ZAKEN VEREFFENEN BIJ EINDE DIENSTVERBAND

LOONBELA STING/SOCIALE VERZEKERINGEN

ZAKEN VEREFFENEN BIJ EINDE DIENSTVERBAND

Afrekenen met uw werknemer

Voor u op een rij gezet wat er aan de orde kan komen bij een

eindafrekening in de salarisadministratie wanneer het dienstverband met de werknemer wordt beëindigd door ontslag, pensionering of

overlijden.

Door Xxxxxxx Xxxxxxxx-van der Beek, Servicedienst Gemeente Rotterdam

Als de datum bekend is waarop de dienst- betrekking eindigt, kan de salarisadmi- nistrateur de eindafrekening van het salaris opstellen. Daarbij is het van belang te let- ten op alle vaste elementen in de beloning waar de werknemer recht op heeft, ook op componenten die niet maandelijks tot uit- betaling komen. In de meeste geautomati- seerde salarisadministraties worden die eenmalige salariselementen wel maande- lijks geregistreerd en toegevoegd aan een reservering. Bij het invoeren van een ont- slagdatum komen ze dan ‘vanzelf ’ tot uit- betaling. Dat betreft in elk geval de vakan- tietoelage, maar vaak ook de einde- jaarsuitkering of dertiende maand, en steeds vaker ook de levensloopbijdrage.

VERLOF

Een werknemer kan al het verlof opnemen voor hij uit dienst treedt. Als dat niet mogelijk of wenselijk is, zijn er twee opties: de ontslagdatum zoveel dagen naar achte- ren verplaatsen als er nog verlofdagen zijn. In de praktijk wordt vaker gekozen voor het vergoeden in geld van de niet opgeno-

Atv-dagen worden nooit uitbe- taald bij het einde van de dienstbetrekking; atv die niet opgenomen is, vervalt bij uit dienst treden (en aan het einde van ieder kalenderjaar).

men verlofdagen. Daarbij moet de werkge- ver voor iedere niet opgenomen vakantie- dag de waarde van het salaris over één dag vergoeden, inclusief de elementen die een- maal per jaar worden uitbetaald maar die wel een vast onderdeel van het salaris zijn.

NOG MEER TE VERREKENEN?

Behalve de al genoemde zaken, kunnen er nog meer verrekeningen noodzakelijk zijn.

Abonnement

Ook komt het vaak voor dat de werknemer van de werkgever een jaarabonnement voor het openbaar vervoer heeft ontvangen voor het woon-werkverkeer. Ook voor dit abonnement moet dan een afrekening plaatsvinden tussen werkgever en werkne- mer voor de resterende perioden van het abonnement na de ontslagdatum.

Studiekosten

Als de medewerker onlangs nog een oplei- ding heeft gevolgd op kosten van de werk- gever, moet de regeling voor vergoeding van studiekosten goed worden nagekeken. In veel gevallen bestaat er voor de werkne- mer een plicht tot terugbetaling van de stu- diekosten bij het nemen van ontslag binnen een bepaalde tijd. Het is heel gebruikelijk om daarbij een staffel te gebruiken. Bij- voorbeeld: bij ontslag binnen één jaar na de studie moeten alle kosten worden terugbe- taald, bij ontslag binnen twee jaar na de

studie moet tweederde worden terugbe-

Medewerkers die niet-courante auto’s leasen, zijn soms verplicht om de auto over te nemen bij ontslag.

xxxxx en bij ontslag binnen drie jaar een- derde van de kosten van de opleiding.

Ouderschapsverlof

In sectoren waar ouderschapsverlof ge- deeltelijk wordt doorbetaald, geldt ook meestal een terugbetalingsverplichting van deze doorbetaling als de werknemer binnen een bepaalde tijd na het ouder- schapsverlof ontslag neemt. Het betaalde ouderschapsverlof is immers een soort investering in medewerkers om een perio- de van zorg voor kinderen te kunnen over- bruggen.

NOG ANDERE ZAKEN

Auto

De auto van de zaak moet meestal worden ingeleverd. Maar de leasemaatschappijen kunnen ook een aanbod doen om de auto (privé) over te nemen.

Voor u als administrateur is het zaak om na te gaan of de auto aan de medewerker wordt verkocht voor een prijs die markt- conform is. Als de werkgever als eigenaar van de auto van de zaak genoegen neemt met een lagere prijs bij de verkoop, geniet de werknemer een voordeel dat belast is. Het verdient in dat geval altijd aanbeveling om aan een onafhankelijke derde een opgave te vragen voor de verkoopprijs van de auto.

Ziektekosten

Bedrijven die een collectief contract heb- ben afgesloten met een ziektekostenverze- keraar zullen medewerkers die uit dienst treden, moeten afmelden. Voor de mede- werker geldt dan geen collectiviteitskorting meer. Dat kan betekenen dat de medewer- ker tot de eerstvolgende mogelijkheid om de verzekering op te zeggen, 1 januari, aan een duurdere verzekering vastzit. De ver- zekeraars bieden echter in veel gevallen de mogelijkheid toch tussentijds van verzeke- ring te veranderen als men overgaat naar de collectieve verzekering van de nieuwe werkgever.

Pensioen

Medewerkers die van baan veranderen, krijgen heel vaak te maken met een nieuwe pensioenverzekeraar. Als het goed is, krij- gen zij informatie over de mogelijkheden om de waarde van het al opgebouwde pen- sioen over te dragen. De werknemer moet dan wel goed letten op de termijn voor de aanvraag van de waardeoverdracht; die is niet al te lang!

Getuigschrift

Het klinkt wat ouderwets, maar toch kan het van groot belang zijn voor de werkne- mer om een getuigschrift mee te krijgen, zeker als het cv nog niet al te lang is. De werkgever is verplicht om een werknemer op diens verzoek een dergelijk getuigschrift te geven. In een getuigschrift staat de peri- ode waarin de werknemer in dienst is geweest, de omvang van de dienstbetrek- king (aantal uren per week) en de inhoud van de functie. Op verzoek van de werkne- mer kan de werkgever in het getuigschrift ook opnemen op welke wijze de werkne- mer de taken heeft uitgevoerd.

Belastingdienst

De werkgever hoeft niet apart aan de Belastingdienst te melden dat een mede- werker uit dienst gaat. Het Uwv wil de ont- slagdatum wel weten in verband met de juistheid van de polisadministratie. Door de loonaangifte komen de gegevens van de medewerker, ook de ontslagdatum, bij het Uwv terecht.

Bij in dienst treden, kennen we sinds juli 2006 de eerstedagsmelding (EDM). Een

dergelijke melding is bij ontslag niet nodig. De EDM is vooral bedoeld voor het tegen- gaan van illegale arbeid en fraude met uit- keringen.

Formulieren Uwv

Omdat de polisadministratie nog niet zo lang bestaat, moet u als werkgever vaak nog formulieren invullen voor het Uwv, als de werknemer na het ontslag een aanvraag doet voor een ww-uitkering. Het spreekt vanzelf dat het nauwkeurig invullen van deze formulieren van groot belang is voor de ex-medewerker.

OVERLIJDEN

Als de dienstbetrekking eindigt door over- lijden, wat van rechtswege een automa- tisme is, moet u, behalve aan veel van de hiervoor genoemde zaken, ook nog denken aan de overlijdensuitkering. Als de overle- den werknemer een partner en/of minder- jarige kinderen nalaat, rust op de werkge- ver een verplichting tot het doen van een overlijdensuitkering. Als er geen partner of minderjarige kinderen zijn, maar als de overleden werknemer samenleefde met

iemand in wiens onderhoud hij of zij voor- zag, dan komt die persoon in aanmerking voor de overlijdensuitkering. Bij een alleenstaande medewerker zonder minder- jarige kinderen hoeft er dus geen overlij- densuitkering te worden betaald.

De minimale hoogte van de overlijdensuit- kering is wettelijk vastgelegd: ten minste het loon over een maand, inclusief vakan- tietoelage. In veel cao’s is een hogere over-

worden extra belast voor de werkgever met een eindheffing van 26 procent. Na 2011 wordt deze heffing zelfs 52 procent.

Er is eind 2005 een overgangs- regeling getroffen voor mede- werkers die in het zicht van hun vervroegde uittreding met deze wetgeving te maken kregen.

FIETS

Veel werknemers nemen deel aan een fietsregeling. Daarbij wordt brutoloon ingele- verd ten gunste van een ‘nettofiets’. Als de aflossing van de fiets nog niet klaar is, moet

lijdensuitkering vastgelegd.  

De overlijdensuitkering is onbelast, voor

de resterende schuld bij de eindafrekening

zover deze niet meer bedraagt dan driemaal

Op uitkeringen die betrekking hebben op

worden ingehouden.

het loon over een maand, inclusief vakantie- toelage. Als de overlijdensuitkering hoger is,

een periode na het einde van de dienstbe-              trekking is altijd de groene loonbelasting-

wordt het meerdere belast met de gewone tabel voor bijzondere beloningen. Een over- lijdensuitkering kan als postuum loon op naam van de overleden medewerker worden verwerkt, maar u kunt ook de erfgenamen in de loonadministratie opnemen.

De overlijdensuitkering is een uitkering naast de verplichte eindafrekening op de ontslag- datum.

tabel van toepassing; loon uit vroegere dienstbetrekking is geen loon voor de pre- mies werknemersverzekeringen.

BEWAREN

Als een medewerker uit dienst gaat, kan de werkgever niet meteen alle administratie van deze persoon wegdoen. Ten minste vijf volle kalenderjaren na het ontslag moeten in elk geval worden bewaard:

– de kopie van het identiteitsbewijs, en even- tueel de aard en het nummer hiervan;

vens van de werknemer voor de loonhef- fingen;

– een verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen;

– eventueel de bijlage studenten- en scho- lierenregeling.

Omdat de werkgever verplicht is basisge- gevens ten minste zeven jaar te bewaren, waaronder ook de loonadministratie valt, moeten daarnaast ook de gegevens worden bewaard die van belang zijn voor de (onbe-

– de loonbelastingverklaring of de gege- laste) betalingen aan de werknemer.

Wanneer de werknemer door een bedrijfs- ongeval is overleden, moet er een schade- vergoeding worden uitgekeerd aan de erfgenamen. Vaak dekt een ongevallenver- zekering een dergelijke vergoeding.

BIJZONDERE BETALINGEN

Het komt heel veel voor dat aan werkne- mers die worden ontslagen een eenmalig bedrag wordt uitgekeerd, als schadever- goeding voor het ontslag, vaak op basis van de zogenoemde kantonrechtersformule. Tot op heden worden dergelijke vergoedin- gen niet gekort op de ww-uitkering.

Ook kan het zijn dat de werkgever ver- plicht blijft om na het ontslag een aanvul- ling te verstrekken op de ww-uitkering of wia-uitkering van de medewerker. Dat is afhankelijk van de reden van ontslag of de reden van de arbeidsongeschiktheid. Deze aanvullingen kunnen ook worden afge- kocht en in één keer bij ontslag worden uitgekeerd.

Sinds 2006 is het voor een werkgever extra duur (en dus bijna onmogelijk) gemaakt om na het einde van de dienstbetrekking betalingen aan de ex-werknemer te doen, die de periode moeten overbruggen tot aan de pensionering. Alle uitkeringen die lijken op een regeling voor vervroegd uittreden

advertentie