Contract

Het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen (AHOVOS) werft aan in contractueel verband:

4 medewerkers dossierbehandelaars (m/v)

(contract van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging)

Er wordt een werfreserve aangelegd die één jaar geldig blijft

Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming

Entiteit Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen

Afdeling Studietoelagen

Niveau C

Graad Medewerker

Standplaats Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 0000 Xxxxxxx

                              Vacaturenummer: AHOVOS/STL/C1

XXXXXX XXX XXXXXX

Wij creëren onderwijskansen door het toekennen van middelen, het betalen van het personeel van de instellingen voor hoger onderwijs en van het volwassenenonderwijs, en door voor klein en groot te voorzien in studiefinanciering om kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren te stimuleren en voor iedereen mogelijk te maken.

We doen dat door in te staan voor een:

- Uitstekende ondersteuning van lerenden en onderwijsinstellingen,

- Een efficiënte dossierbehandeling,

- Een kwaliteitsvolle behandeling van data,

- Het leveren van een essentiële bijdrage aan een doelmatig onderwijsbeleid en de vertaling hiervan naar het onderwijsveld.

AHOVOS is dé referentie op vlak van onderwijsdata en –informatie, die we beschikbaar maken voor al onze partners.

Het agentschap bestaat uit drie afdelingen:

Afdeling Hoger Onderwijs (meer info: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/ ) Afdeling Volwassenenonderwijs (meer info: xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/ )

Afdeling Studietoelagen (meer info: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/ )

Xxxx situeert zich de vacature?

Voor het verder uitdragen van onze missie is het agentschap op zoek naar dossierbehandelaars die worden tewerkgesteld in de afdeling Studietoelagen.

FUNCTIE

Als dossierbehandelaar sta je in voor de analyse en verwerking van binnenkomende aanvragen voor school- en studietoelagen met als doel om voor deze aanvragen een beslissing te formuleren.

Tot het takenpakket behoren onder meer de correct en tijdige afhandeling van aanvraagdossiers, het verschaffen van informatie over de regelgeving met betrekking tot school- en studietoelagen, het verschaffen van informatie bij het indienen van een aanvraag, het ontvangen van bezoekers, …

Je takenpakket

1. Vervolledigen dossiers

Voorbereiden van de aanvraagdossiers teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen

Voorbeelden van activiteiten:

- Aanvraagdossiers controleren op correctheid, volledigheid en overtollige documenten

- Aanvragen en briefwisseling registreren in de daartoe voorziene applicatie op pc

- Bijkomende informatie en gegevens opvragen bij de aanvrager en /of andere instanties (bv het Rijksregister)

- Gebruik maken van de hiertoe voorziene standaardbrieven in de applicatie

- Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen

- Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen

2. Analyse

Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.

Voorbeelden van activiteiten:

- Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden voor het bekomen van een school- of studietoelage

- Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties

- Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren

- De vooropgestelde procedures voor de dossierbehandeling volgen

3. (Voorstel van) beslissing

(Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (xxx.xx functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier.

Voorbeelden van activiteiten:

- Verschillende onderdelen van het dossier goed- of afkeuren

- Indien nodig bijkomende informatie toevoegen aan de berichtgeving

4. Communicatie en contacten

Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier.

Voorbeelden van activiteiten:

- Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden

- Bezoekers ontvangen

- De beslissing aan de betrokkene toelichten

- Klanten adviseren over de te volgen procedure

- Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen

- Informatie uitwisselen over het dossier

5. Kennis m.b.t. het vakgebied

Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren.

Voorbeelden van activiteiten:

- De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek

- Deelnemen aan interne overlegmomenten

- Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie

- Vakkennis ontwikkelen en actualiseren

- Trends en evoluties volgen

- Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures

- Deelnemen aan projecten

PROFIEL

Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs. Als je je diploma in een ander land dan België behaalde dan moet je bij je sollicitatie een attest van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming (NARIC- Vlaanderen, xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx ) kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig is verklaard met het hiervoor vermeld diploma. Heb je je diploma behaald in een andere taal dan het Nederlands, dan moet je een taaltest afleggen bij Selor.

Je beschikt over een degelijke kennis van de courante MS-Office toepassingen. Het is aangewezen dat je vlot gegevens kan verwerken in Excel en Access.

Je kan werken in een team en je bent klantgericht.

Je kan je vlot uitdrukken zowel mondeling als schriftelijk.

PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES

Elk personeelslid dient de waardegebonden competenties van de Vlaamse overheid te onderschrijven.

Samenwerken

Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is

- Je houdt rekening met de mening van anderen

- Je behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen

- Je geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn

- Je aanvaardt groepsbeslissingen

- Je toont respect voor de verscheidenheid van mensen

Betrouwbaarheid

Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen

- Je respecteert formele regels en afspraken

- Je gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, medewerkers …)

- Je geeft volledige en juiste informatie door

- Je respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie

- Je komt beloften en afspraken na

- Je komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden

Voortdurend verbeteren

Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.

- Je bent gemotiveerd om de wetgeving ivm school- en studietoelagen te verwerken en om nieuwe methodes aan te leren.

- Je past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk.

- Je vraagt om uitleg als iets niet duidelijk is.

- Je geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen.

Klantgerichtheid

Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren

- Je helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort, zowel aan de telefoon als wanneer je bezoekers ontvangt.

- Je blijft beleefd bij klachten

- Je onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen

- Je verleent een correcte service aan alle klanten, ongeacht hun afkomst, geslacht, handicap enz. (bv. houdt de wachttijd voor een klant minimaal, voert stipt uit wat werd vastgelegd, levert duidelijke producten af, neemt een lagedrempelhouding aan, je bent beschikbaar en bereikbaar)

- Je stelt je hulpvaardig op

- Je reageert snel en gepast op vragen van klanten

- Je kiest een aangepaste aanpak gezien de mogelijkheden en beperkingen van de klant (bv. kinderen, bejaarden, zieken)

FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIES

Flexibel gedrag

De eigen gedragsstijl kunnen veranderen om een gesteld doel te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen

- Je verandert je agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften

- Je verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken

- Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was

- Je bent bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep

- Je hanteert een correcte spelling en grammatica

- Je handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in je communicatie

- Je schrijft in een toegankelijke taal ambtelijke brieven

Nauwgezetheid

Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen

- Je voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit

- Je vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in

- Je blijft aandachtig bij routineuze taken

- Je controleert je eigen werk

- Je merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties

Probleemanalyse (analytisch denken)

Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie

- Je verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken

- Je maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem

- Je omschrijft duidelijk de xxxx van het probleem

- Je verwerft een algemeen inzicht in de problematiek

- Je gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem

Oordeelsvorming (synthetisch denken)

Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria

- Je formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is

- Je formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese

- Je betoont een gezonde kritische ingesteldheid

- Je weegt alternatieven tegenover elkaar af

- Je redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties

ONS AANBOD

- Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.

- Je wordt contractueel aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) voor de duur van één jaar met mogelijkheid tot verlenging met onmiddellijke indiensttreding.

- Je aanvangssalaris is minimaal 22.485,43 EUR (bruto jaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 1.873,79 EUR. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Deze relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage.

- Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 EUR per gewerkte dag).

- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft.

- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen van 3 tot en met 13 jaar, voor meer informatie zie website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx

- Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis.

- Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas.

- Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers.

HOE SOLLICITEREN?

De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties.

Solliciteren kan mits gebruik te maken van het bijgevoegde standaard-cv tot en met 16 mei 2014

Om te solliciteren stuur je het standaard-cv naar xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxxxxxxxxx.xx

Je vult hiertoe het standaard-cv in dat je kunt vinden op

xxxx://xxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx_xxxxxxxxx_xx_xxxxxxx.xxx

Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer en de naam van de functie.

RESERVE EN GELDIGHEID

De geslaagden worden opgenomen in een wervingsreserve (lijst van geslaagden), die één jaar geldig blijft. De geldigheidsduur gaat in vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat.

Indien je twee keer de functie weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is.

MEER WETEN?

Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen

over de arbeidsvoorwaarden met het Team Loopbaanbeheer, tel. 02/000.00.00 – 02/553.04.16. – 02/553.87.97

over de inhoud van de job met Xxxxxxx Xxxxxxxx, adjunct van de directeur - Studietoelagen tel. 02/000.00.00

SELECTIEPROCEDURE

De selectieprocedure bestaat uit 3 fasen.

Fase 1: Preselectie op basis van het CV in de week van 19 mei 2014.

Fase 2: Computergestuurde testen waarbij de administratieve vaardigheden en de schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden worden getest (eliminerend) – in de week van 2 juni 2014

De kandidaten die voor beide testen geslaagd zijn worden opgeroepen voor een bijkomend interview.

Fase 3: Interview (een gesprek om vast te stellen of de kandidaat voldoet aan de taakomschrijving en functieanalyse) – in de week van 16 juni (indicatieve timing)

Aanvangsdatum : 11 augustus 2014 (indicatieve timing)