Wegen en Registreren. De als archief en datadragers ter vernietiging aangeboden kilogrammen moeten worden gewogen met een geijkte elektronische weeginstallatie, en geregistreerd. Gewichtsregistratie behoeft niet per klant plaats te vinden. Doel van de meting: beoordelen van de behaalde vernietigingsklasse, in dit geval welke van de 7. In verband met de borging van de kwaliteit van de archief- en datavernietiging dient een periodieke (maar tenminste maandelijkse) controle op een goede werking van de vernietigingsapparatuur in het onderhoudsschema te zijn vastgesteld en vastgelegd wie de verantwoordelijkheid heeft. In procedures/werkinstructies moet vastgelegd worden; • controle op de wijze van onderhouden van de machine; • controle op het voldoen aan de vernietigingsklasse; • instructies aan medewerkers hoe men dient te reageren bij afwijkende grootte; • of daadwerkelijk machines worden ingezet die kunnen voldoen aan de eisen van de vernietigingsklasse. Het proces van de controle of dat archief en datadragers volledig vernietigd zijn moet worden uitgevoerd en machines/inrichtingen moeten de mogelijkheid bieden om dit proces te kunnen controleren. De dienstverlener of verantwoordelijke functie moet volgens de regels regelmatige monsterafnames doen. Deze verantwoordelijkheid moet zijn vastgelegd. Proefmateriaal om aantoonbaar te maken dat de machine de juiste klasse kan verwerken moeten worden gearchiveerd. De monsterafname dient een representatieve steekproef te zijn. Gearchiveerde monsterafname van vernietigde archief en datadragers mag maximaal 1 kwartaal oud zijn.
