Vast contract (CDI) Vanaf juli 2023
HR-admin medewerker
Vast contract (CDI) Vanaf juli 2023
Het Autonome Gemeentebedrijf (AGB) Bourse-Beurs is de organisatie die
verantwoordelijk is voor de coördinatie van het beursproject in het centrum van Brussel. De grote heropening van dit emblematische gebouw is gepland voor september 2023. De Beurs wordt een belangrijke nieuwe toeristische bestemming voor bezoekers uit Brussel en daarbuiten. Het zal de volgende ruimtes omvatten
• Een nieuw museum, Belgian Beer World genaamd.
Dit wordt een permanent multimedia belevingscentrum over de fascinerende cultuur van het Belgische bier;
• Drie horecaruimtes: een brouwerij, een restaurant en een Skybar;
• De souvenirshop van Belgian Beer World;
• Het centrale hal, open voor het publiek.
Dit wordt een nieuwe openbare ruimte, een plaats om het beschermde gebouw te komen bewonderen, maar ook een plaats voor expressie en open discussie;
• Een co-working ruimte;
• Toegang tot de archeologische site « Bruxella 1238 ».
Functieomschrijving
Het AGB Bourse-Beurs is op zoek naar nieuwe mensen om het team in het Beursgebouw in hartje Brussel te versterken. We zijn op zoek naar een Admin- HR Assistant die rechtstreeks rapporteert aan de Director Finance and HR.
Vind je het leuk om verschillende administratieve taken uit te voeren (secretariaatswerk, voorbereiden van vergaderingen en HR-documenten)?
Xxx je geïnteresseerd in het ontwikkelen van je kennis van de arbeidswetgeving en het werken met human resources?
Blijf je georganiseerd en houd je dossiers bij ondanks meerdere prioriteiten terwijl je deadlines haalt?
Dan ben jij misschien de persoon die we zoeken voor onze Technische Dienst!
Verantwoordelijkheden van een HR-Admin medewerker
• De directeur en het Finance-HR-team assisteren bij dagelijkse administratieve taken (vergaderingen organiseren en notuleren, documenten bijhouden en archiveren, enz;)
• Rapporten voorbereiden voor de raad van bestuur (RvB) of het uitvoerend comité in samenwerking met het team, zoals de inkoopspecialist;
• Nauw samenwerken met het sociaal secretariaat om verlof en werktijden van personeel te valideren, personeelsdossiers bij te houden en andere taken die inherent zijn aan personeelsbeheer.
• Fungeren als eerste contactpunt voor HR-kwesties van werknemers;
• Assisteren bij het wervingsproces in overeenstemming met de regelgeving (opstellen van documenten zoals arbeidscontracten en gidsen voor nieuwe werknemers).
Diploma’s en vaardigheden
• Academische en/of professionele ervaring als HR-administratief medewerker of gelijkaardige functie
• Goede talenkennis in het Frans, en Nederlands en/of Engels.
• Eerdere ervaring met HR / CRM software
• Goede computervaardigheden, in het bijzonder MS-Office suite
Gewenste kwaliteiten
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, prioriteiten kunnen stellen en oog hebben voor detail.
• Je kunt zeer goed persoonlijk, telefonisch en schriftelijk communiceren.
• Je bent vertrouwelijk, kunt goed luisteren en bent servicegericht.
• Je bent veelzijdig, hebt een groot aanpassingsvermogen en neemt graag initiatief en verantwoordelijkheid.
• Je bent geïnteresseerd in permanente bijscholing, met name op het gebied van arbeidswetgeving.
• Je begrijpt wat er op het spel staat en kunt je volledig vinden in de waarden die Bourse-Beurs uitdraagt.
Wij bieden
• Een voltijds vast contract;
• 37,5 uur per week ;
• 35,5 vakantiedagen per jaar.
• Bruto maandsalaris : minimaal 2.792,03 euros voor de schaal van het bachelordiploma of minimaal 2.418,98 euros bruto per maand voor de shaal van het secundair onderwijs; maar kan hoger zijn ahankelijk van eerdere werkervaring, gezinssituatie en het succesvol afleggen van het taalexamen.
• Extra legale voordelen: maaltijdcheques, gratis MIVB-abonnement en een bijdrage in andere openbaar vervoer/fietskosten. Mogelijkheid tot hospitalisatieverzekering.
• Bedrijfscomputer en mobiele telefoon
• Mogelijkheid tot opleiding en interne mobiliteit binnen RCA Beurs-Beurs
Als medewerker van Bourse-Beurs krijg je de mogelijkheid om je te ontwikkelen en bij te scholen.
SELECTIEPROCEDURE
• Er is geen aangekondigde sluitingsdatum voor sollicitaties. Sollicitaties worden doorlopend in behandeling genomen totdat de functie is vervuld. We raden je aan zo snel mogelijk te solliciteren. Als u binnen 3 weken niets van ons hoort, kunt u ervan uitgaan dat u niet op de shortlist bent geplaatst.
• Stuur uw sollicitatie per e-mail met uw curriculum vitae + begeleidende brief naar Xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx . Onvolledige sollicitaties (zonder alle vereiste documenten) worden niet in behandeling genomen.
• Een eerste selectie wordt gemaakt op basis van het cv en de begeleidende brief. Kandidaten die aan het profiel voldoen, worden per e-mail uitgenodigd voor een telefonisch selectie-interview. Vervolgens kan een tweede gesprek worden gepland voor een selectiecomité.
• Als werkgever selecteren we kandidaten op basis van hun vaardigheden en maken we geen onderscheid in leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit.
• We moedigen mensen met een handicap aan om te solliciteren. We houden rekening met eventuele aanpassingen die nodig zijn, zowel wat betreft de wervingsprocedure als de integratie in de organisatie.
Admin – HR Assistant
CDI (permanent contract) From July 2023
The Régie Communale Autonome (RCA) Bourse-Beurs is the entity responsible
for coordinating the Bourse project in the centre of Brussels. The grand re- opening of this emblematic building is scheduled for September 2023. The Bourse will be a major new tourist destination for visitors from Brussels and abroad. It will include the following spaces:
• A new museum called Belgian Beer World. This will be a permanent multimedia experience centre on the fascinating culture of Belgian beer;
• Three spaces Horeca : a brewery, a restaurant and a Skybar ;
• The gift shop for the Belgian Beer World;
• The central hall, open to the public.
This will be a new public space, a place to come and admire the heritage-listed building, and also a place for expression and open discussion;
espace public, un lieu où l’on passe pour admirer le bâtiment classé au
patrimoine, et également un lieu d’expression et de discussion ouverte;
• A co-working space;
• Access to the archeological site « Bruxella 1238 »
Job Description
We are looking for new people to join our team at the Bourse-Beurs building in the heart of Brussels. We are looking for an Admin-HR Assistant who will report directly to the Director of Finance and HR.
Do you enjoy dealing with a variety of administrative tasks (secretarial work, preparing meetings and HR documents)?
Are you interested in developing your knowledge of employment regulations and working with human resources?
Do you stay organised and keep files up to date despite multiple priorities while meeting deadlines?
Then you could be just the person we're looking for in our Technical Department!
Responsibilities of an Admin-HR Assistant
• Assist the Director and the Finance-HR team with day-to-day administrative tasks (organising meetings and taking notes, tracking and filing documents, etc);
• Prepare reports for the Board of Trustees or Executive Committee in collaboration with the team such as the Procurement Specialist;
• Work closely with the social secretariat to confirm staff leave and working hours, keep staff files up to date, and other tasks inherent to personnel management.
• Act as a first point of contact for employee HR issues;
• Assist with the recruitment process in compliance with legislations (prepare documents such as employment contracts and guides for new employees).
Diplomas and skills
• Academic and/or professional experience as an HR admin assistant or similar position
• Good language skills in French, and in Dutch and/or English.
• Previous experience with HR / CRM software
• Good computer skills, in particular MS-Office suite
Desired qualities
• Excellent organisational skills, able to prioritise and pay attention to detail.
• You are a very good communicator in person, on the telephone and in writing.
• You respect confidentiality, are a good listener and service-oriented.
• You are versatile, adaptable and comfortable taking initiative and responsibility.
• You are interested in continuous learning, particularly with regard to employment regulations.
• You understand the issues at stake and identify fully with the values promoted by Bourse-Beurs.
What we offer
• A full-time permanent contract;
• 37.5 h/week;
• 35.5 days holiday per year.
• Gross monthly salary: minimum 2,792.03 euros for the bachelor's degree level or minimum 2,418.98 euros gross per month for the secondary education level; but may be higher depending on previous professional experience, family situation and successful completion of the language exam.
• Extra-legal benefits: meal vouchers, free STIB season ticket and a contribution towards other public transport/cycle expenses. Possibility of hospitalization insurance.
• Laptop and mobile phone
• Possibility of training and internal mobility within RCA Bourse-Beurs
As an employee of Bourse-Beurs, you will have the opportunity to develop and continue your training.
SELECTION PROCEDURE
• There is no closing date for the receipt of applications. Applications will be considered on an ongoing basis until the position is filled. We encourage you to apply as soon as possible. If you do not hear from us within 3 weeks, you may consider that you have not been shortlisted.
• Send us your application by email with your curriculum vitae + covering letter to Xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx . Incomplete applications (not including all the required documents) will not be considered.
• An initial selection will be made on the basis of the CV and covering letter. Candidates matching the profile will be invited by email to a selection interview by telephone. A second interview may then be scheduled before a selection committee.
• As an employer, we select candidates on the basis of their skills and make no distinction as to age, sex, ethnic origin, belief, disability or nationality.
• We encourage people with disabilities to apply. We will take into account any adaptations that may be necessary, both in terms of the recruitment procedure and integration into the organisation.