Schriftelijk verslag. De dienstverlener moet op basis van zijn expertise een verslag met bijlagen bezorgen in een elektronische versie (max 10 MB), ondertekend door beide partijen (of via mandaat ondertekend tijdens het plaatsbezoek met de mogelijkheid tot het geven van opmerkingen binnen 2 weken na het plaatsbezoek). Dit verslag (in lay-out van expertise-bureau) moet schriftelijk en professioneel opgesteld worden en in een duidelijke vorm. Het dient objectief en transparant te zijn. Ingeval van schade dient deze duidelijk weergegeven worden in het verslag, inclusief een indicatie van de kostprijs voor de herstelling. Om de bepaling van de kostprijs voor de herstelling vlot te laten verlopen wordt gevraagd een tabel toe te voegen bij de ingaande plaatsbeschrijving met een overzicht van de kostprijs van courante herstellingswerken. Deze tabel zal door de NMBS gevalideerd worden. De dienstverlener zal bij het verslag alle foto’s (binnen- en buitenzijde) voegen die de actuele staat van het onroerend goed tonen. De foto’s worden enkel in jpg of png formaat aanvaard met minstens 1,92Mpx of 1600x1200 pixels. Per lokaal dienen minimaal 6 foto’s aangeleverd te worden (1 van elke wand + plafond + vloer). Voor de buitenzijde van het gebouw wordt er ook een minimaal aantal foto’s bezorgd (1 van elke gevel, + aansluiting met vloer + aansluiting met aanpalende elementen). Ingeval de ruimte deel uitmaakt van erfgoed of op specifieke vraag van één van de partijen, dienen bijkomende foto’s aangeleverd te worden. De foto’s dienen te beschikken over een duidelijke naamgeving die de foto ontegensprekelijk linkt aan de ruimte/ asset/… . Het verslag dient opgemaakt te worden op basis van de Belgische taalwetgeving. Dit omvat Nederlands voor de Nederlandstalige gebieden, Frans voor de Franstalige gebieden en Duits voor de Duitstalige gebieden. Voor Brussel geldt de taal waarop het concessie-contract opgesteld werd. Dit zal bij aanvang van de opdracht gespecifieerd worden. De volgende punten moeten minimaal aan bod komen bij plaatsbeschrijving intrede:
