ONZE PRINCIPEVERKLARING
Gedragscode
ONZE PRINCIPEVERKLARING
OM WETTELIJK EN ETHISCH ZAKEN TE DOEN
Inhoud
5 REIKWIJDTE
5 DOELSTELLING
6 HOE WE ONS GEDRAGEN
6 Verantwoordelijkheden die we delen in het kader van deze Code
6 Communicatie en erkenning
6 Engagement tegenover stakeholders
6 Integratie van onze Gedragscode in de zakelijke relaties van Xxxxxx
7 ZAKEN DOEN IN OVEREENSTEMMING MET DE WETTEN EN DE VOORSCHRIFTEN
7 Naleving van de toepasselijke wetten
7 Nauwkeurigheid van gegevens en openbaarmaking van bedrijfsgegevens
8 Bijhouden van gegevens
8 Vertrouwelijkheid
9 RESPECT IN DE WERKOMGEVING
9 Een positieve en eerbiedige werkplaats in stand houden
9 Privacy van de werknemersgegevens
9 Een veilige en gezonde werkomgeving in stand houden
10 Wetten inzake gezondheid, veiligheid en milieu
11 OMGANG MET CONCURRENTEN
11 Mededingingswetten
11 Informatie over concurrenten verzamelen
11 Deelname aan handelsverenigingen
12 Geschenken en entertainment
13 Corruptie, smeergeld en ’faciliterende betalingen’ worden niet getolereerd
14 BESCHERMING VAN XXXXXX’X ACTIVA EN REPUTATIE
14 Preventie van fraude
14 Gedelegeerde bevoegdheden
14 Aanvaardbaar gebruik van activa van Zespri
14 Belangenconflict
15 Politieke bijdragen
15 Naleving van wetten inzake kinderarbeid, de bestrijding van slavernij en de bestrijding van mensenhandel
16 NALEVING VAN HET BELEID: ADVIES VRAGEN EN BEKOMMERNISSEN MELDEN
16 Vragen stellen
16 Inbreuken op deze Code en bekommernissen melden
16 Vertrouwelijkheid en zelfidentificatie
16 Naleving van deze Code
16 Geen vergelding
Zespri Group Gedragscode
DE WAARDEN VAN ZESPRI IN ACTIE
INTEGRITEIT
We handelen altijd correct
We zijn oprecht en eerlijk met elkaar
We zijn open en transparant in onze beslissingen en acties
TEAMWERK
Samen bereiken we meer
We ondersteunen elkaar in moeilijke tijden
We stellen individuele verschillen op prijs en halen in onze manier van samenwerken het beste uit elkaars sterke punten
KWALITEIT
We streven er altijd naar om de beste te zijn in wat we doen
Ons merk wordt ondersteund door uitmuntendheid
We werken met onze systemen, processen en standaarden
om verbetering te stimuleren
DUURZAAMHEID
We zijn hier voor de lange termijn, en maken keuzes die ons milieu verrijken
We werken op een manier die persoonlijke groei mogelijk maakt, met toegang tot opleid- ings- en ontwikkelings- mogelijkheden voor al onze mensen
Een goede gezondheid en welzijn staan centraal en we moedigen elkaar aan om ons te ontplooien
INNOVATIE
We staan altijd open voor nieuwe ideeën, diverse standpunten en ervaringen
We zoeken altijd naar manieren om te verbeteren
We nemen de nodige tijd om goede ideeën weldoordacht uit te werken
PASSIE
We zijn dol op wat we doen en beleven plezier
We hebben een passie voor ons product en ons merk
We zijn positief, energiek en geëngageerd
RESULTATEN
We streven er constant naar om de best mogelijke resultaten te leveren voor
telers, klanten en consumenten
We grijpen de kansen die gepaard gaan met uitdagend werk
We werken samen om de beste resultaten neer te zetten
OM ONZE VISIE TE CONCRETISEREN
EN HET LEVEN HEERLIJK TE MAKEN
Welkom bij onze Gedragscode.
Als werknemers van Xxxxxx willen we allemaal werken voor een bedrijf dat ethisch en legaal handelt. We delen de verantwoordelijkheid ten opzichte van Xxxxxx’x telers en
aandeelhouders om de hoogste standaarden na te leven en altijd te handelen in overeenstemming met onze waarden.
Onze Gedragscode zet uiteen wat Zespri verwacht van alle werknemers, ongeacht waar we werken. Het begint met een basisvereiste om de wet na te leven. In de Gedragscode worden onze ethische standaarden uiteengezet met betrekking tot belangrijke werkpraktijken
en aangelegenheden, zoals financiële autoriteiten, de melding van belangenconflicten, de preventie van fraude en corruptie, een eerbiedige en positieve werkplaats hebben, en de veiligheid en gezondheid op het werk verzekeren. Kortom: de Gedragscode helpt ons om juist te handelen als we geconfronteerd worden met moeilijke beslissingen.
Een ander element van onze code is onze aanmoediging om te spreken en eventuele problemen met betrekking tot mogelijke inbreuken op onze standaarden te goeder trouw te melden. Het is essentieel dat alle werknemers van Zespri vertrouwd zijn met onze Code.
De reputatie en het succes van onze sector hangt af van het feit of ieder van ons zijn verantwoordelijkheid neemt om onze Code in de praktijk te brengen.
Xxx Xxxxxxxxx Chief Executive Officer
Reikwijdte
Dit is een wereldwijd beleid dat van toepassing is op alle werknemers en bestuurders van de Zespri Group. In dit beleid verwijst “werknemers” zowel naar vaste
als naar tijdelijke werknemers. In dit Beleid gebruiken we de term ‘Zespri’ of ‘bedrijf’ om te verwijzen naar Zespri Group Limited en alle
dochterondernemingen/verbonden entiteiten.
Doel
Zespri streeft de hoogste ethische standaarden na bij zijn wereldwijde activiteiten.
We focussen op ons engagement tegenover correcte zakenpraktijken, zowel intern
als extern. Dit engagement houdt in dat we de wet zowel naar de letter als naar de geest naleven. Dit betekent ook dat we externe partijen (telers, klanten, leveranciers, concurrenten, collega’s en bestuurders) fair behandelen, met transparantie, eerlijkheid en respect.
Zespri’s Gedragscode (‘Code’) is een principeverklaring om op
een wettelijke en ethische manier zaken te doen. De werknemers en bestuurders moeten de Code zorgvuldig lezen en de principes ervan naleven wanneer ze zaken doen voor Xxxxxx.
Xxxxxx’x engagement tegenover
ethisch gedrag is belangrijk bij alles wat we doen. We houden ons aan deze standaarden omwille van
ons sterk engagement tegenover onze stakeholders: onze telers, aandeelhouders, instanties
die optreden na de oogst, de overheid van Nieuw-Zeeland, klanten, werknemers, leveranciers, zakenpartners en landen over de hele wereld waar we zaken doen.
In de toekomst zullen er andere Zespri-beleidslijnen ingevoerd worden die regelmatig aangepast zullen worden in overeenstemming met de toepasselijke wetten om de aanhoudende naleving van en
overeenstemming met de principes van deze Code te ondersteunen.
In geval van uitdrukkelijk conflict tussen deze Code en de lokale juridische vereisten, kunt u contact opnemen met de General Counsel of de Compliance Manager.
Hoe we ons gedragen
Verantwoordelijkheden die we delen in het kader van deze Code
We moeten samenwerken om de kernwaarden uit te dragen en we hebben de gezamenlijke
taak om inbreuken te voorkomen, de beleidslijnen te verbeteren
en, indien nodig, vermeende inbreuken op deze Code of andere beleidslijnen te melden. Dit biedt ons de mogelijkheid om bekommernissen aan te pakken voordat het grote problemen worden.
Terwijl we allemaal de uiteengezette principes moeten volgen, hebben onze bestuurders, kaderleden en managers bijkomende verantwoordelijkheden als leiders en moeten ze:
• Het voorbeeld geven en de toon zetten,
• Garanderen dat onze beleidslijnen meegedeeld worden aan en toegankelijk zijn voor onze werknemers, en dat de passende beleidslijnen uitgebreid worden tot onze contractanten,
• Garanderen dat de werknemers periodiek geïnformeerd en opgeleid worden inzake de beleidslijnen die betrekking hebben op hun functies, en
• Steeds ethisch gedrag verwachten, tonen en eisen.
Communicatie en erkenning
Bij de aanvang van de tewerkstelling heeft Human Resources de verantwoordelijkheid te garanderen dat alle nieuwe (zowel vaste als seizoensgebonden of tijdelijke) werknemers een
kopie van dit beleid krijgen en dat er ingevulde en ondertekende Gedragscodeformulieren
van de werknemer worden
ontvangen. Bij de aanvang van de tewerkstelling moeten potentiële belangenconflicten gemeld worden aan de HR-vertegenwoordiger
en goedgekeurd worden door de Global Executive voor de regio.
Xxxxxx’x General Counsel heeft de verantwoordelijkheid te garanderen dat nieuwe bestuurders
deze Code ontvangen en het Gedragscodeformulier invullen en ondertekenen. Bij de aanwerving en periodiek nadien moeten alle potentiële belangenconflicten gemeld worden aan Xxxxxx’x General Counsel om opgenomen te worden in het register van bestuurdersbelangen.
De werknemers van Xxxxxx die bevoegd zijn om overeenkomsten te sluiten met leveranciers
en dienstverleners, hebben de verantwoordelijkheid te
garanderen dat de overeenkomst in overeenstemming is met onze beleidslijnen.
Zespri zal jaarlijks eisen dat al zijn werknemers, bestuurders en langetermijnconsultants (meer dan 6 maanden) de Jaarlijkse Belangenconflictenverklaring invullen. Voor meer informatie raadpleegt u het Beleid inzake Belangenconflicten.
Engagement tegenover stakeholders
Xxxxxx is ervan overtuigd dat ethisch en eerlijk zaken
doen een positieve impact zal hebben op onze wereldwijde relaties. Als wereldwijde onderneming erkennen we onze verantwoordelijkheid om activiteiten uit te voeren in het belang van de landen waar we
actief zijn en de lokale wetten en voorschriften na te leven.
Integratie van onze Gedragscode in de zakelijke relaties van Zespri
Xxxxxx’x engagement tegenover ethisch gedrag strekt zich uit tot zijn zakenrelaties met telers, entiteiten die optreden na de oogst, klanten en leveranciers, evenals potentiële klanten en leveranciers. Werknemers, contractanten en bestuurders worden verwacht eerlijk te handelen met stakeholders en op te treden op een manier die waarde creëert en helpt om een
relatie uit te bouwen die gebaseerd is op vertrouwen. Elke stakeholder- relatie of transactie met Xxxxxx die strijdig is met eender welk deel van deze Code, moet gemeld worden
in overeenstemming met de meldingskanalen die uiteengezet worden in dit document.
Vertegenwoordiging van het bedrijf
Alle werknemers zijn het bedrijf loyaliteit verschuldigd en moeten eraan denken dat ze de organisatie en / of de hele kiwisector vertegenwoordigen in hun dagelijkse relaties met interne en externe stakeholders. De werknemers hebben dan ook een aanzienlijke invloed op de manier waarop
Zespri gezien wordt binnen de zakelijke gemeenschap en worden verondersteld Xxxxxx altijd positief te vertegenwoordigen bij mondelinge of schriftelijke verklaringen.
Eventuele geringschattende opmerkingen over Zespri, zijn producten, diensten, management, werknemers en/of systemen zullen niet getolereerd worden.
De werknemers moeten ook steeds eventuele regionale of lokale beleidslijnen of procedures van Zespri inzake communicatie en gedelegeerde bevoegdheden naleven.
Zaken doen in overeenstemming met de wetten en de voorschriften
Naleving van de toepasselijke wetten
Het beleid van Xxxxxx bestaat erin zaken te doen in overeenstemming met de toepasselijke wetten. Zespri
verwacht dat zijn werknemers, contractanten en bestuurders blijk geven van gezond verstand bij de uitvoering van hun verantwoordelijkheden in naam van Xxxxxx in overeenstemming met de wet, en zich niet inlaten met illegaal gedrag.
Zespri is meer bepaald een aanhanger en voorstander van de volgende principes:
a. een volledige, eerlijke, nauwkeurige, tijdige en verstaanbare openbaarmaking in rapporten
en documenten die Zespri mogelijk moet indienen bij overheidsagentschappen;
b. naleving naar de letter en de geest van alle toepasselijke overheidswetten, regels en voorschriften;
c. naleving van Xxxxxx’x interne beleidslijnen, controles en audits;
d. onmiddellijke interne rapportering van alle vermeende of gekende inbreuken op deze Code in overeenstemming met de regels uiteengezet in deze Code; en
e. het feit dat de niet-naleving van deze Code kan resulteren in disciplinaire maatregelen, gaande tot ontslag.
Geen enkel individu wordt verondersteld de details te kennen van alle toepasselijke wetten en specifieke regels en voorschriften die van toepassing kunnen zijn op
bepaalde vormen van werk of op individuen die werken in bepaalde regio’s. Individuen die vragen hebben over het feit of bijzondere omstandigheden illegaal gedrag kunnen inhouden of over specifieke wetten die van toepassing kunnen zijn op hun activiteiten, moeten
de regionale Compliance Officers, General Counsel of hun Global Executive raadplegen voor advies en bijstand.
Nauwkeurigheid van gegevens en openbaarmaking van bedrijfsgegevens
Zespri hecht veel belang aan een eerlijke en nauwkeurige voorstelling van de feiten. Van werknemers, contractanten en bestuurders wordt verwacht dat zij gegevens voldoende gedetailleerd bij te houden om Xxxxxx’x transacties nauwkeurig, eerlijk en volledig te weerspiegelen.
Openbare mededelingen en openbaarmakingen, waaronder Xxxxxx’x openbaarmakingen
en aangiften bij de overheid, met inbegrip van de financiële
informatie, moeten volledig, eerlijk, nauwkeurig, verstaanbaar, tijdig en volledig in overeenstemming met de toepasselijke wet zijn.
De werknemers zijn verantwoordelijk voor de nauwkeurige en volledige rapportering van financiële informatie binnen de domeinen waarvoor zij verantwoordelijk zijn en voor de tijdige melding aan het seniormanagement van financiële en niet-financiële informatie die wezenlijk kan zijn voor Zespri.
Xxxxxx’x geconsolideerde financiële
staten zullen in overeenstemming zijn met de Nieuw-Zeelandse IFRS en de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes en Zespri’s boekhoudbeleidslijnen. Lokale of
statutaire rekeningen en financiële staten zullen in overeenstemming zijn met lokale regelgeving.
We zullen:
Altijd eerlijk en nauwkeurig de aard weerspiegelen van de transacties die geboekt worden in de financiële staten,
Fondsen of activa altijd nauwkeurig openbaar maken en boeken,
Betalingen of aankopen altijd openbaar maken zoals beschreven in het document ter ondersteuning van de transactie.
Alle werknemers van Zespri waarvan de verantwoordelijkheden aangelegenheden omvatten
die beschreven worden in dit hoofdstuk, zullen alle stappen zetten die vereist zijn om onze volledige naleving te garanderen. Als een werknemer zich bewust wordt van een actie met betrekking tot de boekhoudkundige of financiële rapportering die ongepast kan zijn, dan zou dit onmiddellijk gemeld moeten worden in overeenstemming met de meldingskanalen beschreven in dit document.
Bijhouden van gegevens
Bij Zespri is het essentieel om bedrijfsgegevens en -documenten zorgvuldig bij te houden. Wij zijn allemaal verantwoordelijk voor de vrijwaring van Zespri’s gegevens, documenten en bestanden en voor de naleving van alle toepasselijke
v ‘
Zespri’s
ertrouwelijke informatie is een kostbaar activum dat
zorgvuldig beschermd moet worden
wetten met betrekking tot het bijhouden van gegevens.
Documenten of gegevens die vereist zijn voor compliance- doeleinden, een lopend onderzoek of geschillen mogen niet gewijzigd, geheimgehouden of vernietigd worden. Als u vragen hebt over het feit of een document bewaard moet worden, raadpleeg dan uw lokale Finance Manager of neem
contact op met de General Xxxxxxx voor meer informatie.
Vertrouwelijkheid
’
Informatie is een belangrijk onderdeel dat ons toelaat om succesvol zaken te doen. Veel werknemers hebben toegang nodig tot vertrouwelijke informatie van Xxxxxx en van derden om
hun job uit te voeren. De klanten en leveranciers van Zespri en andere individuen en organisaties waarmee Xxxxxx zaken doet of andere relaties heeft, hebben
het recht dat hun activiteiten en informatie met passende vertrouwelijkheid en veiligheid behandeld worden door Xxxxxx.
Xxxxxx’x vertrouwelijke informatie is een kostbaar activum dat zorgvuldig beschermd moet worden. Individuen moeten
de vertrouwelijkheid van de informatie van Xxxxxx en van derden beschermen, mogen de vertrouwelijke informatie enkel gebruiken voor zakelijke doeleinden en moeten de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie, zowel binnen als buiten Zespri, beperken tot mensen die over de informatie moeten beschikken voor rechtmatige zakelijke doeleinden.
De openbaarmaking van Xxxxxx’x vertrouwelijke informatie, zowel opzettelijk als per ongeluk, kan schadelijk zijn voor Zespri. Voordat vertrouwelijke informatie van Xxxxxx gedeeld wordt met een derde, moet een passende niet- openbaarmakingsovereenkomst gesloten worden. Werknemers mogen geen niet- openbaarmakingsovereenkomst met een derde ondertekenen of wijzigingen aan Xxxxxx’x standaard niet-openbaarmakingsclausules aanvaarden zonder de goedkeuring van de General Counsel.
Gelieve voor meer informatie het Vertrouwelijkheidsbeleid te raadplegen.
Respect in de werkomgeving
Een positieve en eerbiedige werkplaats in stand houden
Wij geloven in de uitbouw van een positieve werkomgeving met open en eerbiedige communicatie.
Zespri volgt de filosofie en de praktijk om tewerkstellingskansen te bieden in een veilige en gezonde sfeer die gekenmerkt wordt door wederzijds respect en waardigheid. Beslissingen omtrent aanwerving, promotie, vergoeding, ontslag
en andere aspecten van de tewerkstellingsrelatie moeten gebaseerd zijn op jobverwante competenties en kwalificaties en eventuele andere factoren vereist volgens de toepasselijke wet.
In overeenstemming met zijn engagement om een positieve en eerbiedige werkplaats
in stand te houden, heeft Xxxxxx een nultolerantiebeleid voor pesterijen. Xxxxxx heeft beleidslijnen met betrekking tot
zijn engagement om een positieve werkplaats in stand te houden
en de verantwoordelijkheden van werknemers en anderen in die functie. Bovendien hechten we veel waarde aan de integriteit van onze mensen en verwachten we dat iedereen eerbiedig, eerlijk en oprecht is bij alles wat hij doet.
Privacy van de werknemersgegevens
Zespri verzamelt persoonsgegevens rechtstreeks via u of maakt persoonsgegevens aan over u aan tijdens uw tewerkstelling. Zespri stelt
alles in het werk om deze persoonsgegevens op passende wijze te beschermen en te beheren, in overeenstemming met de principes uiteengezet in Zespri’s Privacybeleid.
Als u gezien de aard van uw job toegang hebt tot persoonsgegevens over
werknemers, telers of klanten, dan moet u deze gegevens beveiligen. U mag deze persoonsgegevens enkel raadplegen, gebruiken en delen op de manieren die aan de mensen werden meegedeeld op het moment dat de gegevens verzameld werden. U mag persoonsgegevens enkel op nieuwe manieren gebruiken of delen als
u hiervoor de toestemming hebt of als dit wettelijk vereist is. Het gebruik van persoonsgegevens, inclusief het delen van dergelijke gegevens – intern of met externe partijen – moet goedgekeurd worden door de Global Data Protection Officer*.
* De Global Data Protection Officer(s) en de lokaal aangestelde Privacy Coordinators zijn vermeld in de Staff Directory.
Een veilige en gezonde werkomgeving in stand houden
Xxxxxx stelt alles in het werk om zijn werknemers een gezonde en veilige werkomgeving aan te bieden. Dit omvat de gepaste beschermingsmiddelen ter beschikking stellen, evenals procedures hebben die
voldoen aan de veiligheids- en gezondheidsvoorschriften.
Om tegemoet te komen aan ons engagement tegenover een veilige en gezonde werkplaats moeten we allemaal ons steentje bijdragen.
Dit betekent dat we het volgende moeten doen:
• Garanderen dat we over duidelijk gedocumenteerde veiligheidsprocedures beschikken,
We hechten veel waarde aan de
‘
integriteit van onze mensen
en verwachten dat iedereen
eerbiedig, eerlijk en
’
oprecht is bij alles wat hij doet
• Veiligheidsprocedures meedelen aan het personeel en aan derden die op de werkvloer komen werken,
• De veiligheidswetten en -procedures naleven,
• Geafficheerde veiligheidsborden naleven,
• Steeds de aangewezen veiligheidsuitrusting gebruiken,
• Samenwerken om gevaarlijke of onveilige werkomstandigheden te voorkomen,
• Gevaarlijke omstandigheden of onveilig gedrag melden aan en escaleren naar uw manager of een lid van het comité voor veiligheid en gezondheid,
• Bijna-ongevallen en letsels onmiddellijk melden als ze zich voordoen,
• Preventieacties implementeren en uitvoeren om het risico op letsels aan uzelf en anderen te verkleinen.
Alcohol en illegale drugs horen niet thuis in een veilige werkomgeving. Indien u onder
invloed bent, kan dit een impact hebben op uw werkprestaties of gevaarlijke veiligheidsrisico’s veroorzaken. U moet zich ook bewust zijn van de mogelijke effecten van geneesmiddelen op voorschrift. Met uitzondering
van redelijk alcoholgebruik tijdens plechtigheden van Xxxxxx, mag u niet onder invloed zijn van alcohol in de gebouwen van Zespri. Het bezit, de verdeling, de verkoop
of het gebruik van illegale drugs is uitdrukkelijk verboden in de gebouwen van Zespri en op elk
moment dat u werkt voor Zespri of
Zespri vertegenwoordigt.
Pesterijen of dreigingen met geweld zullen niet getolereerd worden.
Wetten inzake gezondheid, veiligheid en milieu
Zespri volgt het beleid om alle toepasselijke wetten en
voorschriften inzake gezondheid, veiligheid en milieu na te leven overal waar we actief zijn, en
om alle redelijkerwijs mogelijke stappen te zetten om een gezonde en veilige werkomgeving en verantwoordelijke werkpraktijken te bevorderen.
Zespri stelt alles in het werk om:
• producten aan te kopen en te leveren die voldoen aan alle regelgevende
en klantenstandaarden en vereisten inzake voedselveiligheid,
• de behoeften van onze klanten te identificeren en hen producten en diensten aan te bieden die voldoen aan de onderling overeengekomen specificaties of deze overtreffen,
• een duurzame toekomst uit te bouwen voor Zespri en onze telers, entiteiten die optreden na de oogst, aandeelhouders en algemenere stakeholders - we stellen alles in het werk om te garanderen dat ons economische succes hand in hand
gaat met een proactief beheer van het milieu en van de sociale aspecten van onze onderneming, waarbij we ernaar streven om producten aan te kopen van leveranciers die maatschappelijk verantwoord ondernemen. Alle leveranciers worden verwacht in
staat te zijn blijk te geven van hun engagement tegenover ethische handelsnormen, hun naleving van de wettelijke tewerkstellingsvereisten en de naleving van cruciale
arbeidsrechten en waardigheid op het werk.
Gedrag met concurrenten
‘
Zespri
voert sterke concurrentie op de markt maar stelt
alles in het werk om dit op een eerlijke,
ethische en
’
legale manier te doen
Mededingingswetten
Zespri voert sterke concurrentie in de markt maar stelt alles in het werk om dit op een eerlijke,
ethische en legale manier te doen. Werknemers, consultants en bestuurders worden verwacht hun activiteiten in naam van Xxxxxx
uit te voeren op een manier die consistent is met de toepasselijke antitrust- en mededingingswetten. Inbreuken op antitrust- of mededingingswetten of zelfs
de aantijging van inbreuken op antitrust- of mededingingswetten, kan ernstige schade berokkenen aan het imago van Zespri en kan resulteren in hoge boetes en proceskosten. In sommige landen kunnen individuen die antitrust- of mededingingswetten schenden strafrechtelijk aansprakelijk worden gesteld en gevangenisstraffen en boetes oplopen. Om activiteiten te vermijden die kunnen resulteren
in inbreuken of de aantijging van inbreuken op antitrust- of mededingingswetten, zullen we:
1. Niet doelbewust afspraken, overeenkomsten, plannen of schema’s uitwerken die
strijdig zijn met de antitrust- of mededingingswetten in het lokale rechtsgebied;
2. Aan alle klanten en distributeurs duidelijk maken dat Xxxxxx van hen verwacht dat ze eerlijk
en sterk meedingen naar de business van Xxxxxx en dat concurrentievervalsend gedrag met betrekking tot Zespri-kiwi’s niet getolereerd zal worden.
Informatie over concurrenten verzamelen
Door informatie te verzamelen over de markt en onze
concurrenten kunnen we efficiënt concurreren.
We mogen echter enkel concurrentie-informatie verzamelen op een manier die zowel ethisch als wettelijk is en we mogen nooit informatie over onze concurrenten verzamelen via:
• Diefstal
• Oplichting
• Bedrog
• Elk ander oneerlijk of illegaal gedrag
Het is vooral belangrijk dat we nooit aan werknemers vragen om vertrouwelijkheidsovereenkomsten met vroegere werkgevers te verbreken en we mogen ook
niet proberen om niet-openbare concurrentiegevoelige informatie rechtstreeks van een concurrent te verkrijgen.
Deelname aan handelsverenigingen
Hoewel we doorgaans interactie met concurrenten vermijden, kunnen er gevallen zijn waarin een vorm van contact onvermijdelijk is.
Organisaties en evenementen zoals de International Kiwifruit Organisation en Fruit Logistica zijn voor ons uitstekende opportuniteiten om te netwerken en de wereldwijde kiwisector verder te ontwikkelen. Maar
deze evenementen houden ook uitdagingen in. Bij de deelname aan evenementen moet u voorzichtig zijn in geval van interacties met concurrenten. Neem contact op met de Zespri General Counsel als u vragen hebt over aanvaardbare communicatieniveaus.
Verantwoordelijkheid als gastheer
Zespri erkent dat het voor sommige werknemers noodzakelijk kan zijn om sociale evenementen bij te wonen of te organiseren
om zakenrelaties in stand te houden of te versterken. Dergelijke evenementen moeten altijd eerbiedig zijn ten aanzien van de financieringsbron en gematigd zijn qua kosten indien gesponsord door Xxxxxx. De zakelijke redenen voor een uitgave moeten duidelijk en gedetailleerd zijn, met de vereiste goedkeuringen en ondersteunende documentatie.
Als een werknemer ervoor kiest om alcoholische dranken te nuttigen op een plechtigheid van het bedrijf, verwacht het bedrijf dat de werknemers,
en alle andere partijen die aanwezig zijn op een plechtigheid georganiseerd door Xxxxxx, zich verantwoordelijk zullen gedragen en overdaad zullen vermijden.
Verantwoordelijkheid als gastheer is zakelijk gerechtvaardigd; het personeel wordt verwacht steeds blijk te geven van professionalisme en integriteit, vooral als Zespri vertegenwoordigd wordt ten aanzien van externe partijen.
Dit impliceert blijk geven van inzicht en nooit drinken in een mate die leidt tot ongepast gedrag, verminderde prestaties of problematische situaties voor de betrokkenen. Praktijken die intoxicatie aanmoedigen zijn niet aanvaardbaar. Elk gedrag dat de veiligheid van anderen in gevaar brengt of strijdig is met
de wet, kan leiden tot disciplinaire acties, waaronder ontslag. Het ongepaste gebruik van alcohol kan
beschouwd worden als wangedrag en moet aangepakt worden in overeenstemming met de lokale disciplinaire beleidslijnen.
Zespri verwacht dat leden van het uitvoerende en het seniormanagement het goede voorbeeld geven en passend
reageren in elke probleemsituatie.
De werknemers moeten ook steeds alle regionale of lokale gedragsverwante beleidslijnen of procedures van Xxxxxx naleven.
Geschenken en entertainment
Wij stellen alles in het werk om de hoogste standaarden inzake professionele ethiek na te leven en steeds onafhankelijk te blijven. Bij de ontwikkeling van goodwill en sterke werkrelaties met telers, partners, klanten en
leveranciers kunnen soms gepaste geschenken en entertainment aangeboden worden als standaard relatiegeschenk. We hebben beleidslijnen inzake geschenken om de werknemers en de bestuurders te helpen om deze situaties
correct aan te pakken. Het is de verantwoordelijkheid van alle werknemers om te garanderen dat hun gedrag in overeenstemming is met dit beleid, zowel naar de letter als naar de geest.
Als algemeen principe geldt dat personeelsleden geen
rechtstreekse of onrechtstreekse geschenken of gastvrijheid
van externe partijen mogen aanvaarden als de aanvaarding van het geschenk of de gastvrijheid kan leiden tot een reëel, potentieel of vermeend belangenconflict. Zespri verwacht dat de werknemers eventuele
geschenken, voordelen of uitnodigingen in overeenstemming met het bedrijfsbeleid melden
in het Geschenkenregister en transparant en oprecht zijn in de interpretatie en naleving van deze beleidslijnen.
Er mogelijk geen geschenken uitgewisseld worden die voldoen aan een van de volgende voorwaarden:
a. Geschenken die strijdig zijn met de wet of de algemeen aanvaarde ethische standaard, of
b. Geschenken die niet in overeenstemming zijn met de aanvaarde lokale businesspraktijken, of
c. Geschenken in een vorm of op een manier die beschouwd zou kunnen worden als omkoperij of omkoopgeld, of
d. Geschenken van die aard en/
of in die omstandigheden dat bij openbaarmaking Zespri of personen binnen Zespri in opspraak kunnen komen.
Voor verdere informatie en richtlijnen raadpleegt u Zespri’s Reis- en onthaalbeleid en Zespri’s Beleid inzake geschenken, voordelen en gastvrijheid.
Corruptie, smeergeld en ’faciliterende betalingen’ worden niet getolereerd
We stellen alles in het werk om alle wetten ter bestrijding van corruptie na te leven in de regio’s waar we actief zijn. Wetten ter bestrijding van omkoping en corruptie overschrijden vaak de landsgrenzen en inbreuken op
wetten kunnen ernstige gevolgen hebben, zowel voor het individu als voor het bedrijf. De interpretatie van deze wetten door het bedrijf is duidelijk: we mogen ons niet inlaten met eender welke vorm van omkoping of eender welke vorm van smeergeld aanbieden, toelaten of aanvaarden aan of van een overheidsambtenaar of
in de privésector. ‘Omkoping’ is het aanbieden, geven, ontvangen of vragen van iets van waarde om deals of andere ongepaste voordelen binnen te halen of te behouden. ‘Smeergeld’ is een betaling of betalingsbelofte als
beloning om zakelijke afspraken te maken of in stand te houden.
Ongeacht waar we gevestigd zijn, mag geen enkele werknemer of bestuurder die handelt in naam van Xxxxxx rechtstreeks of onrechtstreeks (via een derde)
eender welke vorm van smeergeld of gift geven, aanbieden of beloven aan iemand om deals
of andere ongepaste voordelen binnen te halen of te behouden. Hoewel het altijd belangrijk is deze regels na te leven, is dit in het bijzonder belangrijk in de omgang met een overheidsambtenaar.
Overheidsambtenaren omvatten, maar zijn niet beperkt tot,
ambtenaren, consultants of werknemers van een genationaliseerde of deels
genationaliseerde onderneming, een overheidsdepartement of
-agentschap, een politieke partij of ambtenaar, een kandidaat voor een politiek mandaat, een ambtenaar of werknemer van een openbare internationale organisatie zoals de Wereldgezondheidsorganisatie of de Wereldbank, of de partner of rechtstreekse familieleden van een van de hiervoor vermelde personen (‘overheidsambtenaar’).
In sommige landen worden ‘faciliterende betalingen’ gebruikt om routinematige
overheidsprocedures te versnellen. In sommige landen kunnen deze betalingen zelfs wettelijk zijn. Als
u zich bewust bent van dergelijke betalingen in het kader van de zakelijke activiteiten van Xxxxxx, dan dient u de General Counsel zo snel mogelijk op de hoogte te brengen. De gevolgen van de schending van wetten ter bestrijding van corruptie zijn groot, zowel voor het bedrijf als voor de betrokken individuen.
Raadpleeg voor meer informatie Zespri’s Beleid ter bestrijding van
omkoping en corruptie.
Bescherming van Xxxxxx’x activa en reputatie
‘
Zespri’s activa zijn kostbare resources die gebruikt moeten worden voor zakelijke doeleinden.
’
De werknemers moeten de activa van Xxxxxx op een verantwoordelijke manier behandelen en gebruiken en beschermen tegen diefstal, misbruik en vernietiging
Preventie van fraude
Zespri tolereert geen frauduleuze activiteit en als een werknemer vermoedt of ontdekt dat er sprake is van fraude binnen Zespri, dan moet hij dit onmiddellijk melden
in overeenstemming met de rapporteringskanalen die hieronder beschreven worden.
Gedelegeerde bevoegdheden
Zoals uiteengezet in het Wereldwijde Bedrijfsbeleid inzake Gedelegeerde Bevoegdheden (DAM), hebben sommige werknemers specifieke machtigingen om beslissingen
te nemen en/of financiële engagementen aan te gaan of betalingen goed te keuren in naam van Xxxxxx, alsook om contracten te sluiten in naam van het bedrijf.
De werknemers hebben de verantwoordelijkheid vertrouwd te zijn met het Beleid inzake Gedelegeerde Bevoegdheden en te garanderen dat ze enkel operationele en financiële
beslissingen en transacties nemen of goedkeuren of kosten maken
in naam van Xxxxxx, als ze daar specifiek toe gemachtigd zijn. Raadpleeg voor meer informatie het Beleid inzake Gedelegeerde Bevoegdheden.
Aanvaardbaar gebruik van activa van Zespri
Zespri’s activa zijn kostbare resources die gebruikt moeten worden voor zakelijke doeleinden. De werknemers
moeten de activa van Xxxxxx op een verantwoordelijke manier behandelen en gebruiken en beschermen tegen diefstal, misbruik en vernietiging.
De activa van Zespri omvatten het werkproduct van een werknemer, evenals apparatuur, voertuigen, computers, software, documenten en handelsmerken van het bedrijf. De activa omvatten informatie-
en communicatietechnologieën zoals telefoondienst, e-mail, internettoegang en alle
data opgeslagen op Zespri’s technologische activa of cloud- systemen.
Het is niet aanvaardbaar inhoud te delen die niet gepast is voor een werkomgeving, zoals seksuele inhoud, ongepaste humor,
pesterijen enz. De activa van Zespri mogen nooit gebruikt worden
voor activiteiten die geen zakelijk verband hebben of voor illegale, onethische of andere ongepaste activiteiten.
Raadpleeg voor meer informatie Zespri’s Beleid inzake IS- apparatuur en beveiliging.
Belangenconflict
Zakelijke en persoonlijke situaties die een belangenconflict kunnen creëren, moeten vermeden worden. Er kan sprake zijn van een belangenconflict als werknemers, consultants of bestuurders of hun familieleden betrokken zijn bij een activiteit of een persoonlijk (met inbegrip van financieel) belang hebben dat hun objectiviteit
bij de uitvoering van hun taken en verantwoordelijkheden voor
Zespri in het gedrang kan brengen. Transacties van Xxxxxx met andere zakelijke instanties mogen niet beïnvloed worden door persoonlijke belangen of activiteiten. Dergelijke conflicten kunnen de reputatie van Zespri en zijn vertegenwoordigers schaden.
Activiteiten die een belangenconflict kunnen creëren of de indruk van een dergelijk conflict kunnen wekken, moeten vermeden worden of besproken worden
met een seniormanager om geen negatieve impact te hebben op de reputatie van Xxxxxx en zijn stakeholders.
Eens hij op de hoogte is van een mogelijk belangenconflict moet de Global Executive (of
General Counsel in geval van een bestuurder of CEO) van de werknemer bepalen of het
bestaan van een dergelijk belang of een dergelijke positie strijdig is met deze Code of anders afbreuk doet aan de belangen van Zespri en de uiteindelijke aard van de situatie bepalen. In sommige omstandigheden kan
het onmogelijk zijn om een conflict passend te beheren en zal een werknemer of bestuurder hetzij
zijn belang in Zespri of het externe strijdige belang moeten stopzetten.
Raadpleeg voor meer informatie het Beleid inzake Belangenconflicten.
Politieke bijdragen
De werknemers worden aangemoedigd om deel te nemen aan het politieke proces. De werknemers mogen dit echter enkel vrijwillig en in hun vrije tijd doen, tenzij toepasselijke wetten anders vereisen. Politieke bijdragen mogen niet worden geleverd door of in naam van Xxxxxx, tenzij dit eerst goedgekeurd werd door
de General Counsel en de Raad van Bestuur van Zespri Group Limited. De werknemers mogen geen politieke schenkingen doen of politieke bijdragen leveren met gebruik van de naam, tijd, fondsen of andere middelen van het bedrijf.
Naleving van wetten inzake kinderarbeid, de bestrijding van slavernij en de bestrijding van mensenhandel
Zespri verwacht dat zijn werknemers, consultants, contractanten en leveranciers alle wetten en voorschriften naleven die kinderarbeid, slavernij of mensenhandel verbieden in
de landen waar wij of zij actief zijn. Zespri zal geen zaken doen met individuen of bedrijven als we vaststellen dat ze zich inlaten met kinderarbeid, slavernij of mensenhandel.
Naleving van het beleid: advies vragen en bekommernissen melden
Vragen stellen
U kunt geconfronteerd worden met situaties waarin u een vraag hebt of onzeker bent over de juiste werkwijze. Vraag altijd advies als
u onzeker bent over een bepaalde situatie.
Voor specifieke vragen kunt u terecht bij de volgende medewerkers:
• Uw rechtstreekse supervisor of manager, of uw lokale Global Executive Area Representative,
• Uw lokale HR-afdeling,
• Xxxxxx’x General Counsel, telefonisch of via e-mail,
• Xxxxxx’x Compliance Officers of Internal Audit & Compliance Manager.
Deze contactpersonen zijn vertrouwd met de wetten, voorschriften, beleidslijnen en procedures die betrekking hebben op ons werk en ze zullen de vragen van de werknemers kunnen beantwoorden.
Inbreuken op deze Code en bekommernissen melden
We beseffen dat er situaties kunnen zijn waarin een werknemer merkt of te goeder trouw meent dat een inbreuk op deze Code, toepasselijke beleidslijnen of de wet heeft plaatsgevonden. Als een werknemer een inbreuk vermoedt, wordt hij/zij aangemoedigd dit te melden via het hierna beschreven gepaste kanaal. Aangezien de manier waarop inbreuken kunnen plaatsvinden verschilt van land tot land, dient u de gepaste methode te overwegen om dit te melden, in overeenstemming met de volgende
opties:
1. Xxxxxx aan uw lokale supervisor of een lid van het lokale management, zoals aangewezen. De meest rechtstreekse medewerker om te goeder trouw vermeende inbreuken te melden, is doorgaans een lokale supervisor of een lid van het lokale management. Als u verkiest niet naar uw supervisor te gaan of
als uw probleem niet passend werd behandeld door uw lokaal
management, dan kunnen er andere opties beschikbaar zijn.
2. Meldingen te goeder trouw met betrekking tot bank-, boekhoudkundige en financiële aangelegenheden, interne boekhoudcontroles, omkoping of corruptie of inbreuken op
antitrust-/mededingingswetten kunnen ook rechtstreeks worden gemeld aan de volgende personen:
• Chief Executive Officer,
• Chief Financial Officer,
• Global Executive (voor de regio),
• General Counsel,
• Compliance Officers, of
• Internal Audit & Compliance Manager.
3. Bovendien kunnen meldingen, naargelang van de aard en de plaats van het probleem, ook gedaan worden via de Zespri Speak-Up Website, een onafhankelijke dienst die
wordt beheerd door een derde. Aangezien de manier waarop meldingen worden gedaan verschilt van land tot land, bevat de website verdere instructies over de manier waarop en aan
wie een bepaald probleem moet worden gemeld. Als u een melding doet voor een aangelegenheid die lokaal behandeld moet worden
in overeenstemming met de lokale wettelijke vereisten, dan zal de website u doorverwijzen naar uw lokaal management. De website wordt beheerd door een onafhankelijke derde en is 24 uur op 24, 7 dagen op 7 beschikbaar.
‘
Vraag altijd advies als u onzeker bent over
’
een bepaalde situatie
Vertrouwelijkheid en zelfidentificatie
Informatie die werknemers meedelen zal zo vertrouwelijk mogelijk behandeld worden. Door bij uw melding uw identiteit kenbaar te maken, helpt u Zespri om een
zo grondig mogelijk onderzoek te voeren, aangezien het moeilijker kan zijn om anonieme meldingen grondig te onderzoeken. Als werknemers het echter moeilijk vinden om zich
te identificeren, dan kunnen ze anonieme meldingen doen.
Ongeacht hoe u de melding doet, zullen alle meldingen van reëel of vermeend wangedrag ernstig worden genomen en onmiddellijk behandeld worden.
Het aangewezen personeel zal de meldingen zorgvuldig onderzoeken en het relevante tewerkstellende bedrijf van Zespri zal de aangewezen en de nodige acties ondernemen.
Naleving van deze Code
Werknemers, bestuurders en consultants worden verwacht alle aspecten van deze Code en alle
andere beleidslijnen van Xxxxxx na te leven. Eventuele inbreuken kunnen resulteren in disciplinaire acties, gaande tot ontslag.
Geen vergelding
Zespri erkent dat het bedrijf, om een cultuur van integriteit en respect te vrijwaren, zijn werknemers moet beschermen
als ze iets te goeder trouw melden. Het bedrijf verbiedt dan ook ten strengste daden van vergelding tegen werknemers wegens de melding te goeder trouw van een mogelijke inbreuk. De vereiste ‘te goeder trouw’ betekent dat de werknemers werkelijk moeten geloven of denken dat de gemelde informatie waar is. De werknemers moeten het niet bij het juiste einde hebben, maar ze moeten te goeder trouw handelen.
Bovendien zal er geen wraak worden genomen op werknemers die te goeder trouw deelnemen aan een onderzoek naar mogelijke inbreuken. Het bedrijf onderzoekt zorgvuldig alle meldingen van
wangedrag in overeenstemming met de lokale vereisten. De werknemers zullen dit proces bevorderen door volledig en eerlijk mee te werken aan een onderzoek naar mogelijke illegale of onethische activiteiten. Als een werknemer meent dat hij of zij het slachtoffer is geworden van vergelding, raadpleeg dan
de gepaste medewerker via de hiervoor beschreven kanalen.
Vragen over onze Gedragscode
Voor meer duidelijkheid over de aspecten die aan bod komen in deze Code kunt u contact opnemen met de afdelingen Human Resources, Legal of Compliance.
Code bijgewerkt Juli 2018
Deze Code wordt in stand gehouden door de Chief People Officer
Disclaimer
Bedrijfsbeleidslijnen zijn voor werknemers een belangrijk mechanisme om inzicht te krijgen in de bedrijfsprocessen en de standaarden die worden verwacht van Zespri. De managers moeten garanderen dat de werknemers die rechtstreeks aan hen rapporteren op de hoogte zijn van de bedrijfsbeleidslijnen en dat deze beleidslijnen nageleefd worden. Bij de ontwikkeling van nieuwe beleidslijnen en processen moeten managers en werknemers nagaan waar mogelijkheden voor ongepaste activiteit gecreëerd kunnen worden en de nodige controles invoeren om de kans hiertoe te verkleinen. De beleidslijnen van Zespri moeten door het bedrijf periodiek herzien worden om te garanderen dat ze nog altijd actueel en relevant zijn. Eventuele wijzigingen aan bestaande beleidslijnen of nieuwe beleidslijnen moeten tijdig meegedeeld worden aan het personeel.