Minikonkurranse – Rammeavtale for printere og multifunksjonsmaskiner, samt systemer for overvåking og betaling
Minikonkurranse – Rammeavtale for printere og multifunksjonsmaskiner, samt systemer for overvåking og betaling
1.1 Anskaffelsens formål og omfang
Prosjektet Printing2 anbefalte at UiO innfører en løsning basert på Safecom. På bakgrunn av denne anbefalingen skal vi anskaffe en Safecom-løsning, i første omgang kun for et begrenset antall brukere/skrivere (Pilot). Safecom er representert på Uninetts «Rammeavtale for printere og multifunksjonsmaskiner, samt systemer for overvåking og betaling». Av de tre leverandørene i denne Uninett avtalen har UiO tilknytningsavtale med 2 av dem. Leverandør velges etter minikonkurranse.
Anskaffelsen er todelt, i første omgang en begrenset pilot og dersom piloten er vellykket så full implementering med oppstart mai 2014.
1.2 Gjennomføring av minikonkurranse
Invitasjonen til deltagelse til minikonkurransen ble sendt de leverandørene under Uninett avtalen UiO har tilknytningsavtale med.
Aktivitet | Frist | |
Utsendelse av minikonkurranse | 29.08.2013 | Fast |
Tilbudsfrist | 09.09.2013 kl 14:00 | Fast |
Evaluering | Uke 37 | Estimat |
Tildeling | 16.09.2013 | Estimat |
Karensperiode | 10 dager etter tildeling | Fast |
Kontraktsignering | 26.09.2013 | Estimat |
2 Tildelingskriterier
Virksomheten evaluerer de innkomne tilbudene og tildeler kontrakt til den Leverandøren som inngir det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut i fra følgende kriterier:
Kriterier:
Funksjonalitet (Etterkommelse av krav, teknisk løsning) 10 % Administrativt (Beskrivelse av kompetanse, servicenivå, etc) 45 % Priser (TCO) 45 %
2.1 Funksjonelt
Leveringsomfang for pilot-løsningen (ikke alle infrastruktur-modulene blir nødvendigvis kjøpt inn):
Lisenser for server-infrastruktur:
SafeCom Enterprise Server (for cluster/API/Multiserver)
SafeCom Multiserver Enabler (for tilgang til ubegrenset antall servere på løsningen) SafeCom Cluster Enabler (for mulighet til installasjon på MS-cluster)
SafeCom API (API for kvoteavstemning mot eksternt system) SafeCom EPAY (for betalingsløsning)
Safecom Push-print (for ubegrenset antall push-køer) Safecom Mobile Print (Opsjon)
Lisenser (+firmware og Mifare-kortleser) for MFP-er:
8 stk Ricoh Aficio MP Cxxxx
7 stk Xerox WorkCentre 73xx 1 stk HP Laserjet M4345 mfp
3 stk HP LaserJet P4015 / P4515 2 stk HP LaserJet 4250 / 4350
1 stk HP LaserJet P3005 1 stk HP LaserJet P3015
1 stk HP Color Laserjet CP3505 2 stk HP Color LaserJet CP3525 1 stk HP Color LaserJet 4700
1 stk HP LaserJet M602
1 stk HP Color LaserJet M551 1 stk HP CP4525
Beskriv:
- Dersom det ved flytting av lisenser fra én fysisk skriver til en annen (også mellom ulike produsenter) tilkommer kostnader, legges dette inn med pris som eget punkt i prismatrisen.
- Om dere kan levere lisens til alle modeller nevnt over. Dersom dere ikke kan levere lisens til alle nevnte modeller, oppgi hvilke modeller dere ikke kan levere lisens til.
Fullt utbygd, gjennom en utrulling over 2-3 år, ser vi for oss at vi vil ha 400-600 skrivere/MFP-er med pull-print-funksjonalitet i Safecom, i tillegg til noen hundre med kun push-print. Vi har gjort følgende estimat for fordelingen av skrivermodeller:
30% Ricoh Aficio MP Cxxxx 15% Xerox WorkCentre 73xx 1% HP Laserjet M4345 mfp 19% HP LaserJet P4015 / P4515
5% HP LaserJet P30xx
5% HP Color Laserjet CP35xx 4% HP Color LaserJet 4700 10% HP LaserJet M602
3% HP Color LaserJet M551 8% HP CP4525
2.2 Administrativt
Kompetanse
Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner/kompetanse på Safecom
- Beskrivelse av omfanget av kompetanse på løsningen hos Leverandøren
- Er innehavere av kompetansen ansatte hos Leverandøren?
- Lokal tilstedeværelse i forhold til Oppdragsgiver?
- CV på konsulenter som kan hjelpe til med implementasjon av brukerportal/betalingsløsning.
Service Beskrivelse av:
- Support/serviceorganisasjon
o Mulighet for svar på konkrete spørsmål pr. telefon
o Mulighet for svar på konkrete spørsmål pr. e-post
o Råd og bistand i implementering
o Tilgjengelighet
- Responstid: 2/4/8 timer, neste arbeidsdag - på stedet.
- Rutiner for oppfølging og feilretting
- Eskalering av henvendelser
- Implementeringstjenester
- First-time-fix (Statistikk)
- Leverandørens kvalitetssikrings/-styringssystem
Referanser/referansekunder der Leverandøren har levert og supporterer Safecom-løsninger, med vekt på kunder med tilsvarende størrelse og behov som UiO.
2.3 Priser
Leverandørene bes om å lage 2 pris skjemaer
1. Server-infrastruktur og lisenser/kortlesere/etc til pilot (30stk), og 40 timer* konsulentbistand i forbindelse med implementasjon av brukerportal/betalingsløsning (oppgi timepris * 40) og årlig vedlikeholdskostnader for 5 år på disse maskinene
2. Lisenser for resten av UiO(4-600 skrivere/MFP-er med pull-print-funksjonalitet i Safecom, i tillegg til noen hundre med kun push-print) og årlig vedlikeholdskostnader for 5 år på disse maskinene. Prisene skal inkludere evt. firmware og kortleser for hver skriver med pull-print.
I prisskjema 2 bes leverandøren ta utgangspunkt i 400 skrivere/MFP-er med pull-print-funksjonalitet i Safecom, og 200 med kun push-print. Fordelingen av modeller er oppgitt i 2.1, og vi ønsker pris pr modell, og totalpris.
I tillegg ønsker UiO at leverandøren skal prise følgende opsjoner: Leverandøren tar hele pilotinstalasjonen.
Det som da skal settes opp er:
- SafeCom Enterprise
- SafeCom Multiserver Enabler
- SafeCom EPAY (for betalingsløsning)
- Safecom Push-print
- MS SQL-Database (enten intern, eller en ny instans på eksisterende MS-SQL-hotell)
- Kobling mot eksisterende printerservere
- Sync mot eksisterende AD
Ber leverandøren om å komme med to pris-estimat på denne.
1. Fastpris
2. Basert på timepris, men et estimert antall timer brukt
I tillegg skal leverandøren oppgi timepris for konsulentbistand, både for konsulent og seniorkonsulent.
* Gjør oppmerksom på at dette er et estimat på antall timer som vil bli brukt. Det virkelige antallet kan bli høyere eller lavere.
2.4 Betalingsbetingelser
Pilot:
Det skal sendes 2 fakturaer.
1. Faktura for lisenser sendes etter utsendelse av lisenser
2. Faktura for konsulentbistand sendes etter godkjenning av pilotfasen
Utrulling:
Lisenser i forbindelse med utrullingen vil bli bestilt i bolker.
Det skal bli sendt en faktura per bolk etter at lisensene er mottatt.