Common use of Procedure voor de indiening van verslagen Clause in Contracts

Procedure voor de indiening van verslagen. De gesubsidieerde projecten zijn het voorwerp van een eindevaluatie en een tussentijdse evaluatie. Deze evaluaties gebeuren in drie onderscheiden stappen: 1. Een schriftelijk voortgangsverslag van de begunstigden, jaarlijks opgemaakt conform het model in bijlage IV, een jaarlijkse opvolgingsvergadering gevolgd door een schriftelijke beoordeling van de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie Energie. De eerste tussentijdse vergadering vindt plaats uiterlijk 14 maanden na de start van de uitvoering van het project op initiatief van de begunstigde / consortiumleider. In voorkomend geval geeft de kalender eveneens de voorziene evolutie van het niveau van technologische maturiteit (hierna “TRL”) weer van het gesubsidieerde project. 2. De schriftelijke voortgangsverslagen moeten elektronisch aan de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie Energie bezorgd worden ten laatste één maand vóór elke vergadering; een originele ondertekende kopie moet tijdens de vergadering bezorgd worden. Deze verslagen moeten de voortgang van het gesubsidieerde project en het gebruik van overheidsmiddelen nauwkeurig, eerlijk en beknopt weergeven. 3. Dit voortgangsverslag zal een evaluatie van de bereikte resultaten mogelijk maken in functie van de hiervoor beschreven criteria en zal de begunstigden verplichten de bereikte TRL op de datum van de vorige vergadering, de TRL die op de huidige datum bereikt zou moeten worden volgens de oorspronkelijk medegedeelde vooruitzichten, alsook de effectief bereikte TRL vermelden. Elke begunstigde moet ook meewerken aan een externe financiële audit die op jaarlijkse basis uitgevoerd wordt door een consultant die door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie is aangesteld. Daartoe zal elke begunstigde (desgevallend via de consortiumleider) uiterlijk één maand voor iedere opvolgingsvergadering het in bijlage V vervolledigde kostenmodel vervolledigd bezorgen. Wanneer de kwaliteit van het schriftelijke verslag als onvoldoende en/of onvolledig wordt beschouwd, dan wordt deze mening aan de begunstigden tijdens de vergadering medegedeeld. De begunstigden, desgevallend via de consortiumleider, moeten een nieuw verslag ten laatste één maand na de vergadering bezorgen. Dit verslag wordt tijdens een tweede vergadering besproken die plaatsvindt ten laatste één maand na ontvangst van het tweede verslag door de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie Energie. De schriftelijke beoordeling wordt aan de begunstigden ten laatste één maand na de vergadering medegedeeld. Als de evaluatie negatief is, dan wordt de beoordeling gemotiveerd. Een nieuwe vergadering wordt door de Algemene Directie Energie vastgelegd ten laatste 6 maanden na ontvangst van de eerste negatieve beoordeling. In geval van een nieuwe negatieve evaluatie, wordt beschouwd dat de begunstigden de overeenkomst verbroken hebben, en de ontvangen steun en de door de Algemene Directie Energie gemaakte kosten worden terugbetaald, verhoogd met de wettelijke interesten. Binnen 30 dagen na het verstrijken van de duur van het project bedoeld in artikel 2 bezorgen de begunstigden, desgevallend via de consortiumleider, een eindverslag conform het model in bijlage IV alsook conform het kostenmodel in bijlage V en werken mee aan een externe financiële audit die uitgevoerd wordt door een consultant die door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie is aangesteld. De kosten die tijdens deze dertig dagen na het einde van het project worden gemaakt in functie van de opmaak van het eindverslag, worden geacht te zijn gemaakt tijdens de duur waarvoor aan het project subsidie is toegekend. Elke begunstigde moet verklaren dat de verstrekte informatie volledig, juist en betrouwbaar is en dat de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie. De kosten worden gestaafd door middel van passende schriftelijke of elektronische gegevens en bewijsstukken die op verzoek of in het kader van controles en onderzoeken zullen worden overgelegd.

Procedure voor de indiening van verslagen. De gesubsidieerde projecten zijn het voorwerp van een eindevaluatie tussentijdse en een tussentijdse evaluatieeindevaluatie. Deze evaluaties gebeuren in verschillende stappen: Het technisch voortgangsverslag dient om de drie onderscheiden stappen: 1maanden afgeleverd te worden. Een schriftelijk voortgangsverslag van de begunstigden, jaarlijks opgemaakt conform Aan het model in bijlage IV, een jaarlijkse opvolgingsvergadering gevolgd door een schriftelijke beoordeling van de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie Energie. De eerste tussentijdse vergadering vindt plaats uiterlijk 14 maanden na de start van de uitvoering van het project op initiatief van de begunstigde / consortiumleider. In voorkomend geval geeft de kalender eveneens de voorziene evolutie van het niveau van technologische maturiteit (hierna “TRL”) weer einde van het gesubsidieerde project. 2, moet de begunstigde een eindverslag afleveren volgens dezelfde procedure als de tussentijdse rapporten. Aan de begunstigde kan gevraagd worden een mondelinge presentatie te geven van de vooruitgang van het project en de tot dan toe bereikte resultaten. In geval van dergelijk verzoek, dient de begunstigde hierop in te gaan. De schriftelijke voortgangsverslagen verslagen moeten elektronisch aan worden verzonden naar de gemachtigde ambtenaar FOD Economie via xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx, ten laatste een maand na het afsluiten van de Algemene Directie Energie bezorgd worden ten betrokken rapportageperiode. Ten laatste één een maand vóór elke vergadering; een originele ondertekende kopie moet tijdens de vergadering bezorgd worden. Deze verslagen moeten de voortgang na het einde van het gesubsidieerde project en het gebruik van overheidsmiddelen nauwkeurigproject, eerlijk en beknopt weergeven. 3moet de begunstigde een eindverslag afleveren volgens dezelfde procedure als de tussentijdse rapporten. Dit voortgangsverslag zal Het eindverslag gaat vergezeld met een evaluatie verplichte mondelinge presentatie van de bereikte resultaten mogelijk maken in functie resultaten. Bij het overhandigen van het eindverslag, levert de begunstigde eveneens een financieel rapport af onder de vorm van een Excel-bestand. Deze bevat volgende elementen: De algemene balans en de historiek De analytische balans en de historiek Het totaal van de hiervoor beschreven criteria uitgaven en zal de begunstigden verplichten de bereikte TRL op de datum inkomsten van de vorige vergaderinganalytische moet overeenstemmen met het totaal van de algemene balans. Daarnaast levert de begunstigde via een Excel-bestand, alsook via een pdf-bestand ondertekend door de TRL die op financieel verantwoordelijke binnen de huidige datum bereikt zou moeten worden volgens onderneming het volgende: De lijst van uitgaven en inkomsten en de oorspronkelijk medegedeelde vooruitzichtenbewijsstukken daarvan (facturen of andere, alsook de effectief bereikte TRL vermeldenbetalingsbewijzen) voor het gehele project (niet alleen voor het gesubsidieerde bedrag), waarin de in aanmerking komende categorieën van kosten duidelijk onderscheiden worden en bevat volgende elementen: balansrekening nr. Elke titel van de balansrekening analytische code datum dagboek (inkoop/verkoop/diverse) boekingsnummer bedrag datum van betaling referentie van de betaling (bv. nummer van bankafschrift) De begunstigde geeft eveneens aan of voor dit project (of voor de ingediende uitgaven) andere subsidies zijn ontvangen en, zo ja, welke en voor welk bedrag en of hierbij de Europese regels inzake cumulatie van staatssteun gerespecteerd werden. De begunstigde geeft ook de contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer) mee van de persoon die verantwoordelijk is voor het beantwoorden van de financiële vragen tijdens de controle. De begunstigde moet ook meewerken eveneens medewerking verlenen aan een eventuele financiële controle, uitgevoerd door een externe financiële audit expert die op jaarlijkse basis uitgevoerd aangesteld wordt door een consultant die door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie is aangesteld. Daartoe zal elke begunstigde (desgevallend via de consortiumleider) uiterlijk één maand voor iedere opvolgingsvergadering het in bijlage V vervolledigde kostenmodel vervolledigd bezorgen. Wanneer Als de kwaliteit van het schriftelijke verslag als onvoldoende de geleverde documenten ontoereikend en/of onvolledig wordt beschouwd, dan wordt deze mening dat aan de begunstigden begunstigde, al dan niet tijdens de vergadering medegedeeldeen mondelinge presentatie meegedeeld. De begunstigden, desgevallend via de consortiumleider, moeten begunstigde moet een nieuw verslag ten laatste één indienen uiterlijk een maand hierna, na corrigerende maatregelen te hebben getroffen Indien na evaluatie blijkt dat de vergadering bezorgen. Dit verslag kwaliteit ontoereikend en/of onvolledig dan wordt tijdens een tweede vergadering besproken die plaatsvindt ten laatste één maand na ontvangst van het tweede verslag dit gemotiveerd door de gemachtigde ambtenaar van FOD Economie en: worden de Algemene Directie Energie. De schriftelijke beoordeling wordt aan kandidaten beschouwd de begunstigden ten laatste één maand na de vergadering medegedeeld. Als de evaluatie negatief is, dan wordt de beoordeling gemotiveerd. Een nieuwe vergadering wordt door de Algemene Directie Energie vastgelegd ten laatste 6 maanden na ontvangst van de eerste negatieve beoordeling. In geval van een nieuwe negatieve evaluatieovereenkomst te hebben verbroken, wordt beschouwd dat de begunstigden de overeenkomst verbroken hebben, en de ontvangen steun terugbetaald en de door de Algemene Directie Energie gemaakte kosten worden terugbetaald, verhoogd met de wettelijke interesten. Binnen 30 dagen na het verstrijken wordt – afhankelijk van de duur van het project bedoeld in artikel 2 bezorgen de begunstigden, desgevallend via de consortiumleider, een eindverslag conform het model in bijlage IV alsook conform het kostenmodel in bijlage V en werken mee aan een externe financiële audit die uitgevoerd wordt door een consultant die door de bevoegde diensten ernst van de tekortkoming – elke huidige of toekomstige deelname aan subsidiëringsmogelijkheden binnen de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie is aangesteld. De kosten die tijdens deze dertig dagen na het einde van het project worden gemaakt in functie van de opmaak van het eindverslag, worden geacht te zijn gemaakt tijdens de duur waarvoor aan het project subsidie is toegekend. Economie onherroepelijk uitgesloten Elke begunstigde moet verklaren dat de verstrekte informatie volledig, juist en betrouwbaar is en dat de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie. De kosten worden gestaafd door middel van passende schriftelijke of elektronische gegevens en bewijsstukken die op verzoek of in het kader van controles en onderzoeken zullen worden overgelegd.

Procedure voor de indiening van verslagen. De uitvoering van de geselecteerde en gesubsidieerde projecten zijn zal onderworpen worden aan een of meer (jaarlijkse) tussentijdse beoordelingen en aan een eindbeoordeling (en dit op zowel technisch als financieel vlak). o Bijlage IV van het voorwerp subsidiecontract: technisch vooruitgangsrapport o Bijlage V van een eindevaluatie het subsidiecontract: financieel kostenmodel (i.e. financiële rapportage)  Een technische opvolgingsvergadering met de AD Energie en een tussentijdse evaluatie. Deze evaluaties gebeuren in drie onderscheiden stappen: 1. financiële audit met de externe financiële auditor  Een schriftelijk voortgangsverslag evaluatie door de AD Energie met hieraan verbonden de uitbetaling van de begunstigden, jaarlijks opgemaakt conform volgende schijf/saldo. Het tijdstip van die bijeenkomsten wordt door de kandidaten binnen het model in bijlage IV, een jaarlijkse opvolgingsvergadering gevolgd door een schriftelijke beoordeling van de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie Energie. De eerste tussentijdse vergadering vindt plaats uiterlijk 14 maanden na de start van de uitvoering kader van het project op initiatief van de begunstigde / consortiumleider. In voorkomend geval geeft de kalender eveneens de voorziene evolutie van het niveau van technologische maturiteit (hierna “TRL”) weer tijdschema van het gesubsidieerde project. 2project voorgesteld. Die bijeenkomsten worden ten minste op jaarbasis gehouden. De schriftelijke voortgangsverslagen (zowel technisch als financieel) moeten elektronisch aan worden verzonden naar het Energietransitiefonds (XXX.XXX@xxxxxxxx.xxxx.xx), ten laatste een maand na de gemachtigde ambtenaar verjaardag van het project en het afsluiten van de Algemene Directie Energie bezorgd worden ten laatste één maand vóór elke vergadering; een originele ondertekende kopie moet tijdens de vergadering bezorgd wordenbetrokken rapportage periode. Deze Die verslagen moeten op een nauwkeurige, eerlijke en bondige wijze de voortgang van het gesubsidieerde project en het gebruik van overheidsmiddelen nauwkeurig, eerlijk publieke middelen voorstellen. De opmaak van de vooruitgangsverslagen wordt verricht door middel van het modelformulier dat als bijlage wordt toegevoegd aan dit subsidiecontract te sluiten tussen de begunstigde van de steun en beknopt weergeven. 3de minister van Energie (i.e. de bijlagen IV en V van het subsidiecontract). Dit voortgangsverslag Dat vooruitgangsverslag zal minstens een evaluatie mogelijk maken van de bereikte resultaten mogelijk maken in functie het licht van de hiervoor verschillende criteria beschreven criteria in de voornoemde projectoproep van november 2024 (i.e. bijlage III van het subsidiecontract) en zal de begunstigden verplichten de bereikte TRL het goedgekeurd projectvoorstel dat ingediend werd in januari 2025 (i.e. bijlage I van het subsidiecontract). De kandidaten moeten eveneens hun medewerking verlenen aan een financiële audit, uitgevoerd op de datum van de vorige vergadering, de TRL die op de huidige datum bereikt zou moeten worden volgens de oorspronkelijk medegedeelde vooruitzichten, alsook de effectief bereikte TRL vermelden. Elke begunstigde moet ook meewerken aan jaarlijkse basis door een externe financiële audit auditor die op jaarlijkse basis uitgevoerd aangesteld wordt door een consultant die door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie is aangesteldEnergie. Daartoe zal elke begunstigde (desgevallend via de consortiumleider) uiterlijk één maand voor iedere opvolgingsvergadering het in bijlage V vervolledigde kostenmodel vervolledigd bezorgen. Wanneer Als de kwaliteit van het schriftelijke schriftelijk verslag als onvoldoende en/ontoereikend en / of onvolledig wordt beschouwd, dan wordt deze mening dat aan de begunstigden tijdens de vergadering medegedeeldkandidaten meegedeeld. De begunstigden, desgevallend via de consortiumleider, kandidaten moeten een nieuw verslag ten laatste één indienen uiterlijk een maand na de vergadering bezorgeneerste opvolgvergadering. Dit Dat verslag wordt besproken tijdens een tweede vergadering besproken vergadering, die plaatsvindt ten laatste één binnen een maand na ontvangst van het tweede verslag door de gemachtigde ambtenaar van de Algemene Directie AD Energie. De schriftelijke beoordeling wordt aan de begunstigden ten laatste één kandidaten meegedeeld, uiterlijk een maand na de vergadering medegedeeldtweede opvolgingsvergadering. Als Indien de evaluatie beoordeling negatief is, dan wordt de beoordeling gemotiveerd. Een nieuwe vergadering wordt gepland door de Algemene Directie AD Energie vastgelegd ten laatste uiterlijk 6 maanden na ontvangst van de eerste negatieve beoordeling. In geval van Bij een nieuwe negatieve evaluatie, wordt beoordeling:  worden de kandidaten beschouwd dat de begunstigden de overeenkomst verbroken hebbente hebben verbroken, en  worden de ontvangen steun en de door opgelopen kosten van de Algemene Directie AD Energie gemaakte kosten worden terugbetaald, verhoogd vermeerderd met de wettelijke interesten. Binnen 30 dagen na interest en  wordt elke huidige of toekomstige deelname aan het verstrijken van de duur steunmechanisme van het project bedoeld in artikel 2 bezorgen Energietransitiefonds onherroepelijk uitgesloten. Aan het einde van het gesubsidieerde project, moeten de begunstigden, desgevallend via de consortiumleider, begunstigden een eindverslag conform afleveren, ten laatste een maand na de einddatum van het model in bijlage IV alsook conform het kostenmodel in bijlage V project, en werken mee dit volgens dezelfde procedure als de tussentijdse rapporten. De begunstigde verlenen eveneens medewerking aan een externe financiële audit die eindaudit uitgevoerd wordt door een consultant externe consultant/auditor die aangesteld wordt door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie is aangesteldEnergie. De kosten die tijdens deze dertig dagen na Aan het einde van het gesubsidieerde project worden ook verdere concrete afspraken gemaakt over de verdere publieke bekendmaking van de resultaten en de belangrijkste conclusies van het gerealiseerde project. Dit is eveneens een voorwaarde voor de uitbetaling van het saldo. Na ontvangst van de rapportage van de begunstigde (tussentijdse - of eindrapportage), ten laatste een maand na de verjaardag van het project en het afsluiten van de betrokken rapportage periode, dient vervolgens rekening te worden gehouden met een termijn van minstens 60 werkdagen om de nodige evaluatiemeetings te kunnen laten plaats vinden en de technische en financiële evaluaties/audits op een kwalitatieve wijze te kunnen afronden (ook in functie van de opmaak vlotte medewerking van de begunstigde bijvoorbeeld inzake de beschikbaarheid voor de audit alsook de tijdige aanlevering van bijkomende bewijsstukken die opgevraagd worden door de externe auditor in het eindverslagkader van de uitvoering van de financiële audit), vooraleer de betaling van de volgende schijf / saldo kan worden geacht te zijn gemaakt tijdens de duur waarvoor aan het project subsidie is toegekenduitgevoerd, conform artikel 16 van deze overeenkomst. Elke begunstigde moet verklaren dat de verstrekte informatie volledig, juist en betrouwbaar is en dat de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie. De kosten worden gestaafd door middel van passende schriftelijke of elektronische gegevens en bewijsstukken die op verzoek of in het kader van controles en onderzoeken zullen worden overgelegd.