Informatieverzorging door het bestuur. De raad van commissarissen spreekt met het bestuur expliciet af welke informatie commissarissen zullen ontvangen, in welke graad van detaillering en in welke frequentie. Het bestuur zal de raad van commissarissen van juiste, volledige en tijdige informatie moeten voorzien. De commissaris die de benodigde informatie voor een goede oordeelsvorming, niet verkrijgt, vraagt hier nadrukkelijk om, één en ander binnen de grenzen van de redelijkheid. Het bestuur en de raad van commissarissen maken jaarlijks een jaarplanning van vergaderdata op. Deze vergaderingen vinden minimaal éénmaal per kwartaal plaats; Het bestuur levert minimaal twee weken vóór de datum van de vergadering de agenda en de vergaderstukken aan. Het bestuur verschaft de raad van commissarissen per kwartaal binnen één maand na afloop van het kwartaal schriftelijke informatie over de gang van zaken binnen de vennootschap. Deze informatie bevat tenminste: - de resultatenrekening over het afgelopen kwartaal in vergelijking met het overeenkomstige kwartaal van het vorige jaar en met de begroting voor het betreffende kwartaal en de balans per het einde van het kwartaal; Al het voorgaande dient tevens gesplitst naar relevante activiteiten/bedrijfsonderdelen te worden verstrekt; - een analyse van en verklarende toelichting op bovenstaande informatie; - de stand van zaken betreffende lopende grote investeringsprojecten en andere belangrijke lopende projecten zoals reorganisaties, CAO onderhandelingen, fusies, overname, samenwerkingsverbanden, grote aan- en verkoopcontracten; Het bestuur licht de verschafte informatie mondeling toe en legt de relatie met het goedgekeurde business plan en jaarplan. Het bestuur brengt alle informatie die redelijkerwijs van belang is voor het voortbestaan van de vennootschap op korte of langere termijn zoals plotseling bekend geworden verliezen, opzegging van samenwerkingsovereenkomsten, claims tegen de vennootschap, calamiteiten, e.d. onverwijld ter kennis van de raad van commissarissen. Het staat de raad van commissarissen vrij om, na daarvan het bestuur in kennis gesteld te hebben, bij andere bronnen binnen en buiten de vennootschap zoals de leden van het management team, personeelsvertegenwoordigingen, externe accountants, externe adviseurs, e.d., informatie te vergaren die zij voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht. Het bestuur is gehouden alle medewerking te verlenen aan de verstrekking van deze informatie.
