Kick-offmeeting of startvergadering. Er zal een "kick-offmeeting" (startvergadering) worden georganiseerd om de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) in staat te stellen zich ervan te verzekeren dat de opdrachtnemer alle nodige maatregelen heeft getroffen om de bestelde prestaties te plannen, op te starten en uit te voeren. Tijdens deze vergadering verschaft de opdrachtnemer de nodige verduidelijkingen en vestigt hij de aandacht van de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) op de prestaties die in dit stadium van het verloop van het contract nog niet duidelijk zijn vastgelegd of gepland, evenals op de door de opdrachtnemer voorziene acties om hieraan te verhelpen. Als het contract vereist dat de opdrachtgever een planning van de prestaties verstrekt, zal de kick-offmeeting worden benut om de verwachtingen van de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) met betrekking tot de inhoud van deze planning, te verduidelijken. Als deze planning al vóór de kick-offmeeting ter beschikking kon worden gesteld van de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n), zal ze vóór de vergadering worden herzien en is er tijdens die vergadering mogelijkheid om opmerkingen te formuleren en van gedachten te wisselen met betrekking tot de planning. Indien nodig zal deze vergadering ook worden benut om op een gestructureerde en doelgerichte manier de inhoud van alle contractuele documenten (bestelbrief, offerte, bestek, documentatie waarnaar het bestek verwijst) te overlopen om zich ervan te verzekeren dat, na afloop van deze vergadering, alle voorwaarden van het contract en hun draagwijdte door beide partijen (administratie en opdrachtnemer) op dezelfde manier worden begrepen en geïnterpreteerd. De kick-offmeeting wordt zo vroeg mogelijk na de betekening van het contract georganiseerd om zo snel mogelijk de nodige acties te kunnen ondernemen. De in het kader van een "kick-offmeeting" te voorziene activiteiten worden hierna in opeenvolgende stappen beschreven zodat de leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) het proces op eender welk ogenblik kan stilleggen, zodra hij zich rekenschap geeft van het feit dat de organisatie van een "kick-offmeeting" geen toegevoegde waarde meer heeft. Deze vergadering vindt plaats in de kantoren van de FOD Financiën en wordt georganiseerd op basis van een tussen beide partijen overeengekomen agenda. De leidende ambtenaar en/of zijn afgevaardigde(n) zullen het volgende aan de opdrachtnemer overmaken: - de lijst van de nog te verduidelijken vragen en punten, -...
