Bewaring (ICT-) activa. In onze gemeente werken collega’s hybride. Hierbij bestaat het risico dat devices ‘kwijt’ raken bij levering/ontvangst, uitgifte/voorraadbeheer (in- en uitdiensttreding of reparatie). We hebben binnen de organisatie het Reglement gebruik digitale middelen. Uitgangspunt is dat iedere medewerker een laptop en telefoon krijgt. Functie-gebonden zijn er uitzonderingen. Laptops worden uitgegeven door de organisatie en zijn daarna in beheer van ICT-WBW. Registratie is op persoonlijk niveau, zodat overzicht is wie welke laptop heeft (asset management). Er vindt controle plaats op inname. De ontvangen laptops worden opgeslagen in een ruimte waar slechts enkele collega’s bij kunnen. Het overzicht van andere devices is minder accuraat. Momenteel wordt de uitrol van een voorraadregistratiesysteem voorbereid. Er wordt een mobile device management oplossing gezocht. Hierin worden aantallen bestelde, ontvangen en uitgegeven devices bijgehouden. Begin 2025 vindt de stapsgewijze uitrol plaats, startend bij Apple devices en daarna Android apparatuur. Op dat moment vindt ook de opschoning van de telefoonlijst (wie heeft welke device) plaats. Het voorraadregistratiesysteem met periodieke controles zou een belangrijke beheersmaatregel zijn om ontvreemding te voorkomen doordat dan eerder opvalt als er zaken missen. En de organisatie kan beter optreden als sprake is van ontvreemding. Bij Openbare Werken maken collega’s gebruik van diverse gereedschappen. Ook hier bestaat het initiële risico dat deze ‘kwijt’ raken. De financiële impact hiervan afgezet tegen de gemeentebegroting is echter lager, waardoor de materialiteit van dit risico als laag wordt beoordeeld. Er vindt momenteel nog geen interne controle op deze processen plaats. Het beschrijven en bespreken van procedures en werken met een voorraadregistratiesysteem verkleinen het risico dat er spullen ontvreemd worden.
