eller annen dokumentasjon for firmaets system for informasjonssikkerhetssystem som viser at leverandøren ivaretar informasjonssikkerhet, ISO/IEC 27001 eller tilsvarende. |
Inngis ikke dokumentasjon i tråd med de krav som fremgår overfor vil dette være grunnlag for å avvise leverandøren.
6.TILDELINGSKRITERIER (kriterier for valg av tilbud)
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Tildelingskriterier | Vekt | Krav til dokumentasjon av tildelingskriteriene |
Pris (a)Tilbudt «pay back» av det som maksimalt lovlig kan avtales Oppdragsgivers angitte faktureringsløp, se nærmere om dette under i vedlegg 1, pkt. 3. (Se punkt 7 ang. evaluering) (Innbyrdes vekting pris: 40 %) (b)Selvkost, herunder direkte og indirekte kostnader. (Innbyrdes vekting pris: 50 %) (c) Tilbudt enhetspris ved bestilling av eventuelle tilleggsytelser, i henhold til Finanstilsynets rundskriv. (Innbyrdes vekting pris: 10 %) | 60 % | (a) Komplett utfylt prisskjema, se vedlegg 7, fane 7.2 «pay back». «Pay back» skal oppgis i % og omgjøres av Oppdragsgiver til kroner. (b) Komplett utfylt prisskjema, se vedlegg 7, fane 7.3 Selvkost. (c) Komplett utfylt prisskjema, se vedlegg 7, fane 7.4 Tilleggsytelser |
Kvalitet (a) Kvalitet og innhold i leveransen (Innbyrdes vekting kvalitet: 50 %) (b)Tilbudt personell (Innbyrdes vekting kvalitet: 40%) (c) Utvikling og optimalisering av tjenesten (Innbyrdes vekting kvalitet: 10%) | 40 % | a) En beskrivelse av inkassators utførelse av tjenesten, bl.a. på hvilken måte og hvor langt de følger opp dårlige betalere. Tilbyder skal beskrive fremgangsmåten som vil bli benyttet i perioden fra den enkelte fil med saker mottas til fordringene er betalt eller avsluttet av andre årsaker for å oppnå høyest løsningsgrad. Se fordeling av oppdragets omfang, punkt 2-4. Digitale løsninger vil foretrekkes. b) Beskrivelse av leverandørens dedikerte team til oppdraget, herunder antall deltaker. Leverandøren skal herunder beskrive hvordan teknisk support vil støtte kunden gjennom oppstartsfase og gjennom kontraktens levetid. Beskrivelse på maks to A4 sider. CV for tilbudt personell til oppdraget, som skal inneholde opplysninger om utdanning og relevant erfaring. I tillegg til CV skal vedlegg 7, fane 7.5 fylles ut. c) I hvilken grad leverandør vil kunne bistå med endringer / utvikling av kontrakts- ytelsene. I besvarelsen skal det vises til tidligere oppdrag der leverandøren har bistått i utvikling av tjenestene. Beskrivelse på maks en A4 side. |
Inngis ikke dokumentasjon i tråd med de krav som fremgår overfor vil dette kunne være grunnlag for å avvise leverandørens tilbud.
Tilbudt personell kan ikke byttes ut i kontraktsperioden uten oppdragsgivers samtykke. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn.
7. EVALUERING
I evalueringen legges det til grunn at 100 % «pay back» er lik kr 280 som er summen av Oppdragsgivers valgte betalingsløp pr fordring, se vedlegg 1 punkt 3. I evalueringen vil tilbudt % omgjøres til kroner med utgangspunkt i dette. Dette betyr at tilbudt «pay back» i % vil evalueres isolert. Ved faktisk gjennomføring av avtalen, vil naturlig nok leverandørens selvkost komme til fradrag, jf. Finanstilsynets retningslinjer. Selvkost vil på sin side bli evaluert som et selvstendig underkriterium, der Oppdragiver vil benytte erfaringstall basert på regnskapsåret 2017 i sin evalueringsmodell. Det vises til punkt 2.2.
Oppdragsgiver vil benytte en evalueringsmodell der alle tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Den gitte poengscoren til hvert enkelt kriterium multipliseres med kriteriets angitte relative vekt. De vektede poengscorene summeres og leverandøren med høyest total poengscore er vinner av konkurransen.
Oppdragsgiver vil benytte en skala fra 1-10 for hvert enkelt kriteria.
Tildelingskriteriene vil bli evaluert henhold til oppgitt vekting i matrisen i punkt 6. Pris skal telle 60 % og kvalitet skal telle 40 %. Underkriteriene er vektet innbyrdes.
Oppdragsgiver vil benytte lineær metode. Dette innebærer at forskjeller i poengscore gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris (fra laveste tilbud). Dette uttrykkes matematisk i denne formelen:
Poengscore = 10 - 10x(Pe-Pb)/Pb der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris.
8. TILBUDET
8.1 Tilbudsfrist
Tilbudsfrist: 28. mai 2018, kl. 12:00. Tilbudet skal leveres på norsk.
8.2 Forbehold og avvik
Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem.
Tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene vil bli avvist, jf. konsesjonskontraktforskriften § 11-8 (1).
Tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som ikke er ubetydelige, og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, vil bli avvist jf. konsesjonskontraktforskriften § 11-8 (2).
Leverandørs henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
8.3 Offentlighet
Tilbud og anskaffelsesprotokoll vil unntas offentlighet, jf. offentlighetsloven av 19.5.2006 nr. 16 § 23 inntil valg av tilbyder er bestemt.
Tilbyderne skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
8.4 Vedståelsesfrist
Tilbyder er bundet av tilbudet til 1. oktober 2018.
8.5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
Tilbudet skal innleveres via Mercell KGV-modul. Følgende dokumenter skal inngå i tilbudet:
Dokument(er) | Skilleark |
1. Signert tilbudsbrev. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. Eventuelle forbehold og avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer. Det gjøres oppmerksom på at forbehold kan medføre at tilbudet avvises, se pkt. 7.2 over. Tilbudsbrevet skal opplyse om hvem som er leverandørens kontaktperson (-er) med telefonnummer og e-postadresse (-r). | 1 |
2. Erklæring om at leverandør oppfyller alle kvalifikasjonskrav, se punkt 4 jf. ESPD – skjema i Mercell modulen. | 2 |
3. Egenerklæring grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø mv, se punkt 4 jf. ESPD – skjema i Mercell modulen. | 3 |
4. Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav: - Firmaattest - Attest fra skattemyndighetene (merverdiavgift, skatt) - Siste årsregnskap - Inkassobevilling - Liste over foretakets viktigste leveranser de siste tre år, inkl. navn på kontaktperson, se vedlegg 7.1. - Dokumentasjon på firmaets gjennomføringsevne (se pkt. 4.2 for en utfyllende beskrivelse): o Oversikt over foretakets totale bemanning - Dokumentasjon på firmaets kvalitetssystem/styringssystem - Dokumentasjon på firmaets informasjonssikkerhet | 4 |
For en utfyllende beskrivelse av hva som skal dokumenteres vises det til punkt 5 Kvalifikasjonskrav | |
5. Dokumentasjon på tildelingskriteriene «Pris» og «Kvalitet»: - Komplett utfylt prisskjema med angivelse av «pay-back», se vedlegg 7.2 - Komplett utfylt prisskjema for selvkost, se vedlegg 7.3 - Komplett utfylt prisskjema for tilleggsytelser se vedlegg 7.4 - En beskrivelse av fremgangsmåten som vil bli benyttet i perioden fra den enkelte fil med saker mottas, til fordringene er betalt eller avsluttet av andre årsaker. Beskrivelsen skal ikke være lenger enn to A4 sider. - Beskrivelse av leverandørens dedikerte team til oppdraget, ikke lenger enn to A4 sider. - CVer for tilbudt personell, samt ferdig utfylt vedlegg 7.5 - En beskrivelse av hvordan leverandør vil kunne bistå med endringer / utvikling av kontraktsytelsene. I besvarelsen skal det vises til tidligere oppdrag der leverandøren har bistått i utvikling av tjenestene. Beskrivelsen skal ikke være lenger enn én A4 side. For en utfyllende beskrivelse av hva som skal dokumenteres vises det til punkt 6 Tildelingskriterier | 5 |
6. Sladdet tilbud En PDF kopi av hele tilbudet hvor taushetsbelagte opplysninger er sladdet | 6 |
Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse, anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt, og tilbyder vil bli avvist.
Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende.
9. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN – MEDDELELSE OM TILDELING
Alle deltakerne i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvilke leverandører Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med, samt en begrunnelse for valget. I meddelelsen vil Oppdragsgiver gi leverandørene en frist for å påklage beslutningen.
Valg av leverandør skjer med forbehold om Fjellinjens styre endelige godkjenning i styremøte.
* * *
10. VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET
1) Kravspesifikasjon
2) Kontrakt om kjøp av inkassotjenester
3) Utfylt ESPD skjema, herunder egenerklæring med grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø mv.
4) Beskrivelse av grensesnitt på inkassofilen mellom sentralsystemet og inkassobyrået
5) Finanstilsynets rundskriv 5/2014 «Retningslinjer for inkassators adgang til å inngå avtaler om tilleggsytelser i forbindelse med inkassooppdrag – «pay back» / brev fra Finanstilsynets av 3. juli 2015
6) Databehandleravtale etter personopplysninger
7) Vedlegg for utfyllelse, ark/vedlegg 7.1, 7.2,7.3, 7.4. og 7.5. Samtlige ark skal fylles ut.