AANWERVING MEDEWERKER OMGEVING & ONTHAAL

AANWERVING MEDEWERKER OMGEVING & ONTHAAL

I. ALGEMENE FUNCTIEGEGEVENS

Afdeling: Grondgebiedszaken Dienst: Omgeving

Graad: Administratief Medewerker Functie: Medewerker Omgeving & Onthaal Niveau-rang: C – Cv

Salarisschaal: C1 – C3

1. Plaats in het organogram

• Maakt deel uit van: Dienst Omgeving en Onthaal

• Rapporteert aan: Omgevingsambtenaar en diensthoofd Communicatie

2. Doel van de functie

De medewerker Omgeving en Onthaal voert, in opdracht en onder leiding van de Omgevingsambtenaar, zelfstandig en/of in samenwerking met collega’s diverse administratieve en onthaaltaken uit zodat inwoners van Herk-de-Stad kunnen rekenen op een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening inzake stedenbouwkundige vergunningsaanvragen en andere dossiers binnen de wetgeving ruimtelijke ordening.

Naast de onthaaltaken voor de dienst omgeving maakt de medewerker ook deel uit van het onthaalteam van ons lokaal bestuur. Hier worden de taken in opdracht en onder leiding van het diensthoofd Communicatie uitgevoerd.

3. Taakomschrijving

Binnen het door de gemeenteraad goedgekeurde organogram en onder aansturing van de omgevingsambtenaar staat de medewerker Omgeving in voor:

• Diverse GIS-taken en opdrachten relevant voor de werking en ondersteuning van de eigen dienst:

-actueel houden van de dossiers omgeving in het GIS en de diverse kaartlagen relevant voor de

eigen dienst.

• Registreren en beheren van de informatie eigen aan de dienst in de diverse toepassingen die relevant zijn voor de werking van de dienst omgeving (bijvoorbeeld Orbit.client, CRAB, XXX.XXX, GOLF,….).

• Algemene administratie: opvolgen van briefwisseling en mailverkeer, archivering en klassement, bijwonen van dienstoverleg en eventueel andere vergaderingen eigen aan de functie, administratieve afwerking van beslissingen van de verschillende bestuursorganen, opvolgen van

dossiers van de dienst omgeving, enz.

• Het informeren van de bevolking en van bijzondere beroepsgroepen (architecten, notarissen, projectontwikkelaars, …) over omgevingsdossiers.

• Administratieve voorbereiding van dossiers ter ondersteuning van de Dienst Omgeving.

• Behandelen van kleine vergunningsaanvragen en meldingen (stedenbouw, verkavelingen, ….) conform de geldende wetgeving en procedures.

• Afhandelen van splitsingen, delingen en schenkingen.

• Behandelen van standaarddossiers en -controles binnen het wetgevend kader en het afsprakenkader geldend op de dienst (bijvoorbeeld verzaking verkaveling, verharden inrit,

adrescontroles in samenwerking met de dienst Burgerzaken, enz.

• Opmaken van attesten die te maken hebben met de eigen dossiers (bv. voldaan verkavelingsvoorwaarden, …).

Naast de opdrachten en taken voor de Dienst Omgeving wordt de medewerker ook ingeschakeld aan het onthaal. Hiervoor wordt er gerapporteerd aan het diensthoofd Communicatie. De onthaalmedewerker is als eerste aanspreekpunt het gezicht van de organisatie. Hierbij kunnen taken en verantwoordelijkheden als volgt worden omschreven:

• Het bedienen van de telefoon(centrale); oproepen doorverbinden met de betrokken dienst/persoon.

• Het opvangen van bezoekers en hen doorsturen naar de dienst/persoon die kan antwoorden op hun vragen.

• Het geven van allerlei informatie, zowel telefonisch als aan het onthaal.

• Het frankeren en verzenden van de post met frankeermachine.

• Het verwerken van grote verzendingen.

• De verkoop van huisvuilzakken.

• Kassabeheer.

• Het beheersen van het afsprakensysteem en de diverse systemen van elektronisch betalen.

• Het ontvangen van bestellingen voor de gemeente.

• Het noteren van meldingen en doorgeven aan de bevoegde diensten

• Het verrichten van ondersteunend werk voor andere diensten, voor zover de permanentie van het telefonisch en persoonlijk onthaal verzekerd blijft.

• Verwerken van briefwisseling en e-mails.

4. Verruimende bepalingen

Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan steeds worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen de gemeente.

Algemeen kan gesteld worden dat de medewerker Dienst Omgeving steeds bereid moet zijn om:

• Vernieuwingen binnen het eigen takenpakket op te volgen en indien nodig te introduceren en te begeleiden bij de collega’s

• De eigen inzet te zien ten dienste van het bestuur en de personeelsleden waardoor het eigen werkveld steeds kan aangepast worden aan de gewijzigde organisatie.

5. Functieprofiel

5.1 Kennis

• Beheerst de werking van de GIS-gerelateerde toepassingen.

• Beheerst de software eigen aan de functie (decreetsuite, postregistratiesysteem, GIS,…).

• Kennis van de organisatie van een lokaal bestuur, de dienstverlening, de organen, de organisatiestructuur en de visie en missie.

• Basiskennis van de bestaande reglementeringen inzake omgeving.

• Notie van de reglementeringen inzake organisatie van een lokaal bestuur (decreet lokaal bestuur, privacy wetgeving, openbaarheid van bestuur,….)

• Kennis van de meest courante informaticatoepassingen: tekstverwerking (Word), rekenbladen (Excel), presentaties (PowerPoint) en agendabeheer (Outlook).

• Basiskennis van beleidsplanning in functie van het specifieke eigen takenpakket: kennis van de eigen operationele doelstellingen, acties, verantwoordingsregels, … .

• Correcte beheersing van de Nederlandse taal (zowel schriftelijk als mondeling).

5.2. Vaardigheden, attitudes en persoonskenmerken

• Vlot kunnen communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, zowel intern als extern met alle mogelijke stakeholders.

• Punctueel, efficiënt en resultaatgericht kunnen werken.

• Kunnen samenwerken met collega’s, collegiaal en werkt ondersteunend.

• Kunnen overtuigen en enthousiasmeren.

• Zelfstandig kunnen handelen, beslissen en de eigen beslissingen kunnen motiveren (tegenover burgers, architecten, projectontwikkelaars, studiebureaus, adviserende instellingen, hogere overheden, ...).

• Is uiterst klantgericht, zowel naar de interne als de externe klant.

• Heeft oog voor efficiëntie en is gericht op verbetering van de werkprocessen.

• Zich loyaal opstellen ten aanzien van de organisatie en ernaar handelen in de praktijk.

• Vertrouwelijke gegevens met de nodige discretie behandelen.

• Stressbestendig, kunnen omgaan met deadlines.

• Flexibel zijn in tijd en werk.

• Kunnen interpreteren van een architecturaal ontwerp en kunnen beoordelen van stedenbouwkundige kwaliteiten.

• Het kunnen lezen en interpreteren van architecten plannen.

• Het kunnen lezen en interpreteren van kadastrale informatie.

• Kunnen werken met planologische visies en concepten.

• Bereid tot permanente bijscholing.

• Verantwoordelijkheidszin bezitten.

• Betrokken zijn.

• Initiatieven kunnen en willen nemen.

• Innoverend en probleemoplossend kunnen werken.

• Voortdurend verbeteren.

• Openstaan voor verandering.

• Het kunnen opnemen van taken die niet zijn opgenomen in de functieomschrijving om de goede werking van die dienst te verzekeren.

II. TOELATINGSVOORWAARDEN/AANWERVINGSVOORWAARDEN Voorwaarden

Om toegang te hebben tot deze functie moeten de kandidaten:

1° een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren

2° de burgerlijke en politieke rechten genieten

3° medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.

4° voldoen aan de nationaliteitsvoorwaarden

5° voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966

6° voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is, in dit geval houder zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs

7° slagen voor de selectieprocedure

Leveren van bewijzen

De kandidaten voor de deelname aan de selectieprocedure moeten op de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen (22 augustus 2022) voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden en aan de aanwervingsvoorwaarden, de selectie uitgezonderd.

De kandidaten leveren het bewijs dat ze voldoen aan de diplomavereiste uiterlijk op de datum vastgesteld door het college van burgemeester en schepenen (25 augustus 2022).

De bewijzen worden geleverd door een gewone kopie van het diploma of studiegetuigschrift en/of een verklaring op eer van de gevraagde ervaring.

III. SELECTIEPROCEDURE Procedureregels

De selectieprocedure toetst de bekwaamheid of de geschiktheid van de kandidaten. De selectiecriteria en de selectietechnieken zijn afgestemd op de functiebeschrijving.

De selectieprocedures voor alle functies resulteren in een bindende rangschikking in volgorde van het resultaat van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten.

De kandidaten worden van het verloop van de selectieprocedure op de hoogte gebracht.

De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat.

Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten voor elke examengedeelte zestig procent van de punten behalen.

Indien een examengedeelte meer dan één proef omvat, moeten zij bovendien vijftig procent van de punten behalen op elk van die proeven.

Alleen de kandidaten die geslaagd zijn, worden voor het volgende selectiegedeelte opgeroepen.

De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat.

De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.

Selectieprogramma Rang Cv

Preselectie indien meer dan 50 kandidaten:

Schriftelijke proef (20 punten, min. te behalen 10/20)

• Bevraging over één of meerdere onderwerpen die verband houden met de functie aan de hand van meerkeuzevragen en/of korte kennisvragen.

Schriftelijke proef (60 punten, min. te behalen 36/60)

• Bevraging over één of meerdere onderwerpen die verband houden met de functie (30 punten, min. te behalen 15/30).

• Praktische oefening: De kandidaat wordt geconfronteerd met één of meerdere probleemsituaties die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan/kunnen voordoen. De totale context wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een

oplossing uit te werken. (30 punten, min. te behalen 15/30).

Selectiegesprek (40 punten, min. te behalen 24/40)

• Selectiegesprek: Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie evenals van zijn motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein.

Selectiecommissie

De selectiecommissie bestaat uit drie deskundigen, waarvan minstens 1/3 extern aan het bestuur.

Wat gebeurt er indien u slaagt voor de selectieprocedure ?

Als eerst gerangschikte wordt u aangeworven met een contract voor bepaalde of onbepaalde duur. De andere geslaagde kandidaten worden opgenomen in de wervingsreserve.

Er wordt een wervingsreserve aangelegd met vermelding van alle voor de selectieprocedure geslaagde kandidaten, gerangschikt volgens het behaalde resultaat.

De wervingsreserve heeft een geldigheidsduur van 3 jaar die aanvangt vanaf de eerste dag van de maand volgend op de datum van het eindrapport van de selectie.

IV. HOE ZICH KANDIDAAT STELLEN ?

De kandidatuurstelling moet gebeuren ten laatste op 22 augustus 2022. Dit kan door middel van :

- een per post verzonden kandidatuurstelling (poststempel geldt als bewijs)

- een mail met verzoek tot ontvangstmelding naar xxxxxxxxxxxx@xxxx-xx-xxxx.xx (ontvangstmelding geldt als bewijs)

- een persoonlijk overhandigde sollicitatiebrief (ontvangstbewijs geldt als bewijs)

De kandidaatstelling bestaat uit :

▪ een sollicitatiebrief

▪ een curriculum vitae

▪ een gewone kopie van het vereiste diploma of studiegetuigschrift en een verklaring op eer van de vereiste ervaring.

V. ONS AANBOD

⮚ de mogelijkheid om ervaring op te doen in een verantwoordelijke en boeiende functie

⮚ een salaris overeenkomstig de salarisschalen C1-C2-C3

⮚ voor het bepalen van uw salaris (geldelijke anciënniteit) komen in aanmerking:

o de werkelijke diensten in statutair of contractueel verband die het personeelslid heeft verricht in andere openbare besturen

(volgens de regelgeving opgenomen in de rechtspositieregeling)

o de diensten gepresteerd in de privésector of als zelfstandige tot maximum 10 jaar (volgens de regelgeving opgenomen in de rechtspositieregeling)

⮚ een gratis hospitalisatieverzekering

⮚ tweede pensioenpijler van 3%

⮚ maaltijdcheques

⮚ een vergoeding voor het woon-werkverkeer indien u gebruik maakt van het openbaar vervoer en/of de fiets

⮚ de mogelijkheid vorming te volgen om u verder te bekwamen in uw job

⮚ een uitgebreide en flexibele vakantieregeling

salaris- schalen	C1	C2	C3
Minimum	13.550	14.250	15.900
Maximum	21.950	22.800	24.800
0	13.550	14.250	15.900
1	14.150	14.800	16.550
2	14.150	14.800	16.550
3	14.750	15.400	17.150
4	14.750	15.400	17.150
5	15.300	16.000	17.750
6	15.300	16.000	17.750
7	15.900	16.600	18.400
8	15.900	16.600	18.400
9	16.500	17.200	19.000
10	16.500	17.200	19.000
11	17.100	17.800	19.650
12	17.100	17.800	19.650
13	17.700	18.400	20.250
14	17.700	18.400	20.250
15	18.300	19.000	20.850
16	18.300	19.000	20.850
17	18.900	19.600	21.500
18	18.900	19.600	21.500
19	19.500	20.200	22.100
20	19.500	20.200	22.100
21	20.100	20.750	22.750
22	20.100	20.750	22.750
23	20.650	21.350	23.350
24	20.650	21.350	23.350
25	21.250	21.950	23.950
26	21.250	21.950	23.950
27	21.950	22.800	24.800

▪ De trappen zijn het aantal dienstjaren die in aanmerking komen voor het berekenen van het salaris. Naarmate het personeelslid diensten presteert, zal hij/zij ook een geldelijke anciënniteit opbouwen en zo een hoger salaris bekomen

• Aanvangswedde bij indiensttreding: 0 jaar dienst in C1 of jaarwedde van 13.550 EUR aan 100 %

∗ bruto maandwedde = jaarwedde x huidige index / 12 x prestatieverhouding

∗ huidige index: 1,8845

∗ prestatieverhouding: 38/38

• C2 na 4 jaar schaalanciënniteit in C1 en gunstige evaluatie.

• C3 na 18 jaar schaalanciënniteit in C1 en C2 en gunstige evaluatie

1 Vo medewerker omgeving & onthaal ltijds – contractueel – niveau C – aanleg werfreserve

Het Stadsbestuur van Herk-de-Stad gaat over tot de aanwerving van

Functie :

Binnen de dienst omgeving sta je in voor de uitvoering van administratieve en onthaaltaken zodat de burger kan rekenen op een efficiënte en klantvriendelijke dienstverlening op vlak van stedenbouwkundige vergunningsaanvragen en andere dossiers binnen de wetgeving ruimtelijke ordening. Je biedt ondersteuning bij de voorbereiding en afhandeling van de dossiers en handelt eenvoudige dossiers zelfstandig af. Je voert diverse GIS-taken uit en bouwt hierin systematisch deskundigheid op.

Je wordt ook ingeschakeld aan het algemeen onthaal binnen het stadhuis. Je vangt de bezoekers op en verwijst door; geeft informatie zowel digitaal, telefonisch als fysiek aan het onthaal. Je staat in voor het afsprakensysteem en de verzending van de post.

Profiel :

• Je hebt minimaal een diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld.

• Je bent een organisatorisch talent dat vlot kan samenwerken.

• Je werkt zelfstandig en nauwkeurig, bent stressbestendig en discreet.

• Je bent enthousiast, discreet, loyaal en staat open voor verandering.

• Je kent de meest courante informaticatoepassingen.

• Je bent op de hoogte van de regelgeving m.b.t. omgeving of bent bereid deze kennis snel te verwerven.

• Ervaring met GIS is een pluspunt.

Wij bieden:

• Een uitdagende job met opleidingsmogelijkheden en kansen voor persoonlijke groei.

• Een omgeving waar sterk wordt ingezet op groepsvorming en een goed werksfeer.

• Salarispakket op het aangegeven niveau. Ervaring uit de openbare sector wordt volledig overgenomen, uit de privésector indien relevant.

• Een uitgebreide en flexibele vakantieregeling, tijds- en plaatsonafhankelijk werken volgens afspraken binnen de afdeling.

• Tal van extralegale voordelen zoals maaltijd- en ecocheques, hospitalisatieverzekering, feitsvergoeding, Pluspas en tweede pensioenpijler van 3%.

Interesse ?

Bezorg je motivatiebrief met uitgebreid cv en een kopie van het gevraagde diploma aan het College van Burgemeester en Schepenen, Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxx-xx-Xxxx. Dit kan per post, tegen afgiftebewijs of per e-mail : xxxxxxxxxxxx@xxxx-xx-xxxx.xx (vraag ontvangstbevestiging).

Je kan je kandidatuur indienen tot 22 augustus 2022. Selectieproeven zijn voorzien in september. Voor meer info over de functie en de selectieproeven, surf naar www.herk-de- xxxx.xx/xxxxxxxxx of contacteer de dienst personeel via 013 78 09 56 of personeel@herk-de- xxxx.xx.