Kick-offmeeting. Er zal een “kick-offmeeting” (startvergadering) worden georganiseerd om de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) in staat stellen er zich van te vergewissen of de opdrachtnemer de nodige maatregelen heeft genomen voor het plannen, opstarten en uitvoeren van de bestelde prestaties. Tijdens deze vergadering moet de opdrachtnemer de nodige verduidelijkingen aanbrengen en moet hij de aandacht van de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) vestigen op de prestaties die, in dat stadium van de overeenkomst, nog niet duidelijk zijn vastgesteld of gepland en op de acties die de opdrachtnemer plant om daaraan te verhelpen. Als de overeenkomst vereist dat de opdrachtnemer een planning van de prestaties verstrekt, zal van de kick-offmeeting gebruik worden gemaakt om de verwachtingen van de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) over de inhoud van die planning te verduidelijken. Als die planning vóór de kick-offmeeting ter beschikking kon worden gesteld van de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n), zal die vóór de vergadering worden bekeken en zal ze tijdens de vergadering worden becommentarieerd. Zo nodig zal deze vergadering ook worden gebruikt om de inhoud van alle contractuele documenten gestructureerd en gericht te onderzoeken (bestelbrief, offerte, bestek, documentatie waarnaar het bestek verwijst) om er zeker van te zijn dat na de vergadering alle contractuele bepalingen door de beide partijen (administratie en opdrachtnemer) op dezelfde wijze worden begrepen en geïnterpreteerd. De kick-offmeeting moet zo snel mogelijk na de kennisgeving van de overeenkomst worden georganiseerd om zo spoedig mogelijk de nodige acties te kunnen ondernemen. De te plannen acties voor de vergadering worden hierna in volgorde omschreven, zodat de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) op elk moment het proces kan (kunnen) stopzetten van zodra duidelijk zou worden dat de organisatie van de startvergadering geen toegevoegde waarde zou hebben. De kick-offmeeting zal plaatsvinden bij de FOD Financiën op basis van een tussen de beide partijen overeengekomen agenda. De leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) zorgt (zorgen) voor het verzenden van de volgende gegevens naar de opdrachtnemer: - de lijst van de punten en vragen die moeten worden verduidelijkt; - de thema’s die tijdens de vergadering moeten worden besproken; - zo nodig, bepaalde modaliteiten. Het is noodzakelijk dat die inlichtingen minstens 3 kalenderdagen vóór de vergadering aan ...
