Voorwerp van de mededeling. Bij de aansluiting van de VGC op het eengemaakt bibliotheeksysteem worden eenmalig volgende persoonsgegevens van vóór de aansluiting reeds bestaande bibliotheekleden van de Nederlandstalige openbare bibliotheken in het Brussels hoofdstedelijk gewest meegedeeld: ● Identificatiegegevens: naam (desgevallend uitgelezen uit de e-id); ● Contactgegevens: hoofdverblijfplaats (desgevallend uitgelezen uit de e-id), eventueel bijkomend adres (bv. werkadres, kotadres), telefoonnummer, e-mailadres; ● Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum (desgevallend uitgelezen uit de e- id); ● Rijksregisternummer en/of INSZ (indien de bibliotheek een machtiging heeft); ● Bibliotheekgegevens: bibliotheekpasnummer, abonnementgegevens, openstaande uitleningen, betalingen en reserveringen, (eventueel) leenhistoriek. De mededeling gebeurt via het Secure File Transfer Protocol (SFTP). In het kader van de mededeling worden openstaande lenertransacties en -kosten tot 5 jaar terug ingeladen. De leenhistoriek wordt tot 2 jaar terug ingeladen, tenzij de eindgebruiker heeft aangegeven de leenhistoriek niet te willen bewaren. De mededeling van deze gegevens uit de digitale bibliotheekomgeving naar het eengemaakt bibliotheeksysteem is noodzakelijk om het systeem te kunnen doen werken en aldus een performante bibliotheekwerking en een goed lenerbeheer (inclusief contactname en communicatie met bibliotheekleden en beheer van abonnementen en uitleningen) mogelijk te maken (zie ook de doeleinden vermeld in 5.2 hieronder). De doeleinden van de verwerking (zie ook 5.2) kunnen niet redelijkerwijze op een andere wijze worden verwezenlijkt. De meegedeelde gegevens worden bijgehouden tot maximaal twee jaar na beëindiging van het bibliotheeklidmaatschap. Na beëindiging van het abonnement en op voorwaarde dat er geen openstaande transacties en kosten zijn, begint die bewaartermijn te lopen, en na verloop ervan worden gegevens automatisch verwijderd uit het systeem. Als een bibliotheek niet langer aangesloten is op het eengemaakt bibliotheeksysteem, dan worden de persoonsgegevens van haar leden verwijderd, volgens de afspraken gemaakt in de Overeenkomst.
